Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Transcriptie

1 Oproep tot kandidatuurstelling VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP Overeenkomst voor het uitbesteden van alle IT-activiteiten van Haviland voor een periode van vier jaar. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Opdrachtgevend bestuur Haviland Ontwerper Stephan Verwee Blz. 1

2 Inhoudsopgave ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 GEBRUIKTE AFKORTINGEN...4 VISIE...4 BESCHRIJVING EN LOOPTIJD VAN DE OPDRACHT...5 OVERIGE BEPALINGEN...6 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER...6 WIJZE VAN GUNNEN...7 VERLOOP VAN DE GUNNINGSPROCEDURE:...7 SELECTIECRITERIA...8 REGELMATIGHEIDSONDERZOEK...8 PRIJSOPGAVE...9 AANVRAAG TOT DEELNAME...9 OPENING VAN DE AANVRAGEN TOT DEELNAME...9 VORM EN INHOUD VAN DE KANDIDATUURSTELLING...10 INDIENEN VAN DE KANDIDATUURSTELLING...10 BIJLAGE I : FORMULIER MBT DE KANDIDATUURSTELLING BIJLAGE II : VERPLICHTE REFERENTIETABEL REFERENTIETABEL (ZO VAAK ALS NODIG KOPIËREN)...12 Blz. 2

3 Inlichtingen kunnen verkregen worden bij Naam: Haviland Adres: Brusselsesteenweg 617 te 1731 Zellik Telefoon: 02/ Ontwerper belast met de opvolging van de opdracht Naam: Stephan Verwee ( directeur ) Adres: Brusselsesteenweg 617 te 1731 Zellik Telefoon: 02/ stephan.verwee@haviland.be Kwalificatie van de opdracht en de toepasselijke reglementering Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 4 van de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (B.S. 15 februari 2007). De opdracht heeft meer bepaald betrekking op het uitbesteden van alle IT-activiteiten van Haviland voor een periode van vier jaar. De op onderhavige opdracht van toepassing zijnde reglementering bestaat uit volgende teksten: - de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; - het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna afgekort KB uitvoering ) - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 Blz. 3

4 Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling van de gunningsfase van onderhavige opdracht. Deze gunningsfase wordt beheerst door - de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; - Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013 Gebruikte afkortingen SLA KPI CMS CMDB RAID SAN Service Level Agreement Key Performance Indicator Configuration Management System Configuration Management Database Redundant Array of Independent Disks Storage Area Network Lijst afwijkingen KB uitvoering De artikelen van het KB Uitvoering waarvan dit bestek afwijkt zijn: - Art 45 Visie Haviland streeft ernaar om haar kwaliteits-, service-, kost- en efficiëntiegraad in de komende jaren te optimaliseren ten voordele van haar vennoten en van haar eigen werking. Hierbij wenst de directie een volledig nieuwe werkmethode op IT-vlak in te voeren in haar organisatie en dit stapsgewijs. Volgende elementen staan centraal in deze nieuwe werkmethode op IT-vlak: - Kostenefficiënt werken van elke medewerker, zowel binnen de organisatie als naar de vennoten. - Op externe locaties werken in het kader van een maximale efficiëntie en servicegraad naar medewerkers én naar vennoten. - Het optimaal benutten van mobiliteit en flexibiliteit. De beschikbare ruimte in de gebouwen van HAVILAND dient hierbij, op IT-vlak, zo efficiënt mogelijk te worden benut en dit in het kader van de voorbereiding, planning, uitvoering en opvolging van operationele en ondersteunende activiteiten. - Een cultuur van prestatiegericht werken, gecombineerd met openheid, transparantie en optimale menselijke interactie. - Een performant IT-systeem dat toelaat de bovenstaande nieuwe werkmethode op IT-vlak te realiseren en te implementeren. Blz. 4

