Personnel Manager naar People Inc.

Transcriptie

1 Personnel Manager naar People Inc.

2 I Personnel Manager naar People Inc. Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Personnel Manager naar People Inc Personnel... Manager People... Inc De upgrade... 2 PM... klaarmaken voor Upgrade 3 Installatie... People Inc. versie 3 9 Algemeen... 9 De installatie... 9 Installatie... Database 9 Installatie... Applicatie Server 20 Installatie... Client programma's 23 Configuratie Opstarten... Programma's 38 Inloggen Verwijderen... van Programma's 42 Installeren... Upgrade PM - PI 43 Uitvoeren... Upgrade De verschillen Belangrijke... aandachtspunten People... Inc. werkklaar maken 59

3 Personnel Manager naar People Inc. 1 1 Personnel Manager naar People Inc. In deze handleiding wordt de upgrade van Personnel Manager naar People Inc. uitgelegd. Tevens worden de verschillen tussen de pakketten in het kort toegelicht. 1.1 Personnel Manager Het personeelsinformatiesysteem Personnel Manager versie 3.5 bestaat uit een aantal modules. Afhankelijk van de instellingen in de Beveiligingsmodule heeft de gebruiker toegang tot de verschillende onderdelen. In Personnel Manager staan de werknemers centraal. Voor elke werknemer kunnen een groot aantal details bijgehouden worden. Door het gebruik van subschermen is het ook mogelijk om een historie op te bouwen. Personnel Manager werkt op een Paradox database. Voor hele grote hoeveelheden data komt dat de snelheid van het pakket niet ten goede. In de bijgeleverde schermontwerper kunnen het Werknemerscherm en bijna alle subschermen bewerkt worden. Er kunnen ook nieuwe schermen aangemaakt worden. Als beperking geldt dat dit alleen subschermen behorende bij het Werknemerscherm mogen zijn. Op bedrijfsniveau kunnen geen schermen aangepast worden. Deze worden standaard meegeleverd en kunnen ook niet door de consultant aangepast worden.

4 2 Personnel Manager naar People Inc. 1.2 People Inc. People Inc. is het nieuwe personeelsinformatiesysteem dat door de P&A Group ontwikkeld en verkocht wordt. Alle functionaliteit van Personnel Manager is terug te vinden in dit pakket. Tijdens de ontwikkeling is er rekening gehouden met de tekortkomingen van Personnel Manager. De vele tips en opmerkingen van de gebruikers van Personnel Manager zijn tevens verwerkt. People Inc. bestaat uit verschillende modules. De mogelijkheid tot het aanmaken van eigen schermen is onbeperkt. Er kunnen ook meerdere hoofdschermen aangemaakt worden. Vervolgens is gekozen voor een SQLserver database, waardoor de hoeveelheid data geen beperkende factor meer is. Het pakket is opgebouwd uit drie lagen. Een voor de database, de volgende voor de applicatie server en de laatste voor de client. De gebruiker van het pakket zal daar niets van merken. Deze manier van opbouw bevordert de snelheid, veiligheid en het onderhoud van het programma. Het is mogelijk dat alle drie de lagen op aparte locaties geïnstalleerd zijn. Ook daar merkt de gebruiker niets van. 1.3 De upgrade Met behulp van het upgrade programma kan eenmalig de informatie uit één Personnel Manager database overgezet worden naar één database in People Inc.. Tevens wordt meteen alle scherminformatie meegenomen naar People Inc.. Ook de zelf aangemaakte velden en schermen gaan mee naar het nieuwe pakket. Er zal dus tijdens de upgrade geen informatie verloren gaan. In de volgende 4 secties wordt het upgrade proces uitgelegd. Het is belangrijk de volgorde van de onderdelen aan te houden.

5 Personnel Manager naar People Inc PM klaarmaken voor Upgrade Sommige Personnel Manager klanten maken gebruik van verschillende databases, bijvoorbeeld als het bedrijf bestaat uit meerdere business units. Voordeel van deze opdeling is de vereenvoudiging van het aanmaken en onderhouden van rapportages. In People Inc. zijn de mogelijkheden met filters en rapporten veel uitgebreider en wordt geadviseerd alle werknemers in één database te plaatsen. Met behulp van het upgrade programma kan slechts informatie uit één Personnel Manager database overgezet worden naar één People Inc. database. Voordat de upgrade uitgevoerd kan worden moet dus bepaald worden welke werknemers uit Personnel Manager meegenomen moeten worden naar People Inc.. Alle werknemers en oud-werknemers die overgezet moeten worden naar People Inc. moeten in één Personnel Manager database geplaatst worden. Aangeraden wordt een nieuwe database in Personnel Manager aan te maken waarin alle werknemers geplaatst worden die meegenomen moeten worden tijdens de upgrade naar People Inc. Maak eerst een back-up Gebruik de database Onderhoud Module om een back-up van alle databases en de systeemdata te maken. Mocht er tijdens het verplaatsen van de werknemers naar een andere Personnel Manager database iets fout gaan dan kan altijd teruggegaan worden naar de uitgangssituatie. Controleer het volgende voordat gegevens samengevoegd worden Informatie uit verschillende Personnel Manager databases moet samengevoegd worden voordat de upgrade naar People Inc. uitgevoerd kan worden. Een aantal punten moeten nagekeken worden voordat de gegevens samengevoegd kunnen worden in één database: Moet de archief data meegenomen worden naar de nieuwe combinatie database? Zo ja dan is het verstandig een nieuwe database aan te maken op basis van de Archief database. Dit voorkomt problemen met het overzetten van archief data. Personnel Manager past namelijk geheel automatisch de indienst- en uitdienstdatum en de status aan als een werknemer van het archief overgezet wordt naar een andere database. Er is een manier om dit recht te trekken maar die vereist enige voorbereiding vooraf. Verderop in het document wordt dit besproken. Het is echter veel gemakkelijker en veiliger om een nieuwe database aan te maken op basis van de archief database. Er wordt dan immers een nieuwe database aangemaakt die qua inhoud overeenkomt met de archief database. Alle gegevens van de oud-werknemers zijn identiek aan die in de archief database. Is de status ingevoerd voor elke werknemer? In Personnel Manager is het veld status in het Werknemerscherm niet zo belangrijk. In People Inc. daarentegen is dit veld wel heel belangrijk. Gebruik de functie Global Updates in Personnel Manager om in iedere database de status goed te zetten voordat alle gegevens gecombineerd worden in één Personnel Manager database ten behoeve van de upgrade. Komen er dubbele werknemernummers voor? Ga na of dubbele werknemernummers gebruikt worden in verschillende Personnel Manager databases. Vanzelfsprekend mogen geen dubbele werknemernummers in één database voorkomen. Het werknemernummer (de sleutelwaarde) kan aangepast worden in Personnel Manager, de sleutelwaarde in alle bijbehorende records in de subschermen wordt geheel automatisch aangepast na een verandering van het werknemernummer in het Werknemerscherm. Aanmaken nieuwe database Maak een nieuwe database aan, waarin alle werknemers verzameld kunnen worden. Kies onder Bestand voor de optie Nieuwe Database.

