Groep Jaarverslag 2014 Cliëntenraad Stichting IJsselmeerziekenhuizen

Transcriptie

1 MC Groep Jaarverslag 2014 Cliëntenraad Stichting IJsselmeerziekenhuizen

2 Inhoud Voorwoord... 3 Contact... 3 Samenstelling cliëntenraad in Toelichting samenstelling cliëntenraad... 4 Doelstelling en visie... 5 Werkwijze... 5 Contact met cliënten... 5 Overleg met Raad van Bestuur en overige contacten... 6 Ledenvergadering... 6 Adviesaanvragen en adviezen... 6 Open dagen en andere in en externe bijeenkomsten... 7 Lidmaatschappen... 7 Werkgroepen... 8 Samenstelling werkgroepen van de cliëntenraad in Doelstellingen en activiteiten per werkgroep in Werkgroep: Kwaliteit en patiëntveiligheid... 8 Werkgroep: PR en suggesties/klachten, inclusief medische staf Werkgroep: Facilitair en bedrijfsveiligheid Werkgroep: Financiën Afsluiting Blad 2 van 12

3 Voorwoord Zorgaanbieders zijn volgens de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (Wet d.d. 29 februari 1996, Wmcz) verplicht een cliëntenraad in te stellen. Het doel van deze wet is de positie van de patiënt in de zorg te versterken. De patiënt krijgt op deze wijze een stem bij het vaststellen van beleid dat de belangen van de patiënt raakt. Ook de Stichting IJsselmeerziekenhuizen/MC Groep heeft al een ruim aantal jaren zo n cliëntenraad. De organisatie is actief binnen de volgende locaties: Dronten (MC Dronten) Emmeloord (MC Emmeloord) Lelystad (MC Zuiderzee) Urk (Het Dok) Dit is het jaarverslag 2014 van de cliëntenraad van Stichting IJsselmeerziekenhuizen. De Stichting maakt deel uit van de MC Groep. Meestal wordt er dan ook gesproken van cliëntenraad MC Groep. In dit verslag informeert de cliëntenraad u over haar werkwijze en activiteiten in het jaar 2014 en in het bijzonder over de belangrijkste onderwerpen welke dit jaar besproken zijn met de Raad van Bestuur en andere functionarissen binnen de Stichting IJsselmeerziekenhuizen. Contact: Cliëntenraad MC Groep Postbus GA Lelystad clientenraad@mcgroep.com Blad 3 van 12

4 Samenstelling cliëntenraad in 2014 Naam Functie Gemeente Dhr. C. Verweij voorzitter, tot Lelystad Dhr. A. de Vries secretaris Lelystad Dhr. B.A.M. van Beelen lid, voorzitter vanaf Lelystad Mevr. M. Goelema lid NOP Dhr. R.R. de Laet lid Dronten Mevr. C.M.L Luijk Backx lid NOP Dhr. H.R. Mulder lid Dronten Dhr. H.Y.E. Tang lid, tot Lelystad Mevr. A. de Vries - Kramer lid Urk Dhr. R. Atema Dhr. E.J. Schussler lid, vanaf lid, vanaf Lelystad Lelystad Ambtelijk secretaris is mevr. T. Rol (4 uur per week). De voorzitter en de secretaris vormden samen het dagelijks bestuur. Gedurende het verslagjaar vertrok de voorzitter (dhr. Verweij), die in deze functie werd opgevolgd door een al aanwezig lid (dhr. Van Beelen). Ook een ander lid vertrok en vacatures werden weer opgevuld. Vertrek is soms het gevolg van een aflopende zittingstermijn, soms ook het gevolg van persoonlijke keuzes en omstandigheden. Aan het eind van het verslagjaar vond met succes werving plaats voor de vacatures die begin 2015 zouden vallen. Toelichting samenstelling cliëntenraad De cliëntenraad streeft naar een evenredige verdeling van de leden over de gemeenten in het verzorgingsgebied van de Stichting IJsselmeerziekenhuizen. Werving gebeurt via advertenties in de regionale en plaatselijke bladen en via de website van de MC Groep. De cliëntenraad kiest uit haar midden een commissie die kandidaten uitkiest en voordraagt aan de collega s en aan de Raad van Bestuur, waarbij de laatste benoemt. Wanneer er meer geschikte kandidaten zijn dan actuele vacatures, worden soms kandidaten met hun instemming in portefeuille gehouden en vervolgens alsnog uitgenodigd een vertrekkend lid op te volgen. Blad 4 van 12

