STATUTEN VOOR DE STEDELIJKE ADVIESRAAD VOOR CULTUURBELEID

Transcriptie

1 STATUTEN VOOR DE STEDELIJKE ADVIESRAAD VOOR CULTUURBELEID ERKENNING EN WETGEVEND KADER Artikel 1 De gemeente organiseert het stedelijk adviesorgaan voor cultuurbeleid in uitvoering van het decreet van 6/7/2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, volgens de nadere voorwaarden bepaald in dit organiek reglement, rekening houdend met de bepalingen in het Gemeentedecreet en rekening houdend met de Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt. OPDRACHT EN DOELSTELLING Artikel 2 De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen zal de bovengenoemde adviesraad voor cultuurbeleid betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleid. Conform artikel 55 van het decreet lokaal cultuurbeleid en de bijzondere Wet van , artikel. 4, is de gemeentelijke cultuurraad bevoegd voor: 1 De bescherming en de luister van de taal; 2 De aanmoediging van de vorming van navorsers; 3 De schone kunsten; 4 Het cultureel patrimonium, de musea en de andere wetenschappelijk-culturele instellingen met uitzondering van de monumenten en landschappen; 5 De bibliotheken, discotheken en soortgelijke diensten; 6 De radio-omroep en de televisie, het uitzenden van mededelingen van de [federale Regering (verv. Bijz. W. 16 juli 1993, art. 127, I: 30 juli 1993)] uitgezonderd; 6 bis De hulp aan de geschreven pers; 8 De permanente opvoeding en de culturele animatie; 10 De vrijetijdsbesteding en het toerisme. Artikel 3 In functie van de opdracht om advies te verlenen bij de opmaak en de uitvoering van het strategisch meerjarenplan, kan de stedelijke adviesraad voor cultuur advies verlenen over de budgetten die voorzien worden ter uitvoering van het gemeentelijk cultuurbeleid. Artikel 4 De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid kan ook op eigen initiatief advies uitbrengen. Artikel 5 Het gemeentebestuur moet bij het nemen van beslissingen eventuele afwijkingen op de uitgebrachte adviezen motiveren. Artikel 6 Uitwisseling van informatie en overleg met de andere stedelijke adviesraden, het toekennen van de nodige werkingsmiddelen, de manier waarop door de gemeente advies wordt gevraagd, de manier

2 waarop adviezen worden uitgebracht, de manier waarop geantwoord wordt op adviezen en de adviestermijn wordt vastgelegd in een apart gemeenteraadsbesluit. LIDMAATSCHAP, STRUCTUUR, SAMENSTELLING EN WERKING Artikel 7 De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid bestaat uit vijf sectorale deelraden, een raad van bestuur (overkoepelend bestuur dat advies uitbrengt over de algemene lijnen van het cultuurbeleid) en een verenigingenraad. De sectorale deelraden zijn: 1. Amateurkunsten en hobby; 2. Feestelijkheden; 3. Erfgoed; 4. Professionele kunstbeoefening; 5. Sociocultureel verenigingsleven. De onderscheiden sectorale deelraden hebben een rechtstreekse adviserende bevoegdheid over hun sectorale materie voor de hele gemeente; de raad van bestuur adviseert rechtstreeks over de grote lijnen van het gemeentelijk cultuurbeleid. De afgevaardigden van de verenigingen in verenigingenraad vertegenwoordigen de culturele verenigingen in de sectorale deelraden. LIDMAATSCHAP EN SAMENSTELLING Artikel 8 De sectorale deelraden en de raad van bestuur bestaan uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Stemgerechtigde leden zijn: a) afgevaardigden van de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente; b) afgevaardigden van de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente; c) deskundigen op vlak van cultuur, woonachtig in de gemeente. Waarnemers zijn: - de schepen bevoegd voor cultuur; - de cultuurbeleidscoördinator; - de diensthoofden van de gemeentelijke culturele instellingen: de bibliothecaris, de cultuurfunctionaris - directeur Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Artikel 9 De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid wordt telkens weer samengesteld bij het begin van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraad volgens volgende procedure:

