Eindverslag Ondersteuningsproject EMK 2013

Transcriptie

1 Eindverslag Ondersteuningsproject EMK

2 Inhoud 1. Inleiding Stuurgroep Interne Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK Uitgebreide Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK Proces samenstelling aanbod Eerste bevraging Tweede bevraging Conclusies uit de bevragingen Uitschrijven oproep en beoordelen offertes vorming over inputgebieden in het najaar Informant Overzicht aanbod en deelname Toelichting financiële tool (Vlaams Welzijnsverbond) Tewerkstellingsmaatregelen (Jobkanaal/Verso) Studiedag veranderingsmanagement (D-na & Informant) Coachend leiderschap (VOCA) Organisatiestructuren en - ontwikkeling (Mentor) Veranderingsmanagement (Tabor) Competentiemanagement (Tabor) Sociaal ondernemerschap (CESOC) Samenwerkingsverbanden (CESOC) Evaluatie Tewerkstellingsmaatregelen (Jobkanaal/Verso) Veranderingsmanagement (D-na & Informant) Organisatiestructuur en -ontwikkeling (Mentor) Coachend leiderschap (VOCA) Veranderingsmanagement (Tabor) Competentiemanagement (Tabor) Sociaal ondernemerschap (CESOC) Samenwerkingsverbanden (CESOC) Duurzaam resultaat Duurzaamheid van het aanbod Ontsluiting van het aanbod Overzicht van didactisch materiaal Bijlages

3 1. Inleiding Eind maart 2012 legde het Agentschap Jongerenwelzijn een eerste werknota neer naar aanleiding van het aangekondigde uitbreidingsbeleid van de residentiële capaciteit voor de jaren enerzijds en van een versnelde projectregularisering vanaf 1 januari 2013 anderzijds. De nota ambieert een transparant kader en plan van aanpak om de sector in de periode fundamenteel te hervormen en af te stemmen op de Integrale Jeugdhulp. Deze hervorming heeft een aantal doelstellingen voor ogen: 1. het erkenningsbeleid verloopt voortaan niet meer categoriaal maar typegemoduleerd. Men schaft de erkenningscategoriën af en erkent voorzieningen via typemodules (contextbegeleiding, verblijfsmodules, onderzoeksmodules, ondersteunende modules, ) 2. de financiering is enveloppengefinancierde via de erkenning van modules (voor iedere erkende module wordt een enveloppe voorzien). Men voorziet in een correctie voor anciënniteit via een anciënniteitsparameter op organisatieniveau. 3. voor personeel verdwijnt bijgevolg de tabel maximaal personeelskader en spilcapaciteiten (bijlage 2 van het toenmalige erkenningsbesluit). 70% van de uitgave van de enveloppe moeten personeelskosten zijn; 4. flexibiliteit wordt op organisatieniveau structureel ingebouwd : 85% inzet zoals men erkend is, men kan deze flexibiliteit ook inzetten voor innovatie. 5. in de regelgeving wordt vanaf 2013 in een experimenteel modulair kader voorzien. Dit experimenteel kader geldt voor de MFC s, de projecten, de proeftuinen, de voorzieningen die een uitbreiding krijgen in 2013 en voorzieningen die ombouwden in 2012 en als MFC willen werken vanaf projectregularisatie vanaf 1 januari 2013 van onthemende projecten, YAR, de vier time-out projecten, de pedagogische projecten en de drie proeftuinen. 7. in de overgang van de huidige naar de toekomstige erkenning wordt het residentiële aanbod gedynamiseerd door per 12 capaciteitseenheden 1 eenheid om te zetten in contextbegeleiding (CB) of contextbegeleiding BZW. Zo worden 217 residentiële plaatsten omgevormd in contextbegeleiding zodat overal waar residentieel wordt gewerkt multifunctioneel werken mogelijk is. Dit gebeurt niet voor exclusieve residentiële capaciteit voor 0-12 jarigen. 8. de volledige BZW-capaciteit (n= 240) wordt op deze manier uit de residentiële begeleidingscapaciteit gehaald: initiatieven kunnen budgetneutrale voorstellen doen. 9. er komt in een aanzienlijke residentiële capaciteitsuitbreiding. 3