5 Doelstelling en visie De cliëntenraad heeft de volgende doelstelling: De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van de cliënten, waarbij het streven is de kwaliteit van de zorg te behouden en deze zo nodig te helpen verbeteren. De visie van de cliëntenraad: De cliëntenraad adviseert -conform haar formele opdracht- gevraagd en ongevraagd, maar denkt en praat ook mee over diverse ontwikkelingen in de ziekenhuisorganisatie. Een optimale zorg voor de cliënten staat centraal. Belangrijke aandachtspunten zijn o.a. kwaliteit en veiligheid van de zorg, bejegening en communicatie. De cliëntenraad wil een actieve rol spelen en een goede relatie onderhouden met de Raad van Bestuur, het management van de diverse afdelingen en uiteraard met de cliënten. Werkwijze De werkwijze van de cliëntenraad werd gekenmerkt door de volgende activiteiten: 1. zo optimaal mogelijk toegankelijk zijn 2. actief informatie bij cliënten verzamelen 3. eigen onderzoek 4. driewekelijks overleg met een lid van de Raad van Bestuur 5. overleg met overige verantwoordelijke functionarissen 6. ledenvergaderingen 7. behandelen van adviezen aan de Raad van Bestuur 8. deelname aan open dagen en andere bijeenkomsten 9. overleg en activiteiten in en vanuit werkgroepen In het hierna volgende verslag worden de verschillende activiteiten toegelicht. Contact met cliënten De cliëntenraad heeft de hulp van de patiënten zelf nodig om zijn werk goed te kunnen doen. Wij horen dus graag hun algemene opmerkingen, suggesties en adviezen over de patiëntenzorg. Dit geldt voor goede en minder plezierige ervaringen met poliklinische behandelingen en met opnames in het ziekenhuis, bijvoorbeeld over de behandelingen en bejegening door artsen, verpleegkundigen en ander personeel. Maar het kan ook gaan over de maaltijden, de schoonmaak, enzovoort. Ook in het afgelopen jaar konden cliënten voor opmerkingen of suggesties gebruik maken van de brievenbussen op de locaties, de postbus en het adres van de cliëntenraad. Opvallend is dat de brievenbussen op de locaties steeds minder werden benut en de juist vaker. In november 2014 hield de cliëntenraad op de verschillende locaties een enquête onder de patiënten in wachtkamers van de poli en centrale hal. Hieraan hebben 167 personen meegewerkt. Naast een behoorlijke tevredenheid was er ook sprake van nogal wat opmerkingen over wachttijden, communicatie en ondervonden bejegening. In ons streven naar optimale zorg nemen wij de opbrengst van dit onderzoek mee in ons werkplan van Blad 5 van 12

