VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998 & WERKPROGRAMMA 1999

Transcriptie

1 VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998 & WERKPROGRAMMA 1999 FR NL IT

2 INHOUD VOORWOORD Door mevrouw C. FLESCH, voorzitter raad van bestuur VERSLAG WERKZAAMHEDEN 1998 I. Inleiding II. Werkzaamheden raad van bestuur Vertaalbureau III. Verslag inzake het beheer IV. Analyse van het financieel beheer Bijlagen: I II Personeelsformatie Organigram III Selectieprocedures voor aanwervingen in 1998 IV V Hernieuwde contracten, benoemingen en herinschalingen/bevorderingen personeel in 1998 Statistieken Vertaling VI Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau VII Voorlopige balans

3 WERKPROGRAMMA 1999 EN STRATEGIEËN OP MIDDELLANGE TERMIJN I. Inleiding II. Werkzaamheden III. Werklast en prognose op middellange termijn Bijlagen: I II III IV V VI VII VIII Lijst van organisaties, organen en instellingen waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht Tijdschema geplande openbare aanbestedingen Werklast uitgedrukt in aantal te vertalen bladzijden Bijdragen, uitgedrukt in euro s Personeelsformatie Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau Percentage vertaalde documenten bestemd voor publicatie in 11 talen Gevolgen uitbreiding op het aantal te vertalen bladzijden en de bijdragen 2

4 VOORWOORD Door mevrouw C. FLESCH, voorzitter van de raad van bestuur Het jaar 1998 is een belangrijke fase in de ontwikkeling van het Vertaalbureau gebleken. De omvang van het verrichte werk bedroeg bijna bladzijden, hetgeen een toename betekent van bladzijden in vergelijking met Deze ontwikkeling rechtvaardigt de oprichting van een orgaan dat gespecialiseerd is op het gebied van vertalingen. Dit wordt niet alleen bevestigd door de statistieken omtrent het aantal vertaalde bladzijden, maar eveneens door de groei van het aantal partners van het Vertaalbureau. De nieuwe samenwerkingsovereenkomsten die in 1998 zijn gesloten zorgen voor de voortzetting van de uitvoering van het in de oprichtingsverordening gestelde doel. Dit voorziet erin dat het Vertaalbureau de noodzakelijke vertalingen verzorgt voor de gedecentraliseerde organisaties en dat de Instellingen en organen die reeds over een vertaaldienst beschikken een beroep kunnen doen op het Vertaalbureau. Het jaar 1998 kenmerkt zich bovendien door het aannemen van een pakket maatregelen die het mogelijk moeten maken om de structuur van het Vertaalbureau aan te passen aan de behoeften. Grote inspanningen zijn verricht om zowel de personele middelen als de technische infrastructuur te versterken. Het werkprogramma 1999 van het Vertaalbureau is erop gericht om deze verworvenheden te consolideren en verder te ontwikkelen. In het licht hiervan is het belangrijk om de verschillende partnerschappen die reeds bestaan, te bevestigen of uit te breiden en de activiteiten op het gebied van interinstitutionele samenwerking te intensiveren. Op korte termijn ( ) zal het Vertaalbureau worden geconfronteerd met de gevolgen op taalkundig gebied in verband met de uitbreiding van de Europese Unie. Hoewel in deze fase nog een groot aantal vragen toelichting behoeven is één ding zeker: de nieuwe talen zullen worden toegevoegd aan de huidige talen. De Europese Unie functioneert momenteel op basis van het principe van gelijkheid van de 11 officiële talen die gelijkwaardige werktalen zijn. De Unie van de toekomst zal ongetwijfeld het principe van meertaligheid voortzetten. Elke burger heeft inderdaad het recht om in zijn eigen taal kennis te nemen van de wetten, verordeningen en andere teksten die op hem van toepassing zijn. 3

5 VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998 I. INLEIDING In 1998 is de aanvangsfase van het Vertaalbureau afgerond, die overeenkomstig artikel 10, lid 2, sub c, van Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994, gewijzigd door Verordening (EG) nr. 2610/95 van de Raad van 30 oktober 1995 niet langer mocht duren dan drie begrotingsjaren. Ofschoon de operationele werkzaamheden van het Vertaalbureau in werkelijkheid pas in oktober 1995 aanvingen, zoals duidelijk blijkt uit de betreffende cijfers van de begrotingsuitvoering die destijds aan de raad van bestuur zijn gepresenteerd, bestreek de voor dat jaar opgestelde en goedgekeurde begroting een volledig begrotingsjaar, i.e. 12 maanden. Later kon de aanvankelijke achterstand worden ingehaald, dankzij de grote toewijding en professionaliteit van alle personeelsleden en administratieve diensten van het Vertaalbureau in 1996 en Begin 1998 vond dan ook de overgang naar een andere methode voor de berekening van de inkomsten plaats, zoals voorzien in de basisverordening van het Vertaalbureau. Het beginsel van vaste bijdragen werd verlaten en werd ingeruild voor het beginsel van ramingen die vervolgens aangepast werden aan het voor ieder gedecentraliseerd orgaan verrichte werk. Hiermee werd in feite de aanvangsperiode van het Vertaalbureau afgesloten. 4

