Gebruikershandleiding STCRTIN applicatie

Transcriptie

1 Directoraat-Generaal Wonen, Bouwen en Integratie Gebruikershandleiding STCRTIN applicatie Versie 0.2 Datum 18 februari 2015 Status Concept

2 Wijzigingsbeheer Versie Datum Omschrijving Auteur(s) Initiële versie Pieter Lammers Review Mathijs Kleijnen Pieter Lammers Inhoud Inhoud... 2 Inleiding Inloggen Rollen STCRTIN applicatie Combineren van rollen Beschrijving rollen Functionaliteiten Werkvoorraad Mijn werkvoorraad Groep werkvoorraad Aanmaken nieuwe publicatie Document bewerken in XOPUS XML-editor Acties op document Document details inzien Document bewerken Metagegevens bewerken Bijlagen bewerken Eigenschappen inzien Voorbeeld bekijken Document exporteren Document versturen Document goedkeuren (alleen rol Controleur) Document publiceren (alleen rol Publicist) Document intrekken (rol Publicist) Document verwijderen Overige functies Documenten Zoeken Aanleverinstructies Titels besluiten Metadateren per besluit Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden Pagina 2 van 21

3 Inleiding De Staatscourant Invoerapplicatie (STCRTIN) is een voorziening waarmee decentrale overheden die niet deelnemen aan de Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (GVOP) hun besluiten die in de Staatscourant gepubliceerd moeten worden rechtsgeldig kunnen publiceren. Het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) heeft in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de STCRTIN ontwikkeld. Deze gebruikershandleiding beschrijft de diverse functionaliteiten van de STCRTIN applicatie. De STCRTIN is een web applicatie en kan in principe vanaf iedere werkplek met een internetverbinding worden bereikt. Pagina 3 van 21

4 1 Inloggen De gebruiker start de applicatie door de internetbrowser te openen en vervolgens het adres in te tikken. Vervolgens logt de gebruiker in met zijn persoonlijke DigiD-OP. Na het inloggen verschijnt het onderstaande scherm. In dit scherm worden de organisaties benoemd waarvoor een publicatie gepubliceerd kan worden. Selecteer in dit scherm de organisatie waarvoor je een publicatie wilt doen. Zodra een organisatie is geselecteerd verschijnt het scherm van Mijn werkvoorraad. Rechts boven het scherm staat de link Organisatie wijzigen. Bij het klikken op deze link wordt terug genavigeerd naar het scherm om voor een andere organisatie te publiceren. Pagina 4 van 21

5 Nieuw document aanmaken Document bewerken Metagegevens bewerken Metagegevens inzien Bijlagen bewerken Bijlagen inzien Voorbeeld bekijken Document exporteren Document verwijderen Document goedkeuren Document publiceren Document intrekken NB: Een handleiding aanvragen DigiD-OP is beschikbaar op de projectwebsite 2 Rollen STCRTIN applicatie Gebruikers in de STCRTIN applicatie kunnen bepaalde acties uitvoeren. De acties die een gebruiker mag uitvoeren zijn gekoppeld aan een rol. De contactpersoon van de organisatie geeft aan welke rollen een persoon mag uitvoeren. We kennen binnen de STCRTIN applicatie drie rollen: invoerder, controleur en publicist. 2.1 Combineren van rollen Het is mogelijk om de rollen te scheiden per persoon. Een beleidsmedewerker kan dan invoeren, een juridisch controller een document controleren en een communicatiemedewerker het document publiceren. Het is ook mogelijk om deze rollen bij één persoon onder te brengen. Dit betekent dat één persoon zowel kan invoeren, controleren als publiceren. 2.2 Beschrijving rollen Rol Invoerder Controleur Publicist Beschrijving rechten De Invoerder kan nieuwe documenten aanmaken of importeren. De Controleur kan documenten goedkeuren De Publicist kan documenten ter publicatie aanbieden en publicaties intrekken die ter publicatie zijn aangeboden totdat de publicatiedatum is verstreken. Acties per rol: Invoerder x x x x x x x x x Controleur x x x x x x x x x Publicist x x x x x x 3 Functionaliteiten In de STCRTIN applicatie kunnen publicaties worden aangemaakt, gecontroleerd en vervolgens gepubliceerd. Om dit te bereiken worden een aantal schermen doorlopen. Hieronder wordt uitgelegd hoe deze stappen worden doorlopen. De STCRTIN is een web applicatie, dit betekent dat alle knoppen bedient kunnen worden door eenmaal te klikken. Dubbelklikken is niet nodig. Pagina 5 van 21

