Business-templates ibaan Decision Manager. Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review

Transcriptie

1 Business-templates ibaan Decision Manager Gebruikershandleiding voor Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review

2 Een uitgave van: Baan Development B.V. Postbus AC Barneveld Nederland Gedrukt in Nederland ibaan Development B.V Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Geen enkel deel van dit document mag worden gereproduceerd, opgeslagen of overgedragen in welke vorm, met welke middelen, elektronisch of mechanisch, of met welk doel dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ibaan Development B.V. Baan Development B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit fouten, weglatingen of discrepanties tussen de software en de informatie in dit document. Documentinformatie Code: U7824A NL Groep: Documentatie Uitgave: A Datum: August, 2002

3 Inhoudsopgave 1 Overzicht van ibaan Decision Manager Inleiding Definities, acroniemen en afkortingen Business-content: Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review 2-1 Inleiding Debiteurenbeheer Data-warehouse content voor debiteurenbeheer 2-2 Facts Dimensies Voorwaarden en aannamen voor de business-content Kubussen Crediteurenbeheer 2-17 Data-warehouse content voor crediteurenbeheer Facts Dimensies 2-17 Voorwaarden en aannamen voor de business-content 2-19 Kubussen Voorbeelden bedrijfsanalyse Voorbeelden - Analyse van debiteurenbeheer Kubus: ACR_OUDERDOMSANALYSE 3-2 Kubus: ACR_FACTUURONTV_KPI 3-4 Kubus: ACR_OPENST_SALDI_KPI Kubus: ACR_SEGMENTATIE Kubus: ACR_OVERZICHT_MUTATIES Kubus: ACR_AANTALLEN_KPI Voorbeelden - Analyse van crediteurenbeheer 3-16 Kubus: ACP_OUDERDOMSANALYSE Kubus: ACP_FACTUURBETAL_KPI Kubus: ACP_OPENST_SALDI_KPI 3-20 Kubus: ACP_SEGMENTATIE Kubus: ACP_OVERZICHT_MUTATIES Kubus: ACP_AANTALLEN_KPI 3-27 i

4 Inhoudsopgave ii

5 Documentinformatie ibaan Decision Manager is een decision-support oplossing waarmee u essentiële gegevens uit uw bedrijfsbeheersysteem kunt halen om deze te analyseren, zodat u de informatie verkrijgt die u nodig hebt als ondersteuning voor uw beslissingen en u tijdig maatregelen kunt nemen om knelpunten in de bedrijfsprocessen te voorkomen. U kunt ibaan Decision Manager bijvoorbeeld gebruiken om een antwoord te vinden op de vraag hoeveel dagen een relatie er gemiddeld over doet om openstaande debetbedragen geheel af te betalen. Voor elk gebied dat u wilt analyseren, bepaalt de business-content welke gegevens uit het bedrijfsbeheersysteem worden gehaald en hoe ibaan Decision Manager deze gegevens voor verdere analyse aanbiedt. Wanneer u ibaan Decision Manager installeert, is de business-content voor een aantal gebieden reeds voorgedefinieerd. In deze handleiding wordt de business-template 1.0 voor ibaan Decision Manager ibaan ERP 5.0c Financials behandeld. Met deze versie van de businesscontent voor ibaan Financials kunt u analyses uitvoeren op functionele gebieden van de modules Debiteurenadministratie (ACR) en Crediteurenadministratie (ACP) om de efficiëntie van bedrijfsprocessen te verbeteren. In deze handleiding wordt ook beschreven welke gegevens u kunt gebruiken om de verschillende deelgebieden van de functies van de debiteuren- en crediteurenadministratie te analyseren. Dit document bestaat uit de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk 1, Overzicht van ibaan Decision Manager, geeft een korte beschrijving van de concepten en componenten van ibaan Decision Manager en legt uit wat de functie is van de business-content binnen ibaan Decision Manager. In dit hoofdstuk vindt u ook een overzicht van definities, acroniemen en afkortingen. iii

6 Hoofdstuk 2, Business-content: Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review, geeft een functionele beschrijving van de gegevens die beschikbaar zijn voor de analyse van de debiteuren- en de crediteurenadministratie van uw onderneming. Hoofdstuk 3, Voorbeelden bedrijfsanalyse, geeft voorbeelden van analyses die u kunt uitvoeren op de business-content voor debiteuren- en crediteurenbeheer. iv

