Lean en Agile in zorgcentra

Transcriptie

1 Lean en Agile in zorgcentra Tijd voor Zorg? Zorg voor tijd! Performantie in zorgondersteunende diensten Edegem, 25 maart 2011 Prof. dr. ir. Luc CHALMET Cimes g.c.v. Universiteit Gent en Universiteit Antwerpen

2 Lean s Three Steps to Heaven 1. Verspilling zichtbaar maken, altijd en overal 2. Verspilling voortdurend wegwerken, en op die manier de doorstroming van de cliënt (patiënt) voortdurend verbeteren 3. Nooit aflaten 25 maart 2011 Zorgondersteuning 2

3 Verspilling zichtbaar maken 25 maart 2011 Zorgondersteuning 3

4 Enkele voorbeelden 1. Goto Gemba 2. 5S 3. Five-Why 25 maart 2011 Zorgondersteuning 4

5 Point-Flow-Blitz Kaizen innovation Continuous improvement Continuous improvement Source : Valéo Continuous improvement + Innovation = Optimal return from improvement actions 25 maart 2011 Zorgondersteuning 5

6 Perfection: The Deming Cycle Plan ( what to do; problem solving for improvement) (implement more widely) standardize Act Hold the gains Check Do (Do it, on a trial basis; experiment) ( check if it works; the risks; the variation, LEARN!) 25 maart 2011 Zorgondersteuning 6

7 Lean Thinking de 5 Principes 1. Value 2. Value Stream 3. Flow 4. Pull 5. Perfection 25 maart 2011 Zorgondersteuning 7

8 Iedereen op weg naar een ongeziene dynamiek 100 % hectic and dynamic market Automotive? new paradigm Telecommunications and Information industry Consumer Goods Chemical Pharmaceutical old paradigm Energy and Utilities Government static market maart 2011 Zorgondersteuning 8

9 Wendbaarheid is absoluut noodzakelijk 1. Obsessie voor waardecreatie voor de klant 2. Kennisgedreven 3. Kunnen samenwerken 4. Adaptieve Processen, Systemen, Structuren, Mensen 5. Inspirerend leiderschap 25 maart 2011 Zorgondersteuning 9

10 Agility = Winning in the Dynamic Market Obsession for Added Value to the Client Knowledge drives the Business innovative management of change Collaborative Organizations Continuously Adaptive in: people organization processes systems behaviors and competencies Motivating Leadership 25 maart 2011 Zorgondersteuning 10

11 Lean Agility is het beste van twee werelden voor ELKE organisatie 25 maart 2011 Zorgondersteuning 11

12 Meting van Lean Agility met het CMI Lean Agility assessment 25 maart 2011 Zorgondersteuning 12

13 Om gezond te blijven moet je de CMI(Company Mass Index) in de gaten houden BMI = (weight in kg) / (length in m)2 25 maart 2011 Zorgondersteuning

14 CMI Lean Agility WebService Scoring via een 5-punt Likert schaal dmv CMI Lean Agility stellingen die de ideale lean / agility toepassing omschrijven 25 maart 2011 Zorgondersteuning 14

15 Batterij met CMI Stellingen 1. Hierarchisch 2. Ideale praktijk via stellingen 3. Likert scoringsmechanisme ( helemaal akkoord, akkoord, neutraal, niet akkoord and totaal niet akkoord ) 25 maart 2011 Zorgondersteuning 15

16 De CMI assessment Sessie Groep scoort heterogeen, dekt de scope en zijn grenzen, geen hierarchische relaties Uitleg: Elke stelling wordt eerst uitgelegd voor eenvormigheid van begrip Faciliteren van discussie Halve Dag: stellingen CMI WebService url scoring systeem 25 maart 2011 Zorgondersteuning 16

17 CMI Lean Agility scoring geeft een focus voor verbetering 25 maart 2011 Zorgondersteuning 17

18 Interpretation of CMI scores EXCELLENT O - 25 IMPROVEMENTS NEEDED SUBSTANTIAL EFFORT TO IMPROVE IS NEEDED START IMPROVING WITH GREAT URGENCY maart 2011 Zorgondersteuning 18

19 Interpretation of CMI scores Bottom Up Approach Waste 12 Continuous Improvement Visualisation Customer Obsession 7 Feedback TPM 2 Flow Standaardisation -3 Lean Finance Renson: 39,5 Collaborating Focus Klantwaarde: 34,4 Stroom + Relaties en samenwerking: 46,5 Cultuur en structuur: 38,1 Pull Informed 60 PDCA Internal Customer Modularity Zoveel mogelijk doen wat van waarde is voor de klant Verkoop oplossingen Verspillingen vermijden Lay- out Stroom Vraag van klant zet keten in gang Just- in- Time Planning Relaties Samenwerking Lange termijn filosofie Cultuur die streeft naar perfectie Ondersteuning van werknemers door management Reactiesnelheid op onverwachte omstandigheden Ondersteunende functies CMI 25 maart 2011 Zorgondersteuning 19