5 De directie heeft de bedoeling om deze nieuwe werkmethode op IT-vlak ook op de nieuwe locatie die binnen 2 à 3 jaar door HAVILAND zal worden ingenomen, toe te passen en te implementeren. Beschrijving en looptijd van de opdracht Algemeen Haviland wenst een service provider te selecteren voor het volledig uitbesteden van alle IT-activiteiten voor een periode van 4 jaar. Geen enkele wijziging aan de infrastuctuur tijdens de looptijd van het contract mag éénzijdig worden doorgevoerd. Zelfs kostenloze of besparende maatregelen mogen niet zonder voorafgaandelijk akkoord van Haviland worden geïmplementeerd. De voertaal bij Haviland is Nederlands. Alle personen betrokken bij de uitvoering van de dienstverlening dienen zich vlot in het Nederlands te kunnen uitdrukken (zowel geschreven als gesproken). De opdracht bestaat uit verschillende onderdelen. Het gaat hier niet om percelen en er wordt van de inschrijvers verwacht dat zij voor alle onderdelen van onderhavige opdracht een prijs opgeven. De uiteindelijk weerhouden inschrijver zal met andere woorden moeten instaan voor het geheel van de opdracht (alle onderdelen). De verschillende onderdelen van de opdracht worden gedetailleerd beschreven in het bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal worden overgemaakt. Onderdeel 1: Beheer en onderhoud van de IT Infrastructuur. De dienstverlener neemt het beheer en het onderhoud van de huidige IT infrastructuur. De huidige infrastructuur is verouderd en dient bijgewerkt te worden door de dienstverlener, dit zowel voor de hardware als de systemen (Operating System, mailserver, fileserver,...) met behoud van de technologiën. Onderdeel 2: Werkplekdiensten De inschrijver staat in voor : - Aankoop en vervanging van de desktops, laptops, printers, scanners,... voor de Haviland-medewerkers - Installatie en configuratie van de apparatuur - Gebruikersbeheer (het voorzien, wijzigen en verwijderen van de toegangsrechten van de IT-gebruikers) - De applicaties nodig om bovenstaande activiteiten uit te voeren. Onderdeel 3: IT Service Desk De dienstverlener dient een uniek contactpunt (SPOC) te voorzien waar alle Haviland-medewerkers terecht kunnen met hun (aan)vragen, problemen en klachten inzake informatica. Te ondersteunen omgeving De IT Service Desk dient alle medewerkers van Haviland en de gebruikers van de Haviland-infrastructuur te ondersteunen: - Zellik ( 28 gebruikers) - Drogenbos (12 gebruikers) De communicatiekanalen voor de eindgebruiker zijn telefoon, mail of selfservice. De gebruiker dient de vooruitgang van zijn melding te kunnen volgen. Blz. 5

6 De lijst van de rapporteren meetpunten en KPI s worden in overleg met Haviland vastgelegd na gunning van de opdracht. Onderdeel 4: Contractbeheer en rapporten De dienstverlener dient 1 persoon en diens back-up aan te duiden als enig contactpunt inzake het contract en het niveau van de algemene dienstverlening. Deze persoon staat tevens in voor o.a. de rapporten over de dienstverlening, de leiding van het team en het projectmatig meedenken met Haviland inzake de uitwerking van de Haviland-visie. Onderdeel 5: Projecten Haviland voorziet tijdens de looptijd van het contract enkele projecten (deze lijst is niet limitatief) - De herlocatie en splisting van de huidige vestigingen - implementatie van het nieuwe werken - migratie naar IP-telefonie (te implementeren bij herlocatie) De projecten zullen als deelopdrachten onder de lopende opdracht besteld worden. Onderdeel 6: Transitie- en overgangsfase De leverancier neemt de AS IS-situatie over, inclusief de nog lopende contracten, vanaf de start van de opdracht. Haviland blijft eigenaar van de actuele hardware, totdat deze vervangen wordt door de dienstverlener. Overige bepalingen De inschrijver is gebonden door de offertesom en de eventuele kortingen voor de uitvoering van elk van de elementen die het geheel van de opdracht vormen. Ook de vergelijking en de evaluatie van de offertes gebeurt op basis van de offertesom en de eventuele kortingen voor de uitvoering van elk van de elementen die het geheel van de opdracht vormen. De betekening zal betrekking hebben op de volledige opdracht. De aanbestedende overheid heeft het recht om af te zien van de betekening van de opdracht zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van artikel 3, 4 van de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (B.S. 15 februari 2007). Deze diensten hebben betrekking op informaticadiensten, CPV-indeling: Deze opdracht houdt een resultaatsverbintenis in. De inschrijver engageert zich om de opdracht die wordt betekend, ook daadwerkelijk te realiseren. Identiteit van de opdrachtgever De opdrachtgever is: Haviland i.g.s.v. Brusselsesteenweg Zellik Blz. 6