3 De gemeenteraad stelt aantal leden van de sectorale deelraden van de cultuurraad en de verdeling over de categorieën van leden vast, rekening houdend met een evenwichtige vertegenwoordiging van de drie categorieën van leden, met de aanwezigheid van de diverse werksoorten binnen het culturele veld, en met het cultuurpact, dat bepaalt dat de verschillende filosofische en ideologische strekkingen en gebruikersgroeperingen vertegenwoordigd moeten zijn in de stedelijke adviesraden voor cultuurbeleid zonder dat er een onrechtmatig overwicht van een strekking of gebruikersgroepering is. De samenstelling van de sectorale deelraden ziet er als volgt uit: 1. Sectorale deelraad voor amateurkunsten en hobby: afgevaardigden van die verenigingen uit de verenigingenraad die onder deze indeling vallen, de muziekmaatschappijen, eventueel aan te vullen met deskundigen op het gebied van cultuur; 2. Sectorale deelraad voor feestelijkheden: afgevaardigden van die verenigingen uit de verenigingenraad die onder deze indeling vallen (zie ledenlijst); een afgevaardigde uit het Stedelijk Feestcomité, een afgevaardigde van de Raad van Elf, een afgevaardigden van vzw Trud Or, eventueel aan te vullen met deskundigen op het vlak van cultuur; 3. Sectorale deelraad voor professionele kunstbeoefening: één afgevaardigde van de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente, aan te vullen met deskundigen op vlak van cultuur; 4. Sectorale deelraad voor erfgoed: afgevaardigden van die verenigingen uit de verenigingenraad die onder deze indeling vallen (zie ledenlijst); een afgevaardigde van Abdij, Stad, Regio vzw, een afgevaardigde van de Keizerlijke Commanderie der Edele Haspengouwse Fruyteniers en hun Gastronomie; een afgevaardigde van het Open Monumentencomité, een afgevaardigde van de vzw Sint-Truidense Schatten, een afgevaardigde van de gidsenbond en een afgevaardigde van het Museum DE MINDERE, eventueel aan te vullen met deskundigen op het gebied van cultuur; 5. De sectorale deelraad voor het sociocultureel verenigingsleven: afgevaardigden van die verenigingen uit de verenigingenraad die onder deze indeling vallen. De waarnemers worden op de samenkomsten van de sectorale deelraden uitgenodigd. Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Artikel De afgevaardigden van de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente in de sectorale deelraden, worden aangeduid en voorgedragen door de verenigingenraad. De verenigingenraad is samengesteld uit de afgevaardigden (en hun vaste plaatsvervangers) van alle culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente. Alle voorstellen en ontworpen adviezen worden voorgelegd in de sectorale deelraad die bevoegd is voor de sectorale materie van het voorstel of ontwerp van advies, hetzij in de raad van bestuur, indien het voorstel of ontwerp van advies de grote lijnen van het gemeentelijk cultuurbeleid betreft. De verenigingenraad heeft daarnaast als opdracht het tot stand brengen van overleg, coördinatie en samenwerking tussen de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente.

