Handleiding Financiële en

Transcriptie

1 Europese Rekenkamer 2012 Handleiding Financiële en NL Nalevingsgerichte Controle

2 2 Overzicht HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE OVERZICHT DELEN VAN DE HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE GEDETAILLEERDE INHOUDSOPGAVE INLEIDING DEEL 1 - ALGEMEEN PART 2 - BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN (FINANCIËLE CONTROLE) PART 3 - INACHTNEMING VAN TOEPASSELIJKE WET- EN REGELGEVING (NALEVINGSGERICHTE CONTROLE) LIJST VAN GEBRUIKTE TERMEN EN ACRONIEMEN Contact Neem voor meer informatie contact op met: Europese Rekenkamer - kamer CEAD Eenheid Controlemethodologie en ondersteuning AMS ECA-CONTACT/Eca of ams.contact@eca.europa.eu Wij hebben geen bezwaar tegen de reproductie en verspreiding van deze handleiding; daartoe hoeft geen specifieke toestemming te worden verkregen van de ERK. FCAM - Overzicht

3 3 Gedetailleerde inhoud HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE GEDETAILLEERDE INHOUDSOPGAVE INLEIDING Doel en aandachtsgebied van de handleiding Structuur van de controlemethodologie van de Rekenkamer Structuur van de handleiding financiële en nalevingsgerichte controle DEEL 1 - ALGEMEEN Sectie 1: Kader 1.1 Definitie van een assurance-opdracht 1.2 Toepasselijkheid van de handleiding 1.3 Wat moet de Rekenkamer controleren? 1.4 Welke controleverslagen en oordelen moeten er worden geproduceerd? 1.5 Het wettelijk recht op toegang voor de Rekenkamer 1.6 De beroepsmatige verplichtingen van de Rekenkamer op het gebied van financiële en nalevingsgerichte controles 1.7 Soorten en doelstellingen van door de Rekenkamer verrichte financiële en nalevingsgerichte controles 1.8 Controlebeweringen 1.9 Overzicht van het proces van financiële en nalevingsgerichte controle 1.10 Documenteren van controlewerk Tijdig opstellen van de controledocumentatie Documenteren van de uitgevoerde controlewerkzaamheden en van de verkregen controle-informatie Samenstellen van de controledossiers Wijzigingen in de controledocumentatie 1.11 Kwaliteitsbeheersing Definitie van kwaliteitsbeheersing Elementen van een stelsel van kwaliteitsbeheersing Sectie 2: Planning 2.1 Overzicht planning De programmering als uitgangspunt voor de controletaak Wat wordt bedoeld met de planning van een controle? Belang en aard van de planning Stappen in de planningsfase 2.2 Bepaling van het materieel belang Inleiding en definitie Focus op de gebruikers van de informatie Redenen om het materieel belang vast te stellen Wanneer moet het materieel belang worden beoordeeld? Kwantitatieve en kwalitatieve aspecten Het documenteren van materialiteit FCAM Gedetailleerde inhoudsopgave

4 4 Gedetailleerde inhoud 2.3 Risico s identificeren en inschatten door inzicht te verwerven in de entiteit en haar omgeving, met inbegrip van het betrouwbaarheidsmodel van de Rekenkamer Accountantscontrolerisico en risico-inschattingswerkzaamheden Inzicht verwerven in de entiteit en haar omgeving Inherent risico identificeren en inschatten De interne beheersing van de entiteit Inzicht verwerven in de interne beheersing van de entiteit Identificeren en inschatten van het internebeheersingsrisico Bepalen van het ontdekkingsrisico Betrouwbaarheidsmodel Documentering 2.4 Beoordelen in welke mate de controle-informatie toereikend, relevant en betrouwbaar is Wat is controle-informatie? Toereikendheid van controle-informatie Relevantie van controle-informatie Betrouwbaarheid van controle-informatie Bevestiging of driehoeksmeting van controle-informatie Bronnen van controle-informatie Soorten controle-informatie Controleprocedures ter verkrijging van controle-informatie Toegang tot controle-informatie Vertrouwelijkheid van controle-informatie Documenteren van controle-informatie 2.5 Opzetten van controlewerkzaamheden Elementen om in overweging te nemen bij het opzetten van controlewerkzaamheden Inhoud van controlewerkzaamheden Hoe moeten controlewerkzaamheden worden opgezet? Opzetten van toetsingen van internebeheersingsmaatregelen aard, timing en omvang Opzetten van gegevensgerichte controles aard, timing en omvang Gebruik van steekproeven en andere middelen om elementen te selecteren voor toetsing 2.6 Opstellen van het Audit Planning Memorandum en het controleprogramma Audit Planning Memorandum (APM) Controleprogramma Tijdens de controle wijzigingen aanbrengen in besluiten betreffende de planning Documentering Sectie 3: Onderzoek 3.1 Overzicht onderzoek 3.2 Verrichting van controlewerkzaamheden Controlewerkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie Verrichting van toetsingen van internebeheersingsmaatregelen Verrichting van gegevensgerichte controles - detailcontroles Documenteren van de resultaten van controletoetsingen 3.3 Evaluatie van de resultaten van controlewerkzaamheden Aard en oorzaak van fouten in het algemeen Projecteren en evalueren van steekproefresultaten in het algemeen Systeeemgerichte controles aard en oorzaak van fouten, en projecteren en evalueren van resultaten Gegevensgerichte detailcontroles - aard en oorzaak van fouten, en projecteren en evalueren van resultaten 3.4 Cijferanalyses Definitie van cijferanalyses Proces voor de gebruikmaking van cijferanalyses Wanneer cijferanalyses moeten worden gebruikt Cijferanalyses als gegevensgerichte controles gedurende de onderzoeksfase Cijferanalyses in de algehele beoordeling aan het einde van de controle 3.5 Schriftelijke bevestigingen Inleiding Schriftelijke erkenning door het management van zijn verantwoordelijkheden Specifieke schriftelijke bevestigingen inzake aangelegenheden van materieel belang Evalueren van de betrouwbaarheid van schriftelijke bevestigingen 3.6 Gebruikmaking van het werk van anderen Inleiding Gebruikmaking van het werk van een andere controleur Inachtneming van de internecontrolefunctie Gebruikmaking van het werk van een door de controleur ingeschakelde deskundige 3.7 Overige controlewerkzaamheden FCAM Gedetailleerde inhoudsopgave

