Consulteren. 5 W en H Vragen. Abstractieladder. Beleidsmediator. Burgerpanel. Deliberative Polling. Enquête of survey. Fishbowl discussie.

Transcriptie

1 Consulteren 5 W en H Vragen Abstractieladder Beleidsmediator Burgerpanel Deliberative Polling Enquête of survey Fishbowl discussie Focusgroep Internetforum Jouw dag Keuze-enquête Petten van Bono Preferentiemeter Real time branding Stellingendiscussie SWOT-analyse Rijdend theeterras Visgraat-diagram Zoekconferentie

2 Wat is het? 5W & H - vragen Checklist om feiten te verzamelen op basis van zes basisvragen: - Wie - Wat - Waar - Wanneer - Waarom - Hoe (Alle) mensen die een nuttige bijdrage kunnen leveren. Informatieverwerving Formuleer de problemen die zicht stellen. Vraag de deelnemers naar antwoorden op de verschillende vragen op basis van de 5W's en H. Bespreek plenair de resultaten. Geen bijzondere middelen vereist. De problemen worden duidelijk in tijd en ruimte ontleed. Met gaat ook op zoek naar de oorzaken achter de problemen. Uiteindelijk leidt het ook tot het aandragen van mogelijke oplossingen. Men kent enkel de mening van de respondenten. Abstractieladder Creatieve techniek die helpt met het bepalen van het juiste abstractieniveau voor een probleemstelling. Kleine groep van mensen die moeite hebben met het vinden van de juiste focus. Kwaliteitsverhoging Implementatiebevorderend Participatieniveau Adviseren Coproduceren - Schrijf kernwoorden uit het probleem op. - Maak per kernwoord een abstratieniveau: - wat is een hoger abstractieniveau? - wat is een lager abstractieniveau? - Herformuleer het probleem (niet te ruim en niet te breed) op basis van het juiste niveau Mensen met een helicopter- en schildpadvisie. Brengt helderheid in een probleem.

3 Werkt relativerend. Men begrijpt het doel of men begrijpt het niet. Voor sommige mensen een veel te vage, onduidelijke werkwijze. Beleidsmediator Het is een proces waaraan vertegenwoordigers van organisaties deelnemen die onderlinge tegenstellingen en verschillen willen overbruggen om tot wederzijds voordeel te samenwerken in een beleidsproject. Aanwijsbare belanghebbenden die verschilpunten hebben maar willen/moeten samenwerken. Bewustmaking Consulteren Participatieniveau Adviseren Coproduceren (basis leggen voor samenwerking) 1. Bepaal vooraf met de verschillende partijen 'waarover het gaat'. Leg op voorhand vast wat je wil bereiken. 2. Zoek als mediator vooraf naar de dingen die de mensen bindt, de dingen die beiden willen bereiken. 3. Organiseer een sessie waarop de verschillende organisaties eerst het onderwerp analyseren. Laat hen duidelijk aangeven was ze willen bereiken. 4. Laat de organisaties analyseren waar ze van elkaar verschillen, maar vooral waarover ze het allebei eens zijn. 5. Bepaal met hen wat ze samen kunnen uitvoeren en wat elk voor zich daaraan kan/wil toevoegen. 6. Leg het resultaat vast in een 'handvest' en zorg dat beide partijen zich hiermee akkoord verklaren. 7. Ga regelmatig de realisatie van dit 'handvest' na. Mensen die verschilpunten willen overstijgen. Zorgt voor samenwerking tussen partijen met een eigen en verschillende finaliteit. Richt de aanwezige energie op het onderwerp en doel van de samenwerking in plaats van het bewaken en in stand houden van de verschilpunten. Meestal niet eenvoudig om de dingen op tafel te brengen die de verschillende organisaties binden.

