Gemeente Bloemendaal Managementletter

Transcriptie

1 Gemeente Bloemendaal Managementletter Rapportage naar aanleiding van de interim-controle december 2014

2 Ernst & Young Accountants LLP Cross Towers, Antonio Vivaldistraat HP Amsterdam Postbus AB Amsterdam Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) VERTROUWELIJK College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Bloemendaal Postbus AE BLOEMENDAAL Amsterdam, 4 december 2014 Managementletter interim-controle 2014 Geacht College, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze managementletter Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in In ons dienstverleningsplan heeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2014 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze managementletter. In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college. Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie. Wij hebben onze concept-bevindingen toegelicht en besproken met het afdelingshoofd en de portefeuillehouder Financiën. Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij gaarne bereid. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP drs. S.M. van der Ven RA R. Ellermeijer RA Ernst & Young Nederland LLP is een limitedliabilitypartnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC Ernst & Young Nederland LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. Lees meer

3 Inhoudsopgave 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 8 2 Waar staat de gemeente? Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Interne controle en verbijzonderde interne controle Inkoop en aanbesteden Omgevingsvergunningen Beheersing verbonden partijen en garantstellingen Belastingen (GBKZ) Subsidieverstrekkingen 18 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Decentralisaties Actuele ontwikkelingen belastingen Ontwikkelingen BBV Werkkostenregeling Overige ontwikkelingen Controleverklaring nieuwe stijl 25 Bijlage 1 Opvolging en status aanbevelingen voorgaande jaren 27 2 Reikwijdte en controleaanpak 35 Pagina 2 Lees meer

4 Sectie Bestuurlijke samenvatting

5 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld Aandacht voor versterking van de interne beheersing blijft noodzakelijk Omgeving rondom gemeente volop in beweging Ons beeld van Bloemendaal is dat de interne beheersing van voldoende niveau is en er aandacht is voor het verder versterken van de interne beheersorganisatie. Daarbij zijn onze bevindingen vanuit voorgaande jaren (zie bijlage 1) gedeeltelijk opgepakt en is de verbijzonderde interne controle versterkt. Als aandachtpunt onderkennen wij het omzetten van bevindingen vanuit de verbijzonderde interne controle en ook onze rapportages naar concrete verbeteringen vanuit de verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie. Op dit moment is het nog niet zo dat rapportages leiden tot een actieplan voor verbetering dat gedragen wordt door het managementteam. Op basis van het plan-do-check-act principe is met name de actfase nog in onvoldoende mate ontwikkeld. Juist deze fase draagt bij het vergroten van het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie. De decentrale overheden in Nederland zijn volop in beweging. Enerzijds worden wettelijke taken vanuit de rijksoverheid gedecentraliseerd naar gemeenten en worden taken ten aanzien van de jeugdzorg van de provincies overgeheveld naar de gemeenten. Anderzijds komt nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Wet Markt en overheid en de invoering van de plicht tot vennootschapsbelasting op de decentrale overheden af. De gemeente Bloemendaal volgt de ontwikkelingen nauwgezet en heeft een hoge prioriteit toegekend aan de decentralisaties en samenwerking in regio, waarvan de ICT-samenwerking met Heemstede een voorbeeld is. Ook de economische omgeving is nog steeds volop in beweging. Ondanks het lichte economisch herstel, resulteert de economische crisis van de afgelopen jaren in een verhoogd risico voor waardering van activa en verbonden partijen en blijft de druk op de financiën groot. De bezuinigingstaakstellingen uit voorgaande jaren zijn gerealiseerd in de begroting 2015 (en meerjarenbegroting ), waarbij voor een deel ook een onttrekking wordt gedaan aan de algemene reserves. Hogere eisen te stellen aan Verbijzonderde Interne Controle Wij merken op dat de regelgeving ten aanzien van het effectief kunnen gebruik van een interne auditfunctie (waaronder de VIC-functie wordt gezien) in het afgelopen jaar is aangescherpt. Deze aanscherping ziet toe op de deskundigheid, objectiviteit en onafhankelijkheid van de toetsers, alsmede op het systeem van interne kwaliteitstoetsing op het dossier. In paragraaf 2.2. van deze managementletter gaan wij hier nader op in. Met name ten aanzien van de deskundigheid en kwaliteitsborging met betrekking tot permanente opleiding en een inhoudelijke toetsing op de werkzaamheden van de IC-toetsers zijn de eisen aangescherpt. Voor Bloemendaal is dit slechts gedeeltelijk geborgd in de organisatie. Dit houdt in dat wij niet volledig gebruik kunnen maken van de werkzaamheden die binnen de VIC worden uitgevoerd. Daarnaast hebben wij kanttekeningen geplaatst bij de aanpak binnen de VIC, die meer gericht kan zijn op de onderkende risico s en beheersmaatregelen in de lijn. Hiertoe adviseren wij om per proces een risico-controlmatrix op te zetten, waarmee in één oogopslag de risico s en de interne beheersingsmaatregelen inzichtelijk zijn en dat als adequate basis kan dienen voor het verder vormgeven van de controleprogramma s per proces. Pagina 4

