*Z F49* VOORSTEL AAN B EN W GEMEENTE LOPPERSUM DATUM 22 december 2016

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN B EN W GEMEENTE LOPPERSUM DATUM 22 december 2016 Betreft brief ingekomen: Van: Adviesnr Onderwerp: Bestuursvoorstel voor het oprichten van een gezamenlijke Zaaknr Z organisatie Meten & Monitoren Ontwerp van: Smit, Menno OR/GO (J/N): Datum: Afdeling: MRO MT (J/N): Datum: Openbaar (J/N): Pers ( J/N): Indien J: voeg persbericht Raad (J/N): Datum: toe Voor akkoord Naam/initialen datum Prins, P. PP BESLUIT: Afdelingshoofd K. Bosker Afdeling/team KCC FIN H. Oostland POJ FAZ MRO Datum besluit: Paraaf secretaris: Communicatie Staf Jurist Controller E. Gaastra *Z F49* Voorstel Het college besluit: Kennis te nemen van de business case voor het oprichten van een gezamenlijke organisatie voor meten en monitoren (M&M); In te stemmen met de aansluiting in de 2 de fase van het implementatietraject (vanaf 2018); De gemeenteraad hierover informeren door toezending van de stukken. Samenvatting: Kern uit Aanleiding, Probleemstelling en Onderbouwing advies. LET OP: dit wordt gepubliceerd! Op 20 november 2014 is de samenwerkingsovereenkomst Waterketen regio Groningen en Noord Drenthe getekend tussen 31 organisaties: de gemeenten, de waterschappen en het waterbedrijf, met als doel te komen tot: 1. de reductie van de Kosten, 2. verbetering van de Kwaliteit, 3. verminderen van de Kwetsbaarheid. Ook is duurzaamheid toegevoegd aan de doelstellingen in dit kader. De organisaties hebben hiervoor onder andere besloten tot het oprichten van een gezamenlijke organisatie voor Meten & Monitoren. Hiervoor is een business case opgesteld. Het oprichten van de gezamenlijke organisatie vindt gefaseerd plaats. De 1 ste fase start in 2017 en betreft 18 organisaties. Voor de 2 de fase start het uitwerkingstraject in Dit betreft de 13 overige organisaties, waaronder de DAL-gemeenten. Hiervoor geldt dat de aansluiting voor 1/1/2020 moet zijn gerealiseerd.

2 Aanleiding/probleemstelling voor het voorstel: Waarom dit voorstel? - Coalitieakkoord ja/nee - Raadsbesluit - Anders, nl: Op 20 november 2014 is de samenwerkingsovereenkomst Waterketen regio Groningen en Noord Drenthe getekend tussen 31 organisaties: de 23 gemeenten van de provincie Groningen, de 4 noordelijke gemeenten van de provincie Drenthe, de waterschappen Noorderzijlvest en Hunze en Aa s, het waterbedrijf Groningen en waterleidingmaatschappij Drenthe. Deze overeenkomst wordt ook wel geduid als "wateraccoord". Het doel van de samenwerking is om in de gehele waterketen te komen tot: 1. de reductie van de Kosten, 2. verbetering van de Kwaliteit, 3. verminderen van de Kwetsbaarheid. Ook is duurzaamheid toegevoegd aan de doelstellingen in dit kader. De organisaties hebben hiervoor onder andere besloten tot het oprichten van een gezamenlijke organisatie voor Meten & Monitoren. In 2015 heeft een breed samengestelde werkgroep vanuit de regio een business case opgesteld voor de uitwerking van deze gezamenlijke organisatie. Deze business case is vervolgens in de eerste helft van 2016 ambtelijk en bestuurlijk toegelicht en hierna aangepast. Het oprichten van de gezamenlijke organisatie (onderdeel of afdeling van een bestaande organisatie) vindt gefaseerd plaats. Hier is voor gekozen om de implementatie behapbaar te maken; het zou te groot worden om het project in een keer op te pakken. De 1 ste fase start in 2017 en betreft 18 organisaties: - de gemeenten Bedum, Winsum, Eemsmond, De Marne, Stadskanaal, Bellingwedde, Vlagtwedde, Oldambt, Assen, Tynaarlo, Noordenveld, Aa en Hunze, Zuidhorn, Leek, Grootegast en Marum - de waterschappen Noorderzijlvest en Hunze en Aa s. Voor de 2 de fase start het uitwerkingstraject in Dit betreft de 13 overige organisaties, waaronder de DAL-gemeenten. Hiervoor geldt dat de aansluiting voor 1/1/2020 moet zijn gerealiseerd. Het meedoen met de gezamenlijke organisatie M&M is geen nieuw besluit omdat dit al