financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Elburg.

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Elburg. Nr. CVDR32330_1 17 september 2018 Financiële verordening gemeente Elburg De raad van de gemeente Elburg besluit, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, vast te stellen: Financiële verordening gemeente Elburg Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a BBV: het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. b administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie van de gemeente Elburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. c financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van de gemeente Elburg, teneinde te komen tot een goed inzicht in: - de financieel-economische positie; - het financiële beheer; - de uitvoering van de begroting; - het afwikkelen van vorderingen en schulden; - alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover. d e f g h i administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Elburg. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten. product: een samenhangend geheel van goederen, diensten, activiteiten en voorzieningen, dat bijdraagt aan het realiseren van een programma, zo mogelijk meetbaar gemaakt in tijd, geld, kwantiteit en kwaliteit. Artikel 2. Programma-indeling De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast. Artikel 2a. Planning en controlcyclus Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming. Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken 1. Bij de begroting en de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming respectievelijk de productenrealisatie aan de programma s. 2. De onderverdeling van de programma s in de producten staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.. De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de subsidies. 1

2 Artikel 3a. Kaders ontwerp-begroting 1. Het college biedt de raad in de vergadering van december voorafgaand aan het begrotingsjaar de uitgangspunten voor de Voorjaarsnota en het daaraan verbonden begrotingsproces ter vaststelling aan. 2. Het college biedt de raad jaarlijks een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. Deze nota wordt aangeduid als Voorjaarsnota en daarin worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 6 en de jaarstukken bedoeld in artikel Jaarlijks komen raad en college vóór 31 maart bijeen om te spreken over de ingediende wensen voor de Voorjaarsnota. Hierbij zal de raad de kaders aangeven voor de komende Voorjaarsnota. 4. De raad stelt de Voorjaarsnota uiterlijk juli voorafgaand aan het begrotingsjaar vast. Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. 2. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van het investeringskrediet aan de raad voor. Dit lid is niet van toepassing voor investeringen die vallen onder artikel 7 eerste lid sub d van deze verordening. Artikel. Uitvoering begroting 1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt. 2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat: a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming; b. de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de programmabegroting; c. de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt. 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Artikel 6. Tussentijdse bestuursrapportage Het college informeert de raad door middel van tussentijdse bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. 1. De tussentijdse bestuursrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen: a. de Voorjaarsbestuursrapportage maakt onderdeel uit van de Voorjaarsnota en wordt gelijktijdig daarmee aan de raad aangeboden; b. de Najaarsbestuursrapportage vóór 1 decembervan het lopende begrotingsjaar. 2. De tussentijdse bestuursrapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten als de lasten, de gestelde doelen en indien daar aanleiding voor is de beoogde maatschappelijke effecten. 3. In de tussentijdse bestuursrapportage worden incidentele afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan toegelicht. Tevens worden structurele afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten groter dan.000 toegelicht. 4. In de tussentijdse bestuursrapportage wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. Artikel 7. Informatieplicht 1. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake: a. aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan 2.000; b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan 2.000; c. onttrekkingen uit bestemmingsreserves groter dan 2.000; d. investeringen groter dan 0.000, waarbij de kapitaallasten niet hoger mogen zijn dan