6 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld Uw processen zijn in de basis op orde, met aandachtpunten ter verbetering Deel van de verbijzonderde interne controle moet nog worden uitgevoerd over het laatste deel van 2014 Versterking interne controlfunctie Ten tijde van de interim-controle hebben wij uw significante processen beoordeeld. Hierbij zijn wij met name ingegaan op de vraag of de processen dusdanig zijn ingericht dat de belangrijkste procesrisico s worden afgedekt. Dit hebben wij gedaan door middel van interviews met de betreffende procesverantwoordelijken, het uitvoeren van lijncontroles en het beoordelen van de kwaliteit en de uitkomsten van de VIC. De werkzaamheden van de VIC liggen op schema en zijn gerapporteerd. Wij concluderen dat de processen in de basis goed zijn ingericht, maar op een aantal punten nog voor verbetering vatbaar zijn. Dit ziet met name toe op versterking van de interne controle in de lijn, daar waar nu werkzaamheden voor een deel door de VIC zijn overgenomen. In dit stadium van het jaar zijn nog niet alle werkzaamheden van de VIC uitgevoerd. De finale uitkomsten na afronding van de werkzaamheden zullen uiterlijk in maart 2015 beschikbaar zijn vanuit de VIC. Om bijsturing gedurende het jaar mogelijk te maken sturen wij aan op vervroeging van dit proces. De controle op de subsidievaststelling en aanvullende analyse op de volledigheid van de juiste aanbestedingsprocedures vormen hierbij de belangrijkste punten waarvoor aanvullende werkzaamheden zullen moeten worden uitgevoerd en om deze werkzaamheden tijdig te starten. De VIC richt zich met name op de rechtmatigheid van de routinematige processen en waarbij de focus meer ligt op de toetsing van individuele transacties binnen de processen dan de beoordeling van de interne controlemaatregelen zoals deze worden uitgevoerd in de lijnorganisatie. Wij adviseren de toetsing vanuit de verbijzonderde interne controle beter aan te laten sluiten op de interne controlemaatregelen zoals deze in de lijnorganisatie worden uitgevoerd en hiermee ook de getrouwheid te toetsen en zichtbaar te maken in de interne controleplannen. Op dit moment worden werkzaamheden gedeeltelijk ter vervanging van de verantwoordelijkheid in de lijnorganisatie uitgevoerd door de VIC. Voor de toekomst adviseren wij in de uitvoering en mate van diepgang van de werkzaamheden nog beter aan te sluiten op de hogere risicogebieden, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van grote projecten/grondexploitaties en de decentralisaties zoals onderkend binnen de paragraaf weerstandsvermogen en ten aanzien van de opdrachtgeversrol bij nieuwe samenwerkingsverbanden. Pagina 5

7 1 Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1 Algemeen beeld De belangrijkste procesbevindingen Ten aanzien van uw procesbeheersing zien wij een aantal verbeterpunten. Wij vragen met name uw aandacht voor de volgende zaken, welke wij in hoofdstuk 2 nader uitwerken: nadere toetsing van de volledigheid op de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid; zichtbaarheid van de interne controle op de vaststellingsbeschikkingen en naleving van de verordening in 2014 aangaande verstrekte subsidies in vastlegging van de analyse bij de jaarrekeningcontrole aangaande de uitkomsten van de toetsing in het kader van het beheer van verbonden partijen en waarborgen/garanties; verder ontwikkelen van de VIC functie en het zelf controlerend vermogen, mede als gevolg van de aangescherpte regelgeving; opstellen van risicoanalyses voor SiSa-regelingen. 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Bestuurlijke aandachtspunten Naast de speerpunten die wij vanuit de auditcommissie meekrijgen, zijn wij gewend om vanuit onze natuurlijke adviesfunctie u mee te nemen in onze visie ten aanzien van de belangrijkste aandachtspunten. Wij onderkennen de volgende bestuurlijke aandachtspunten: 1 Decentralisaties; 2 Samenwerking in de regio; 3 Waardering van grondexploitatie. Pagina 6

