Het certificatieschema ligt ter goedkeuring voor, uitsluitend gebaseerd op de inhoud. Het CCvD kan zich daarin vinden.

Transcriptie

1 Notitie AAN : Centraal College van Deskundigen VAN : Secretariaat Cercat DATUM : 23 maart 2015 ONDERWERP : Besluitenlijst CCvD NUMMER : Verslag cerc, 18 oktober Besluit: Goedkeuring certificatieschema Het certificatieschema ligt ter goedkeuring voor, uitsluitend gebaseerd op de inhoud. Het CCvD kan zich daarin vinden. 2. Besluit: Besluitvorming en interpretaties certificatieschema Besluitvorming en interpretaties moeten doorgegeven worden aan de betrokken partijen, zodat ieder kan handelen volgens de gemeenschappelijk afgesproken en vastgestelde criteria. Verslag cerc, 24 januari Besluit: (Opnieuw) vaststellen regelingen binnen CCvD 1) Criteria voor deelname: Het document wordt doorgenomen en enkele verbeteringen worden genoemd. Het secretariaat zal de gemaakte opmerkingen verwerken in het document. In plaats van het begrip onafhankelijk, zal gesproken worden over geen belang bij contractcatering. Voor de volledigheid zal de heer Pelkmans schriftelijk melden welke werkzaamheden hij voor het CCvD heeft uitgevoerd. Met die aanpassingen kan het CCvD akkoord gaan. 2) Vereiste kennis en deskundigheid: Bij de documenten zal nog een brief worden toegevoegd gericht aan de directie, waarin duidelijk wordt gemaakt waarom deze documenten van belang zijn. Nog zal worden nagekeken of alle deskundigheden in één persoon vertegenwoordigd moeten zijn. NB: Dit is niet het geval: het gaat om een of meer. Als de CCvD-leden zich kunnen vinden in die brief (via een schriftelijke ronde) zal een en ander in gang worden gezet. NB: CCvD-leden akkoord. 3) Huishoudelijk Reglement: Inhoudelijk akkoord, met in achtneming van een aantal opmerkingen. 4) Beroepsprocedure: Er zal een aangepaste procedure moeten worden opgesteld. Dit kan bij het Huishoudelijk Reglement worden opgenomen: de mogelijkheid voor een certificerende instelling (CI) om een klacht in te dienen als hij niet uit de voeten blijkt te kunnen met het schema en als er verschil in interpretatie zou zijn. 5) Klachtenprocedure: Hiervoor geldt hetzelfde als bij de beroepsprocedure. Dit kan eveneens samengevoegd worden met het Huishoudelijk Reglement. Voorgesteld wordt om een juridische toets te laten uitvoeren, zodat er eenduidigheid ontstaat en geen overbodigheid in terecht komt. Het zal aan het CCvD zijn om een bindende uitspraak te doen. Besluitenlijst CCvD 1

2 6) Certificatieregelement: Is eveneens een document van de periode voorafgaand aan het schema zoals we dat nu kennen. Het heeft geen zin hiervoor nog een apart document aan te houden. 7) Als certificatiedeskundige en officiële vertegenwoordiger vanuit Veneca wordt voorgesteld mevrouw Van Straten hiervoor te benoemen. Dit voorstel wordt unaniem aangenomen. 8) Bij besluiten kan worden vastgelegd hoe de stemming is geweest van de stemgerechtigde leden. 9) Rooster van aftreden: Men kan zich vinden in het voorstel van benoeming en herbenoemingperioden, zoals in de bijlage ( cerc) is aangegeven. Voorgesteld wordt om dit overzicht ook mee te sturen naar de directie van de CI s, samen met de brief rond deskundigheid en vertegenwoordiging. 4. Besluit: Opnieuw voorleggen van overeenkomsten aan CI s Het CCvD gaat akkoord met het opnieuw voorleggen van de overeenkomst aan de CI s, met daarin de juiste gegevens opgenomen. Naar aanleiding hiervan komt de vraag naar voren of het noodzakelijk is dat naast de categorie 30 (horeca en restaurants) ook de categorie 03 (voedselbereiding, bedoeld voor producenten) wordt genoemd in die overeenkomst. 5. Besluit: Eisen aan deskundigheid Voorgesteld wordt om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de beschrijving uit de ISOnormen. 6. Besluit: Opheffen samenwerking met CI Een van de CI s, die nooit heeft gewerkt met het schema, kan worden aangeschreven met het bericht dat de samenwerking wordt opgeheven. Verslag cerc, 10 april Besluit: Managementreview Het is goede gedachte om een managementreview te maken over zaken die gebruikers zijn tegengekomen, die helpen om verbeteringen door te voeren, die ook wenselijk gevonden worden. 8. Besluit: Nieuwe tijdtabel overnemen Besloten is om de nieuwe tijdtabel (Guide 62) over te nemen, vooral vanwege de waarde die men hecht aan de RvA-acceptatie. Het blijft met de nieuwe tijdtabel een flinke verzwaring. Het is echter wel mogelijk om per bedrijf te beoordelen of er argumenten toe te passen zijn die de reductiefactor tot 30% mogelijk maken. Hiervoor heeft de RvA ook enkele argumenten onderkend als valide. In de Bestuursvergadering van Cercat is dit voorstel ook behandeld en heeft men het advies van de commissie Kwaliteit overgenomen. Het CCvD, gehoord de overwegingen, kan ook instemmen met het advies van de commissie. 9. Besluit: Goedkeuring Huishoudelijk Reglement Besluitenlijst CCvD 2