7 Wijze van gunnen In toepassing van artikel 26, 2, 30 van de Wet van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, zal onderhavige opdracht met betrekking tot de IT-activiteiten van HAVILAND geplaatst worden bij wijze van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Deze onderhandelingsprocedure is er op gericht om, in het kader van de onderhandelingen, de technische oplossingen voor de IT-activiteiten en problemen van HAVILAND, gradueel te verfijnen en te vervolledigen. Dit heeft te maken met de specifieke aard van onderhavige opdracht waarbij er op zoek wordt gegaan naar een zo efficiënt mogelijke en originele, pragmatische en doeltreffende oplossing voor het geheel van IT-activiteiten en - problemen waarmee HAVILAND in het dagdagelijkse functioneren wordt geconfronteerd. Verloop van de gunningsprocedure: De onderhandelingsprocedure met betrekking tot de plaatsing van onderhavige opdracht door HAVILAND zal als volgt verlopen: 1) Na de algemene Belgische en Europese bekendmaking, mogen alle potentiële, geïnteresseerde dienstverleners een kandidatuurstelling indienen waarin zij aantonen dat zij aan de in de bekendmaking en in onderhavig bestek vermelde selectiecriteria voldoen; 2) Vervolgens zal HAVILAND op basis van de door de potentiële dienstverleners ingediende aanvragen tot deelneming overgaan tot een eerste selectie op basis van de vooropgestelde selectiecriteria; 3) Enkel de geselecteerde dienstverleners (minstens 3) zullen uitgenodigd worden om conform onderhavig bestek een offerte in te dienen; 4) De door de geselecteerde dienstverleners ingediende offertes worden onderworpen aan een regelmatigheidsonderzoek: dit betreft zowel de administratieve als de technische regelmatigheid; 5) Vervolgens wordt er met de verschillende dienstverleners die een regelmatige offerte indienden eventueel verder onderhandeld (enkel met regelmatige inschrijvers zal er onderhandeld worden!); 6) Daarna worden de verschillende dienstverleners uitgenodigd om een best and final offer (BAFO) in te dienen; 7) Deze BAFO s worden dan getoetst aan de gunningscriteria zoals vermeld in het bestek; 8) Tot slot wordt de opdracht gegund aan de geselecteerde, regelmatig verklaarde inschrijver wiens BAFO, gelet op de aangekondigde gunningscriteria en de hieraan gekoppelde weging, de hoogste totaalscore behaalde. Blz. 7