7 1 Overzicht van ibaan Decision Manager Inleiding Dit hoofdstuk geeft een korte uitleg van de verschillende concepten en componenten van ibaan Decision Manager die betrekking hebben op de business-content. Dit hoofdstuk geeft informatie over het uitvoeren van de volgende handelingen: Extractie van essentiële gegevens uit uw bedrijfsbeheersysteem. Opslag van de gegevens in een data-warehouse en OLAP-databases. Analyse van de gegevens. Presentatie van de analyseresultaten in de vorm van rapporten en grafieken. Voor elk analysegebied (zoals de gegevens in de modules Debiteurenadministratie/Crediteurenadministratie of Liquiditeitenbeheer in ibaan ERP Financials) bepaalt de business-content het volgende: Welke gegevens uit het bedrijfsbeheersysteem worden geëxtraheerd. Hoe de gegevens in de data-warehouse worden opgeslagen. Hoe de informatie beschikbaar wordt gesteld voor analysedoeleinden. De business-content is opgebouwd uit: ETL-scripts voor het extraheren, omzetten en laden van gegevens. OLAP-kubussen. Voor elk analysegebied (zoals financiën, verkoop of productie) bepaalt de business-content het volgende: Welke gegevens uit het bedrijfsbeheersysteem worden geëxtraheerd. Hoe de gegevens in de data-warehouse worden opgeslagen. Hoe de informatie beschikbaar wordt gesteld voor analysedoeleinden. ETL-scripts De ETL-scripts extraheren de gegevens uit de bedrijfsbeheersystemen en zetten die gegevens om in informatie die ondersteuning biedt bij het nemen van beslissingen. De ETL-scripts zorgen er ook voor dat de informatie wordt geladen in een data-warehouse. Na het laden bevat de data-warehouse de fact- en dimensiegegevens die nodig zijn voor de analyse. 1-1

8 Facts Facts hebben betrekking op de events (mutaties) die plaatsvinden in uw bedrijf en die u wilt analyseren. Facts vormen de dynamische gegevens die ibaan Decision Manager extraheert uit uw ibaan-database, zoals factuurbedragen, kortingsbedragen en bedragen van creditnota's. Dimensies Dimensies vormen de invalshoeken van waaruit u de gegevens analyseert. Dimensies zijn relatief statische gegevens (of basisgegevens) die gerelateerd zijn aan facts, zoals relaties (met verschillende rollen), regio's, branches, magazijnen, projecten en tijd. Met de dimensies Relatie en/of Branche kunt u bijvoorbeeld factuurbedragen analyseren aan het eind van verschillende kalendermaanden. Data-warehouse OPMERKING De fact- en dimensiegegevens worden opgeslagen in respectievelijk fact- en dimensietabellen die onderdeel uitmaken van een data-warehouse. De gegevens in de data-warehouse worden door de ETL-scripts bijgewerkt met de gegevens uit de actuele database. U kunt de gegevens in de data-warehouse op twee manieren analyseren: OLAP-kubussen bouwen en verwerken. Analyseapplicaties ontwerpen, zoals Crystal Analysis Professionalapplicaties. De gegevens in de data-warehouse moeten worden verwerkt voordat u de gegevens kunt analyseren met de OLAP-client. OLAP-kubussen Een OLAP-kubus bevat niet alleen een combinatie van fact- en dimensiegegevens, maar ook de resultaten van berekeningen, zoals totalen, gemiddelden en percentages. U hebt toegang tot de OLAP-kubussen via elke clienttool die compatibel is met Microsoft OLAP, zoals Crystal Analysis Professional. 1-2

9 OLAP-client Met behulp van een OLAP-client kunt u de gegevens in de OLAP-kubussen vanuit verschillende invalshoeken bekijken. Hierbij kunt u gebruikmaken van formules, filters, grafieken enzovoort, om informatie te verkrijgen over bijvoorbeeld trends, oorzaken van events en uitzonderingen. Voor uitgebreide informatie over het gebruik van de OLAP-client raadpleegt u de gebruikershandleiding van de OLAP-client. 1-3