3 Het Huishoudelijk Reglement wordt opnieuw ter goedkeuring voorgelegd. In de tekst ( A-cerc) zijn de aanpassingsvoorstellen cursief weergegeven. Het CCvD kan zich vinden in de voorstellen. 10.Besluit: Goedkeuring statutenwijziging De voorgestelde statutenwijziging, met in acht neming van de argumentatie in de notitie ( cerc), wordt door het CCvD goedgekeurd. Ook het Bestuur heeft hierop al een akkoord gegeven. 11.Besluit: Termijn accreditatie CI De termijn waarbinnen een nieuw aangemelde CI zijn accreditatie moet halen is in de overeenkomst met de CI van 12 maanden verhoogd naar 18. Verslag cerc, 12 maart Besluit: Interne Audit Besloten wordt tot een interne controle (niet zijnde interne audit) door mevrouw Glerum van SCV. 13.Besluit: Risicoanalyse Besloten wordt een risicoanalyse te maken. Kijken we naar de contractcatering en de ontwikkelingen daarbij, dan valt op dat in de branche veel gewerkt wordt met uitzendkrachten of inleenkrachten. Men werkt met de materialen en in ruimtes van anderen. Het is goed te bekijken wat daarbij de verantwoordelijkheid is van de cateraar en wat die van de andere partijen, bijvoorbeeld de opdrachtgever. Als je dat wilt verbijzonderen naar de catering, is het zaak dat het ook toetsbaar is. Het CCvD beveelt aan om te proberen zo transparant mogelijk te zijn. Verslag cerc, 8 september Besluit: Opstellen rooster van aftreden CCvD Voorgesteld wordt om te gaan werken met een rooster van aftreden ook voor de adviserende leden en telkens twee CI s als vaste deelnemer en twee als back-up te laten deelnemen. Een opvolgingscyclus zou dan gemaakt moeten worden. Aldus wordt besloten. 15.Besluit: Risico inventarisatie Na een korte discussie wordt besloten dat een risico inventarisatie voor Cercat niet erg relevant is. De risico s zijn zo gering dat een aparte notitie hiervoor niet nodig gevonden wordt. De achterliggende gedachte is niet zozeer welke risico s er spelen, maar meer welke ontwikkelingen er in de markt zijn en hoe kan Cercat hierop inspelen of anticiperen. Dit laatste gebeurt door de gezamenlijke bijeenkomst en de signalen die vanuit Veneca worden gegeven goed te bespreken. Hiermee komt het opzetten van een risicoinventarisatie te vervallen. Verslag cerc, 8 september Besluit: Goedkeuring tekst module B en C van het Certificatieschema Besluitenlijst CCvD 3

