Handleiding INTEGRAAL Persoonlijke ontwikkeling. Versie: december 2015

Transcriptie

1 Handleiding INTEGRAAL Persoonlijke ontwikkeling Versie: december 2015

2 Persoonlijke ontwikkeling Leeswijzer De inhoudsopgave als eerste hulp Gebruik de inhoudsopgave om snel het antwoord op je vraag te kunnen vinden. Knoppenroutes om snel te komen waar je wilt zijn We werken met Knoppenroutes om je zo snel mogelijk door Integraal heen te loodsen. Een voorbeeld hiervan is: Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Feedbacklijst uitzetten/inzien. We bedoelen dan: - Klik op Mijn ParnasSys. Dat vind je altijd rechts bovenin het scherm. - Klik daarna op Mijn Integraal. - Klik in het menu dat zich uitvouwt op Feedbacklijst uitzetten/inzien. We gaan uit van basale kennis van ParnasSys We gaan er vanuit dat je over basiskennis van ParnasSys beschikt. In ParnasSys wordt bijvoorbeeld met filters gewerkt. We gaan er vanuit dat je weet wat daarvan de bedoeling is. Helpdesk Door in Integraal of in ParnasSys rechtsboven in het scherm te klikken op het vraagteken kom je in het ParnasSys Supportportaal. Handleiding zoeken 1. Klik op het tabblad handleiding. 2. Klik op de naam van de handleiding. 3. Klik op de externe link om de handleiding te downloaden. Zoeken op trefwoord 1. Type het trefwoord in en klik op zoeken. 2. Klik op het tabblad handleiding. 3. Klik op de naam van de handleiding. 4. Klik op de externe link om de handleiding te downloaden. Handleiding Integraal 2

3 Inhoud Alle medewerkers 1. Wat Integraal biedt voor persoonlijke ontwikkeling 2. Uitzetten competentievragenlijst 3. Invullen competentievragenlijst 4. Inzien resultaten competentievragenlijst 5. Achteraf wijzigingen aanbrengen in een verstuurde vragenlijst 6. Een vragenlijst deactiveren of opnieuw activeren 7. Inzien competentievragenlijst collega 8. Persoonlijke ontwikkelingsplan maken en bijhouden 9. Mijn Map beheren in verband met het bekwaamheidsdossier 10. Gesprekken organiseren via Integraal Schoolleiding 11. Inzien dossier medewerker 12. Competentievragenlijst op maat maken voor mijn school 13. Vragenlijsten inzien en afdrukken 14. Formats voor gesprekken aanmaken 15. Een format voor een persoonlijk ontwikkelingsplan maken Bovenschools 16. Bovenschools gesprekformats aanmaken 17. Bovenschools een format voor het persoonlijk ontwikkelingsplan aanmaken 18. Bovenschools competentielijsten op maat maken voor de scholen 19. Vragenlijsten bovenschools inzien en afdrukken Verantwoording 20. Beknopte verantwoording Handreikingen Handreiking competentievragenlijsten schoolleider Handreiking competentievragenlijsten interne begeleider Handreiking competentievragenlijsten leerkracht Handreiking competentievragenlijsten onderwijsassisten(e) Handreiking competentievragenlijsten lid managementteam Handleiding Integraal 3

4 1. Wat Integraal biedt voor persoonlijke ontwikkeling Goed onderwijs vraagt goede medewerkers. Scholen zijn wettelijk verplicht werk te maken van de persoonlijke ontwikkeling van hun medewerkers. Het aanleggen van een bekwaamheidsdossier staat in dat kader. Integraal-ParnasSys biedt u alle functionaliteit hiervoor. Dat houdt in: 1. dat medewerkers feedback kunnen organiseren over hun bekwaamheid met behulp van competentievragenlijsten die aansluiten bij de standaarden die hiervoor gelden; 2. dat medewerkers een persoonlijk ontwikkelplan kunnen opstellen; 3. dat medewerkers een map kunnen aanleggen waarin zij documenten plaatsen die relevant zijn voor het bekwaamheidsdossier: diploma s, getuigschriften, aanstellingsakten, enzovoort; 4. dat gesprekken in het kader van persoonlijke ontwikkeling via Integraal georganiseerd kunnen worden en verslagen hiervan gedigitaliseerd vastgelegd kunnen worden. (!) Voordat je de bovengenoemde functionaliteiten kunt inzetten dienen een aantal onderdelen vooraf ingericht te worden. Zie de inhoudsopgave onder Schoolleiding. (!) Voor een goed inzicht en gebruik adviseren we vooraf de handreikingen door te nemen. Zie de inhoudsopgave onder Handreikingen. Handleiding Integraal 4

5 2. Uitzetten competentievragenlijst Stap 1 Als medewerker selecteer je zelf de vragenlijst die je uit wilt zetten Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Feedbacklijst uitzetten/inzien. 1) Klik in het scherm dat je nu ziet linksonder op Nieuwe vragenlijst uitzetten. Je ziet nu onderstaand scherm. Wat zie je op dit scherm? Standaard worden alle vragenlijsten getoond: - vragenlijsten samengesteld door Stichting Integraal; - vragenlijsten samengesteld door de school (indien aanwezig); - vragenlijsten samengesteld door de bovenschoolse organisatie (indien aanwezig). Wil je bijvoorbeeld alleen de door school samengestelde vragenlijsten zien, selecteer dan bij Herkomst de optie eigen. 2) Selecteer bij Wie moet invullen? door wie de vragenlijst ingevuld moeten worden. Je kunt kiezen uit: zelf (door jezelf), een collega, een leidinggevende of een externe. Met Integraal kun je dus 360-graden feedback organiseren.et lsttype geef je aan wie de vragenlijst invult. 3) Selecteer de vragenlijst door er op te klikken. Je ziet nu het volgende scherm. Handleiding Integraal 5

