REGLEMENT VOORDRACHTSCOMMISSIE VERTEGENWOORDIGERS VAN DEELNEMERS EN VOORDRACHTSCOMMISSIE VERTEGENWOORDIGERS VAN PENSIOENGERECHTIGDEN

Transcriptie

1 REGLEMENT VOORDRACHTSCOMMISSIE VERTEGENWOORDIGERS VAN DEELNEMERS EN VOORDRACHTSCOMMISSIE VERTEGENWOORDIGERS VAN PENSIOENGERECHTIGDEN [Versie 1 januari 2019]

2 ARTIKEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1. Indien en voor zover van toepassing, zijn ten aanzien van dit reglement de begripsbepalingen zoals opgenomen in de statuten van toepassing. 2. Dit reglement bevat bepalingen inzake de samenstelling, de werkwijze en de bevoegdheden van de voordrachtscommissie, als bedoeld in artikel 6 lid 7 sub a van de statuten, welke voordrachtscommissie bestuursleden namens de deelnemers voor benoeming voordraagt. Het bepaalde in de artikelen 2 tot en met 4 is op die commissie van toepassing. 3. Dit reglement bevat bepalingen inzake de samenstelling, de werkwijze en de bevoegdheden van de voordrachtscommissie, als bedoeld in artikel 6 lid 7 sub b van de statuten, welke voordrachtscommissie de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan bijstaat bij het opmaken van de voordracht voor de benoeming van bestuursleden namens de pensioengerechtigden. Het bepaalde in de artikelen 5 tot en met 7 is op die commissie van toepassing. ARTIKEL 2 SAMENSTELLING VOORDRACHTSCOMMISSIE BENOEMING VERTE- GENWOORDIGERS DEELNEMERS 1. De voordrachtscommissie bestaat uit vier stemgerechtigde leden en twee nietstemgerechtigde leden. 2. Het bestuur en de COR wijzen ieder afzonderlijk twee leden aan die zitting hebben in de voordrachtscommissie. De door het bestuur aan te wijzen leden dienen vertegenwoordigers van de werknemersgeleding in het bestuur te zijn. De door de COR aan te wijzen leden dienen deelnemer te zijn. De voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter van de voordrachtscommissie is de afgevaa r- digde vanuit het bestuur (namens de werknemersgeleding). 3. Daarnaast wijzen het bestuur en de COR ieder afzonderlijk twee plaatsvervangende leden aan. De door het bestuur aan te wijzen plaatsvervangende leden dienen vertegenwoordigers van de werknemersgeleding in het bestuur te zijn. De door de COR aan te wijzen plaatsvervangende leden dienen deelnemer te zijn. De plaatsvervangende leden treden op bij afwezigheid van de leden of indien de voordracht een lid van de voordrachtscommissie zelf betreft (met inachtneming van artikel 4, lid 8). 4. De voordrachtscommissie bestaat voorts uit twee leden vanuit het bestuursbureau aan te wijzen door het bestuur. Zij ondersteunen de voordrachtscommissie secretarieel en eventueel met advies. Deze leden hebben geen stemrecht bij het nemen van besluiten als vermeld in artikel 3, leden 3 en 4 en artikel 4, leden 1 en De leden van de voordrachtscommissie (is niet van toepassing op lid 4) worden aangewezen voor een periode van vier jaar (met een maximum van twee termijnen). Het lid dat in een vacature voorziet, die is ontstaan door een tussentijdse beëindiging van een lidmaatschap, heeft zitting voor het resterende deel van de periode waarvoor het lid was aangewezen. Reglement Voordrachtscommissie 2 Versie 1 januari 2019