4 Deliberative Polling Deze methodiek gaat er van uit dat de mening van de burgers er niet zomaar is al helemaal geen vaste vorm hebben. Deze mening wordt gevormd door gesprekken met anderen en in wisselwerking met boodschappen van de media en opiniemakers. In groepsgesprekken worden respondenten face-to-face bevraagd. Deze groep wordt nog onderworpen aan een survey om een analyse te maken van de veranderingen in kennis en houding. Men vertrekt van een a-selecte steekproef, om de groep later te verkleinen tot een subgroep(en).. Informatieverwerving. Steun verwerven voor een beslissing. Trek een grote a-selecte steekproef. De leden van deze steekproef nemen deel aan een survey. Selecteer uit deze steekproef een subgroep. Onderhandel met hen in een face-to-face groepsgesprek (of online). Maak nog een laatste analyse over de veranderingen in kennis en houding, doormiddel van een survey bij de subgroep. Voldoende personeelscapactiteit. Vakbekwame debatleiders en analysten. Meer beargumenteerde inbreng van de deelnemers. Representatieve resultaten. Er wordt ook nagegaan of de opvattingen zijn beïnvloed door het debat. Tijdsintensieve voorbereiding. Vrij dure techniek. Recrutering is niet eenvoudig door intensief karakter van participatie. Risico op 'groupthinking'. Moeilijke analyse door de variëteit aan mogelijke reacties. Burgerpanel

5 Een burgerpanel is een permanent panel dat periodiek bij elkaar komt voor de beoordeling van onderwerpen op verschillende beleidsterreinen. Kan uiteenlopen van enkele tientallen tot... Omdat het een (semi)permanent karakter heeft, wordt er meestal gekozen om de samenstelling flexibel te houden. Informatieverwerving Steun verwerven voor beslissing Consulteren Participatieniveau Adviseren Coproduceren (basis leggen voor samenwerking) 1. Omvang, onderwerpen en randvoorwaarden voor het burgerpanel vaststellen. 2. Selecteren van deelnemers. 3. Bepalen van de wijze waarop het burgerpanel zal worden geconsulteerd. 4. Doorgeven van de resultaten van het burgerpanel aan de overheid. 5. Resultaten van het burgerpanel met deelnemers communiceren. De kosten zijn voornamelijk afhankelijk van het aantal panelleden en de intensiteit van de activiteiten die worden ontplooid. - Permanente groep die input kan leveren voor het beleid. - Er gaat een groot leereffect uit van het burgerpanel. - Een panel zou ook gebruikt kunnen worden door andere instanties. - Een panel bestaat over het algemeen uit een grote groep mensen. - Mits een gerichte keuze zijn ook de minderheidsgroepen betrokken. - Het laat de deelnemers toe om op een flexibele wijze in en uit het panel te treden. - De mening van het panel is niet altijd representatief voor de mening van de gehele populatie. - De deelnemers kunnen op termijn de interesse voor het project verliezen. - Indien de deelnemers niet participeren of uittreden kan een vertekend beeld ontstaan. Enquête of survey Grootschalig onderzoek waarin gepeild wordt naar de mening van

6 een representatieve groep burgers. Representatieve groep burgers. De samenstelling van deze groep gebeurt op a-selecte wijze, zodat de antwoorden representatief zijn voor de bevolking. Informatieverwerving Kwaliteitsverhoging Trek een a-selecte steekproefgroep van de burgers. Stel een evenwichtige vragenlijst op met niet-suggestieve vragen. Bevraag de steekproefgroep: - face-to-face - per briefwisseling - telefonisch - digitaal. Verwerk de resultaten. Maak de nodige analyses. Mogelijkheid tot het maken van een a-selecte steekproef (toegang tot bevolkingsgegevens). Mogelijkheden tot bevraging. Beschikken over vakbekwame analysten. Men beschikt over de mening van een ruime groep participanten. Door herhaling van dezelfde enquête kan men de evolutie in de tijd nagaan. Bij goede steekproef: representatief. Zeer laagdrempelig. Men kan gedetailleerde informatie verwerven. Lage responsgroep. Hoge kostprijs. De wijze waarop burgers bereikt worden is niet voor alle subgroepen hetzelfde. Zeer tijdsintensieve voorbereiding en data-analyse. Niet geschikt voor complexe beleidskwesties. Participatiemoeheid door overbevraging. Fishbowl discussie Dit is een techniek om het brede publiek te laten participeren aan de beleidsvorming rond een complexe of controversiële problematiek. Liefst burgers die elke met een andere invalshoek naar het probleem kijken. Informatieverwerving