20 Uitgebreide ervaring met CMI Chemical, pharmaceutical, process industries Manufacturing: Machines, consumer goods, food & beverage, suppliers to automotive, textile, construction Retail Services: ICT service providers, consultants, financial, logistics service providers, harbour logistics, law & accountancy firms, Health care (hospitals surgery rooms, elderly care centers) Education (University departments) Entertainment (music) Social economy ( kringloopcentra & beschutte werkplaatsen ) 25 maart 2011 Zorgondersteuning 20

21 Combining Lean and Agility as every organization needs both! 25 maart 2011 Zorgondersteuning 21

22 CMI Lean Agility onderzoek in zorgcentra met medewerking van Lien Van Steenberge 25 maart 2011 Zorgondersteuning 22

23 VERGRIJZING (aandeel 65+) % ouderen (65+) 20 Vlaanderen Wallonië Brussel projectiehorizon (op 31 dec) 25 maart 2011 Zorgondersteuning 23

24 # inwoners jaar 70-79jaar 80-89jaar 90-99jaar tijd 25 maart 2011 Zorgondersteuning 24

25 25 maart 2011 Zorgondersteuning 25

26 Bestaande woongelegenheden in woonzorgcentra situatie 01/10/2010 commer- cieel 12% openbaar 37% privaat non- profit 51% 25 maart 2011 Zorgondersteuning 26

27 ! 25 maart 2011 Zorgondersteuning 27

28 25 maart 2011 Zorgondersteuning 28!

29 CULTUUR MENSEN MANAGE- MNT BEVOOR- RADING INFRA- STRUCTUUR ZORG PROCESSEN ZORG ONTWIK- KELING LERENDE ORGANISATIE PERSONEELS ONTWIKKE- LING STRATEGIE VISIE BESTELLING LEVERING BESCHIK- BAAR VERSPILLING ZICHTBAAR KWALITEIT ZORG PROBLEMEN OPLOSSEN ZELF STURING LEIDER- SCHAP RELATIES LEVERAN- CIERS BEHAAGLIJK COMFORT VERSPILLING ELIMINEREN MARKT SEGMENTEN COLLABORAT IE CONTINUE VERBETERING RELATIES MET BEWONERS PRESTATIE METINGEN VOORRAAD MILIEU ENERGIE STANDAARDI SATIE FLEXIBILITEIT ONDER- HOUD HERSTELLEN INNOVATIE ICT 25 maart 2011 Zorgondersteuning 29

30 Deelnemende centra VZW Zonnehove, Sint-Denijs Westrem VZW Kanunnik Triest, Melle VZW Sint-Jozef, Gent OCMW De Vijvers, Ledeberg OCMW Schelderust, Wetteren Privé Home t Neerhof, Elst 25 maart 2011 Zorgondersteuning 30

31 25 maart 2011 Zorgondersteuning 31

32 Kritisch, vanuit het standpunt van de oudere, elk proces in kaart brengen en verspillingen identificeren en zichtbaar maken (VSM) Verspillingen wegwerken om meer continue doorstroom van de processen te bekomen (5Why, PDCA verbetercyclus en standaarden) 5S Processen 25 maart 2011 Zorgondersteuning 32

33 Mensen Wijzigende omstandigheden vereisten meer multi-functionaliteit en meer samenwerken in zelfsturende teams (in plaats van specialisatie) - Motivatieversterkend - Cross-trainingsprogramma s - Evolutie naar lerende organisatie - Bottom-up verbeteringen 25 maart 2011 Zorgondersteuning 33

34 Verbeteren Poka-joke als verbeterproces: zorgen dat het maken van fouten geen kans krijgt Meten in functie van de ouderen Gebruik maken van beschikbare ICT mogelijkheden voor bevoorrading go to gemba dagelijks luisteren naar personeel en bewoners en de coach rol invullen 25 maart 2011 Zorgondersteuning 34

35 CMI onderzoek in hospitalen met medewerking van Charlotte Van Parys Lean thinking is a way of streamlining the patient journey and making it safe, by helping staff to eliminate all kinds of waste and to treat more patients with existing resources D. Jones 25 maart 2011 Zorgondersteuning 35

