SLIMMER VERBINDEN Informatie Beleidsplan

Transcriptie

1 SLIMMER VERBINDEN Informatie Beleidsplan Vastgesteld in de vergadering van Burgemeester en Wethouders d.d. 11 maart 2013 Maart 2013 versie 0.13

2 Samenvatting Het informatiebeleid De wereld om ons heen verandert. Samenwerking vindt steeds meer organisatie overschrijdend plaats. De verwachtingen van de burgers en bedrijven over de gemeentelijke dienstverlening blijven hoog. De wet- en regelgeving blijven veranderen. Steeds meer wordt er digitaal gewerkt. Technologische ontwikkelingen bieden kansen voor nieuwe vormen van interactie tussen bestuurder, ambtenaar en hun omgeving. Tegelijkertijd zitten we in een financiële crisis. Budgetten staan hierdoor onder druk, terwijl managers meer dan ooit behoefte hebben aan in- en overzicht over hun verantwoordelijkheidsgebied. De diensten en afdelingen van onze gemeente zijn continu bezig om deze veranderingen in te passen in hun dienstverlening en bedrijfsvoering. Aanpassing van de beschikbare informatievoorziening vormt daar een onderdeel bij. Dat dient beheerst en in samenhang te gebeuren. Medewerkers gebruiken immers steeds meer over afdelings- en gemeentegrenzen heen elkaars documenten en gegevens. Dit informatiebeleidsplan stelt doelstellingen en principes vast voor de verschillende facetten van de informatiehuishouding. Het doel hiervan is dat de informatiehuishouding zich effectief en efficiënt (door)ontwikkelt. Het resultaat hiervan is dat administraties een goed beeld geven van de werkelijkheid en interne en externe gebruikers eenvoudig toegang hebben tot gegevens en documenten. Dit plan is een dynamisch plan. We zijn ons bewust van het feit dat we ons bevinden in tijden van bewegende doelen. De totaalplanning dient dan ook steeds weer te worden afgestemd op de plannen van diensten en afdelingen. Prioriteiten dienen steeds opnieuw te worden vastgesteld. In dit plan is uitgewerkt hoe dit gestructureerd binnen de organisatie plaats gaat vinden. Slimmer verbinden Het credo van dit informatiebeleidsplan is Slimmer verbinden. De informatievoorziening ontwikkelt zich van afdelingsgericht (verticaal) naar steeds meer organisatiegericht (horizontaal). Steeds meer zien we dat ketens binnen onze organisatie op elkaar moeten aansluiten. Onze vakafdelingen wisselen informatie uit met onze klanten aan de balie van de stadswinkel, via het internet en in samenwerkingsverbanden. Maar ook tussen afdelingen onderling wordt het inrichten van de keten steeds belangrijker. Werkprocessen, dossiers en gegevens i Informatiebeleidsplan Maart 2013

3 dienen slim met elkaar te worden verbonden en digitaal werken wordt daarbij steeds meer een must. De belangrijkste aandachtsgebieden binnen het informatiebeleid Bedrijfsvoering Bij de ondersteuning van de bedrijfsvoering richt het informatiebeleid zich primair op de volgende onderwerpen: 1. Het verbeteren en inrichten van voorzieningen die zowel extern als intern goed samenwerken bevorderen en de uitwisseling van documenten en gegevens mogelijk maken. 2. Het voortzetten van de inspanningen om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en Antwoord fase 4 te implementeren. 3. Het goed inrichten en implementeren van voorzieningen t.b.v. managementinformatie. 4. Het verder stimuleren van digitaal werken. 5. Het vergroten van de mogelijkheden om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. 6. Het bieden van een stevig platform waarmee basisgegevens efficiënt (her)gebruikt en uitgewisseld kunnen worden. Basis qua informatiehuidhouding op orde houden en brengen De informatiehuishouding van de gemeente bestaat uit een verzameling van administraties. De data en documenten van deze administraties worden voor gebruikers ontsloten door applicaties. Bij alle veranderingen moeten we ervoor zorgen dat deze administraties op orde blijven of daar waar gewenst op orde worden gebracht. Om hier gericht aandacht aan te besteden, zijn binnen het informatiebeleidsplan de volgende onderwerpen uitgewerkt: 1. Het verder professionaliseren van de functionele ondersteuning voor applicatiebeheer. 2. Het borgen van de samenhang tussen al die applicaties, standaarden, etc. en het stimuleren van het gebruik van generieke informatievoorzieningen. 3. Er voor zorgen dat de ontwikkelingen van de ICT-infrastructuur, ons platform, in de pas lopen met de wensen van de gebruikers van de informatievoorzieningen. 4. Het stimuleren van de digitale vaardigheden van de medewerkers, zodat zij deze voorzieningen en applicaties beter en efficiënter weten te gebruiken. 5. Het zorgdragen voor een gedegen beveiliging van de informatievoorziening zodat de risico s met het steeds meer extern toegang bieden tot gemeentelijke informatie beperkt blijven. Regie over de veranderingen Het tempo van de veranderingen en alle onzekerheden vragen een intensieve samenwerking tussen diensten en afdelingen enerzijds en IA anderzijds. Maar ook ii Informatiebeleidsplan Maart 2013

4 het realiseren van die verandering, de realisatiekracht, is daarbij een belangrijk onderdeel. Willen we als organisatie actueel blijven, dan dienen we onze realisatiekracht te vergroten. Een belangrijk uitgangspunt is daarbij dat we met elkaar steeds overzicht hebben over de veranderingen die op ons af komen. Van deze veranderingen dienen we tijdig de impact op onze informatievoorziening en de benodigde verandercapaciteit in te schatten. De samenhang tussen al die veranderingen moeten we goed managen. De regie over IA-gerelateerde veranderingen wordt dan ook verstevigd. De volgende maatregelen worden genomen: 1. Het hanteren van een integrale veranderagenda. 2. Het instellen van een Klankbordgroep IA. 3. Het structureel uitvoeren van Accountmanagement IA. 4. Het inrichten van specialisaties IA. 5. Het vergroten IA-kennis en kunde onder de leidinggevenden en de projectleiders. Planning, IA-capaciteit en begroting Per onderwerp is een routekaart ontwikkeld die op dikke lijnen richting geeft aan de realisatie van de verschillende onderwerpen. Ten behoeve van de verschillende diensten en hoofdafdeling is een integrale veranderagenda opgesteld. Voor 2013 is specifiek gemaakt welke bijdrage er vanuit IA hierbij wordt geleverd. Begin 2013 wordt nog gewerkt aan de IA-begroting. Deze wordt in het eerste kwartaal 2013 afgerond en dan ook aangeboden aan het MT. iii Informatiebeleidsplan Maart 2013

5 Inhoud SAMENVATTING I 1 INLEIDING AANLEIDING INFORMATIEBELEID INFORMATIEHUISHOUDING: WAT IS DAT? DOEL VAN HET INFORMATIEBELEIDSPLAN DOELGROEP INFORMATIEBELEID EXTERNE BEÏNVLOEDERS VAN DIT INFORMATIEBELEIDSPLAN OPZET VAN HET INFORMATIE-BELEIDSPLAN 3 2 SLIMMER VERBINDEN ( ) EEN VISIE OP SUCCESFACTOREN SLIMMER VERBINDEN 8 3 ONTWIKKELINGEN HELMOND DE VERANDER AGENDA VAN DIENSTEN EN HOOFDAFDELINGEN ONDERSTEUNING VAN DE BEDRIJFSVOERING BASIS OP ORDE 11 4 ONDERSTEUNING BEDRIJFSVOERING EXTERNE SAMENWERKING INTERNE SAMENWERKING PLAATS- EN TIJDONAFHANKELIJK (SAMEN)WERKEN 14 iv Informatiebeleidsplan Maart 2013

6 4.4 DOORONTWIKKELEN DIENSTVERLENING DIGITAAL (ZAAKGERICHT) WERKEN MANAGEMENTINFORMATIE BEHEER EN TOEGANG TOT BASISGEGEVENS 16 5 DE BASIS OP ORDE (HOUDEN) APPLICATIE- EN GEGEVENSBEHEER ONTWIKKELEN VANUIT SAMENHANG (ARCHITECTUUR DENKEN) TOEPASSEN EN BENUTTEN GENERIEKE ICT VOORZIENINGEN INFORMATIEBEVEILIGING DIGITALE VAARDIGHEDEN / VERANDERENDE ROLLEN BESCHIKBAARHEID INFRASTRUCTUUR 22 6 MANAGEN VAN DE VERANDERING VERGROTEN REALISATIEKRACHT KERNPRINCIPES VERANDERINGEN VOOR HET VERGROTEN REALISATIEKRACHT INTEGRALE VERANDERAGENDA EEN KLANTGERICHTE BENADERING ACCOUNTMANGEMENT IA-SPECIALISATIES IA-KLANKBORDGROEP BEVORDERING IA-KENNIS ONDER PROJECTLEIDERS EN LEIDINGGEVENDEN 35 7 GLOBALE PLANNING VERANDERINGEN EN IA-BEGROTING EN CAPACITEIT.36 v Informatiebeleidsplan Maart 2013

7 7.1 PLANNING VERANDERINGEN IA-CAPACITEIT IA-BEGROTING: 36 BIJLAGE A INTEGRALE VERANDERAGENDA 38 BIJLAGE B ROADMAP REALISATIE IBP 39 BIJLAGE C KADERPRINCIPES 54 BIJLAGE D ACCOUNTMANAGEMENT 59 BIJLAGE E OVERLEGSTRUCTUUR 60 BIJLAGE F OVERZICHT GENERIEKE VOORZIENINGEN 66 BIJLAGE G VERSIEBEHEER 67 vi Informatiebeleidsplan Maart 2013

8 Voorwoord Voor u ligt het informatiebeleidsplan van de gemeente Helmond. De ontwikkeling hiervan is een reis geweest, die begonnen is in maart Door middel van workshops met leidinggevenden van de verschillende diensten en hoofdafdelingen is bepaald welke veranderingen er de komende jaren op onze organisatie afkomen. Met die veranderagenda in het vizier, is gekeken welk beleid er nodig is om deze veranderingen succesvol in te bedden binnen de organisatie van Helmond. De ontwikkeling van dit informatiebeleidsplan heeft opgeleverd dat IA meer in contact is gekomen met haar interne klanten. Niet alle gesprekken liepen daarbij even soepel. Dat gold zowel voor de gesprekken met diensten en afdelingen, maar ook voor de gesprekken binnen de eigen IA-kamers. Wij zijn er ons van bewust dat wij en onze organisatie een stuk beter moeten samenwerken. Gezamenlijke slagkracht is wat we de komende jaren echt nodig hebben. Met elkaar steeds beter grip krijgen op de veranderingen. Dat is een groeipad. Dat vraagt van ons allen een inspanning. De stappen die we met elkaar hierbij hebben gezet, dienen we te vervolgen. In dit plan is daarom ook relatief veel aandacht besteed aan het managen van de veranderingen. Uitgangspunt daarbij is dat succesvol veranderen een intensieve samenwerkingsstructuur tussen IA en haar klanten vraagt. Proactiviteit vanuit IA is daarbij een belangrijk verbeterpunt. Dit plan is waar we nu staan. Met het opleveren van dit plan starten we met de realisatie van dit informatiebeleidsplan. De plannen dienen nu werkelijkheid te worden. Dit plan levert daarbij geen verzorgde reis op. Onze omgeving is daarvoor te turbulent in beweging en het IA-vakgebied is te complex om alles op voorhand te kunnen bepalen. Het is een trektocht waarbij een stevige samenwerkingsstructuur houvast biedt voor het behalen van een zo goed mogelijk resultaat. In slimme verbinding daarbij met elkaar optrekken is van cruciaal belang. De open en eerlijke dialoog dienen we daarbij voort te zetten. U wordt daarbij uitgenodigd om daar uw bijdrage aan te leveren. Marty van der Hoek Gilbert de Gooijer Tjeu Gabriels Rene Lodder Chris Jacobs Frank Eggels Ronald Klaver Paul Zwitserlood Jos Poels 1 Informatiebeleidsplan Maart 2013

9 HOOFDSTUK 1 Inleiding 1.1 AANLEIDING Wij staan als gemeente de komende jaren voor diverse uitdagingen. We hebben minder middelen en dienen decentralisaties door te voeren. Dit vindt plaats in combinatie met een te verbeteren dienstverlening met minder administratieve lasten. Een effectieve en efficiënte manier van werken en de beschikbaarheid van de juiste, actuele en betrouwbare informatie zijn hiervoor noodzakelijke randvoorwaarden. Daarnaast maakt de toename van samenwerkingsverbanden en de daarbij benodigde uitwisseling van informatie het belang van het op orde houden en brengen van de gemeentelijke administraties nog groter. Dit is alleen mogelijk als er concernbrede, principiële afspraken worden gemaakt over de informatievoorziening van de gemeente Helmond. 1.2 INFORMATIEBELEID De afgelopen jaren is langs programmalijnen E-gemeente, Digitaal werken en Stroomlijning Basisgegevens gewerkt aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. De programmalijnen hebben gewerkt met het informatiebeleid zoals dat was opgesteld in Om goed richting te geven aan bovenomschreven veranderingen was een actualisatie van dit plan noodzakelijk. Vandaar dat er gekozen is om in 2012 een nieuw informatiebeleidsplan op stellen. Voor dit plan is als horizon gekozen. 1.3 INFORMATIEHUISHOUDING: WAT IS DAT? De informatiehuishouding van de gemeente Helmond is het geheel van medewerkers, middelen en maatregelen dat gericht is op het verzamelen, beheren, ontsluiten en verspreiden van gegevens en informatie benodigd voor de uitvoering van de werkzaamheden van een ieder betrokken bij de gemeente Helmond. De informatiebehoefte is als volgt in te delen: ` Operationele informatie, voor het verrichten van de feitelijke handelingen en het beheersen van de bedrijfsprocessen. ` Beleidsinformatie voor het ontwikkelen van beleid. ` Besturingsinformatie voor de besturing van de organisatie. ` Verantwoordingsinformatie, informatie over verrichting en besturing. 2 Informatiebeleidsplan Maart 2013

10 De informatiehuishouding is georganiseerd in administraties die veelal deels analoog en deels digitaal zijn georganiseerd. De kwaliteit of de betrouwbaarheid van deze administraties wordt bepaald door de volgende factoren: ` Volledigheid: alle benodigde informatie is opgeslagen. ` Juistheid: de opgeslagen informatie klopt. ` Tijdigheid: alle informatie is beschikbaarheid op het moment dat gebruikers dat willen. 1.4 DOEL VAN HET INFORMATIEBELEIDSPLAN Het doel van het informatiebeleid is om doelen en principes neer te leggen die gehanteerd dienen te worden bij het inrichten en aanpassen van de informatiehuishouding van de gemeente. Daarbij brengt het samenhang aan tussen de gemeentelijke organisatiedoelen en werkprocessen enerzijds en de informatievoorzieningen anderzijds. Hierbij staat centraal dat de informatievoorziening zo goed mogelijk de doelen van de gemeentelijke organisatie moet ondersteunen. Aan de basis hiervan staat de gemeente die een helder beeld heeft waar naar toe zij en haar omgeving migreert. Leidend zijn dan ook de veranderagenda s van de diensten en hoofdafdelingen van de gemeente Helmond. 1.5 DOELGROEP INFORMATIEBELEID Het informatiebeleidsplan is geschreven voor de leiding van de gemeente Helmond, haar medewerkers en een ieder betrokken bij de organisatie. Zij dienen te worden voorzien van gegevens en informatie die hun in staat stellen om hun werk blijvend goed te kunnen doen. Daarnaast geeft dit informatiebeleidsplan richting aan de werkzaamheden van iedereen die betrokken is bij de verdere ontwikkeling van de informatievoorzieningen van de gemeente Helmond. 1.6 EXTERNE BEÏNVLOEDERS VAN DIT INFORMATIEBELEIDSPLAN Op het gebied van informatievoorziening wordt vanuit de centrale overheid door middel van de wet- en regelgeving steeds meer bepaald. Veel hiervan is vastgelegd in het Nationaal Uitvoeringsprogramma, ook wel programma inup genoemd. Het programma inup moet er voor zorgen dat de overheidsinstanties (samen)werken aan een optimale dienstverlening voor de samenleving. Om dat te bereiken, brengen de overheden focus en samenhang aan in de ontwikkeling van de basisinfrastructuur van hun informatievoorziening (e-overheid). Daarnaast moet het inup een belangrijke bijdrage leveren aan de doelstellingen voor de vermindering van administratieve lasten voor burgers en bedrijven. In dit plan is hier rekening mee gehouden. 1.7 OPZET VAN HET INFORMATIE-BELEIDSPLAN Na deze inleiding wordt in hoofdstuk 2 een beeld geschetst van waar onze organisatie slimmer verbonden naar toe migreert. In hoofdstuk 3 wordt een 3 Informatiebeleidsplan Maart 2013

11 overzicht gegeven van de belangrijkste overkoepelende onderwerpen (bijv. zaakgericht/digitaal werken, samenwerking en plaats en tijdonafhankelijk werken) die we qua informatievoorziening goed moeten organiseren. Deze onderwerpen zijn bepaald aan de hand van de uitkomsten van de workshops met de diverse diensten en hoofdafdelingen. In hoofdstuk 4 staan de doelstelling en de principes behorend bij deze onderwerpen beschreven. In bijlage B van dit plan is per onderwerp de routekaart (globale planning) uitgewerkt. Dezelfde opzet is in hoofdstuk 5 ook gehanteerd voor de onderwerpen die een bijdrage dienen te leveren aan het op orde houden en of brengen van de informatievoorziening (bijv. applicatiebeheer en informatiebeveiliging). In dit hoofdstuk staat per onderwerp beschreven waar we met het betreffende onderwerp in 2016 willen staan en welke principes we hanteren om daar te komen. Hoofdstuk 6 gaat over het doorvoeren van maatregelen om het managen van alle IA-veranderingen op een hoger plan te brengen. In het afsluitende 7 e hoofdstuk staat beschreven hoe men een aanspraak kan doen op IA-ondersteuning en wat de afspraken zijn rond de IA-begroting. 4 Informatiebeleidsplan Maart 2013

12 HOOFDSTUK 2 Slimmer 2016) verbinden (2013- In dit hoofdstuk wordt: ` een beeld geschetst van belangrijke kenmerken van de gemeentelijke organisatie van Helmond in Dit beeld is als richtpunt gebruikt bij de ontwikkeling van het informatiebeleid; ` aangegeven welke factoren voor realisatie van deze visie van doorslaggevende betekenis zijn; ` toegelicht waarom Slimmer Verbinden het sleutelwoord bij het realiseren van dit informatiebeleid is. 2.1 EEN VISIE OP 2016 De gemeente in 2016 In 2016 zitten we nog midden in een periode van stagnatie en bezuinigingen bij de overheid. Er is steeds minder geld voor gemeenten, terwijl de decentralisatie van Rijkstaken naar gemeenten zich doorzet. Het werk dat we moeten doen, doen we structureel met minder resources en waar mogelijk met een betere kwaliteit. De verwachting van burgers en bedrijven blijven immers hoog als het gaat om kwaliteit en snelheid. In onze dienstverlening werken we steeds meer samen met andere partijen. De kwaliteit van onze informatievoorziening vormt een belangrijke factor bij het succes daarvan. Onze administraties zijn op orde zodat wij en onze partners met de juiste informatie werken. Alle benodigde data en documenten zijn digitaal beschikbaar in de hele keten, van vakafdeling tot stadswinkel en ook voor externe partijen. Hierdoor is het mogelijk dat meerdere partijen tegelijkertijd aan dezelfde informatie werken. Dienstverlening 2016 Als burger kan ik mijn gemeente in 2016 op verschillende manieren benaderen voor vragen, informatie, diensten en producten (het 014-nummer, een , mijnoverheid.nl, het digitale loket en de social media). Een handgeschreven brief is ook nog steeds mogelijk. Op internet kan ik op de mijnhelmond pagina zien 5 Informatiebeleidsplan Maart 2013

13 welke informatie er van en voor mij is vastgelegd. Ik kan zien welke producten en diensten ik heb aangevraagd, wat de status hiervan is en welke ik in het verleden heb afgenomen. Ik ontvang berichten over ontwikkelingen die mij en mijn woonomgeving aangaan. Ik geef aan over welke onderwerpen ik verder geïnformeerd wil worden. Via mijn persoonlijke internetpagina kan ik participeren in beleidsvorming. Zo doe ik ten aanzien van mijn directe woonomgeving aan digitale co-creatie. Ik geef mijn mening door te reageren via blogpostings en chat eenvoudig met de beleidsmakers en/of bestuurders. Via videokanalen woon ik vergaderingen bij en via social media doe ik mee aan discussies. Als ondernemer zie ik ook tijdens de crisis groeikansen. Gelukkig kan ik via de website van de gemeente veel informatie krijgen. Interactieve kaarten, gecombineerd met de regelgeving, laten mij duidelijk zien hoe en waar ik mijn groeiambitie kan waarmaken. De beschikbare bouwgrond, de economische gegevens, demografische gegevens, regelgeving en andere voor mij belangrijke data zijn toegankelijk. De benodigde vergunningen vraag ik via het internet aan. De reeds bekende gegevens worden met behulp van DigiD en of eherkenning al ingevuld op de digitale aanvraagformulieren. Via het gemeenteportal kan ik mijn aanvraag volgen en kom ik in contact met de behandelaars. Als wethouder beschik ik over meerdere kanalen om met burgers en bedrijven in contact te komen. Zo maak ik gebruik van social media, bloggen en participatiemogelijkheden. Ik bezoek inspraakavonden over veranderingen in de wijk of over aanpassingen in bestemmingsplannen. Daarbij gebruik ik de digitale discussietafel. Bij discussies kan ik direct laten zien wat de invloed van mogelijke veranderingen van regelgeving is. Bijvoorbeeld het effect op lucht en geluidskwaliteit bij aanpassingen van wegen, industrie of woonwijken. Video maakt het mogelijk dat dit voor iedereen direct online zichtbaar wordt. Dat geeft de participatie en het uiteindelijke besluit meer kwaliteit en snelheid. Bedrijfsvoering in 2016 Als directeur kan ik u vertellen dat ons Klant Contact Centrum (KCC) integraal inzicht geeft over de status van alle dienstverleningsprocessen. Dit gebeurt vanuit één centraal systeem met daarin alle relevante klant- en productgegevens. We beschikken over actuele en betrouwbare klantinformatie. Direct sturing en bijsturing op onderhanden werk en processen is voor onze managers mogelijk. De kwaliteit van de communicatie met onze burgers en bedrijven is hierdoor sterk verbeterd. Het aantal klachten over foute producten, lange procedures en onleesbare brieven is sterk afgenomen. De beschikbare informatie is uitwisselbaar omdat onze administraties op orde zijn. De gegevens zijn actueel en betrouwbaar. Onze processen zijn op elkaar afgestemd. Bij dit alles volgen we overheidsstandaarden. Dat was samen met het digitaal werken de belangrijkste voorwaarde om succesvol te kunnen participeren 6 Informatiebeleidsplan Maart 2013

14 in samenwerkingsverbanden (Regionaal, RUD s, WMO, ICT, Facilitair, etc.). Die samenwerking gold niet alleen voor de taken van de vakafdelingen. Ook frontoffice taken van de WMO en de Stadswinkel zijn gecentraliseerd naar het samenwerkingsverband. Dit komt de algehele kwaliteit en de kosten ten goede. Onze medewerkers werken door de technische mogelijkheden veel meer plaatsen tijdsonafhankelijk. Om dat te kunnen zijn ze goed opgeleid in deze digitale manier van werken. Dat is hard nodig om in een digitaal werkende wereld, vol vakbekwaam, je werk te kunnen blijven doen. Zij kunnen meer en betere producten leveren tegen een lagere kostprijs. Dat is bij dalende inkomsten voor de gemeente een zeer gewenste bijkomstigheid. Bestuur in 2016 Onze gemeenteraad vergadert en werkt volledig digitaal. Stukken worden vanuit de werkprocessen digitaal aangeleverd. Dat bespaart veel tijd en geld voor de raadsleden. Dankzij betrouwbare en actuele managementinformatie zijn gesprekken en vergaderingen waardevoller. Het college en bestuur wordt hierdoor scherper gehouden. De individuele beleidsvrijheid van ons als gemeente is afgenomen als gevolg van de regionale samenwerkingsverbanden. Onze ambtelijke organisatie is steeds meer een regieorganisatie en de uitvoering is op onderdelen meer op afstand gekomen. Infrastructuur in 2016 We gebruiken allen meer dezelfde generieke informatievoorzieningen. Het aantal vakapplicaties is verminderd. Onze systemen zijn beter op elkaar afgestemd en met elkaar verbonden. Deze systemen zijn zowel van binnen als van buiten de muren van onze gemeente bereikbaar. De basisgegevens van de gemeente worden op één plaats beheerd. Ze worden door ons gebruikt binnen alle werkprocessen. De kosten van onze informatisering en infrastructurele voorzieningen zijn gestegen. Daar staat tegenover dat de dienstverlening naar en de interactie met de burgers en bedrijven sterk is verbeterd. 2.2 SUCCESFACTOREN Bij de realisatie van deze visie worden de volgende factoren als belangrijk gekwalificeerd: 1. Vakbekwame medewerkers die zich naast hun vakgebied blijven ontwikkelen op het gebied van digitaal werken. De gegevens die zij opslaan in administraties worden ook door anderen gebruikt. Zij snappen dat de gegevens die zij vastleggen in deze administraties betrouwbaar en compleet moet zijn. 2. Een cultuur gericht op samenwerken waarbij kennis delen centraal staat. Managers sturen op resultaat en output. Medewerkers, burgers en bedrijven zijn zo goed als 24 uur per dag, zeven dagen per week, in de gelegenheid om 7 Informatiebeleidsplan Maart 2013

15 met elkaar samen te werken. Zij kunnen bij de voor hun benodigde informatie. Managers, medewerkers en IA werken allen vanuit hun eigen rol samen aan het succesvol doorvoeren van IA-gerelateerde veranderingen. 3. De processen zijn gestroomlijnd en van frontoffice tot vakafdeling op elkaar afgestemd. Binnen processen werken we digitaal en zaakgericht. Managers hebben de beschikking over kwalitatieve managementinformatie. Een integraal klant-, buurt-, stadsbeeld wordt ten behoeve van beleidsontwikkeling ondersteund. 4. Informatie is ontsloten vanuit administraties die op orde zijn. Informatie is digitaal beschikbaar. Het zoeken en het vinden wordt zo optimaal mogelijk ondersteund. 5. Systemen werken binnen een moderne infrastructuur. Kernapplicaties zijn gekoppeld met generieke informatiesystemen. De werkomgeving is tijd, plaats en apparaat onafhankelijk beschikbaar. 6. De organisatiestructuur zit niet dwars. Processen worden soepel over afdelings- en organisatiegrenzen uitgevoerd. De regelcapaciteit wordt zoveel mogelijk in proces georganiseerd. De structuur is ondergeschikt gemaakt aan het werkproces. Het informatiebeleid dient het succes van deze factoren te ondersteunen. 2.3 SLIMMER VERBINDEN Het credo van dit informatiebeleidsplan is Slimmer verbinden. De redenen hiervoor staan hieronder toegelicht. Reden Van beperkt open naar altijd open Van verticaal naar horizontaal Toelichting Klanten willen in toenemende mate op een voor hen gunstig moment contact opnemen met de overheid. Dit betekent een bereikbaarheid die verder gaat dan de normale kantooruren. De klant kan hierbij zelf kiezen op welke manier contact wordt opgenomen: telefonisch, per mail, website, fax of door een persoonlijk bezoek. Daarbij kan er ook gekozen worden via welke weg het antwoord op de vraag wordt gegeven. De verwachting dat de gemeente zeven dagen per week, vierentwintig uur per dag bereikbaar is, is realiseerbaar voor de digitale kanalen (website en mail). We raken steeds slimmer verbonden met burgers en bedrijven. We dienen de vakafdelingen slim te verbinden met de frontoffice ( Stadswinkel). Zij zijn dan in staat om steeds meer kanalen af te vangen. Vakafdelingen kunnen zich dan meer met de vakinhoud bezighouden en zijn niet bezig met eenvoudige informatievragen. Bovendien stimuleert deze beweging het verkrijgen van een integraal klantbeeld. Van kennis houden We dienen informatie gestandaardiseerd op te slaan zodat deze 8 Informatiebeleidsplan Maart 2013

16 naar kennis delen Van intern gericht naar extern gericht Van veelvuldige opslag naar gebruik van brongegevens Van binnen naar buiten Van voor jezelf naar vanuit samenhang' eenvoudig kan worden hergebruikt in andere processen. Bij dat slimmer verbinden speelt het gebruik van generieke informatiesystemen en het hanteren van standaarden een belangrijke rol. Samenwerking in de Peelgemeenten en de ontwikkeling van regionale uitvoeringsorganisatie geven aan dat we steeds meer extern samen werken. Om slim met elkaar te zijn verbonden, is digitale beschikbaarheid van informatie een absoluut vereiste. De gemeente is bronhouder van een groot aantal gegevens. Deze gegevens worden behalve bij de eigen activiteiten ook steeds meer gebruikt door andere overheden. Op onze beurt maken wij steeds meer gebruik van gegevens van andere overheden. De verschillende overheidsinstanties zijn dus meer en meer met elkaar verbonden. De belangrijkste eis bij dit gebruik over een weer is dat deze gegevens juist en correct zijn. Als we hier niet voor zorgen, dan is slim verbonden een illusie. Steeds vaker zijn ambtenaren buiten de muren van het gemeentehuis aan de slag. In samenwerkingsverbanden maar ook in de dienstverlening aan onze burgers. De Zorgpoort is al begonnen met wat zij de gesprekken aan de keukentafel noemen. Dit plaats- en tijdonafhankelijk werken vraagt dat we buiten slim verbonden zijn met binnen. Alle samenwerkingsverbanden en alle gekoppelde gegevensbestanden maken het succesvol veranderen steeds complexer. Dit vraagt om strakke regie en een nauwe samenwerking tussen de afdelingen, de diensten en de afdeling IA. Om als totaal succesvol te zijn, is het verbinden van alle veranderinitiatieven een belangrijke voorwaarde. Daarvoor dienen we overzicht te hebben op alle (lopende) ontwikkelingen. Alleen dan zijn in samenhang verstandige beslissingen te nemen en kan slim worden omgegaan met de beperkte veranderresources die tot onze beschikking hebben. 9 Informatiebeleidsplan Maart 2013

17 HOOFDSTUK 3 Ontwikkelingen Helmond DE VERANDER AGENDA VAN DIENSTEN EN HOOFDAFDELINGEN Aan het begin van de zomer 2012 zijn door middel van workshops per dienst en per stafhoofdafdeling de lopende en verwachte veranderingen geïnventariseerd. De genoemde veranderingen zijn allemaal opgenomen in de integrale veranderagenda (zie paragraaf 6.4 en bijlage A). Deze veranderagenda is nog een keer getoetst in het 4 e kwartaal van Informatiebeleidsplan Maart 2013

18 Met dit overzicht als uitgangspunt is bepaald welke overkoepelende onderwerpen er uitgewerkt moesten worden in het informatiebeleidsplan. Deze onderwerpen staan opgesomd in paragraaf 3.2. Ze zijn verder uitgewerkt in hoofdstuk 4. Naast deze onderwerpen staat in paragraaf 3.3. een opsomming van onderwerpen die uitgewerkt zijn ten behoeve van het op orde houden en brengen van de basis qua informatievoorziening. Deze onderwerpen zijn op hun beurt verder uitgewerkt in hoofdstuk ONDERSTEUNING VAN DE BEDRIJFSVOERING Uit de veranderagenda s van de diverse diensten en hoofdafdelingen zijn de volgende gemeenschappelijke onderwerpen gedestilleerd: ` Samenwerken intern en extern. ` Door ontwikkelen van dienstverlening. ` Plaats en tijdonafhankelijk werken. ` Digitaal (Zaakgericht) Werken. ` Managementinformatie. ` Beheer en gebruik van basisgegevens. In hoofdstuk 4 is per onderwerp uitgewerkt waar we willen staan in Ook staat daar beschreven langs welke principes we dit doen. De route map voor realisatie van deze onderwerpen is opgenomen onder bijlage B. Bij het doorvoeren van veranderingen wordt Lean als procesoptimalisatie methodiek ingezet om organisatie breed efficiënter en slimmer te werken. 3.3 BASIS OP ORDE Daarnaast zijn er uit de IA agenda de onderwerpen als belangrijk aangedragen. Deze onderwerpen hebben allemaal als doel er voor te zorgen dat de basis qua informatievoorziening op orde blijf of komt. De onderwerpen zijn: ` Applicatie- en gegevensbeheer. ` Ontwikkelen vanuit samenhang (architectuur denken). ` Toepassen en benutten van generieke ICT-voorzieningen. ` Informatiebeveiliging. ` Digitale vaardigheden en veranderende rollen. ` Beschikbaarheid infrastructuur. Ook voor deze onderwerpen is bepaald waar we in 2016 willen staan. Tevens zijn de principes de we met elkaar hanteren. Deze doelstelling en principes staan beschreven in hoofdstuk 5. De routemap voor realisatie van deze onderwerpen is ook in bijlage B opgenomen. 11 Informatiebeleidsplan Maart 2013

19 HOOFDSTUK 4 Ondersteuning bedrijfsvoering 4.1 EXTERNE SAMENWERKING Doel Steeds meer taken worden regionaal georganiseerd. Hierbij is onze gemeente vaak een van de partijen in de dienstverleningsketen. Voorbeelden hiervan zijn de decentralisatie operaties en de vorming van de RUD s. Beide worden vanuit de landelijke wetgeving aangereikt. Maar ook veiligheid vraagt om regionale samenwerking. Daarnaast wordt in de regio onderzocht of efficiency kan worden bereikt door de samenwerking uit te bouwen. Dit speelt bijvoorbeeld op het gebied van belastingen. Dit betekent dat de informatievoorziening en benodigde ICT hulpmiddelen hierop aangepast dienen te worden (b.v. in de vorm van een regionaal shared service centrum op ICT gebied). Ook zien we op verschillende terreinen dat ICT ontwikkelingen steeds vaker centraal door het Rijk/VNG gerealiseerd/gestuurd worden. Bijvoorbeeld landelijke voorzieningen als de basisregistraties, DigiD, eherkenning, mgba, OLO, inlichtingenbureau, DKD en de basisgemeente. Daarnaast is er steeds meer samenwerking gezocht op het gebied van inkoop, implementatie en beheer/hosting van ICT-oplossingen ter ondersteuning van de dienstverlening. Dimpact is zo n landelijke samenwerking waarin onze gemeente participeert. In 2016 is de gemeente Helmond in staat om voor die werkprocessen die landelijk of regionale samenwerking vragen, te ondersteunen met de gewenste informatievoorziening en bijbehorende ICT hulpmiddelen. Principes ` Helmond hanteert in het geval van hoge (vervanging)investeringen in ICT en bedrijfsvoering het beginsel kiezen voor externe samenwerking, tenzij. ` Helmond kiest voor de gemeenschappelijke voorziening als deze: a. bij de start voldoende basiskwaliteit (minimaal een 6) heeft; b. er perspectief op doorontwikkeling is; 12 Informatiebeleidsplan Maart 2013

20 c. het belang van de voorziening voor Helmond bij voorkeur verder reikt dan een individuele afdeling. ` Het MT van Helmond neemt besluiten over externe ICT samenwerking altijd op basis van een I&A advies. ` De basisvoorzieningen van Helmond zijn open zijn voor communicatie met de buitenwereld. ` Helmond hanteert de KING standaard voor zaakgericht werken bij het ontwikkelen van basisvoorzieningen. ` Helmond zorgt voor informatiekundige borging van nieuwe ontwikkelingen/nieuwe wetgeving door aan te sluiten op informatiekundige uitvoeringstoetsen en impactanalyses van KING. ` Helmond biedt externe organisaties gereguleerd en gecontroleerd toegang tot een samenwerkingsomgeving zonder randvoorwaarde dat medewerkers van deze externe organisatie zijn opgenomen in de kernregistratie medewerkers (AD). 4.2 INTERNE SAMENWERKING Doel Binnengemeentelijk ontstaat er een behoefte aan een digitale omgeving waar medewerkers samen, plaats- en tijdsonafhankelijk, aan documenten kunnen werken, waar versiebeheer en centrale opslag mogelijk is, inclusief functionaliteit voor zoeken & vinden. Een virtuele omgeving voor teams en/of projecten die het mogelijk maakt te werken met gedeelde agenda s, documenten, actielijsten, contactgegevens en mailinglijsten. In 2016 zijn we in staat om de toenemende behoefte die er is om het interne samenwerken te ondersteunen en hebben we de samenwerkingsomgeving op een professionele manier vormgegeven. Principes ` Helmond hanteert ten aanzien van alle informatie binnen de organisatie het beginsel alle informatie is intern openbaar, tenzij. ` Helmond baseert dit openbaarheidsbeginsel op een data classificatie systeem dat onderscheidt maakt tussen gestructureerde en ongestructureerde data en tussen formele en ondersteunende informatie. ` Helmond biedt de gebruikers een zaaksysteem/digitaal archief aan gericht op creëren, delen en archiveren van formele informatie. ` Helmond biedt de gebruikers een virtuele samenwerkingsomgeving aan gericht op het creëren en delen van ondersteunende informatie. Deze samenwerkingsomgeving biedt laagdrempelige functionaliteit om virtueel samen te werken met interne collega s. ` De samenwerkingsomgeving van Helmond voorziet in een laagdrempelige koppeling met het zaaksysteem en digitaal archief. 13 Informatiebeleidsplan Maart 2013