10 Rapportage via analyseapplicaties U kunt gebruikmaken van rapportage- en analyseapplicaties, zoals Crystal Analysis Professional, om toegang te krijgen tot de informatie in de datawarehouse en de OLAP-kubussen, en om rapporten te printen. De beschikbare gebruikershandleidingen beschrijven hoe u applicaties kunt definiëren voor het analyseren van gegevens en hoe u views kunt samenstellen voor rapportage. Het schema hieronder toont de relaties tussen de verschillende componenten van ibaan Decision Manager. Datawarehouse Rapportageapplicaties Baandatabase OLAPkubus Template ibaan Decision Manager ETL-scripts Analyseapplicaties OLAPclient Figuur 1-1 Overzicht van de architectuur van ibaan Decision Manager 1-4

11 Definities, acroniemen en afkortingen Term Data-warehouse Business-template Blokkeercode Referentie blokkering ibaan Decision Manager Omschrijving Een oplossing waarin geïntegreerde gegevens en meta-gegevens worden onderhouden in een open RDBMS-omgeving. De data-warehouse vormt een geïntegreerde, tijdsafhankelijke, niet-vluchtige verzameling gegevens die door het management wordt gebruikt ter ondersteuning van beslissingen. De datawarehouse kan worden geanalyseerd met Business Intelligence-tools. Een data-warehouse bevat detailgegevens en geaggregeerde gegevens. Als RDBMS kunnen MS SQL Server 7 en 2000 worden gebruikt. Het verzameling (of een deelverzameling) van een exportsessie, ibaan ETL-model, dimensie- en kubusdefinities die betrekking hebben op een bepaald functioneel gebied binnen een bedrijf. Bijvoorbeeld de template voor het functionele gebied Financials. Met behulp van business-templates kunnen gegevens worden opgehaald uit een operationeel bedrijfsbeheersysteem (zoals ibaan ERP) en worden opgeslagen in de data-warehouse van waaruit de gegevens kunnen worden geanalyseerd met behulp van OLAP-technologie. Een code die in ibaan ERP 5.0c wordt gedefinieerd om de betaling van inkoopfacturen tijdelijk stop te zetten. Dit kan nodig zijn als onjuiste hoeveelheden zijn geleverd, onjuiste prijzen zijn gehanteerd, defecten zijn gevonden in de ontvangen goederen, enzovoort. Als u een inkoopfactuur wilt blokkeren, koppelt u een blokkeercode aan de inkoopfactuur. Het individu of bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor het koppelen van een blokkeercode aan een inkoopfactuur. Een end-to-end oplossing met business-templates die u direct kunt implementeren en waarmee u de bedrijfsprocessen binnen een onderneming kunt analyseren. Met de meegeleverde business-templates kunt u direct op dynamische wijze bedrijfsbeslissingen nemen. ibaan Decision Manager bestaat uit de volgende onderdelen: de Decision Manager Console en de business-content. 1-5

12 Crystal Analysis Professional Dimensie Fact Fact-tabel ACP ACR CMG EV DWV MV Crystal Analysis Professional is een OLAP-tool die een analyseapplicatie biedt voor de ibaan Business Intelligence-oplossing. Deze tool vertaalt de multidimensionale gegevens in de ibaan Business Intelligence-oplossing naar webrapporten die interactief kunnen worden bekeken. Een invalshoek van waaruit u gegevens kunt bekijken, zoals: omzet per periode, per product of per klant. Een kubus bevat een verzameling dimensies. De measures in de kubus of in de Universe, die afkomstig zijn uit een fact-tabel, worden geanalyseerd met behulp van de dimensies. Synoniem voor measure. Synoniem: measure. Een tabel in de data-warehouse die de mutaties bevat waarop de measures in de OLAP-kubussen worden gebaseerd. Voorbeelden van measures zijn kosten, omzet en budgetgegevens. In een analysetool, zoals Crystal Analysis Professional, worden deze measures geanalyseerd met behulp van de verschillende dimensies. Afkorting van Accounts Payables (Crediteurenadministratie), een functioneel gebied binnen Financials. Ook een specifieke module in ibaan ERP 5.0c Financials. Afkorting van Accounts Receivables (Debiteurenadministratie), een functioneel gebied binnen Financials. Ook een specifieke module in ibaan ERP 5.0c Financials. Afkorting van Cash Management (Liquiditeitenbeheer), een module in ibaan ERP 5.0c Financials. De eigen valuta van het financiële bedrijf. De gegevens voor een kubus met één bedrijf zijn beschikbaar in de eigen valuta. Data-warehousevaluta. De gegevens voor een kubus met meerdere bedrijven zijn beschikbaar in de datawarehousevaluta. Mutatievaluta. De valuta die wordt gebruikt voor mutaties in de debiteuren- en de crediteurenadministratie. Bijvoorbeeld: factuurmutaties, ontvangstmutaties en betalingsmutaties. 1-6