6 Stap 2 - Maak zelf een selectie uit de vragen! 1) Selecteer bij Functies voor welke functie(s) je de vragenlijst wilt uitzetten. 2) Op het tabblad Vragen worden de domeinen, onderwerpen en stellingen getoond. Dat gebeurt volgens de onderstaande structuur. - Klik op de voor een domein of onderwerp om alles wat hieronder staat te verbergen. Het teken verandert in een + teken. Klik op de om de onderliggende inhoud weer te tonen. - Om alle domeinen, onderwerpen en stelling in te kunnen zien, scrol dan omlaag. 3) Aan jou om nu zelf domeinen, onderwerpen en stellingen te selecteren. Vink het hokje voor een domein aan om alle onderwerpen en stellingen te selecteren. Je kunt ook enkel één onderwerp op die manier in zijn geheel selecteren. Ook het apart selecteren van stellingen is mogelijk. Stap 3- Voeg respondenten toe 1) Wanneer je de uit te zetten vragenlijst Zelf gaat invullen, behoef je geen respondent te selecteren. 2) Voeg in de andere gevallen één of meerdere respondenten toe (bijvoorbeeld collega s). Klik op de tab Respondenten. Klik op medewerkers toevoegen. Voeg de medewerker(s) toe. Meerdere medewerkers tegelijk toevoegen is mogelijk. (!) Heb je bij stap 1.2 gekozen voor Externe, controleer dan of de externe respondent als externe bekend is binnen Integraal. (Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Inrichten > Externen). Staat de te kiezen respondent niet in de lijst, klik dan op Externe toevoegen. Zie voor verdere uitleg de handleiding Algemene informatie en instellingen. Stap 4 Controleer en sla op Check of begin- en einddatum correct zijn. Klik dan op Opslaan. Als anderen voor jou de vragenlijst invullen, krijgen zij per bericht. Handleiding Integraal 6

7 3. Invullen competentievragenlijst Mijn ParnasSys > Vragenlijsten > Invullen. Klik in het scherm dat je nu ziet op de in te vullen vragenlijst. Je komt in het volgende scherm. - Stellingen worden waar nodig toegelicht. Dat is herkenbaar aan het vraagteken achter de stelling. Ga hier met de muis op staan om de toelichting te lezen. - Je kunt tussentijds opslaan. - Bij het invullen van de vragenlijst kun je desgewenst opmerkingen maken. Scrol daarvoor naar het eind van de vragenlijst, daar vind je een tekstvak waarin je de opmerkingen kunt plaatsen. - Na definitief inleveren kun je geen wijzigingen meer doorvoeren. Handleiding Integraal 7

8 4. Inzien resultaten competentievragenlijst Er zijn twee mogelijkheden om de resultaten van vragenlijsten in te zien. Mogelijkheid 1 Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Cockpit feedback inzien. (!) Resultaten worden pas op de Cockpit getoond nádat de einddatum verstreken is. Klik op een gekleurd vak om de scores per stelling in te zien. Je ziet nu het volgende scherm. Afdrukken is mogelijk door op de knop Resultaten rapport (pdf) te klikken. Wat betekenen de kleuren en getallen voor de domeinen, onderwerpen en stellingen? De kleuren voor de onderwerpen worden gebaseerd op de gemiddelde score die voor de onderliggende stellingen gehaald wordt. Integraal toont alleen de kleuren oranje en groen. Daarmee benadrukken we het ontwikkelingsgerichte karakter van competentievragenlijsten. Je zou oranje kunnen lezen als zwakker dan sterk en groen als sterker dan zwak. De kleur die een domein krijgt, is gebaseerd op de verhouding tussen de oranje en groen gescoorde onderwerpen die tot dat domein behoren. (!) Houd er rekening mee dat onder een domein meerdere onderwerpen gescoord kunnen zijn. Integraal berekent bewust geen gemiddelde van deze onderwerpen. De gemiddelde score per onderwerp wordt bepaald door de score Handleiding Integraal 8

9 van de onderliggende stellingen. De score van de onderwerpen vervolgens middelen, kan snel tot een scheef beeld leiden. Bij het interpreteren van de scores op vraagniveau gaat het om het veel of weinig zien van het gevraagde gedrag. Bij een score van 4 kan invuller allerlei voorbeelden noemen waaruit blijkt dat dit gedrag zichtbaar is in de praktijk. Bij een score van 3 kunnen die voorbeelden ook genoemd worden, maar minder overtuigend. Bij een score van 2 kun je amper en bij een score van 1 kun je helemaal geen voorbeelden noemen. Als je vanuit deze invalshoek naar de resultaten kijkt, wordt reflectie interessant. Wat maakt dat je bepaald gedrag vaker laat zien dan ander gedrag? Welke inzichten zou dat kunnen geven in waar je staat in je professionele ontwikkeling? Betekenis van het selectiefilter Functies Een vragenlijst kan opgebouwd zijn uit vragen die gelden voor meerdere functies. Wilt u bijvoorbeeld alleen van de functie Intern begeleider de resultaten zien: 1) Selecteer dan alleen de betreffende functie. 2) Klik op Toon resultaten. Betekenis van het selectiefilter Herkomst stellingen Een vragenlijst kan opgebouwd zijn uit vragen die samengesteld zijn door Integraal, door de bovenschoolse organisatie of door de school zelf. Wilt u bijvoorbeeld alleen van de landelijke vragen de resultaten zien: 1) Selecteer dan alleen Landelijk ; 2) Klik op Toon resultaten. Mogelijkheid 2 Mijn Integraal > Feedbacklijst uitzetten/inzien. (!) Resultaten worden getoond op het moment dat meer dan 70 % van de respondenten de vragenlijst ingevuld heeft en/of op het moment dat de einddatum verstreken is. Klik in het scherm dat je nu ziet op de gewenste vragenlijst. Je komt in het volgende scherm. - Dit overzicht toont ook een grafische verdeling van de antwoorden. Dat is vooral interessant bij bijvoorbeeld een vragenlijst van het type collega indien meerdere collega s de vragenlijst voor je hebben ingevuld. De standaarddeviatie (sd) geeft de afwijking van de antwoorden ten opzichte van het gemiddelde antwoord aan. Een sd van 1,0 of hoger wijst op een grote spreiding van de scores. Handleiding Integraal 9

10 - Wanneer je met de muis over een staafje van de grafiek gaat, wordt het aantal respondenten getoond dat de bijbehorende score gegeven heeft. Rood staat voor score 1, geel voor score 2, groen voor score 3 en blauw voor score 4. - Gemaakte opmerkingen worden via deze route getoond. Klik daarvoor op de tab Opmerkingen. - Afdrukken is mogelijk met de knop afdrukken. Handleiding Integraal 10