36 25 maart 2011 Zorgondersteuning 36

37 !"#$#%&'"() *+,-).,%+,/)0#--#%) *"%+12"%3#%+"'()!"#$%"& '()& *"%+1.'4'(+"%'() *"+,$"& -))& *"%+1.%-5"#().#"/0& -11& 6,%)78#59,%) 2"3",& 45'& *"%+1:/,("'()!"$6",78$6"9:"/"& ;))& ;,5",);"--#/,5#() <"$0& ;;4& <!.)) =$0>",3"$& ;(?& 5--&?#"/"41?,5+) G8"E"/D,"9H"$"$& 5??& 6#((,) FDEE"/0& '))?& & 25 maart 2011 Zorgondersteuning 37

38 25 maart 2011 Zorgondersteuning 38

39 25 maart 2011 Zorgondersteuning 39

40 25 maart 2011 Zorgondersteuning 40

41 25 maart 2011 Zorgondersteuning 41

42 25 maart 2011 Zorgondersteuning 42

43 70 Belanghebbenden CMI Virga Jesse UZA Heilig-Hart Sint-Vincentius Sint-Blasius Maria Middelares Jan Yperman Sint-Augustinus Sint-Andries 0 25 maart 2011 Zorgondersteuning 43

44 Conclusies Recente gedwongen samenwerking tussen ziekenhuizen heeft geleid tot meer aandacht voor alle belanghebbenden en transmurale zorg Management moet meer naar de werkvloer 25 maart 2011 Zorgondersteuning 44

45 80 Processen 70 Virga Jesse 60 Sint-Vincentius CMI Maria Middelares Sint-Augustinus UZA Sint-Blasius Heilig-Hart Jan Yperman Sint-Andries 20 PROCESSEN Planning & Uitvoering Processen Procesbeoordeling 25 maart 2011 Zorgondersteuning 45

46 Dringend E2E processen in kaart brengen en meetcultuur t.a.v. totale proces invoeren Standardisatie is hoognodig (balans tussen chaos en perfecte conformiteit) Betere procesflow realiseren (wachttijden, synchronisaties, verspillingen) 25 maart 2011 Zorgondersteuning 46

47 Redundantie en duplicatie van gegevens en documenten papierbalast, zoeken naar documenten veroorzaken veel verspilling Beter capaciteit afstemmen op vraag, zowel op micro (dokterscabinet) als macro (bedbezettingen) niveau inplannen van patiënten 25 maart 2011 Zorgondersteuning 47

48 65 Organisatie & Cultuur 60 CMI Virga Jesse Maria Middelares Sint-Blasius Sint-Augustinus Sint-Vincentius Heilig-Hart UZA Jan Yperman Sint-Andries ORGANISATIE & CULTUUR Organisatie Cultuur 25 maart 2011 Zorgondersteuning 48

49 Gestructureerde aanpak om problemen op te lossen Sceptisch tegenover ideeën die van buiten komen Ownership van medewerkers over continu verbeteren, bv. Via PDCA verbetercyclus Nood aan matrixstructuur Zichtbaarheid van dagelijkse doelstellingen en realisaties 25 maart 2011 Zorgondersteuning 49

50 Running even the most complicated corporation must sometimes seem like child s play compared to trying to manage almost any hospital H. Mintzberg 25 maart 2011 Zorgondersteuning 50

51 Post Scriptum The Productive Ward programme draws upon principles of lean thinking to help tackle previously neglected everyday issues facing frontline NHS staff. In the case of health care, reducing activities that do not add value could mean releasing more staff time for work that actually meets patient needs. NHS (UK) maart 2011 Zorgondersteuning 51

52 Luc Chalmet Professor at University of Gent and University of Antwerpen Managing Owner of Cimes 20+ years of Consul?ng experience with PA Consul?ng, Arthur D. LiGle, KPMG Consultants and Unisys Consul?ng, and Cimes Recent clients: Atlas Copco, Johnson & Johnson (Janssen Pharmaceu?ca), Philips (Massive), Daikin, Dupont de Nemours, Imperial Tobacco (Rizla), Bekaert, Brady, Etex Group, MicrosoW, Puratos, Siemens, Novar?s, Accenture, United Biscuits, Monsanto (De Ruiter Seeds), Argenta, Tupperware, Unitron, Spraying Systems, Kringwinkel Antwerpen, UCB, Schréder, Crion Industrial experience with Alcatel Bell Telephone CFPIM (Fellow in Produc?on and Inventory Management), CSCP (Supply Chain Professional) cer?fied by APICS; Master Instructor for CPIM, CSCP and TTT (Train- the- Trainer) Doctor in Applied Sciences, Industrial Management 25 maart 2011 Zorgondersteuning

53 Thank You 25 maart 2011 Zorgondersteuning