8 1 Bestuurlijke samenvatting 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Samenwerking met de gemeente Heemstede De gemeente Bloemendaal werkt meer en meer samen met de gemeente Heemstede. Dit komt terug in de samenwerking met gemeente Heemstede op het gebied van de IT en heeft geleid tot een lichte gemeenschappelijke regeling, waarbij het personeel op de loonlijst van de betreffende gemeenten blijft staan. Verder vindt kennisdeling op andere aspecten van de bedrijfsvoering plaats. Bij de transitie van de decentralisaties neemt de gemeente Bloemendaal actief deel in de samenwerking met de gemeente Heemstede en is er vanuit de gemeente Heemstede een regierol voor het organiseren en begeleiden van de decentralisaties. Wij hebben, daar wij tevens accountant zijn van de gemeente Heemstede, positief kennis genomen van de ontwikkelingen en stand van zaken aangaande de decentralisaties waarin de gemeente Bloemendaal participeert. De regierol van de gemeente Heemstede, en de participatie van de gemeente Bloemendaal daarin, is een logisch gevolg, daar ook de uitvoering van het Sociale Domein is uitbesteed middels de IASZ bij de gemeente Heemstede en dit ook grotendeels voor de uiteindelijke uitwerkingen van de decentralisatie zal gaan gelden. Daarbij heeft de samenwerking oog voor de governance structuur (taken, bevoegdheden, mandatering en verantwoording) aan de voorkant als het gaat om het volledig uitbesteden van taken en de inrichting van de controlfunctie vanuit de gemeente (o.a. eisen en wensen ten aanzien van de informatiebehoefte en voorziening en de tijdigheid). Wij blijven hier ook de aandacht voor vragen. Transitie decentralisaties ligt op schema Samenwerking in de regio In de afgelopen periode is veel tijd besteed aan de transitie met betrekking tot de 3 decentralisaties. Het beleid en de verordening zijn binnen de wettelijke termijn vastgesteld en de inkoopcontracten, met name ten aanzien van de zorg, zijn afgesloten. De komende maanden zal nog veel werk verzet moeten worden van de vertaling van het beleid naar de uitvoering en concretisering van de beheersorganisatie. Ons beeld is dat Bloemendaal in samenwerking met de regio gemeenten op koers ligt om de veranderingen op tijd door te voeren. Daarbij zal 2015 een overgangsjaar zijn, waarbij de aantallen van de jeugdzorg voor het eerst volledig duidelijk worden en ervaringen worden opgedaan of de uitvoering van het beleid past binnen de financiële kaders. Op basis van het inzicht in de rijksmiddelen, afspraken vanuit de afgesloten contracten en de inschatting van de aantallen, bestaat de verwachting dat de invoering budgettair neutraal kan plaatsvinden. Voor de inrichting van de beheersorganisatie vragen wij vooral aandacht voor de toetsing op de geleverde prestaties, waarbij ook een goede klachtenregistratie en afhandeling van belang zijn. Op zeer veel terreinen bestaan inmiddels samenwerkingsvormen in de regio, die met de transitie vanuit de decentralisaties en samenwerking met de gemeente Bloemendaal verder zijn geïntensiveerd. Ook als gevolg van de Participatiewet zullen nieuwe samenwerkingsvormen ontstaan. Pagina 7

9 1 Bestuurlijke samenvatting 1.2 Bestuurlijke aandachtspunten Waardering en risico s grondexploitatie Gelet op de economische omstandigheden en de bekende aandachtspunten per project, blijft de waardering van de grondexploitatie een belangrijk aandachtpunt. 1.3 Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole In 2014 zijn de bestaande exploitatieopzetten herzien en zijn deze vanuit de commissie Grondgebied voorgelegd aan de raad ter vaststelling en zijn daarbij de financiële consequenties verwerkt. Bij de jaarrekeningcontrole 2014 blijft het van belang dat de berekeningen op basis van de gerealiseerde voortgang worden geactualiseerd en de risico s in kaart opnieuw worden overwogen. Deze actualisatie en overweging van de risico s dienen voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole formeel te zijn afgewikkeld. Hieraan zal in overeenstemming met vorig jaar invulling worden gegeven, waarbij de bestuurlijke besluitvorming van de bijgestelde grondexploitaties is ingepland voor het vaststellen van de jaarrekening. Aandachtpunten voor de jaarrekeningcontrole Voor de jaarrekeningcontrole hebben wij de volgende aandachtpunten onderkend: waardering en risico s grondexploitatie. waardering van de debiteuren belastingen; actualisatie van beheerplannen en het effect hiervan op de gevormde voorzieningen; analyse en verantwoordingsinformatie inzake verbonden partijen en afgegeven waarborgen en garanties; toets op de volledigheid van aanbestedingen; risicoanalyses van SiSa-regelingen; wijzigingen in het BBV. Pagina 8