6 Overleg met de Raad van Bestuur en overige contacten Driewekelijks was er een informeel overleg met de heer W. de Boer (lid van de Raad van Bestuur). Aan dit informeel overleg is namens de cliëntenraad deelgenomen door het dagelijks bestuur, steeds aangevuld met een roulerend lid van de cliëntenraad. Bij de onderwerpen die tijdens het informeel overleg aan de orde zijn geweest ging het onder meer om: de NIAZ-accreditatie, jaarrekening en ondernemingsplan, diverse adviesaanvragen, enquêtes en tevredenheidsmetingen, informatie over beleidsontwikkelingen op het gebied van kwaliteit en patiëntveiligheid, organisatieveranderingen en samenwerking met andere ziekenhuizen. In 2014 is er tweemaal een formeel overleg van de cliëntenraad met beide leden van de Raad van Bestuur (L. Winter en W. de Boer) geweest. Hierbij waren het werkplan van cliëntenraad en ondernemingsplan van de MC groep aan de orde, naast voortgang en samenwerking. Eenmaal werd overlegd met een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht (RvT), waarbij het vooral ging om een hernieuwde kennismaking. Een bedoeld overleg met vertegenwoordigers van de RvT in het kader van het ondernemingsplan 2015 heeft tot onze spijt niet plaatsgevonden. Contact met diverse (leidinggevende) functionarissen in de organisatie werd vooral onderhouden vanuit de betreffende werkgroepen. De cliëntenraad had verder ook contact met cliëntenraden uit de omgeving. In het bijzonder gold dat voor de cliëntenraad van het Slotervaartziekenhuis, dat is overgenomen door de MC Groep en sindsdien dezelfde leiding heeft. Zowel de Raad van Bestuur als de cliëntenraad waren via interviews betrokken bij het landelijke onderzoek van het Radboud UMC: (Be)sturen op Veiligheid; Rol van de cliëntenraad. In de loop van 2015 zullen daarvan de resultaten worden gepubliceerd. Ledenvergadering De cliëntenraad is in 2014 negenmaal bijeengekomen voor een algemene ledenvergadering. Hierin werd informatie uitgewisseld, jaarverslag en werkplan vastgesteld, taken (waaronder deelname aan werkgroepen) verdeeld, adviesaanvragen van de Raad van Bestuur behandeld en voortgang van diverse ondernomen activiteiten besproken. Adviesaanvragen en adviezen Er waren in 2014 diverse ingediende en in dit jaar door ons behandelde adviesaanvragen. Het ging o.a. om de overname van de specialismen plastische chirurgie en dermatologie door private partijen, waarbij de IJsselmeerziekenhuizen in het eerste geval een deelneming realiseerde en waarbij in het tweede geval de aandelen worden verkocht. Ook heeft de cliëntenraad geadviseerd over de overname van de laboratoriumactiviteiten door een specifiek daarvoor opgerichte organisatie (Newco), waarin een aantal ziekenhuizen als aandeelhouder eigen activiteiten in dit kader onderbrengt. Blad 6 van 12

7 Daarnaast was er al enige tijd sprake van het voornemen activiteiten op het gebied van de cardiologie onder te brengen bij Cardiologie Centra Nederland (CCN). In dat kader heeft de cliëntenraad ter oriëntatie overlegd met de betreffende specialisten en een hiervoor vervaardigde risico-inventarisatie bestudeerd. De cliëntenraad heeft de adviesaanvraag in het afgelopen jaar nog niet ontvangen. Verder zijn er zoals gebruikelijk dit jaar weer adviezen uitgebracht over de jaarrekening van het afgelopen jaar en over het ondernemingsplan van het volgende. Bij het behandelen van adviesaanvragen lag de focus van de cliëntenraad steeds op het handhaven en zo mogelijk bevorderen van de kwaliteit en van de continuïteit binnen de patiëntenzorg. Voor de betreffende adviesaanvragen is een positief advies uitgebracht, in sommige gevallen na nadere toelichting en overleg. De Raad van Bestuur heeft toegezegd ook bij de deelnemingen naast de kwaliteit van zorg ook de belangenbehartiging van cliënten te willen monitoren. Open dagen en andere in en externe bijeenkomsten De cliëntenraad was vertegenwoordigd bij: Nieuwjaarsbijeenkomst van de MC Groep Open dag van de MC Groep, in dit verslagjaar in Emmeloord Bijeenkomst in het kader van de door de MC groep behaalde NIAZ-accreditatie Presentatie leiderschapsmiddag door de RvB in september Feestelijke opening van het nieuwe scopiecentrum Diverse externe bijeenkomsten, waaronder overleg en symposium van het NCZ Regionaal overleg met cliëntenraden van ziekenhuizen in de omgeving. Lidmaatschappen De cliëntenraad is lid van het LSR, het Landelijk Steunpunt medezeggenschap in de Zorg, de koepel van cliëntenraden en daarnaast van het NCZ, de Stichting Netwerk Cliëntenraden Zorg, ncz.nl. Beide stichtingen organiseren bijeenkomsten en ondersteunen cliëntenraden. Blad 7 van 12