11 5. Achteraf wijzigingen aanbrengen in een verstuurde vragenlijst De mogelijkheden om te wijzigen zijn afhankelijk van de status van de uitgezette vragenlijst. De vragenlijst staat klaar, maar is nog niet verstuurd Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Feedbacklijst uitzetten/inzien. 1) Klik op de uitgezette vragenlijst die je wilt wijzigen. 2) Klik onderin het scherm op Bewerken. 3) Wat je kunt doen: - De begindatum wijzigen; - De einddatum wijzigen wanneer je bijvoorbeeld respondenten meer tijd wilt geven om de vragenlijst in te vullen; - De tekst in het tekstvak Toelichting aanpassen; - Respondenten verwijderen die de vragenlijst nog niet ingevuld hebben, door op het tabblad Respondenten bij de betreffende respondent te klikken op het prullenbakje; - Respondenten toevoegen door op het tabblad Respondenten te klikken op Medewerker toevoegen. Daar krijgt de respondent per bericht over. De vragenlijst is verstuurd Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Vragenlijsten feedback uitzetten. 1) Klik op de uitgezette vragenlijst die je wilt wijzigen. 2) Klik onderin het scherm op Bewerken. 3) Wat je kunt doen: - De einddatum wijzigen wanneer je bijvoorbeeld respondenten meer tijd wilt geven om de vragenlijst in te vullen; - De tekst in het tekstvak Toelichting aanpassen; - Respondenten verwijderen die de vragenlijst nog niet ingevuld hebben, door op het tabblad Respondenten bij de betreffende respondent te klikken op het prullenbakje mits de einddatum niet verstreken is. - Respondenten toevoegen door op het tabblad Respondenten te klikken op Medewerker toevoegen mits de einddatum nog niet verstreken is. Daar krijgt de respondent per bericht over. Handleiding Integraal 11

12 6. Een vragenlijst deactiveren of opnieuw activeren Deactiveren van een vragenlijst Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Feedbacklijst uitzetten/inzien. 1) Klik op de uitgezette vragenlijst die je wilt deactiveren. 2) Klik onderin het scherm op de knop deactiveren. Gevolgen: - Respondenten die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld, krijgen per bericht dat de vragenlijst is ingetrokken; - De resultaten worden niet meer getoond binnen Integraal. Opnieuw activeren van een vragenlijst Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Feedbacklijst uitzetten/inzien. 1) Klik bij het filter Actief de optie Nee. Je ziet dan alle gedeactiveerde vragenlijsten. 2) Selecteer de vragenlijst. 3) Klik onderin het scherm op de knop activeren. Gevolgen: - Wanneer de ingevoerde einddatum nog niet is bereikt, krijgen respondenten die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld hierover per bericht; - De resultaten worden weer getoond binnen Integraal. Handleiding Integraal 12

13 7. Inzien competentievragenlijst collega Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Cockpit feedback collega inzien. Je komt dan in het volgende scherm. In dit voorbeeldscherm zie je: - in de linker tabel, dat aan negen medewerkers gevraagd is om toestemming tot inzage in hun Cockpit feedback. Eén medewerker heeft dit verzoek afgewezen. Eén medewerker heeft het verzoek toegewezen. Zeven medewerkers hebben op het verzoek nog niet gereageerd. - In de rechtertabel zie je wie aan de medewerker toestemming hebben gevraagd om zijn Cockpit feedback in te zien. Hij heeft twee verzoeken afgewezen en twee verzoeken toegewezen. Toestemming vragen 1) Klik onderin het scherm op Toestemming vragen. 2) Selecteer de medewerker aan wie je toestemming wilt vragen en klik op toestemming vragen. 3) Herhaal dit, indien je aan meerdere medewerkers toestemming wilt vragen. 4) Meldt mondeling bij de betreffende medewerker dat je een verzoek gedaan hebt en geef aan waar en hoe hij dat verzoek kan toewijzen. Toestemming geven 1) Je hebt van een collega de mededeling gehad dat hij een verzoek verzonden om de Cockpit feedback in te zien. Je ziet nu in de rechtertabel de naam van de medewerker en daarachter de status van het verzoek. Standaard staat dit op afgewezen. 2) Accepteer het verzoek door in de kolom Respons op het vinkje te klikken. Dit verandert in een kruisje. De status verandert in toegewezen. 3) Maak de toestemming ongedaan door in de kolom Respons op het kruisje te klikken. Dit verandert in een vinkje. De status verandert in afgewezen. Handleiding Integraal 13

14 Inzien Cockpit feedback van de collega. 1) Klik bij de medewerker die toestemming heeft verleend op. Je ziet nu het volgende scherm. 2) Klik op een gekleurd vak om de scores per vraag in te zien. Je ziet nu het volgende scherm. Wat betekenen de kleuren en getallen voor de domeinen, onderwerpen en stellingen? De kleuren voor de onderwerpen worden gebaseerd op de gemiddelde score die voor de onderliggende stellingen gehaald wordt. Integraal toont alleen de kleuren oranje en groen. Daarmee benadrukken we het ontwikkelingsgerichte karakter van competentievragenlijsten. Je zou oranje kunnen interpreteren als zwakker dan sterk en groen als sterker dan zwak. De kleur die een domein krijgt is gebaseerd op de verhouding tussen de oranje en groen gescoorde onderwerpen die tot dat domein behoren. (!) Houd er rekening mee dat onder een bekwaamheidsdomein meerdere onderwerpen gescoord kunnen zijn. Integraal berekent bewust geen gemiddelde van deze onderwerpen. De gemiddelde score per onderwerp wordt bepaald door de score van de onderliggende stellingen. De score van de onderwerpen vervolgens middelen, kan snel tot een scheef beeld leiden. Bij het interpreteren van de scores op vraagniveau gaat het om het veel of weinig zien van het gevraagde gedrag. Bij een score van 4 kan invuller allerlei voorbeelden noemen waaruit blijkt dat dit gedrag zichtbaar is in de praktijk. Bij een score van 3 kunnen die voorbeelden ook genoemd worden, maar minder overtuigend. Bij een score van 2 kun je amper en bij een score van 1 kun je helemaal geen voorbeelden noemen. Handleiding Integraal 14