13 ibaan Financials Hiërarchie Measure OLAP Regio Rollover-analyse Een bedrijfsfunctie die onder meer het volgende omvat: grootboekadministratie, budgetbeheer, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie. ACP, ACR en CMG zijn de modules van ibaan ERP 5.0c Financials. Een reeks detailniveaus binnen een dimensie, op basis van parent-/child-relaties, zoals: Alle tijdsperioden, Jaar, Kwartaal, Maand, Datum, of Alle debiteuren, Land, Debiteur. De niveaus binnen een hiërarchie worden gerangschikt van algemeen naar specifiek. Een hoeveelheid die u kunt analyseren. Elke kubus heeft ten minste één measure, zoals factuurbedragen en gemiddeld aantal dagen tot ontvangst. Synoniem: fact. Acroniem voor Online Analytical Processing. Een softwaretechnologie waarmee analisten en managers duidelijke informatie wordt geboden dankzij de snelle, consistente en interactieve toegang tot de gegevens en het grote aantal verschillende informatieviews. De OLAP-functionaliteit wordt gekenmerkt door een dynamische multidimensionale analyse van geconsolideerde bedrijfsgegevens die voor de eindgebruiker inzichtelijk worden gemaakt. IBaan Decision Manager maakt gebruik van de OLAPtechnologie van Microsoft. De geografische regio van waaruit de factureren-aan relatie of de factureren-door relatie opereert. Het concept rollover heeft betrekking op het volgen/vergelijken van openstaande saldi terwijl deze van de ene periode naar de andere worden verplaatst, bijvoorbeeld van de huidige periodebucket naar de vorige periodebucket, om de mate van rollover of prolongatie van de openstaande bedragen te zien. Bijvoorbeeld: Eind januari 2002 staat een bedrag van EUR 670 open in een bucket van 0-30 dagen en eind februari 2002 (de volgende maand) staat nog EUR 510 open in een bucket van 0-30 dagen. Dit betekent dat EUR 160 van EUR 670, ongeveer 24 procent, is ontvangen en EUR 510, ongeveer 76 procent, is geprolongeerd. U kunt de trends in de incassoprestaties volgen door deze geprolongeerde waarden te controleren en/of de prestatiepercentages van periode tot periode voor ouderdomsbuckets te controleren. 1-7

14 Valutarisico-analyse DSO (Days Sales Outstanding) DPO (Days Purchases Outstanding) Bedrijf Bij de mutaties in de debiteuren- en crediteurenadministratie kunt u te maken krijgen met grote koersschommelingen in vreemde valuta s. Met de valutarisico-analyse kunt u de samenstelling van de openstaande bedragen analyseren. Aangezien de openstaande bedragen in de datawarehouse in de eigen valuta (EV) worden uitgedrukt, en niet in de mutatievaluta (MV), is een specifieke dimensie met de naam Mutatievaluta beschikbaar voor deze analyse. Met behulp van deze dimensie analyseert u de openstaande bedragen uitgedrukt in de mutatievaluta waarin de facturen, creditnota s en niet-toegekende vooruitbetalingen/vooruitontvangsten zijn vastgelegd. Deze measure wordt berekend door het openstaand debiteurensaldo te delen door de gemiddelde dagelijkse verkoop over een bepaalde periode. De DSO-berekening is grotendeels afhankelijk van twee factoren die niets te maken hebben met de betaalsnelheid van relaties. Eén factor wordt gevormd door de recente trends in de verkoop en de tweede factor is de periode die wordt gebruikt om de dagelijkse gemiddelden te berekenen. Deze measure wordt berekend door het openstaande crediteurensaldo te delen door de gemiddelde dagelijkse inkopen over een bepaalde periode. De DPO-berekening is grotendeels afhankelijk van twee factoren die niets te maken hebben met de snelheid waarmee inkopen worden betaald. Eén factor wordt gevormd door de recente trends in de inkoop en de tweede factor is de periode die wordt gebruikt om de dagelijkse gemiddelden te berekenen. Een mechanisme om gegevens afzonderlijk op te slaan in ibaan. Vaak zal een ERP-systeem meerdere bedrijven (databases) bevatten, bijvoorbeeld één bedrijf per business unit. Elk bedrijf zal daarbij zijn eigen tabellen en eigen gegevens hebben. Bijvoorbeeld: Het ibaan-systeem bevat de bedrijven 001, 002 en 003. Voor elk van deze bedrijven is er een tabel Verkooporders. De inhoud van deze tabel (de verkooporderrecords) verschilt per bedrijf. IBaan ERPtabellen kunnen ook worden gedeeld door meerdere bedrijven. 1-8