8 Werkgroepen De werkgroepen worden in onderling overleg samengesteld, rekening houdend met specifieke kennis en belangstelling bij de leden van de cliëntenraad. Ze onderhielden rechtstreeks contact met diverse functionarissen binnen de IJsselmeerziekenhuizen, waaronder de manager Kwaliteit en Veiligheid, leidinggevenden voor facilitaire zaken en financiën, etc. Dit alles stond in het teken van verwerven van voldoende inzicht, het bevorderen van de kwaliteit van de zorg en het uitbrengen van (formele) adviezen. De werkgroepen opereerden relatief zelfstandig en brachten verslag van hun activiteiten uit aan de overige leden van de cliëntenraad. Samenstelling werkgroepen van de cliëntenraad in 2014 PR, suggesties/klachten incl. med. staf: Dhr. C. Verweij, Dhr. H.Y.E. Tang, Dhr. B.A.M van Beelen Kwaliteit en patiëntveiligheid: Facilitaire zaken en bedrijfsveiligheid: Financiën: Mevr. C.M.L. Luijk, Mevr. A. de Vries, Dhr. H.R. Mulder, Mevr. M. Goelema Dhr. R.R. de Laet, Dhr. Atema Dhr. A. de Vries, Dhr. B.A.M. van Beelen Doelstellingen en activiteiten per werkgroep in 2014 De werkgroepen doen hier verslag van hun activiteiten in het afgelopen jaar, met de doelstellingen, voornemens en beoogde resultaten uit het werkplan 2014 als leidraad. Werkgroep Kwaliteit en patiëntveiligheid Doel Vanuit onze positie en mogelijkheden en binnen de bestaande kaders willen wij een (pro)actieve bijdrage leveren aan de kwaliteitsbewaking en patiëntveiligheid van de zorg. De werkgroep heeft daarvoor nauw contact met de afdeling Kwaliteit & Veiligheid. Op deze manier: Geven wij (pro) actief aan betrokken te willen zijn en blijven bij patiëntparticipatie. Geven wij (pro) actief aan betrokken te willen zijn en blijven bij het verhogen van het kwaliteitsniveau van de zorg binnen de MC groep. Kaders/toetsingscriteria Als werkgroep werken wij vanuit de bevoegdheden die de cliëntenraad heeft vanuit de wetgeving en het Patiëntparticipatieplan van de MC Groep. Daarnaast gebruiken wij de toetsingscriteria uit de zorg: Veilig Effectief Patiëntgericht Tijdig Doelmatig Voor iedereen gelijk Blad 8 van 12

9 Activiteiten en resultaten 2014 Overleg De werkgroep heeft in het verslagjaar vijf keer overlegd met de manager Kwaliteit en Veiligheid (mevr. K. Blaauwbroek). In dit overleg zijn o.a. de volgende onderwerpen aan de orde geweest: NIAZ accreditatie en de verbeterpunten Pilot enquête SEH en Poli Klachten en meldingen Kwetsbaarheid van de zorgketen, b.v. bij een oncologiebehandeling op meerdere locaties Veiligheidsrondes binnen de locaties Verder heeft twee keer heeft een lid deelgenomen aan de werkgroep PRI EVS, ofwel Prospectieve Risico Inventarisatie elektronisch voorschrijven. Medio december heeft een lid gesproken met de Werkgroep Pilot enquête, om de resultaten van de georganiseerde Pilot door te nemen. Een aantal suggesties van de CR zijn daarbij overgenomen. Afgesproken is dat de CR eens in de drie maanden wordt uitgenodigd om de resultaten van de enquêtes te bespreken. Beoordeling beoogde resultaten Wij zijn op de hoogte van de resultaten van de NIAZ accreditatie en worden betrokken bij uitwerken van de verbeterpunten. Dit is, zij het moeizaam, gelukt. De NIAZ werkgroep liep achter bij de planning 2. Wij ontvangen de juiste stukken en op tijd (masterplan/veiligheidsplan/planning audits/ planning veiligheidsrondes/ ) Ook dit ging moeizaam. Deze afspraak zat kennelijk nog niet in de planningscyclus van de afdeling K&V 3. Wij weten wanneer er audits/patiëntraadplegingen zijn en nemen hieraan regelmatig deel, of zijn bij het bespreken van de uitslag aanwezig. De Werkgroep CR K&V was niet betrokken bij de opzet van de pilot poli Lelystad en SEH Lelystad. In december zijn wel de resultaten besproken van de pilot poli Lelystad. De Planning Focusgroepen werd niet gehaald. 4. Wij zijn op de hoogte van de MIP-meldingen en de afhandeling daarvan. Wij kregen de getallen, maar hebben geen inzicht in de afhandelingen. De manager heeft aangegeven dat nu accenten worden gelegd op valincidenten en verwisselingen. 5. Wij zetten ons in om inzicht te krijgen in hoe de kwaliteit wordt getoetst en geborgd bij de deelnemingen van de IJsselmeerziekenhuizen. Dit is besproken met de RvB en ook meegenomen bij de door de cliëntenraad uitgebrachte adviezen. De vertegenwoordiger van de RvB heeft toegezegd deze standaard op te nemen bij de toetsing evenals het feit of de deelneming zelf een CR heeft. Duidelijk is dat de geformuleerde voornemens en beoogde resultaten niet eenvoudig gerealiseerd konden worden. In het nieuwe jaar zullen opnieuw de nodige inspanningen geleverd moeten worden en zal ook hier onze belangenbehartiging vanuit cliëntperspectief weer moeten worden benadrukt. Blad 9 van 12