3 6. Het lidmaatschap van de voordrachtscommissie eindigt door bedanken, ontslag door het orgaan dat hem heeft aangewezen en ingeval van faillissement, surseance van betaling of curatele. ARTIKEL 3 HET SELECTEREN VAN KANDIDAAT BESTUURSLEDEN (WERKNE- MERSVERTEGENWOORDIGERS) 1. De voordrachtscommissie vormt een pool van kandidaat bestuursleden namens de deelnemers. De pool mag maximaal 8 kandidaat bestuursleden bevatten. 2. Hiervoor plaatst de voordrachtscommissie een schriftelijke oproep tot kandidaatstelling onder alle deelnemers. De oproep gaat vergezeld van het benodigde functieprofiel en geschiktheidseisen. Normaliter gebeurt dit eens in de twee jaar, tenzij de voordrachtscommissie het noodzakelijk acht dit vaker te organiseren. 3. De voordrachtscommissie selecteert op basis van de ingezonden schriftelijke reacties de meest geschikte kandidaten (met inachtneming van lid 6) en nodigt deze uit voor een gesprek. Hiervoor is een unaniem besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist. 4. De voordrachtscommissie beslist of de kandidaat wordt toegevoegd aan de pool van kandidaat bestuursleden (met inachtneming van lid 6). Hiervoor is een unaniem besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist. 5. De kandidaten worden mondeling geïnformeerd en vervolgens schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit bedoeld in het vorige lid. 6. Kandidaat bestuursleden worden getoetst op het voldoen aan het vereiste functieprofiel met de daarbij behorende geschiktheidseisen. Tevens worden kandidaat bestuursleden getoetst op de mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling. Hierbij wordt gekeken naar onder andere de volgende aspecten: a. een eventueel bestaande hiërarchische verhouding. b. een (kandidaat) bestuurslid is werkzaam bij een zakelijke relatie van het fonds of een afdeling van een van de aangesloten ondernemingen die direct werkzaamheden uitvoert voor het fonds. c. overige redenen waardoor zich een mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling kan voordoen (naar het oordeel van de voordrachtscommissie). ARTIKEL 4 VOORDRACHT BESTUURSLEDEN (WERKNEMERSVERTEGENWOOR- DIGERS) 1. In geval van een (tussentijdse) vacature van een deelnemersbestuurslid zal de voordrachtscommissie een selectie van kandidaat bestuursleden maken uit de pool en deze uitnodigen voor een gesprek op basis van het vereiste functieprofiel. Aftredende bestuursleden mogen zich opnieuw kandidaat stellen en kunnen door de voordrachtscommissie uitgenodigd worden voor een gesprek. Voor het opstellen van de hiervoor bedoelde selectie is een unaniem besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist (met inachtneming van artikel 3, lid 6). Reglement Voordrachtscommissie 3 Versie 1 januari 2019

4 2. Kandidaat bestuursleden onder lid 1 zijn gehouden de voordrachtscommissie te voorzien van recente informatie ten behoeve van de benoemingsprocedure waaronder een CV. 3. De voordrachtscommissie kiest uit de selectie van lid 1 een kandidaat bestuurslid en draagt de kandidaat voor aan het bestuur. Hiervoor is een unaniem gemotiveerd besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist (met inachtneming van artikel 3, lid 6). 4. In aanvulling op de procedure in de leden 1 t/m 3 kunnen plaatsvervangende bestuursleden namens de deelnemers zich kandidaat stellen en kan de voordrachtscommissie een plaatsvervangend bestuurslid voordragen als deelnemersbestuurslid. Hiervoor is een unaniem gemotiveerd besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist (met inachtneming van artikel 3, lid 6). De voordracht vindt plaats nadat het plaatsvervangend bestuurslid getoetst is door de voordrachtscommissie op het voldoen aan het vereiste functieprofiel met de daarbij behorende geschiktheidseisen. 5. Indien het bestuur de voorgedragen kandidaat, na marginale toetsing, niet benoemt als bestuurslid, zal de voordrachtscommissie een nieuw kandidaat bestuurslid voordragen conform de leden 1 tot en met 4 van dit artikel. 6. Indien het bestuur het voorgedragen kandidaat bestuurslid wil benoemen, wordt de kandidaat voor toetsing voorgedragen aan DNB. 7. Het kandidaat bestuurslid is definitief benoemd indien DNB hiertegen geen bezwaar heeft. 8. Als een lid van de voordrachtscommissie zich bij de behandeling van een concrete vacature kandidaat stelt, treedt dit lid tijdelijk, voor de behandeling van dit onderwerp terug uit de voordrachtscommissie. ARTIKEL 5 SAMENSTELLING VOORDRACHTSCOMMISSIE BENOEMING VERTE- GENWOORDIGERS PENSIOENGERECHTIGDEN 1. De voordrachtscommissie bestaat uit twee stemgerechtigde leden en vier nietstemgerechtigde leden. 2. De voordrachtscommissie bestaat uit de twee vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan. Het bestuur wijst voorts als lid aan twee (plaatsvervangende) bestuursleden (namens de werknemersgeleding). De voorzitter respectievelijk plaatsvervangend voorzitter van de voordrachtscommissie is de afgevaardigde vanuit het bestuur (namens de werknemersgeleding). 3. De plaatsvervangende bestuursleden treden op bij afwezigheid van een bestuurslid dat op grond van het bepaalde in lid 2 zitting heeft in de voordrachtscommissie of indien de voordracht een bestuurslid zelf betreft (met inachtneming van artikel 7, lid 8). Indien in het verantwoordingsorgaan slechts een vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden zitting heeft, er sprake is van belet of ontstentenis van een dergelijke vertegenwoordiger, of het bepaalde in artikel 7, lid 7 toepassing vindt, bestaat de voordrachtscommissie tijdelijk uit vijf leden Reglement Voordrachtscommissie 4 Versie 1 januari 2019