6 II. WERKZAAMHEDEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN HET VERTAALBUREAU In 1998 is de raad van bestuur tweemaal bijeengekomen. Tijdens de eerste bijeenkomst, die op 31 maart 1998 plaatsvond, werden onder meer de volgende zaken besproken: 1) Verslag van de Rekenkamer over de begrotingsjaren 1995 en 1996 De raad van bestuur bestudeerde uitgebreid het door de Rekenkamer uitgebrachte verslag over de financiële staten van het Vertaalbureau betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996, zoals gepubliceerd in Publicatieblad nr. C 393/97 van 29 december De raad van bestuur nam goed kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer over de begrotingsuitvoering en van onderstaande: De financiële staten betreffende de begrotingsjaren 1995 en 1996 zijn betrouwbaar, en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen zijn, over het geheel genomen, verzekerd. De raad van bestuur stelde eveneens op basis van dit controleverslag de volgende eindresultaten van deze twee begrotingsjaren vast: Uitgaven. Titel I, personeel (duizend ecu) Uitgaven. Titel II, gebouwen, materieel, enz Totaal uitgaven Aantal vertalingen (bladzijden) (1) Definitieve prijs per blz. 49,6 69,0 (ecu) (1) In dit getal zijn de cijfers voor de vertaling van bladzijden die bestemd zijn voor de raad van bestuur van het Vertaalbureau niet opgenomen. 5

7 De raad van bestuur gaf de directeur van het Vertaalbureau de noodzakelijke instructies om te kunnen overgaan tot de definitieve goedkeuring van de rekeningen (begrotingsjaren 1995/1996) van alle agentschappen, bureaus en organen waarvoor het Vertaalbureau vertaalwerkzaamheden verricht, op basis van het werkelijk uitgevoerde werk en de daarvoor vastgestelde prijzen. Tenslotte keurde de raad van bestuur het uitgevoerde financieel beheer goed en verleende de directeur kwijting voor de uitvoering van de begrotingen van 1995 en 1996.Verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau in 1997 en werkprogramma 1998 De directeur van het Vertaalbureau leidde de twee documenten in, die werden goedgekeurd na overleg en toelichting op enkele bijzonderheden met betrekking tot de mogelijke ontwikkelingen en de strategie die op middellange termijn moet worden gevolgd ter uitbreiding van onze toekomstige werkzaamheden. 2) Definitieve vestigingsplaats van het Vertaalbureau De directeur beschreef de huidige toestand met betrekking tot de kantoorruimte van het Vertaalbureau en de toekomstige behoeften die voortvloeien uit het door de raad van bestuur goedgekeurde werkprogramma. Met het oog op de duidelijk zichtbare beperkingen en tekortkomingen van de huidige kantoorruimte van het Vertaalbureau achtte de raad van bestuur het nodig alternatieven te bestuderen voor de definitieve zetel van het Vertaalbureau, opdat het Vertaalbureau op middellange en lange termijn goed kan functioneren. Te dien einde is het enerzijds noodzakelijk de markt voor onroerend goed van het gastland te verkennen en anderzijds onderhandelingen te beginnen met de plaatselijke autoriteiten en met het Europees Parlement. Tenslotte presenteerden vertegenwoordigers van de Kamer van Koophandel van het Groothertogdom Luxemburg een project dat in de behoeften van het Vertaalbureau zou kunnen voorzien. De raad van bestuur nam dit project goed ter kennis en besloot in latere bijeenkomsten ook nog andere mogelijkheden te bestuderen. 3) Voorontwerp van begroting voor 1999 De raad van bestuur nam nota van dit document waarin de volgende concrete beleidslijnen voor het volgende begrotingsjaar werden vastgelegd: Geraamd totaal aan inkomsten en uitgaven Totaal aantal vertalingen Geraamde prijs per bladzijde Personeel x 1000 ecu bladzijden 79 ecu 131 Medewerkers 6