4 Het stadsbestuur ondersteunt de verenigingenraad door het ter beschikking stellen van een medewerker voor administratieve en logistieke ondersteuning. Het stadsbestuur voorziet voorts op haar begroting jaarlijks een budget voor de financiering van de werking. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door een jaarlijks bij het stadsbestuur in te dienen rekening. De verenigingenraad wordt telkens weer samengesteld bij het begin van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraad. De procedure van samenstelling en de werking van de verenigingenraad wordt vastgelegd in een huishoudelijk reglement dat ter bekrachtiging zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad. De afgevaardigden van de verenigingenraad informeren deze raad grondig over de werkzaamheden van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid en plegen geregeld overleg met deze achterban in functie van het opsporen van behoeftes, ideeën en verwachtingen inzake het gemeentelijk cultuurbeleid. 2. De culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met professionele beroepskrachten en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente, worden door de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid schriftelijk uitgenodigd een aanvraag tot lidmaatschap voor het adviesorgaan in te dienen en een afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden. Om een afgevaardigde te kunnen aanwijzen, moeten de private en publieke culturele organisaties en instellingen voldoen aan volgende voorwaarden: a) Gedurende minstens één jaar een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente met betrekking tot één of meerdere van de culturele materies opgesomd in artikel 4, 1 tot en met 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van 7 (jeugdbeleid) en 9 (sport); b) Jaarlijks een werkingsverslag indienen over het voorbije jaar waaruit blijkt dat zij als georganiseerde vereniging, organisatie of instelling in die periode regelmatig culturele activiteiten heeft uitgeoefend; c) Professionele beroepskrachten in dienst hebben. Een organisatie of instelling die lid van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag in bij de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid, ondertekend door de voorzitter en twee bestuursleden. De aanvraag vermeldt de sectorale deelraad waarvan de organisatie of instelling lid wenst te worden. De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid onderzoekt de aanvraag en kan hiertoe bijkomende documenten zoals statuten, reglementen, samenstelling van het bestuur, opgave van het aantal leden en een werkingsverslag opvragen. Indien de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid oordeelt dat de organisatie of instelling beantwoordt aan de gestelde criteria, wordt deze aanvaard als lid van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid en kan ze een effectieve afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aanwijzen. De aanvaarding door het adviesorgaan van het lidmaatschap houdt de aanduiding in voor lidmaatschap van de gekozen sectorale deelraad. De erkenning van een organisatie of instelling kan ingetrokken worden, wanneer deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria.

5 Aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een organisatie of instelling komt een einde door: het ontslag uit de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid of uit de afvaardigende organisatie of instelling; de intrekking van de opdracht door de afvaardigende organisatie; overlijden of rechtsonbekwaamheid; de intrekking van de erkenning van de afvaardigende organisatie omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria; wanneer de betrokken afgevaardigde /plaatsvervanger niet meer voldoet aan de gestelde criteria. Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een private of publieke culturele organisatie of instelling een einde komt, dient de belanghebbende organisatie of instelling binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien. Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken organisatie of instelling en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag. 3. De gemeente lanceert via verschillende informatiekanalen een oproep opdat deskundigen zich kandidaat zouden stellen als lid van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid. De kandidaat-deskundigen moeten voldoen aan volgende voorwaarden: a) vanuit zijn of haar werkervaring en/of zijn of haar engagement in de culturele sector een bepaalde deskundigheid bezitten; b) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid te realiseren; c) niet reeds een vereniging, organisatie of instelling vertegenwoordigen; d) geen politiek mandaat bekleden; e) in de gemeente wonen; f) minimum achttien jaar oud zijn. De deskundigen die lid wensen te worden van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid dienen een schriftelijke aanvraag in bij de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid waarin ze hun deskundigheid en motivatie toelichten. De aanvraag vermeldt de sectorale deelraad waarvan de deskundige lid wenst te worden. De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid onderzoekt de aanvraag. Indien de adviesraad oordeelt dat de kandidaat beantwoordt aan de gestelde criteria, wordt hij of zij aanvaard als lid van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid. De aanvaarding door de adviesraad van het lidmaatschap houdt de aanduiding in voor lidmaatschap van de gekozen sectorale deelraad. Aan het lidmaatschap van een deskundige komt een einde door: het ontslag uit de stedelijke adviesraad voor cultuur; overlijden of rechtsonbekwaamheid; wanneer hij of zij niet meer voldoet aan de gestelde criteria. Artikel 11 De duur van het lidmaatschap bedraagt maximum 6 jaar. De mandaten vervallen ten laatste binnen de 6 maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad.