7 Steun verwerven voor een beslissing. De leden van een klein panel (3 à 5 personen) geven enkele specifieke uiteenzetting over hun visie op de behandelde kwestie. Dit gebeurt in een figuurlijke 'visbokaal', d.w.z. dat zij zich in het midden van de respondenten bevinden. De andere respondenten kunnen vervolgens in de 'visbokaal' stappen en hun mening toevoegen aan de discussie. De verschillende perspectieven worden nadien in kleine discussiegroepen (8 à 10 personen) mee in de diepte geanalyseerd.hierbij krijgt elke groep één specifiek standpunt waarover men een rapport samenstelt met de belangrijkste pro's en contra's. Tenslotte wordt het onderwerp in haar geheel besproken en tracht men tot conclusies en aanbevelingen te komen. De panelgroep moet zorgvuldig worden samengesteld, waarbij de verschillende invalshoeken worden belicht. De ruimte moet voldoende groot zijn en de mogelijkheid bieden tot: het creëren van een 'visbokaal'; het discusiëren in kleine groepjes; een plenaire bespreking. Men verkrijgt begrip voor alternatieve standpunten. Men wordt 'mede-eigenaar' van het beleid omdat het eigen standpunt kan aan bod komen. Transparante participatietechniek. Er komen vaak creatieve oplossingen uit. Kan bedreigend overkomen omdat men moet spreken in het publiek en de groep 'langs alle kanten wordt bekeken'. Focusgroep Gedurende enkele uren wordt een zeer gerichte en diepgaande face-to-face gesprek georganiseerd. Specifieke belanghebbenden of ervaringsdeskundigen.. Informatieverwerving. Samenstellen van een focusgroep op basis van mogelijke inbreng.

8 Formuleren van stellingen die als 'triggers' voor de discussie kunnen dienen. Vrije discussie. Trekken van de nodige conclusies en aanbevelingen. Vakbekwame debatleiders en analysten. Besproken iteams worden in de diepte uitgewerkt. Elke deelnemer heeft de mogelijkheid zijn bijdrage te leveren. Er wordt veel informatie verzameld op zeer korte tijd. Biedt mogelijkheden voor creatieve ideeën. Betrekkelijk goedkoop, flexibel en eenvoudig. Geen representativiteit van de focusgroep. Risico van 'group thinking'. Analyse is niet eenvoudig en tijdsintensief. Moeilijk om gemotiveerde deelnemers te vinden. Bedreigend indien het thema vrij gevoelig ligt. Internetforum Op het internet wordt een afzonderlijk forum opgestart rond een bepaald onderwerp. Iedereen kan lid worden van dit forum en aan de discussie over problemen, oorzaken, gevolgen en oplossingen deelnemen. Internetgebruikers. Informatieverwerving Kwaliteitsverhoging Steun verwerven voor beslissing Consulteren Participatieniveau Adviseren Coproduceren Opzetten van een forum. Definiëren van het probleem en de doelstellingen van het forum. Beheren van de informatiestromen. Verwerken en hertalen van de inkomende informatie. Internetruimte Vakbekwame beheerder van een forum Snelle en goedkope wijze voor het betrekken van burgers. Ook jongeren worden vlot bereikt. Gaat verder dan de eigen buurt, wijk of stad. Zeer arbeidsintensief. Enkel geschikt voor projecten die een langere duurtijd kennen.

