24/10/2008 PROJECT PLAN: BOEKEN VOOR STUDENTEN

Transcriptie

1 24/10/2008 PROJECT PLAN: BOEKEN VOOR STUDENTEN

2 Inhoud Project Plan 1. Identificatie Aanleiding Doelstelling Afbakening Uitgangspunten In scope Out of scope Impact Beheersaspecten Organisatie Sturing Samenstelling Team Betrokkenen (raakvlakken) Mijlpalen & tijd Budget Informatie Rapportering en Opvolging : Informatiedoorstroming Wijzigingsaanvragen Documentatiebeheer Kwaliteit / Projectevaluatie-criteria Risicobeheersing... 14

3 1. Identificatie Naam SBP: Boeken voor studenten SBP -nummer: S7D80 Straat + nummer: Lindenstraat 97 Postcode: 9100 Gemeente: Sint-niklaas Telefoon: 0493/ Website: contact@boekenvoorstudenten.be 2. Aanleiding Omschrijving o opstarten van een onderneming als opdracht in de Themaweek ondernemen 7 op de Artesis Hogeschool Antwerpen (IW: EA-ICT) o meer bepaald: een dienst: kopen/verkopen van studentenboeken Opportuniteiten o Kennis vergaren bij het opstarten van een onderneming: Businessplan (commercieel, financieel, SWAT analyse ): opstellen uitvoeren communiceren o een mogelijke onderneming op de markt brengen o prestige project break-even of winst Aandachtpunten o De student wordt een dienst aangeboden makkelijker boeken kopen en verkopen

4 3. Doelstelling S Specifiek: Het aanbieden van een dienst: we zullen voor studenten van verschillende hogescholen en universiteiten in de regio Antwerpen een medium aanbieden waarmee ze veilig boeken kunnen kopen en verkopen aan studenten. We zullen hiervoor een website aanbieden. Hierop kunnen de gebruikers dus boeken kopen en verkopen. o De mogelijkheid bestaat om de regio uit te breiden naar Vlaanderen. We zorgen ervoor dat de boeken bij de juiste persoon terecht komen, dit gebeurt door het transportbedrijf Kiala. o De mogelijkheid bestaat om eigen transport dienst in te schakelen, maar alles is dan op risico van beide partijen We zorgen dat de boeken op tijd verwerkt worden zodat leveringstermijn afhankelijk is van het transportbedrijf en daardoor zo kort mogelijk is. De betaling wordt volledig door de onderneming geregeld indien er met Kiala wordt gewerkt. Plaatsingskosten op Ebay zijn rond de 2 a 1%, verkoopkosten varieren van 5% tot 2%, hier moeten we zeker onder zitten 0-10: 5% 10-20: 4,5% 20-30: 4% 30-40: 3,5% 40-50: 3% 50-75: 2,5% : 2% xxx: 1% M Meetbaar: (Meer cijfers gebruiken, hoeveelheden, hoeveelheden bij hoge conjunctuur etc) Er is een website die volledig functioneel is en waarop een boekenverkoop succesvol kan afgerond worden. De website heeft een webspace van 2 gigabyte ter beschikking waardoor er wel tot boeken kunnen worden opgeslagen. De gebruikers kunnen hun boeken verzenden tegen een lage kost. Deze lage kost is afhankelijk van het formaat van de boeken en de gekozen transportdienst. We zorgen voor een acceptabele leveringstermijn door de website dagelijks te controleren op meerdere tijdstippen (10.00, 13.00, & 20.00), hierdoor kan het transportgedeelte direct afgehandeld worden. We kunnen het aantal gebruikers en verkochte boeken opvolgen. Tevredenheids enquêtes bij de gebruikers (formulier op de website). Inkomsten vanuit de verkoop van boeken en Google AdSense. A Acceptabel: Uitgebreider De doelstelling is acceptabel. De gebruikers worden beschermd tegen misbruik als Kialo als transportdienst wordt gebruikt. We controleren de pakketten op de juiste boeken. Bij het