4 Heel het model werd door het Agentschap Jongerenwelzijn vertaald in de rondzendbrief betreffende het Experimenteel Modulair Kader d.d. 18 juli 2012 met als bijlage een nota over de hertekening van het private aanbod. De Vlaamse Regering wijzigde op 11 januari 2013 het erkennings- en subsidiëringsbesluit van de private voorzieningen BJB van 13 juli 1994 in functie van het experimenteel modulair kader. Dit maakt het voor de begeleidingstehuizen, de gezinstehuizen, de dagcentra, de thuisbegeleidingsdiensten en de autonome diensten voor Begeleid Zelfstandig Wonen mogelijk om hun erkenning van erkenningscategorie (voorziening) om te zetten in een erkenning als organisatie voor Bijzondere Jeugdzorg. Dit moet uiterlijk gebeuren tegen eind % van de capaciteit van deze voorzieningen doet dit begin Op 16 juli 2013 verspreidde het agentschap een rondzendbrief met een tweede oproep tot instappen op 1 januari Voor de OOOC's (onthaal-, oriëntatie- en observatiecentra) wordt een gelijkaardig traject bewandeld. Dit traject wordt in de loop van 2013 voorbereid met de OOOC en treedt in werking op 1 januari De CIG (Centra voor Integrale Gezinsondersteuning) gaan eveneens op 1 januari 2014 over van het departement naar het Agentschap Jongerenwelzijn. Het agentschap bereidde dit proces in de loop van 2013 voor met de CIG. Ook zij zullen modulair erkend en gefinancierd worden. De diensten voor pleegzorg, ten slotte, komen door het decreet pleegzorg van 29 juni 2012 en het betreffende uitvoeringsbesluit, dat voorziet in intersectorale provinciale pleegzorgdiensten,vanaf 1 januari 2014 onder het Agentschap Jongerenwelzijn met heel hun werking). Zij zullen prestatiegericht modulair gefinancierd worden. Er zal nog 1 dienst erkend worden per provincie. Zo fusioneren zij van meer dan 20 diensten over Vlaanderen naar vijf diensten Dit alles vormt in feite de meest ingrijpende hervorming voor de sector Jeugdzorg sinds 30 jaar. De hervorming gaat van een andere financiering (van een loonfinanciering naar een enveloppenfinanciering), over een wijzigende inhoud (doorzetten van de MFC-werking naar de hele sector met de nadruk op contextgericht werken) tot een andere organisatievorm (afbouwen van erkenningscategorieën naar 1 organisatie) en sterkere samenwerkingsverbanden (van samenwerking tot in sommige gevallen fusie) tussen voorzieningen in en buiten de sector. Om de voorzieningen hierin te ondersteunen wordt dit ondersteuningstraject uitgebouwd door de koepels bijzondere jeugdzorg (met name Jongerenbegeleiding-Informant, het Pluralistisch Platform Jeugdzorg en het Vlaams Welzijnsverbond) in samenwerking met het Agentschap Jongerenwelzijn. Dit vertaalde zich in de overeenkomst die de basis vormt van dit project. De convenant inzake het 4

5 Ondersteuningsproject EMK 2013 werd in de loop van het voorjaar 2013 door alle betrokken partijen ondertekend. Met dit ondersteuningsproject richtten we ons in eerste instantie tot de organisaties voor bijzondere jeugdzorg die in 2013 in het experimenteel modulair kader (emk) stapten. De focus van het aanbod richt zich op managementondersteunende initiatieven. De intrede van het emk gaat immers gepaard met heel wat managementgerichte vraagstukken. Reeds voor de zomer 2013 werd gestart met een vormingsaanbod. Het zwaartepunt van de initiatieven lag evenwel in het najaar van In de vormingen die in het najaar georganiseerd werden, werden de door de instappers van 2013 niet ingevulde plaatsen in de vorming nog in extremis opengesteld voor de instappers in het emk in 2014, de OOOC, de CIG en de diensten voor pleegzorg. Deze tweede groep zal voorrang krijgen in een nieuw ondersteuningsproject dat uitgewerkt wordt in