10 Werkgroep PR en suggesties/klachten, inclusief medische staf Doelen Bekendheid van de activiteiten van de CR promoten, zowel binnen als buiten de organisatie Voor gerichte actie door de CR verkrijgen van relevante informatie over behandeling, bejegening etc. van cliënten/bezoekers. Beoogde resultaten Optimale vertegenwoordiging van en belangenbehartiging voor cliënten van de IJsselmeerziekenhuizen. Grotere tevredenheid bij de cliënten, waardoor ook een mogelijk beter imago van het ziekenhuis. Doelgroepen De inwoners van Flevoland, in het bijzonder de cliënten en bezoekers binnen het werkgebied van de IJsselmeerziekenhuizen. Daarnaast management en medewerkers van de IJsselmeerziekenhuizen. Activiteiten 2014 Via de brievenbusjes, de mail, de website van de IJsselmeerziekenhuizen en de telefoon zijn reacties binnengekomen, waarbij klachten (na overleg met de betrokkene) zijn doorgezonden naar de klachtenfunctionaris. Alle reacties zijn persoonlijk beantwoord. In 2014 werd de tekst van de folder van de cliëntenraad aangepast, een advertentietekst voor een vacature op de website vervaardigd en deelgenomen aan diverse bijeenkomsten die de zichtbaarheid van de cliëntenraad kunnen vergroten, waaronder de Open Dag in Emmeloord. Ook werd een aandeel genomen in de voorbereiding van de in november onder de patiënten gehouden enquête, die in 2015 tot nieuwe speerpunten moet leiden. Doordat twee leden van werkgroep in het voorjaar vertrokken en opvolging niet goed realiseerbaar was, konden niet alle eerder voorgenomen activiteiten worden gerealiseerd. Zo is er minder dan gewenst overlegd met diverse leidinggevenden binnen de organisatie en met vertegenwoordigers van externe instanties. Werkgroep: Facilitair en bedrijfsveiligheid Doel Een bijdrage leveren aan een veilige verblijfsomgeving in de accommodaties van de MC Groep, uit het oogpunt van de patiënt, door bezoek ter plaatse en overleg met verantwoordelijke medewerkers. Meelopen met betreffende afdelingen tijdens inspecties, trainingen en oefeningen. Aandachtspunten zijn o.a. ook onderhoud, schoonmaak en voeding Doelgroep Patiënten, bezoekers en personeel binnen de locaties in Lelystad, Dronten, Emmeloord en Urk. Beoogde resultaten Een veilige verblijfsomgeving voor patiënten, bezoekers en personeel. Goede hygiënische omstandigheden, catering en overige facilitaire zaken. Blad 10 van 12