15 Als je vanuit deze invalshoek naar de resultaten kijkt, wordt reflectie interessant. Wat maakt dat je bepaald gedrag vaker laat zien dan ander gedrag? Welke inzichten zou dat kunnen geven in waar je staat in je professionele ontwikkeling? Betekenis van het selectiefilter Functies Een vragenlijst kan opgebouwd zijn uit vragen die gelden voor meerdere functies. Wilt u bijvoorbeeld alleen van de functie Intern begeleider de resultaten zien: 1) Selecteer dan alleen de betreffende functie. 2) Klik op Toon resultaten. Betekenis van het selectiefilter Herkomst stellingen Een vragenlijst kan opgebouwd zijn uit vragen die samengesteld zijn door Integraal, door de bovenschoolse organisatie of door de school zelf. Wilt u bijvoorbeeld alleen van de landelijke vragen de resultaten zien: 1) Selecteer dan alleen Landelijk. 2) Klik op Toon resultaten. Handleiding Integraal 15

16 8. Persoonlijk ontwikkelingsplan maken en bijhouden Het plan maken Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP maken/inzien. 1) Klik in het scherm dat je nu ziet linksonder op Toevoegen. Je ziet nu onderstaand scherm. - Je ziet vier tabbladen. Grotendeels is dit vergelijkbaar met het hulpplan in ParnasSys. - Evenals bij het hulpplan kan de school of de bovenschoolse organisatie onderdelen voorzien van standaardtekst. Dat is van toepassing voor Plan en Evaluatie. (!) De tekst die je schrijft bij Scholing & ervaring wordt automatisch gekopieerd naar het volgende plan. (!) Elke medewerker kan als beoordelaar gekozen worden. Het is uiteraard aan de school hier afspraken over te maken. (!) Meerdere plannen aanmaken, is mogelijk. 2) Sla het plan tussentijds op door onderin het scherm te klikken op Opslaan 3) Je kunt op een later tijdstip weer verder gaan met het plan door het plan te openen en onderin het scherm te klikken op de knop bewerken. 4) Is het plan klaar, lever het dan digitaal in door bij de tab Evaluatie te klikken op de knop Opslaan en inleveren. 5) Na opslaan en inleveren zie je het volgende scherm. Handleiding Integraal 16

17 Klik op Terug naar overzicht om terug te gaan naar het startscherm met het overzicht van je persoonlijk ontwikkelingsplannen. Het plan accepteren (door beoordelaar) Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP collega inzien. Via deze route heeft de beoordelaar inzage in de plannen en status hiervan. Tip: spreek intern af dat de medewerker de beoordelaar op de hoogte stelt dat het plan klaar is of spreek een deadline af. Uitsluitend bij een plan met de status Ingeleverd kan de beoordelaar twee dingen doen: 1) het plan accepteren: status wordt Geaccepteerd > klik daarvoor onderin het scherm op plan accepteren ; 2) verzoeken het plan aan te passen > klik daarvoor onderin het scherm op verzoek tot aanpassen > Geef in het popup-venster een toelichting. De medewerker ziet deze toelichting in het persoonlijk ontwikkelingsplan op het tabblad Algemeen achter Opmerkingen. (!) De medewerker ontvangt géén bericht over de keus die de beoordelaar maakt! Ook hier geldt: spreek af dat de beoordelaar de medewerker zelf even op de hoogte stelt. Het plan tussentijds evalueren Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP maken/inzien. 1) Klik op het plan met de status Geaccepteerd. 2) Klik onderin het scherm op evaluatie bewerken. Het plan afsluiten Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP maken/inzien. 1) Klik op het plan met de status Geaccepteerd. 2) Klik onderin het scherm op plan afsluiten. 3) In het popup-venster verschijnt de inhoud van het tabblad Evaluatie. De tekst kan nog bewerkt worden. 4) Vul de juiste einddatum in. Standaard staat er al de huidige datum. 5) Maak de evaluatie definitief door te klikken op opslaan. (!) Alleen plannen met de status Geaccepteerd kunnen afgesloten worden. (!) Je kunt de evaluatie daarna alleen nog wijzigen door het plan te bewerken. Het plan toch nog bewerken na inleveren, acceptatie of afsluiting Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP maken/inzien. 1) Klik op het plan. 2) Klik onderin het scherm op goedkeuring ongedaan maken. 3) Lees de melding die verschijnt. 4) Klik op OK. 5) Klik op bewerken (!) De status van het plan wordt gewijzigd naar Wordt opgesteld. Het plan zal eerst weer goedgekeurd moeten worden door de beoordelaar. Handleiding Integraal 17

18 Het plan deactiveren of activeren Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP maken/inzien. 1) Klik op het plan. 2) Klik onderin het scherm op Activeren of Deactiveren. Het plan afdrukken Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > POP maken/inzien. 1) Klik op het plan. 2) Klik onderin het scherm op Afdrukken. Handleiding Integraal 18

19 9. Mijn Map beheren in verband met het bekwaamheidsdossier Elke medewerker heeft een eigen digitale map. Mijn Map geeft je de mogelijkheid om: - documenten te uploaden met het oog op je bekwaamheidsdossier. Denk aan diploma s, getuigschriften, aanstellingsakten, enzovoort. - notities aan te maken. Bijvoorbeeld naar aanleiding van je functioneringsgesprek. Mijn ParnasSys > Mijn Map. 1) Maak een keus uit Nieuwe notitie of Nieuw bestand. Is gekozen voor bestand 1) Kies datum. 2) Maak een onderwerp aan. 3) Kies een categorie. 4) Klik op Bestand kiezen. 5) Voeg het bestand toe. 6) Klik op Opslaan. Is gekozen voor medewerkersnotitie 1) Kies datum. 2) Maak een onderwerp aan. 3) Kies een categorie. 4) Noteer je notitie in het tekstvak. 5) Klik op Opslaan. 6) Klik op Naar overzicht. Verwijderen bestand Mijn ParnasSys > Mijn Map. 1) Klik op een bestand. 2) Klik op Verwijderen. (!) Bewerken bestand: niet mogelijk, je kunt wel een bewerkt bestand (opnieuw) uploaden (zie boven). Bewerken notitie Mijn ParnasSys > Mijn Map. 1) Klik op de notitie. 2) Klik op het wijzigpotlood om te bewerken. 3) Klik op Opslaan. Verwijderen of bewerken notitie Mijn ParnasSys > Mijn Map. 1) Klik op de notitie. 2) Klik op Verwijderen. (!) Schoolleiders kunnen ook documenten en notities toevoegen aan mappen van medewerkers. Je ziet altijd wie iets heeft toegevoegd. Je kunt die notities en documenten inzien. Handleiding Integraal 19