6 2. Stuurgroep Voor de uitwerking, ondersteuning van en de reflectie over het Ondersteuningsproject EMK werden op twee niveaus stuurgroepen opgericht, enerzijds de interne Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK en anderzijds de uitgebreide Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK. 2.1 Interne Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK De interne Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK bestond uit de stafmedewerkers van de respectievelijke koepels in de bijzondere jeugdzorg en directies van twee organisaties voor de bijzondere jeugdzorg, ingestapt in het emk, van elke koepel. De Stuurgroep was samengesteld uit de volgende personen: Voor Jongerenbegeleiding-Informant: Annelies Mincke, stafmedewerker; Geert Ginneberge, Hadron vzw; Hilt Luyten, Cirkant vzw. Voor Pluralistisch Platform Jeugdzorg: Katrien Herbots, sectorcoördinator Bijzondere Jeugdzorg; Tom Herbots, MFC Combo vzw; Bernard Velghe, De Walhoeve vzw. Voor Vlaams Welzijnsverbond: Eddy Van den Hove, stafmedewerker; Eveline Popelier, Binnenstad vzw; Luc Stock, Jongerenzorg vzw. Haar opdracht was de inhoudelijke, vormelijke en financiële uitwerking, de organisatie, de opvolging en de afronding van het ondersteuningsaanbod. Voor de concrete uitwerking en verzorging van het ondersteuningsaanbod ging de Stuurgroep na waar expertise zat. De voorbereidende vergaderingen gebeurden in hoofdzaak door de stafleden van de koepels Jongerenbegeleiding-Informant, het PPJ,en het Vlaams Welzijnsverbond. Voor de periode waarop dit werkingsverslag van toepassing is, namelijk het werkingsjaar 2013 kwam de interne Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK negen maal samen, namelijk: dinsdag 19 februari 2013; woensdag 13 maart 2013; woensdag 24 april 2013; 6

7 dinsdag 7 mei 2013; vrijdag 31 mei 2013; dinsdag 11 juni 2013; woensdag 3 juli 2013; dinsdag 27 augustus 2013; woensdag 4 december Ook hadden een of meerdere leden overlegmomenten met een aantal aanbieders: Jan Verdée (Jobkanaal): woensdag 3 april Wim van Opstal en Astrid Coates (CESOC): dinsdag 21 mei 2013, dinsdag 11 juni 2013 en maandag 16 december Nancy Cantens (Mentor): vrijdag 20 augustus Uitgebreide Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK De uitgebreide Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK bestond uit de interne Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK, het afdelingshoofd van Voorzieningenbeleid (David Debrouwere) en een medewerker Voorzieningenbeleid (Bram Antheunis) van het Agentschap Jongerenwelzijn en de raadgever Jeugdhulp van het kabinet van Minister Vandeurzen (Peter Casteur). De uitgebreide Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK volgende de uitvoering van de convenant rond het Ondersteuningsproject EMK op en dit zowel op inhoudelijk, organisatorisch als financieel vlak. Voor de periode waarop dit werkingsverslag van toepassing is, namelijk het werkingsjaar 2013 kwam de uitgebreide Stuurgroep Ondersteuningsproject EMK vijf maal samen, namelijk: dinsdag 5 maart; dinsdag 7 mei; dinsdag 11 juni; dinsdag 17 oktober; dinsdag 17 december. De verslagen van deze overlegmomenten zijn terug te vinden onder 'Bijlage 1'. 7

8 3. Proces samenstelling aanbod Het proces voor de uitwerking van het aanbod werd uitgetekend en geleid door de hierboven beschreven interne en uitgebreide stuurgroep Eerste bevraging De interne stuurgroep organiseerde via google docs een bevraging bij de private voorzieningen, ingestapt in het emk in 2013, waarbij gepeild werd naar hun ondersteuningsbehoeften en de wijze waarop ze deze ondersteuning wensten te krijgen. De stuurgroep schoof via de bevraging reeds enkele thema s naar voren. De deelnemers konden met een 5 puntenschaal aangeven in welke mate ze thema s als organisatieontwikkeling, onderzoeken en opvolging van effecten van de reorganisatie, de financiële monitoring, de afstemming IJH en visie Staten-Generaal en ten slotte een ICT-ondersteuning belangrijk achten. Zij konden ook aangeven of ze deze ondersteuning wensten via een helpdesk, opleiding, onderzoek en/of intervisie. Daarnaast konden de voorzieningen via een open bevraging nog aanbevelingen of opmerkingen formuleren. Hieronder volgt een weerslag van de resultaten van deze bevraging. Resultaten 1) Geef een rangorde van belangrijkheid van thema s aan, waarbij 1 als het minst belangrijke en 5 als het meest belangrijke wordt ervaren. - Organisatieontwikkeling 1 (minst belangrijk) 3 7% 2 4 9% % % 5 (meest belangrijk) 18 42% 8