8 5) Door de werkgroep Veiligheid en vertrouwelijkheid opgestelde ontwerpregeling De heer McCluskey, vertegenwoordiger van de Commissie en voorzitter van deze werkgroep, presenteerde de nieuwe ontwerpregeling, die opgesteld is op basis van eerdere opmerkingen en voorstellen van de raad van bestuur. De raad van bestuur bestudeerde het nieuwe voorstel in detail en keurde het, enigszins gewijzigd, goed, ofschoon enkele kwesties van juridische aard pas kunnen worden opgelost na ontvangst van aanvullende informatie van de Juridische Dienst van de Commissie. De negende bijeenkomst van de raad van bestuur van het Vertaalbureau vond plaats op 26 oktober 1998 en tijdens deze bijeenkomst werden de volgende zaken behandeld: 1) Vestigingsplaats van het Vertaalbureau De heer Berns, vertegenwoordiger van Luxemburg, gaf de raad van bestuur een uiteenzetting over de beginselen waardoor de Luxemburgse regering zich op het gebied van onroerendgoedbeleid ten aanzien van in Luxemburg gevestigde instellingen en organen van de Europese Unie laat leiden en herhaalde dat de autoriteiten van zijn land voornemens waren het Vertaalbureau te blijven steunen, zowel voor wat betreft de tijdelijke vestigingsplaats als bij het zoeken naar een definitieve plaats van vestiging. Vervolgens legde hij een nieuw bouwproject voor waarvan de architectonische en financiële bijzonderheden echter nog niet geheel vastgesteld zijn. Mevrouw Theato, vertegenwoordigster van het Europees Parlement, herinnerde eraan dat de definitieve oplossing die eventueel werd gekozen goedgekeurd moest worden door de begrotingsautoriteit, zodat aan bepaalde vereisten op het gebied van geschiktheid en rentabiliteit op lange termijn moet worden voldaan. De raad van bestuur zal verder praten over deze kwestie tijdens volgende bijeenkomsten. 2) Nieuwe factureringsmethode De door Mevr. Schürings (ETF Turijn) voorgezeten technische werkgroep die op verzoek van de raad van bestuur is ingesteld en die bestaat uit vertegenwoordigers van de agentschappen en van het Vertaalbureau gaf een uiteenzetting over de voorbereidingen die zijn getroffen ter invoering van een nieuwe factureringsmethode voor door het Vertaalbureau verrichte werkzaamheden, waarbij zowel rekening wordt gehouden met andere verrichtingen dan vertalingen (terminologie, standaardisering, enz.) als met de overeengekomen uiterste termijnen (geprogrammeerd werk, urgent werk, enz.). Het eindverslag wordt samen met een concreet voorstel binnenkort aan de raad van bestuur voorgelegd. 7

9 3) Gewijzigde en aanvullende begroting voor 1998 en ontwerpbegroting voor 1999 Nadat de onderhandelingen met het Europees Parlement over de financiële middelen die nodig zijn om te beginnen met de interinstitutionele werkzaamheden, zoals voorzien in het werkprogramma, waren afgerond, wees de begrotingsautoriteit het Vertaalbureau voor 1998 een bedrag van ecu toe. Omdat dit bedrag aan de oorspronkelijke begroting moest worden toegevoegd en er eveneens een klein aantal wijzigingen in de bijdragen van enkele agentschappen en instellingen moest worden aangebracht, moest een gewijzigde en aanvullende begroting van ecu aan de raad van bestuur worden overgelegd, die na beraadslaging werd goedgekeurd. Nadat de correcties die zowel door de organisaties, organen en instellingen waarvoor het Vertaalbureau werkzaamheden verricht als door andere leden van de raad van bestuur waren ingediend in de ontwerpbegroting voor 1999 waren ingevoerd, werd deze goedgekeurd op basis van de volgende cijfers: Geraamd totaal aan inkomsten en uitgaven Totale werklast uitgedrukt in bladzijden Geraamde prijs per bladzijde Personeelsformatie x 1000 euro bladzijden 79 euro 131 medewerkers 4) Ontwerpregeling voor de overdracht van vertrouwelijke informatie langs elektronische weg Wanneer enkele bijzonderheden van juridische aard in de ontwerpregeling met betrekking tot veiligheid en vertrouwelijkheid zijn opgehelderd, wordt dit document, na goedkeuring door de raad van bestuur, naar de Commissie doorgestuurd overeenkomstig het bepaalde in de Beschikking van de Commissie van 30 november 1994 (doc. C (94) 3282) betreffende de beveiligingsmaatregelen van toepassing op de in het kader van de werkzaamheden van de Europese Unie samengestelde of uitgewisselde gerubriceerde gegevens. Alvorens haar werkzaamheden te beëindigen achtte de werkgroep onder voorzitterschap van dhr. McCluskey het passend het bovengenoemde ontwerp aan te vullen met een voorstel inzake aanvullende maatregelen die nodig zijn ter bescherming van gegevens die langs elektronische weg worden doorgegeven. Dit aanvullende voorstel werd gepresenteerd en in de raad van bestuur besproken. 5) Tijdschema openbare inschrijvingen Vertaalbureau De raad van bestuur nam nota van het voornemen van de directeur van het Vertaalbureau om in de loop van 1999 een aantal specifieke openbare aanbestedingen op vertaalgebied uit te schrijven, teneinde te kunnen beschikken over een voldoende aantal vertalers en vertaalbureaus met de noodzakelijke specialistische kennis en kwaliteiten om te kunnen voorzien in de behoeften van onze cliënten in termen van kwaliteit en snelheid. Deze openbare aanbestedingen worden in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerd al naargelang het Raadgevend Comité voor aankopen en overeenkomsten van het Vertaalbureau zijn voorbereidende werkzaamheden heeft afgerond. 8