6 4 Personnel Manager naar People Inc. Het volgende scherm wordt getoond: Als ook de werknemers uit de Archief database meegenomen moeten worden naar People Inc. is het aan te raden om in plaats van een nieuwe lege database een nieuwe database met daarin de archief data aan te maken. In onderstaand voorbeeld wordt aangegeven hoe een nieuwe database op basis van de Archief database aangemaakt kan worden. Kies voor OK en de database wordt aangemaakt. De database "Combinatie" bevat nu meteen alle gearchiveerde werknemers. Het verplaatsen van werknemers vanuit de Archief database (aangeraden wordt het archief

7 Personnel Manager naar People Inc. 5 meteen op te nemen in de nieuwe database) Als om een of andere reden toch de voorkeur wordt gegeven aan het verplaatsen van de archief werknemers naar een nieuwe database moeten een aantal voorzorgsmaatregelen getroffen worden. Tijdens het verplaatsen van werknemers uit het archief naar een andere database worden er namelijk een aantal bewerkingen volledig automatisch uitgevoerd. Draai eerst een rapport uit waarin voor alle werknemers in het archief naast het werknemernummer en de naam ook de datum in- en uitdienst en de status getoond worden. Tijdens het overzetten vanuit het archief wordt namelijk automatisch de huidige datum als datum indienst opgenomen, de datum uitdienst leeg gemaakt en de status op indienst gezet. Maak een nieuwe groep aan en plaats hier de werknemers in. Maak eventueel meerdere groepen aan. Het verplaatsen van een kleine groep gaat veel sneller. Gebruik de "Verplaats Werknemers" optie onder Werknemers om de werknemers naar een andere database over te zetten. Hieronder wordt de werking van deze optie nader toegelicht. Nadat de werknemers overgezet zijn in de gecombineerde database moet de in- en uitdienstdatum en de status (uitdienst) gecorrigeerd worden. Gebruik hiervoor het uitgedraaide rapport. Plaats voor het gemak alle werknemers afkomstig uit de Archief database in een groep of maak een filter aan waarmee ze geslecteerd kunnen worden. Het verplaatsen van een werknemer of een groep werknemers van database A naar database B We gaan ervanuit dat een nieuwe database aangemaakt is op basis van de archief database. De mensen uit het archief zitten dus meteen op de goede plaats. De werknemers uit overige databases moeten via de "Verplaats werknemer" optie overgezet worden naar de nieuwe combinatie database. Tijdens het verplaatsen worden meteen de bij de werknemer behorende gegevens in de subschermen meegenomen naar de nieuwe database. Let op: het werknemernummer van de werknemer uit database A mag niet voorkomen in de database B. Hierboven is al toegelicht dat werknemernummers aangepast kunnen worden. Werknemergegevens kunnen niet verplaatst worden als een andere gebruiker de werknemerdetails aan het aanpassen is (dit geldt vanzelfsprekend alleen voor de multi-user versie van PM). Voor het verplaatsen van een enkele werknemer moet deze gepresenteerd worden in het Werknemerscherm. Gebruik een van de volgende opties om de werknemer te vinden: Zoek werknemer, de lijst of de navigatie knoppen. Start vervolgens de optie Verplaats werknemers in het Werknemermenu.

8 6 Personnel Manager naar People Inc. De wizard wordt opgestart: Klik op Huidige werknemer voor het verplaatsen van de huidige werknemer. In de volgende stap moet database B uitgekozen worden. In ons voorbeeld is dat de Gecombineerde database.

9 Personnel Manager naar People Inc. 7 Klik op Open en de opdracht wordt uitgevoerd. Als de opdracht voltooid is wordt de volgende melding getoond. De werknemer is verplaatst van database A naar B, alle informatie behorende bij deze werknemer is meegegaan naar de aangegeven database. Moet een groep werknemers verplaatst worden kies dan voor Groep.