3 2. Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan.000. Onder de meerjarige lasten vallen niet kapitaallasten. 3. Het hiervoor onder lid 1 en 2 gestelde is niet van toepassing op besluiten tot en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, welke zijn opgenomen op een bij raadsbesluit van 23 januari 2003 gewaarmerkte lijst die als bijlage bij deze verordening is gevoegd. Artikel 8. Jaarstukken Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma s. In de verantwoording geeft het college aan: a. wat is bereikt; b. welke goederen en diensten zijn geleverd; c. wat de kosten zijn; d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen. Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in jaar afgeschreven. 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. Agio wordt direct ten gunste van de exploitatie gebracht. 3. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 3 van het BBV worden lineair afgeschreven. Hierop zijn 2 uitzonderingen mogelijk: onderwijsgebouwen en investeringen waarvoor een jaarlijkse vergoeding aan derden in rekening wordt gebracht. Dan bestaat er de mogelijkheid van een afschrijving op basis van annuïteit. De afschrijvingstermijnen van materiële vaste activa zijn maximaal: Omschrijving actief Afvalcontainers Onderdeling Afschrijving in jaren Automatisering Hard- en software PC's en beeldschermen Begraafplaatsen Aanleg Gebouwen Vervoermiddelen (clubcar/gazonmaaier) Gebouwen Stenen gebouwen Andere gebouwen Verbouwing/uitbreiding Renovatie Installaties Terreinafscheidingen Haven Aanlegsteigers Reddingstrappen Beschoeiing/damwanden Kantoorinrichting Archiefkasten Meubilair Stoffering Bureaustoelen Telefooncentrale Kantoormachines- en appartuur Machines en gereedschappen Benodigdheden brandweer Electrische gereedschappen Overige 30 Riolering (conform GRP) 60 Speeltuinen Aanleg Speeltoestellen 20 3

4 Sportaccommodaties Aanleg sportvelden Opstallen Onderhoud velden Vervoermiddelen brandweer Brandweerauto s Brandweeraanhangers Pompwagens Vervoermiddelen Bedrijfswagens Aanhangwagens Tractoren Vrachtwagens Sneeuwschuivers Bermvijzels Activa met een verkrijgingsprijs van meer dan.000 worden geactiveerd. Activa met een verkrijgingsprijs kleiner dan.000 kunnen worden geactiveerd. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.. Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut en die geen economisch nut hebben, zoals bedoeld in artikel 3 van het BBV, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: waterwegen, waterbouwkundige werken, permanente terreinwerken, wegen, straten, fietspaden, voetpaden, bruggen, viaducten, tunnels, verkeerlichtinstallaties, openbare verlichting, straatmeubilair, reconstructie openbare ruimte(n), parken, overig openbaar groen. 6. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur. Artikel. Reserves en voorzieningen 1. Het college biedt de raad 2- jaarlijks, gelijktijdig met de Voorjaarsnota, de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan. 2. In deze nota zijn de regels ten aanzien van reserves en voorzieningen opgenomen. De nota behandelt: a. de spelregels ten aanzien van reserves en voorzieningen; b. de vorming en besteding van reserves; c. de vorming en besteding van voorzieningen; d. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen. 3. De raad stelt deze nota uiterlijk juli vast. Artikel 11. Kostprijsberekening 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de apparaatskosten, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW. 3. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen. Artikel 12. Financieringsfunctie 1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; b. het beheersen van de risico s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico s, koersrisico s en kredietrisico s; c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; 4

5 d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht: a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A- rating, welke zijn vermeld in artikel 6, lid 1 van het financieringsstatuut, of bij Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%; b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is; c. het gebruik van derivaten is niet toegestaan; d. voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro. 3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties. 4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit financieringsstatuut. Het college zendt het besluit financieringsstatuut ter kennisgeving aan de raad. Artikel 13. Weerstandsvermogen en risicomanagement Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Artikel 14. Grondbeleid 1. Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vasstelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan: a. de relatie met de programma s van de begroting; b. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente; c. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten; d. de voorraadverwerving en uitgifte van gronden; e. de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen. 2. In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma s. Artikel. Subsidies In de paragraaf subsidies bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in ieder geval een overzicht van de subsidies aan instellingen en ondernemingen. Artikel 16. Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoorts; c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving; e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van

6 het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving. Artikel 17. Interne controle Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel. Artikel 18. Misbruik en oneigenlijk gebruik Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Artikel 19. Financiële organisatie Het college draagt de zorg voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie. Artikel 20. Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari Voor artikel 3 lid geldt dat deze in werking treedt met ingang van het begrotingsjaar De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. 2. Deze verordening treedt in de plaats van de Financiële verordening gemeente Elburg (incl 1 e wijziging) vastgesteld door de raad op 29 september 200. Artikel 21. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Elburg Aldus vastgesteld door de raad in zijn vergadering van maandag 24 september 2007 de voorzitter, de griffier, Drs. H. Visser Mr. Ir. M. Luiting-Kamminga 6