20 10. Gesprekken organiseren via Integraal Met deze functionaliteit kunnen scholen: - gesprekken via Integraal inplannen; - verslaglegging digitaliseren. Gesprekken plannen als gespreksleider Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksleider. 1) Klik in het scherm dat je nu ziet op toevoegen. 2) Gespreksdatum invullen. 3) Begin- en eindtijd invullen (optioneel). 4) Gesprekstype selecteren. 5) Gespreksdeelnemer selecteren. 6) Klik op Opslaan en naar volgende stap. - Pas indien gewenst de tekst in het tekstvak Voorbereiding aan. 7) Klik op Opslaan en naar volgende stap. - Pas indien gewenst de tekst in het tekstvak Verslag aan. 8) Klik op Opslaan. (!) Voor meerdere medewerkers ineens > klik op meerdere toevoegen > alleen datum in te vullen > bij de betreffende individuele medewerkers kun je vervolgens aanpassingen uitvoeren. Dit is vooral handig wanneer de velden Voorbereiding en Verslag geen aanpassing vragen en het niet aankomt op een strakke tijdsplanning. Medewerkers krijgen vier weken voor het gesprek een , tenzij de geplande datum binnen vier weken valt. In dat geval krijgen ze direct een . Medewerkers kunnen onder Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksdeelnemer het gesprek selecteren en zo bijvoorbeeld alvast nagaan hoe zij zich moeten voorbereiden op het gesprek. Gesprekken als gespreksdeelnemer Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksdeelnemer. Je ziet nu een scherm met daarin een overzicht van de gesprekken en de status die elk gesprek heeft. Uitleg van de statussen van een gesprek. Weten wat je bij elke status kunt doen. (!) We geven bij elke status alleen de meest relevante mogelijkheden weer. Status gesprek Wat kan gespreksleider? Wat kan gespreksdeelnemer? Gesprek gepland Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksleider. Het ingeplande gesprek inzien en indien gewenst: - annuleren; - bewerken; - deactiveren/activeren; - afdrukken. Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksdeelnemer. Het ingeplande gesprek inzien. Je ziet dan de volgende informatie: - datum en eventueel tijd; - met wie gesprek plaatsvindt; - soort gesprek; - welke voorbereiding wordt gevraagd; Handleiding Integraal 20

21 - agenda. Indien gewenst: - het tekstvak Voorbereiding bewerken; - het gesprek activeren / deactiveren; - het gesprek afdrukken. Gesprek geannuleerd Een gesprek met de status gepland kun je annuleren De status wordt dan Gesprek geannuleerd. Wil je dit gesprek later toch weer inplannen? Selecteer het gesprek en klik op gesprek weer inplannen. Gesprek plaatsgevonden Indien het gesprek niet is geannuleerd, krijgt het gesprek deze status automatisch na het passeren van de gespreksdatum. Dus ook als het gesprek niet plaatsvond! Je kunt de inhoud onder het tabblad Voorbereiding wijzigen. Klik daarvoor op de knop bewerken. De gespreksleider kan het verslag van het gesprek maken. (!) Je kunt als deelnemer in het tekstvak Voorbereiding alvast een conceptverslag van het gesprek maken! 1) Klik daarvoor op de knop bewerken. 2) Klik op het tabblad Verslag om het verslag te maken. (!) Wanneer de medewerker al een concept verslag gemaakt heeft in het tekstvak Voorbereiding, kan dat (via knippen en plakken ) gekopieerd worden naar het tekstvak Verslag 3) Wanneer het verslag ter goedkeuring naar de medewerker kan, klik dan onder aan het tabblad Verslag op opslaan en ter goedkeuring naar medewerker. Verslag ter goedkeuring Indien gewenst kan het verslag nog bewerkt worden. De status wijzigt dan in Gesprek plaatsgevonden (zie boven). Je kunt het verslag inzien. Je kunt onderaan het verslag opmerkingen plaatsen bij het verslag in het veld opmerkingen. (!) Scroll naar beneden tot je het opmerkingenveld ziet. Handleiding Integraal 21

22 Verzoek tot aanpassing verslag Op het gespreksoverzicht onder Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksleider zie je dat de status is veranderd in Verzoek tot aanpassing verslag Selecteer het gesprek. Klik op bewerken. Lees in het opmerkingenveld onderaan het verslag de opmerkingen van de medewerker. Voer eventuele aanpassingen door. Klik op opslaan en ter goedkeuring naar medewerker (!) Ook nu krijgt de medewerker weer de mogelijkheid om goed te keuren of niet goed te keuren. Vervolgens kies je voor: 1) Het verslag niet goedkeuren. Bij de keus voor niet goedkeuren verschijnt een popupscherm met de tekst: Voer de reden in waarom u dit gesprek niet goedkeurt. Hierin lees de opmerkingen terug die je hebt gemaakt in het veld opmerkingen. Je kunt deze tekst bewerken. Je kunt bijvoorbeeld nog een toelichting geven. (!) Nadat de gespreksleider het verslag aangepast heeft en dit weer aanbiedt ter goedkeuring kun je weer opmerkingen maken en kiezen voor goedkeuren of niet goedkeuren. 2) Het verslag goedkeuren: niemand kan meer wijzigingen aanbrengen. (!) Wanneer in het format de status vertrouwelijk is toegekend aan het verslag, wordt na het goedkeuren gevraagd of het verslag ook door derden mag worden ingezien. Verslag goedgekeurd (definitief) - Gespreksleider: Druk het verslag af en leg dit ter ondertekening voor aan de medewerker. Ook is het denkbaar dat je de getekende versie vervolgens scant en uploadt in de map van de medewerker. De medewerker kan die map inzien. - Niemand kan een gesprek met deze status nog bewerken. (!) Wanneer om één of andere reden het verslag van een gesprek met de status Verslag ter goedkeuring of Verslag goedgekeurd alsnog bewerkt moet worden kan alleen de gespreksleider dat als volgt doen: Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Gesprekken als gespreksleider. 1) Klik in het scherm dat je nu ziet op het betreffende gesprek. 2) Klik op verslag bewerken. 3) Er verschijnt een melding die er op wijst dat de status gewijzigd gaat worden in Gesprek plaatsgevonden > Klik op OK. 4) Om het verslag weer te kunnen bewerken > Klik op bewerken. 5) Klik op het tabblad Verslag om het verslag te kunnen bewerken. Handleiding Integraal 22