15 Contactpersoon inkoop KPI Kredietanalist Mutatievaluta Documentsoort Factuursoort Factuurstatus Vervallen_niet vervallen Documentklasse Branche Betaalwijze Kwestiecode Referentie kwestiecode De medewerker die verantwoordelijk is voor het onderhandelen over voorwaarden en/of het bestellen van goederen of diensten bij de factureren-door relatie. Synoniem: inkoper, inkoopmedewerker. Kritische prestatie-indicatoren. De medewerker die belast is met het controleren en bewaken van de kredietlimieten die voor relaties zijn vastgesteld. De mutatievaluta die wordt gebruikt voor factuur-, ontvangst- en betalingsmutaties. Een soort mutatiedocument. In het geval van factureren-aan relaties is de documentsoort ofwel Facturering ofwel Incasso. In het geval van facturerendoor relaties is de documentsoort ofwel Verplichting ofwel Betaling. Voor een factureren-door relatie is dit een factuur op basis van een inkooporder of een kostenfactuur. De betalingsstatus van een document voor een factureren-door relatie. De betalingsstatus van een document voor een factureren-aan relatie. De indeling van hoofddocumenten in 3 soorten: Normaal, Problematisch en Dubieus. Deze indeling is alleen van toepassing op de hoofddocumenten van factureren-aan relaties. Branche waarin de relatie actief is. Een methode die wordt gedefinieerd in ibaan 5.0c voor het betalen of innen van openstaande posten. Er kunnen verschillende methoden voor betaling en ontvangst worden gedefinieerd voor verschillende opties, zoals cheques, wissels, bankopdrachten, automatische incasso's, enzovoort. Een code die wordt gedefinieerd in ibaan ERP 5.0c om aan te geven dat een specifiek probleem bestaat voor een factuur van een relatie, bijvoorbeeld vanwege verkeerde prijzen of beschadigde goederen. Kwestiecodes kunnen worden gedefinieerd en gekoppeld aan probleemfacturen, zodat deze kunnen worden getraceerd en het probleem kan worden opgelost. Het individu of bedrijfsonderdeel dat verantwoordelijk is voor het oplossen van een kwestie die is gekoppeld aan een verkoopfactuur. 1-9

16 Aanmaningsmethode Gerealiseerde koersverschillen Niet-gerealiseerde koersverschillen Vertegenwoordiger Slicers Betalingscondities Tijdsperiode dagen De methode die wordt gebruikt om een relatie eraan te herinneren dat een betaling verschuldigd is. Het verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's, berekend voor reeds betaalde facturen. Dergelijke verschillen kunnen positief (koerswinst) zijn of negatief (koersverlies). Het verschilbedrag dat is ontstaan als gevolg van koersschommelingen van buitenlandse valuta's, berekend voor facturen met openstaande saldi. Dergelijke verschillen kunnen positief (koerswinst) zijn of negatief (koersverlies). De medewerker die verantwoordelijk is voor het onderhouden van de contacten met de verkopen-aan relatie. De vertegenwoordiger is tevens gemachtigd om verkooporders voor een product of service te accepteren van een relatie. Synoniem: verkoopmedewerker. Slicers zijn alle voor een kubus gedefinieerde dimensies die niet worden weergegeven op de assen van het raster. Slicers worden weergegeven op de slicer-balk, direct boven het raster. Hoewel de slicers niet worden weergegeven in grafieken, zijn ze wel betrokken bij de analyse. Een overeenkomst over de frequentie van betalingen en de kortingen die worden verleend bij tijdige betaling. Tijdsperioden die worden gedefinieerd door een interval van een aantal dagen op te geven. Als u bijvoorbeeld 30 dagen opgeeft, worden daarmee de volgende tijdsperioden gedefinieerd: 0-30 dagen, dagen, dagen, enzovoort. 1-10

