Vakantiewoningen. De belangrijke taken van een sleutelhouder

Transcriptie

1 Vakantiewoningen De belangrijke taken van een sleutelhouder

2 Uw Functie: Uw professionele instelling is de garantie voor tevreden gasten en een zorgeloze eigenaar. Geachte sleutelhouder, geachte sleutelhoudster, Met uw persoonlijke inzet levert u een belangrijke dienst aan de klant en de eigenaar. Enerzijds neemt u de verantwoordelijkheid voor het verzorgen van de gasten en anderzijds beheert u het vakantieeigendom van de eigenaar. Taken die een grote verantwoordelijkheid met zich meebrengen. Zonder uw inzet ter plaatse zou een probleemloze verhuur onmogelijk zijn. Zonder u gaat het niet! Onze hartelijke dank dat u deze grote verantwoordelijkheid op u heeft genomen en dat u aan de verwachtingen wilt voldoen. Uw Interhome Team Met deze brochure willen wij u bij dit werk behulpzaam zijn. Deze richtlijn dient ertoe om u alle wetenswaardigheden mee te delen, te helpen bij de organisatorische planning en aandachtspunten voor een optimale voorbereiding van de vakantiewoning aan te duiden. De checklisten op de laatste pagina zijn daarbij een ideale hulp. De ervaring heeft ons geleerd dat klanten geen onderkomen tolereren dat gebreken vertoont. De gast heeft recht op een vakantiewoning die voldoet aan de Interhome kwaliteitsnormen. Wij willen en moeten deze kwaliteit bieden, want alleen op die manier kunnen we de gasten tevreden stellen, hen een fijne vakantie aanbieden en vaste klanten werven. Voor een vlekkeloze afhandeling hebben wij echter uw hulp nodig. 2

3 Goed om te weten: Met nuttige informatie willen wij u helpen om uw gasten en uw huis optimaal te beheren. In deze brochure vindt u informatie die u kan helpen om uw planning, de voorbereidende werkzaamheden, de ontvangst van de gasten, het vertrek en de voortdurende kwaliteitscontrole van de vakantiewoning gemakkelijker te maken. Neem alstublieft even de tijd om deze brochure te bestuderen, u zult beslist enkele suggesties vinden die uw werk in de toekomst zullen vergemakkelijken. Voor aankomst. De vakantiewoning dient te worden voorbereid en gecontroleerd, waarbij schoon zijn en een onberispelijke algemene indruk de belangrijkste criteria zijn. Als hulp bij de controle dient de aan de achterkant opgenomen checklist. Daarbij zijn alleen de belangrijkste aandachtspunten opgenomen die u kunnen helpen bij een optimale voorbereiding. Voorbereidingen voor een optimale gastenverzorging. Aankomstlijsten. Voor uw organisatie sturen wij u wekelijks per , fax of per post een reserveringenlijst waarop de vakantiedata en de namen van de gasten zijn aangegeven. U krijgt alleen een nieuwe lijst wanneer de boekingen zich ten opzichte van de voorgaande week gewijzigd hebben. Bij korte termijn boekingen (minder dan 14 dagen voor aankomst) krijgt u van ons een telefonische mededeling. Aanvullende informatie. Op de aankomstlijst zijn tevens de benodigde bijkomende bedden, kinderbedjes, huisdieren en het aantal gasten vermeld; dit laatste dient als richtcijfer te worden beschouwd. Bij de reservering wordt het aantal gasten door de klant zelf aangegeven. Tot aan het begin van het verblijf kunnen er nog wijzigingen optreden die volgens onze ervaring niet altijd door de klant aan ons worden meegedeeld. Klantenservice. Vóór de ontvangst van de klanten dienen met name de stroom, de verzorging van warm en koud water en de verwarming te worden ingeschakeld en dient eventueel de koelkast te worden aangezet. Klanten zijn vooral dankbaar indien er toiletpapier en vuilniszakken aanwezig zijn. Kwaliteitscontrole. Gasten hechten grote waarde aan een goed onderhouden onderkomen. Het kwaliteitscontrolevignet wordt in het onderkomen aangebracht en is een teken van de laatste controle van de woning door u of door een schoonmaakhulp. Bevestig deze aan de binnenkant van de toegangsdeur. Dit vignet is een uitdrukking van vertrouwen! Het kwaliteitscontrolevignet kunt u krijgen bij uw Interhome kantoor. This apartment was checked by... Diese Wohnung wurde kontrolliert durch... Cet appartement a été contrôlé par... Este alojamiento ha sido controlado por... Questo appartamento è stato controllato da... DATE SIGNATURE 3