23 6) Wanneer het verslag ter goedkeuring naar de medewerker kan, klik dan onder aan het tabblad Verslag op opslaan en ter goedkeuring naar medewerker. (!) Schoolleiders: Leg uit aan medewerkers hoe gesprekken verlopen binnen ParnasSys-Integraal. Leg de verschillende stappen in het gesprek uit. Bovenstaande informatie biedt dan een goede leidraad. Handleiding Integraal 23

24 11. Inzien dossier medewerker (!) Alleen medewerkers met de rol integraal schoolleider hebben toegang tot het digitale dossier. Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Personeel. Je ziet nu drie tabbladen: Feedback: een overzicht van de feedback over de bekwaamheidsontwikkeling van de medewerkers. Ontwikkelingsplannen: de opgestelde persoonlijke ontwikkelingsplannen van de medewerkers. Gesprekken: de verslagen van gesprekken met de medewerkers. Feedback overzicht medewerkers Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Personeel > Feedback. Je ziet nu in het volgende scherm een algemeen overzicht. De kleur die een bekwaamheidsdomein krijgt, is gebaseerd op de verhouding tussen de oranje en groen gescoorde onderwerpen die tot dat domein behoren. (!) Houd er rekening mee dat onder een bekwaamheidsdomein meerdere onderwerpen gescoord kunnen zijn. Integraal berekent bewust geen gemiddelde van deze onderwerpen. De gemiddelde score per onderwerp wordt Handleiding Integraal 24

25 bepaald door de score van de onderliggende stellingen. De score van de onderwerpen vervolgens middelen, kan snel tot een scheef beeld leiden. Betekenis van het selectiefilter Functies Standaard is de kleur een bekwaamheidsdomein gebaseerd op de scores van alle onderliggende vragen. Wilt u bijvoorbeeld dat alleen de vragen voor de functie Intern begeleider meetellen in de berekening: 1) Selecteer dan alleen de betreffende functie. 2) Klik op Toon resultaten. Betekenis van het selectiefilter Vragenlijsttype Standaard is de kleur een bekwaamheidsdomein gebaseerd op de scores van alle onderliggende vragen uit de vragenlijsten van het type Zelf. Wilt u bijvoorbeeld dat de resultaten gebaseerd worden op de vragenlijst van het type Collega : 1) Selecteer dan het betreffende vragenlijsttype. 2) Klik op Toon resultaten. Betekenis van het selectiefilter Peildatum Alleen de scores van vragenlijsten die zijn ingevuld tot die datum, worden meegenomen in het te tonen overzicht. 1) Stel de peildatum in. 2) Klik op Toon resultaten. Cockpit Feedback van de medewerker inzien Klik bij een medewerker op een gekleurde cel om de meest recente resultaten in te zien. Je ziet nu het volgende scherm. Klik per vragenlijsttype door om de historie te zien. Let op: je ziet dan de historie van het gekozen Vragenlijsttype: Zelf, Collega, Leidinggevende, Externe. Zie het volgende scherm. Handleiding Integraal 25

26 (!) Het overzicht toont uitsluitend de onderwerpen die door de medewerker gekozen zijn bij het uitzetten van de vragenlijsten. (!) Je kunt niet inzoomen op de resultaten per stelling. Wil je dit, vraag dan de medewerker toestemming om diens Cockpit feedback in te mogen zien. Een medewerker met de rol integraal schoolleider kan hier bij de vragenlijst van het type Leidinggevende wél inzoomen op de resultaten per stelling. Wat betekenen de kleuren en getallen voor de domeinen, onderwerpen? De kleuren voor de onderwerpen worden gebaseerd op de gemiddelde score die voor de onderliggende stellingen gehaald wordt. Integraal toont alleen de kleuren oranje en groen. Daarmee benadrukken we het ontwikkelingsgerichte karakter van competentievragenlijsten. Je zou oranje kunnen interpreteren als zwakker dan sterk en groen als sterker dan zwak. De kleur die een domein krijgt, is gebaseerd op de verhouding tussen de oranje en groen gescoorde onderwerpen die tot dat domein behoren. (!) Houd er rekening mee dat onder een bekwaamheidsdomein meerdere onderwerpen gescoord kunnen zijn. Integraal berekent bewust geen gemiddelde van deze onderwerpen. De gemiddelde score per onderwerp wordt bepaald door de score van de onderliggende stellingen. De score van de onderwerpen vervolgens middelen, kan snel tot een scheef beeld leiden. Als je vanuit deze invalshoek naar de resultaten kijkt, wordt reflectie interessant. Wat maakt dat je bepaald gedrag vaker laat zien dan ander gedrag? Welke inzichten zou dat kunnen geven in waar je staat in je professionele ontwikkeling? Betekenis van het selectiefilter Functies Een vragenlijst kan opgebouwd zijn uit vragen die gelden voor meerdere functies. Wilt u bijvoorbeeld alleen van de functie Intern begeleider de resultaten zien: 1) Selecteer dan alleen de betreffende functie. 2) Klik op Toon resultaten. Betekenis van het selectiefilter Peildatum Alleen de scores van vragenlijsten die zijn ingevuld tot die datum, worden meegenomen in het te tonen overzicht: Handleiding Integraal 26

27 1) Stel de peildatum in. 2) Klik op Toon resultaten. Betekenis van het selectiefilter Herkomst stellingen Een vragenlijst kan opgebouwd zijn uit vragen die samengesteld zijn door Integraal, door de bovenschoolse organisatie of door de school zelf. Wilt u bijvoorbeeld alleen van de landelijke vragen de resultaten zien: 1) Selecteer dan alleen Landelijk ; 2) Klik op Toon resultaten. Het scherm ontwikkelplannen Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Personeel > Ontwikkelingsplannen. Je ziet nu in het volgende scherm een overzicht van de medewerkers: 1) Klik op de naam van een medewerker. 2) Klik op het ontwikkelingsplan dat je in wilt zien. (!) Om de voortgang van de ontwikkelingsplannen van de medewerkers te kunnen volgen: 1) Klik op de naam van een willekeurige medewerker. 2) Maak vervolgens gebruik van de selectiefilters. Het scherm gesprekken Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Personeel > Gesprekken. Je ziet nu in het volgende scherm een overzicht van de medewerkers: 1) Klik op de naam van een medewerker. 2) Klik op het verslag dat je in wilt zien. (!) Je kunt hier het verslag niet bewerken. Zie daarvoor de inhoudsgave van deze handleiding. (!) Om bijvoorbeeld te selecteren op type gesprek: 1) Klik op de naam van een willekeurige medewerker. 2) Maak vervolgens gebruik van de selectiefilters. Handleiding Integraal 27