4 De contractcateraars kunnen zich goed vinden in deze tekst en ook de werkgroep, bestaande uit de heer Pelkmans, de heer Weide en de secretaris, kunnen zich goed vinden in de tekst. Het bestuur en het CCvD gaan unaniem akkoord met deze wijzigingen. 17.Besluit: Akkoord documenten tbv interne audit Op alle genoemde documenten: rapport, handboek, besluitenlijst, kruistabel, jaarplanning kan het bestuur en CCvD akkoord geven. 18.Besluit: Onafhankelijke boekhouding Om de onafhankelijkheid van de stichting meer te benadrukken is besloten een eigen boekhouding te gaan voeren. Deze liep tot nu toe mee met die van Veneca, maar dat is niet correct. 19.Besluit: Uitgegeven certificaten sturen naar secretariaat De CI s worden geacht een kopie van hun uitgegeven certificaat, conform de vereisten uit de modules, te sturen naar het secretariaat van Cercat. De Venecaleden moeten dit doen naar het Veneca secretariaat (ter verificatie van behoud lidmaatschap). Verslag cerc, 23 maart Besluit: Vervanging en roulatie van adviserende leden Dit is destijds aangekaart toen er vier adviserend leden zouden zijn. Dit is nu het geval. De vraag is daarom of er nog steeds behoefte bestaat aan roulering. Het besluit wordt genomen dat voorlopig alle vier de adviserend leden aanwezig zullen zijn op de vergaderingen. Mocht iemand niet kunnen, wordt dit tijdig doorgegeven, zodat er gekeken kan worden of er voldoende aanwezigen zullen zijn. 21.Besluit: Harmonisatieoverleg 2x per jaar In 2010 is een harmonisatieoverleg gestart met CI s en vertegenwoordigers uit de commissie Kwaliteit van Veneca. Dit overleg is bedoeld om zoveel mogelijk te komen tot een eenduidige werkwijze. In deze eerste bijeenkomst is gekeken wat de onderwerpen zouden moeten zijn en hoe met elkaar gesproken wordt. Dit overleg zal ongeveer tweemaal per jaar plaatsvinden. 22.Besluit: Voorbeeldcertificaten Op dit moment is er een woud aan modellen in omloop. Om hier enige lijn in te brengen is dit model voorgesteld. Besloten wordt het voorbeeld opnieuw aan te passen: De titel dient als suggestie, hoeft niet gevolgd te worden. Scope 30 weglaten. Scope S354 weglaten. Tekst bij Dit certificaat is van toepassing op Aangeven dat de scope goed beschreven dient te worden en gericht moet zijn op de activiteiten van de contractcateraar. De bijgevoegde tekst kan dienen als voorbeeld. Gecertificeerd sinds: opvoeren als optioneel. De tekst: Een kopie moet worden opgestuurd ( ) weglaten. Wel dient de CI dit ongevraagd toe te sturen naar Cercat! Een en ander dient in overeenstemming te zijn met het RvA-T33 document. Besluitenlijst CCvD 4

5 23.Besluit: Handboek Het handboek is aan de hand van de audit uitgebreid met onder andere de beschrijving van het primair proces. Artikel 5 moet opnieuw worden geformuleerd, op basis van nu genomen besluit ( vervanging en roulatie van adviserende leden ). Verslag cerc, 2 november Besluit: Opzegging TÜV Rheinland als CI-audit De heer Cieremans van TÜV Rheinland heeft laten weten dat zij geen contract meer wensen met Cercat, aangezien zij hierop geen klanten meer heeft. Dat betekent tegelijkertijd dat de heer Cieremans niet langer adviserend lid kan zijn. De secretaris heeft overleg gehad met de voorzitters van het bestuur, CCvD en de heer Cieremans zelf, met het voorstel de heer Cieremans te benoemen als gewoon lid van het CCvD, aangezien zijn inbreng altijd bijzonder wordt gewaardeerd. Het bestuur en CCvD kunnen zich van harte vinden in de benoeming van de heer Cieremans als gewoon lid van het CCvD. Aldus wordt besloten. Een verklaring en cv zullen moeten worden aangeleverd door de heer Cieremans. 25.Besluit: voorstel aanpassing tijdtabel / argumenten opnemen in Cercatschema Het voorstel dat Cercat heeft gedaan om standaard een reductie toe te passen op de standaard tijdtabel conform IAF MD1 wordt niet goedgekeurd door de RvA. Men vindt de argumenten die zijn aangevoerd weliswaar redelijk en uitvoerbaar, maar men mist de overwegingen waardoor eventueel verzwaringen doorgevoerd zouden moeten worden. Om die reden stellen zij dat de voorstellen voor kortingen niet kunnen worden geaccepteerd op basis van de IAF MD1. Het bestuur en CCvD stellen voor de voorgestelde regeling in te trekken en te accepteren dat de MD1 volledig van toepassing wordt. Wel is het mogelijk de CI s te wijzen op de aangevoerde argumenten die reductie acceptabel zouden maken. Tevens kunnen de argumenten overgenomen worden die leiden tot een verzwaring. De afweging of er reductie of verzwaring kan worden toegepast blijft dan een aangelegenheid van de auditor per bedrijf. Door het op te nemen in het Cercat-schema (bij revisie) krijgen CI s argumenten in handen om te reduceren. Het biedt meer transparantie ook voor de cliënt. Verslag cerc, 2 november Besluit: Opzegging TÜV Rheinland BV als CI-auditor benoeming Cieremans als CCvD-lid Omdat TÜV Rheinland geen Cercat-audits meer doet is het adviserend lidmaatschap niet meer mogelijk. Aangezien er veel waarde wordt gehecht aan de inbreng van de heer Cieremans zal hij voortaan als gewoon lid toegevoegd worden aan het CCvD. Het bestuur heeft hierover al zijn akkoord uitgesproken en het CCvD bekrachtigt dit nog eens. 27.Besluit: Rooster van aftreden Aangegeven wordt dat het bij het aflopen van een termijn altijd goed is om even stil te staan bij de relevantie van de benoeming. Door nieuwe ontwikkelingen kunnen de vertegenwoordigingswensen ook anders komen te liggen. Aldus wordt besloten. Besluitenlijst CCvD 5