5 5 Gedetailleerde inhoud Verbonden partijen 3.8 Doornemen van controlebevindingen Sectie 4: Verslaglegging 4.1 Overzicht verslaglegging Inleiding Soorten controleverslagen Kenmerken van goede controleverslagen Gebruikers van de verslagen van de Rekenkamer Noemen van derden in de verslagen van de Rekenkamer 4.2 De betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer oordeelsvorming Wettelijke vereisten voor en reikwijdte van de betrouwbaarheidsverklaring Vorm en inhoud van de betrouwbaarheidsverklaring Aanvullende en andere informatie 4.3 Goedkeurend oordeel Wanneer is het gepast om een goedkeurend oordeel af te geven? Vorm van een goedkeurend oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen Vorm van een goedkeurend oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen 4.4 Aangepast oordeel Definitie van aangepast oordeel en wanneer gebruik daarvan gepast is Omschrijving van de drie soorten aangepaste oordelen Aard en gevolgen van de onmogelijkheid om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen Definitie van diepgaande invloed Paragraaf ter onderbouwing van de aanpassing Vorm van de paragraaf ter onderbouwing van de aanpassing Overeenkomstige wijzigingen in de omschrijving van de verantwoordelijkheid van de controleur Communicatie met de met governance belaste personen Illustraties van betrouwbaarheidsverklaringen met aanpassingen in het oordeel Geen oordelen inzake een onderdeel van de jaarrekening 4.5 Paragrafen ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden en paragrafen inzake overige aangelegenheden Paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden Overige aangelegenheden in het verslag van de controleur Illustraties van betrouwbaarheidsverklaringen met een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden 4.6 Overwegingen in verband met vermoedens van fraude Aanhangsel I - Inherent risicofactoren Aanhangsel II - Bijzonderheden met betrekking tot componenten van interne beheersing Aanhangsel III De betrouwbaarheidsverklaring 2010 van de Rekenkamer Aanhangsel IV Diepgaande invloed als basis om het soort aanpassing van de DAS-controleoordelen van de Rekenkamer te bepalen DEEL 2 BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN (FINANCIËLE CONTROLE) Sectie 1 - Kader 1.1 Te controleren rekeningen 1.2 Definitie van betrouwbaarheid 1.3 Toepasselijke regelgeving voor financiële verslaglegging 1.4 Beroepsgedrag 1.5 Algemene doelstelling van een betrouwbaarheidscontrole 1.6 Te controleren beweringen inzake betrouwbaarheid Te controleren specifieke elementen van de rekeningen Sectie 2 - Planning 2.1 Overzicht planning De grondslag voor de aanpak van een betrouwbaarheidscontrole door de controleur 2.2 Bepalen van de materialiteit Materialiteitsniveaus Kwantitatieve en kwalitatieve materialiteit in verband met betrouwbaarheid Posten van materieel belang in de rekeningen FCAM Gedetailleerde inhoudsopgave

6 6 Gedetailleerde inhoud 2.3 Risico s bepalen en beoordelen door inzicht in de entiteit en haar omgeving, inclusief haar interne controle Accountantscontrolerisico Inzicht in de activiteiten van de entiteit om het inherente risico te identificeren en beoordelen De interne controle van de entiteit Vaststelling en beoordeling van het accountantscontrolerisico Voorbeelden van risico s op afwijkingen 2.4 Afweging van de toereikendheid, relevantie en betrouwbaarheid van de controle-informatie Verband tussen de jaarrekening, de controle-informatie en het controleverslag Bronnen van controle-informatie Controleprocedures voor het verzamelen van controle-informatie 2.5 Opzetten van controleprocedures Verband leggen tussen de controleprocedures en het vastgestelde risico op afwijkingen van materieel belang Opzetten van toetsingen van internebeheersingsmaatregelen Opzetten van cijferanalyses als gegevensgerichte procedures Detailcontroles ontwerpen Steekproefneming voor de controle 2.6 Opstelling van het Audit Planning Memorandum en het controleprogramma Audit Planning Memorandum (APM) Sectie 3 Onderzoek 3.1 Overzicht onderzoek 3.2 Verrichting van controlewerkzaamheden toetsingen van internebeheersingsmaatregelen en detailcontroles Verrichting van toetsingen van internebeheersingsmaatregelen Verrichting van detailcontroles 3.3 Evaluatie van de resultaten van controlewerkzaamheden Afwijkingen en hun mogelijke oorzaken vaststellen Soorten afwijkingen De impact van afwijkingen op de controleaanpak Mededeling en correctie van afwijkingen Evaluatie van het effect van niet-gecorrigeerde afwijkingen Evaluatie van de financiële staten als geheel 3.4 Verrichting van gegevensgerichte cijferanalyses 3.5 Schriftelijke bevestigingen Erkenning van verantwoordelijkheden door het management Specifieke schriftelijke bevestigingen betreffende aangelegenheden van materieel belang Beoordelen van de betrouwbaarheid van schriftelijke bevestigingen 3.6 Gebruikmaking van de werkzaamheden van anderen Gebruikmaking van de werkzaamheden van andere controleurs Overweging van de interne-auditfunctie Gebruikmaking van het werk van een door de controleur ingeschakelde deskundige 3.7 Andere controlewerkzaamheden Boekhoudkundige schattingen Gebeurtenissen na de verslagdatum Externe bevestigingen Verbonden partijen 3.8 Bespreken van controlebevindingen Sectie 4 - Verslaglegging 4.1 Overzicht verslaglegging 4.2 Betrouwbaarheidsverklaring Formuleren van een controleoordeel Inleiding Inhoud van een betrouwbaarheidsverklaring Soorten oordelen Overwegingen bij de oordeelsvorming over de jaarrekening Kwalitatieve aspecten van de grondslagen voor financiële verslaglegging van de entiteit Beschrijving van het toepasselijke stelsel inzake financiële verslaglegging Getrouwe weergave Illustratie Aanvullende en andere informatie FCAM Gedetailleerde inhoudsopgave