17 2 Business-content: Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review Inleiding Deze template is gemaakt voor ibaan Decision Manager 2.2 en is gebaseerd op gegevens die worden opgehaald uit ibaan ERP 5.0c. Dit hoofdstuk beschrijft de content van de data-warehouse en de OLAP-kubussen. Tevens wordt uitgelegd hoe u de business-content voor de debiteuren- en crediteurenadministratie kunt gebruiken voor de analyse en bewaking van bedrijfsprocessen. Voor een meer technische beschrijving van het ontwerp van de data-warehouse en de OLAPkubussen, kunt u de on-line meta-gegevens raadplegen. Deze vindt u in de ETLmodeler en de OLAP-kubussen. Dit hoofdstuk is onderverdeeld in twee gedeelten. Het eerste gedeelte heeft betrekking op de business-content voor de debiteurenadministratie. Het tweede gedeelte bevat vergelijkbare informatie over de business-content voor de crediteurenadministratie. Debiteurenbeheer Debiteurenbeheer is een onderdeel van het bedrijfsproces dat alle activiteiten vanaf het plaatsen van een order tot het ontvangen van de betaling beslaat. Het gaat hierbij om het beheer van accounts van relaties, inclusief het verwerken van betalingen van relaties, het verlenen van kredietfaciliteiten en het innen van openstaande bedragen. Debiteurenbeheer kan worden onderverdeeld in de volgende subgebieden: Facturering. Incasso. Kredietbeheer en -administratie. Met de business-content van de ibaan Decision Manager Template 1.0 voor ibaan ERP 5.0c Financials Operational Review kunt u verschillende analytische views samenstellen om de efficiëntie en effectiviteit van processen op de eerdergenoemde subgebieden van het debiteurenbeheer te bewaken. 2-1

18 Data-warehouse content voor debiteurenbeheer Facts Voor de prestatieanalyse van het debiteurenbeheer zijn verschillende facts en dimensies beschikbaar. Facts zijn bedragen en percentages die gerelateerd zijn aan de eerder genoemde aspecten. De volgende fact-tabel voor de content voor debiteurenbeheer is beschikbaar: Fact-tabel DW_FIN_ FACTS_ACRBAL Contents Mutaties voor facturen en incasso's voor een factureren-aan relatie die samenhangen met het debiteurenbeheer. Dimensies Dimensies bepalen de aggregatieniveaus waarop en de invalshoeken van waaruit u de business-content voor debiteurenbeheer kunt analyseren. Dimensies zijn flexibel en moeten optimaal worden gerangschikt om fact-views te verkrijgen die u meer inzicht geven in trends en patronen, en die u helpen om uitzonderingen en afwijkingen in de gepresenteerde informatie te identificeren. Elke dimensie bevat relaties voor het aggregeren van informatie op basis van relevante kenmerken. Zo kunt u met de dimensie Factureren-aan relatie informatie aggregeren op basis van de kenmerken van relaties, zoals de financiële relatiegroep, het land, enzovoort. Voorbeelden van dimensieanalyses vindt u in hoofdstuk 3, Voorbeelden - bedrijfsanalyse. 2-2