10 8 Personnel Manager naar People Inc. Het scherm verandert, de keuzelijst wordt beschikbaar. Kies een groep uit de lijst. Maak eventueel speciaal voor het verplaatsen van werknemers een of meerdere nieuwe groepen aan. Het is verstandig om de groepen niet te groot te maken. Exporteren van kleine groepen werknemers gaat relatief sneller dan het verplaatsen van een grote groep. Klik op Ok nadat de groep geslecteerd is. Ook nu moet gekozen worden naar welke database de werknemergegevens verplaatst moeten worden. In het voorbeeld wordt gekozen voor de Gecombineerde database. Kies vervolgens voor Open en het overzetten zal beginnen. Nadat alle werknemers overgezet zijn naar de aangegeven database wordt de volgende melding getoond:

11 Personnel Manager naar People Inc. 9 Open vervolgens de database waarin de werknemer/ werknemers geplaatst is/ zijn. Controleer voor een of meerdere verplaatste werknemers of ze correct overgezet zijn. Ga zo elke database af en verplaats de werknemers naar de nieuwe combinatie database. Deze database zal gebruikt worden voor de upgrade naar People Inc. Helpdesk Neem voor eventuele vragen contact op met de P&A Group helpdesk, telefoonnummer of support@pasoftware.nl. Zij kunnen uw vragen beantwoorden en u tips geven voor het overzetten van uw werknemers naar een gecombineerde database Installatie People Inc. versie 3 In deze handleiding wordt de installatie van de database, de applicatie server en de client programma's uitgelegd Algemeen Het pakket is opgebouwd uit drie lagen. De eerste laag is voor de database, de tweede is voor de applicatie server en de derde voor de verschillende programma's. Alle drie de lagen kunnen op een verschillende locatie geïnstalleerd worden, maar er kan ook voor een installatie op één machine gekozen worden. Alle varianten daar tussenin zijn ook mogelijk. Tijdens de installatie kan de verbinding tussen de database en de applicatie server en de applicatie server en de clients ingesteld worden. In de Applicatie Server Configuratie wordt de verbinding tussen de applicatie server en de database aangegeven. In de Client Configuratie wordt de verbinding tussen de Clients en de Applicatie Server ingesteld De installatie De volledige installatie bestaat uit 3 stappen: 1. Installatie van de Database 2. Installatie van de Applicatie Server 3. Installatie van de Client programma's Deze 3 stappen dienen na elkaar uitgevoerd te worden. In dit hoofdstuk zullen de verschillende installaties stap voor stap besproken worden Installatie Database Voordat de databases geïnstalleerd kunnen worden moeten een aantal zaken gecontroleerd worden: 1.Het programma Microsoft SQL Server moet geïnstalleerd zijn op de computer waarop de databases geïnstalleerd gaan worden. Op de aangeleverde CD-rom is een uitgeklede versie van dit programma opgenomen. Het programma heet Microsoft Desktop Engine (MSDE) en mag gratis meegeleverd worden. Deze versie kan alleen gebruikt worden als maximaal 3 gebruikers aangemaakt worden voor het systeem.

12 10 Personnel Manager naar People Inc. Voor meer gebruikers moet een volledige versie van Microsoft SQL Server geïnstalleerd worden. De support afdeling van de P&A Group kan de aanschaf van dit product voor u verzorgen. 2.Tijdens de installatie van de databases wordt het default datapad van de SQL Server instance gebruikt. Controleer of dit het gewenste pad is voor uw bedrijf/organisatie. Hieronder wordt uitgelegd hoe gecontroleerd kan worden wat het default datapad is en hoe het aangepast kan worden. Het default datapad kan alleen aangepast worden als de volledige versie van Microsoft SQL Server geïnstalleerd is. Als de MSDE (de uitgeklede versie die gratis meegeleverd wordt) geïnstalleerd is kan het default datapad niet veranderd worden. Het default datapad (niet te controleren of aan te passen als MSDE geïnstalleerd is) De databases van People Inc. worden geïnstalleerd op het default datapad van de SQL Server instance. Controleren en eventueel veranderen van het pad kan als volgt gedaan worden. Open de SQL Server Enterprise Manager, selecteer de instance. Kies in het bijbehorende snelmenu voor de optie properties (eigenschappen). Het volgende scherm wordt opgestart:

13 Personnel Manager naar People Inc. 11 Kies voor het tabblad Database Settings. Achter de optie "default data derectory" wordt het default datapad getoond. Gebruik de knop acher het veld "default data directory" om het datapad te veranderen. Selecteer een map waarin de People Inc. databases geïnstalleerd moeten worden. Bijvoorbeeld in de map Databases op F. Kies voor Ok en de wijziging wordt doorgevoerd. Tijdens de installatie zal nu dit pad gebruikt worden. Installatie databases Als Microsoft SQL Server geïnstalleerd is op de computer waarop de databases geïnstalleerd moeten worden en tevens het default datapad gecontroleerd is kan de installatie van de databases uitgevoerd worden. Start het programma PSPMasterinstall.exe vanaf de CD-rom op.

14 12 Personnel Manager naar People Inc. Het volgende scherm wordt getoond. Als voorbeeld wordt een People Inc. installatie uitgevoerd. Plaats een vinkje bij de optie People Inc Database. De databases worden geïnstalleerd op het default datapad van de SQL Server instance. Hierboven wordt uitgelegd hoe dit pad aangepast kan worden, zodat de People Inc. databases op de voor het bedrijf geschikte locatie geïnstalleerd kunnen worden.