7 7 Gedetailleerde inhoud 4.3 Aangepaste oordelen Aard van afwijkingen van materieel belang Diepgaande invloed van de aangelegenheid/-heden die leidden(n) tot een aanpassing Verbod op het afgeven van een oordeel over een onderdeel van de jaarrekening Vorm en inhoud van het verslag van de controleur bij aanpassing van het oordeel 4.4 Paragrafen ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden en paragrafen inzake overige aangelegenheden Aard van een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden Vorm en plaats van een paragraaf ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden 4.5 Ter vergelijking opgenomen informatie Inleiding Controlewerkzaamheden Controlerapportage Aanhangsel I - Door de Rekenkamer verrichte betrouwbaarheidscontroles Aanhangsel II Voorbeeld van een bevestiging bij de jaarrekening over de betrouwbaarheid van de financiële staten (voorlopige jaarrekening 2010) DEEL 3 - INACHTNEMING VAN TOEPASSELIJKE WET- EN REGELGEVING (NALEVINGSGERICHTE CONTROLE) Sectie 1: Kader 1.1 Definitie en doelstellingen van nalevingsgerichte controle 1.2 Wettelijke vereisten op grond waarvan de Rekenkamer nalevingsgerichte controles dient te verrichten 1.3 De toepasselijkheid van de internationale controlenormen (ISA s) op nalevingsgerichte controles 1.4 Oogmerken en doelstellingen van nalevingsgerichte controles 1.5 Controles inzake de wettigheid en regelmatigheid Definitie van onderliggende verrichtingen Het concept wettigheid en regelmatigheid Dubbele rechtsgrondslag en begrotingsvastlegging Algemene en specifieke doelstellingen van een controle van de wettigheid en regelmatigheid Sectie 2: Planning 2.1 Overzicht planning Aard van de uitgaven van de Europese Unie en de gevolgen daarvan voor de controle De basis van de aanpak door de controleur van de nalevingsgerichte controle Criteria voor nalevingsgerichte controles Voorwaarden van opdrachten tot nalevingsgerichte controles 2.2 Bepaling van het materieel belang Materialiteit bij de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving Kwantitatieve materialiteit Kwalitatieve materialiteit Materialiteit in de context van systeemgebreken 2.3 Identificeren en inschatten van risico s door inzicht te verwerven in de gecontroleerde en zijn omgeving Het accountantscontrolerisico en procedures voor risico-inschatting met betrekking tot niet-conformiteit van materieel belang Inzicht in de wet- en regelgeving van de entiteit om het inherente risico te identificeren en in te schatten De interne beheersing van de entiteit met betrekking tot de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving 2.4 Beoordelen of controle-informatie toereikend, relevant en betrouwbaar is Inleiding Bronnen van controle-informatie Controlewerkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie 2.5 Opzetten van controlewerkzaamheden Overwegingen bij het opzetten van werkzaamheden voor de controle van de naleving Toetsingen van internebeheersingsmaatregelen Gegevensgerichte procedures Het gebruik van steekproeven bij een controle 2.6 Opstellen van het Audit Planning Memorandum en het controleprogramma FCAM Gedetailleerde inhoudsopgave

8 8 Gedetailleerde inhoud Sectie 3: Onderzoek 3.1 Overzicht onderzoek 3.2 Verrichting van controlewerkzaamheden toetsingen van internebeheersingsmaatregelen en detailcontroles Verrichting van toetsingen van internebeheersingsmaatregelen Verrichting van detailcontroles 3.3 Controleonderzoek evaluatie van de resultaten van internebeheersingsmaatregelen en detailcontroles naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving De resultaten van toetsingen van internebeheersingsmaatregelen evalueren De resultaten van detailcontroles 3.4 Cijferanalyses 3.5 Schriftelijke bevestiging Inleiding Erkenning door het management van zijn verantwoordelijkheden Specifieke schriftelijke bevestigingen betreffende bepaalde beweringen 3.6 Gebruikmaking van het werk van anderen Gebruikmaking van het werk van een andere controleur Inachtneming van de internecontrolefunctie Gebruikmaking van het werk van een door de ingeschakelde deskundige 3.7 Overige controlewerkzaamheden Gebeurtenissen na de einddatum van de verslagperiode Verbonden partijen 3.8 Doornemen van controlebevindingen Sectie 4: Verslaglegging 4.1 Overzicht verslaglegging 4.2 Betrouwbaarheidsverklaring Formuleren van een controleoordeel Inleiding Vereisten Soorten oordelen Overwegingen bij het vormen van een oordeel over de wettigheid en regelmatigheid De kwalitatieve aspecten van de nalevingspraktijken van de entiteit De toepasselijke wet- en regelgeving Illustratie 4.3 Aangepaste oordelen Aard van de gevallen van niet-conformiteit van materieel belang Diepgaande invloed van de aangelegenheid/heden die leidden(n) tot een aanpassing Vorm en inhoud van het verslag van de controleur bij aanpassing van het oordeel 4.4 Paragrafen ter benadrukking van bepaalde aangelegenheden en paragrafen inzake overige aangelegenheden 4.5 Informatie ter onderbouwing van de betrouwbaarheidsverklaring 4.6 Specifieke beoordelingen in het kader van de betrouwbaarheidsverklaring 4.7 Speciale verslagen van nalevingsgerichte controles Inleiding Vorm en inhoud van speciale controleverslagen Aanhangsel I Beoordeling van de werking van de toezicht- en controlesystemen LIJST VAN GEBRUIKTE TERMEN EN ACRONIEMEN Lijst van gebruikte termen Acroniemen FCAM Gedetailleerde inhoudsopgave

9 9 Inleiding [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE Gedetailleerde inhoudsopgave Inleiding 1 - Algemeen 2 Betrouwbaarheid van de rekeningen 3 - Inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving Lijst van gebruikte termen INLEIDING INHOUD Doel en aandachtsgebied van de handleiding Structuur van de controlemethodologie van de Rekenkamer Structuur van de handleiding financiële en nalevingsgerichte controle FCAM - Inleiding