6 3.1 Werkvoorraad Mijn werkvoorraad Na het inloggen opent het scherm Mijn werkvoorraad. In dit scherm vindt u de documenten die op de naam van de gebruiker staan die is ingelogd. Een document wordt op naam gezet bij het aanmaken van een nieuw document of als de gebruiker een document in behandeling neemt. In de kolommen ziet u: Documenttitel Titel van het document. Documenttype Toont het documenttype, mogelijkheden zijn: Instelling gemeenschappelijke regeling, Plannen ruimtelijk, Plannen overig, Beschikkingen aanvraag, Beschikkingen afhandeling Behandelaar De persoon die het document in behandeling heeft. Een leeg veld betekent dat het document door niemand in behandeling is genomen. Activiteit STCRTIN kent op dit moment drie activiteiten: Voorbereiden, Beoordelen en Bekendmaken. Status Dit stoplicht geeft aan of de activiteit nog moet worden gestart (leeg), bezig is (half gevuld) of is afgerond (gevuld en aangevinkt). Naam Niet gestart Stoplichtje In behandeling Afgerond Groep werkvoorraad In de Groep werkvoorraad staan de documenten van de organisatie die nog niet in behandeling zijn genomen. Per rol is er een groepswerkvoorraad. Als de gebruiker inlogt als invoerder, dan ziet hij in de groepsbak alleen de documenten met de activiteit Voorbereiden die Pagina 6 van 21

7 niet zijn toegewezen aan een persoon. Een gebruiker die als rol zowel invoerder als controleur heeft, ziet de documenten die in de activiteiten Voorbereiden en Beoordelen staan. 3.2 Aanmaken nieuwe publicatie Een gebruiker met de rol invoerder kan nieuwe publicaties aanmaken. Om een nieuwe publicatie aan te maken wordt er op Nieuwe publicatie geklikt. Vervolgens wordt een selectie scherm geopend met een aantal keuzes. In de STCRTIN worden twee soorten publicaties onderscheiden: 1) Complete besluiten Deze optie kiest de gebruiker als de volledige tekst van een besluit bekend moet worden gemaakt. Bijvoorbeeld voor het bekendmaken van een instellingsbesluit. 2) Zakelijke mededelingen (kennisgevingen) Deze optie kiest de gebruiker als er een mededeling wordt gedaan van een bekendmaking. Deze bestaat over het algemeen uit een eenvoudig tekstblok. Per publicatie zijn er drie opties: 1) Aanmaken leeg document Via deze optie opent de editor met een leeg blad. Er kan direct worden ingevoerd. 2) Aanmaken document op basis van een eerder gepubliceerd document Selecteer een al eerder gepubliceerde publicatie. Vervolgens wordt een kopie gemaakt en geopend in de editor. 3) Een bestaand document importeren (vanuit bijvoorbeeld Word) Via deze optie kan een bestand dat bijvoorbeeld gemaakt is met Microsoft Word worden geïmporteerd. Door het bestand te selecteren wordt het document geopend in de editor. NB: Er kan op basis van MS Word bestand zelfstandig een template worden aangemaakt. Dit bestand kan gevonden worden op de projectwebsite NB: Zie Hoofdstuk 5: Aanleverinstructies voor tips bij het aanmaken van een besluit. Pagina 7 van 21

8 Het is mogelijk om een bestand vanuit Word te importeren door middel van een eigen opmaak (Wordimport 1.0) of via de betaversie (Wordimport 2.0). Wordimport 1.0 Met deze versie van de Wordimport kunt u zelf een document opstellen om deze vervolgens te importeren. Daarnaast is het mogelijk om een door KOOP opgesteld template in te vullen om dit bestand vervolgens te importeren. Deze templates vindt u op onze website: Deze versie van de Wordimport importeert elk.docx-bestand. Het gebruik van de KOOP-templates is daarmee niet noodzakelijk. Wordimport 2.0 (betaversie) De betaversie kan naast de bestaande importfunctie gebruikt worden en is ontworpen om het importeren van Word-documenten te vergemakkelijken. Om de betaversie van de importfunctie te kunnen gebruiken is het verplicht om de KOOP-templates te gebruiken. De eigen Word-documenten zullen bij het importeren worden geweigerd. Meer informatie en documentatie over de betaversie van de Word importfunctie en de templates vindt u op onze website: Document bewerken in XOPUS XML-editor Na het aanmaken van een nieuwe publicatie wordt de editor geopend. De editor werkt op basis van XML. Vervolgens kan de publicatietekst worden ingevoerd. Pagina 8 van 21