10 III. VERSLAG INZAKE HET BEHEER A) Personeel In 1998 groeide het personeelsbestand van het Vertaalbureau aanzienlijk, tot een totaal van 104 medewerkers (zie de personeelsformatie en het organigram in de bijlagen). Deze groei ging gelijk op met de toename van onze werkomvang. Op 28 januari 1998 vonden de verkiezingen plaats voor de vertegenwoordigers van het Personeelscomité van het Vertaalbureau. Op 4 februari 1998 werd het Personeelscomité opgericht, op basis van het aantal stemmen dat iedere kandidaat had verkregen en met inachtneming van de statutaire verplichting dat alle groepen en categorieën moesten zijn vertegenwoordigd. Het Personeelscomité werd als volgt samengesteld: Functie Vertegenwoordiger Plaatsvervangend vertegenwoordiger Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Lid Lid Monique GRÖSSL Rebecca WEST Marc MARECHAL Marcus ANGIONI Pascal DUFOUR Barbara HESS Carole LITKOWSKI Louis VAQUIN Margaret WARTON-WOODS Julie NOYAU Op 6 februari vond de eerste bijeenkomst van de vertegenwoordigers van de leiding en het Personeelscomité plaats en werd gesproken over de wettelijk vastgelegde procedures voor het sociaal overleg. Beide partijen waren het erover eens dat het nodig was flexibel en open contact met elkaar te onderhouden, zodat alle kwesties die nu en in de toekomst worden opgeworpen zonder beperkingen kunnen worden aangepakt. De volgende bijeenkomsten en informele contacten tussen beide partijen vonden plaats in een sfeer van openheid en samenwerking. Momenteel maakt het Personeelscomité deel uit van de selectiecomités ter aanwerving van nieuw personeel voor het Vertaalbureau. Als bijlagen bij dit verslag gaan een overzicht van de selectieprocedures die in 1998 zijn uitgevoerd en een lijst van alle medewerkers wier contract in 1998 is hernieuwd of die in 1998 opnieuw zijn ingeschaald. 9

11 B) Operationele werkzaamheden In 1998 is de omvang van de werkzaamheden, uitgedrukt in aantal vertaalde bladzijden, in vergelijking met de voorgaande jaren blijven toenemen: Jaar Blz. Totaal Blz.. % , ,6 + 63,1 Uit deze cijfers blijkt dat het aantal te vertalen bladzijden gedurende de drie afgelopen jaren aanzienlijk is gestegen, maar dat deze groei in 1998 minder steil is verlopen, zowel percentueel als in absolute cijfers. Om deze ontwikkeling beter te kunnen begrijpen is het van belang een onderscheid te maken tussen de vertaling van de merken en de vertaling van de documenten. Onderstaande tabel geeft hiervan een overzicht : Jaar Blz. Merken Blz. doc. Blz. Totaal Uit dit overzicht kunnen we opmaken dat van het totale aantal vertaalde bladzijden in 1997 (stijging met bladzijden ten opzichte van 1997), bladzijden, i.e. het grootste deel, verband hielden met de vertaling van de merken voor het Harmonisatiebureau te Alicante, dat in dat jaar begon met de publicatie van het Blad van Gemeenschapsmerken. Vrijwel dezelfde situatie deed zich in 1998 voor: het totale aantal vertaalde bladzijden steeg met blz. ten opzichte van het vorige jaar en waarvan bladzijden i.e. een getal dat niet veel verschilt van het getal van het jaar ervoor, weer toe te schrijven zijn aan de vertaling van de merken voor het HBIM te Alicante, waarvan de werkomvang in 1998 bijna verdubbeld is. Hieruit blijkt duidelijk welke inspanning het Vertaalbureau zich heeft moeten getroosten om te kunnen voldoen aan de vraag van het HBIM inzake dit type vertalingen, die een heel bijzondere aandacht vragen, enerzijds omdat ze ingewikkeld zijn en anderzijds omdat ze moeten voldoen aan stringente eisen op het gebied van kwaliteit en deadlines. 10