5 en oefent de overblijvende vertegenwoordiger de hier vermelde taak en bevoegdheden uit. 4. De voordrachtscommissie bestaat voorts uit twee leden vanuit het bestuursbureau aan te wijzen door het bestuur. Zij ondersteunen de voordrachtscommissie secretarieel en eventueel met advies. 5. Uitsluitend de vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan hebben stemrecht bij het nemen van besluiten als vermeld in artikel 6, leden 3 en 4 en artikel 7, leden 1, 3 en De leden van de voordrachtscommissie, als bedoeld in lid 2, worden aangewezen voor een periode van vier jaar (met een maximum van twee termijnen). Het lid dat in een vacature voorziet, die is ontstaan door een tussentijdse beëindiging van een lidmaatschap, heeft zitting voor het resterende deel van de periode waarvoor het lid was aangewezen. 7. Het lidmaatschap van de voordrachtscommissie eindigt: a. indien het een lid betreft dat vertegenwoordiger van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan is: indien hij ophoudt lid te zijn van het verantwoordingsorgaan; b. indien het een lid betreft dat bestuurslid van het fonds is: indien hij ophoudt bestuurslid van het fonds te zijn; c. indien het een vanuit het bestuursbureau benoemd lid betreft: door ontslag door het bestuur en ingeval van faillissement, surseance van betaling of curatele. ARTIKEL 6 HET SELECTEREN VAN KANDIDAAT BESTUURSLEDEN (PENSIOEN- GERECHTIGDEN) 1. De voordrachtscommissie vormt een pool van kandidaat bestuursleden namens de pensioengerechtigden. De pool mag maximaal 4 kandidaat bestuursleden bevatten. 2. Hiervoor plaatst de voordrachtscommissie een schriftelijke oproep tot kandidaatstelling onder alle pensioengerechtigden. De oproep gaat vergezeld van het benodigde functieprofiel en geschiktheidseisen. Normaliter gebeurt dit eens in de twee jaar, tenzij de voordrachtscommissie het noodzakelijk acht dit vaker te organiseren. 3. De voordrachtscommissie selecteert op basis van de ingezonden schriftelijke reacties de meest geschikte kandidaten (met inachtneming van lid 6) en nodigt deze uit voor een gesprek. Hiervoor is een unaniem besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist. 4. De voordrachtscommissie beslist of de kandidaat wordt toegevoegd aan de pool van kandidaat bestuursleden (met inachtneming van lid 6). Hiervoor is een unaniem besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist. 5. De kandidaten worden mondeling geïnformeerd en vervolgens schriftelijk op de hoogte gebracht van het besluit bedoeld in het vorige lid. 6. Kandidaat bestuursleden worden getoetst op het voldoen aan het vereiste functieprofiel met de daarbij behorende geschiktheidseisen. Tevens worden kandi- Reglement Voordrachtscommissie 5 Versie 1 januari 2019