10 Sectie 2 Waar staat de gemeente? Lees meer

11 2 Waar staat de gemeente? 2.1 Procesbeoordeling en bedrijfsvoeringsmonitor Uw processen zijn in de basis op orde, met enkele punten ter verbetering De gemeente Bloemendaal heeft nog aandachtspunten betreffende de inrichting van de administratieve organisatie van de processen. Uit onze interim controle, waarbij wij de opzet, bestaan en (deels) de werking van de interne controlemaatregelen hebben getoetst, komt eenzelfde beeld naar voren. Wij hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole de volgende processen beoordeeld: Begroting en begrotingswijzigingen Personeel en salarissen Inkoop en betaalorganisatie Aanbestedingen Belastingen en heffingen (nog uit te voeren bij GBKZ, februari 2015 audit) Omgevingsvergunningen Burgerzaken Parkeergelden Grondexploitatie Uitkeringen sociale zaken (uitbesteed) WMO (uitbesteed) Subsidieverstrekkingen SiSa Ons beeld ten aanzien van de bovenstaande processen hebben wij gevisualiseerd om u in één oogopslag een beeld te geven van de mate waarin de processen binnen de gemeente op orde zijn. Wij noemen dit onze bedrijfsvoeringsmonitor. Deze is op de volgende pagina opgenomen. Ten aanzien van de verbetermogelijkheden met betrekking tot met name die processen die wij nog als geel classificeren, gaan wij verder in dit hoofdstuk in meer detail op in. Daar waar wij hebben geconstateerd dat de mate van control enigszins achteruit is gegaan en wij aanvullende opmerkingen hebben in vergelijking met voorgaand jaar hebben wij dit nader toegelicht. Pagina 10

12 2 Waar staat de gemeente? 2.1 Bedrijfsvoeringsmonitor Rood Oranje Geel Groen Het proces voldoet niet aan de te stellen eisen. Veel aandachtspunten voor verbetering. Het proces voldoet voor een belangrijk deel niet aan te stellen eisen. Meerdere aandachtspunten voor verbetering. Het proces voldoet nagenoeg geheel aan de te stellen eisen. Enkele aandachtspunten ter verbetering. Het proces voldoet geheel aan de te stellen eisen. Beperkte ruimte tot verbetering. (*) De processen Uitkeringen sociale zaken en WMO zijn uitbesteed aan de Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken Heemstede. De gemeente Bloemendaal ontvangt aan het eind van het jaar gecertificeerde verantwoordingsinformatie van de gemeente Heemstede. Ons beeld is dat deze processen bij IASZ goed zijn georganiseerd. Pagina 11