5 kiezen van een ander transportbedrijf, bieden wij geen garantie. R Realistisch: De doelstellingen zijn realistisch en haalbaar. T Tijdsgebonden: Uitgebreider Op 25 november moet het project plan klaar zijn. Op 26 november moet het business plan klaar zijn. Op 1 januari moet de website operationeel zijn. 4. Afbakening 4.1. Uitgangspunten Normaal zijn in de voorgaande fases alle specificaties uitgeklaard, is de impact in kaart gebracht en ligt de gekozen oplossing vast. Mochten er toch nog onzekerheden resten, dan worden deze in de komende paragrafen opgelijst, telkens met vermelding van de genomen veronderstellingen. De projectleider is dan genoodzaakt een analyse-fase te voorzien, om deze onduidelijkheden weg te werken. Het feit dat deze veronderstellingen kunnen wijzigen gedurende de analyse kan, indien nodig, opgenomen worden als een risico. Het is niet de bedoeling de projectopdracht te blijven aanpassen gedurende de analyse en deze pas op het einde van die analyse te laten goedkeuren In scope Website opzetten o Database o Verwante boeken o Studie opleidingen o help functie (handleiding i.v.m. de website) o back-ups maken zodat transacties niet verloren gaan Reclame 1. Hogescholen en universiteiten aanspreken 2. Studentenverenigingen aanspreken 3. Flyers en posters verspreiden Contact leggen tussen beide partijen (koper/verkoper) Financieel plan opstellen Kostprijs voor de gebruiker bepalen Business plan opstellen Systeem opstellen voor het overhandigen van de boeken (transport) Wetgeving i.v.m. veiligheid

6 4.3. Out of scope Tweedehands cursussen Beheer van de server 5. Impact OPAFIT Organisatorisch Er zal iemand nodig zijn om de website up-to-date te houden. Er zal iemand nodig zijn om de transacties te regelen. zowel financieel als materieel. Er zal iemand zich moeten bezighouden met de bekendmaking van de website Personeel Gedelegeerd bestuurder: Tim Van Overtveldt Financieel Directeur: Peter De Cauwer Technisch Directeur: Jan De Kock Commercieel Directeur: Tim Verwimp Administratief Directeur: Jorn De Baerdemaeker Administratief Er zal zorgvuldig moeten worden bijgehouden welke transacties er worden gedaan. Zo zal er zowel een stroming zijn van inkomsten als een stroming van doorstortingen. Financieel Wij zullen twee soorten inkomsten hebben: 1. een percentage van de prijs van het boek die onze service levert 2. reclame van de website Informatiestromen Afhandelen van verkopen. Duidelijkheid i.v.m. de website. Technisch Onze technisch directeur moet een duidelijk visie hebben over wat en wat niet op de website moet beschikbaar zijn. Welke functionaliteiten moeten beschikbaar zijn voor de gebruikers en welke voor de beheerders. De programmatie van de business layer moet een ordening brengen in onze chaos van transacties. Commercieel We moeten een goed image uitstralen naar de gebruikers toe. We moeten onze bekendheid zo veel mogelijk realiseren bij onze doelgroep, de studenten. Zij moeten dan tevens ook geneigd zijn, gebruik te maken van onze service. Huisvesting/Ergonomie De officiële vestigingsplaats van onze onderneming bevindt zich te Sint- Niklass, Lindenstraat 97. Alle bestuurders zijn regelmatig aanwezig zijn in het e-lab van de Artesis Hogeschool Antwerpen (campus paardemarkt). Juridisch correcte licence agreement op de website die ons onaansprakelijk maakt voor eventuele geschillen. respecteren van de privacy wet. Dit zal echter geen probleem zijn mits elke schending in ons eigen nadeel is gegevens van personen blijven op privé-databanken. Van alle transacties moeten schriftelijke bewijzen bestaan om ons te beschermen tegen conflicten. Mits wij de tussenpersoon zijn moeten wij er tevens voor zorgen dat alles goed verloopt. Wij moeten dus ook onderzoeken wat er moet gebeuren als er ergens iets gebeurd is, wie er is aansprakelijk bij welk probleem. Hiervoor zullen wij inspiratie opdoen bij bestaande systemen van online-shops. Cultuur De jongeren zullen in staat zijn gemakkelijk en op een goedkope manier

7 tweedehands boeken te kopen en te verkopen. Zo kunnen studenten die minder geld hebben ook het nodige studiemateriaal aanschaffen.

8 6. Beheersaspecten 6.1. Organisatie Sturing Betrokkenen Naam RAID (cfr RAEW) Opdrachtgever(Sponsor) VLAJO & Artesis Stuurgroep (namen Kim Smets betrokkenen) Leo Vaningelgem Serge Beersaerts Programma Manager Kim Smets A Projectleider Tim Van Overtveldt I, D Recommend (aanbevelen) Agree (goedkeuren) Input (informatie leveren) Decide (Beslissen) A D Samenstelling Team Beschrijf de samenstelling van het projectteam : dit zijn de medewerkers die rechtstreeks worden aangestuurd door de projectleider en in normale situaties voor 50 à 60% van hun beschikbare tijd aan het project toegewezen zijn.(indien gekend mag men hier ook het absoluut aantal mandagen (md) opgeven i.p.v. een percentage van de beschikbare tijd). Rol in project Voornaam Naam Start Einde % md* Projectleider Tim Van Overtveldt week 1 week Financieel Peter De Cauwer week 1 week Directeur Commercieel Tim Verwimp week 1 week Directeur Technisch Jan De Kock week 1 week Directeur Administratief Jorn De week 1 week Directeur Baerdemaeker *: 12 lesweken, 5 dagen per lesweek en 16% bezetting