10 DOEL EN AANDACHTSGEBIED VAN DE HANDLEIDING 10 Inleiding [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] Doel De handleiding is geschreven om de controleurs* van de Rekenkamer te ondersteunen bij de uitvoering van kwalitatief hoogwaardige financiële en nalevingsgerichte controles. De handleiding beschrijft de beginselen die ten grondslag liggen aan de aanpak van de Rekenkamer bij dergelijke controles, alsmede de te volgen procedures. Beoogd wordt de controleurs te ondersteunen bij het op zuinige, efficiënte en doeltreffende wijze uitvoeren van financiële en nalevingsgerichte controles. Ter verwezenlijking van deze doelstelling gaat de aandacht in de handleiding uit naar: een op risico gebaseerde aanpak, waarbij de controle-inspanning wordt gericht op terreinen waar de controleur rekening moet houden met risico s teneinde tot een gepaste conclusie te komen. De risico s worden herzien naargelang er tijdens de controle meer informatie wordt verkregen; de uitoefening van een goede oordeelsvorming, op basis van beroepsnormen. STRUCTUUR VAN DE CONTROLEMETHODOLOGIE VAN DE REKENKAMER ISA s ISSAI s De handleiding financiële en nalevingsgerichte controle (FCAM) beschrijft de beginselen die zijn opgenomen in de door de Internationale Federatie van Accountants (IFAC) opgestelde International Standards on Auditing (ISA s 1 ) en in de standaarden van de Internationale Organisatie van hoge controle-instanties (INTOSAI) met name de richtsnoeren voor financiële en nalevingsgerichte controles (ISSAI s 2 ) die van toepassing zijn op de controles van de Rekenkamer, samen met richtsnoeren over de wijze waarop deze worden toegepast bij de DAS van de Rekenkamer, alsmede bij andere financiële en nalevingsgerichte (F/N) controles. De handleiding wordt op haar beurt ondersteund door praktische richtsnoeren zoals controlelijsten, instructies, gedetailleerde methoden en het elektronisch systeem van de Rekenkamer ter ondersteuning van de controle. 1 De fragmenten uit het Handbook of International Quality Control Auditing, Review, Other Assurance, and Related Services Pronouncements van het International Auditing and Assurance Standards Board, gepubliceerd door de Internationale Federatie van Accountants (IFAC) in april 2010, worden gebruikt met toestemming van IFAC. 2 ISSAI s: Internationale standaarden van hoge controle-instanties (International Standards of Supreme Audit Institutions). Noot van de vertaler: controleur wordt in deze handleiding gebruikt als synoniem van de term auditor, zoals deze voorkomt in de ISA s. FCAM - Inleiding

11 11 Inleiding [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] De FCAM bevat niet de volledige tekst van de standaarden, maar onderstreept de belangrijkste elementen van de standaarden, waarvan de controleur/lezer, indien nodig, de volledige versie moet raadplegen. Ook in het document Beleid en normen voor de controle van de Rekenkamer 3 (CAPS) wordt een aantal belangrijke beginselen beschreven die van toepassing zijn op alle controles van de Rekenkamer. De FCAM moet derhalve worden gelezen in samenhang met de tekst van de CAPS. In het document Beleid en normen voor de controle van de Rekenkamer wordt het volgende bepaald: Ter uitvoering van de taken en verantwoordelijkheden die haar in het kader van haar mandaat zijn opgelegd in het Verdrag en het Financieel Reglement verricht de Europese Rekenkamer (ERK) haar controles overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en INTOSAI voor zover deze in de context van de Europese Unie van toepassing zijn. De controleur dient zich te houden aan de controlehandleidingen van de ERK alsook aan de controleprocedures die door de ERK zijn vastgesteld. De term controleur verwijst naar verschillende rollen in het controleproces. STRUCTUUR VAN DE HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE Drie delen De handleiding is onderverdeeld in drie afzonderlijke delen die de volgende terreinen beslaan: - beginselen en procedures die van toepassing zijn op alle financiële en nalevingsgerichte controles van de Rekenkamer; - beginselen en procedures voor controles inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen; - beginselen en procedures voor controles inzake de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving. die elk vier secties omvatten Elke deel bestaat uit vier secties, die zijn onderverdeeld in een aantal hoofdstukken. Sectie 1 beschrijft het kader voor financiële en nalevingsgerichte controles in de context van de Europese Unie. 3 In Besluit nr houdende uitvoeringsbepalingen bij het reglement van orde van de Rekenkamer wordt in artikel 76 het volgende bepaald: De Rekenkamer stelt de beleidslijnen en normen voor haar controle vast alsmede de daaruit voortvloeiende gedetailleerde regels voor de planning, uitvoering en bekendmaking van haar controlewerkzaamheden. In artikel 40, lid 2, onder b) wordt tevens het volgende bepaald: de directeuren en de hoofden administratieve eenheid [zijn] belast met de zorg voor de uitvoering van de controletaken overeenkomstig de beleidslijnen en normen voor de controle van de Rekenkamer. FCAM - Inleiding

12 12 Inleiding [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] Sectie 2 beschrijft de controleplanning, waaronder het bepalen van het materieel belang, het identificeren van de belangrijkste risicogebieden door inzicht te verwerven in de entiteit, en het opzetten van een passende controletoetsing, als basis voor een efficiënte en doeltreffende controle. In Sectie 3 wordt beschreven welke methoden moeten worden gebruikt tijdens de onderzoeksfase teneinde toereikende relevante en betrouwbare controle-informatie te verkrijgen om te kunnen komen tot een conclusie ten aanzien van de controledoelstelling(en). Sectie 4 beschrijft de verslagen die moeten worden geproduceerd, alsmede de soorten oordelen die kunnen worden gegeven wanneer verslag wordt gedaan van de financiële en nalevingsgerichte controles van de Rekenkamer. Verplichte elementen worden in de handleiding geformuleerd in gebiedende zinnen ( moet, dient te ). Gebruikers wordt verzocht voor de aspecten van het controlewerk waarbij zij hulp nodig hebben, eerst te kijken naar de hoofdstukken in het algemene deel. Voor meer informatie over betrouwbaarheids- of nalevingsgerichte controles wordt gebruikers verzocht in de handleiding de desbetreffende hoofdstukken te lezen van de delen inzake betrouwbaarheid of naleving. FCAM - Inleiding

13 13 Algemeen Inhoud [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE Gedetailleerde inhoudsopgave Inleiding 1 - Algemeen 2 - Betrouwbaarheid van de rekeningen 3 - Inachtneming van toepasselijke wet- en regelgeving Lijst van gebruikte termen en acroniemen DEEL 1. ALGEMEEN INHOUD Sectie 1 - Kader Sectie 2 - Planning Sectie 3 - Onderzoek Sectie 4 Verslaglegging Aanhangsel I - Inherent risicofactoren Aanhangsel II - Bijzonderheden met betrekking tot componenten van interne beheersing Aanhangsel III De betrouwbaarheidsverklaring 2010 van de Rekenkamer Aanhangsel IV Diepgaande invloed als basis om het soort aanpassing van de DAS-controleoordelen van de Rekenkamer te bepalen FCAM Part 1 Table of contents