13 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Interne controle en verbijzonderde interne controle Aanscherping wet- en regelgeving met betrekking tot het gebruik maken van de werkzaamheden van interne audit Voor onze controle maken wij voor zover mogelijk gebruik van de uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Hierop is de Nederlandse Controlestandaard 610 Gebruikmaken van de werkzaamheden van interne auditors van toepassing. Deze standaard is het afgelopen jaar aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat wij de voor ons relevante, door de interne controleur uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om ons ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstelling en om vast te stellen welke werkzaamheden wij zelf dienen uit te moeten uitvoeren. Daarnaast stelt deze standaard eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controle afdeling voor wat betreft: Objectiviteit: dit heeft onder meer betrekking op de positie van de interne controlefunctionaris (los van de organisatie/ het primaire proces) en het rechtstreeks rapporteren van bevindingen aan de hoogste leiding. Met andere woorden: is de interne controlefunctionaris voldoende onafhankelijk en kan deze de werkzaamheden uitvoeren zonder enige belemmering, belangenconflict en/of beïnvloeding van anderen die de professionele oordeelsvorming aantasten. Deskundigheid: dit heeft betrekking op het verkrijgen en onderhouden van kennis en vaardigheden van de interne controlefunctionaris teneinde de werkzaamheden op het vereiste niveau uit te voeren, inclusief de vereiste opleiding, ervaring en begeleiding. Systematische en gedisciplineerde aanpak: hierbij gaat het erom of de afdeling een systematische en gedisciplineerde benadering heeft waaronder het toepassen van een systeem van kwaliteitsbeheersing. De gemeente Bloemendaal voldoet nog niet aan de hogere eisen De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van de VIC-functie is afhankelijk van de beoordeling op de bovengenoemde criteria. De VIC-functie is binnen Bloemendaal primair belegd bij één medewerker. Een punt van aandacht betreft het systeem van kwaliteitsbeheersing en de mate (en continuïteit) van deskundigheid. Het systeem van kwaliteitsbeheersing is voor een deel geborgd door de afstemming van de werkzaamheden en terugkoppeling van de bevindingen middels het interne controleplan en tussentijdse rapportages. Daarbij merken wij op dat bevindingen uit voorgaande jaren worden omgezet in aanbevelingen voor de organisatie, maar dat hieraan in beperkte mate een concreet tijdpad wordt verbonden. Gezien de ontwikkelingen ten aanzien van deze standaard gaan wij graag nader in overleg met u over de positionering en aanpak van de VIC. Hierbij onder kennen wij de volgende aandachtpunten: - Uitvoeren van een inhoudelijke toets op de werkzaamheden van de VIC-toetser. - Nadere beoordeling en vastlegging van de objectiviteit en deskundigheid van de VIC-toetser. - Onderhouden van deskundigheid, bijvoorbeeld door middels van opleiding en training. - Meer uniformiteit in de vastlegging van de uitkomsten van de VIC en koppeling tussen de interne beheersmaatregelen in de lijn en de onderkende risico s. Wij adviseren om het interne proces van kwaliteitsborging vast te leggen waarin ook de beoordeling van de uitkomsten van de werkzaamheden van de VIC is benoemd en de aspecten ter waarborging van de juistheid en getrouwheid binnen de processen verder vorm te geven bij de uitvoering van de VIC en afzonderlijk zichtbaar te maken. Pagina 12

14 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Interne controle en verbijzonderde interne controle (vervolg) Interne controle is ingebed binnen de organisatie Controle eerste half jaar uitgevoerd Tijdens onze interim-controle hebben wij kennis genomen van de opzet van uw administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. De uitvoering van de interne controle is primair bij de (proces)medewerkers in de lijnorganisatie belegd. In de tweede lijn vindt de VIC plaats door de interne controleur. Deze inbedding van de interne controle in de eerste en tweede lijn achten wij een goede methodiek, teneinde het zelf controlerend vermogen van de organisatie te vergroten, met de opmerking, zoals hiervoor opgenomen, dat hogere eisen gesteld worden aan de VIC-functie en de lijnverantwoordelijkheid kan worden vergroot. De uitvoering van de werkzaamheden van de VIC liggen nagenoeg op planning. Een aantal controles zijn nog niet uitgevoerd doordat de gegevens pas op een later tijdstip in het jaar beschikbaar komen of doordat de planning van de uitvoering op een Wij zijn van mening dat de werkzaamheden nog verder naar voren kunnen worden gehaald en bij voorkeur in december van het betreffende jaar volledig zijn afgerond. Hiermee wordt de mogelijkheid gecreëerd om bij bijzonderheden vanuit de VIC nog aanvullende maatregelen te treffen voor de jaarrekeningcontrole en het controleplan voor het komende jaar op punten aan te scherpen. Over de belangrijkste controlebevindingen die uit deze controlewerkzaamheden voortvloeien, rapporteren wij u in de volgende paragrafen. Tevens merken wij op dat toetsing van interne beheersmaatregelen voor ICT vooralsnog geen onderdeel maken van de VIC. Wij adviseren om in de toekomst ook de beheersmaatregelen rondom de ICT en geautomatiseerde controles in de VIC te betrekken. Controleplannen per proces en aansluiting met de AO/IC verder te actualiseren Wij merken op dat er vanuit de VIC niet jaarlijks wordt geëvalueerd of de AO/IC, zoals deze in de lijnorganisatie wordt uitgevoerd, in opzet ongewijzigd is gebleven en voldoende aansluit op de controles zoals deze zijn opgenomen in het de interne controleplannen per proces. Hierbij bestaat het risico dat de AO/IC en de controleplannen per proces niet op elkaar aansluiten en dat de toetsing vanuit de VIC niet efficiënt en effectief wordt ingezet en, zoals reeds genoemd, teveel ingaat op alleen de controle op de rechtmatigheid. Wij hebben vastgesteld dat verschillende controlemaatregelen zijn opgenomen in de controleplannen per proces welke niet in de lijnorganisatie zichtbaar worden uitgevoerd en welke door de VIC worden getoetst ter vervanging van de ontbrekende interne controles in de lijnorganisatie. Wij adviseren om per proces een risico-controlmatrix op te zetten, waarmee in één oogopslag de risico s en de interne beheersingsmaatregelen inzichtelijk zijn en dat als adequate basis kan dienen voor vormgegeven worden in de gehanteerde controleprogramma s per proces. Wij adviseren daarbij tevens het onderscheid aan te brengen in interne controlemaatregelen gericht op de rechtmatigheid en getrouwheid. Pagina 13