6 RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE LEDEN Artikel 12 Alle stemgerechtigde leden: a) onderschrijven de doelstellingen van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid en verbinden zich er toe om actief mee te werken aan de realisering ervan; b) wonen de samenkomsten van de organen van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid, waar het lid deel van uitmaakt, bij. Indien dit onmogelijk is, is het lid gebonden zich uitdrukkelijk te verontschuldigen. De afgevaardigden van de private en publieke culturele organisaties kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun vaste plaatsvervanger; c) informeren (private en culturele organisaties) hun achterban grondig over de werkzaamheden van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid en plegen geregeld overleg met deze achterban in functie van het opsporen van behoeftes, ideeën en verwachtingen inzake cultuurbeleid; d) hebben spreekrecht op alle vergaderingen van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid; e) hebben stemrecht op de samenkomsten van de organen van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid, waar het lid deel van uitmaakt; f) hebben inzagerecht in alle documenten en dossiers die het stadsbestuur ter beschikking stelt aan de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid. WERKING VAN DE SECTORALE DEELRADEN Artikel 13 De werking van de verenigingenraad wordt geregeld in een apart huishoudelijk reglement. De verenigingenraad kiest onder haar leden een voorzitter. De voorzitter zetelt, naast 10 andere afgevaardigden uit de verenigingenraad in de raad van bestuur. Artikel 14 De sectorale deelraden kiezen onder hun leden bij geheime stemming een voorzitter en een secretaris. Deze verkozen leden fungeren als een dagelijks bestuur en verzekeren de continuïteit van de werking. Voor de verenigingenraad geldt de werking, zoals beschreven in bovenstaand artikel. De voorzitter zetelt namens hun sectorale deelraad in de raad van bestuur. Aan het mandaat van een lid van het dagelijks bestuur van de sectorale deelraad komt een einde door: ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd; ontslag uit de sectorale deelraad; aanvaarden van een politiek mandaat; als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de gemeente; als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van de gemeente; overlijden. De sectorale deelraad voorziet binnen de 3 maanden in vervanging van dit bestuurslid. Elke sectorale deelraad vergadert zo dikwijls als nodig. De samenkomsten worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de secretaris, en als ook deze niet aanwezig is, door het oudste lid van de deelraad.

7 De uitnodigingsbrieven worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris. De uitnodiging wordt tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd. Elke sectorale deelraad bepaalt tijdens haar bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende gewone vergadering en haar voorlopige agenda. De definitieve agenda wordt samengesteld door het dagelijks bestuur. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter. Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden. Als een bepaald punt niet (volledig) kan afgehandeld worden, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld. Het dagelijks bestuur kan buitengewone samenkomsten beleggen telkens als hij dit nodig acht. Het dagelijks bestuur moet daartoe overgaan wanneer één tiende van de stemgerechtigde leden daarom schriftelijk verzoekt bij de voorzitter, met een opgave van de te bespreken agenda. De gevraagde samenkomst dient plaats te vinden binnen de maand na het indienen van het verzoek. Buitengewone samenkomsten op verzoek van de leden kunnen niet worden opgeroepen tijdens de maanden juli en augustus. Artikel 15 De sectorale deelraad formuleert adviezen (op eigen initiatief of op vraag van het stadsbestuur) die betrekking hebben op hun sector en richt deze binnen voor verder gevolg aan het stadsbestuur. Een afschrift van het advies wordt bezorgd aan de raad van bestuur. De sectorale deelraden participeren aan het proces van opmaak en uitvoering van de strategische meerjarenplanning. Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Artikel 16 Van elke samenkomst van de sectorale deelraad wordt een verslag opgesteld. De besluiten en gemotiveerde adviezen worden binnen de vastgestelde termijn en volgens de voorgeschreven procedure overgemaakt aan de desbetreffende instanties. SAMENSTELLING VAN DE RAAD VAN BESTUUR Artikel 17 De raad van bestuur is samengesteld uit de voorzitters van de sectorale deelraad voor amateurkunsten, de sectorale deelraad voor feestelijkheden, de sectorale deelraad voor professionele kunstbeoefening, de sectorale deelraad voor erfgoed en de sectorale deelraad voor het socioculturele verenigingsleven, aangevuld met 10 vertegenwoordigers uit de verenigingenraad en de voorzitter van de verenigingenraad. Bij de samenstelling van de raad van bestuur wordt rekening houdend met een evenwichtige vertegenwoordiging van de drie categorieën van leden, met de aanwezigheid van de diverse

