NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN 28 APRIL 2014

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE GEMEENTERAAD VAN 28 APRIL 2014 Aanwezig: Marc Doutreluingne, burgemeester; Wim Monteyne, Marc Claeys, Johan Rollez, Eddy Defoor, Marc Desloovere, Luc Vanassche, schepenen; Gerard Amelynck, Davy Nys, Erik Maes, Sofie Vermeulen, Anthony De Jonckheere, Freddy Van Herpe, Dirk Vanluchene, Claude Vanwelden, Sabine Poleyn, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, Yves Goemaere, Christine Desmet, Raf Deprez, Bart Colson, Sem Vanhessche, Christiana Deprez, raadsleden; Jan Vanlangenhove, gemeentesecretaris Verontschuldigd: Katrien Defoirdt, OCMW-voorzitter; Eliane Spinc le, Brigitte Desmet, raadsleden Afwezig: Johan Rollez, schepen afwezig voor agendapunten 24, 25 en 26. Luc Vanassche, schepen afwezig voor agendapunt 17. Davy Nys, raadslid afwezig voor agendapunt 17. Yves Goemaere, raadslid afwezig voor agendapunt 15. Bart Dewaele, raadslid De burgemeester opent de vergadering om uur. mededeling Vooraleer de agenda aan te vangen geeft de Burgemeester-voorzitter melding van: Het schrijven dd. 22 april 2014 van raadslid Sem Vanhessche die, namens CD&V vraagt om volgend punt aan de agenda toe te voegen: Trage wegen in Zwevegem De raad verklaart zich EENPARIG akkoord om deze punten te behandelen onder agendapunt V1 in openbare zitting. Conform artikel 22 van het gemeentedecreet werd aan de raadsleden een aanvullende agenda bezorgd. Conform artikel 200 van het gemeentedecreet geeft de burgemeester melding van: Het verslag van de Minaraad van 11 maart 2014 DE RAAD vergadert in OPENBARE ZITTING: 1. Vaststellen jaarrekening 2013 gemeente Zwevegem, met balans en resultatenrekening.

2 Burgemeester Marc Doutreluingne geeft toelichting bij de voorliggende, van alle bewijsstukken voorziene jaarrekening 2013, die door de financieel beheerder Sander De Bo is afgewerkt en met bijhorend verslag tijdig en volgens alle wettelijke voorschriften als ontwerp aan ieder raadslid werd bezorgd. Dit zijn de cijfers : JAARREKENING 2013 GEWONE DIENST ontvangsten uitgaven saldo budgetresultaat van het dienstjaar , , ,57 boekhoudkundig resultaat vh dienstj , , ,57 t-formulier ,00 0,00 BUITENGEWONE DIENST ontvangsten uitgaven saldo budgetresultaat van het dienstjaar , , ,19 boekhoudkundig resultaat vh dienstj , , ,19 t-formulier ,00 0,00 BESLUIT 14 STEMMEN VOOR (Marc Doutreluingne, Wim Monteyne, Marc Claeys, Johan Rollez, Eddy Defoor, Marc Desloovere, Luc Vanassche, Gerard Amelynck, Davy Nys, Erik Maes, Sofie Vermeulen, Anthony De Jonckheere, Freddy Van Herpe, Christiana Deprez) 10 STEMMEN TEGEN (Dirk Vanluchene, Claude Vanwelden, Sabine Poleyn, Isabelle Degezelle, Dirk Desmet, Yves Goemaere, Christine Desmet, Raf Deprez, Bart Colson, Sem Vanhessche) De CD&V-fractie stemt TEGEN omwille van het ontbreken van een globale visie conform het stemgedrag bij de budgetwijziging Enig artikel De jaarrekening 2013 van de gemeente Zwevegem wordt vastgesteld. 2. Kennisname jaarverslag 2013 van de gemeente Zwevegem. De gemeenteraad neemt akte van het jaarverslag, voorgelegd door het college van burgemeester en schepenen, over het bestuur en over de toestand van de gemeentezaken in Aanvaarden jaarrekening 2013 van de intercommunale Leiedal. Bevoegdheid Gemeenteraad artikel 42 en 43 Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van Leiedal op datum van 24 februari 2014 met uitnodiging tot de vergadering op 27 mei 2014 te Kortrijk, President Kennedypark 10. algemene

3 Motivering Op 27 mei 2014 wordt de algemene vergadering gehouden van Leiedal waarbij o.a. de jaarrekening dient te worden goedgekeurd. Financiële gevolgen De jaarrekening 2013 van Leiedal sluit af met volgend resultaat in de resultatenrekening: Totaal opbrengsten ,42 Totaal kosten ,04 Belastingen op het resultaat ,32 Te bestemmen WINST van het boekjaar 1.878,06 BESLUIT EENPARIG Enig artikel Aan de vertegenwoordiger van de gemeenteraad op de algemene vergadering van Leiedal op 27 mei 2014 te Kortrijk wordt opgedragen om de voorgestelde agendapunten, in het bijzonder de jaarrekening, goed te keuren. 4. Goedkeuren statutenwijziging van de intercommunale Leiedal. Bevoegdheid Gemeentedecreet artikel 42 en 43. Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales. - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales. - Decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking en de wijziging van 18 januari 2013 en latere wijzigingen. Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. - Omzendbrief BB2013/5 betreffende het bestuurlijk wijzigingen aan het decreet intergemeentelijke samenwerking in het bijzonder met betrekking tot het bestuurlijk toezicht. Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van Leiedal op datum van 24 februari 2014 met uitnodiging tot de algemene vergadering op 27 mei 2014 te Kortrijk, President Kennedypark 10. Motivering De omzendbrief BB 2013/5 behandelt de wijzigingen met betrekking tot het decreet intergemeentelijke samenwerking, meer bepaald de vertegenwoordiging van de gemeenten in de algemene vergaderingen van de intercommunales. Er moet niet langer voor elke algemene vergadering afzonderlijk een vertegenwoordiger worden aangeduid. Deze vernieuwing is echter afhankelijk van wat de statuten daaromtrent bepalen. Een deel van de statutenwijziging betreft ook de wederzijdse exclusieve dienstverlening. De vennoten uit de groep gemeenten (reeks A) maken voorafgaand, aan de hand van een gemeenteraadsbeslissing, aan de jaarvergadering over op welke wederzijdse exclusieve diensten zij beroep wensen te doen in de huidige beleidsperiode. De algemene vergadering houdt zich het recht voor om diensten uit de lijst te verwijderen waarop te weinig vennoten beroep wensen te doen.