15 2 Waar staat de gemeente? 2.2 Interne controle en verbijzonderde interne controle (vervolg) Beheersmaatregelen inzake serviceorganisaties Voor de processen personeel en parkeren zijn beheersmaatregelen geïdentificeerd welke ingaan op de juiste, volledige en tijdige verwerking van informatie door serviceorganisaties. Voor personeel betreft dit de serviceorganisatie RAET, voor parkeren betreft dit Waysis/TMC en Servicehuis Parkeer- en Verblijfrechten. De serviceorganisaties verstrekken jaarlijks een rapportage welke inzicht geeft inzake de juiste, volledige en tijdige verwerking van informatie en of de geïdentificeerde risico s voldoende worden afgedekt. De beoordeling op deze rapportages, en of daarmee de risico s welke zijn geïdentificeerd worden ondervangen, is de verantwoordelijkheid van de gemeente. Wij constateren dat de zichtbare toetsingen van deze rapportages ontbreken en dat deze niet in de lijnorganisatie wordt uitgevoerd en gedocumenteerd. Wij adviseren u om de beoordeling, en zichtbare vastlegging daarvan, van de rapportages van de serviceorganisaties in de lijnorganisatie te beleggen en vanuit de VIC op de naleving te laten toetsen. Voor de jaarrekeningcontrole 2014 is het belang dat ook de rapportages over 2014 nog in de beoordeling worden meegenomen. Pagina 14

16 2 Waar staat de gemeente? 2.3 Inkoop en aanbesteden Inkoop- en aanbestedingsproces Aandachtspunt jaarrekeningcontrole EY en Bloemendaal Het inkoop- en aanbestedingsproces is vanuit de integrale management verantwoordelijkheid decentraal bij de budgetverantwoordelijke belegd. Dit houdt in dat de budgethouders primair verantwoordelijk zijn het naleven van de juiste aanbestedingsprocedure. Naast de aanpassing van de grensbedragen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid dat in regionaal verband in samenwerking met Stichting Rijk tot stand is gekomen is veel aandacht besteed aan de bewustwording van de nieuwe procedures en zijn nadere richtlijnen gesteld over de juistheid van de te volgen procedure. Daarbij komen opdracht primair volgens het 4-ogen principe tot stand. Europese aanbestedingen worden daarbij altijd begeleid door Stichting Rijk. Hoewel de richtlijnen in voldoende mate houvast bieden voor de juiste aanbestedingsprocedures, is in het proces, alvorens de verplichting wordt aangegaan, geen juridische toets opgenomen. Dit risico wordt deels gemitigeerd door de afstemming van het inkoopplan en het periodieke overleg dat plaatsvindt met Stichting Rijk. Een goed functionerend contractenregister/ verplichtingenadministratie met een toetsing van de juiste aanbestedingsprocedure aan de voorkant zijn mogelijkheden om de volledigheid van de naleving van het aanbestedingsbeleid te waarborgen. De gemeente Bloemendaal heeft voortgang geboekt in de registratie van contracten, maar is hierin nog niet volledig. Gelet op bovenstaande is binnen de gemeente Bloemendaal de toetsing op de volledigheid van de juiste aanbestedingsprocedures aan de achterkant georganiseerd door middel van een crediteurenanalyse. Deze analyse wordt uitgevoerd door de VIC-medewerker. Bij deze analyse wordt op basis van alle crediteurenbetalingen de populatie bepaald die nader beoordeeld dient te worden. Uit deze populatie worden alle facturen > geselecteerd, waarvan de interne beheersingsmaatregelen en de juiste naleving van de aanbestedingsprocedure worden getoetst. Hierbij merken wij op dat er niet gekeken wordt op totaal niveau per crediteur en dat de beoordeling van facturen > de beoordeling op de juistheid en volledigheid nog niet afdoende afdekt om vanuit de uitkomsten conclusies te trekken over de gehele populatie. Voor de jaarrekeningcontrole dient de diepgang van de crediteurenanalyse nader te worden geanalyseerd en te worden aangepast en daarbij te beoordelen hoeveel aanvullende dossiers getoetst dienen te worden op de naleving van de juiste aanbestedingsprocedure om een uitspraak te kunnen doen over de volledige populatie. Wij zullen eind december, in samenwerking met de VIC medewerker, de exacte omvang kortsluiten. Hierbij zullen de reeds uitgevoerde werkzaamheden door de medewerker VIC meegenomen worden, teneinde dubbelwerk te voorkomen. Pagina 15