9 Jouw dag Wat is het? Participatieniveau In kaart brengen van de wensen en ideeën, de problemen en de mogelijke oplossingen van de deelnemers. De groep bestaat best uit een niet al te grote homogene groep. Kwaliteitsverhoging Adviseren Raadplegen 1. Vaststellen wat het doel van de bijeenkomst is: wat willen we bereiken? 2. Bepalen waar en hoe de bijeenkomsten zullen plaatsvinden. 3. Opstellen van een ontwerplijst met mogelijke vragen. 4. De bijeenkomst: inventariseren van de wensen, ideeën, problemen en mogelijke oplossingen. 5. Verwerken van de reacties. 6. Terugkoppeling en evaluatie. Geen bijzondere Laagdrempelige aanpak. Ideeën en oplossingen genereren. Deelnemers wordt 'verleid' tot actieve deelname. Men verwerft een beter inzicht op wat in de samenleving speelt. Het beeld van een overheid die 'luistert' naar zijn burgers en organisaties wordt versterkt. Mensen worden niet altijd bereikt en/of komen niet naar de bijeenkomsten. Keuze-enquête De deelnemers hebben de keuze uit een aantal mogelijke alternatieve oplossingen. Dit in tegenstelling met een referendum

10 waarbij men slechts kan beslissen met een 'ja' of 'neen'. Richt zich tot de totale (kiesgerechtigde) bevolking.. Steun verwerven voor een beslissing. Consulteren Participatieniveau Adviseren Meebeslissen Uitwerken van een aantal alternatieve oplossingen. Voorleggen aan de bevolking. Analyse van het resultaat. Duidelijk aangeven waarom, welke oplossing wordt gekozen. Budget voor het uitvoeren van de bevraging. Mogelijke alternatieve kunnen onbeperkt zijn. Burger kan ook rekening houden met de gevolgen van zijn keuze. Meer afgewogen oordeel. Zeer arbeidsintensief. Hoge kostprijs. Geen dialoog of overleg. Formuleren van alternatieven is een gevoelige kwestie. De alternatieven geven reeds een zelfselectie weer. Petten van Bono Doormiddel van de metafoor van de 'petten' in verschillende kleuren wordt er een associatie gemaakt tussen de verschillende invalshoeken die men bij het zoeken naar oplossingen moet bekijken. Groep geselecteerde burgers. Bewustmaking Informatieverwerving Kwaliteitsverhoging Adviseren De kleuren van de petten belichten elk een invalshoek: - Wit: maagdelijkheid in de vorm van feiten, cijfers en informatie - streven naar objectiviteit. - Rood: emoties die een gevoel van de 'denker' weergeeft. - Zwart: zwartkijker die de aandacht vestigt om alles wat verkeer kan gaan, onjuist is of risico's inhoudt.

11 - Geel: kleur van de zon verbeeldt het positief en constructief denken, op zoek naar kansen. - Groen: kleur van het groeiende gras dat staat voor creativiteit en nieuwe ideeën. - Blauw: definieert de problemen en regelt de opeenvolging van de verschillende denktaken. Petten in de verschillende kleuren. Problemen en hun invalshoeken worden vanuit verschillende hoeken bekeken. Sterke visuele methodiek. Luchtige aanpak. Vakjesdenken. Preferentiemeter Meten welke prioriteiten burgers, deskundigen en bestuurders toekennen aan verschillende voorstellen, waardoor het draagvlak duidelijk wordt. Kan worden gebruikt voor verschillende doelgroepen (alle of bepaalde bewoners, professionals of beleidsmakers. Informatieverwering Steun verwerven voor beslissing Adviseren 1. Bepalen welke verbeter- of inrichtingsmaatregelen in aanmerking komen. 2. Invulschema maken en verspreiden. 3. Voldoende publiciteit geven aan de preferentiemeter. 4. Organiseren van de themabijeenkomsten. 5. De gegevens verwerken en de deelnemers hun 'individuele rangorde' toezenden. 6. Na sluiting van de deelnametermijn worden de individuele rangordes verwerkt tot een 'collectieve rangorde'. 7. Eventueel een prioritering maken per doelgroep. 8. De resultaten van de preferentiemeter en van de themabijeenkomsten inbrengen in de besluitvorming. 9. De deelnemers informeren over de gemaakte keuzes en aangegeven waarom voorstellen wel of niet zijn weerhouden. Schriftelijk of via de website inzamelen van de resultaten. Budget voor ontwikkelen van het invulschema, publiciteit en de themabijeenkomsten. Men komt te weten wat er leeft onder de bevolking over de huidige situatie. Het draagt bij tot het verwerven van inzicht in voorkeuren voor mogelijke oplossingen. Helpt bij het trechteren van beleidskeuzes.