12 Voor de vertaling van de documenten laten de cijfers ons een ongetwijfeld minder opzienbarende maar eveneens positieve ontwikkeling zien, aangezien de totale werkomvang blijft groeien. In dit verband is het interessant te constateren dat de vraag naar vertalingen voor sommige organisaties, organen en instellingen weliswaar is afgenomen (de Stichting van Dublin, het EMEA te Londen, de Stichting van Turijn, het EWDD te Lissabon), maar dat deze voor andere is toegenomen (het AESS te Bilbao, de Europese Rekenkamer, het CEDEFOP te Thessaloniki, EUROPOL, het EMA te Kopenhagen, de Europese Centrale Bank, het OCVV te Angers en het HBIM te Alicante). Ook uit de trimestriële analyse van de vraag naar vertalingen blijkt een ongelijke verdeling gedurende het jaar: enerzijds zet de tendens naar een vermindering van het aantal te vertalen merken door (ook al is het jaartotaal bijna verdubbeld) en anderzijds is een duidelijke stijging zichtbaar van het aantal te vertalen documenten, zowel in absolute cijfers als in percentages. Er zij in dit verband op gewezen dat voorzien was dat het aantal te vertalen merken geleidelijk terug zou lopen, wanneer het HBIM zijn aanvankelijke achterstand bij de verwerking van de registratieverzoeken had ingehaald. Dit geeft nog eens een keer duidelijk aan hoe belangrijk het is dat de vertaalhulpmiddelen worden gecentraliseerd, zodat het gemakkelijker wordt om schommelingen in de vraag op te vangen, die samenhangen met de onvermijdelijke verschillen in strategieën en werkprogramma s van de gedecentraliseerde agentschappen en organen van de Europese Unie. In de bijlage met de statistieken, aan het eind van dit verslag, staat een overzicht met bijzonderheden met betrekking tot de organisaties, organen en instellingen van de Europese Unie waarvoor het Vertaalbureau werkzaamheden verricht. In deze bijlage is eveneens informatie te vinden over de verdeling per taal en over andere interessante gegevens. Ongeveer de helft van alle vertaalwerkzaamheden liep via de sectie Freelance, waarvan de activiteiten aanzienlijk toenamen: Jaar Bladzijden FL Verschil Om deze werklast op te kunnen vangen werd het noodzakelijk hier meer personele en technische middelen in te zetten. Temeer daar deze afdeling zich naast de gewone werkzaamheden tegelijkertijd bezig hield met de openbare aanbesteding voor de vertaling van de merken. Deze aanbesteding verschilde wezenlijk van andere klassieke aanbestedingen op het gebied van freelance vertalingen, zowel wat betreft de administratieve en financiële kant (berekening van termijnen en prijzen, vaststelling van boetes) als de technische en taalkundige kant (verplichting om naar meer dan een taal te kunnen vertalen, verplicht gebruik van de Translator s Workbench, met als logisch gevolg dat de nodige licenties moesten worden aangevraagd en hiervoor training moest worden aangeboden). Door deze bijzonder ingewikkelde en vernieuwende openbare inschrijving heeft het Vertaalbureau echter waardevolle ervaring opgedaan voor de toekomst. Op basis van deze ervaring kan het Vertaalbureau in 1999 de volgende serie openbare aanbestedingen uitschrijven. 11