28 12. Competentievragenlijsten op maat maken voor mijn school Alvorens competentievragenlijsten op maat te maken is het van belang de handreiking voor de schoolleider te raadplegen (zie inhoudsopgave). Ben je tot de conclusie gekomen: - dat je een landelijk samengestelde of een bovenschools samengestelde vragenlijst volledig overneemt, dan is dit hoofdstuk niet van toepassing; - dat je uit de landelijk en/of bovenschoolse vragen een eigen selectie wilt maken, ga dan in dit hoofdstuk naar het onderdeel Samenstellen van eigen vragenlijsten ; - dat je domeinen, onderwerpen en/of stellingen toe wilt voegen, ga dan naar het direct volgende onderdeel Inrichten vragenlijsten. Ga vooraf na of een toe te voegen vraag reeds in een vragenlijst is opgenomen (als vraag of in een toelichting bij een vraag). Inrichten vragenlijsten Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Inrichten > Persoonlijke ontwikkeling > Inrichting vragenlijsten. Welke vragen zitten er per functie al in? Om na te gaan welke stellingen er per functie al in Integraal zitten kun je het selectiefilter Functie(s) gebruiken. 1) Stel het filter in. 2) Klik daarna op zoeken. (!) Wil je in het overzicht een domein of onderwerp uitvouwen om de onderliggende onderwerpen of vragen te tonen, klik dan op,voor het invouwen klik op. Vuistregel Maak nieuwe domeinen, onderwerpen en vragen aan onder de tab Standaard. Alles wat je hier aanmaakt, wordt automatisch opgenomen in elk type vragenlijst. Bij het samenstellen kun je vervolgens per type afwegen wie je wat wilt vragen. Domein toevoegen 1) Klik in het scherm dat geopend wordt op de tab Standaard. 2) Klik onderin op domein toevoegen. 3) Vul naam en de afkorting daarvan in. 4) Zet Actief op Ja. 5) Klik op Opslaan. (!) Wil je naderhand een toegevoegd domein uitschakelen, zet dan het selectiefilter Actief op Nee. Het domein en de onderliggende onderwerpen en stellingen worden dan niet meer opgenomen in een vragenlijst. Onderwerp toevoegen 1) Vouw het domein uit waar je een onderwerp aan toe wilt voegen. 2) Klik op onderwerp toevoegen 3) Vul naam en de afkorting daarvan in. 4) Zet Actief op Ja. 5) Klik op Opslaan. (!) Wil je naderhand een toegevoegd onderwerp uitschakelen, zet dan het selectiefilter Actief op Nee. Het onderwerp en de onderliggende stellingen worden dan niet meer opgenomen in een vragenlijst. Handleiding Integraal 28

29 Stelling (vraag) toevoegen Een stelling is een bewering of vraag waarvoor een respondent via de vragenlijst een score kan geven in een vierpuntschaal. 1) Vouw het domein en daarna het onderwerp uit waar je een stelling aan toe wilt voegen. 2) Klik op stelling/vraag toevoegen. 3) Formuleer in het veld Doeltekst de stelling zoals deze weergegeven moet worden in de rapportages die afgedrukt kunnen worden. 4) Formuleer in het veld Vraagtekst de stelling zoals deze qua formulering voorgelegd moet worden aan de respondent. Toelichting: In een aantal gevallen kan de stelling qua formulering niét als zodanig voorgelegd worden aan een respondent. In dat geval is het nodig om de stelling in het veld Vraagtekst anders te formuleren. Bijvoorbeeld: Stelling zoals geformuleerd in het veld Doeltekst : De ouders zijn tevreden over de veiligheid op het schoolplein. Aan de ouders leg je dan de volgende vraag voor: Ik ben tevreden over de veiligheid op het schoolplein. 5) In het veld Toelichting kan een toelichting gegeven worden bij de stelling. Deze toelichting kan de respondent lezen bij het invullen van de vragenlijst. 6) Het selectiefilter Inspectie kun je op Nee laten staan. 7) Vink aan bij Van toepassing voor voor welke functies een stelling relevant is. Je kunt meerdere functies tegelijk aanvinken. (!) Wil je naderhand een toegevoegde stelling uitschakelen, zet dan het selectiefilter Actief op Nee. De stelling wordt dan niet meer opgenomen in een vragenlijst. Handleiding Integraal 29

30 Samenstellen van eigen competentievragenlijsten Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Inrichten > Vragenlijsten. Op de pagina die getoond wordt kun je met behulp van de filters gericht zoeken naar een vragenlijst. Nieuwe vragenlijst samenstellen 1) Klik op Nieuwe vragenlijst samenstellen. 2) Kies het type vragenlijst dat je wilt samenstellen; Zelf, Collega, Leidinggevende of Externe. - In het scherm dat volgt, worden alle domeinen, onderwerpen en vragen getoond: o van Stichting Integraal; o van de bovenschoolse organisatie; o van de school. (!) Beweeg met de muis over de tekst en je ziet de herkomst. 3) Geef de vragenlijst een (herkenbare) naam. 4) Selecteer uit de lijst de domeinen, onderwerpen en vragen die je op wilt nemen in de eigen vragenlijst. Je kunt in één keer een heel domein selecteren. Alle onderliggende onderwerpen en vragen worden dan aangevinkt. Verwijder vervolgens het vinkje uit de onderwerpen of vragen die je niet op wilt nemen. Ditzelfde kun je doen met een onderwerp. 5) Klik op Opslaan. 6) Herhaal deze handelingen voor het vragenlijsttype Collega, Leidinggevende, Externe. (!) Wil je in het kader van 360-graden feedback over dezelfde onderwerpen ook een vragenlijst voorleggen aan een collega, leidinggevende of externe, doorloop dan steeds de stappen 1-5 en maak bij stap 2 de juiste keus. Zelf samengestelde vragenlijst bewerken 1) Klik op de vragenlijst die bewerkt moet worden. 2) Klik op Bewerken. 3) Wijzig de selectie van vragen. 4) Klik op Opslaan. Handleiding Integraal 30