is gedaan in 2014 in het bestuursakkoord Samenwerking Waterketen Groningen en Noord Drenthe. Uw college wordt gevraagd kennis te nemen van de business case en in te stemmen met de aansluiting in de 2 de fase van het implementatietraject (vanaf 2018) en de gemeenteraad hierover te informeren door toezending van de stukken. Inhoudelijke onderbouwing: Wat houdt het voorstel in en welke argumenten zijn er bij dit voorstel? Meten & Monitoren (M&M) is een taak die wordt uitgevoerd door gespecialiseerd personeel. Uit het onderzoek voor de oprichting van de waterketen blijkt, dat de optimale schaal om deze taak uit te voeren regionaal is. De taak betreft het voor de waterketen inzamelen, verwerken en analyseren van hoogwaardig data. In de gezamenlijke organisatie wordt hiervoor een centraal computersysteem (regionale hoofdpost) gebouwd waar de individuele computersystemen (lokale hoofdposten) met hun meetsystemen op worden aangesloten.

3 De data-informatie die zo ontstaat wordt vervolgens gebruikt voor het analyseren van de waterketen en het geven van onafhankelijke (verbeter) adviezen. De adviezen uit de gezamenlijke organisatie kunnen de individuele organisaties direct gebruiken voor het beheer én voor de (her)investeringsvraagstukken. Deze vraagstukken worden door de gezamenlijke organisatie M&M door specialisten benaderd vanuit het perspectief van de gehele waterketen in plaats van de individuele onderdelen daarvan. Zodat uiteindelijk de laagste maatschappelijke lasten voor burgers én bedrijven ontstaan. Argumenten: Kostenreductie, verbetering Kwaliteit, verminderen Kwetsbaarheid: de drie K s De regio heeft zich door middel van het bestuursakkoord Water verbonden aan een financiële Kostentaakstelling ( 18 miljoen euro in 2020) en vergroting van Kwaliteit en vermindering van Kwetsbaarheid. Met behulp van de landelijke monitor is dit uit te drukken in een getal: Score landelijke monitor: 1=niet; 2=in enigermate; 3=grotendeels; 4=geheel. Ook is duurzaamheid aan de drie K's toegevoegd als doelstelling in dit kader. Na oprichting van de gezamenlijke organisatie (en uitvoering van de andere regionale projecten) wordt: 1. De Kwaliteit verhoogd van 2,3 naar 3,7 en dit spitst zich toe op 5 onderscheiden taakvelden in de afvalwaterketen. 2. De Robuustheid (omgekeerde van kwetsbaarheid) verhoogd van 2,1 naar 3,2 en dit spitst zich toe op voldoende gekwalificeerd personeel voor deze 5 taakvelden. 3. De Kostenreductie wordt bereikt door het vermijden van overbodige investeringen en/of verlagen van vervangingsinvesteringen. Door middel van veel regionale voorbeelden is dit aangetoond. Deze voorbeelden zijn aangegeven in de business case M&M. Samenwerking zonder aparte juridische entiteit Uit de diverse bestuurlijke overleggen in de regio is gebleken dat er behoefte is aan een lichte constructie met een evaluatiemoment na 5 jaar. Het M&M wordt daarom door één (of combinatie) van de partners in de regio gefaciliteerd. De samenwerking vindt plaats door middel van dienstverleningsovereenkomsten (DVO s). In de DVO s wordt ter beperking van risico s voor de faciliterende organisatie een regeling opgenomen voor eventuele tussentijdse uittreding. Ook worden vooraf alle juridische consequenties met betrekking tot aanbestedingsrecht, vennootschapsbelasting en BTWplicht uitgezocht. Planning faciliterende organisatie. Na het besluit van de 1 ste fase organisaties voor het ter beschikking stellen van de financiële bijdrage, wordt een uitvraag gedaan naar alle 31 organisaties met daarin het verzoek wie de faciliterende M&M organisatie wil vormen. Dit wordt een zorgvuldig proces waarbij de selectie wordt gedaan op basis van objectieve criteria. Pas na selectie van deze faciliterende organisatie start het implementatieproject voor de 1 ste fase. Deze volgorde is gekozen (andersom was ook mogelijk geweest) om voldoende zekerheid voor de (potentiele) faciliterende organisatie te bieden om te starten.