15 Personnel Manager naar People Inc. 13 Het doelpad wordt gebruikt voor de installatie van programmabestanden. Voor de databases zijn dat de jobs (redsnapperagent en de dailyrun). Deze bestanden moeten op dezelfde computer geplaatst worden waarop de databases geïnstalleerd worden. Kies voor OK. Het bovenstaande scherm wordt opgestart. Automatisch wordt de installatie wizard opgestart.

16 14 Personnel Manager naar People Inc. Kies Volgende om door te gaan. Het tweede tabblad wordt geopend.

17 Personnel Manager naar People Inc. 15 Voer de Servernaam in of de Instance naam (de computernaam gevolgd door instancenaam bijvoorbeeld Selenium\V3PI) en het administrator wachtwoord.

18 16 Personnel Manager naar People Inc. Kies Volgende om door te gaan met de installatie. Het scherm verandert en ziet er als volgt uit:

19 Personnel Manager naar People Inc. 17 Kies voor Uitvoeren. De gebruiker kan geen opties aanvinken, het programma doet dit zelf tijdens de installatie van de databases.

20 18 Personnel Manager naar People Inc. In bovenstaand plaatje zijn de eerste 7 stappen van de database installatie succesvol uitgevoerd. De volgende melding wordt getoond als de gehele database installatie succesvol uitgevoerd is. Klik op OK en het laatste scherm van de wizard wordt getoond. Hierin is te zien welke acties uitgevoerd zijn tijdens de installatie.

21 Personnel Manager naar People Inc. 19 Kies nu voor Gereed. In het overzicht is te zien dat de People Inc. databases geïnstalleerd zijn. Kies voor OK om database installatie te verlaten. Hierna kan de Applicatie Server geïnstalleerd worden.

22 20 Personnel Manager naar People Inc Installatie Applicatie Server Op de machine waarop de Applicatie Server geïnstalleerd moet worden moet het ".NET raamwerk 1.1" geïnstalleerd zijn. Het programma is opgenomen op de aangeleverde CD-rom. Installeer het voordat de Applicatie Server geïnstalleerd wordt. Start vervolgens het programma PSPMasterinstall.exe op vanaf de Cd-rom. Het volgende scherm wordt getoond:

23 Personnel Manager naar People Inc. 21 Als voorbeeld wordt een People Inc. installatie uitgevoerd. Plaats een vinkje bij de optie People Inc Applicatie Server. Geef aan waar de database zich bevindt. Voer de computernaam en eventueel de instancenaam in. In het voorbeeld worden alle onderdelen van People Inc. locaal geïnstalleerd, vandaar de naam (local). Als de database bijvoorbeeld op een aparte computer geïnstalleerd is en een speciale instance aangemaakt is kan voor de Database Server de volgende waarde ingevoerd worden: Selenium\V3PI, met Selenium de computernaam en V3PI de instancenaam voor de People Inc. databases. Geef aan waar de SMTP Server zich bevindt. Dit is de server die de mail verwerkt. Het doelpad wordt gebruikt voor de installatie van de programmabestanden van de applicatie server. Voer het pad in.

24 22 Personnel Manager naar People Inc. Klik op OK om door te gaan met de installatie. Tijdens de installatie wordt de voortgang getoond. Aan het eind van de installatie verschijnt het volgende scherm. Dit geeft aan dat de Applicatie Server geïnstalleerd is.

25 Personnel Manager naar People Inc. 23 Kies voor OK om de installatie te beëindigen. Tot slot kunnen de verschillende Client programma's geïnstalleerd worden Installatie Client programma's Start vanaf de Cd-rom het programma PSPMasterinstall.exe op. Het volgende scherm wordt getoond:

26 24 Personnel Manager naar People Inc. Als voorbeeld wordt een People Inc. installatie uitgevoerd. De programma's People Inc Client, People Inc Administrator Module, People Inc Screen Designer en People Inc Translation Module behoren alle vier tot de Client. Niet alle gebruikers zullen alle Client applicaties nodig hebben. Er kan per machine bepaald worden welke onderdelen geïnstalleerd moeten worden. People Inc Client Het programma People Inc. met alle schermen en wizards. People Inc Administrator Systeembeheerder Module behorende bij People Inc.. Hierin kunnen Module de gebruikers en profielen aangemaakt en onderhouden worden. People Inc Screen Designer Schermontwerper Module behorende bij People Inc.. Voor het aanmaken van nieuwe schermen en het onderhouden van bestaande. People Inc Translation Vertaal Module behorende bij People Inc.. Hierin kan per scherm de Module vertaling naar een of meer talen onderhouden worden. Een scherm wordt bijvoorbeeld aangemaakt in het Nederlands en in deze module wordt de vertaling naar het Engels toegevoegd. Als tijdens het opstarten van de People Inc Client voor Engels gekozen wordt worden de schermen met de Engelse vertaling gevuld. In dit voorbeeld worden alle vier de programma's geïnstalleerd op de machine.