9 2) Geef een rangorde van belangrijkheid van thema s aan, waarbij 1 als het minst belangrijke en 5 als het meest belangrijke wordt ervaren. - Onderzoeken en opvolgen van effecten van reorganisatie 1 (minst belangrijk) 3 7% % % % 5 (meest belangrijk) 11 26% 3) Geef een rangorde van belangrijkheid van thema s aan, waarbij 1 als het minst belangrijke en 5 als het meest belangrijke wordt ervaren. - Afstemming met integrale jeugdhulp en visie Staten- Generaal 1 (minst belangrijk) 7 16% % % % 5 (meest belangrijk) 4 9% 9

10 4) Geef een rangorde van belangrijkheid van thema s aan, waarbij 1 als het minst belangrijke en 5 als het meest belangrijke wordt ervaren. - Financiële monitoring 1 (minst belangrijk) 5 12% 2 1 2% % % 5 (meest belangrijk) 16 37% 5) Geef een rangorde van belangrijkheid van thema s aan, waarbij 1 als het minst belangrijke en 5 als het meest belangrijke wordt ervaren. - ICT-toepassingen 1 (minst belangrijk) 11 26% % % % 5 (meest belangrijk) 4 9% 10

11 6) Welke vorm van ondersteuning wenst men voor welk thema? a) Geef je voorkeur van methode aan voor het thema ORGANISATIEONTWIKKELING. Helpdesk 7 17% Opleiding 28 68% Onderzoek 4 10% Intervisie 27 66% Mensen kunnen meer dan één selectievakje selecteren, en daarom kan het percentage hoger dan 100% zijn. b) Geef je voorkeur van methode aan voor het thema ONDERZOEKEN EN OPVOLGEN VAN EFFECTEN VAN REORGANISATIE. Helpdesk 3 7% Opleiding 10 24% Onderzoek 28 67% Intervisie 19 45% Mensen kunnen meer dan één selectievakje selecteren, en daarom kan het percentage hoger dan 100% zijn. c) Geef je voorkeur van methode aan voor het thema AFSTEMMING MET INTEGRALE JEUGDHULP EN VISIE STATEN-GENERAAL. Helpdesk 6 15% Opleiding 13 33% Onderzoek 12 31% Intervisie 19 49% Mensen kunnen meer dan één selectievakje selecteren, en daarom kan het percentage hoger dan 100% zijn. 11

12 Conclusies van de bevraging Rangorde van belangrijkheid ondersteuning voorzieningen op basis van de bevraging: 1. Organisatieontwikkeling: via opleiding en intervisie 2. Financiële monitoring: via helpdesk en opleiding 3. Onderzoeken en opvolgen van effecten van reorganisatie: via onderzoek en intervisie 4. Afstemming IJH en visie Staten-Generaal: via intervisie 5. ICT: via helpdesk en opleiding Vanuit de open bevraging kwamen onder andere elementen naar voor die de nadruk legden op: financiële ondersteuning en leefbaarheid; de impact van de enveloppe op de verhouding werkgever-werknemer (wegvallen van bijlage 2 van het erkenningsbesluit); het beheersen van de organisatie qua bezettingsgraden, FID-parameters, en de vrees dat hier veel tijd zal moeten naartoe gaan. Hoe kunnen we dit voorkomen? Hoe kunnen voorzieningen hierin ondersteund worden?; hoe voorkomen om te vervallen in een eenzijdig verhaal van aantoonbaarheid van face-to-face contacten met een verhoogde registratiedruk als gevolg?; 12