12 Maakt besluitvorming transparant. Intensieve voorbereiding nodig. Deze methode wekt verwachtingen bij de deelnemers. Dit strookt niet altijd met de uitkomsten van de politieke besluitvorming. Arbeidsintensief ten aanzien van de verwerking van reacties en het later informeren van de deelnemers. Real time branding De rechtstreeks betrokkenen uitnodigen om hun toekomstvisie op papier te laten verbeelden. Belanghebbende burgers. (De groep kan uit meer dan 50 personen bestaan) Informatieverwerving Kwaliteitsverhoging Steun verwerven voor beslissing Raadplegen Participatieniveau Adviseren Coproduceren 1. Uitnodigen van de rechtstreeks betrokkenen (burgers, leden, belangengroepen,...) 2. Hen vragen om hun toekomstvisie in beelden weer te geven. 3. Ter compensatie aan het ontbrekend tekentalent, kunnen tekenaars betrokken worden om te helpen. 4. Vervolgens voeren van een debat waarin de echte beweegredenen aan bod komen. Tekenmateriaal Tekenaars die snel een visie visueel kunnen weergeven. Zeer leuk Op betrekkelijk korte tijd, mooi resultaat. Vrij duur

13 Stellingendiscussie Aan de hand van verschillende stellingen wordt de discussie gericht. Dit wordt onderverdeeld in prioritair en niet-prioritair. Geschikt voor een kleine tot middelgrote groep. Informatieverwerving Een beleidsnota, structuurplan of voorontwerp wordt vertaald in een aantal stellingen. Na een korte presentatie van alle stellingen kiezen de deelnemers de prioritaire stellen. Ook de stellingen waarmee men het niet eens is worden verzameld. Dit wordt visueel op grote vellen papier weergegeven, waardoor de prioriteiten duidelijk worden. Over de stellingen waar men het niet over eens is, wordt vervolgens gediscussieerd in kleine groepen. Grote vellen papier. Post-it papieren (van groot formaat). Discussiepunten en prioriteiten worden snel zichtbaar. Lijvige beleidsdocumenten worden geclusterd tot belangrijke thema's, zodat het concreter en duidelijker wordt. Confronterende oefening over beleidsdocumenten. Men gaat sneller tot de essentie van de zaak. Vertaling van het beleidsplan in stellingen is moeilijk en arbeidsintensief. Risico's voor te sterke vereenvoudiging of vervlakking. SWOT-analyse Systematisch worden de sterkten, zwakten of verbeterpunten, de opportuniteiten en de bedreigingen van een onderwerp of actie in kaart gebracht. Kleine doelgroep die hun werking willen doorlichten. Kwaliteitsverhoging Consulteren Participatieniveau Adviseren Coproduceren