27 Personnel Manager naar People Inc. 25 De clientprogramma's moeten weten waar de Applicatie Server zich bevindt. Voer daarom de naam of het IP-adres van de computer in waarop de Applicatie Server geïnstalleerd is. In het voorbeeld worden alle onderdelen op dezelfde machine geïnstalleerd, vandaar de naam "localhost". Is de Applicatie Server bijvoorbeeld op de computer genaamd Vanadium geïnstalleerd dan moet bij Applicatie Server deze naam ingevoerd worden. Voer het pad in waar de programmabestanden geïnstalleerd moeten worden. Standaard wordt C:\Program Files\PA Group\ voorgesteld. Kies voor OK om door te gaan. De installatie wordt opgestart. Aan het eind van de installatie wordt het volgende scherm getoond:

28 26 Personnel Manager naar People Inc. De installatie van de People Inc clients is uitgevoerd. Klik op OK om de installatie te beëindigen. Nu zijn alle onderdelen van People Inc. geïnstalleerd en kan het programma ingericht worden voor gebruik. In de Systeembeheerder module kunnen de gebruikers en profielen aangemaakt worden. Gebruik de Schermontwerper module om bestaande schermen aan te passen of nieuwe toe te voegen Configuratie De database, de applicatie server en de clients kunnen in principe op drie verschillende machines geïnstalleerd worden. Tijdens de installatie van de Applicatie Server wordt de locatie van de database gevraagd. Voer als verwijzing de computernaam en eventueel de instancenaam in. Tijdens de installaties van de verschillende clients wordt gevraagd om de naam of het IP-adres van de computer waarop de Applicatie Server geïnstalleerd is. De configuratie van het pakket wordt dus automatisch in orde gemaakt tijdens de installatie procedures. Hieronder wordt de werking van de Applicatie Server - en de Client configuratie toegelicht, zodat de systeembeheerder eventueel op een later tijdstip de configuraties aan kan passen. De Applicatie server en de clients communiceren over de HTTP poorten. Let erop dat bij beide configuraties hetzelfde poortnummer ingevoerd is, anders kunnen ze elkaar niet vinden. De Database en de Applicatie Server communiceren via de servernaam. De applicatie server configuratie Start deze configuratie op via All programs/p&a Group/PSP Server/Applicatie Server Configuratie

29 Personnel Manager naar People Inc. 27 Het volgende scherm wordt opgestart: In het voorbeeld is een volledige installatie op één machine uitgevoerd. De local-server verwijst naar deze machine.

30 28 Personnel Manager naar People Inc. Selecteer de Local-server en kies voor de optie Server Properties, zodat de eigenschappen bekeken kunnen worden. De naam van de server is P&A Group, de appllicatie server configuratie start automatisch op en er wordt gewerkt via de HTTP poort In de Client configuratie moet de Applicatie server naar hetzelfde poortnummer verwijzen. De combinatie Server Naam en Cluster wordt gebruikt als er meerdere applicatie servers geïnstalleerd worden. Bij een standaard installatie komt dat niet voor, alleen bij hele grote bedrijven met veel gebruikers kan deze optie toegepast worden. Vraag eventueel de consultant naar de mogelijkheden. Voer bij SMTP Server de naam van de mail server in. Zoals de naam al zegt zorgt deze server voor de verwerking van de mail. Op het tweede tabblad wordt het pad naar de wizards en plugins weergegeven.

31 Personnel Manager naar People Inc. 29 Sluit het eigenschappenscherm voor de local-server. Kies voor de optie Add Server. Er wordt een nieuw eigenschappenscherm opgestart.

32 30 Personnel Manager naar People Inc. Voer de details in:

33 Personnel Manager naar People Inc. 31 In bovenstaand scherm wordt de nieuwe applicatie server Voorbeeld genoemd, de Server Name is People Inc.. Plaats evetueel een vinkje bij automatisch opstarten. Voer de naam van de SMTP Server in. Plaats tenslotte de poortinformatie. Kies voor Ok om de instellingen op te slaan. Terug in het hoofdscherm kan de nieuwe applicatie server toegevoegd worden via Apply. Er kunnen meerdere server configuraties toegevoegd worden.

34 32 Personnel Manager naar People Inc. Verwijderen van een server Selecteer de server, die verwijderd moet worden. Kies voor de optie Delete Server en de server zal verwijderd worden. De Client Configuratie Start via All Programs/P&A Group/People Inc de Client Configuratie op.

35 Personnel Manager naar People Inc. 33 Het volgende scherm wordt geopend: In het scherm wordt de Local host getoond, deze configuratie is automatisch aangemaakt na de

36 34 Personnel Manager naar People Inc. standaard installatie die in het voorbeeld uitgevoerd is. Selecteer deze configuratie. Alle vier de opties zijn nu beschikbaar. Selecteer Server Properties, zodat de eigenschappen van de configuratie getoond worden. De naam van de Applicatie Server wordt getoond en het poortnummer van de HTTP verbinding. Letop dat het poortnummer van de HTTP verbinding gelijk is aan de waarde die ingevoerd is bij de Applicatie Server configuratie. Sluit dit scherm en kies voor de optie Discover Server.

37 Personnel Manager naar People Inc. 35 Nu wordt de naam van de computer getoond die als server fungeert. Terug in het hoofdscherm kiezen we nu voor het toevoegen van een nieuwe applicatie server. Het volgende scherm wordt opgestart:

38 36 Personnel Manager naar People Inc. Voer een naam in voor de nieuwe applicatie server, voer de server naam in en de poortgegevens. Kies voor Ok. De nieuwe applicatie server heeft de naam Voorbeeld server meegekregen. Toevoegen van deze nieuwe applicatie server kan via Apply. Verwijderen van een server Selecteer de Applicatie Server en kies voor de optie Delete Server.

39 Personnel Manager naar People Inc. 37 Inloggen Tijdens het inloggen in de People Inc. Client kan nu een applicatie server uit de lijst gekozen worden. Vervolgens kan het pakket opgestart worden.