13 de mogelijkheid om flexibel te kunnen werken; regionale afstemming (ook het werken vanuit één sectorale visie staten-generaal) wordt steeds belangrijker. Hoe ons hier op organiseren?; wat kunnen voorzieningen leren uit het MFC-project?; aandacht geven aan verschillende snelheden van organisaties die instappen; aandachtspunt: voldoende focus op verbeterde kwaliteit van hulpverlening aan cliënten. Hoe ondersteuning verder realiseren? Een bespreking van de bovenstaande resultaten op de interne stuurgroep resulteerde tot de oplijsting van drie uitgangspunten. Deze vormende leidraad voor de verdere uitwerking van de ondersteuningsopdracht en om de verantwoordelijkheden van de verschillende partners duidelijk te maken: de implementatie van nieuwe regelgeving is de verantwoordelijkheid van het Agentschap Jongerenwelzijn; het belang van een opvolgingsstructuur (met oog op eventuele bijsturing) van het experiment: IVA, koepels, kabinet, vakbonden en academici; de effectieve ondersteuning van de voorzieningen die in het emk stappen: taakverdeling nog af te spreken met een gecoördineerde aanpak. Afhankelijk van budget en expertise door een stuurgroep opdrachten uitbesteden aan koepels, steunpunten of vormingsdiensten. o Koepels: financiële tool ontwikkelen ism agentschap organisatieontwikkeling ism met vormingsdienst organisatie intervisie ivm organisatieontwikkeling effecten van reorganisatie en afstemming met IJH en Staten-Generaal. o Agentschap Jongerenwelzijn: Dataverzameling - BinC o Expertiseplatform eventueel: Onderzoek effecten (cliënten medewerkers organisaties). 13

14 3.2. Tweede bevraging De resultaten van deze schriftelijke bevraging werden teruggekoppeld, besproken en verder verfijnd tijdens de verschillende interne overlegmomenten die iedere koepel met haar leden organiseerde. Na bundeling ervan, werd gekomen tot de volgende resultaten: 1. De financiële monitoring Ontwikkelen van een instrument die de betrokken voorzieningen ondersteunt in de opmaak en de opvolging van de begroting, in het bijzonder voor wat de component personeelskosten betreft; organiseren van regionale toelichting over het gebruik van het instrument; het voorzien in een helpdesk voor vragen inzake het gebruik van het instrument. 2. Het management van de inputgebieden Organisatiestructuur en -ontwikkeling o Hoe bouw je een organisatie om van een erkende voorziening o.b.v erkenningscategorieën naar een poule van modules? o Welke mogelijke organisatiestructuren zijn er? o Hoe realiseer je de zorgcontinuïteit? Veranderingsmanagement o Hoe ga je om met verandering in een organisatie? Functies die fundamenteel wijzigen. o Gevolgen voor de missie, visie en strategische en operationele doelstellingen. o Voor een aantal medewerkers zal de inhoud van het werk veranderen ze moeten inzicht krijgen op het bredere veldwerk. o Hoe maak je het veranderingsproces transparant in de organisatie? o Hoe neem je de medewerkers mee in een nieuw verhaal? (communicatie, weerstand,...). Een studiedag en een publicatie waarin al deze elementen worden opgenomen, kunnen voorzieningen op weg zetten. Verloningsbeleid o Verloningssystemen en verloningsmanagement: zijn de barema s nog de barema s? We vallen nu terug op de cao s die bestaan. Hoe omgaan met startbanen, bijzondere statuten, rsz-vermindering, groepsverzekering, maaltijdscheques,... Wat zijn hier de mogelijkheden? o Hoe kan je omgaan met ziektevervangingen, anciënniteit? Zijn hier systemen voor? 14

15 Personeelsbeleid o Hoe zorg je voor een continuïteit in je personeel in een tijd van grote veranderingen? o De impact van het thuiswerken. o Het modulair kader vraagt veel flexibiliteit van het personeel: Invloed op werkdruk? Nodige randvoorwaarden vanuit de voorziening, om deze flexibiliteit en bolwerken takenpakket mogelijk te maken? Intervisiegroepen Voor organisaties die pas ingestapt zijn, kan een studiedag met voorbeelden en aandachtspunten een goede start zijn. Vanuit deze studiedag kunnen ondersteunende processen tot stand komen. Competentiemanagement o Door modulering nieuwe inhouden: wat zijn competentieprofielen. Is er een zekere mate van consensus hierover? o Wat is de verruimde breedsporige contextbegeleiding? Sociaal ondernemerschap o Het zal er als werkgever anders aan toe gaan hoe maak je keuzes dit verhoogt de druk op wat baseer je je om objectiveerbare keuzes te maken. Hoe creëer je zelf een kader, als sociaal ondernemer. Je komt tot een andere verhouding werkgever werknemer. o Omgaan met personeelsafvaardiging: zal ook belangrijker worden voor kleine voorzieningen. o Afsluiten van convenanten rond vernieuwing (is een overgangsprobleem) o Hoe ga je om met concurrentie tussen voorzieningen? Hoe beschermen we ons daarin? o Van een aanbodgestuurde naar een vraaggestuurde hulpverlening, van een functiegericht naar productgerichte organisatie. Maar met behoud van de expertise en know how die er nu is. Concrete workshops-opleidingen. Samenwerkingsstructuren en modellen. Platforms creëren voor registratiesystemen. Inhoud & organisatie van hulpverlening o Vormgeving en organisatie interne regie. o Vorming contextbegeleiding voor begeleiders. o Werken rond concrete processen en methodieken in de hulpverlening. 15