17 2 Waar staat de gemeente? 2.4 Omgevingsvergunningen In 2013 hebben wij onze aandachtspunten en adviezen gegeven ten aanzien van het proces. Deze aandachtpunten en adviezen zijn terug te vinden in bijlage 1. Het betreft hier met name de zichtbare toets op de bouwsom en de periodieke analyse/aansluiting tussen SQUIT en de financiële administratie. Aansluiting tussen subadministratie en financiële administratie Toetsing op de bouwsom heeft de aandacht gekregen De aansluiting tussen SQUIT en de financiële administratie heeft gedurende 2014 nog niet plaatsgevonden. Hierbij is op te merken dat er vanuit Gemeentelijke Belastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) nog geen journaalposten zijn aangeleverd waarmee de wekelijkse opleggingen vanuit de afdeling bij Bloemendaal gecontroleerd kunnen worden. Dit is een tussenstap tussen SQUIT en de financiële administratie, waarbij de analyse/aansluiting vanuit SQUIT en aanleveringen van op te leggen leges naar GBKZ de aandacht verdient. De aanlevering vanuit GBKZ dient spoedig te worden ontvangen om de aansluitingen te kunnen maken en te starten met de genoemde werkzaamheden. Vanaf 2014 is gestart met een zichtbare toetsing op de hoogte van de bouwsom en de controle daarop (4 ogen principe). Het 4 ogen principe wordt nu verplicht toegepast voor aanvragen met een bouwsom welke groter is dan en zien wij als een goede ontwikkeling. Voor aanvragen met een bouwsom kleiner dan is niet voorzien in een dergelijke zichtbare toetsing, hetgeen als een geaccepteerd risico is beoordeeld. 2.5 Beheersing verbonden partijen en garantstellingen Beheersing van verbonden partijen Vanuit de begroting 2015 hebben wij vastgesteld dat de vereiste informatie van de verbonden partijen is opgenomen. Hiermee laat de gemeente Bloemendaal zien dat de beheersing van de verbonden partijen doorlopend de aandacht heeft. De beheersing kenmerkt zich nog als een proces met een incidenteel karakter, waarbij de mate van diepgang en toetsing is afgestemd op het risicoprofiel. Het aantal verbonden partijen waar de gemeente Bloemendaal een relatief groter risico loopt, is beperkt en de beheersing en huidige verantwoording binnen de begroting- en jaarrekeningcyclus wordt toereikend geacht. In dit kader is het ook van belang om de afhankelijkheid van de verbonden partij in ogenschouw te nemen. De mate van diepgang en invulling van de regie en toezichthoudende rol leidt tot maatwerk per verbonden partij. De invulling van de rol van de gemeente kan in de vastlegging nog nader worden geconcretiseerd. De analyse van de garantstellingen is onderhanden en hiertoe zullen wij reeds in december worden geïnformeerd. Wij adviseren u om in het kader van de jaarrekeningcontrole de uitkomsten vanuit de beoordeling van de verantwoordingsinformatie per verbonden partij in een korte rapportage/memorandum inzichtelijk te maken, waarbij een conclusie wordt getrokken over de waardering van de verbonden partij en/of eventuele verplichtingen voor de gemeente. Voor de garantstellingen is het van belang dat de aanvullende zekerheden zijn geanalyseerd, bijvoorbeeld als het gaat om de WSW-achtervang bij woningcorporaties, en de financiële positie van de overige instellingen waarvoor de gemeente garant staat is beoordeeld. Pagina 16