13 Er zij eveneens op gewezen dat het Vertaalbureau in 1998 meer dan 600 dienstverleningsovereenkomsten voor freelance vertaalwerk heeft ondertekend met een groot aantal individuele vertalers en bureaus waarmee het sindsdien rechtstreekse contractuele betrekkingen heeft, die dus niet meer zoals tevoren via de Europese Commissie lopen. In deze overeenkomsten zijn niet alleen de juridische en financiële aspecten van onze betrekkingen vastgelegd, maar eveneens alles wat verband houdt met de technische en taalkundige ondersteuning die het Vertaalbureau de dienstverleners biedt om ervoor te zorgen dat de cliënten van het Vertaalbureau de gewenste kwaliteit krijgen (toezending van referentiedocumenten en glossaria of lijsten met terminologie, toegang tot gegevensbanken, enz.). Tenslotte begon de sectie Freelance halverwege 1998 met de publicatie van een ieder kwartaal te verschijnen nieuwsbrief, die zowel aan de vertaalbureaus en aan de individuele vertalers die met ons samenwerken is gericht als aan alle personen en bedrijven die betrokken zijn bij vertaalwerkzaamheden in de Europese instellingen en in de particuliere sector. Met deze nieuwsbrieven beogen we soepele contacten te onderhouden met alle beroepsbeoefenaars die niet alleen geïnteresseerd zijn in de werkzaamheden van het Vertaalbureau, maar eveneens in die van de andere organisaties, organen en instellingen van de Europese Unie. Op het gebied van standaardisering en rationalisatie waren de werkzaamheden in de eerste helft van 1998 voornamelijk gericht op ondersteuning voor de vertaling van de merken, hetgeen leidde tot de installatie van de Translator s Workbench toepassing en de aanpassing hiervan aan de configuratie van het informaticasysteem van het Vertaalbureau. In het kader hiervan werden zowel voor de eigen als voor de freelance vertalers introductiecursussen georganiseerd. Het betrof hier in totaal meer dan 70 deelnemers. De werkzaamheden met betrekking tot de aanbesteding voor gespecialiseerde vertalers op het gebied van de merken werden afgerond en in de maand mei werden de betreffende contracten ondertekend. Nadat alle noodzakelijke gegevensbanken waren opgezet, gecopiëerd en verzonden naar al diegenen die een nieuw contract hadden gekregen en nadat de beginproblemen waren opgelost, is de vertaling van de gemeenschapsmerken in een meer gestructureerde en voorspelbare fase terechtgekomen. In de tweede helft van het jaar kon de sectie Standaardisering, versterkt met nieuwe personeelsleden, met een nieuwe serie werkzaamheden beginnen, zowel op intern als op extern gebied. Intern werden de terminologische hulpmiddelen van het Vertaalbureau geconsolideerd en uitgebreid, de Translator s Workbench werd nu ook gebruikt voor de vertaling van een aantal documenten (naast de merken) en er werd overgegaan op een nieuwe versie van deze toepassing. Extern gaf het Interinstitutioneel Vertaalcomité via het subcomité Terminologie en documentenstroom het Vertaalbureau opdracht een onderzoek uit te voeren naar de haalbaarheid van de oprichting van een interinstitutionele gegevensbank voor terminologie die alle bestaande terminologische hulpmiddelen, die op dit moment verspreid zijn over verschillende (en in sommige gevallen onderling vrijwel niet compatibele) gegevensbanken, die in elk van de instellingen van de Europese Unie apart zijn opgezet en apart worden beheerd. Voor dit ambitieuze project waarvoor het Europees Parlement de noodzakelijke financiële middelen heeft vrijgemaakt is de medewerking van alle vertaaldiensten van de instellingen nodig. 12

14 Het Vertaalbureau heeft in 1998 samenwerkingsovereenkomsten ondertekend met het Europees Waarnemingscentrum voor Racisme en Vreemdelingenhaat, met het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en met Directoraat-generaal VII Vervoer van de Europese Commissie. Het Waarnemingscentrum van Wenen is een nieuw gedecentraliseerd agentschap van de Europese Unie, dat in 1998 met zijn werkzaamheden is begonnen. De overeenkomsten die met de Raad en de Commissie zijn getekend vloeien voort uit de interinstitutionele samenwerking op vertaalgebied en bevestigen de in ons werkprogramma van 1998 vervatte prognoses. In beide gevallen betreft het in dit eerste jaar van samenwerking een bescheiden aantal vertalingen, maar we zijn ervan overtuigd dat, zoals in het geval van de Rekenkamer, de komende jaren de omvang van de werkzaamheden zal toenemen. C) Raadgevend Comité voor aankopen en overeenkomsten In 1998 heeft het Raadgevend Comité voor aankopen en overeenkomsten van het Vertaalbureau twee wijzigingen in zijn samenstelling ondergaan. Als nieuwe leden werden benoemd F. NICOLAS, rekenplichtige van het Vertaalbureau en N. LAMBORAY-GUERIN, die de leiding heeft over onze Juridische dienst. Er zij aan herinnerd dat dit Raadgevend Comité van het Vertaalbureau in 1997 kon worden opgericht en zijn eerste bijeenkomsten kon verwezenlijken dankzij de steun en de hulp van de Juridische Dienst van de Commissie. Het Vertaalbureau wil op deze plaats de medewerkers van de Juridische Dienst van de Commissie nogmaals bedanken voor hun steun, niet alleen op het gebied van de werkzaamheden van het Raadgevend Comité, maar eveneens bij andere zaken van juridische aard. In 1998 heeft het Raadgevend Comité 10 positieve adviezen uitgebracht: 8 die verband hielden met door het Vertaalbureau te gebruiken kaderovereenkomsten of lijsten van andere instellingen van de Europese Unie (in concreto van het Parlement en de Commissie), 1 met betrekking tot de openbare inschrijving voor de vertaling van de merken en 1 met betrekking tot een onderhandse overeenkomst voor de installatie van een geautomatiseerd systeem voor de begroting en de boekhouding (SI2) dat door de Commissie is verstrekt. Het ETF (Turijn) heeft dit project ontwikkeld en gecoördineerd voor een aantal gedecentraliseerde agentschappen van de Europese Unie die op dit terrein soortgelijke behoeften hebben. Behalve deze dossiers die met formele adviezen werden afgesloten, bestudeerde het Raadgevend Comité een hele serie kwesties teneinde verschillende diensten van het Vertaalbureau te kunnen adviseren en bijstaan bij de voorbereiding van openbare inschrijvingen en bij de opstelling van overeenkomsten. In dit verband dienen de huurovereenkomst voor de tijdelijke kantoorruimte van het Vertaalbureau te worden vermeld, de procedure ter bewaking van de kwaliteit van de freelance vertalingen en de uitwerking van een systeem van boetes in geval van niet-naleving van de termijnen en het arbitragebeding dat in artikel 181 van het Verdrag is voorzien. 13