8 werksoorten binnen het culturele veld, en met het cultuurpact, dat bepaalt dat de verschillende filosofische en ideologische strekkingen en gebruikersgroeperingen vertegenwoordigd moeten zijn in de gemeentelijke adviesraden voor cultuurbeleid zonder dat er een onrechtmatig overwicht van een strekking of gebruikersgroepering is. Het aantal leden van de raad van bestuur kan, om dit te kunnen waarborgen, uitgebreid worden met maximum 3 leden. Leden van de raad van bestuur kunnen zich op de samenkomsten van de raad van bestuur niet laten vervangen door hun vaste plaatsvervanger. De waarnemers worden op de samenkomsten van de raad van bestuur uitgenodigd. Externe deskundigen kunnen gehoord worden in het kader van de adviesverlening over een specifiek item. Artikel 18 Aan het mandaat van een lid van de raad van bestuur komt een einde door: ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd; ontslag uit de sectorale deelraad (behalve voor de algemeen voorzitter, secretaris en ondervoorzitter); aanvaarden van een politiek mandaat; als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de gemeente; als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van de gemeente; overlijden. De raad van bestuur voorziet binnen de 3 maanden in hun vervanging. WERKING VAN DE RAAD VAN BESTUUR Artikel 19 De raad van bestuur kiest onder zijn leden bij geheime stemming een voorzitter, secretaris, ondervoorzitter en penningmeester. De verkozen algemeen voorzitter en algemeen secretaris van de raad van bestuur nemen ontslag als gemandateerden van de sectorale deelraad waartoe ze behoren. De betrokken sectorale deelraad/deelraden voorziet/voorzien in hun vervanging. De hierboven vernoemde mandaten gelden voor drie jaar. Een lid van de raad van bestuur kan éénzelfde mandaat slechts maximaal drie keer uitoefenen. De algemeen voorzitter, secretaris, ondervoorzitter en penningmeester fungeren als het dagelijks bestuur van de raad van bestuur en verzekeren de continuïteit van de werking. Artikel 20 De raad van bestuur vergadert zo dikwijls als nodig, maar minstens vier maal per jaar. De uitnodigingsbrieven worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris. De uitnodiging wordt tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd. De raad van bestuur bepaalt tijdens haar bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende samenkomst en haar voorlopige agenda. De definitieve agenda wordt samengesteld door het dagelijks bestuur. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter.

9 Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden. Als een bepaald punt niet (volledig) kan afgehandeld worden, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende samenkomst en dan bij prioriteit behandeld. Het bestuur kan buitengewone samenkomsten beleggen telkens als hij dit nodig acht. Het bestuur moet daartoe overgaan wanneer een derde van de stemgerechtigde leden daarom schriftelijk verzoekt bij de voorzitter, met een opgave van de te bespreken agenda. De gevraagde samenkomst dient plaats te vinden binnen de maand na het indienen van het verzoek. Buitengewone samenkomsten op verzoek van de leden kunnen niet worden opgeroepen tijdens de maanden juli en augustus. De samenkomsten van de raad van bestuur zijn niet openbaar. Artikel 21 De raad van bestuur formuleert adviezen (op eigen initiatief of op vraag van het stadsbestuur) die betrekking hebben op de grote lijnen van het gemeentelijk cultuurbeleid. De raad van bestuur neemt akte van de adviezen aan het stadsbestuur, uitgebracht door de sectorale deelraden. De raad van bestuur kan de argumenten van een advies van een sectorale deelraad versterken of nuanceren. Nooit kan de raad van bestuur echter een advies van een sectorale deelraad vernietigen of blokkeren. De raad van bestuur participeert aan het proces van opmaak en uitvoering van de strategische meerjarenplanning. Voorts beslist de raad van bestuur over alle belangrijke aangelegenheden, die de goede werking van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid mogelijk maken. Zij spreekt zich uit over de rekeningen van de raad van het afgelopen boekjaar, legt het budget voor het volgend jaar vast en aanvaardt het jaarlijks werkingsverslag. De raad van bestuur stelt tevens het huishoudelijk reglement van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid vast, na advies van de onderscheiden sectorale deelraden. Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Artikel 22 De algemeen voorzitter van de raad van bestuur en één extra afgevaardigde vertegenwoordigen het gemeentelijk adviesorgaan voor cultuur in het gezamenlijk beheersorgaan voor het cultuurcentrum de bibliotheek. De aanduiding van mandaten van de gebruikers in het gezamenlijk beheersorgaan voor het cultuurcentrum en de bibliotheek is een taak van het stadsbestuur. Deze vertegenwoordigingsopdrachten worden herzien bij elke nieuwe samenstelling van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid. Aan het mandaat van een lid van een van de beheersorganen komt een einde door: ontslag uit de vereniging of organisatie waarvoor het lid is afgevaardigd; ontslag uit de sectorale deelraad; ontslag uit het gezamenlijk beheersorgaan voor cultuurcentrum en bibliotheek; aanvaarden van een politiek mandaat; als deskundige niet meer woonachtig zijn op het grondgebied van de gemeente;

