Welke rol geeft u de cateringpartner?

Transcriptie

1 Welke rol geeft u de cateringpartner? Joost Mors & Anton Daamen MFM

2 Wie is Wie? Joost Mors Director Hospitality & Services Anton Daamen MFM adviseur/eigenaar Sense FM 2

3 3 Inhoud 1. Scope dienstverlening Nyenrode 2. Best Value Procurement Nyenrode 3. Klant in de hoofdrol 4. Stellingen 5. Praktijkervaring 6. Resume

4 4 1. Scope dienstverlening / omvang

5 5 1. Scope dienstverlening / percelen Perceel 1 Bedrijfscatering Mensa (selfservice) Lakei: restaurant Banqueting Plesman hotel & bar Verkoop automaten Coffee Corner Perceel 2: Premium Feesten en partijen (in- en extern) Perceel 3: Vending koffiemachines

6 6 1. Scope dienstverlening / facts Facts Nyenrode De enige private universiteit van NL anno 1946 Landgoed ca 60 ha, 13 e eeuws kasteel 346 vaste medewerkers studenten fulltime of parttime 27 nationaliteiten 300 wooneenheden op campus (t.b.v. voltijd studenten) 2 hotels 99 kamers (t.b.v. deelnemers executive opleidingen) Ca 90% cateringomzet is Banqueting of Premium catering 24/7 365 dagen per jaar Per jaar 40 tot 50 duizend personen cateringdienstverlening Sinds januari 2014 verzorgt Vermaat Groep de bedrijfshoreca. J.J. Darboven / Shaerer is warme dranken leverancier (onderaannemer). Vermaat, Vineyard en MPS verzorgen Premium Catering.

7 2. BVP Nyenrode Stuurgroep Inkoopteam Klankbordgroep 0. Voorbereiding 1. Inventarisatie 1. Nadruk Nyenrode ligt op de hoogste toegevoegde waarde voor de laagste prijs (Best Value), belang van kwaliteit is 70% en prijs 30% 2. Geen Europese aanbesteding. Nyenrode is een private Universiteit. Pre-selectie door middel van Request for Information. 2. Beleid 3. Specificatie 4. Aanbesteding 5. Implementatie 7

8 8 2. BVP Nyenrode BVP op Nyenrode Gunningsfase Scopedocument, risico en kansendossier (visie inschrijvers) Cases Beoordeling (mede door klankbordgroep + expert duurzaamheid) Bedrijfsbezoeken & interviews sleutelfunctionarissen Clarificatie Pre-award fase Plan van Aanpak Tasting! Banquetingbooks

9 3. Klant in de hoofdrol Klankbordgroep: -inventarisatie/beleid/beoordeling/implementatie Workshop Beleidsontwikkeling Brainstorm over kwaliteit, wensen, behoeften, perceptie en gevoelswaarde Diversiteit doelgroepen realiseren Duidelijke doelstellingen bepalen de koers 9

10 3. Klant in de hoofdrol 10

11 11 3. Klant in de hoofdrol Visie en ambitie Visie Catering vormt een integraal onderdeel van de opleidingen en programma s van Nyenrode. Catering draagt bij aan de Nyenrode Experience en ondersteunt de value of stewardship. Naast een kwalitatief goede en eigentijdse verzorging van eten en drinken spelen de voorzieningen en kenmerkende aspecten van het landgoed ook een belangrijke rol bij ontmoeten, overleggen en ontspannen. Catering is voor Nyenrode een belangrijke ondersteunende dienst. Het heeft effect op het welbevinden van studenten, medewerkers en klanten en draagt mede bij aan het beeld dat gasten, bezoekers en (potentiële) studenten opdoen bij bezoek aan Nyenrode.

12 12 4. Stelling - beleid INVENTARISATIE & BELEID Stelling: De huidige situatie is het vertrekpunt voor de dienstverlening in plaats van de gewenste situatie? Stelling: De interne klant is leidend bij het opstellen van het cateringbeleid?

13 4. Stelling - Tasting Tasting Stelling: Een tasting heeft geen toegevoegde waarde! Het is geen werkelijk beeld van toekomstige dienstverlening!. 13

14 4. Stelling - borging Borging prestaties Stelling: Prestaties meten, KPI s? vind ik niet nodig want ik heb een prima relatie met mijn cateraar. Kwaliteit Klantbeleving Kosten K3 model (Sense FM ) 14

15 15 5. Praktijkervaring Ervaring Nyenrode in proces Toegevoegde waarde BVP Inschrijvers moeten wennen Risico s en kansendossier Duidelijkheid Implementatie tijd

16 16 5. Praktijkervaring Tips voor effectieve aanpak BVP in catering 1. Stel klankbordgroep samen uit diverse doelgroepen/ gebruikers 2. Betrek klankbordgroep in alle fasen BVP proces: inventarisatie, beleidsvorming. 3. Zorg voor goede inventarisatie 4. Benoem geen plafondbedragen, indien kosten onvoorspelbaar zijn 5. Organiseer een tasting en stel bij waar nodig. 6. Leg tasting vast 7. Hanteer productprijzen als richtlijn, geef geen vrijbrief.