4 Optimale service: Een goede voorbereiding en organisatie ter plaatse garanderen een probleemloze ontvangst van de gasten. Aankomst. In overeenstemming met onze contractvoorwaarden komen de gasten aan tussen en uur. Indien de gasten later aankomen dan vragen wij u hiervoor begrip op te brengen. Voucher. Iedere klant is verplicht om u voor de overhandiging van de sleutel een voucher te overhandigen. Hierop staan de vakantieduur, eventuele bijkomende kosten en de hoogte van de borg vermeld. Deze borg kan worden voldaan door middel van contant geld, een cheque of eventueel door middel van een creditcard (afhankelijk van uw mogelijkheden en voorkeur). Dit dient als onderpand en kan bij het vertrek worden verrekend met de bijkomende kosten. Betaling. De betaling voor uw diensten zoals eindschoonmaak of het wassen van linnengoed kan na afloop van het betreffende verblijf per bankoverschrijving of per cheque worden voldaan. Of de betaling door Interhome direct aan u of aan de eigenaar wordt gedaan, wordt bij de contractovereenkomst afgesproken. Beide varianten zijn mogelijk en uw Interhome kantoor zal u hierover graag adviseren. Aankomst/vertrekcontrole. Om problemen te vermijden raden wij u aan om samen met de klant een aankomst- en vertrekcontrole uit te voeren. Zo kunt u eventuele eindeloze discussies over eventuele beschadigingen voorkomen. Bijkomende kosten. Op de voucher zijn alle verplichte bijkomende kosten aangegeven. Deze worden ten tijde van de contractovereenkomst met de eigenaar afgesproken. Eindschoonmaak en energie (stroom, water, verwarming) zijn altijd in de huurprijs inbegrepen. Voorzover niet in de huurprijs inbegrepen (volgens de voucher) dienen het te huren linnengoed voor slaapkamer en keuken en eventuele toeristenbelasting ter plaatse te worden voldaan. Door de klant gewenste bijkomende diensten als telefoon, extra linnengoed, tussentijdse reiniging enz. dienen eveneens rechtstreeks ter plaatse te worden afgerekend. Gebruik hiervoor een ontvangstbewijs. Eventueel ingehouden bedragen voor beschadiging (die bewezen dient te worden), verlies van sleutels enz. dient u schriftelijk toe te lichten. 4

5 Hoogste kwaliteit: De gast stelt hoge verwachtingen aan zijn gereserveerde vakantiewoning. U kunt hieraan voldoen door de hoogst mogelijke kwaliteit. Routebeschrijving. Begeleid de gast naar de vakantiewoning. Indien u verhinderd bent vragen wij u om de gast een routebeschrijving te geven naar de woning; een plattegrond van de locatie maakt het gemakkelijker om de weg te vinden. Service. U kent de woning en uw locatie het beste. Voor de klant zijn de vakantiewoning evenals de locatie, de regio en het land onbekend. De gast zal u dankbaar zijn als u even kort de wetenswaardigheden meedeelt over de woning (huisregels, werking van de apparaten) en de belangrijkste plaatsen in de omgeving (strand, sportmogelijkheden, winkels, restaurants enz.). Een door u of door de eigenaar samengesteld informatiepakket over het object, evenals plaatselijke brochures, zijn hierbij zeer nuttig. Eindschoonmaak. De volgende gast komt al heel snel. Controleer eerst de algemene toestand en controleer vooral de inventaris. Gebruik ook hierbij de checklist. Een grondige eindschoonmaak is de belangrijkste stap voor een probleemloze aankomst van de volgende gast. Problemen. Wanneer zich problemen voordoen tijdens het verblijf van de gasten of daarbuiten dient u direct op te treden en eventueel de eigenaar in kennis te stellen van noodzakelijke reparaties en/ of vervanging. Alle defecten dienen binnen 48 uur te worden hersteld. De klant heeft een wettelijk recht op een onbeschadigde woning en bijbehorende aanwezige voorzieningen. Een probleemloos vertrek garanderen. Vertrek. In overeenstemming met de contractvoorwaarden is de klant verplicht om uiterlijk om uur te vertrekken. Spreek alstublieft vooraf met de klant de precieze vertrektijd af, zodat u de vertrekcontrole uit kunt voeren en de bijkomende kosten af kunt rekenen. 5