6 daat bestuursleden getoetst op de mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling. Hierbij wordt gekeken naar onder andere de volgende aspecten: a. een eventueel huidige of voorgaande hiërarchische verhouding. b. een (kandidaat) bestuurslid is werkzaam bij een zakelijke relatie van het fonds of een afdeling van een van de aangesloten ondernemingen die direct werkzaamheden uitvoert voor het fonds. c. overige redenen waardoor zich een mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling kan voordoen (naar het oordeel van de voordrachtscommissie). ARTIKEL 7 VOORDRACHT BESTUURSLEDEN (PENSIOENGERECHTIGDEN) 1. In geval van een (tussentijdse) vacature van een pensioengerechtigdenbestuurslid zal de voordrachtscommissie een selectie van kandidaat bestuursleden maken uit de pool en deze uitnodigen voor een gesprek op basis van het vereiste functieprofiel. Aftredende bestuursleden mogen zich opnieuw kandidaat stellen en kunnen door de voordrachtscommissie uitgenodigd worden voor een gesprek. Voor het opstellen van de hiervoor bedoelde selectie is een unaniem besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist (met inachtneming van artikel 6, lid 6). 2. Kandidaat bestuursleden onder lid 1 zijn gehouden de voordrachtscommissie te voorzien van recente informatie ten behoeve van de benoemingsprocedure waaronder een CV. 3. De voordrachtscommissie kiest uit de selectie van lid 1 een kandidaat bestuurslid. Hiervoor is een unaniem gemotiveerd besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist (met inachtneming van artikel 6, lid 6). De vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan dragen de kandidaat vervolgens voor benoeming aan het bestuur voor. 4. In aanvulling op de procedure in de leden 1 t/m 3 kunnen plaatsvervangende bestuursleden namens de pensioengerechtigden zich kandidaat stellen en kan de voordrachtscommissie een plaatsvervangend bestuurslid voordragen als pensioengerechtigdenbestuurslid. Hiervoor is een unaniem gemotiveerd besluit van de stemgerechtigde leden van de voordrachtscommissie vereist (met inachtneming van artikel 6, lid 6). De voordracht vindt plaats nadat het plaatsvervangend bestuurslid getoetst is door de voordrachtscommissie op het voldoen aan het vereiste functieprofiel met de daarbij behorende geschiktheidseisen. De vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan dragen de kandidaat vervolgens voor benoeming aan het bestuur voor. 5. Indien het bestuur de voorgedragen kandidaat, na marginale toetsing, niet benoemt als bestuurslid, zal de voordrachtscommissie een nieuw kandidaat bestuurslid voordragen conform de leden 1 tot en met 4 van dit artikel. 6. Indien het bestuur de voorgedragen kandidaat bestuurslid wil benoemen, wordt de kandidaat voor toetsing voorgedragen aan DNB. 7. Het kandidaat bestuurslid is definitief benoemd indien DNB hiertegen geen bezwaar heeft. Reglement Voordrachtscommissie 6 Versie 1 januari 2019

7 8. Als een lid van de voordrachtscommissie zich bij de behandeling van een concrete vacature kandidaat stelt, treedt dit lid tijdelijk, voor de behandeling van dit onderwerp terug uit de voordrachtscommissie. ARTIKEL 8 WIJZIGING REGLEMENT Met inachtneming van het in de statuten bepaalde inzake reglementswijzigingen kan het bestuur besluiten tot wijzigingen in dit reglement. Dit besluit kan uitsluitend genomen worden gehoord hebbende de COR en het Verantwoordingsorgaan. ARTIKEL 9 INWERKINGTREDING Dit reglement is in werking getreden op 1 januari 2013 en laatstelijk gewijzigd per 1 januari Reglement Voordrachtscommissie 7 Versie 1 januari 2019