17 17 6. Resume Legenda projectbetrokkenen Legenda RACI-model: OG: Opdrachtgever (Joost Mors) R (Responsible); Uitvoerende SF: Extern Adviseur Sense FM (Anton) A (Accountable); (eind)verantwoordelijke IT: Inkoopteam C (Consulted); Adviseur/deskundige SG: Stuurgroep I (Informed); Wordt achteraf geinformeerd CM Contractmanager Catering NBU (Ilanit) Richtlijnen: JZ Jurist / secretaris NBU - Per op te leveren resultaat/proces is er precies één A. KG: Klankbordgroep - Per taak zijn er één of enkele personen R. ES Events & Sales (Jiska) MP: Mijlpaal Beleidskader catering Activiteiten: NBU tender catering Respon sible Accoun table Consul ted februari maart april mei juni juli augustus September Oktober Informed Inkoopteam info@nyenrode.nl +31 (0) Voorbereidingsfase 27 maart Opstellen detailplanning SF 0.2 Opstellen Project Initiatie Document n.v.t 0.3 Goedkeuren Project Initiatie Document n.v.t 0.4 Samenstellen Projectgroep (inkoopteam) OG SG 1 1. Inventarisatiefase Leadership Entrepreneurship Stewardship 1.1. Opstellen inventarisatiebestanden en instructie SF IT ES OG 1.2 Uitvoeren inventarisaties ES IT SF 2 2. Beleidsfase 2.1 Workshop cateringbeleid IT/SF IT KG SG 2.2 Opstellen concept en defnitief beleidsplan IT/SF IT SG MP 3 3. Specificatiefase 3.1 Opstellen (RFI) / input gegevens IT/SF OG SG 3.2 Vaststellen uitgangspunten voor exploitatie IT/SF OG 3.3 Vaststellen beoogde contractvorm en -duur IT/SF OG 3.4 Vaststellen contract management systematiek IT/SF OG 3.5 Opstellen PvE en offertedocument IT/SF OG JZ SG 3.6 Ontwikkelen/opstellen inschrijvingsmodellen IT/SF OG 3.7 Opstellen conceptovereenkomst IT/SF OG JZ SG 3.8 Offertetermijn IT/SF OG 4 Gunningsfase: beoordeling en gunning 4.1 Verzenden aanbestedingsdocumenten IT/SF OG JZ MP 4.2 Locatieschouw IT/SF OG KG 4.3 Opstellen nota van inlichtingen (2x) IT/SF OG JZ 4.3a. Indienen offerte n.v.t MP 4.4 Beoordelen voorstellen adhv beoordelingsmatrix IT/SF OG KG SG 4.5 Bidclarification (presentatie cateraars) IT/SF OG KG 4.6 def beoordeling en opstellen gunningsrapport IT/SF OG JZ 4.7 Interne besluitvorming en gunning PM SG JZ IT/SF MP 5 Implementatie 5.1. Presentatie catering 2014 NBU en verder IT/SF OG KG SG 5.2 Ondertekenen Contractdocumenten CVB SG JZ MP 5.3 Implementatieplan bespreken CM IT/SF OG 5.4 Implementatie gesprekken CM IT/SF OG

18 18 Contactgegevens Sense FM adviseert en ondersteunt organisaties in het optimaliseren van de facilitaire dienstverlening door met gezond verstand te zoeken naar de best passende oplossing. Sense FM richt zich met name op beleid, beheer, inkoop en contractmanagement. Sense FM Grebbeberglaan AB Utrecht Anton Daamen MFM

19 Contactgegevens Nyenrode Hospitality & Services Als dé gastvrije en facilitaire dienstverlener van Nyenrode Business Universiteit willen wij de best passende oplossingen aanbieden voor onze studenten, deelnemers, bezoekers en medewerkers. Wij dragen bij aan het creëren van een topomgeving voor onderwijs en onderzoek. Gastvrijheid en betrokkenheid staan bij Nyenrode Hospitality & Services hoog in het vaandel. zie ook 19