16 o o o Hoe vul je de ondersteunende modules in? Hoe zorg je voor zorgcontinuïteit? Multifunctioneel werken zal ook niet voor elke cliënt de beste oplossing zijn. Wat zijn de effecten op de totale cliëntengroep? Hoe residentieel luik blijvend kwalitatief laten draaien (sterke focus op context). Intervisiegroepen + toelichting/reflectie uit wetenschappelijke hoek Intervisies koppelen aan concrete praktijken zoals bv. vanuit de CANO-voorzieningen. 3.3 Bevindingen uit beide bevragingen Op de uitgebreide stuurgroep van 5 maart 2013 werd op basis van de resultaten van de bevragingen de volgende voorstellen naar voren geschoven. De vragen van voorzieningen situeren zich op twee niveaus, namelijk een aantal concretere vragen enerzijds en een aantal meer inhoudelijke zaken anderzijds. Andere vragen zijn niet echt EMK gerelateerd zijn. Dit moest verder uitgezuiverd worden. In eerste instantie is er onmiddellijke nood aan vorming rond hoe men op de personeelskost besparend kan werken. Op korte termijn moest een eerder informatief moment plaatsvinden. Daarnaast moest het aanbod zo snel mogelijk worden geconcretiseerd, in het bijzonder op het vlak van inhoud en partners. Er werd geopteerd om een aanbod uit te werken dat zich voornamelijk situeert op management en organisatieontwikkelingsniveau. Expertisedeling, informatie-uitwisseling, ondersteuning op het inhoudelijk luik van modulair werken lijkt als taak eerder weggelegd te zijn voor het Expertiseplatform Jeugdzorg. Het ontwikkelen van een elektronisch alomvattend registratiesysteem leek niet haalbaar binnen dit traject en zou een veelvoud van de middelen inhouden. De aanpak van de uitwerking van het ondersteuningsaanbod werd in volgende tijdpad gegoten. Zo snel mogelijk wordt er een tool ontwikkeld en verspreid om de personeelskost te begroten en op te volgen; op zeer korte termijn (voorjaar 2013) volgt een vorming rond veranderingsmanagement en tewerkstellingsmogelijkheden. Hiervoor wordt gericht partners aangesproken; een diepgaandere vorming vindt plaats in het najaar Een oproep tot indienen van offertes wordt opgemaakt en zeer breed kenbaar gemaakt. 3.4 Uitschrijven oproep en beoordelen offertes vorming inputgebieden Op basis van de conclusies van de uitgebreide stuurgroep werd door de interne stuurgroep een oproep uitgeschreven en verstuurd naar verschillende organisaties (Cf. 'Bijlage 2'). 16