9 Taken en verantwoordelijkheden: Gedelegeerd Bestuurder: leiding geven aan het SBP het bewaken van de uitvoering van het businessplan het organiseren en leiden van de verschillende vergaderingen ervoor zorgen dat de departementen hun afspraken nakomen en goed samenwerken eindverantwoordelijk zijn voor het samenstellen van het businessplan organigram opstellen Financieel Directeur: het beheren van de kas het bijhouden van de administratie aan de hand van het kas-bankboek het opstellen van het financieel plan van het SBP het bespreken van de maandelijkse resultaten in de vergadering van het SBP het bepalen van de financiële gevolgen van een product- en/of verkoopactie het opstellen van het liquidatiedossier Technisch Directeur: opzetten van het productieproces onderhouden van de dienst onderhouden van contacten met de koper en verkoper beheren van de "voorraad" het bewaken van de veiligheid van het product en het productieproces verantwoordelijk voor het logistiek proces mbt de dienst Commercieel Directeur: opstellen van verkoop- en leveringsvoorwaarden verkoop van de dienst Zoeken naar kopers en verkopers (advertentie) markt onderzoek Administratief Directeur: verslagen van de vergadering schrijven opstellen van de fictieve gezinssituatie, het berekenen van de lonen SBP op de website registreren rapporten typen en kopiëren correspondentie verzorgen organiseren aandeelhoudersvergaderingen en bijhouden aandeelhoudersregister

10 Betrokkenen (raakvlakken) Activiteit Verantwoordelijke Afhankelijkheid Projectuitwerking projectmedewerkers Ad Hoc als nodig adviseurs goedkeuring printen posters drukkerij geld kapitaal inbrengen aandeelhouders inbreng kapitaal reclame Google (adsense) geld hosting Technisch directeur geld 6.2. Mijlpalen & tijd Mijlpalen Voorzien op Fiattering door Kickoff 20/06/2008 VLAJO / Artesis goedkeuring projectconcept 2/10/2008 Artesis: Leo Vaningelgem Bezoek KBC-bank 13/10/2008 KBC-bank opening rekening Evaluatie projectopdracht 28/11/2008 Artesis: Leo Vaningelgem / KBC online gaan website Publiciteit vrijgeven Eindevaluatie Definitiefase: 01/01/2009 projectmanager: Tim Van Overtveldt 01/01/2009 commercieel directeur Tim Verwimp januari: examenperiode Artesis/ VLAJO/ KBC In deze fase wordt er bepaald welk concept we gaan hanteren tijdens onze SBP. Deze stap zijn we reeds voorbij en we hebben ervoor gekozen om een website te maken om tweedehands boeken op te verkopen en te kopen. Voor meer uitleg zie doelstellingen. Ontwerp en uitwerkingsfase: In deze fase gaan we bepalen welke functionaliteiten we in onze website gaan implementeren. Welke gevolgen hebben deze op financieel en juridisch vlak. Hoeveel tijd en werk zal dit vragen. Tevens zal er een goed commerciële strategie moeten uitgewerkt worden om zo veel mogelijk klanten en dus ook inkomsten te incasseren. Implementatiefase:

11 Dit is het punt waar dat ons bedrijf, onze dienst, af is en dus klaar voor de eindgebruiker. Alles moet op dat moment klaar zijn. In de fase moet de website online zijn, en alle scholen en universiteiten aangesproken worden. Afrondingsfase Bijvoorbeeld in de afrondingsfase gaan we kijken of alle punten zijn behaald, eventueel welke uitbreiding, welke fouten zijn gebeurd voor later in de toekomst aan te brengen. De bedoeling is dat er een algemene vergadering komt waarin bepaald wordt dat er nog wordt verder gegaan met het project. Als sommige wensen te stoppen, kunnen zij dan uit het bestuur stappen en eventueel zelfs hun aandelen verkopen of doorgeven. Als iedereen wenst te stoppen dan wordt de winst verdeeld over de aandeelhouders Budget Budget Doel Verantwoordelijke 100 Afdrukken posters (50 posters: ) Hosting: 20 domeinnaam: 15 Aandeelhouders Budget Doel Verantwoordelijke 48 mandagen Ontwerpen website: 10md Technisch directeur Adminstratie: 2md Administratief directeur Lichte boekhouding: 3md Financieel directeur Marketing: 8md Commercieel directeur Verkopen (transport): 5md Administratief directeur Support website: toevoegen content: 5md Projectmedewerkers (exclusief technisch directeur) Businessplan: 5md Projectmedewerkers POD: 5md Conceptueel denkwerk & Projectmedewerkers discussie: 5md Totaal 48 md (Totaal aantal mandagen: aantal medewerkers * aantal werkdagen * percentage bezetting per werkdag : 5 medewerkers * (12 weken * 5 dagen/week) * 16% = 48 mandagen ) De budgetten zullen gedetailleerd worden in de ontwerp en uitwerkingsfase Ze worden via rapporteringen opgevolgd 6.4. Informatie Rapportering en Opvolging : Hier geef je specifieke afspraken weer zoals vb. de programma-stuurgroep, projectmeetings, rapporteringen e.d. met hun frequentie / vaste afspraken

12 Wie Projectteam Aandeelhouders Stuurgroep Frequentie Elke maandag om elab 4-wekelijks Begin -en einddatum project Informatiedoorstroming Wat Communicatie aandeelhouders Communicatie stuurgroep Communicatie projectgroep Wie Vergadering Vergadering Vergadering / / GSM / Wiki /(forum) Wijzigingsaanvragen De projectleider roept een vergadering samen Documentatiebeheer Waar wordt de projectdocumentatie bewaard De informatie & documentatie worden opgesteld in Word Alle documenten worden elektronisch beschikbaar gesteld op (als werkdomein) en op de wiki ( o De documenten zijn het projectplan en het business plan. o Informatie zoals taken verschijnen op de wiki en Kwaliteit / Projectevaluatie-criteria De kwaliteit wordt getest op basis van het aantal bezoekers en de tevredenheid van de gebruikers. Ons bedrijf is een webdienst waarbij we slechts kunnen afgaan op het aanbod en de eigenlijke verkoop. Indien er genoeg aanbod ontstaat gedurende een paar dagen na de oprichting van de dienst, is dit een positief resultaat. Als er weinig aanbod is terug te vinden gaan we onze reclametechnieken moeten bijschaven. Wanneer we een aanbod kunnen creëren gaan we er stelselmatig vanuit dat dit na een tijdje ook een vraag creëren. Het bedrijf is geslaagd als: Positief saldo (break-even situatie) Gebruiksvriendelijke website Studenten leren ons kennen Studenten gebruiken onze dienst

13

14 6.6. Risicobeheersing Risico nr: <R01> Eigenaar: BVS Impact: groot Kans voorkomen: medium Status: open Titel: Geen medewerking van de verschillende scholen Risico omschrijving: We rekenen dat we per provincie 4 à 5 scholen kunnen aanspreken dan zou dit ongeveer ons 25 scholen opleveren. Bij weinig hulp van deze scholen kan dit terugvallen op 5 tot 10 scholen. Mogelijke impact: Enorm, indien er geen enkele school bereid is om ons te helpen, kan dit fataal zijn voor onze onderneming. Actie: Indien de scholen niet wensen mee te werken, gaan we trachten studentenclubs, eveneens flyers uitdelen. Risico nr: <R02> Eigenaar: BVS Impact: groot Kans voorkomen: klein Status: open Titel: Website niet tijdig gereed Risico omschrijving: De bedoeling is dat de website op 31 oktober online zal zijn. Vanaf dat moment is onze business klaar voor onze klanten. Het risico is dat deze niet tijdig klaar zou geraken. Mogelijke impact: Geen website, geen klanten, geen opbrengst en geen bedrijf. De mogelijke impact is enorm Actie: Onze webmaster krijgt de prioriteit om deze taak tot een goed einde te brengen. Risico nr: <R03> Eigenaar: BVS Impact: medium Kans voorkomen: klein Status: open Titel: Misbruik door de verkoper of koper Risico omschrijving: Het risico dat klanten of verkopers misbruik maken van onze dienst. Mogelijke impact: Slechte reclame voor het bedrijf, en dat is juist wat we kunnen missen. We trachten zoveel mogelijk te werken aan een goede dienstverlening, en dit zou ernstig kunnen verstoord door één van onze klanten of verkopers. Actie: Zorgen voor een extra beveiliging