4 Voortgang evaluatie Om de uitvoering goed te laten verlopen, wordt de voortgang gevolgd door de waterregisseur. Deze wordt aangestuurd door de regiegroep. Jaarlijks wordt de voortgang geëvalueerd en gerapporteerd aan alle partijen in de samenwerking in het jaarverslag en op de jaarlijkse bestuurlijke bijeenkomst. Communicatie: Extern: (hoe treden we naar buiten) Woordvoeringslijn: Communicatiemiddelen: De waterketensamenwerking kent een structuur van een stuurgroep, regiegroep met MT vertegenwoordiging uit de clusters en Waterteams met cluster coördinatoren. Intern: (hoe informeren we organisatie) Communicatiemiddelen: Wanneer? Inwonersparticipatie: N.V.T. Geef aan of en op welke manier onze inwoners worden betrokken. Dit kan met behulp van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen Risico's: Benoem de risico's die de gemeente loopt als dit besluit wordt genomen (financieel, politiek etc). Geef aan hoe hoog je de kans inschat dat het risico zich voordoet wat het financiële gevolg is als het risico zich voordoet en welke beheersmaatregelen we nemen om het risico te beperken of helemaal af te wenden. Financiën: Dekking? Incidentele of structurele lasten/baten? Ingangsdatum? Begrotingspost benoemen. Kostenbesparing In het bestuurlijke overleg is vaak de vraag gesteld: wat levert het financieel op? Wanneer is het terugverdiend? Deze vraag is beantwoord door veel regionale voorbeelden te verzamelen waaruit blijkt dat M&M leidt tot betere (en vaak voordeliger) investeringsbeslissingen en vaak ook het vermijden van overbodige randvoorzieningen. Eerst moet het M&M aanwezig zijn om dit ook aan te tonen in uw eigen organisatie. Er is daarom ook bewust gekozen voor een evaluatiemoment na 5 jaar waarin de daadwerkelijke revenuen zijn bepaald. Kosteninvestering Het oprichten van de gezamenlijke organisatie kent de volgende kostencomponenten. 1. Eenmalige toetredingsbijdrage , voor het uitbreiden van de regionale hoofdpost 2. Jaarlijkse bijdrage vanaf 2018 van , dit betreft het instandhouden en verrichten van de dienstverlening. Deze kosten worden meegenomen met de kadernota tbv de begroting 2018 en meerjarig. Voor een gemeente ter grootte van Appingedam en Loppersum moet rekening gehouden met een eenmalige bijdrage van euro en een jaarlijkse bijdrage van euro. Voor een gemeente met de omvang van Delfzijl zullen zowel de eenmalige als jaarlijkse bijdrage circa euro bedragen. Wanneer het M&M operationeel is en de meetgegevens worden uitgelezen kan de situatie ontstaan dat de meetopstellingen van de individuele organisaties moeten worden verbeterd, vervangen of uitgebreid. De hiermee samenhangende kosten komen dan ten laste van de eigenaars van deze meetopstellingen en blijft een zelfstandige afweging. Deze kosten zijn uiteraard momenteel niet te bepalen.