19 Voor de analyse van de business-content voor debiteurenbeheer zijn 19 verschillende dimensies beschikbaar. De volgende tabel geeft een overzicht van de beschikbare dimensies en de hiërarchie van elke dimensie. Dimensies Hiërarchieën Regio Alle / Regio Kredietanalist Alle / Kredietanalist Mutatievaluta Alle / Valuta Documentklasse Alle / Soort documentklasse / Documentklasse Documentsoort Alle / Documentgroep / Documentsoort / Documentnummer Vervallen_niet Alle / Factuurstatus / Vervallen_niet vervallen vervallen Fact_aan rel 1) Alle / Land / Factureren_aan relatie / Bedrijfsonderdeel 2) Alle / Financiële relatiegroep / Factureren_aan relatie / Bedrijfsonderdeel 3) Alle / Status / Factureren_aan relatie / Bedrijfsonderdeel Branche Alle / Branche Betaalwijze Alle / Betaalwijze Kwestiecode Alle / Kwestiecode Referentie Alle / Referentie kwestiecode kwestiecode Project Aanmaningsmethode Verkoopfactuur Vertegenwoordiger Betalingscondities Tijd Tijdsperiode dagen Tijdsperiode Alle / Project Alle / Aanmaningsmethode Alle / Factuurgegevens Alle / Vertegenwoordiger Alle / Betalingscondities Alle / Jaar / Kwartaal / Maand / Datum Alle / Interval in dagen Alle / Jaar / Kwartaal / Maand OPMERKING Bij de analyse van de dimensie Factureren-aan relatie kunt u schakelen tussen de twee hiërarchieën. Voor de dimensie Tijdsperiode dagen worden zes standaardperioden afgeleid van de door de gebruiker gedefinieerde intervallen. 2-3

20 Voorwaarden en aannamen voor de business-content De data-warehouse voor de business-content voor debiteurenbeheer is opgebouwd op basis van een aantal voorwaarden en aannamen. Deze voorwaarden en aannamen komen voort uit bepaalde inherente kenmerken van de gegevensbron, te weten de functionaliteit en tabelstructuren van ibaan ERP 5.0c Financials. De voorwaarden en aannamen worden in de onderstaande lijst behandeld, zodat u een duidelijk beeld hebt van de beschikbare content. De dimensie Tijdsperiode in de data-warehouse is gebaseerd op kalenderperioden. Deze kunnen afwijken van boekingsperioden. Deze oplossing voor het debiteurenbeheer maakt uitsluitend gebruik van gegevens die beschikbaar zijn in de modules ACR en CMG van ibaan Financials. De volgende informatie is niet beschikbaar in deze versie van de business content: Gegevens die zijn verzameld met behulp van applicaties van andere leveranciers, zoals software voor het vaststellen van kredietwaardigheid of software voor het automatiseren van de incassoprocedure. Kwantitatieve gegevens met betrekking tot mutaties in de debiteurenadministratie. Gegevens die samenhangen met grootboekrekeningen, alsmede GLDmutatiegegevens. In ibaan Financials - ACR kan de gebruiker volledig betaalde facturen van factureren-aan relaties, inclusief alle bijbehorende documenten, bijvoorbeeld voor ontvangsten van factureren-aan relaties en correcties, verwijderen of opschonen. De historie van facturen voor factureren-aan relaties, ontvangstmutaties en dergelijke mag niet worden opgeschoond of gearchiveerd voordat de data-warehouse is opgebouwd. Voor de conversie van EV-bedragen naar DWV-bedragen wordt de documentdatum gebruikt als de datum voor de wisselkoers en wordt het type wisselkoers uit de tabel tfacr200 gebruikt die voor het record van toepassing is. Voor sommige functies, zoals kwestiecodes, geldt dat de implementatie in ibaan Financials ACR niet is vereist. De samenstelling van de gegevens in de data-warehouse is daarom mede afhankelijk van de beschikbaarheid van nietvereiste gegevens in de ibaan Financials ACR-database. 2-4