40 38 Personnel Manager naar People Inc. In het voorbeeld is voor de applicatie server "Local host" gekozen Opstarten Programma's Nadat de volledige installatie uitgevoerd is, kan vanaf het bureaublad van de Client het programma opgestart worden. Gebruik de snelkoppeling op het bureaublad om de People Inc Client op te starten. Alle onderdelen van het programma zijn via het startmenu op te benaderen.

41 Personnel Manager naar People Inc. 39 Via All Programs/ P&A Group/People Inc/ zijn alle opties beschikbaar. In het voorbeeld zijn alle onderdelen op dezelfde machine geïnstalleerd. Daarom is het onderdeel Server met de bijbehorende opties ook in het startmenu van de Client te vinden. Via All Programs/P&A Group/PSP Server zijn zowel de Applicatie Server configuratie als de Service configuratie beschikbaar.

42 40 Personnel Manager naar People Inc. Tijdens de installatie wordt de gebruiker "demonstratie" aangemaakt. Deze gebruiker heeft toegang tot alle modules en bezit alle rechten. Het wachtwoord van deze gebruiker is eveneens "demonstratie". Service Configuratie wordt geheel automatisch ingesteld. Deze configuratie is bedoeld voor de mail merge en werkt naast de applicatie server.

43 Personnel Manager naar People Inc. 41 Alleen de Client Configuratie en de Applicatie Server Configuratie kunnen aangepast/ aangevuld worden. Services Geheel automatisch worden de applicatie server en de mail merge server opgestart, zie onderstaand plaatje.

44 42 Personnel Manager naar People Inc Inloggen Zoals hierboven is gemeld kan na de installatie in alle modules ingelogd worden met de gebruikersnaam "demonstratie" en het bijbehorende wachtwoord "demonstratie". Gebruikersnaam Wachtwoord demonstratie demonstratie In de Systeembeheerder module worden tijdens de installatie de gebruiker en het profiel "demonstratie" toegevoegd. Het profiel demonstratie geeft toegang tot alle opties van de verschillende modules. Aan de gebruiker "demonstratie" is dit profiel toegekend. Deze gebruiker heeft dus toegang tot alle modules. In de Systeembeheerder module kunnen door gebruiker "demonstratie" vervolgens nieuwe gebruikers aangemaakt worden en toegekend worden aan bestaande of nieuwe profielen. In dit onderdeel kunnen ook de wachtwoorden geregeld worden. In de Systeembeheerder handleiding worden de verschillende mogelijkheden met betrekking tot gebruikers en profielen toegelicht Verwijderen van Programma's Het verwijderen van een van de programma's gaat als volgt: Start het control panel op via Start/Settings/Control Panel. Selecteer daar de optie "Add or Remove Programs"

45 Personnel Manager naar People Inc. 43 Nu kan één van de programma's verwijderd of aangepast worden Installeren Upgrade PM - PI Plaats vervolgens het Upgrade programma op de computer. Het programma moet bij de VBT aliassen kunnen. De installatie kan uitgevoerd worden op een Client of Server waarop Personnel Manager draait. Vervolgens moet het programma vanaf deze plaats ook toegang hebben tot SQL Server. Het upgrade programma staat op de Cd-rom en kan gekopieerd worden naar een van de mappen in de Verkenner. Het programma heeft de naam REDPMPIUpgrade.exe meegkregen Uitvoeren Upgrade Het programma Upgrade is een soort wizard die de gebruiker helpt bij het uitvoeren van het overzetten van de Personnel Manager gegevens naar de People Inc. database. Let op de upgrade kan slechts één maal uitgevoerd worden! Voer de volgende stappen uit voordat het upgrade programma opgestart wordt: Zorg ervoor dat alle werknemers in één Personnel Manager database overgebracht zijn. Zie het onderdeel "PM klaarmaken voor de Upgrade". Maak van de schone People Inc. versie ook een back-up voordat de upgrade uitgevoerd wordt. Mocht er iets mis gaan dan kan heel eenvoudig deze schone back-up teruggezet worden voor de

46 44 Personnel Manager naar People Inc. volgende upgrade poging. Een volledige back-up kan gemaakt worden in de Systeembeheerder module van People Inc. Sluit de Applicatie Server af voor het uitvoeren van de upgrade. Open het Computer Management en gebruik het snelmenu behorende bij de Applicatie Server. Kies voor de optie Stop om de service te sluiten.

47 Personnel Manager naar People Inc. 45 Sluit alle Personnel Manager applicaties af, inclusief de Agenda Monitor voordat het upgrade programma PM naar PI opgestart wordt. Het is verstandig een tijdelijke aanpassing te maken in de BDE administrator. Als tijdens de upgrade een grote database overgezet moet worden kan het namelijk voorkomen dat er een foutmelding met betrekking tot de BDE optreedt. Open de BDE via Start / Instellingen / Configuratiescherm. Zet de waarde voor de LOCAL SHARE op FALSE.

48 46 Personnel Manager naar People Inc. Sla de wijziging op voordat de BDE Administrator afgesloten wordt. De Upgrade Start het programma op via dubbel klikken op het bestand Stap 1 van de wizard wordt gestart.

49 Personnel Manager naar People Inc. 47 Zorg ervoor dat de voorbereidingen uitgevoerd zijn. De Personnel Manager data in één database en de Applicatie Server stopgezet in Computer Management. De LOCAL SHARE in de BDE Administrator tijdelijk op FALSE gezet is en alle Personnel Manager applicaties, inclusief de Agenda Monitor, afgesloten zijn. Onderin het scherm kan het logbestand geopend worden, hierin wordt tijdens het upgrade proces informatie getoond.