14 14 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE 1. ALGEMEEN Sectie 1 - Kader Sectie 2 - Planning Sectie 3 - Onderzoek Sectie 4 - Verslaglegging Aanhangsels DEEL 1. ALGEMEEN SECTIE 1 - KADER INHOUD 1.1 Definitie van een assurance-opdracht 1.2 Toepasselijkheid van de handleiding 1.3 Wat moet de Rekenkamer controleren? 1.4 Welke controleverslagen en oordelen moeten er worden geproduceerd? 1.5 Het wettelijk recht op toegang voor de Rekenkamer 1.6 De beroepsmatige verplichtingen van de Rekenkamer op het gebied van financiële en nalevingsgerichte controles 1.7 Soorten en doelstellingen van door de Rekenkamer verrichte financiële en nalevingsgerichte controles 1.8 Controlebeweringen 1.9 Overzicht van het proces van financiële en nalevingsgerichte controle 1.10 Documenteren van controlewerk 1.11Kwaliteitsbeheersing FCAM- Deel 1 - Sectie 1

15 1.1 DEFINITIE VAN EEN ASSURANCE-OPDRACHT 15 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] De Rekenkamer verricht haar opdrachten om een conclusie of conclusies te trekken en, indien vereist, een oordeel te geven over een bepaald onderwerp, ongeacht of het de betrouwbaarheid van de rekeningen of de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving betreft. De opdrachten van de Rekenkamer worden assurance-opdrachten genoemd, aangezien ze zijn bedoeld om de mate van vertrouwen, of zekerheid, van de beoogde gebruikers in het betrokken onderwerp te vergroten door er objectieve criteria op toe te passen. Een assurance-opdracht kan zijn: Redelijke zekerheid Beperkte zekerheid een assurance-opdracht tot het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid (een controle): hiervoor dient de controleur het risico terug te brengen tot een aanvaardbaar laag niveau te om redelijke zekerheid te verkrijgen als basis voor (een) positief geformuleerde conclusie(s) en, indien vereist, een oordeel, op basis van de verrichte controlewerkzaamheden (bijv. de rekeningen geven (g)een getrouw beeld van ); een assurance-opdracht tot het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid (een review): de controleur verricht meer beperkte werkzaamheden dan die welke nodig zijn voor een controle, hetgeen hem/haar in staat stelt beperkte of gematigde zekerheid te verkrijgen als basis voor negatief geformuleerde conclusies ( er is niets onder onze aandacht gekomen wat erop wijst dat ). Deze handleiding gaat over opdrachten voor redelijke zekerheid, die de huidige werkzaamheden van de Rekenkamer uitmaken. Voor eventueel te verrichten opdrachten voor beperkte zekerheid gelden de minder bewerkelijke werkzaamheden die zijn beschreven in de International Standards on Review Engagements van IFAC en in de relevante ISSAI-richtsnoeren. 1.2 TOEPASSELIJKHEID VAN DE HANDLEIDING Alle jaarlijkse controles en geselecteerde controles In de tekst van de handleiding wordt meestal verwezen naar de algemene begroting van de Europese Unie en naar de Commissie, omdat die het voornaamste controleterrein van de Rekenkamer vormen. Dit kader is echter van toepassing op alle jaarlijkse financiële en nalevingsgerichte controles die de Rekenkamer verricht, waaronder die van de Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF s), agentschappen, bureaus en andere organen, alsmede op andere financiële of nalevingsgerichte controles die voor uitvoering worden geselecteerd. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

16 1.3 WAT MOET DE REKENKAMER CONTROLEREN? 16 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] In artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) alsmede in de verordeningen voor het EOF en de agentschappen worden de wettelijke verplichtingen van de Rekenkamer bepaald op het gebied van financiële en nalevingsgerichte controles, en worden de voorwaarden gedefinieerd voor de opdrachten van de Rekenkamer in dit opzicht. Zo is in het VWEU ten aanzien van de Rekenkamer het volgende bepaald: i) financiële controles inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen (financiële controles) Onderzoeken van de rekeningen [ ] onderzoekt de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de Unie. Zij onderzoekt tevens de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van elk door de Unie ingesteld orgaan of ingestelde instantie, voor zover het instellingsbesluit (d.w.z. de wetstekst tot oprichting van het betrokken orgaan) dit onderzoek niet uitsluit ; ii) controles inzake de wettigheid en regelmatigheid (nalevingsgerichte controles) Onderzoeken van de wettigheid en regelmatigheid [ ] onderzoekt de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven [ ] Hierbij brengt zij in het bijzonder verslag uit over onregelmatigheden. De controle van de ontvangsten geschiedt aan de hand van de vaststellingen en van de stortingen van ontvangsten aan de Unie. De controle van de uitgaven geschiedt aan de hand van betalingsverplichtingen en van betalingen. iii) overige controles Opmerkingen betreffende bijzondere vraagstukken kan voorts te allen tijde met betrekking tot bijzondere vraagstukken opmerkingen maken, met name in de vorm van speciale verslagen [ ] Op grond van laatstgenoemde bepaling mag de Rekenkamer geselecteerde financiële en nalevingsgerichte controles verrichten naast die welke specifiek vereist zijn krachtens de punten i) en ii). 1.4 WELKE CONTROLEVERSLAGEN EN OORDELEN MOETEN ER WORDEN OPGESTELD? Betrouwbaarheidsverklaring In artikel 287 VWEU wordt het volgende bepaald: De Rekenkamer legt het Europees Parlement en de Raad een verklaring voor waarin de betrouwbaarheid van de rekeningen en de regelmatigheid en de wettigheid van de onderliggende verrichtingen worden bevestigd [ ]. Aan die verklaring kunnen specifieke beoordelingen worden toegevoegd voor ieder belangrijk FCAM- Deel 1 - Sectie 1