9 NB: Een uitgebreide instructie over de werking van de XOPUS XML-editor kan gevonden worden op de projectwebsite Bewaar uw document na het invoeren en bewerken van de publicatietekst door op opslaan te klikken. Sluit vervolgens de editor af door op Sluiten te drukken. 3.4 Acties op document Vervolgens wordt het detailscherm van het document getoond. Dit scherm geeft altijd een preview van het document weer. Het actiemenu wordt aan de rechterkant getoond. Afhankelijk van de rol van de gebruiker en de status van het document worden de verschillende acties getoond. (zie hoofdstuk 2 Rollen STCRTIN applicatie) Pagina 9 van 21

10 3.4.1 Document details inzien Het startscherm voor het document. Hier wordt de voorbeeldweergave van de inhoud van het document getoond Document bewerken Start de editor op om aanpassingen in het document door te voeren Metagegevens bewerken Voer de metadata in voor het document. De metadata zijn kenmerken van het document, waardoor het document gevonden kan worden (bijvoorbeeld geografische informatie, beleidsonderwerp, documenttype, etc.). De Staatscourant heeft eigen (verplichte) metadatavelden. Indien u wilt publiceren in de Staatscourant opent u het tabblad Staatscourant. Na het invoeren en/of bewerken drukt u op opslaan. NB: Zie Bijlage 1 voor een overzicht van de verplichte en niet-verplichte metadatavelden. Hier wordt ook toegelicht dat bij een aantal velden een maximale aantal waarden kan worden ingevuld Invoeren geo-informatie via kaartmodule Hiervoor moeten de volgende stappen worden doorlopen: Pagina 10 van 21

11 1) Open de kaartmodule door te klikken op Toon kaart in het metadatveld Coördinaten. 2) Zoek de gewenste locatie op door het adres in te voeren in locatie zoeken of Hectometerpaal zoeken. 3) Nadat u de gewenste locatie heeft gevonden kan deze op de kaart worden gemarkeerd via Marker plaatsen. Indien de wens is om meerdere locaties te markeren kan de kaart worden verschoven naar de juiste locatie en opnieuw op Marker plaatsen worden geklikt. 4) Na het plaatsen van de marker kan deze worden verplaatst door de marker in de kaart te selecteren en met de muis te verschuiven. o De locatie kan worden verwijderd door op de marker te klikken en vervolgens op Marker verwijderen te klikken 5) Na het plaatsen van een marker kan er voor instellingsbesluiten en ruimtelijke plannen worden aangegeven dat de marker voor de hele gemeente of provincie geldt. Indien de publicatie voor meerdere gemeenten geldt, moet er per gemeente één marker worden geplaatst en aangegeven dat deze voor de hele gemeente geldt. 6) Als de invoerselectie is voltooid kan deze gereed worden gemaakt door op Gereed te klikken. Vervolgens verschijnt het scherm Metagegevens bewerken. 7) Sla vervolgens de ingevoerde locaties op via de knop Opslaan in het scherm Metagegevens bewerken Bijlagen bewerken Geeft een overzicht van de bijgevoegde bijlagen. Hier kunnen informatieve bijlagen worden toegevoegd of verwijderd. Deze bijlagen worden samen met de bekendmaking gepubliceerd. NB: Deze bijlagen vormen geen onderdeel van de bekendmaking. U vindt uw bijlagen niet terug in de bekendmakingtekst, maar als externe bijlagen. Pagina 11 van 21

12 3.4.5 Eigenschappen inzien Toont het overzicht van de eigenschappen van het document. Hier staat bijvoorbeeld wanneer het document is aangemaakt, wanneer het document is goedgekeurd en wat het officiële publicatienummer is Voorbeeld bekijken Bekijk een voorbeelddocument, gelijk aan hoe het document gepubliceerd wordt. Deze transformatie kan enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. Pagina 12 van 21