50 48 Personnel Manager naar People Inc. Kies Volgende om door te gaan. In stap 2 van de wizard moeten gebruikersnamen en wachtwoorden ingevoerd worden. Username en Password van Personnel Manager worden automatisch opgehaald. Voor People Inc. moet de username van de systeemadministrator ingevoerd worden en het bijbehorende wachtwoord. Voer tot slot de server naam in waar de People Inc. databases geïnstalleerd zijn.

51 Personnel Manager naar People Inc. 49 Kies Volgende om door te gaan. In stap 3 van de wizard worden de databases aangewezen. Kies voor Personnel Manager de database uit waarin alle werknemers opgenomen zijn. In ons voorbeeld is dat de nieuwe Gecombineerde database. Voor People Inc. zal veelal de schone database Personeel geselecteerd worden. Deze database wordt standaard aangemaakt tijdens de installatie van People Inc..

52 50 Personnel Manager naar People Inc. Kies Volgende om door te gaan. In stap 4 van de wizard wordt de data van Personnel Manager overgezet naar People Inc. Klik op Volgende en het proces wordt opgestart.

53 Personnel Manager naar People Inc. 51 Tijdens het proces wordt informatie in het logbestand getoond. Aan het eind ziet het scherm er in stap 4 als volgt uit:

54 52 Personnel Manager naar People Inc. Alle stappen van de upgrade zijn goed uitgevoerd, er hebben zich geen problemen voor gedaan. Als een van de taken niet correct uitgevoerd is wordt de button voor de taak rood. Mochten er zich problemen voordoen tijdens de upgrade neem dan contact op met de helpdesk van de P&A Group via telefoonnummer of via Stuur eventueel het logbestand mee, daaraan kan de helpdesk zien waarom de upgrade niet gelukt is. Dit bestand (REDPMPIUpgrade.log) is te vinden in dezelfde map als het upgrade programma. In ons voorbeeld is de upgrade goed verlopen, alle buttons zijn groen gekleurd. Verlaat de wizard via Sluiten. De data van Personnel Manager is overgezet naar People Inc.. Indien de clients voor People Inc. nog niet geïnstalleerd zijn op de werkplekken kan dat nu alsnog gedaan worden. Gebruik de Systeembeheerder Module om nieuwe gebruikers en profielen aan te maken. De upgrade mag slechts een maal gedraaid worden. De volgende foutmelding wordt getoond als de upgrade al een keer gedraaid is voor de People Inc. database. Neem in dit geval ook contact op met de helpdesk. Zij kunnen u adviseren hoe u dit probleem op kunt lossen.

55 Personnel Manager naar People Inc De verschillen People Inc. en Personnel Manager zijn beide personeelsinformatiesystemen. Voor de invulling van het nieuwe pakket heeft Personnel Manager model gestaan. Gevolg is dat de schermen veel overeenkomsten vertonen. Daarnaast is alle functionaliteit van Personnel Manager terug te vinden in People Inc.. Onder andere de volgende onderwerpen zijn op veler verzoek van de Personnel Manager gebruikers ontwikkeld of verder uitgebouwd. Functies, er is een apart functiescherm toegevoegd aan het pakket. Dit maakt het mogelijk om voor elke werknemer een functiehistorie op te bouwen. Bedrijven, er kunnen meerdere bedrijven met verschillende CAO's ingevoerd worden in het pakket. Via het functiescherm kan een bedrijf aan een werknemer gekoppeld worden.

56 54 Personnel Manager naar People Inc. Salarisschalen en -treden, er zijn nieuwe schermen voor schalen en treden ontwikkeld. In het salarisscherm kan op twee manieren een salaris ingevoerd worden. Ten eerste op de oude vertrouwde manier via het voltijd salarisbedrag. Ten tweede via schalen en treden, het bijbehorende voltijd salarisbedrag wordt dan automatisch opgehaald. Geïntegreerde Actielijst op alle schermen; dit is een soort agenda waarin al dan niet automatisch meldingen opgenomen kunnen worden. De actielijst is ook geschikt om uitgevoerde werkzaamheden op te nemen, zo is altijd uit te zoeken wie wanneer welke taak uitgevoerd heeft. Verzuim en kengetallen module, na invoer van de verzuimgegevens kunnen aan de hand van vele aanwezige rapporten verzuimpecentages, ziekmeldingsfrequenties en gemiddelde ziekteduur gepresenteerd worden. Poortwachter module, biedt de mogelijkheid om bij langdurige ziekte een reïntegratiedossier op te

57 Personnel Manager naar People Inc. 55 bouwen voor de desbetreffende werknemer. Wizards, er zijn een aantal wizards ontwikkeld. Zij vereenvoudigen werkzaamheden voor de gebruiker. Standaard zijn de volgende wizards aanwezig in de Management Console onder de optie Externe Applicatie Basis: Algeheel toegestaan verlof toekennen wizard, voor het toekennen van een verlofregeling aan een groep werknemers. Algehele afsluiting verlofjaar wizard, hiermee kan een verlofjaar afgesloten worden. Meteen wordt voor het volgende jaar een nieuw toegestaan verlof record toegekend. Het restant van het afgesloten jaar wordt conform de voorwaarden in de verlofregeling overgenomen naar het volgende verlofjaar. Algehele salariswijziging wizard, hiermee kan een salarisverandering aan een groep werknemers doorgevoerd worden. Er kan gekozen worden voor een verhoging van schaal en bijbehorende trede, maar ook het voltijd salarisbedrag kan met een bepaald percentage verhoogd worden. Lopende salarisrecords worden afgesloten en in de nieuwe worden de standaard gegevens overgenomen en de verhoging doorgevoerd. Algehele verzuimgegevens verwijdering wizard, hiermee kunnen verzuimgegevens uit de speciale berekende verzuimtabellen gehaald worden. De standaard Verlofenverzuimtabel die bij het Verlof en Verzuimscherm hoort wordt buiten beschouwing gelaten. In de speciale verzuimtabellen worden tijdens de nachtjob voor elke dag voor elke werknemer verzuim- en standaardgegevens berekend, die nodig zijn voor de verzuim en kengetallen rapporten. In de nachtjob kan door de systeembeheerder ingesteld worden vanaf welke datum deze records aangemaakt en herberekend moeten worden. Bijvoorbeeld in verzuimpercentages van 15 of 20 jaar geleden is men veelal niet meer geïnteresseerd. Individuele functiewijziging wizard, voor het doorvoeren van een functiewijziging. De lopende functie wordt automatisch afgesloten en voor de nieuwe functie wordt een record aangemaakt waarin de startdatum en de basis gegevens ingevoerd zijn. Pas de gegevens eventueel aan.