17 17 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] werkterrein van de Unie. Jaarverslag EOF s, agentschappen, bureaus en vergelijkbare organen In hetzelfde artikel wordt ook het volgende bepaald: De Rekenkamer stelt na afsluiting van elk begrotingsjaar een jaarverslag op. De huidige praktijk is dat deze betrouwbaarheidsverklaring 4 wordt opgenomen in het jaarverslag van de Europese Rekenkamer over de uitvoering van de algemene begroting, die tevens specifieke beoordelingen bevat van elke grote beleidsgroep. Zoals de toepasselijke verordeningen voorschrijven, wordt voor de EOF's een soortgelijk oordeel van het type DAS en een jaarverslag opgesteld. Er worden ook controleverslagen voor de controles door de Rekenkamer van de rekeningen van de agentschappen, bureaus en vergelijkbare organen. Teneinde de desbetreffende kwijtingverlenende autoriteit te voorzien van verslagen die van jaar tot jaar vergelijkbaar zijn en om haar controleaanpak verder te harmoniseren, bevatten deze verslagen oordelen van het type DAS. Voor de soorten controleverslagen die worden gepubliceerd wordt verwezen naar hoofdstuk 4.1.2, tabel 14 van het algemene deel van deze handleiding. 1.5 HET WETTELIJK RECHT OP TOEGANG VOOR DE REKENKAMER Controle tot op het niveau van de eindbegunstigden Geheimhoudingsplicht Het VWEU (artikel 287) geeft de Rekenkamer het recht een controle te verrichten ter plaatse bij de overige instellingen van de Unie, in de gebouwen van alle organen of ingestelde instanties die ontvangsten of uitgaven namens de Unie beheren, en in de lidstaten, inclusief in de gebouwen van alle natuurlijke of rechtspersonen die betalingen uit de begroting ontvangen. Dit geeft de Rekenkamer het recht controles te verrichten tot op het niveau van de eindbegunstigden. Personeelsleden van de Europese Unie dienen de grootste discretie te betrachten met betrekking tot de feiten en informatie waarvan zij kennis krijgen tijdens of in verband met de uitvoering van hun taken 5. Het feit dat de Rekenkamer uitgebreide rechten op toegang tot informatie zijn toegekend, betekent dat deze geheimhoudingsplicht extra belangrijk is, in het bijzonder omdat de door de personeelsleden verwerkte informatie dikwijls van gevoelige aard is. 1.6 DE BEROEPSMATIGE VERPLICHTINGEN VAN DE REKENKAMER OP HET GEBIED VAN FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLES 4 Algemeen bekend als de DAS (de afkorting van de Franse term déclaration d assurance ). 5 Statuut van de Ambtenaren van de EG, artikelen 17-19; Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de EG, artikel 11. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

18 18 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] ISA s en INTOSAI-standaarden Het behoort tot het controlebeleid van de Rekenkamer om haar controles te verrichten overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en INTOSAI voor zover deze in de EU-context van toepassing zijn. De ISA s en de INTOSAI-standaarden zijn relevant voor controles inzake de betrouwbaarheid van de rekeningen en naar analogie relevant voor controles inzake de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving. 1.7 SOORTEN EN DOELSTELLINGEN VAN DOOR DE REKENKAMER VERRICHTE FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLES Het doel van financiële en nalevingsgerichte controles is, de Rekenkamer in staat te stellen een conclusie te trekken over de specifieke controledoelstellingen en, indien vereist, een controleoordeel af te geven. Op basis van de hiervoor beschreven wettelijke vereisten, omvatten de financiële en nalevingsgerichte controles van de Rekenkamer doorgaans controles van: i) Betrouwbaarheid van de rekeningen ii) Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen iii) Geselecteerde nalevingsgerichte controles de betrouwbaarheid van de rekeningen, die bestaan uit de financiële staten en het verslag/de verslagen over de uitvoering van de begroting. De algemene controledoelstelling op het gebied van betrouwbaarheid is om vast te stellen in hoeverre de rekeningen op alle materiële punten een getrouw beeld geven van de financiële situatie en de resultaten van de activiteiten en kasstromen overeenkomstig het toepasselijke stelsel inzake financiële verslaglegging; de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen. De algemene controledoelstelling op het gebied van naleving is om vast te stellen in hoeverre de verrichtingen op alle materiële punten voldoen aan de toepasselijke wetten en regelgeving (d.w.z. het VWEU, het Financieel Reglement, de Uitvoeringsbepalingen, specifieke verordeningen, financieringsbesluiten en contractbepalingen); geselecteerde onderwerpen, gekozen op basis van de prioriteit ervan op een bepaald moment. De doelstellingen van dergelijke controles zijn afhankelijk van de aard van de specifieke controletaak, bijvoorbeeld het onderzoeken van de oorzaken van het veelvuldig voorkomen van onwettige of onregelmatige verrichtingen die werden ontdekt bij eerdere controles, of de werking van een bepaald controlesysteem op het niveau van de Commissie dan wel de lidstaten. Financiële en nalevingsgerichte controles betreffen de toetsing van de doeltreffendheid van internebeheersingssystemen. Dit kan betrekking hebben FCAM- Deel 1 - Sectie 1

19 19 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] op de systemen die bedoeld zijn voor i) de betrouwbaarheid van de rekeningen of ii) het voorkomen of opsporen en corrigeren van onwettige en onregelmatige ontvangsten en uitgaven. 1.8 CONTROLEBEWERINGEN Definitie van beweringen Betrouwbaarheid: voor de verslagperiode De hiervoor beschreven controledoelstellingen worden ondersteund door specifieke controledoelstellingen. Deze kunnen ook worden gezien als beweringen of verklaringen van het management van de gecontroleerde. Deze beweringen zijn expliciet (bijv. wanneer het management van de gecontroleerde aangeeft dat de rekeningen zijn opgesteld conform de IPSAS) dan wel impliciet (bijv. wanneer het management van de gecontroleerde impliciet aangeeft dat de verrichtingen waarvoor betalingen hebben plaatsgevonden volgens de toepasselijke regels aan de voorwaarden voldeden). De controleur gebruikt beweringen om de verschillende soorten mogelijke afwijkingen of gevallen van niet-naleving die kunnen optreden in aanmerking te nemen. De specifieke beweringen met betrekking tot de betrouwbaarheid, wettigheid en regelmatigheid en internebeheersingssystemen luiden als volgt: Betrouwbaarheid a) Beweringen over categorieën van verrichtingen en gebeurtenissen voor de gecontroleerde periode: vóórkomen de vastgelegde verrichtingen en gebeurtenissen hebben inderdaad plaatsgevonden en hebben betrekking op de entiteit; volledigheid alle verrichtingen en gebeurtenissen die hadden moeten worden vastgelegd, zijn ook vastgelegd; nauwkeurigheid de bedragen en andere gegevens die betrekking hebben op vastgelegde verrichtingen en gebeurtenissen zijn op de juiste wijze vastgelegd; afsluiting verrichtingen en gebeurtenissen zijn in de juiste verslagperiode vastgelegd; classificatie verrichtingen en gebeurtenissen zijn op de juiste rekeningen vastgelegd; wettigheid en regelmatigheid er zijn begrotingskredieten beschikbaar 6. aan het eind van de verslagperiode b) Beweringen over rekeningsaldi aan het einde van de 6 Een onwettige en onregelmatige verrichting wordt niet aangemerkt als een aantasting van de betrouwbaarheid van de rekeningen indien deze correct in de boekhouding is opgenomen. De financiële impact of risico s van onregelmatigheden moeten echter adequaat worden vermeld. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