10 als culturele vereniging, organisatie of instelling geen werking meer ontplooien op het grondgebied van de gemeente; overlijden. De raad van bestuur duidt zelf vertegenwoordigers voor éénmalige aangelegenheden aan, zoals vergaderingen, plechtigheden, jubilea, speciale feestelijkheden, Artikel 23 Van elke zitting van de raad van bestuur wordt een verslag opgesteld. De besluiten en gemotiveerde adviezen van de raad van bestuur worden binnen de vastgestelde termijn en volgens de voorgeschreven procedure overgemaakt aan de desbetreffende instanties. SLOTBEPALING Artikel 24 De werking van verenigingenraad wordt bepaald in een huishoudelijk reglement dat integraal deel uit maakt van de statuten van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid. Artikel 25 Het gemeenteraadsbesluit betreffende de goedkeuring van de statuten van de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid, wordt in het kader van het algemeen administratief toezicht ter kennis gegeven van de Provinciegouverneur, volgens de modaliteiten die het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 vooropstelt.

11 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VERENIGINGENRAAD ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Het huishoudelijk reglement van de verenigingenraad regelt de interne werking van de verenigingenraad. Dit huishoudelijk reglement is slechts rechtsgeldig na bekrachtiging door de gemeenteraad. DOEL Artikel 2 De verenigingenraad brengt overleg, coördinatie en samenwerking tot stand tussen de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente. De verenigingenraad onderzoekt problemen en beraadslaagt over de aspecten van het cultuurbeleid met betrekking tot het verenigingsleven. Met inachtneming van de cultuurpactwet duidt de verenigingenraad de permanente vertegenwoordigers van de culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente, in het gemeentelijke adviesorgaan voor cultuur.aan. DE LEDEN Artikel 3 De verenigingenraad wordt samengesteld uit stemgerechtigde leden en waarnemers. Stemgerechtigde leden zijn de afgevaardigden van alle culturele organisaties en instellingen, zowel private als publieke, die werken met vrijwilligers en een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente. Op de samenkomsten van de verenigingenraad kan de effectieve afgevaardigde zich laten vervangen door zijn plaatsvervanger. Waarnemers zijn: a) de schepen bevoegd voor cultuur; b) de cultuurbeleidscoördinator;

12 STRUCTUUR Artikel 4 De verenigingenraad is samengesteld uit een algemene vergadering, waarvan 10 leden en de voorzitter worden afgevaardigd in de raad van bestuur van het gemeentelijk adviesorgaan voor cultuur. SAMENSTELLING VAN DE VERENIGINGENRAAD Artikel 5 De verenigingenraad wordt telkens weer samengesteld bij het begin van elke nieuwe legislatuur van de gemeenteraad, volgens volgende procedure: De culturele organisaties en instellingen die werken met vrijwilligers en die gedurende minstens één jaar een werking ontplooien op het grondgebied van de gemeente met betrekking tot één of meerdere van de culturele materies opgesomd in artikel 4, 1 tot en met 10 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van 7 (jeugdbeleid) en 9 (sport), worden door de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid schriftelijk uitgenodigd een aanvraag hiertoe in te dienen en een afgevaardigde en een plaatsvervanger aan te duiden. Artikel 6 Een vereniging of organisatie die lid van de verenigingenraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag in bij de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid, ondertekend door de voorzitter en twee bestuursleden. De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid onderzoekt de aanvraag en kan hiertoe bijkomende documenten zoals statuten, reglementen, samenstelling van het bestuur, opgave van het aantal leden en een werkingsverslag opvragen. Indien he adviesorgaan oordeelt dat de vereniging of organisatie beantwoordt aan de gestelde criteria wordt ze aanvaard als lid van de verenigingenraad en kan ze een effectieve afgevaardigde en een vaste plaatsvervanger aanwijzen. De stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid kan de erkenning van een vereniging of organisatie intrekken wanneer deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria. Artikel 7 De effectieve afgevaardigde en de vaste plaatsvervanger worden in volle vrijheid aangeduid door de betrokken culturele vereniging of organisatie, en moeten voldoen aan volgende voorwaarden: a) minimum achttien jaar oud zijn; b) actief betrokken zijn bij de werking van de vereniging of organisatie waardoor ze worden aangeduid; c) zich bereid verklaren zich actief te engageren om de doelstellingen van de verenigingenraad te realiseren; d) niet meer dan één vereniging of organisatie vertegenwoordigen; e) geen politiek mandaat bekleden; Aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een vereniging of organisatie komt een einde door: 1. het ontslag uit de verenigingenraad of uit de afvaardigende vereniging of organisatie 2. de intrekking van de opdracht door de afvaardigende vereniging of organisatie; 3. overlijden of rechtsonbekwaamheid; 4. de intrekking door de stedelijke adviesraad voor cultuurbeleid van de erkenning van de afvaardigende vereniging of organisatie omdat deze niet meer beantwoordt aan de gestelde criteria; 5. wanneer de betrokken afgevaardigde /plaatsvervanger niet meer voldoet aan de gestelde criteria.