8 Selectiecriteria Juridische situatie van de inschrijver 1) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver impliciet zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 ( 1 en 2) van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. 2) Bovendien voegt de inschrijver bij zijn kandidatuurstelling een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is. 3) Daarenboven verlangt HAVILAND tevens een kopie te bekomen van de jaarrekening van de 3 voorbije boekjaren, waarbij de inschrijvers een minimale omzet van ,00 EUR per boekjaar dienen te halen. Technische bekwaamheid van de inschrijver 4) De inschrijver moet in staat zijn om minstens 3 referenties voor te leggen van gelijkaardige opdrachten uit de periode 2010 september 2013 en elke referentie moet worden aangetoond door een attest van goede uitvoering die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent. Ervaring in de publieke sector wordt aanzien als een meerwaarde. Voor het opgeven van deze referenties dient de inschrijver verplicht het formulier in bijlage IV van onderhavig bestek te gebruiken. 5) De inschrijver dient tevens aan te tonen dat hij beschikt over voldoende en competente medewerkers voor de uitvoering van deze opdracht. HAVILAND vereist een lijst van de CV s van de medewerkers die zullen instaan voor de uitvoering van de opdracht. Voor het opgeven van de individuele competenties van de medewerkers van de inschrijver, voegt hij een lijst van CV s toe alsook de profielomschrijving zoals opgenomen in bijlage IV van onderhavig bestek (werkervaring en competentie). Tevens voegt de inschrijver een tabel toe met het aantal beschikbare personen in de onderneming, per profiel voorgesteld aan HAVILAND. Regelmatigheidsonderzoek Na de selectiefase worden de geselecteerde dienstverleners uitgenodigd om een offerte in te dienen in overeenstemming met de bepalingen van dit bestek. HAVILAND zal de regelmatigheid van alle door de geselecteerde inschrijvers ingediende offertes zowel op administratief, met name op formeel en op materieel vlak, als op technisch vlak grondig onderzoeken. Iedere offerte die afwijkt van de essentiële besteksbepalingen van onderhavig bestek, zal als materieel (substantieel) onregelmatig worden beschouwd. De schending van de besteksbepalingen die in onderhavig bestek als essentieel worden bestempeld, zal leiden tot de absolute nietigheid van de ingediende offerte. Bovendien kan HAVILAND de offertes die enig voorbehoud inhouden of bestanddelen die niet met de werkelijkheid overeenstemmen, ook onregelmatig verklaren. Blz. 8

9 Er zal enkel met de inschrijvers wier offerte als regelmatig wordt bestempeld door HAVILAND, worden onderhandeld en enkel zij zullen worden uitgenodigd om een BAFO in te dienen. Prijsopgave Wat betreft de prijsvaststelling, gaat het om een opdracht tegen prijslijst. Dit wil zeggen dat de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. Aanvraag tot deelname De aanvraag tot deelname dient het bestuur te bereiken ten laatste op 11/11/2013, hetzij bij gewoon schrijven, hetzij bij aangetekend schrijven, hetzij door afgifte op onderstaand adres: Haviland T.a.v. Stephan Verwee Brusselsesteenweg Zellik De aanvraag tot deelname wordt opgesteld op papier en wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding van de datum van de zitting waarop de aanvragen tot deelname worden geopend en de referentie van het bestek namelijk (ICT ) Die gesloten omslag wordt in een tweede gesloten omslag geschoven. Op deze omslag moet de vermelding AANVRAAG TOT DEELNAME ICT en de vermelding Overeenkomst voor uitbesteden IT komen. Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Haviland T.a.v. Stephan Verwee Brusselsesteenweg Zellik Bij de aanvraag tot deelname dienen volgende documenten te worden gevoegd: - RSZ-attest - Kopie van de jaarrekening van de 3 voorbije boekjaren - Lijst van de voornaamste diensten tijdens de laatste 3 jaar op formulier in bijlage 6 - Lijst van de CV s van de medewerkers die zullen instaan voor de uitvoering van de opdracht + ingevulde profielbeschrijvingen (bijlage 6) - Presentatie van het bedrijf Opening van de aanvragen tot deelname Er is een publieke opening van de aanvragen tot deelname. Deze opening vindt plaats tijdens de openingszitting op 18/11/2013 om 12u00 in de lokalen van HAVILAND (lokaal: zaal3 1 ste verdieping Haviland igsv, Brusselsesteenweg 617, 1731 Zellik). Blz. 9