5 Juridische zaken: Wettelijke basis? Bezwaar/beroep? Handhaving? Zienswijze? Hoorzitting? Dwangsom? Personeel & Organisatie: Benodigde en beschikbare tijd (afgestemd met afd. hoofd). Externe inhuur? Facilitaire zaken? Moet de OR of het GO betrokken worden? Gefaseerde aanpak: maatwerk Het oprichten van de gezamenlijke organisatie vindt gefaseerd plaats. 1 ste fase M&M: de gemeenten Bedum, Winsum, Eemsmond, De Marne, Stadskanaal, Bellingwedde, Vlagtwedde, Oldambt, Assen, Tynaarlo, Noordenveld, Aa en Hunze, Zuidhorn, Leek, Grootegast en Marum en de waterschappen Noorderzijlvest en Hunze en Aa s: 18 organisaties. In de 2 de fase geldt dat de 13 andere organisaties, waaronder onze organisatie, aansluiten bij de gezamenlijke organisatie. Vanaf 2018 start het uitwerkingstraject voor deze andere organisaties. Hiervoor geldt dat de aansluiting voor 1/1/2020 moet zijn gerealiseerd. Voor de gefaseerde aanpak is gekozen om meerdere redenen. Een daarvan is het behapbaar maken van de implementatie, het zou te groot worden om het project in een keer op te pakken. De taken die ondergebracht worden bij de organisatie zijn in het bijzonder de specialistische taken. Om hier inzicht in te krijgen is door het cluster Groningen Centraal een impactanalyse gemaakt (zie bijlage). De Specialistische taken zijn: - Bijhouden en actualisatie waterkaart; - Telemetrische strategie/bovenregionale trends; - Strategische ICT ontwikkelingen; - Opzetten grondwatermeetnetwerk; - Maken meetplannen; - Beheer gemalensystemen; - Check systeem telemetrie; - Plaatsing en onderhoud meetapparatuur; - Kennis en ontwikkelingen markt bijhouden; - Beheer rioolgemalen - Beoordelen meetgegevens - Bijhouden van de waterkaart - Koppeling beheersysteem met BGT IMGEO - Advies op basis van meetgegevens - Communicatie intern De taken kunnen door de individuele organisaties en clusters in een cafetaria-model worden afgenomen. De reden van de oprichting van de gezamenlijke organisatie is het verbeteren van de kwantiteit en kwaliteit van de uitvoering van taken. Veel van de taken worden binnen de (kleinere) organisaties niet uitgevoerd of uitbesteed omdat de kennis en capaciteit niet aanwezig is. In de pilot is aangegeven dat voor de gehele regio (31 organisaties) uitgegaan kan worden van circa drie voltijdse fte én 7 meetpuntbeheerders, 1 per cluster. Na de opbouwfase wanneer de RHP is opgebouwd voor 18 organisaties gaan we uit van 2 voltijdse medewerkers en 4 deeltijd meetpuntbeheerders (0,1 fte) voor de vier clusters. De nadruk van de 2 voltijdse medewerkers liggen op de taken die in paragraaf 6.1 van de BC genoemd zijn beschreven onder de punten 1,3 en 4. Een van deze medewerkers moet echter ook kennis hebben van ICT en besturingstechniek en dan met name in de rol van opdrachtgever richting gespecialiseerde leveranciers die deze

6 apparatuur leveren en onderhouden. De medewerkers moeten een hbo+ of wo werk- en denkniveau hebben. De M&M dienst is gericht op het geven van adviezen aan de rioolbeheerder, zuiveringsbeheerders en gemalenbeheerders. De medewerkers van de M&M dienst moeten een klantgerichte en dienstverlenende houding hebben ten opzichte van deze medewerkers. Voor de meetpuntbeheerders van de 4 clusters betreft het een mbo+/hbo deeltijd functie (0,1 fte). Hier betreffen het medewerkers die nu in dienst zijn van een van de organisaties in het cluster. Deze medewerkers begeleiden de uitvoerende leverancier in het uitvoerende werk. Mede Advies: Afwijkend advies adviserende afdeling. Motivering afwijking. Bijlagen: Zoals: Ontvangen brief van, Ontwerp uitgaande brief, Persbericht, Formele publicatie, Commissie- of Raadsvoorstel De volgende bijlagen zijn bij dit advies gevoegd: Businesscase gezamenlijk meten en monitoren 8/11/2016 Korte versie business case meten en monitoren 8/11/2016 Brief aan de gemeenteraad