20 20 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] verslagperiode: bestaan de activa, verplichtingen en eigenvermogensbelangen bestaan; rechten en verplichtingen de entiteit bezit of heeft zeggenschap over de rechten op activa, en de verplichtingen zijn de verplichtingen voor de entiteit; volledigheid alle activa, verplichtingen en eigenvermogensbelangen die hadden moeten worden vastgelegd, zijn ook vastgelegd; waardering en toerekening de activa, verplichtingen en eigenvermogensbelangen zijn voor de juiste bedragen in de financiële staten opgenomen, en de daaruit voortvloeiende waarderings- en toerekeningscorrecties zijn juist vastgelegd. presentatie c) Beweringen over de presentatie en toelichting: voorkomen en rechten en verplichtingen de toegelichte gebeurtenissen, verrichtingen en overige aangelegenheden hebben inderdaad plaatsgevonden en hebben betrekking op de entiteit; volledigheid alle toelichtingen die in de financiële staten hadden moeten worden opgenomen, zijn ook opgenomen; classificatie en begrijpelijkheid de financiële informatie is juist gepresenteerd en beschreven, en de toelichtingen zijn duidelijk geformuleerd; nauwkeurigheid en waardering de financiële en overige informatie is getrouw en voor de juiste bedragen weergegeven. Wettigheid en regelmatigheid Wettigheid en regelmatigheid realiteit en waardemeting de onderliggende activiteiten bestaan en zijn nauwkeurig vastgesteld; subsidiabiliteit van de onderliggende verrichtingen de verschillende verrichtingen voldoen aan de subsidiabiliteitscriteria; naleving van andere vereisten uit de regelgeving er wordt voldaan aan andere (niet-subsidiabiliteits-)criteria; juistheid van de berekeningen alle berekeningen zijn juist uitgevoerd; volledigheid en nauwkeurigheid van de boekhouding alle verrichtingen zijn slechts eenmaal geboekt en wel in de juiste verslagperiode en tegen de juiste waarde. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

21 21 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] Tabel 1: Soorten en doelstellingen van financiële en nalevingsgerichte controles Financiële controles Nalevingsgerichte controles Betrouwbaarheid van de Wettigheid en Naleving van de Onderwerp jaarrekening regelmatigheid van de onderliggende toepasselijke wetten en voorschriften voor een verrichtingen geselecteerd onderwerp Doeltreffendheid van internebeheersingssystemen 7 Soort taak Terugkerende taken: het controleprogramma voor deze controles blijft doorgaans ongewijzigd van jaar tot jaar Geselecteerde taak: het controleprogramma is afhankelijk van de specifieke doelstelling van de controle Terugkerende of geselecteerde taak Inhoud van de taak Onderzoeken van de rekeningen, bepalen of deze een getrouw beeld geven Nazien van de procedures en financiële administratie om te bepalen of de in de wetgeving neergelegde wetten, voorschriften, regels en procedures worden nageleefd; toetsen van de realiteit en de wettigheid van de onderliggende verrichtingen Systemen toetsen om te bepalen of zij doeltreffend zijn met het oog op de doelstelling (betrouwbaarheid of naleving) Voorkomen; volledigheid; Voorkomen; volledigheid; Afhankelijk van de nauwkeurigheid; afsluiting; nauwkeurigheid; afsluiting; controledoelstelling(en) classificatie; wettigheid en bestaan; rechten en regelmatigheid; bestaan; verplichtingen; waardering rechten en verplichtingen; en subsidiabiliteit Beweringen waardering en toerekening. Onderscheid maken tussen gebeurtenissen voor de verslagperiode, aan het einde van de verslagperiode, en presentatie Goede opzet, goed onderhoud en constante doeltreffende werking van systemen Het DAS-werk omvat het merendeel van de financiële en nalevingsgerichte controles Een aanzienlijk deel van de middelen van de Rekenkamer voor financiële en nalevingsgerichte controle wordt ingezet voor controles van de betrouwbaarheid en wettigheid/regelmatigheid van de algemene EU-begroting (bekend als de DAS, zoals aangegeven in het VWEU). Het overige deel wordt ingezet voor controles van de betrouwbaarheid en wettigheid/regelmatigheid van de EOF s, agentschappen, bureaus en 7 De doeltreffendheid van internebeheersingssystemen het systeem werd naar behoren opgezet en onderhouden, en was constant en doeltreffend in werking gedurende de periode. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

22 22 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] vergelijkbare organen, alsmede voor geselecteerde controles. 1.9 OVERZICHT VAN HET PROCES VAN FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE Besluitvormingsproces op basis van oordeelsvorming De financiële en nalevingsgerichte controles van de Rekenkamer bestaan uit een proces van verzameling, actualisering en analyse van informatie uit verschillende bronnen om uiteindelijk besluiten te nemen, conclusies te trekken en, indien nodig, een controleoordeel af te geven op basis van professionele oordeelsvorming. Hoewel de planning-, onderzoeks- en verslagleggingsfasen in deze handleiding opeenvolgend worden gepresenteerd, is het gehele proces van iteratieve aard, zoals hierna wordt weergegeven. Dit betekent dat de controleur sommige van de werkzaamheden gelijktijdig kan uitvoeren of, op enig moment in het proces, op grond van nieuwe informatie kan terugkeren naar een eerdere stap. Figuur 1: Timing van het controleproces PLANNING Inschatten van materiële risico s door inzicht te verwerven in de controleomgeving - verzamelen en analyseren van informatie Opzetten van controlewerkzaamheden ONDERZOEK Controlewerkzaamheden uitvoeren - Systeemgerichte controle, cijferanalyse en andere gegevensgerichte controles Resultaten beoordelen in het licht van de verwachtingen - indien nodig, aanpak herzien VERSLAGLEGGING Controleconclusie en/of -oordeel formuleren Verslag opstellen FCAM- Deel 1 - Sectie 1