6 28.Besluit: Huishoudelijk Reglement Het Huishoudelijk Reglement moest op enkele punten worden aangepast. Het gaat vooral om de sectoren die zijn vertegenwoordigd. Voorgesteld wordt het woord sector te veranderen in belanghebbenden op het terrein van, aangezien er niet altijd sprake is van een sector. Met de voorgestelde wijzigingen en deze aanvulling gaat het CCvD akkoord. Verslag cerc. 22 maart Besluit: Verplicht 1x in de 2 jaar deelnemen aan het Harmonisatieoverleg Er wordt besloten dat het verplicht is om het harmonisatieoverleg in elk geval 1 x in de twee jaar bij te wonen en dat men verplicht is de kennis door te geven aan de eigen mensen in de ci. 30.Besluit: CI s moeten een kopie van het certificaat opsturen Omdat het op een of andere manier niet in het systeem van de CI s zit om jaarlijks de certificaten van de bedrijven naar Cercat te sturen, wordt voorgesteld elk kwartaal te vragen om een kwartaalrapportage en de CI s te vragen hun gegevens door te geven. Aan de CI s zal een brief worden gestuurd met de strekking dat dit opnieuw aan de orde is geweest in de vergadering. Dat als een certificaat vernieuwd is of ingetrokken elke CI aan het eind van het kwartaal hiervan moet opgeven wat de aanmeldingen of afmeldingen zijn. Ook moet een kopie van het certificaat worden opgestuurd, zodat Cercat kan controleren dat alle bedrijven nog een geldig certificaat hebben. Aldus wordt besloten. Verslag van 15 november 2012 Er zijn geen besluiten. Verslag van 13 maart 2014 Er zijn geen besluiten. Verslag maart Besluit: Toelichten reductie en in welke gevallen meer tijd of grotere steekproefgrootte nodig kan zijn meenemen in revisie schema De RvA vindt het belangrijk niet alleen een reductie toe te lichten, maar ook aan te geven in welke gevallen meer tijd of groter steekproefgrootte nodig kan zijn. Het college besluit dat dit meegenomen wordt in revisie van het schema, conform het gestelde in MD Besluit: Protocol controle certificaat opnemen in handboek Naar aanleiding van de NC2 in de audit van december 2014 door de RvA is het stappenplan een vast protocol geworden, dat door het college goedgekeurd is. Het stappenplan wordt opgenomen in het handboek en zal bij elke controle op het certificaat worden toegepast. Besluitenlijst CCvD 6

7 33. Besluit: BR004 en Self assessment meenemen bij de interne audit BR004 is bedoeld als aanscherping van de beoordelingen door de RvA zelf.self assessment is vooral bedoeld voor de CI s. Een zekere verzwaring zit in het stuk doordat nu gesproken wordt over shall in de betekenis van moeten en dus niet meer kunnen of wenselijk zijn. Besluitenlijst CCvD 7