10 Vorm en inhoud van de kandidatuurstelling Enkel de geselecteerde inschrijvers zullen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. De inschrijver zal, daar waar in te vullen formulieren zijn bijgevoegd, deze formulieren zo volledig mogelijk invullen. Formulieren die niet volledig zijn ingevuld, ontvangen een lagere quotering. De inschrijver maakt zijn kandidatuurstelling op in het Nederlands op bijhorend formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Verduidelijkingen en bijkomende informatie dienen in bijlage toegevoegd te worden, enkel ten informatieve titel. De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de kandidatuurstelling als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Indienen van de kandidatuurstelling De inschrijvers mogen slechts één kandidatuurstelling en, in geval van selectie, slechts één offerte voor deze opdracht overmaken. De inschrijvingen moeten duidelijk, beknopt en doorlopend zijn, gepagineerd en tot een coherent geheel zijn samengevoegd (vb. gebonden of geniet, enz.). Uit de inschrijving moet reeds blijken dat de inschrijving voldoet aan de eisen. De inschrijver moet de volgende gegevens in zijn inschrijving opnemen, zo niet kan Haviland de Inschrijver van de gunningsprocedure uitsluiten: - alle documenten en gegevens die Haviland nodig heeft voor de beoordeling van de inschrijvingen op basis van de selectiecriteria en gunningscriteria, in overeenstemming met dit Bestek; - één originele handtekening door een daartoe gemachtigde persoon met betrekking tot de gegevens over de Inschrijver, en dit ter bevestiging van de geldigheid van de inschrijving. De Inschrijver kan zijn rechtsvorm vrij bepalen. De inschrijvingen kunnen tevens worden ingediend door een Inschrijver die de vorm heeft van een tijdelijke handelsvennootschap of een ander samenwerkingsverband (hierna genoemd consortium). Indien een gezamenlijke inschrijving zonder dat er sprake is van enige rechtsvorm wordt ingediend, moet één van de partners worden voorgesteld als de hoofdpartner, die bij de inschrijving de (pre)contractant wordt. Alle andere partners worden dan beschouwd als subcontractanten van deze hoofdpartner. In toepassing van artikel 55 van het Koninklijk Besluit dd. 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, wordt het toegestaan dat een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid bestaande uit een geselecteerde en één of meer niet-geselecteerde personen, een offerte indient, doch dit kan enkel mits voorafgaande schriftelijke toestemming vanwege HAVILAND. Alle bescheiden en nota s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedagtekend en ondertekend onder de vermelding opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden. Blz. 10

11 BIJLAGE I : FORMULIER MBT DE KANDIDATUURSTELLING KANDIDATUURSTELLING VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP Overeenkomst voor het uitbesteden van alle IT-activiteiten van Haviland voor een periode van vier jaar. Onderhandelingsprocedure met bekendmaking Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Ofwel (1) De vennootschap (benaming, rechtsvorm): met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.: B.T.W. (alleen in België) nr.: Hij legt de volgende documenten neer : -documenten betreffende de juridische situatie van de inschrijver; -documenten betreffende de technische bekwaamheid van de inschrijver. De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 11

12 Bijlage II : Verplichte referentietabel Referentietabel (zo vaak als nodig kopiëren) Referentie <bedrijf> 1. Naam van het project 2. Naam van het bedrijf 3. Sector 4. Contactpersoon 5. Gegevens 6. Omvang van het project 7. Doelstellingen - 8. Data (per fase) Begindatum Fase Einddatum 9. Budget (Eur) A. Uitrusting B. Software C. Diensten 10. Samenvatting en korte beschrijving van de rol en het deel van eventuele onderaannemers 11. Complexiteit 12. Samenvatting en korte beschrijving van de bronsystemen 13. Samenvatting en korte beschrijving van de gebruikte systemen voor de realisatie van het project 14.Tooling en methodes 15. Overzicht van de toegewezen profielen; (Totaal) aantal personen en mandagen voor het hele project A. Naam van het/de bedrijf/ven B. Marktaandeel C. Vaardigheden A. Uitrusting B. Software C. Ontwikkelings-omgeving A. Uitrusting B. Software C. Ontwikkelings-omgeving Instrument / Methode : Profiel 1 : Profiel 2 : Profiel 3 : Profiel 4 : Profiel 5 : Totaal : 16. Handtekening klant (contactpersoon onder punt 4) Blz. 12