18 2 Waar staat de gemeente? 2.6 Belastingen (GBKZ) Conversie nieuw belastingpakket Audit op de conversie is noodzakelijk Zekerheid bij debiteurenposities gevraagd In 2013 is gestart met de conversie van het belastingpakket GouwBelastingen naar Civision. De reden om te converteren naar Civision is dat het contract met GouwIT met ingang van 1 januari 2014 is verlopen en met Civision, in tegenstelling tot GouwBelastingen, invulling kan worden gegeven aan de eisen vanuit het Informatieplan. Voor de conversie, is een test- en acceptatieplan opgesteld, op basis waar deze werkzaamheden gestructureerd zijn uitgevoerd. Wij hebben vernomen dat de doelstelling, om kritieke gegevens ten behoeve van de gemeentelijke aanslagenrun betrouwbaar over te zetten, is behaald en dat hierbij de noodzakelijke gegevens ten behoeve van het combikohier zijn daarbij juist, volledig en tijdig overgezet. Ook geldt dat openstaande vorderingen betrouwbaar zijn overgezet. Wij merken daarbij op dat de historie van gegevens niet is geconverteerd maar wel raadpleegbaar blijft in MSAcces. De overige belastingsoorten (toeristenbelasting, marktgelden) zijn rond 1 mei 2014 geconverteerd naar het Civision systeem. Wij hebben vernomen dat op basis van de uitgevoerde conversiecontroles geen belangrijke bevindingen resteren die nog moeten worden opgelost. Wij hebben de documentatie van de conversie echter nog niet kunnen beoordelen. De opbrengst uit belastingen betreft één van de grootste bronnen van inkomsten binnen de GBKZ. Het is om die reden van belang dat GBKZ kan verantwoorden richting haar deelnemers dat de conversie van de belastinggegevens naar Civision juist en volledig heeft plaatsgevonden. De juistheid en volledigheid van de conversie dienen wij (aanvullend) te controleren daar dit van materiële invloed is op onze nog af te geven controleverklaringen bij de aanslagopleggingen over 2014 voor de deelnemende gemeenten. Wij dienen voldoende zekerheid te krijgen dat de conversie juist en volledig heeft plaatsgevonden. Vanuit de deelnemende gemeenten bij GBKZ bestaat het verlangen om zekerheid te verkrijgen voor de juistheid van de debiteurenposities. Deze gevraagde zekerheid is (nog) geen onderdeel van onze controleopdracht bij GBKZ. De debiteurenposities kunnen deel uit gaan maken van de verantwoordingen welke worden verstrekt aan de deelnemende gemeenten. De verantwoordingen zullen dan uitgebreid worden met de debiteurenposities aan het einde van het boekjaar. De waardering van de debiteuren blijft een verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeenten zelf. Hierbij baseert de gemeente Bloemendaal zich op de inschatting die GBKZ op basis van ervaringscijfers maakt. Wij zijn nog in overleg met de gemeente over de wijze waarop de audit op de conversie zal worden uitgevoerd. Wij adviseren de opdracht vanuit GBKZ uit te breiden met de controle op de juistheid van de debiteurenposities en toetsing op de gehanteerde percentages voor het bepalen van de voorziening. Pagina 17

19 2 Waar staat de gemeente? 2.7 Subsidieverstrekkingen Naleving subsidieverordening en interne controle daarop in de lijnorganisatie Ten aanzien van het proces subsidieverstrekking hebben wij geconstateerd dat de definitieve vaststelling van subsidiebeschikkingen 2013 in 2014 niet tijdig plaatsvindt, alsmede dat de zichtbaarheid van de toetsingen van onderliggende stukken aan de vereisten vanuit de verleningsbeschikkingen en subsidieverordening in onvoldoende mate worden gedocumenteerd. Wij adviseren u om de vastlegging inzake het voldoen aan de subsidieverordening, en eventuele gestelde voorwaarden door de gemeente in de verleningsbeschikking, bij subsidievaststellingen zichtbaar te laten vastleggen door de lijnorganisatie. Wij adviseren daarbij ook een monitoringsysteem voor de subsidievaststelling in te richten om de voortgang te bewaken. In de subsidieverordening is opgenomen dat in geval dat de toegestane beslistermijn door de gemeente (3 maanden na het indienen van de aanvraag door de subsidieontvanger) gepasseerd is, de verleningsbeschikking ambtshalve nog binnen 3 maanden door het college kan worden vastgesteld en anders van rechtswege overeenkomstig de beschikking tot subsidieverlening wordt vastgesteld. Dit is geen wenselijke procedure en kan gevolgen hebben voor de rechtmatigheid. Voor de controle van de vaststellingsbeschikkingen over 2013 dienen in 2014 aanvullende werkzaamheden te worden uitgevoerd om vast te stellen dat er aan de vereisten is voldaan vanuit de verleningsbeschikkingen en de subsidieverordeningen. De impact op eventuele rechtmatigheidsfouten dienen nader beoordeeld te worden en aanvullende acties moeten worden uitgezet om deze, indien mogelijk, te herstellen. Pagina 18

20 Sectie 3 Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Lees meer