23 23 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] 1.10 DOCUMENTEREN VAN CONTROLEWERK ISSAI 1230 [ISA 230] De doelstelling van de auditor is het opstellen van documentatie die voorziet in een voldoende en geschikte vastlegging van de onderbouwing van het verslag van de controleur, en informatie waaruit blijkt dat de controle is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de ISA s en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving Tijdig opstellen van de controledocumentatie Documenteren van de uitgevoerde controlewerkzaamheden en van de verkregen controle-informatie Samenstellen van de controledossiers Wijzigingen in de controledocumentatie Tijdig opstellen van de controledocumentatie De controleur dient de controledocumentatie tijdig op te stellen Documenteren van de uitgevoerde controlewerkzaamheden en van de verkregen controle-informatie De controleur dient de controledocumentatie zo op te stellen dat een ervaren controleur die niet bij de controle betrokken was, in staat is inzicht te verwerven in: de aard, timing en omvang van de verrichte controlewerkzaamheden; de resultaten van de controlewerkzaamheden en de verkregen controle-informatie; de significante kwesties die tijdens de controle aan het licht kwamen; de bereikte conclusies en de significante professionele oordeelsvorming die tot die conclusies heeft geleid. Tijdige controle-informatie in elektronisch of ander formaat De controleur moet i) beschikken over documentatie die voorziet in een toereikende en geschikte vastlegging van de onderbouwing van de controleconclusies en, indien van toepassing, van de controleoordeel en ii) over informatie waaruit blijkt dat de controle is uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de van toepassing zijnde door vereisten uit de wet- en regelgeving. De planning, het onderzoek en de verslaglegging met betrekking tot de controle moeten tijdig worden gedocumenteerd in het elektronisch systeem van de Rekenkamer ter ondersteuning van de controle dat standaard controleprogramma s bevat in werkdocumenten en, indien nodig, in fysieke bestanden. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

24 24 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] Samenstellen van de controledossiers De controleur moet de samenstelling van het definitieve (lopende) controledossier tijdig na de datum van het controleverslag voltooien. in permanente of lopende dossiers Informatie voor de lange termijn, die nuttig is voor toekomstige controles moet worden vastgelegd in een permanent dossier dat regelmatig wordt bijgewerkt, terwijl informatie over een lopende controle moet worden opgenomen in een lopend dossier Wijzigingen in de controledocumentatie Indien de controleur in uitzonderlijke omstandigheden na de datum van het controleverslag nieuwe of aanvullende controlewerkzaamheden moet verrichten of tot het trekken van nieuwe conclusies wordt gebracht, moet hij het volgende documenteren: de omstandigheden die zich hebben voorgedaan; de nieuwe aanvullende controlewerkzaamheden die zijn uitgevoerd; de verkregen controle-informatie en de getrokken conclusies; en wanneer en door wie de daaruit voortvloeiende wijzigingen in de controledocumentatie zijn aangebracht en, indien van toepassing, zijn beoordeeld KWALITEITSBEHEERSING ISQC1 ISSAI 40 ISSAI 1220 [ISA 220] De doelstelling van de Rekenkamer is een stelsel van kwaliteitsbeheersing vast te stellen en te onderhouden om haar een redelijke mate van zekerheid te verschaffen, dat: a) de Rekenkamer en haar personeel voldoen aan professionele standaarden en door van toepassing zijnde vereisten uit de wet- en regelgeving; b) de door de Rekenkamer uitgebrachte verslagen in de gegeven omstandigheden passend zijn Definitie van kwaliteitsbeheersing Elementen van een systeem van kwaliteitsbeheersing Definitie van kwaliteitsbeheersing Kwaliteitsbeheersing bestaat uit alle maatregelen die worden getroffen en alle werkzaamheden die worden verricht binnen het controleproces die erop gericht zijn de kwaliteit van de controlewerkzaamheden en van het FCAM- Deel 1 - Sectie 1

25 daaruit voortvloeiende verslag te waarborgen. 25 Algemeen - Kader [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] Elementen van een stelsel van kwaliteitsbeheersing De Rekenkamer voert en onderhoudt een stelsel van kwaliteitsbeheersing dat beleidslijnen en procedures omvat die op elk van de volgende elementen betrekking hebben: a) verantwoordelijkheden van de leiding voor kwaliteit binnen de Rekenkamer; b) relevante ethische voorschriften; c) aanvaarding en continuering; d) personeelszaken; e) uitvoering van de opdracht (kwaliteitsbeheersing); f) monitoring (kwaliteitsborging). De Rekenkamer documenteert haar beleidslijnen en procedures en deelt deze mede aan haar personeel. Het onderhouden van een systeem voor kwaliteitsbeheersing vergt permanente monitoring en een streven naar constante verbetering. FCAM- Deel 1 - Sectie 1

26 26 Algemeen - Planning [Terug naar de gedetailleerde inhoudsopgave] HANDLEIDING FINANCIËLE EN NALEVINGSGERICHTE CONTROLE 1. ALGEMEEN Sectie 1 - Kader Sectie 2 - Planning Sectie 3 - Examination Sectie 4 - Reporting Appendices DEEL 1. ALGEMEEN SECTIE 2 - PLANNING INHOUD 2.1 Overzicht planning 2.2 Bepaling van het materieel belang 2.3 Risico s identificeren en inschatten door inzicht te verwerven in de entiteit en haar omgeving, met inbegrip van het betrouwbaarheidsmodel van de Rekenkamer 2.4 Beoordelen in welke mate de controle-informatie toereikend, relevant en betrouwbaar is 2.5 Opzetten van controlewerkzaamheden 2.6 Opstellen van het Audit Planning Memorandum en het controleprogramma FCAM- Deel 1 - Sectie 2