14 - Bepaal de sterkten van datgene wat voorligt. Ga hierbij uit van de eigen organisatie. - Buig u over de mogelijke verbeterpunten. Ook hier inventariseer je vooral vanuit een interne focus. - Kijk ook naar de kansen die mogelijkheden bieden voor nieuwe ontwikkelingen. Hierbij ligt de focus vooral op wat de 'buitenwereld' heeft te bieden. - Inventariseer ten slotte de mogelijke bedreigingen. Externe elementen die nieuwe mogelijke activiteiten en kansen in de weg staan. - Leg linken tussen de verschillende onderdelen en gebruik het resultaat om keuzes te maken. Vooral nuchteren, kritisch denkende groepsleden. Op korte tijd ontstaan een analyse en/of evaluatie van de werking. Kan leiden tot navelstaarderij. Rijdend terras In een buurt wordt een terras ingericht - enkele tafeltjes en stoelen. De voorbijgangers worden uitgenodigd op een koffie of thee. De beleidsmakers luisteren ondertussen naar de mening van deze mensen. Voorbijgangers Informatiewerving Steun verwerven voor beslissingen. Adviseren 1. Plaats meerdere tafels en stoelen op een plaats waar veel passanten zijn. 2. Zorg voor een 'propper' - persoon die mensen uitnodigd om aan de tafels plaats te nemen. 3. Biedt hen een drankje en hapje aan. 4. Praat met de mensen en hoor wat hen over een bepaald onderwerp bezig houdt. 5. Organiseer achteraf een debriefing om alle ingewonnen informatie samen te brengen. 6. Neem de belangrijkste inzichten, ideeën en conclusies op in een verslagboek. Caféwagen of bureelwagen Tafels, stoelen en paraplu en/of tentje.

15 Zeer laagdrempelig. Brengt het beleid dicht bij de mensen. Draagt bij tot het verwerven van inzicht. Vergroot het positief imago van de organisatie. Het moet voldoende 'veiligheid' bieden aan de inwoners om daadwerkelijk het gesprek te voeren. Het risico bestaat dat de voorbijgangers over heel andere onderwerpen willen praten dan vooropgesteld. Bepaal vooraf hoe je hiermee om zult gaan. Let op dat je over de nodige vergunningen beschikt om een plaats op de openbare weg in te nemen. Visgraat diagram Een visgraatdiagram heeft de vorm van een visgraat, waarbij in de kop het probleem wordt ingevuld en de graten plaats bieden aan een aantal oorzaken. Kleine groep mensen die voor een probleem op zoek gaan naar de achterliggende oorzaken. Informatiewerving Kwaliteitsverhoging - Maak een visgraat waarbij het probleem in de kop wordt weergegeven. De hoofdgraten bestaan uit: de organisatie, de structuur, de mensen, de cultuur en de activiteiten. Deze graten kan men opnieuw opdelen, volgens vastgestelde oorzaken en gevolgen. - Inventariseren van de problemen. - Maak een oorzaak - gevolg analyse: Leidt probleem A tot probleem B? - Plak de oorzaak-gevolg relatie op de visgraat. - Bepaal welk probleem je gaat oppakken; Flipover Stiften Voorkomt symtoombestrijding door je voldoende te verdiepen in mogelijke oorzaken van een probleem. Vereist enige ervaring en een goede procesbegeleider.

16 Zoekconferentie Heeft tot doel om verschillenden scenario's in kaart te brengen over de huidige maatschappelijke ontwikkelingen. Afhankelijk van het opzet 20 tot een 50-tal personen. Informatieverwerving Adviseren 1. Selecteren van de juiste belanghebbenden en de te behandelen thema's. 2. De inrichting van de conferentie. Hierbij spelen heel wat praktische zaken, zoals: - analyse van de omgeving: welke kenmerken heeft de omgeving en welke invloed hebben deze op het systeem? - analyse van het 'systeem': schetsen van de wijze waarop het systeem in elkaar zit en hoe het werkt (met alle relevante procedures en regels. 3. Implementatie en verspreiding van de resultaten. 4. Terugkoppeling van de resultaten aan de deelnemers. De kosten zijn voornamelijk afhankelijk van het aantal deelnemers en de opzet. De kosten zitten voornamelijk in de personele en fysieke infrastructuur. - De deelnemers zitten niet 'opgesloten' in een probleemdefiniëring. Zij kunnen alles bespreken en vrij conclusies vastleggen. - Eventueel kunnen in éénmaal acties worden gepland met duidelijke visie en doelen. - De focus ligt op het leren van elkaars ervaringen, niet op het verkrijgen van nieuwe kennis en/of vaardigheden. - Conflicten en verschillen komen naar voor, maar worden niet (altijd) opgelost. - De resultaten kunnen een substaniële inspanning tot gevolg hebben. Bron: