Titel: Wij veranderen! Samen naar een sterker merk

Transcriptie

1 Titel: Wij veranderen! Samen naar een sterker merk

2 Inleiding Beste leid(st)er(s), Jouw groep heeft beslist om van naam en/of uniform te veranderen. Ondertussen hebben jullie al veel knopen doorgehakt en nagedacht over het veranderingsproces. Veranderen is niet de gemakkelijkste keuze maar wel de beste. Er komt heel wat bij kijken. Omdat jullie aan veel moeten denken en veel verschillende mensen moeten inlichten, bieden we in deze bundel hulp aan. In wat volgt, worden de verschillende stappen overlopen die een verandering met zich meebrengt. Daarbij wordt een bepaald traject gevolgd, maar jullie kunnen de volgorde natuurlijk zelf kiezen. Voor elke stap worden er voorbeelden en/of sjablonen voorzien. Naast deze bundel willen we jullie ook verder blijven ondersteunen. Als je met grote of kleine vragen zit, contacteer dan zeker de helpdesk op het provinciale secretariaat of een aanspreekpunt! De contactgegevens vinden jullie achteraan deze bundel terug. We helpen jullie graag verder! Veel succes! Deel 1: Voorbereiding Jullie hebben de stap gezet om te veranderen en daarbij kwamen al heel wat ideeën en bezorgdheden naar boven. Ongetwijfeld hebben jullie al eens nagedacht over wat er dan precies moet veranderen. We raden aan om dat allemaal op te lijsten, want zodra jullie de verandering bekend maken, zullen er heel wat vragen komen. Zorg er dus voor dat jullie allemaal een duidelijk beeld hebben over het volgende: - Wat zal er allemaal veranderen doordat onze naam verandert (bv. website, gegevens in de Jeugddienst )? - Vanaf wanneer verandert dat? - Hoe zullen we het aanpakken? Een tip daarbij is om jullie in te leven in elke situatie. Hoe kijkt een groepsleid(st)er, leid(st)er, +16 er, lid, ouder, oud-leid(st)er, etc. naar de situatie? Met welke vragen kan elk van deze partijen zitten? Daarnaast is het goed om alle vragen op te lijsten en een soort van Meest Gestelde Vragen -lijst op te stellen en bij de hand te houden. Op die manier kunnen jullie gemakkelijk antwoorden op de vragen die waarschijnlijk naar boven zullen komen, denk maar aan moet mijn zoon of dochter dan nu zelf een nieuw hemd kopen?, mogen we onze oude T-shirts nog dragen?, hoeveel gaat die verandering ons kosten?, gaan jullie alles ineens veranderen?, hoe zullen de mensen weten over welke groep het gaat?, etc. Verder is het aan te raden om één aanspreekpunt aan te stellen voor de verandering. Die persoon kan (bv. door ouders) gecontacteerd worden bij vragen en zorgt ervoor dat iedereen een antwoord krijgt. Uiteraard is het belangrijk dat alle leid(st)ers op vragen kunnen en willen antwoorden, maar een aanspreekpunt boezemt vertrouwen in. Bovendien kan deze persoon gemakkelijk inspelen op vragen die blijven terugkomen.

3 Kortom, vooraleer jullie de verandering communiceren is er maar één uitgangspunt: hoe beter de voorbereiding, hoe meer jullie alles overdenken en hoe beter jullie op vragen, opmerkingen en bezorgheden kunnen inspelen, hoe meer kans op slagen de verandering heeft! Deel 2: Officiële naamsverandering Vergeet niet dat jullie naam ook officieel moet veranderen. Zijn jullie een feitelijke vereniging? Dan moet er administratief weinig in orde gebracht worden. Breng de koepel op de hoogte zodat jullie naam in Digit kan aangepast worden. Op die manier zal jullie naam correct gebruikt worden in de communicatie die de koepel gebruikt. Laat je naamsverandering ook weten aan de Jeugddienst. Zij kunnen er voor zorgen dat jouw naam in de gemeente ook correct gebruikt wordt. Heeft jullie vereniging een vzw? Dan kunnen jullie de naam ook in de statuten laten wijzigen. In principe is dit niet verplicht, maar je naam correct gebruiken zorgt natuurlijk wel voor extra duidelijkheid. Een wijziging van de statuten kost wel wat geld. Je kan de verandering misschien best doorgeven in combinatie met een andere wijziging die je moet doorvoeren (bv. nieuwe voorzitter). De formulieren voor een statutenwijziging vinden jullie hier: Deel 3: Leden en ouders inlichten Ondertussen hebben jullie wellicht nagedacht over alles wat veranderd moet worden en een plan van aanpak opgesteld. Nu hebben jullie nog één ding nodig: een achterban. Veranderen kunnen jullie immers niet alleen. Vermits je beweging bestaat voor de leden, lichten jullie hen best eerst in. Dat kan je best persoonlijk doen, bijvoorbeeld tijdens/na een activiteit. Aandachtspunten als jullie de leden briefen: - Breng een leuk en positief verhaal. - Splits de groep op: de oudere leden geven jullie best meer informatie, voor de jongere leden is dat niet nodig. - Geef ook aan de oudere leden het hele denkproces mee. Maak duidelijk dat jullie niet over één nacht ijs gegaan zijn. Laat aan de leden weten wat de redenen zijn voor de verandering. - Pak de boodschap met de jongere leden iets luchtiger aan. Focus vooral op het feit dat ze nog steeds bij jullie terecht kunnen. - Het belangrijkste punt van je boodschap (zowel voor jongere als voor oudere leden) moet zijn dat er op zich niets verandert aan de werking. Jullie waren een goede jeugdbeweging en jullie zullen dat in de toekomst nog steeds zijn. - Laat zeker weten dat ook de leden altijd bij jullie terecht kunnen voor vragen. Naast de leden zijn de ouders de belangrijkste partners in je jeugdbeweging. Zeker bij de jongere leden zijn het de ouders die beslissen of hun zoon of dochter naar je jeugdbeweging komt. Geef hen daarom ook meteen de informatie mee. Om de ouders in te lichten stelden we een folder op. Op de voorkant van de folder vinden jullie de weg die de koepel zal bewandelen en de redenen voor de keuzes. De achterkant

4 lieten we helemaal leeg, zodat jullie dat kunnen afstemmen op je eigen werking. Als jullie de infofolders voor ouders willen gebruiken, is het de bedoeling dat jullie zelf voor de tekst op de achterkant zorgen. Jullie kunnen de folders zelf bedrukken maar jullie kunnen de tekst ook aanleveren, zodat wij de folders gratis voor jullie kunnen drukken. Om de tekst te schrijven, bieden we jullie graag wat hulp. Gebruik in de eerste plaats het sjabloon dat terug te vinden is via Verder zijn er nog enkele richtlijnen: - Gebruik de folder om de ouders in te lichten. Begin dus met een korte inleiding waarin jullie uitleggen wat in je groep zal veranderen. Maak daarin ook duidelijk vanaf wanneer de veranderingen ingaan. - Daarna kunnen jullie per verandering argumenten voor de verandering aanhalen. - Maak duidelijk wat de implicaties voor de ouders zijn (bv. moeten de leden zelf een nieuw hemd kopen?). - Geef aan waar de ouders terecht kunnen met vragen/opmerkingen. - Voorzie een slottekstje waarin jullie duiden dat jullie een topjeugdbeweging zijn en blijven. - Overlaad de folder niet met tekst, maar maak het uitnodigend, door bijvoorbeeld foto s toe te voegen of door te werken met korte stukken tekst. - Lees de tekst goed na op spelfouten! Om jullie inspiratie te geven, bieden wij per onderdeel van de folder een voorbeeldtekst aan. Die kunnen jullie aanpassen aan jullie specifieke situatie. Voor de veranderingen bieden we enkele mogelijke argumenten aan. Kies daaruit die argumenten die voor jullie doorslaggevend waren! Die voorbeeldtekstjes zijn terug te vinden via Jullie kunnen de folder meegeven aan de ouders op het moment dat jullie de leden ingelicht hebben. Denk er dan aan om zo snel mogelijk de folders te bezorgen aan de ouders waarvan de leden niet aanwezig waren op het moment dat ze ingelicht werden! Verder raden we aan om een infomoment te voorzien om op vragen te kunnen antwoorden (zie deel 5). In dat geval kunnen jullie ervoor kiezen om de uitnodiging voor het infomoment te integreren in de folder. Deel 4: Netwerk inlichten Naast leden en ouders zijn er nog veel mensen die op de hoogte gebracht moeten worden. Denk hierbij in de eerste plaats aan de oud-leiding. Zij zetten zich jaren in voor de beweging en zij kregen nu misschien niet de kans om inbreng te hebben in de beslissing. Toch hebben jullie hen heel hard nodig. Daarom werd er een voorbeeldbrief opgesteld die jullie aan de oud-leiding kunnen bezorgen, waarin jullie duidelijk kunnen maken waarom de keuzes gemaakt werden. De voorbeeldbrief is terug te vinden via Daarnaast hebben jullie een heel netwerk van mensen opgebouwd die er ook baat bij hebben te weten dat jullie van naam veranderen. Breng zeker de jeugddienst op de hoogte van de veranderingen. Daarnaast kan je ook het gemeentebestuur, de schepen

5 van Jeugd en de Jeugdraad op de hoogte brengen. Zij kunnen jullie in de toekomst ondersteunen. Een voorbeeldbrief hiervoor vinden jullie op Ook de rest van de gemeente is wellicht geïnteresseerd in de veranderingen. Jullie kunnen een aankondiging doen in het gemeentelijk krantje of een briefje in de brievenbus van de buren steken met de (reden van de) veranderingen. Naast het netwerk dat jullie ondersteunt, zijn er ook tal van bedrijven en organisaties die zeker moeten weten dat jullie van naam veranderen uit praktische overweging. Denk daarbij aan de bank, de supermarkten waarvan jullie een klantenkaart hebben, de leveranciers voor je lokalen, de drukker, de plaatselijke frituur, sponsors van de fuif, etc. Maak samen met de leidingsploeg eens een lijst van alle plaatsen waar je oude naam gekend is. Verwittig al deze mensen met een korte brief of . Ook hiervan kunnen jullie op een voorbeeld terugvinden. Bij het oplijsten van het brede netwerk, denken jullie best al eens na welke mensen van de lijst jullie ook willen uitnodigen voor het infomoment (zie deel 5). Deel 5: Infomoment Zoals we al benadrukten, hebben jullie de steun nodig van de leden, ouders, oud-leiding en alle andere helpende handen. Daarom is het zinvol om deze mensen op een gepaste manier in te lichten over de verandering die jullie doormaken. Dat kunnen jullie doen op een infomoment. De stappen voor het organiseren van zo een infomoment worden hier kort weergegeven. 1. Kies een geschikt moment om de info mee te geven Ga op zoek naar een moment waarvan jullie weten dat er veel mensen uit je netwerk aanwezig kunnen zijn. Zorg er ook voor dat er nog ruimte is tussen het moment en de verandering, om iedereen de nodige tijd te geven om te wennen aan de verandering. 2. Bepaal hoe het infomoment er zal uit zien Bekijk op voorhand vooral alle praktische vragen. - Wie willen jullie uitnodigen op het infomoment? - Waar zal het doorgaan? - Hoe lang zal het duren? - Moet het publiek rechtstaan? Hebben jullie liever dat ze neerzitten? - Moet er een projectiescherm voorzien worden? - Sluiten jullie af met een hapje en een drankje? - Voorzie achteraf tijd om vragen te stellen. Het is aan te raden om na het officiële gedeelte van het infomoment een informeel moment te voorzien. Op die manier kunnen de aanwezigen even ventileren, maar ook nog vragen stellen die ze misschien niet voor het grote publiek wilden stellen. Jullie kunnen dan met iedereen even praten, zodat jullie ook naar de reacties kunnen polsen en de mensen nog meer kunnen overtuigen. 3. Nodig het netwerk uit

6 Als alles goed gegaan is, hebben jullie het netwerk al opgelijst (zie deel 4). Jullie kunnen deze lijst nu gebruiken om te beslissen wie jullie willen uitnodigen voor het infomoment. De tip die we hier graag geven is: wees zo volledig mogelijk. Enerzijds omdat jullie dan het hele verhaal maar één keer zo uitgebreid moeten doen. Dat moment zullen jullie goed voorbereiden en dan kunnen er beter zoveel mogelijk mensen zijn. Anderzijds omdat het beter is om niemand uit te sluiten. In een veranderingsproces is het beter om zoveel mogelijk mensen te overtuigen, zodat iedereen aan jullie kant staat. Bij het vastleggen van de genodigden denk je best logisch na. Winkels of bedrijven waar je mee samenwerkt, moet je niet uitnodigen op een infomoment maar het kan wel. Ouders en leden nodigen jullie uiteraard wel uit, ook oud-leiding is zeker een mogelijkheid. 4. Werk het infomoment uit Denk na over wat jullie zeker willen zeggen op het infomoment. Werk het infomoment inhoudelijk uit. - Welke boodschap willen jullie brengen? - Hoe willen jullie de aanwezigen overtuigen? - Wie zal het woord voeren? - Wie neemt welk deel voor zijn rekening? - Werken jullie een powerpoint uit? Hou de slides kort en bondig. Geef hierbij duidelijk weer waarom jullie willen veranderen, wat de drijfkracht is achter deze grote verandering. Breng een positief verhaal. Zorg er zeker voor dat jullie na het infomoment meegeven aan de ouders bij wie ze terecht kunnen (het aanspreekpunt, zoals bepaald in deel 1), maar ook waar ze extra informatie kunnen vinden. Daarnaast is het heel belangrijk om te luisteren naar de vragen, opmerkingen en bekommernissen van de aanwezigen. Een informeel moment kan dat vergemakkelijken, maar ook als jullie hier niet voor kiezen, is het belangrijk dat jullie ruimte maken voor deze vragen. Maak hiervoor ook gebruik van de Meest Gestelde Vragen, die jullie al eerder opstelden. Ook hier is de grote tip die we jullie willen meegeven: wees voorbereid. Hoe meer jullie op voorhand doen, hoe beter de verandering zal lopen. Zorg er daarom voor dat er geen halve informatie lekt. Probeer ervoor te zorgen dat jullie zelf het hele verhaal kunnen doen, want in het andere geval gaan verhalen snel een eigen leven leiden! 5. Zorg voor het logistieke gedeelte Doorloop in gedachten de hele avond. En noteer bij elk onderdeel welk materiaal jullie daarvoor nodig hebt. Wij willen jullie graag helpen. Vanuit het provinciaal secretariaat wordt er ondersteuning op maat voorzien. Hebben jullie hulp nodig bij het uitwerken van de infoavond of willen jullie graag dat er iemand van de provinciale koepel langskomt tijdens het infomoment? Laat het ons weten en wij bekijken de mogelijkheden. Ook logistiek kunnen we je ondersteuning bieden. Deel 6: Ga ervoor en blijf bereikbaar

7 Jullie hebben veel werk gehad om het hele veranderingsproces voor te bereiden. Vanaf nu kan het echt beginnen. Ga er dus volledig voor! Weet dat veranderen niet gemakkelijk is en dat er misschien mensen in je netwerk zijn die weerstand zullen bieden en niet meteen overtuigd zullen zijn. Jullie hebben grondig nagedacht over deze beslissing en de keuze gemaakt die (op lange termijn) het beste is voor je plaatselijke groep, dus jullie zullen er ongetwijfeld in slagen om iedereen te overtuigen, als jullie het voldoende tijd geven! Daarom is het ook belangrijk dat jullie bereikbaar blijven. Veranderingsprocessen gaan vaak traag. Verwacht niet dat iedereen opeens altijd je nieuwe naam zal gebruiken. De kans verhoogt wel als jullie de verandering goed aanpakken. Op het moment dat jullie veranderen is het daarom nog belangrijk: - dat jullie zelf mee veranderen en de verandering blijven dragen - dat jullie een aanspreekpunt blijven behouden voor de leden, ouders en andere mensen in je netwerk - dat jullie weten dat jullie altijd op de aanspreekpunten van de koepel kunnen blijven rekenen! We wensen jullie heel veel succes! Deel 7: Contactgegevens en openingsuren KSJ Antwerpen-Brabant Antwerpen Schoenstraat Borgerhout Tel Mail antbra@ksj.be Maandag gesloten Dinsdag, woensdag en vrijdag van 10 tot 16 u. Donderdag langskomen kan op afspraak, telefonisch niet bereikbaar Leuven Jozef II-straat Leuven Tel Mail antbra@ksj.be Maandag, donderdag en vrijdag van 10 tot 16 u. Dinsdag gesloten Woensdag langskomen kan op afspraak, telefonisch bereikbaar KSJ Limburg Vaartstraat Hasselt Tel Mail lim@ksj.be Dinsdag en donderdag van 10 tot 17 u. Woensdag en vrijdag van 10 tot 18 u.

8 KSJ-KSA-VKSJ Oost-Vlaanderen Rasphuisstraat Gent Tel Mail ovl@ksj.be Dinsdag, woensdag en vrijdag doorlopend van 9.30 tot u. KSA Noordzeegouw Dwarsweg Gullegem Tel Mail info@ksanoordzeegouw.be Maandag tot vrijdag van 8.30 tot 17 u. KSJ West Dwarsweg Gullegem Tel Mail ksjwest@ksj.be Maandag, dinsdag en donderdag van 8.30 tot 17 u. Woensdag en vrijdag van 9 tot u. KSJ-KSA-VKSJ Nationaal Vooruitgangstraat Brussel Tel Mail info@ksj.be Maandag tot donderdag van 9.30 tot 17 u. Vrijdag van 9.30 tot 16 u.