58 56 Personnel Manager naar People Inc. Individuele indiensttreding wizard, voor het invoeren van een nieuwe werknemer. De wizard haalt uit de database alle benodigde schermen op, waarin vervolgens stap voor stap een of meerdere records aangemaakt mogen worden. Individuele uitdiensttreding wizard, voor het verwerken van een vertrekkende werknemer. In één scherm kan de gebruiker de datum van vertrek aangeven, de status van de werknemer aanpassen en bijvoorbeeld het lopende functie- en salarisrecord afsluiten. 1.5 Belangrijke aandachtspunten Voor het nieuwe pakket People Inc. is een demonstratie database beschikbaar. Gebruik deze om verschillende opties in het nieuwe pakket uit te proberen. De demonstratie data geeft ook suggesties voor de invulling van de schermen. Via de Help button is een digitale handleiding aanwezig. Deze bestaat uit twee delen. In het eerste deel worden de verschillende schermen en de aanwezige wizards in de standaard versie van People Inc. besproken. Het tweede deel licht de algemene werking van de Windows Client toe. Hier komt onder andere het openen van schermen aan de orde, het aanmaken en gebruiken van filters en de werking van de mail merge wizard. De handleiding bevat tal van voorbeelden die de kennismaking met de Windows Client vergemakkelijken. Handig om te weten De Windows Client kan in twee versies gebruikt worden, de Expert en de Normale mode. In het voorbeeld wordt in de Expert mode gewerkt. Via de menulijst kan overgeschakeld worden naar de andere mode.

59 Personnel Manager naar People Inc. 57 De Expert mode is de uitgebreide versie, hierin staat de Management Console centraal. Vanuit de Management Console kunnen alle schermen (meerdere keren) geopend worden en bijvoorbeeld nieuwe rapporten aangemaakt worden. De Normale mode daarentegen is veel eenvoudiger. De schermen kunnen geopend worden via de snelkoppelingsbalk. Een scherm kan slechts eenmaal geopend worden. Wordt wederom op het icoon geklikt in de balk dan wordt het al geopende scherm naar voren gehaald. De rapporten en brieven zijn te gebruiken maar niet aan te passen. In de Expert Mode kunnen iconen van hoofdschermen op de snelkoppelingsbalk geplaatst worden. De brieven en rapporten mappen en de actielijst worden automatisch toegevoegd aan de snelkoppelingsbalk.

60 58 Personnel Manager naar People Inc. Via Menu / Systeem opties kunnen de standaard instellingen ingevoerd worden. Op de drie tabbladen kan ingesteld worden in welke mode het pakket op moet starten of een scherm geopend moet worden met een zoekopdracht etc..

61 Personnel Manager naar People Inc. 59 Om een scherm te kunnen openen moet een standaard filter aangewezen worden. Dit filter wordt gebruikt om gegevens uit de database op te halen. Via het snelmenu behorende bij een filter kan onder andere de status veranderd worden. Het icoon van een standaard filter is iets donkerder van kleur. Bij een scherm kan slechts één standaard filter aanwezig zijn. In het voorbeeld is "In dienst" het standaard filter. Als de bewerking in het snelmenu doorgezet wordt, zal "Man" het standaard filter worden en "In dienst" een gewoon filter. 1.6 People Inc. werkklaar maken Nadat de upgrade uitgevoerd is, moeten een aantal handelingen uitgevoerd worden voordat de gebruikers met People Inc. kunnen gaan werken. Er moeten nieuwe gebruikers en profielen aangemaakt worden in de Systeembeheerder module. In de bij deze module behorende handleiding wordt het aanmaken en onderhouden van gebruikers en profielen uitgelegd. Vul in de Windows Client de bedrijfsinformatie aan. Denk aan de fulltime werkuren per week, het aantal werkdagen per week, het aantal werkdagen per kalenderjaar en het vakantiepercentage. Eventueel kunnen meerdere bedrijven aangemaakt worden. Voer onder Bedrijven ook de bedrijfsvrije dagen in. Zo wordt voorkomen dat verlof afgeboekt wordt op een feestdag. Controleer de verlofregelingen. Er moet minimaal een ziekte- en een vakantieregeling aanwezig zijn. In de People Inc. handleiding is onder "Speciale onderwerpen" het onderdeel "Verlof en Verzuim" opgenomen. Hierin worden alle facetten van de verlofregelingen besproken. Als in Personnel Manager de vanaf datum in de Toegestaan verlofrecords niet correct gezet was,