13 NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u beveiligingsmelding als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen te doorlopen om een voorbeeld te bekijken Document exporteren Exporteer het document om te bewerken in een extern systeem of om het document te gebruiken in het reguliere besluitvormingstraject. Deze transformatie kunnen enkele minuten duren, afhankelijk van de drukte op het systeem. U kunt exporteren naar de volgende formaten: pdf, odt, xml. NB: In oudere browsers zoals IE 7 en 8 krijgt u een beveiligingsmelding als het document gedownload is. U kunt vervolgens het document openen door opnieuw de stappen om een document te exporteren te doorlopen Document versturen Verstuur het document naar de groepsbak van de invoerders, controleurs of publicisten. Afhankelijk van uw rol ziet u hier de groepsbak waar u het document naar kan doorsturen Document goedkeuren (alleen rol Controleur) Via deze optie kan een document worden goedgekeurd. Het afkeuren van een document is niet mogelijk. Indien een document moet worden aangepast kunt u via de actie Document versturen het document terugsturen naar de invoerders. Pagina 13 van 21

14 Het document wordt gecontroleerd of de gehele publicatie correct is en alle benodigde informatie zoals content, geo-informatie en metadata correct is aangeleverd door de invoerder. Indien er zaken zijn die ontbreken wordt hierover een specifieke foutmelding gegeven, zodat de controleur onvolkomenheden kan herstellen. Bij een foutmelding wordt de publicatie afgekeurd en kan de publicatie niet naar de groep publicisten worden verstuurd. Als de metadata van een document niet is ingevuld, krijgt de gebruiker een functionele melding met een beknopte instructie welke metadata nog ingevuld moet worden Document publiceren (alleen rol Publicist) Via deze optie kunt u het document publiceren in de Staatscourant. De Staatscourant wordt alleen gepubliceerd op werkdagen. Het is dus niet mogelijk om een publicatiedatum op te geven die in het weekend of op een feestdag ligt. De minimale verwerkingstijd van een publicatie is op dit moment 2 werkdagen. Dit betekent dat als u een document woensdag wilt publiceren, het document uiterlijk maandag ter publicatie aangeboden moet zijn. LET OP: Alleen goedgekeurde documenten kunnen worden gepubliceerd Document intrekken (rol Publicist) Nadat het document is gepubliceerd kan tot vlak voor de opgegeven publicatiedatum de publicatie worden ingetrokken. Als de publicatiedatum is verstreken is deze actie niet meer mogelijk. Pagina 14 van 21

15 Document verwijderen Via deze optie verwijdert u het document uit de applicatie. Nadat een document is goedgekeurd kan het document niet meer worden verwijderd. 3.5 Overige functies Documenten Zoeken Via het zoekvenster linksboven in de pagina kunt u documenten zoeken. Na het invoeren van de zoekopdracht klikt u op Documenten zoeken. Er wordt dan gezocht op de titel van documenten van uw organisatie. De zoekresultaten worden vervolgens in het scherm getoond. Via Uitgebreid zoeken kunt u naast zoeken op titel, op diverse andere kenmerken zoeken. Pagina 15 van 21

16 Pagina 16 van 21

17 4 Aanleverinstructies Om een besluit op de juiste manier te publiceren, zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten waar u aan moet denken bij het opstellen van een document. Hieronder vindt u een aantal richtlijnen. 4.1 Titels besluiten Omdat alle publicaties als losse berichten in de Staatscourant komen is het belangrijk dat u een duidelijk onderscheidende titel opgeeft. Dit verbetert de vindbaarheid van de publicaties voor burgers, bedrijven en andere geïnteresseerden. De titel zou in ieder geval de volgende informatie moeten bevatten: - De naam van het bestuursorgaan (Gemeente s-gravenhage) - Korte omschrijving van het besluit (Ontwerp omgevingsvergunning voor het bouwen van een woning) - De locatie waar het besluit op betrekking heeft (Wilhelmina van Pruisenweg) Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente 's-gravenhage Ontwerp omgevingsvergunning voor het bouwen van een woning, Wilhelmina van Pruisenweg Rubriek opnemen in de titel bij publiceren van kennisgevingen beschikkingen Daarnaast wordt op basis van de titel de rubriek voor de zoekservice lokale bekendmakingen bepaalt. In het geval dat u een bestemmingsplan publiceert dient u het type in de titel van het document op te nemen, bijvoorbeeld: - De naam van bestuursorgaan (Gemeente Ede) - Korte omschrijving van het besluit (Ontwerpbestemmingsplan Leeuweriklaan 35) - De locatie waar het besluit betrekking op heeft (Leeuweriklaan 35, Ede) Pagina 17 van 21