11 Activiteiten 2014 Tijdens diverse overleggen werden de leden van werkgroep geïnformeerd over de gang van zaken bij de schoonmaak, de maaltijdverstrekking, de inzet van Focusmedewerkers en de organisatie van oefeningen voor de bedrijfsveiligheid (BHV). Van hun kant brachten de leden van de werkgroep ter zake doende informatie over aan de betreffende leidinggevenden De werkgroep heeft wat betreft de BHV actief deelgenomen aan twee trainingsbijeenkomsten. De cliëntenraad kreeg daardoor meer inzicht in de wijze waarop de bedrijfsveiligheid binnen de locaties gestalte krijgt. De bijeenkomsten werden over het algemeen goed ontvangen door de medewerkers en bevatten de volgende onderdelen: Theorie brandbestrijding Deze bevatte theoretische kennis over brandbestrijding. Het personeel bleek over een redelijke kennis te beschikken. Table-top oefening Het theoretisch gedeelte over ontruiming werd geoefend in de vorm van een table-top scenario met als onderwerp de ontruiming van één vleugel. Deze was redelijk effectief als het gaat om inzichtelijk maken van de problemen waar men bij een ontruiming tegenaan loopt. Ontruimingsoefening op de polikliniek Een standaard ontruimingsoefening waarbij met name de juiste structuur en mogelijke wanorde aan het licht kwamen. Het nut van de BHV-tas met hulpmiddelen (die bij de receptie ligt) leek bewezen. Ontruimingsoefening met een evacuatiestoel Het personeel is over het algemeen niet gewend aan het gebruik van deze stoelen en meer oefening lijkt geen overbodige luxe. De leden van de werkgroep hebben deze oefening ook zelf uitgevoerd en het gebruik voelt onwennig voor zowel de begeleider als de gebruiker van de stoel. Het zou nodeloos veel tijd kosten om pas in het geval van een calamiteit te moeten leren wennen aan het gebruik ervan. Ontruimingsoefening op de SEH Ogenschijnlijk een eenvoudige ontruiming van een kleine vleugel op de begane grond. Het gebouw is echter ingedeeld in verschillende brandzones en het bleek dat de wachtkamer van de SEH niet in dezelfde zone valt als de rest van de SEH. Oefening met brandblussers Bij dit laatste onderdeel werd een felle brandhaard geblust, feller dan gebruikelijk is bij BHV-oefeningen; daarmee benaderde de oefening meer de moeilijkheden die gepaard gaan bij het blussen van een brand. Werkgroep Financiën Doel Inzicht in de invloed van het gevoerde en te voeren financieel beleid op de kwaliteit en de continuïteit van de zorg. Het vanuit cliëntperspectief leveren van een bijdrage aan een gezonde financiële structuur bij de IJsselmeerziekenhuizen, dit om medische zorg van hoge kwaliteit en veiligheid te kunnen (blijven) faciliteren. Beoogde resultaten Controle van de door de financiële controller tijdig beschikbaar te stellen overzichten en toelichtingen. Het (formeel) adviseren op hoofdlijnen t.a.v. jaarrekening en ondernemingsplan. Het rapporteren aan de overige leden van de cliëntenraad over deze materie. Doelgroep Gebruikers van diensten van de MC Groep Blad 11 van 12

12 Activiteiten 2014 De werkgroep financiën had als taak zoveel mogelijk maandelijks de financiële positie te volgen aan de hand van de ter beschikking gestelde rapportages. Daarnaast werden de andere leden van de cliëntenraad geïnformeerd en werd de raad vertegenwoordigd, t.b.v. de formele advisering inzake jaarrekening en begroting (Wmcz art.3.1.g). In 2014 is de rapportage -net als in niet steeds regelmatig en op tijd verschenen. Conform de gemaakte afspraak met de bestuurders was overleg met de cliëntenraad in 2014 wel opgenomen in de managementcyclus en ontvingen we tijdig de jaarrekening, kaderbrief, begroting en het concept ondernemingsplan, zodat we hierover ook konden adviseren. Voor de leden van de werkgroep was zichtbaar dat er door betrokkenen hard moest worden gewerkt om te zorgen voor een sluitende exploitatie met bijbehorende sturing. Wij hadden de indruk dat de overname van het Slotervaartziekenhuis op dit punt extra druk met zich meebracht en synergie-opbrengst in het verslagjaar nog niet behaald kon worden. Voor een overzicht van de financiën verwijzen wij naar het jaaroverzicht van de St. IJsselmeerziekenhuizen/MC Groep Afsluiting Tot slot maakt de cliëntenraad op deze plaats van de gelegenheid gebruik de Raad van Bestuur en alle andere betrokken functionarissen van de stichting IJsselmeerziekenhuizen als ook externe partijen te bedanken voor de samenwerking in het afgelopen jaar. Namens de cliëntenraad, B.A.M. van Beelen, Voorzitter ***** *** * Blad 12 van 12