4 Onder andere daarom en ook in functie van het nieuwe beleidsplan van Leiedal is het nodig om een statutenwijziging door te voeren. BESLUIT EENPARIG Enig artikel Het ontwerp van statutenwijziging zoals voorgesteld door Leiedal wordt goedgekeurd. De statuten worden aangepast: - conform de bepalingen in de omzendbrief BB 2013/5 met betrekking tot het decreet intergemeentelijke samenwerking, meer bepaald de vertegenwoordiging van de gemeenten in de algemene vergaderingen van de intercommunales ; Er moet niet langer voor elke algemene vergadering afzonderlijk een vertegenwoordiger worden aangeduid; - in functie van de wederzijdse exclusieve dienstverlening ; De vennoten uit de groep gemeenten (reeks A) dienen voorafgaand, aan de hand van een gemeenteraadsbeslissing, aan de jaarvergadering over te maken op welke wederzijdse exclusieve diensten zij beroep wensen te doen in de huidige beleidsperiode ; De algemene vergadering houdt zich het recht voor om diensten uit de lijst te verwijderen waarop te weinig vennoten beroep wensen te doen; - in functie van het nieuwe beleidsplan van Leiedal. 5. Aanvaarden jaarrekening 2013 van de intercommunale Imog (Intergemeentelijke Maatschappij voor de Openbare Gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen). Bevoegdheid Gemeenteraad artikel 42 en 43 Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van Imog op datum van 19 februari 2014 met uitnodiging tot de vergadering op 20 mei 2014 te Harelbeke, bedrijfszetel, Kortrijksesteenweg 264. algemene Motivering Op 20 mei 2014 wordt de algemene vergadering gehouden van Imog waarbij o.a. de jaarrekening 2013 dient te worden goedgekeurd. Financiële gevolgen De jaarrekening 2013 van Imog sluit af met volgend resultaat in de resultatenrekening: Totaal opbrengsten ,95 Totaal kosten ,09 Belastingen op het resultaat ,08 Te bestemmen WINST van het boekjaar ,78 BESLUIT EENPARIG

5 Enig artikel Aan de vertegenwoordiger van de gemeenteraad op de algemene vergadering van Imog op 20 mei 2014 te Harelbeke wordt opgedragen om de voorgestelde agendapunten, in het bijzonder de jaarrekening, goed te keuren. 6. Goedkeuren statutenwijziging van de intercommunale Imog (Intergemeentelijke Maatschappij voor de Openbare Gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen). Bevoegdheid Gemeentedecreet artikels 42 en 43. Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales. - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales. - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de wijziging van 18 januari 2013 en nog latere wijzigingen. - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. - Omzendbrief BB 2013/5 betreffende wijzigingen aan het decreet intergemeentelijke samenwerking in het bijzonder met betrekking tot het bestuurlijk toezicht en wijzigingen aan het uitvoeringsbesluit van 4 juni 2004 in het bijzonder met betrekking tot presentiegelden. Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van Imog (Intergemeentelijke Maatschappij voor Openbare Gezondheid in het gewest Kortrijk) met uitnodiging tot de algemene vergadering op 20 mei 2014 op de bedrijfszetel te Harelbeke, Kortrijksesteenweg 264. Motivering Op 20 mei 2014 wordt de algemene vergadering gehouden van Imog waarbij o.a. de jaarrekening dient te worden goedgekeurd. Als gevolg van de omzendbrief BB 2013/5 in verband met het decreet intergemeentelijke samenwerking, moet er niet langer voor elke algemene vergadering een vertegenwoordiger aangeduid worden. De toepassing van deze vernieuwing is echter afhankelijk van wat de statuten hieromtrent bepalen. Daarom is er een statutenwijziging nodig. BESLUIT EENPARIG Artikel 1 Het ontwerp van statutenwijziging zoals voorgesteld door Imog (Intergemeentelijke Maatschappij voor Openbare Gezondheid in het gewest Kortrijk) wordt goedgekeurd. De statuten worden aangepast conform de bepalingen in de omzendbrief BB 2013/5 in verband met het decreet intergemeentelijke samenwerking, waaruit blijkt dat er niet langer voor elke algemene vergadering een vertegenwoordiger moet aangeduid worden. Artikel 2 De vertegenwoordiger van de gemeente op de algemene vergadering van 20 mei 2014 wordt opgedragen de voorgestelde agendapunten en de statutenwijziging in het bijzonder, goed te keuren. Hij krijgt machtiging overeenkomstig deze beslissing tussen te komen en alle stukken te ondertekenen die verband houden met de uitvoering ervan.

6 7. Aanvaarden jaarrekening 2013 van de intercommunale Psilon (intergemeentelijke vereniging voor crematoriumbeheer Zuid-West-Vlaanderen). Bevoegdheid Gemeenteraad artikel 42 en 43 Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van Psilon op datum van 31 maart 2014 met uitnodiging tot de vergadering op 19 juni 2014 te Kortrijk, Amb.Baertlaan 5. algemene Motivering Op juni 2014 wordt de algemene vergadering gehouden van Psilon waarbij o.a. de jaarrekening dient te worden goedgekeurd. Financiële gevolgen De jaarrekening 2013 van Psilon sluit af met volgend resultaat in de resultatenrekening: Totaal opbrengsten ,94 Totaal kosten ,09 Belastingen op het resultaat 51,55 Te bestemmen WINST van het boekjaar ,30 BESLUIT EENPARIG Enig artikel Aan de vertegenwoordiger van de gemeenteraad op de algemene vergadering van Psilon op 9 juni 2014 te Kortrijk wordt opgedragen om de voorgestelde agendapunten, in het bijzonder de jaarrekening, goed te keuren. 8. Goedkeuren statutenwijziging van de intercommunale Psilon (intergemeentelijke vereniging voor crematoriumbeheer Zuid-West-Vlaanderen). Bevoegdheid Gemeentedecreet artikels 42 en 43. Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales. - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales. - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking en de wijziging van 18 januari 2013 en nog latere wijzigingen. - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende de toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking.

7 - Omzendbrief BB 2013/5 betreffende wijzigingen aan het decreet intergemeentelijke samenwerking in het bijzonder met betrekking tot het bestuurlijk toezicht en wijzigingen aan het uitvoeringsbesluit van 4 juni 2004 in het bijzonder met betrekking tot presentiegeld. Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van Psilon van 14 maart 2014 i.v.m. voorstellen statutenwijziging. Motivering Acht jaar na de oprichting van de vereniging is de bestuurlijke context geëvolueerd. De Vlaamse overheid legt nieuwe bepalingen op inzake rapportering aan en communicatie met de gemeenteraden. De interne werking van de vereniging heeft ook enkele wijzigingen aan het licht gebracht. Vanuit de operationele werking en vanuit de huishoudelijke afspraken binnen de bestuursorganen zijn een aantal wijzigingen of verduidelijkingen nodig. Als gevolg van de omzendbrief BB 2013/5 in verband met het decreet intergemeentelijke samenwerking, moet er niet langer voor elke algemene vergadering een vertegenwoordiger aangeduid worden. De toepassing van deze vernieuwing is echter afhankelijk van wat de statuten hieromtrent bepalen. Om bovengenoemde redenen er een statutenwijziging van Psilon nodig. BESLUIT EENPARIG Enig Artikel Het ontwerp van statutenwijziging zoals voorgesteld door Psilon wordt goedgekeurd. De statuten worden aangepast, enerzijds in functie van een aantal actualiseringen en verduidelijkingen, en anderzijds in het kader van de wijziging van het decreet intergemeentelijke samenwerking (omzendbrief BB 2013/5) meer bepaald in functie van het aanduiden van een vertegenwoordiger namens het gemeentebestuur voor de duur van de huidige legislatuur. 9. Aanvaarden jaarrekening 2013 van de intercommunale WIV (West-Vlaamse intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem. Bevoegdheid Gemeenteraad artikel 42 en 43 Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking Verwijzingsdocumenten Aangetekend schrijven van West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem (WIV) op datum van 2 april 2014 met uitnodiging tot de algemene vergadering op 20 mei 2014 te Kortrijk, Oude Schepenzaal van het stadhuis, Grote Markt 54. Motivering Op 20 mei 2014 wordt de algemene vergadering gehouden van West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem (WIV) waarbij oa de jaarrekening dient te worden goedgekeurd.

8 Financiële gevolgen De jaarrekening 2013 van West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem (WIV) sluit af met volgend resultaat in de resultatenrekening: Bedrijfsverlies ,66 Financieel resultaat ,77 Belastingen op het resultaat 204,91 Te bestemmen VERLIES van het boekjaar ,80 BESLUIT EENPARIG Enig artikel Aan de vertegenwoordiger van de gemeenteraad op de algemene vergadering van West-Vlaamse Intercommunale Vliegveld Wevelgem-Bissegem (WIV) op 20 mei 2014 te Kortrijk wordt opgedragen om de voorgestelde agendapunten, in het bijzonder de jaarrekening, goed te keuren. 10. Waarborg lening ten behoeve van de intercommunale Leiedal betreffende kredietaanvraag ter financiering van verwervingen in de zone Zwevegem Losschaert. Bevoegdheid Gemeentedecreet artikelen 42 en 43. Juridische grond - Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales. - Decreet van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van intercommunales. - Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. - Omzendbrief van 11 januari 2002 betreffende toepassing van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking. Verwijzingsdocumenten - Uittreksel uit de notulen van de raad van bestuur van Leiedal dd. 11 april Schrijven van Intercommunale Leiedal dd. 2 april 2014 betreffende kredietaanvraag voor financiering van verwervingen in de woon- en bedrijvenzone Zwevegem Losschaert. - Schrijven van Intercommunale Leiedal dd. 11 april 2014 betreffende kredietaanvraag voor financiering van verwervingen in de zone Zwevegem Losschaert: beoordeling offertes. Motivering De raad van bestuur van de Intercommunale Leiedal heeft zich principieel akkoord verklaard om de gronden, gelegen binnen het RUP Zwevegem nr. 14 Losschaert, te verwerven en heeft bij beraadslaging van 11 april 2014 besloten een leningspakket aan te gaan voor een totaal bedrag van euro bestemd voor de financiering van verwerving in de woon- en bedrijvenzone Zwevegem Losschaert. Het krediet heeft een duurtijd van 5 jaar. Deze lening, toegekend via offertebrief dd. 28 maart 2014 met referentie 380/INSTIT/FMI/itv van euro dient gewaarborgd te worden door het gemeentebestuur op wiens grondgebied de zone gerealiseerd wordt. BESLUIT EENPARIG Artikel 1

9 De gemeenteraad verklaart zich onvoorwaardelijk en onherroepelijk akkoord tot borgstelling tegenover de financiële instelling voor de terugbetaling van alle bedragen die door de kredietnemer (Intercommunale Leiedal) verschuldigd zouden zijn ten gevolge van de kredietopening wat betreft zowel het kapitaal, de intresten (verwijlintresten inbegrepen), de reserveringscommissie, de onkosten en de bijhorigheden van de door de lener afgesloten verrichting voor een totaal bedrag van euro voor financiering van verwervingen in de woon- en bedrijvenzone Zwevegem Losschaert. Artikel 2 Machtiging wordt verleend aan ING België NV op het debet van haar rekening-courant, met waarde van hun vervaldag, om het even welke bedragen te boeken verschuldigd door de kredietnemer in het kader van dit krediet en die door deze onbetaald zouden blijven na een tijdsverloop van 30 dagen, berekend vanaf de vervaldag. Het waarborggevend bestuur zal hiervan op de hoogte gehouden worden door middel van een afschrift van de correspondentie aan de kredietnemer. Artikel 3 De gemeenteraad verbindt zich ertoe, tot de eindvervaldatum van deze kredieten en de eigen leningen bij ING België NV alle nodige maatregelen te nemen om de storting te verzekeren op haar rekening geopend bij deze maatschappij, van al de sommen die er op dit ogenblik gecentraliseerd worden, hetzij uit hoofde van de wet (o.a. haar aandeel in het gemeentefonds en in elk ander fonds dat dit zou vervangen of aanvullen, de opbrengst van de gemeentelijke opcentiemen op de rijks- en provinciebelastingen, alsmede de opbrengst van gemeentebelastingen geïnd door de staat), hetzij uit hoofde van een overeenkomst, en dit niettegenstaande elke eventuele wijziging in de manier van de inning van deze inkomsten. Artikel 4 Machtiging wordt verleend aan ING België NV om deze inkomsten aan te wenden tot dekking van de bedragen die door de kredietnemer, uit welke hoofde ook, mochten verschuldigd zijn en die aan de gemeente aangerekend worden. Artikel 5 Deze door de gemeenteraad gegeven machtiging geldt als onherroepelijke delegatie in het voordeel van ING België NV. Artikel 6 De gemeente kan zich niet beroepen noch op de bepalingen van eventuele overeenkomsten tussen zichzelf en de kredietnemer, noch op om het even welke beschikking om haar verplichtingen uit hoofde van deze borgstelling niet uit te voeren. De gemeente ziet af van het voorrecht van uitwinning en van elke indeplaatsstelling in de rechten van ING België NV en van elk verhaal tegen de kredietnemer, tegen elke medeschuldenaar of medeborg, zolang ING België NV niet volledig is terugbetaald in kapitaal, interesten, kosten en bijhorigheden. De gemeente staat aan ING België NV het recht toe om aan de kredietnemer alle uitstel, voordelen en schikkingen toe te kennen die ING België NV geschikt acht. De gemeente verklaart uitdrukkelijk dat de borgtocht gehandhaafd blijft, tot beloop van de hierboven vermelde bedragen, welke wijzigingen ING België NV en/of de kredietnemer ook mogen aanbrengen aan de bedragen en/of modaliteiten van het aan de kredietnemer toegekende krediet. ING België NV wordt uitdrukkelijk ontslagen van de verplichting de gemeente kennis te geven van de wijzigingen waarvan hierboven sprake. Er wordt ten overvloede bepaald dat de gemeente eveneens verzaakt aan het voordeel van artikel 2037 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek, volgens hetwelk de borg ontslagen is wanneer door toedoen van de schuldeiser, de indeplaatsstelling ten gunste van de borg niet meer tot stand kan komen. Artikel 7 Aangezien de kredietnemer zich verbonden heeft, o.m. in geval van liquidatie, onmiddellijk het totaal bedrag van zijn schuld, zowel wat kapitaal als intresten, reserveringscommissie en onkosten betreft, aan ING België

10 NV terug te betalen, bevestigt de gemeenteraad de hierboven aangegane verbintenissen, in verband met de betaling van de bedragen, die door ING België NV uit dien hoofde zullen gevorderd worden. Artikel 8 Indien zou blijken dat voormelde ontvangsten ontoereikend zijn voor de betaling van de verschuldigde bedragen die aan de gemeente zullen aangerekend worden dan gaat ze de verbintenis aan, bij ING België NV het bedrag te storten nodig om de vervallen schuld volledig af te betalen. Bij gehele of gedeeltelijke laattijdige betaling, zijn verwijlintresten van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd, berekend conform artikel 15, 4 van de bijlage van het KB dd. 26 september 1996 betreffende de overheidsopdrachten, en dit gedurende de periode van niet-betaling. Artikel 9 De borg verklaart kennis te hebben genomen van bovenvermelde offerte dd. 28 maart 2014 en er de bepalingen van te aanvaarden. Artikel 10 Dit besluit is onderworpen aan de toezichthoudende overheid zoals voorzien in de toepasselijke decreten en besluiten. Artikel 11 Een voor eensluidend verklaard afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de Intercommunale Leiedal met maatschappelijke zetel President Kennedypark 10 te 8500 Kortrijk. 11. Goedkeuren en ondertekenen overeenkomst met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid in het kader van gegevensuitwisseling. Bevoegdheid Gemeentedecreet artikel 42 en 43. Juridische grond - Besluit van de gemeenteraad van 17 december 2013 betreffende Gemeentelijke milieubelasting. Aanslagjaar Verwijzingsdocumenten - Schrijven van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid Afdeling Sociale Zekerheid betreffende beraadslaging nr. 11/029 van 5 april 2011, gewijzigd op 4 juni 2013, met betrekking tot de mededeling van persoonsgegevens door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid aan gemeenten en provincies met het oog op de automatische toekenning van aanvullende voordelen aan gerechtigden op de verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen. - Schrijven van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid dd. 1 april 2014 houdende het afsluiten van een overeenkomst met de gemeente Zwevegem, in het kader van de gegevensuitwisseling in het project opvraging door provincies/gemeenten van personen die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging. Verzoek Verzoek van financieel beheerder aan de Kruispuntbank om in samenspraak met informaticaservicebureau de gegevens inzake voorkeurtarieven te verzamelen dienstig voor de aanmaak van de rol milieubelasting 2014, teneinde de rechthebbenden een verminderde aanslag te kunnen toesturen, voor zover zij aan de voorwaarden voldoen. Motivering De gemeente verbindt zich op haar beurt alle voorwaarden van de overeenkomst nr. 14/26 betreffende de machtiging van het Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid en van de Gezondheid van 5 april 2011,

11 gewijzigd op 4 juni 2013, volledig na te leven en aan de Kruispuntbank de lijst van belastingplichtigen op wie het belastingreglement van 17 december 2013 voor het aanslagjaar 2014 van toepassing is, mede te delen. In de milieubelasting 2014 worden op basis van de voorzieningen in dat reglement verminderingen toegekend inzake voorkeurtarieven aan de hand van de verstrekte gegevens van de Kruispuntbank. Artikel 7 van de desbetreffende overeenkomst vermeldt de meldingsplicht hierover aan de raadsleden. De gemeente mag de door de Kruispuntbank meegedeelde gegevens slechts bewaren gedurende de toepassing van de voornoemde belastingvoorschriften. Deze gegevens moeten daarna gewist worden en mogen onder geen beding aan derden overgemaakt worden. Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Investeringsenveloppe Beleidsitem Algemene rekening Actie Raming incl. btw 2014 / / 314 EUR BESLUIT EENPARIG Artikel 1 De overeenkomst van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid met de gemeente Zwevegem wordt goedgekeurd en mag ondertekend worden in het kader van de gegevensuitwisseling met het oog op de onmiddellijke toepassing van de gemeentelijke belastingvermindering aan de belastingplichtigen die voorkeurtarieven genieten bij het RIZIV. Artikel 2 Alle gemeenteraadsleden van de gemeente worden in kennis gesteld van deze overeenkomst. Artikel 3 Een afschrift van deze beslissing wordt, samen met de ondertekende overeenkomst, overgemaakt aan de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid. Overeenkomst nr. 14/26 inzake de mededeling van persoonsgegevens door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid aan de gemeente Zwevegem voor de automatische toekenning van aanvullende voordelen aan inwoners die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging, met toepassing van beraadslaging nr. 11/29 van 5 april 2011 van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid zoals gewijzigd op 4 juni 2013 Tussen de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, Willebroekkaai 38 te 1000 Brussel, vertegenwoordigd door de heer Frank Robben, administrateur-generaal, hierna KSZ genoemd, enerzijds en de gemeente Zwevegem, Blokkestraat 29 bus 1 te 8550 Zwevegem, vertegenwoordigd door de heer Marc Doutreluingne, burgemeester, hierna gemeente genoemd, anderzijds wordt overeengekomen hetgeen volgt. Artikel 1. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

12 Deze overeenkomst beoogt de mededeling, door de KSZ aan de gemeente, van de lijst van de inwoners die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging, uitsluitend met het oog op de automatische toekenning van een belastingvermindering of een ander aanvullend voordeel vastgesteld in het gemeentelijk reglement van 17 december De betrokken partijen verbinden er zich uitdrukkelijk toe om alle bepalingen van beraadslaging nr. 11/29 van 5 april 2011 van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid zoals gewijzigd op 4 juni 2013 na te leven. Deze overeenkomst kan in geen geval afbreuk doen aan de bepalingen van deze beraadslaging of aan de bepalingen van de regelgeving vermeld in artikel 8 van deze overeenkomst. De gemeente zal aan de KSZ de lijst van de inwoners die potentieel in aanmerking komen voor de belastingvermindering of het ander aanvullend voordeel (bij een belastingvermindering gaat het om de belastingplichtige inwoners) en een kopie van het hogervermeld gemeentelijk reglement overmaken. De betrokkenen worden geïdentificeerd aan de hand van hun identificatienummer van de sociale zekerheid. De KSZ zal de door de gemeente overgemaakte lijst eerst vergelijken met de persoonsgegevens die zij dienaangaande van de bevoegde openbare instellingen van sociale zekerheid heeft ontvangen, er vervolgens de personen die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging op aanduiden en ze ten slotte terug aan de gemeente overmaken. De aldus door de KSZ aan de gemeente overgemaakte persoonsgegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor het doeleinde vermeld in het eerste lid. Ze mogen slechts worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het verwezenlijken van dat doeleinde en moeten daarna worden vernietigd. Ze mogen onder geen beding verder worden meegedeeld aan derden zonder machtiging van het sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid. Artikel 2. VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE MEDEDELING De KSZ kan nooit verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele onjuiste inhoud of de eventuele onjuiste verspreiding van de persoonsgegevens. De persoonsgegevens die door de bevoegde openbare instellingen van sociale zekerheid worden meegedeeld aan de KSZ geven de toestand weer op 1 januari van het lopende jaar, vóór de controle door de federale overheidsdienst Financiën. Artikel 3. UITWISSELINGSMETHODES Elke mededeling van persoonsgegevens tussen de betrokken partijen in het kader van deze overeenkomst gebeurt via filetransfer. De technische aspecten en de veiligheidsaspecten worden beschreven in de projectdocumentatie die beschikbaar is op de website van de KSZ (zie daartoe _34.html). Enkel in uitzonderlijke gevallen en mits een bilateraal akkoord tussen de KSZ en de gemeente kunnen bij de mededeling van persoonsgegevens cassettes, diskettes of andere dragers worden gebruikt. De identiteit van de personen die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging wordt meegedeeld aan de hand van een specifieke returncode. Artikel 4. VERANTWOORDELIJKE PERSONEN De gemeente zal aan de KSZ meedelen wie verantwoordelijk is voor, enerzijds, het overmaken van de lijst van de inwoners die potentieel in aanmerking komen voor de belastingvermindering of het ander aanvullend voordeel en, anderzijds, het ontvangen van de lijst van de personen die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de verzekering voor geneeskundige verzorging. Artikel 5. DUUR VAN DE OVEREENKOMST Deze overeenkomst geldt in 2014 (de meegedeelde persoonsgegevens geven per jaar telkens de toestand op 1 januari van dat jaar weer). De duur van deze overeenkomst is maximaal vijf jaar en kan in geen geval de duur van het hogervermeld gemeentelijk reglement overschrijden.