17 Er werden 21 offertes: 4 voor het thema veranderingsmanagement, 4 voor het thema organisatiestructuur en - ontwikkeling, 2 voor het thema sociaal ondernemerschap, 2 voor het thema samenwerkingsstructuren en modellen, 5 voor het thema personeelsbeleid, 2 voor het thema competentiemanagement en 2 totaaloffertes. Voor de kwantitatieve beoordeling van offertes ontwikkelden de leden van de interne stuurgroep zes criteria waaraan een bepaald gewicht werd gegeven, namelijk: inhoud van het aanbod (gewicht 3); de voorgestelde methodiek (gewicht 2); voorstel van duurzaam resultaat (gewicht 3); de competentie van de lesgever (gewicht 3); ervaring met de sector BJB (gewicht 1), en; de geografische spreiding van het aanbod (gewicht 1). Deze criteria werden gekoppeld aan een scoreschaal van 1 tot 4 (niet goed matig goed en zeer goed) en leidde tot een kwantitatieve score. Op basis van dit resultaat werden de verschillende offertes samen met hun kostprijs door de stafleden van de koepels vergeleken en werd een voorstel van beslissing voor de uitgebreide stuurgroep uitgewerkt. Door de diversiteit van het aanbod hield de interne stuurgroep rekening met de diversiteit van snelheid waarin verschillende organisaties BJB zitten. De stuurgroep koos ervoor niet 1 vorming te organiseren die iedereen kan/moet volgen. Eerder ging de voorkeur uit naar een vormingsaanbod per specifiek thema. Afhankelijk van het traject dat een bepaalde voorziening loopt en de prioriteiten die zich in de voorziening stellen kon de voorziening kiezen voor één bepaald of meerdere vormingsthema s. De uitgebreide stuurgroep van 7 mei 2013 kwam op basis voor het door de interne stuurgroep uitgewerkte voorstel tot de volgende beslissingen voor de vormingen in het najaar: Veranderingsmanagement: Tabor vzw; Organisatiestructuur- en verandering: Mentor vzw; Sociaal ondernemerschap: CESOC-KHLeuven; Personeelsbeleid, VOCA; Competentiemanagement: Tabor vzw; Samenwerkingsstructuren en modellen: CESOC-KHLeuven. Iedere indiener werd schriftelijk op de hoogte gebracht over de al dan niet weerhouding van hun offerte. De mogelijkheid tot nadere uitleg over niet weerhouding werd geboden. De meeste niet weerhouden kandidaten maakten hiervan gebruik. De reden tot afwijzing van hun kandidatuur werd gevolgd na verklaring van de motivatie tot niet weerhouding. 17

18 4. Informant Wat de coördinatie van de inschrijvingen van het vormingsaanbod in het najaar 2013 betreft, werd door de uitgebreide stuurgroep beslist dit uit te besteden aan Informant. Binnen deze gecoördineerde inschrijving nam Informant voor elke vorming volgende taken op: bekendmaking en communicatie aanbod; overleg en afstemming met de vormingsorganisaties; inschrijvingspagina's op site Informant; opvolging inschrijvingen en inschrijvingsbeleid; versturen en verwerken behoeftenbevraging; opmaak wegomschrijving; versturen praktische informatie; versturen herinneringsmails; opmaak en verzenden evaluatie;s verwerken evaluaties. 5. Overzicht aanbod en deelname Onderstaande geeft een overzicht van het gehele vormingaanbod onder het ondersteuningsproject EMK. Een overzicht van de inschrijvingen per aanbod, is terug te vinden in 'Bijlage 3'. 'Bijlage 3' omvat per vormingsaanbod een overzicht van de deelnemers binnen het ondersteuningsproject EMK Voor twee vormingen, met name voor 'Veranderingsmanagement' (Tabor) en de reeks 'sociaal ondernemen' en 'samenwerkingsverbanden' (CESOC), waren er na inschrijving door de EMK organisaties 2013, nog plaatsen vrij. Na overleg binnen de uitgebreide stuurgroep werd beslist dat dit aanbod bijgevolg ook opengesteld werd voor de instappers EMK 2014 en Ook deze deelnemers zijn opgenomen in de deelnemerslijst. 5.1 Toelichting financiële tool (Vlaams Welzijnsverbond) Ter ondersteuning van de voorzieningen in het EMK werd door Steven De Looze (stafmedewerker Vlaams Welzijnsverbond), in samenwerking met de leden van de financieel-economische commissie voor de sector Bijzondere Jeugdbijstand bij het Vlaams Welzijnsverbond, het bestand rekenmodule lonen ontwikkeld. Het doel van de rekenmodule lonen is een zo correct mogelijke loonbegroting te maken voor het komende jaar, met ook een detail van de loonkost per maand. Daarbij is de mogelijkheid voorzien om zelf simulaties te maken van het effect van een gewijzigd personeelsbeleid, 18