15 IV. ANALYSE VAN HET FINANCIEEL BEHEER. De werklast voor vertaling bedraagt bladzijden, hetgeen bij benadering met de verwachte werklast van bladzijden overeenkomt. In totaal zijn bladzijden in rekening gebracht aan de cliënten van het Vertaalbureau. Het gefactureerde bedrag voor vertaalwerkzaamheden beloopt ecu en ecu voor terminologiewerkzaamheden, ofwel een totaalbedrag van ecu (in vergelijking met de ramingen is dit 95,8% van het verwachte bedrag). De ontvangsten belopen ecu en de uitgaven ecu, dat wil zeggen 4,4 % respectievelijk 18 % minder in vergelijking met de ramingen. De gemiddelde kostprijs per bladzijde bedraagt 65,1 ecu, ofwel een vermindering van 14 % ten opzichte van het bedrag van 76 ecu per bladzijde overeenkomstig de door de raad van bestuur goedgekeurde begroting voor Dit verschil is enerzijds terug te voeren op de aanwerving van een aantal tijdelijk functionarissen gedurende de laatste maanden van het jaar en anderzijds op de door het Vertaalbureau verbeterde prijs/kwaliteit-verhouding, in overeenstemming met het in artikel 2 van de financiële voorschriften genoemde beginsel van goed financieel beheer. Ontvangsten De begroting voor 1998 voorzag ecu voor bijdragen van de organisaties waarvoor het Vertaalbureau vertaaldiensten verricht. Het bedrag aan geïnde rechten was ecu, hetgeen 96,3 % van het geraamde bedrag vertegenwoordigt. Aan het einde van het begrotingsjaar stond nog een bedrag van ecu uit en beliepen de voorschotten van de organisaties ecu. In 1998 heeft het Vertaalbureau alle van het voorgaande jaar overgedragen rechten geïnd; dit komt overeen met een bedrag van ecu. Uitgaven Kredieten begrotingsjaar OMSCHRIJVING ECU % Kredieten begrotingsjaar , Aangegane betalingsverplichtingen ,03 82 Verrichte betalingen ,41 66 Automatisch over te dragen kredieten ,22 15 Vervallen kredieten

16 Opmerkingen Titel 1 : Personeel OMSCHRIJVING ECU % Kredieten begrotingsjaar , Aangegane betalingsverplichtingen ,81 82 Verrichte betalingen ,97 74 Overgedragen kredieten ,01 8 Vervallen kredieten ,19 18 Voor de personeelsformatie van het Vertaalbureau voor 1998 werd voorzien in totaal 112 functionarissen; dit betekende een uitbreiding met 64 functionarissen ten opzichte van Op 31 december 1998 waren 87 tijdelijk functionarissen,15 hulpfunctionarissen en twee experts op contractbasis in dienst. De niet-gebruikte kredieten kunnen verklaard worden uit het feit dat het merendeel van de indiensttredingen plaats heeft gevonden in het vierde kwartaal van Het aantal hulpfunctionarissen bedroeg gemiddeld 28 met een totale kostprijs van ,29 ecu. Het merendeel van deze functionarissen heeft een functie bekleed als taalkundige experts voor het corrigeren van de vertalingen van de merken. Na een door het Vertaalbureau in de loop van de maand oktober georganiseerde selectieprocedure zijn tien tijdelijk functionarissen van de categorie LA aangeworven. Post 1174: Freelance werkzaamheden 90 % van de aan deze post toegewezen ecu is gebruikt. In totaal zijn bladzijden voor vertaling uitbesteed. Titel 2 : Gebouwen, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven OMSCHRIJVING ECU % Kredieten begrotingsjaar , Aangegane betalingsverplichtingen ,22 82,6 Verrichte betalingen ,44 32,8 Overgedragen kredieten ,21 67,2 Vervallen kredieten ,78 17,4 Het bedrag van de overgedragen kredieten dekt, voor het grootste gedeelte, de aanschaf van materieel en met de uitgaven voor extern personeel belast met exploitatiewerkzaamheden voor de afdeling Informatica die aan het eind van het jaar werden uitgevoerd. 15