21 U kunt oninbare vorderingen op verschillende manieren afboeken in ibaan Financials ACR. Meestal wordt gebruikgemaakt van een creditnota om oninbare vorderingen af te boeken. Aangezien er in het mutatiesysteem geen specifieke mutatiesoort is gedefinieerd voor oninbare vorderingen, zijn er in de data-warehouse geen prestatie-indicatoren beschikbaar voor oninbare vorderingen. Wanneer mutaties in de debiteurenadministratie worden geëxporteerd naar de data-warehouse, is het mogelijk dat sommige mutaties de status Nietgejournaliseerd hebben (in overeenstemming met de GLD-module). Nietgejournaliseerde mutaties kunnen nog worden gewijzigd, nadat ze zijn geëxporteerd naar de data-warehouse. Om de gegevens in het mutatiesysteem te synchroniseren met de gegevens in de data-warehouse, verdient het aanbeveling om de gegevens van de debiteurenadministratie incrementeel opnieuw te exporteren naar de data-warehouse. Dit geldt met name voor nietgejournaliseerde mutaties. In de sessie Verkoopfactuurgegevens (tfacr2100m000) kunnen gebruikers sommige velden wijzigen, zoals Vervaldatum, Kwestiecode, Referentie kwestiecode, Betaalwijze en Vertegenwoordiger. Deze wijzigingen zijn ook toegestaan voor facturen en creditnota's met de status Gejournaliseerd. Om de gegevens in het mutatiesysteem te synchroniseren met de gegevens in de data-warehouse, verdient het aanbeveling om de gegevens van de debiteurenadministratie incrementeel opnieuw te exporteren naar de datawarehouse. In de definitie van de ouderdomsanalyse zijn de openstaande mutaties voor factureren-aan relaties opgenomen (dat wil zeggen facturen, creditnota's, niettoegekende ontvangsten en vooruitontvangsten) en zijn openstaande verkooporders, openstaande verkoopoffertes, openstaande projectorders, budgetbedragen, enz. niet opgenomen. In de business-content voor het debiteurenbeheer wordt bij openstaande saldi rekening gehouden met bankontvangsten die onderweg zijn (dat wil zeggen ontvangsten waarvoor nog bankafstemming moet plaatsvinden). Tevens geldt dat de ouderdom van een openstaand document wordt berekend op basis van de documentdatum en niet op basis van de vervaldatum. U kunt een tijdsperiode definiëren als een aantal kalenderdagen, onafhankelijk van de ouderdomscodefunctionaliteit in de ACR-module van ibaan ERP 5.0c Financials. 2-5

22 Bepaalde dimensies zijn statisch, omdat ze niet tijdspecifiek zijn. Bijvoorbeeld: als aan een verkoopfactuur een kwestiecode is gekoppeld, wordt voor de factuur altijd de informatie met betrekking tot de kwestiecode getoond die gold op het moment dat de gegevens werden geëxporteerd naar de data-warehouse, ongeacht wanneer een momentopname wordt genomen. De niet-statische dimensies zijn Tijd, Tijdsperiode en Vervallen_niet vervallen. Kubussen Er zijn in totaal zes OLAP-kubussen beschikbaar voor de analyse van het debiteurenbeheer. Elke kubus is gekoppeld aan de relevante VIEW die is gemaakt op basis van de fact-tabel DW_FIN_FACTS_ACRBAL. In de volgende paragrafen worden de measures en dimensies van elke kubus beschreven. ACR_OUDERDOMSANALYSE Deze kubus bevat measures voor het analyseren van de openstaande periodesaldi van factureren-aan relaties aan het eind van elke maand voor elk kalenderjaar. De kubus geeft een momentopname van de stand van zaken aan het eind van elke kalendermaand. Voor een volledig jaar kunt u dus 12 momentopnames bekijken. In de volgende tabel worden de beschikbare measures beschreven: Measure Nettobedrag openstaand Bedrag kredietlimiet Bedrag kredietverzekering Omschrijving Saldobedragen van alle openstaande hoofddocumenten. Hoofddocumenten zijn verkoopfacturen, creditnota's, vooruitontvangsten per kas, vooruitontvangsten per bank, niet-toegekende kasontvangsten en niet-toegekende bankontvangsten. Bij de berekening van de openstaande saldi wordt rekening gehouden met bankontvangsten onderweg. Het maximale kredietbedrag dat voor de factureren-aan relatie is vastgesteld op basis van kredietgoedkeuringen/-beoordelingen. Deze limiet mag niet worden overschreden door de factureren-aan relatie. Het bedrag aan verzekeringsdekking voor openstaande saldi van factureren-aan relaties. Dit bedrag dient als dekking voor oninbare vorderingen. 2-6