19 door de aanpassing van aantal parameters per individu of voor de volledige personeelsgroep. Verder kan tijdens het jaar na afloop van elke maand de reële loonkost ingevoerd worden, om op die manier op te volgen of men afwijkt van de begroting en de beschikbare personeelsenveloppe. Het bestand bevat een hele reeks tabbladen: het tabblad toelichting bevat meer informatie over de beveiliging van het bestand en de gehanteerde kleuren. Een aantal kleuren keren telkens terug en geven visueel aan welke cellen men moet invullen en welke beveiligd zijn. op het tabblad basisgegevens kunnen voor elke arbeidsovereenkomst een aantal gegevens ingevuld worden, die als basis gebruikt worden voor de verdere berekeningen. Een groot deel van deze gegevens kunnen de voorzieningen kopiëren uit een document van het Agentschap Jongerenwelzijn, namelijk het bestand met de berekening van de enveloppe met de lijst van personeelsleden in dienst op 1 januari. het tabblad barema s bevat alle barema s aan index 100% die van toepassing zijn binnen paritair comité op het tabblad parameters worden een aantal parameters weergegeven die gebruikt worden in de berekeningen. Voorzieningen kunnen deze parameters zelf nog wijzigen. voor elke maand is er een afzonderlijk tabblad waar de berekening van de loonkost in detail is terug te vinden. Hier kan men nog wijzigingen aanbrengen, bv. omwille van afwezigheden. op het tabblad jaaroverzicht totaal wordt per maand én per kwartaal een overzicht gegeven van de geraamde loonkost. Het verschil met de beschikbare personeelsenveloppe kan ook maand per maand opgevolgd worden. op het tabblad jaaroverzicht WN wordt de totale geraamde loonkost per personeelslid weergegeven per maand, per kwartaal en het geheel op jaarbasis. Bij het bestand is ook een uitgebreide handleiding geschreven. In het najaar van 2013 werd een bevraging uitgevoerd omtrent het gebruik en de correctheid van het rekenbestand. Hierin kwamen we tot een gemiddelde beoordeling van 7,70 op 10. Het rekenbestand werkt goed, mits regelmatige opvolging en aanpassing voor personeelswijzigingen in de loop van de het jaar. Het bestand biedt in elk geval een ondersteuning ter verantwoording naar de raad van bestuur. De afwijking tussen de simulatie en de reële loonkost bedraagt in de meeste gevallen minder dan 1%, enkel in de maand van het vakantiegeld zijn er soms grotere afwijkingen. Voor 2014 werden nog een aantal kleine aanpassingen aan het bestand doorgevoerd. Organisatie Deze toelichtingsmomenten werden praktisch georganiseerd en inhoudelijk toegelicht door Steven Delooze van het Vlaams Welzijnsverbond. 19

20 Locatie en tijdstip De tool werd op drie plaatsen (Gent, Antwerpen en Leuven) toegelicht in het voorjaar van 2013 voor de instappers in 2013 en op dezelfde plaatsen in het najaar van 2013 voor de instappers in Er vonden drie infosessies plaats in voorjaar 2013 (instappers 2013) Antwerpen: 21 februari 2013, 14u00-16u00, TPC Wilrijk; Gent: 26 februari 2013, 14u00-16u00, Guislain vormingscentrum; Leuven: 28 februari 2013, 10u00-12u00, Park Inn Hotel. Er vonden drie infosessies plaats in het najaar 2013 (instappers 2014 en 2015): Antwerpen: 27 november 2013, TPC Wilrijk; Gent: 29 november 2013, Guislain vormingscentrum; Leuven: 5 december 2013 Jeugdherberg De Blauwput, Leuven. Deelname Antwerpen - 21 februari 2013: 23 deelnemers; Gent - 26 februari 2013: 49 deelnemers; Leuven - 28 februari 2013: 26 deelnemers. Antwerpen 27 november 2013 : 20 deelnemers; Gent - 29 november 2013: 26 deelnemers; Leuven 5 december 2013: 22 deelnemers. 5.2 Tewerkstellingsmaatregelen (Jobkanaal/Verso) Binnen het kader van specifieke vragen inzake de enveloppefinanciering en -beheer, kwam tijdens de behoeftenbevraging van de EMK-organisaties de vraag inzake informatie rond tewerkstellingsmogelijkheden naar boven. Organisatie De drie toelichtingsmomenten werden praktisch georganiseerd door Informant en inhoudelijk toegelicht door Jan Verdée van Jobkanaal/Verso. Dit steeds met betrokkenheid van enkele regionale actoren die expertise hebben rond dit thema. Locatie en tijdstip De infosessies vonden plaats op drie verschillende locaties in Antwerpen, Leuven en Gent. Antwerpen: 13 juni 013, 9.15u-13:00, CC Luchtbal, Columbiastraat 110,2030 Antwerpen; Leuven: 25 juni 2013, 12u30-16u00, KULeuven, Dekenstraat 2, 3000 Leuven; Gent: 27 juni 2013, 9u15-13u00, Geuzenhuis. Kantienberg 9, 9000 Gent. 20