17 De vervallen kredieten zijn het gevolg van uitgaven die lager uitvielen dan verwacht op het gebied van de inrichting van de bedrijfsruimten, publicaties, vergaderingen en telecommunicatie. Automatisch uit 1997 naar 1998 overgedragen kredieten OMSCHRIJVING ECU % Overgedragen kredieten , Verrichte betalingen ,07 71 Vervallen kredieten ,05 29 De van 1997 naar 1998 automatisch overgedragen kredieten die niet gebruikt zijn voor betalingen in 1998 zijn voornamelijk gereserveerde bedragen voor de betaling van freelance vertaalwerkzaamheden en door de Europese Commissie verrichte vertaalwerkzaamheden. Specificatie saldo begrotingsjaar OMSCHRIJVING ECU + Vervallen kredieten ,97 + Overdracht vervallen kredieten ,05 + Vervallen, opnieuw aan te wenden kredieten 3.288,80 + Koerswinsten ,48 - Koersverliezen 3.847,60 - Invorderingen, lager dan geraamde bedrag ,00 Saldo begrotingsjaar ,43 16

18 OVERZICHT BIJLAGEN BIJ VERSLAG VAN DE WERKZAAMHEDEN VAN HET VERTAALBUREAU IN 1998 I II Personeelsformatie Organigram III Selectieprocedures voor aanwervingen in 1998 IV V Hernieuwde contracten, benoemingen en heringeschaald (bevorderingen) personeel in 1998 Statistieken Vertaling VI Belangrijkste cijfers van het Vertaalbureau VII Voorlopige balans

19 PERSONEELFORMATIE BIJLAGE I CATEGORIE AANTAL Geraamde posten in de begroting Bezette functies* Geraamde posten in de begroting 10 Bezette functies * Geraamde posten in de begroting 10 Bezette functies * A A4-5/LA A6-7/LA A8/LA Subtotaal A/LA B B2/ B B4/B Subtotaal B C C2/C C4/C Subtotaal C D D2/D D Subtotaal D TOTAAL ❼ *31 december 10 Oorspronkelijke begroting en gewijzigde en aanvullende begroting ❼ waaronder 15 contracten voor hulpfunctionarissen, 1 contract voor een deskundige en 1 contract voor een tijdelijke uitzendkracht

20 ORGANIGRAM BIJLAGE II Directeur F. de Vicente Ass. van de directeur C. Steinmetz Secretariaat L. Daloze Afdeling Vertalingen M-A. Fernández Afdeling Interinstitutionele samenwerking en organisatie... Sectie Vertaling documenten Sectie Vertaling merken Sectie Freelance DA B. Hald K. Kodahl B. Øe DE E. Heidens B. Hess J. Mirbach H. Oussaid N. Scholz EL M. Beka Z. Bolanaki C. Bouzouras I. Chiou EN A. Holland S. Johnson S. Mitchell M. Warton-Woods ES M. Monton C. Torregrosa-Povo J. Vigil FI J. Pajukangas J. Schauman S. Suvanto M. Tulokas FR D. Dechandon E. Galanis R. Kornblum S. Von Hatten IT M. Bubnic L. Ganzini V. Genesio C. Merlin NL D. Curfs M. Grössl P. Van de Paverd PT D. Formiga E. Pinto I. Pinto Gambino L. Quental Mendes SV M. Angioni A. Gustafsson A. Rehder Administratie P. Elorza DA H. Guldsing DE T. Beckers A. Plutte EL I. Lagoudaki A. Skarlatos EN C. Riddle ES M. Moreno A. Parraga FI O. Kolu T. Toivela FR P. Guerreiro J. Noyau IT G. Pandolfelli E. Testa NL A-M. Rikkert A. Van Branden PT G. Baquero L. Gomes SV B. Ask R. Heinemann Hoofd Linguïstische coördinatie Planning Informatica-ondersteuning Hoofd Projectcoördinatie Coördinatie vertaalhulpmiddelen Coördinatie terminologie Secretariaat Planning documenten Planning merken Bibliotheek Sectie Standaardisering R. West C. Mazet X. Vandeneycken M-R. Coremans G. Eich A. Macphail J. Beaven D. Button M-J. Caravina M. Whatling R. Blanco B. Body K. Salari F. Goutier I. Dos Santos S. Peton F. Bauer K. Keffer Sectie Algemene administratie Juridische dienst Administratie Receptie Kantoorbode P. Dufour Sectie Telecommunicatie Afdeling Algemene en financiële administratie en personeelszaken I. Rodriguez N. Lamboray R. Lanners C. Litkowski N. Ketfi C. Perlini Sectie Financiële administratie F. Nicolas L. Kramp B. Muller Afdeling Informatica B. Hawes Sectie Ontwikkeling S. Gallouedec C. Laios Sectie Personeelszaken S. Miggiano F. Pull C. Pochon (DG IX) Sectie Exploitatie M. Maréchal L. Vaquin S. Desgages T. Villena