18 Dit zou bijvoorbeeld de volgende titel opleveren: Gemeente Ede - Ontwerpbestemmingsplan Ede-Oost - Ede 4.2 Metadateren per besluit Om er voor te zorgen dat de besluiten optimaal vindbaar zijn raden wij aan om een document aan te maken per besluit, zodat deze uniek wordt gemetadateerd. Indien u besluiten gaat bundelen in de STCRTINapplicatie is het voor burgers niet meer mogelijk om geattendeerd te worden op een specifiek besluit. 4.3 Opnemen privacygevoelige gegevens in besluit Sommige besluiten en/of externe bijlagen kunnen persoonsgegevens bevatten. U wordt geacht om als aanleveraar zelf terughoudendheid te betrachten bij het opnemen van dergelijke gegevens in uw publicaties en/of externe bijlagen. U dient zich steeds af te vragen of dit een doel dient in de bekendmaking van een besluit. Eventueel kunt u zelf overgaan tot het anonimiseren van een besluit voor publicatie. Pagina 18 van 21

19 Bijlage 1: Overzicht Metadatavelden Algemeen (Bij keuze voor zakelijke mededeling): Aantal Naam Verplicht waarden Rubriek Waarde Documenttype Ja 1 - Soort documenttype: Instelling gemeenschappelijke regeling Plannen ruimtelijk Plannen overig Beschikkingen aanvraag Beschikkingen afhandeling Maker Ja 1 Plannen ruimtelijk Naam van overheidsorganisatie Plannen overig aanvraag afhandeling Beleidsonderwerp Ja Oneindig Plannen ruimtelijk Bijvoorbeeld: Natuur en milieu afval Plannen overig aanvraag afhandeling Coördinaten Ja Oneindig Plannen ruimtelijk Plannen overig Door een marker te plaatsen op de kaart worden de gegevens toegevoegd aan het document. aanvraag afhandeling Ruimtelijk plan identificatie nummer Ja 1 - Plannen ruimtelijk Ruimtelijk plan identificatie. Referentienummer Nee 1 Plannen ruimtelijk Plannen overig aanvraag afhandeling Samenvatting Nee Oneindig Plannen ruimtelijk Plannen overig aanvraag afhandeling Kenmerk of referentienummer binnen de eigen organisatie. Samenvatting van de juridische tekst. Algemeen (bij keuze voor Complete Besluiten): Aantal Naam Verplicht waarden Rubriek Waarde Documenttype Ja Instelling gemeenschappelijke regeling Pagina 19 van 21

20 Naam Informatietype (Rubriek) Informatietype (Sub rubriek) Staatscourant (bij keuze voor Zakelijke Mededelingen): Aantal Verplicht waarden Rubriek Waarde Ja 1 Alleen bij Zakelijke - Bekendmakingen aan de scheepvaart Mededelingen van het - Onteigeningen type: - Overig Plannen Ruimtelijk - Ruimtelijke plannen Plannen overig - Vergunningen aanvraag afhandeling Ja (alleen bij selectie Ruimtelijk plan) 1 Alleen bij Zakelijke Mededelingen van het type: - Plannen ruimtelijk Geef sub rubriek van Ruimtelijk Plannen op: - Structuurvisie - Bestemmingsplan - Exploitatieplan - Inpassingsplan - Wijzigings- of uitwerkingsplan - Voorbereidingsbesluit - Beheersverordening - Provinciale verordening - Aanwijzing - Omgevingsvergunning met planafwijking Staatscourant (Bij keuze voor Complete Besluiten): Aantal Naam Verplicht waarden Rubriek Eindverantwoordelijke Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Maker Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Beleidsonderwerp Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Coördinaten Ja Instelling gemeenschappelijke regelingen Waarde Naam van de verantwoordelijke overheidsorganisatie Naam van overheidsorganisatie Bijvoorbeeld: Verkeer Weg Door een marker te plaatsen op de kaart worden de gegevens toegevoegd aan het document. Samenvatting Nee Instelling gemeenschappelijke regelingen Samenvatting van de juridische tekst. Pagina 20 van 21

21 Alternatieve titel Nee Instelling gemeenschappelijke regelingen Een alternatieve titel Grondslag Nee Instelling gemeenschappelijke regelingen Pagina 21 van 21