13 Deze overeenkomst kan enkel worden gewijzigd bij een door de beide partijen ondertekend aanhangsel en kan na het eerste jaar door de beide partijen worden opgezegd door middel van een aangetekende brief en met eerbiediging van een opzegtermijn van drie maanden. Artikel 6. KOSTENREGELING De totale kostprijs voor de mededeling van de persoonsgegevens door de KSZ aan de gemeente komt overeen met de eenheidsprijs van een bericht in het jaar voorafgaand aan het jaar van het leveren van de dienst, vermenigvuldigd met het aantal dienstige inputberichten van de gemeente, met een minimumbedrag van 314,00 euro (jaarlijks op 1 januari geïndexeerd) en een maximumbedrag van 3.145,00 euro (jaarlijks op 1 januari geïndexeerd) (BTW niet van toepassing). De KSZ zal de door de gemeente overgemaakte lijst van de inwoners die potentieel in aanmerking komen voor de belastingvermindering of het ander aanvullend voordeel zo snel mogelijk verwerken en de gemeente achteraf een schuldvordering bezorgen met een toelichting over de berekening van het verschuldigde bedrag. Een beschrijving van de toepasselijke regels is beschikbaar op de website van de KSZ (zie ( in het document nota met betrekking tot de financieringsprincipes voor de dienstverlening door de KSZ aan de instellingen die geen openbare instellingen van sociale zekerheid zijn. De gemeente zal het bedrag storten op bankrekeningnummer van de KSZ, uiterlijk binnen de zestig kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de schuldvordering. Bij laattijdige betaling is er van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een bedrag van 25 euro als forfaitaire schadevergoeding verschuldigd. Artikel 7. PLICHT TOT INKENNISSTELLING VAN DE RAADSLEDEN De burgemeester van de gemeente verbindt zich ertoe alle gemeenteraadsleden van de gemeente in kennis te stellen van deze overeenkomst. De gemeente moet voorafgaandelijk aan de uitvoering van de werkzaamheden aan de KSZ een kopie bezorgen van het verslag van de vergadering tijdens dewelke de gemeenteraadsleden van de gemeente in kennis werden gesteld van deze overeenkomst. Artikel 8. TOEPASSELIJKE REGELGEVING EN BEVOEGDE RECHTBANK Bij de uitvoering van deze overeenkomst zijn de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, hun respectieve uitvoeringsbesluiten en elke andere regelgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen onverkort van toepassing. Op deze overeenkomst is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken te Brussel bevoegd. Artikel 9. OPHEFFING VAN VROEGERE OVEREENKOMSTEN In voorkomend geval vervangt deze overeenkomst de bestaande overeenkomst gesloten tussen de gemeente en de KSZ met betrekking tot het voorwerp bedoeld in artikel 1. De bestaande overeenkomst wordt opgeheven met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze overeenkomst. Opgemaakt te Brussel op in minstens zoveel exemplaren als er belanghebbende partijen zijn en waarvan elke partij erkent er minstens één te hebben ontvangen. voor de KSZ: voor de Gemeente: F. ROBBEN J. VANLANGENHOVE M. DOUTRELUINGNE administrateur-generaal gemeentesecretaris burgemeester 12. Goedkeuren vernieuwd P(rovinciaal) B(ibliotheek) S(ysteem)-contract Bevoegdheid

14 - Gemeentedecreet artikel 42 en 43. Juridische grond - De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen. - Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. - Het gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht. - Besluit van de gemeenteraad van 23 februari 2009 betreffende goedkeuring overeenkomst af te sluiten tussen het provinciebestuur West-Vlaanderen en gemeentebestuur Zwevegem, houdende instappen in het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS). - Beslissing van de provincieraad West-Vlaanderen van 26 september 2013 waarbij een nieuw financieringsmodel voor het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS) wordt goedgekeurd. - Beslissing van de deputatie van de provincie West-Vlaanderen van 27 februari 2014, waarbij een nieuwe PBS-overeenkomst wordt goedgekeurd en aan het gemeentebestuur wordt voorgelegd. Verwijzingsdocumenten - Brief van 17 oktober 2013 van het provinciebestuur West-Vlaanderen betreffende beslissing van 26 september 2013 tot goedkeuring door de provincieraad van het aangepast financieringsmodel voor het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS). - Brief van 11 maart 2014 van het provinciebestuur West-Vlaanderen betreffende beslissing van 27 februari 2014 tot goedkeuring door de bestendige deputatie van de nieuwe PBS-overeenkomst. Situering Het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS) wordt reeds enkele jaren (sinds 2009) door de bibliotheek te Zwevegem gebruikt. Dit houdt in dat er gewerkt wordt op één grote gezamenlijke database met quasi alle bibliotheken van de provincie. Adviezen, machtigingen, akkoorden, Visum van de financieel beheerder conform artikel 94 1 en artikel van het gemeentedecreet. Motivering De bib is sinds 2009 aangesloten op het PBS system. Het nieuwe contract dat nu wordt voorgelegd betekent een aanzienlijke verruiming van de mogelijkheden gekoppeld aan een daling van de kostprijs. Tot eind 2013 werd de verrekening van het gebruik van de software voor de PBS via Cevi uitgevoerd. De provincieraad van 26 september 2013 heeft beslist om vanaf 2014 dit aan te passen en te laten lopen via de provincie, dit via een nieuw model van jaarlijkse abonnementskosten van 0,40 euro per inwoner. Dit bedrag zal jaarlijks geïndexeerd worden. Voor Zwevegem betekent dit dat we voor 2014 een bijdrage moeten betalen van euro (vertrekkende van inwoners). Dit betekent voor de gemeente een besparing van om en bij de euro in vergelijking met de voorgaande jaren. Jaarlijks zal het te betalen bedrag aangepast worden aan de reële situatie van het aantal inwoners en zal het bedrag per inwoner (0,40 euro) geïndexeerd worden. Financiële gevolgen Overzicht Budgetjaar Beleidsitem Algemene Actie Bedrag rekening AC euro 2015 en volgende AC Geïndexeerde 0,40 euro per inwoner en op basis van aantal inwoners

15 BESLUIT EENPARIG Artikel 1 De nieuwe PBS-overeenkomst wordt goedgekeurd en onderschreven. Artikel 2 De jaarlijkse abonnementskosten bedragen 0,40 euro per inwoner. Dit bedrag zal jaarlijks geïndexeerd worden en aangepast worden aan de reële situatie van het aantal inwoners. Voor 2014 dienen we euro te betalen (op basis van inwoners). De verschuldigde bijdragen dienen betaald te worden aan het provinciebestuur van West-Vlaanderen. Artikel 3 De nodige kredieten worden aangewezen onder budgetsleutel / AC van het budget 2014 en volgende jaren. Artikel 4 Een afschrift van dit besluit wordt samen met de ondertekende nieuwe PBS-overeenkomst schriftelijk overgemaakt aan het provinciebestuur West-Vlaanderen. Overeenkomst tussen de Provincie West-Vlaanderen en de Gemeente Zwevegem betreffende de voortzetting van aansluiting van de openbare bibliotheek op het Provinciaal Bibliotheeksysteem Tussen de Provincie West-Vlaanderen, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint- Andries, vertegenwoordigd door mevrouw Myriam Vanlerberghe, gedeputeerde en de heer Jan Denolf, Directeur Dienst Cultuur, in uitvoering van de beslissing van de Deputatie van 27 februari 2014, hierna de Provincie genaamd, en de Gemeente Zwevegem, rechtsgeldig vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden de heer Marc Doutreluingne, de burgemeester en de heer Jan Vanlangenhove, de gemeentesecretaris handelend in uitvoering van het besluit van de gemeenteraad van hierna de Gemeente genaamd wordt overeengekomen wat volgt: Hoofdstuk 1 - Voorwerp van de overeenkomst Artikel 1 Definities Bibliotheekportalen: Interbestuurlijk samenwerkingsproject van het Agentschap voor Sociaal-Cultureel Werk van de Vlaamse Overheid (hierin vertegenwoordigd door de vzw Bibnet), de vijf Vlaamse Provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie van Brussel. Het doel van het project is de ontwikkeling van een gemeenschappelijke, gebruiksvriendelijke en herkenbare zoekomgeving die toegang biedt tot bibliotheekcollecties in alle Vlaamse Openbare Bibliotheken. Bibliotheeksysteem: Software die zorgt voor de automatisatie van werkprocessen binnen een bibliotheek of een groep bibliotheken BIOS: Bibliotheek Informatie en OpvolgingsSysteem van het agentschap Sociaal Cultureel Werk van de Vlaamse Overheid. Dit systeem is gekoppeld aan de rapporteringswebsite op Caché: databasesysteem van Intersystems dat de kern vormt van oa. Vubis Smart Digitaal Basispakket: Het digitaal basispakket bestaat uit een aantal bronnen die in de lokale webcatalogus worden geïntegreerd en vrij (zonder login) toegankelijk worden gemaakt op het internet. Typisch gaat het om fragmenten, recensies, samenvattingen, beelden, auteurs- of onderwerpspagina s die de bibliotheekgebruikers helpen bij het zoeken en oriënteren doorheen de collectie. Expertengroep Catalografie: Werkgroep van catalografen die elk hun eigen expertise hebben op het vlak van catalografie (romans, muziek, ). De werkgroep onderneemt actie om de catalogus op te schonen en advies te verlenen op het vlak van regelgeving en invoer. De samenstelling gebeurt op basis van de verworven expertise en de voorzitter is een netwerkcatalograaf van de Provincie. De werkgroep komt 4 keer per jaar samen.

16 Mijn Bibliotheek: Webtoepassing die de bibliotheekgebruikers de kans geeft om op een eenvoudige wijze uitleningen en reservaties te beheren. Deze webtoepassing werd ontwikkeld in het kader van het project bibliotheekportalen. Open VLACC: Open Vlaamse Centrale Catalogus. Een open en rijk catalografisch instrument in beheer bij het Bibliografisch Centrum van vzw Bibnet. Bevat de beschrijvingen van de collecties van de zes grote Vlaamse openbare bibliotheken: Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Hasselt en Leuven. Publilink: Publilink is een afgescheiden privé-netwerk in beheer bij Belgacom waarop diverse openbare besturen en dienstleveranciers zijn aangesloten. PBS: Provinciaal Bibliotheeksysteem PBS-Info: Informatieve bijeenkomsten voor alle West-Vlaamse Bibliotheken met betrekking tot het PBS. Tijdens deze bijeenkomsten wordt er informatie aangeleverd, toelichting gegeven bij evoluties of wijzigingen en is er ruimte voor een ruimer debat of aftoetsen van zaken in opdracht van de stuurgroep. PBS-Info wordt vier keer per jaar georganiseerd op twee locaties. Gezien het belang van deze bijeenkomsten wordt telkens de aanwezigheid van minimum één vertegenwoordiger van iedere PBSbibliotheek verwacht. SIP-koppeling: Standard Interchange Protocol. Industriestandaard die wordt gebruikt voor de communicatie tussen een bibliotheeksysteem en zelfbedieningsapparatuur. De versie 2.0 van het protocol is de huidige standaard. SSP: (Selecteren/Sorteren/Printen) Rapportgenerator binnen Vubis Smart om een groot aantal standaard- of specifieke lijsten aan te maken die geëxporteerd kunnen worden naar een tekstverwerker. Storing: Incident (onderbreking van de toepassing) of probleem (ongewenste situatie in het gebruik van de toepassing) met betrekking tot de werking van het PBS. Stuurgroep PBS: De Stuurgroep PBS is het centrale adviesorgaan van het PBS waarin zowel beslissingen worden genomen op technisch als op strategisch vlak. Voor grote strategische keuzes en beslissingen met financiële impact buiten de reguliere werking wordt telkens een advies uitgebracht dat wordt voorgelegd aan Deputatie. De leden van de stuurgroep zijn door hun bibliotheek gemandateerd om beslissingen te kunnen nemen voor hun bibliotheek (of indien van tel voor hun regio). De voorzitter is de projectmanager van het PBS en de stuurgroep is samengesteld rekening houdende met een evenwichtige verdeling tussen grote en kleine bibliotheken, de spreiding over de Provincie en de vertegenwoordiging van de bestaande culturele samenwerkingsverbanden. De stuurgroep komt 4 keer per jaar samen. Van de leden wordt positieve en actieve betrokkenheid en regelmatige aanwezigheid verwacht. V-Insight: Statistiekportaal dat bibliotheken belangrijke prestatiegegevens en indicatoren biedt. Bibliotheekdirecteuren, marketingmedewerkers en andere medewerkers krijgen met V-Insight inzicht in meetbare resultaten die als basis kunnen dienen voor effectieve besluitvorming. Vubis Smart: Bibliotheekmanagementsysteem van Infor dat opgebouwd is uit verschillende modules Artikel 2 In het geval de Stad/Gemeente voor 2014 reeds aangesloten werd op het PBS dan vervangt deze overeenkomst de voorgaande overeenkomst. In alle andere gevallen is deze overeenkomst de aansluitingsovereenkomst. De aansluiting van een Stad/Gemeente bij het PBS bestaat uit screening, conversie, opleiding, tuning, testen en nazorg. Artikel 3 Het PBS biedt aan de West-Vlaamse openbare bibliotheken een technologische en functionele schaalvergroting aan op het vlak van automatisering van de bibliotheekadministratie en de daarbij horende diverse gebruikersdiensten. Artikel 4 De Provincie West-Vlaanderen stelt het PBS, onder de in deze overeenkomst beschreven voorwaarden, als dienst ter beschikking van alle bibliotheken van de provincie met als doel: - de samenwerking en informatieuitwisseling tussen de bibliotheken te bevorderen; - de dienstverlening naar de bibliotheekgebruikers te optimaliseren; - de lokale administratieve werklast en werklast rond IT/Databeheer te beperken; - door centralisatie een kwalitatief meer hoogstaande dienstverlening te realiseren; - het toetreden tot door de Provincie mee georganiseerde en mee gestuurde centrale Vlaamse Digitale bibliotheekinfrastructuur via het project Bibliotheekportalen en daarmee verbonden projecten. Artikel 5

17 De Provincie en de Stad/Gemeente verbinden er zich door deze overeenkomst toe om dit gemeenschappelijk project, met gedeelde verantwoordelijkheden, rechten en verplichtingen, samen verder uit te bouwen. Hierbij investeert de Provincie in centrale hardware en software, bibliotheeksoftware, onderhoud, opleidingen, helpdesk, ontwikkelingskosten, personeel, uitbouw enz. en is de Stad/Gemeente verantwoordelijk voor de aansluiting op de PBS-server, het lokale netwerk, de lokale hardware en de nodige deskundigheid bij gebruik van de toepassing. Artikel 6 Het PBS is een bibliotheeksysteem dat wordt geïmplementeerd voor de sector op basis van inspraak en overleg met de sector. Inspraak en overleg worden geregeld via de PBS-stuurgroep en de informatievergaderingen PBS-Info s. (zie definities in artikel 1) Artikel 7 Door het ondertekenen van deze overeenkomst gaat de Stad/Gemeente akkoord om voor de PBS-dienst een abonnementsgeld te betalen dat bij aanvang van dit contract werd vastgesteld op 0,40 Euro per inwoner per jaar. Meer detail omtrent de samenstelling en de evolutie van het bedrag vormt onderwerp van hoofdstuk 7 Financiële bepalingen. Artikel 8 De overeenkomst omschrijft: - reikwijdte en looptijd - omschrijving van de dienstverlening van het PBS - de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de Provincie en de Stad/Gemeente - de intellectuele rechten en eigendom - de verplichtingen van de Stad/Gemeente bij het gebruik van het PBS - de financiële bepalingen - de speciale collecties en de aansluitingsvoorwaarden - slotbepalingen Hoofdstuk 2 - Reikwijdte en looptijd Artikel 9 De door de Provincie te leveren hosting- en systeemonderhoudsdiensten hebben betrekking op de systeemomgeving en het daarop aanwezige Bibliotheeksysteem van de Provincie. Artikel 10 Deze overeenkomst is uitsluitend gebaseerd op de server-specificaties en configuratie van het bibliotheeksysteem van de Provincie ten tijde van de ondertekening van deze overeenkomst en op de specificatie van de bibliotheek ten tijde van de ondertekening van deze overeenkomst. Artikel 11 De looptijd van de overeenkomst is 3 jaar. Gedurende deze termijn is de overeenkomst niet opzegbaar. De overeenkomst start met terugwerkende kracht vanaf 01/01/2014 en niet vanaf datum van ondertekening. Artikel 12 Na afloop van de eerste contracttermijn van drie jaar wordt het contract jaarlijks stilzwijgend verlengd voor één jaar. Deze overeenkomst kan vervolgens steeds door beide partijen worden opgezegd via een aangetekend schrijven. Het opzeggen van de overeenkomst betekent automatisch het opsplitsen van de geïntegreerde catalogus in twee afzonderlijke bestanden (PBS en het bestand van de openbare bibliotheek van de Stad/Gemeente). De opzeggingstermijn is bepaald op 12 maanden, ingaand op de eerste werkdag van de maand volgend op de maand waarin de opzeg is gebeurd. Artikel 13 De kosten (afzonderlijk bibliotheeksysteem met licenties, kopiëren en converteren van bestanden naar een apart bibliotheeksysteem, opleiding en ondersteuning) verbonden aan het opzeggen van voorliggende overeenkomst zijn voor de partij die de overeenkomst opzegt. Hoofdstuk 3 - Omschrijving van de dienstverlening van het PBS

18 3.1 Hardware Artikel 14 De Provincie betaalt de (huur van de) hardware die nodig is voor de systeemomgeving. De Provincie betaalt ook voor het onderhoud van de servers, de noodzakelijke upgrades en vervangt de servers van de systeemomgeving indien nodig. Artikel 15 De Stad/Gemeente betaalt, installeert, onderhoudt en vervangt indien nodig de hardware van de bibliotheek. Deze hardware moet voldoen aan de richtlijnen voor het gebruik van het PBS. Er worden richtlijnen naar voor geschoven in verband met operating-system, netwerkcapaciteit, bandbreedte internetconnectie, browserversie en processorsnelheid van de computers. De richtlijnen gaan over minimum configuraties om gebruik te maken van het PBS maar ook aanbevolen configuraties voor een optimale werking. De Provincie zorgt voor actualisering van deze richtlijnen en plaatst ze op een internetpagina ter consultatie. De normen worden voorgelegd en geadviseerd in de PBS-Stuurgroep. 3.2 Software Artikel 16 De Provincie biedt op het moment van ondertekening van dit contract volgende basismodules aan: a) catalogusverzorging (Vubis Smart 3.5) b) besteladministratie (Vubis Smart 3.5) c) tijdschriftenadministratie (Vubis Smart 3.5) d) uitleenadministratie (Vubis Smart 3.5) e) noodmodule (Wincirc) f) webgeörienteerde publiekscatalogus (Aquabrowser Liquid) g) SSP (rapportering en statistieken Vubis Smart 3.5) h) V-insight (rapportering en statistieken) en volgende maatwerkmodules: i) eid-koppeling j) Koppeling Bibliotheekportalen k) SIP-koppeling l) Mijn Bibliotheek De kost voor het gebruik van de basismodules, de maatwerkmodule eid-koppeling en de maatwerkmodule koppeling Bibliotheekportalen is inbegrepen in de abonnementsprijs van het PBS. Dit betreft zowel de licentie- als de onderhoudskost van deze modules. Ook de kost voor de achterliggende Caché-licenties en CE-services is inbegrepen in het PBS-abonnement. Bij de SIP-koppeling wordt de licentie betaald door de Stad/Gemeente en valt de onderhoudskost onder het PBS-abonnement. De Provincie zorgt dat deze modules compatibel zijn en blijven met de meest courante softwareproducten en versies en spreekt de leveranciers hierop aan indien dit niet zo is. Artikel 17 Nieuwe functionaliteiten, modules en toepassingen worden in functie van de mogelijkheden geïnitieerd door de Provincie. Elke Stad/Gemeente kan gebruik maken van de nieuwe functionaliteiten en modules die worden toegevoegd aan het bibliotheeksysteem omschreven in artikel 16. De Provincie garandeert dat het PBS mee evolueert met de nieuwe releases/upgrades van de software na testen van de releases/ upgrades. De nieuwe releases/upgrades worden van zodra ze beschikbaar zijn besproken en ingepland op de PBSstuurgroep en meegedeeld op PBS-Info. 3.3 Helpdesk Artikel 18 De Provincie organiseert en betaalt de PBS-helpdesk. Artikel 19

19 De PBS-helpdesk biedt ondersteuning aan de bibliotheken met betrekking tot storingen in verband met het PBS, vragen in verband met catalografie en algemene vragen over het PBS. Artikel 20 De service-uren van de PBS-helpdesk voor telefonische ondersteuning of de helpdeskapplicatie zijn van maandag tot vrijdag van 8.30 u. tot u. Buiten de service-uren bestaat er voor de webcatalogus een meldingssysteem via een aantal PBSbibliotheken die de leverancier van de webcatalogus rechtstreeks kunnen bereiken. Deze bibliotheken bestrijken gezamenlijk de openingsuren van de West-Vlaamse openbare bibliotheken. De service-uren van de leverancier van de webcatalogus zijn van 8.30 u tot u. tijdens weekdagen en van 9.00 u tot u in het weekend. Artikel 21 De PBS-helpdesk biedt geen rechtstreekse ondersteuning voor vragen of problemen met betrekking tot hardware die plaatselijk door de aangesloten bibliotheek wordt gebruikt, internetverbindingen, netwerkverbindingen en software die geen betrekking hebben op het PBS (zoals besturingssoftware, bureauticatoepassingen, beveiligingssoftware ) 3.4 Opleiding Artikel 22 De Provincie organiseert en betaalt de nodige opleiding met betrekking tot het PBS bij de instap van de bibliotheek in het PBS. Artikel 23 De Provincie organiseert vervolgopleidingen en informatiesessies gericht op het verder opbouwen van de kennis van de bibliotheek na de aansluiting op het PBS. Artikel 24 De Stad/Gemeente engageert zich om aan het bibliotheekpersoneel de nodige faciliteiten te voorzien om deel te nemen aan de basisopleidingen, de vervolgopleidingen en de informatiesessies. 3.5 Service Level Artikel 25 - Beschikbaarheid Het PBS is buiten nader omschreven respons- en hersteltijden, 24 uur per dag 7 dagen per week beschikbaar. Artikel 26 Back-up Er is een Shared Enterprise back-up infrastructuur: Om potentieel dataverlies bij een crash te beperken wordt er dagelijks van de Caché Database een online back-up genomen. FULL back-up op basis van Microsoft Data Protection Manager Dagelijkse Back-up-To-Disk (Retention 14 d) Wekelijkse Back-up-To-Tape (Retention 3 maanden) Maandelijkse Back-up-To-Tape (Retention 12 maanden) De data worden gedupliceerd naar een mirror site. Van de data wordt dagelijks een veiligheidskopie genomen en op een afzonderlijke locatie bewaard. Artikel 27 - Monitoring Er is voorzien in passieve proces monitoring van de hostingserver. Artikel 28 - Responstijd Bij een storing moet onderscheid gemaakt worden tussen een incident en een probleem. Bij een incident (onderbreking van de toepassing) is het aangewezen de Provincie na het consulteren van de statuspagina- PBS meteen telefonisch te contacteren. Bij een probleem is het aangewezen een helpdeskvraag in te dienen met de nodige omschrijving en documentatie.

20 De Provincie reageert standaard direct, doch uiterlijk binnen 4 kantooruren binnen de service-uren, op de storingsmelding (zowel incident als probleem) en geeft, indien mogelijk, een inschatting van de herstelprocedure en duur. Artikel 29 - Hersteltijd De hersteltijd kan beïnvloed worden door verschillende factoren en is afhankelijk van de aard van de storing. Herstel van de storing is ter beoordeling van de Provincie en de leverancier en resulteert tenminste in herstel van het serviceniveau en de kwaliteit van de data ten tijde van de laatste back-up voorafgaand aan de storing. In het geval van een incident wordt de storing meteen aangepakt en wordt er verder gewerkt tot er een oplossing is. De Provincie engageert zich om met de leverancier en licentiehouder een onderhoudscontract/sla en licentieovereenkomst af te sluiten die een tijdige aanpak van storingen garandeert. Artikel 30 - Beveiliging De leverancier draagt, op verantwoordelijkheid van de Provincie, op systeemniveau zorg voor, naar de stand van de techniek, adequate bescherming tegen niet geautoriseerde toegang, monitoring of sabotage. Artikel 31 - Privacy Beide partijen verbinden zich er principieel en uitdrukkelijk toe om de bepalingen van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven. Artikel 32 - Uitsluitingen De Provincie houdt zich niet verantwoordelijk voor storingen in de bereikbaarheid, interactie met extern gehoste applicaties dan wel beveiliging en privacy bescherming, voortvloeiend uit activiteiten of gebeurtenissen waarop de leverancier redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen. De Provincie houdt zich ook niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen in het beveiligingsniveau en privacy bescherming, voortvloeiende uit door derden geautoriseerde toegang tot de server. 3.6 Storingsmeldingen Artikel 33 PBS-statuspagina en stappenplan bij storingen De Provincie voorziet een PBS-statuspagina op internet waar onderbrekingen of meldingen omtrent het PBS aangekondigd worden of meteen na melding zichtbaar zijn. Bij een incident wordt er op deze pagina een continue update van de beschikbare informatie voorzien. De Provincie voorziet ook een stappenplan bij storingen om een korte voorbereidende zelfanalyse te doen in verband met de storing. Artikel 34 - Storingsmeldingen Storingsmeldingen dienen via de PBS-helpdesk of, indien urgent, telefonisch te gebeuren. In de storingsmelding dient minimum het volgende te zijn opgenomen: naam en telefoonnummer van de bibliotheek en de persoon die de storing meldt duidelijke omschrijving van de storing (urgentie, duur ) Artikel 35 Acuut onderhoud Indien de Provincie, in samenspraak met de leverancier, constateert dat er acuut onderhoud nodig is, welke binnen de overeenkomst valt en van invloed is op de functionaliteit, worden de benodigde werkzaamheden door de leverancier meteen ingepland en zo snel mogelijk uitgevoerd. De Stad/Gemeente wordt hiervan op de hoogte gesteld via de PBS-statuspagina. Artikel 36 - Externe factoren Indien de gerapporteerde storing een andere oorsprong heeft dan waar de leverancier van de Provincie redelijkerwijs invloed kan op uitoefenen dan wel buiten het kader van deze overeenkomst valt, wordt de melder hiervan onverwijld op de hoogte gesteld. Artikel 37 - Periodiek onderhoud