13 Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde/plaatsvervanger van een private of publieke culturele vereniging of organisatie een einde komt, dient de belanghebbende vereniging of organisatie binnen de drie maanden in de vervanging te voorzien. Als dit niet gebeurt, vervalt het lidmaatschap van de betrokken vereniging of organisatie en kan het alleen worden terug verkregen na het indienen van een nieuwe aanvraag. Artikel 8 De duur van het lidmaatschap bedraagt maximum 6 jaar. De mandaten vervallen ten laatste binnen de 6 maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. WERKING VAN DE VERENIGINGENRAAD Artikel 9 De algemene vergadering van de verenigingenraad komt tenminste tweemaal per jaar samen. De samenkomsten van de algemene vergadering worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de door het aanwezige lid uit de raad van bestuur van het gemeentelijk adviesorgaan voor cultuur met de hoogste leeftijd. In naam van de raad van bestuur van het gemeentelijk adviesorgaan voor cultuur worden de oproepingsbrieven ondertekend door de voorzitter door de secretaris. De uitnodiging wordt tenminste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd. De algemene vergadering bepaalt tijdens haar bijeenkomst de voorlopige datum voor de volgende gewone vergadering en haar voorlopige agenda. De definitieve agenda wordt samengesteld door het bestuur. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter. Over onderwerpen die niet op de agenda voorkomen, kan niet geldig beraadslaagd worden, tenzij mits het akkoord van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden. Als een bepaald punt niet (volledig) kan afgehandeld worden, wordt het automatisch verzonden naar de agenda van de volgende bijeenkomst en dan bij prioriteit behandeld. Artikel 10 De algemene vergadering beslist over alle belangrijke aangelegenheden, die de goede werking van de verenigingenraad mogelijk maken. Zij spreekt zich uit over de rekeningen van de raad van het afgelopen boekjaar, legt het budget voor het volgend jaar vast en aanvaardt het jaarlijks werkingsverslag. De algemene vergadering stelt tevens het huishoudelijk reglement van de verenigingenraad vast. Verder behoren tot de bevoegdheid van de algemene vergadering de aanstelling van de stemgerechtigde leden van het bestuur en het aanvaarden van de ontslagname van een bestuurslid. Alle beslissingen worden met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen. Artikel 11 De samenkomsten van de algemene vergadering zijn openbaar. De agenda en vergaderdatum en plaats worden daarom ruim bekend gemaakt in de gemeente. Alle inwoners van de gemeente hebben

14 spreekrecht op de samenkomsten van de algemene vergadering. Het stemrecht blijft nochtans voorbehouden aan de stemgerechtigde leden. Artikel 12 Van elke zitting van de algemene vergadering wordt een verslag opgesteld. Elke inwoner van de gemeente kan inzage nemen in de verslagen en de documenten van de verenigingenraad.