6 Tevreden gasten: Hoe nauwkeuriger u de voorzieningen controleert, hoe tevredener uw gast zal zijn. Belangrijke informatie voor u. Externe invloeden. Voorzover er buitengewone omstandigheden optreden (bouwwerkzaamheden, sluiting van voorzieningen of andere bouwwerkzaamheden in het complex/omgeving) die de vakantie direct kunnen beïnvloeden, dan dient u dit direct door te geven aan de eigenaar en aan Interhome, zodat wij de klanten op tijd kunnen informeren. Klanteninformatie. Interhome heeft een algemeen gasteninformatieblad met de belangrijkste informatie/regels samengesteld. Dit informatieblad geeft aanwijzingen over het gebruik van het zwembad, beschadigingen, afvalscheiding en afvalkosten, woningoverdracht, enz. U kunt dit informatieblad krijgen bij uw Interhome kantoor. Vergoeding. Voor uw functie als sleutelhouder dient u een vergoeding te ontvangen. De vergoeding voor uw beheer van de woning (inventaris en seizoenscontroles) en uw inspanningen bij het ontvangen van klanten dient door de eigenaar in onderling overleg met u betaald te worden. Wij zijn u daar graag bij behulpzaam. De door u geleverde diensten als eindschoonmaak en de was doen kunnen door Interhome direct aan u worden betaald. Afwezigheid. Indien u een keer verhinderd bent, zorg dan alstublieft voor een vervanger voor een probleemloze sleuteloverdracht. Indien dat niet mogelijk is of u bent langdurig afwezig, informeer dan alstublieft de eigenaar of Interhome, zodat in deze tijd geen reserveringen worden geboekt. Jaarlijks uit te voeren controles. Vóór het begin van het seizoen. Grondige reiniging van het huis evenals het reinigen van de matrassen, bedden, kussens, dekens, gordijnen, tapijten enz. Het vervangen van kapotte en versleten inventaris (voorstellen hiertoe dienen al aan het eind van het voorgaande seizoen te worden gedaan). Eind van het seizoen. De vakantiewoning dient nauwkeurig te worden gecontroleerd. U dient te letten op het niet functioneren van stroom/water (eventueel verwarming) en het sluiten van alle ramen en jaloezieën. De inventaris, evenals de algemene toestand en de toestand van het linnengoed dient te worden gecontroleerd. Over eventuele reparaties, noodzakelijke ver beteringswerkzaamheden en vervangingsvoorstellen (zoals kapotte meubels/ apparaten, versleten meubel bekleding, nieuw linnengoed en bestek, nieuwe douchegordijnen, niet sluitende vensters, schimmelplekken enz.) evenals vermiste of gestolen inventaris dient de eigenaar te worden geïnformeerd, zodat de nodige werkzaamheden (schilderwerk, timmerwerk enz.) voor het begin van het seizoen kan worden uitgevoerd. De lijst met de jaarlijkse controle kan u hierbij helpen en de belangrijkste aandachtspunten aanduiden. Tip: Onze ervaring is dat veel eigenaars deze jaarlijkse controle zelf uitvoeren. Bespreek daarom de controle met de eigenaar om de noodzakelijke werkzaamheden te coördineren. 6

7 Hartelijk dank: Een probleemloos gastenverblijf is alleen mogelijke dankzij uw persoonlijke inzet. Geachte sleutelhouder, geachte sleutelhoudster, Hartelijk dank dat u de tijd heeft genomen om deze brochure te lezen. Wij hebben in deze brochure veel taken en gedeeltelijk ook voorwaarden opgesomd voor een optimaal beheer. Zoals gezegd is dit een taak met veel verantwoordelijkheid. Zonder uw persoonlijke inzet kan een probleemloze verzorging van de gasten en het object niet worden gegarandeerd. Daarom dus nogmaals hartelijk dank voor uw inzet. Voor eventuele vragen kunt u altijd bij uw plaatselijke Interhome kantoor terecht. Wij wensen u veel succes. Uw Interhome Team 7

8 Interhome wereldwijd. Oostenrijk +43 Tel Fax Zwitzerland +41 Tel Fax Tsjechië Slowakije +42 Tel Fax Groot-Brittannië Ierland +44 Tel Fax Nederland België Luxemburg +31 Tel Fax Duitsland +49 Tel Fax Polen +48 Tel Fax Spanje Portugal +34 Tel Fax Verenigde Staten +1 Tel Fax Frankrijk +33 Tel Fax Kroatië +385 Tel Fax Italië +39 Tel Fax Hongarije +36 Tel Fax Uw Interhome-aanspreekpunt: 8