31 13. Vragenlijsten inzien en afdrukken Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Inrichten > Vragenlijsten. Op de pagina die getoond wordt kun je met behulp van de filters gericht zoeken naar een vragenlijst. 1) Klik op de vragenlijst die je wilt inzien en/of afdrukken. 2) Gebruik de selectiefilters om te bepalen wat je wilt inzien. - Tekst voor de keus om de vraagtekst of de doeltekst te kunnen zien. - Functie(s) om aan te geven voor welke functie de vragen getoond moeten worden. - Toelichtingen op afdruk om te kiezen of ook de toelichtingen afgedrukt moeten worden. 3) Klik op Zoeken. 4) Klik op Afdrukken om de afdruk te maken. Handleiding Integraal 31

32 14. Formats voor gesprekken aanmaken Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Inrichten > Persoonlijke ontwikkeling > Gesprektypes. Zelf een format maken 1) Klik in het scherm dat je nu ziet op Toevoegen. 2) Voorzie het gesprek van een naam. 3) Geef het gesprek een afkorting. 4) Geef de status van het gesprek aan: Actief/Niet actief. 5) Geef aan of het gesprek vertrouwelijk is of niet. Indien Ja dan wordt bij het goedkeuren van het verslag aan de medewerker gevraagd of ook derden (het verslag van) het gesprek mogen inzien. Een gespreksleider is namelijk niet altijd de schoolleider. 6) Bij voorbereiding en verslag is het mogelijk om het gesprek te voorzien van standaardtekst: een agenda, richtlijnen voor de voorbereiding, enz, Format van bovenschoolse organisatie overnemen 1) Klik op het bovenschoolse format (zie kolom herkomst). 2) Klik op activeer. Handleiding Integraal 32

33 15. Een format voor een persoonlijk ontwikkelplan maken Mijn ParnasSys > Mijn Integraal > Ga naar Integraal > Inrichten > Persoonlijke ontwikkeling > Standaardinvulling POP. 1) Wanneer dit scherm voor het eerst geopend wordt zie je: 2) klik op het tabblad waarvan de inhoud ingevoerd of aangepast moet worden. 3) Klik op bewerken. 4) In het scherm dat nu volgt kun je: - Een eigen tekst invoeren > klik daarna op Opslaan ; - Het landelijk format overnemen > klik op kopiëren landelijk format > het format wordt gekopieerd en automatisch opgeslagen; - Het format van een bovenschools verband overnemen > klik op kopiëren van bovenschools verband > klik op kopiëren > Pas de tekst eventueel aan en klik op Opslaan. (!) De teksten in het format kunnen nadien nog bewerkt worden. Volg daarvoor stap 1-3. Handleiding Integraal 33

34 16. Bovenschools formats voor gesprekken aanmaken Je kunt formats voor gesprekstypes aanmaken die gebruikt kunnen worden door de aangesloten scholen. Denk aan functioneringsgesprekken, voortgangsgesprekken, beoordelingsgesprekken. Op deze manier kan elke school binnen de organisatie dezelfde formats voor gesprekken gebruiken. (!) Log in met het account dat toegang geeft tot de bovenschoolse module. Mijn ParnasSys > Organisatie > Integraal> Gesprekstypes. 1) Klik in het scherm dat je nu ziet op Toevoegen. 2) Voorzie het gesprek van een naam. 3) Geef het gesprek een afkorting. 4) Geef de status van het gesprek aan: Actief/Niet actief. 5) Geef aan of het gesprek vertrouwelijk is of niet. Indien Ja dan wordt bij het goedkeuren van het verslag aan de medewerker gevraagd of ook derden (het verslag van) het gesprek mogen inzien. Een gespreksleider is namelijk niet altijd de schoolleider. 6) Bij voorbereiding en verslag is het mogelijk om het gesprek te voorzien van standaardtekst: een agenda, richtlijnen voor de voorbereiding, enz, 7) Klik op Opslaan. Het opgeslagen format is nu te zien door de onderliggende scholen. Daar moet het gesprek eerst geactiveerd worden om gebruikt te kunnen worden. (!) De inhoud van de tekstvelden voorbereiding en verslag kan nog gewijzigd en eventueel aangevuld worden op het moment dat een schoolleider of medewerker een collega uitnodigt voor een gesprek. Handleiding Integraal 34

35 17. Bovenschools een format voor het persoonlijk ontwikkelplan aanmaken Je kunt een format voor het persoonlijk ontwikkelingsplan maken dat gebruikt kan worden door de aangesloten scholen. (!) Log in met het account dat toegang geeft tot de bovenschoolse module. Mijn ParnasSys > Organisatie > Integraal > Standaardinvulling POP. 1) Klik in het scherm dat je nu ziet op het tabblad Plan of Evaluatie. 2) Voer de tekst in en klik op Opslaan. (!) De teksten in het format kunnen nadien nog bewerkt worden. Volg daarvoor dezelfde stappen. Handleiding Integraal 35

36 18. Bovenschools competentielijsten op maat maken voor de scholen Alvorens competentievragenlijsten op maat te maken, is het van belang de handreiking voor de schoolleider te raadplegen (zie inhoudsopgave). Ben je tot de conclusie gekomen: - dat je een landelijk samengestelde vragenlijst volledig overneemt, dan is dit hoofdstuk voor jou niet van toepassing; - dat je uit de landelijke vragen een eigen selectie wilt maken, ga dan in dit hoofdstuk naar het onderdeel Samenstellen van eigen vragenlijsten ; - dat je domeinen, onderwerpen en/of stellingen toe wilt voegen, ga dan naar het direct volgende onderdeel Inrichten vragenlijsten. (!) Log in met het account dat toegang geeft tot de bovenschoolse module. Inrichten vragenlijsten Mijn ParnasSys > Organisatie > Integraal > Inrichting persoonlijke ontwikkeling. Welke vragen zitten er per functie al in? Om na te gaan welke stellingen er per functie al in Integraal zitten kun je het selectiefilter Functie(s) gebruiken. 1) Stel het filter in. 2) Klik daarna op zoeken. (!)Wil je in het overzicht een domein of onderwerp uitvouwen om de onderliggende onderwerpen of stellingen te tonen, klik dan op,voor het invouwen, klik dan op. Vuistregel Maak nieuwe domeinen, onderwerpen en vragen aan onder de tab Standaard. Alles wat je hier aanmaakt, wordt automatisch opgenomen in elk type vragenlijst. Bij het samenstellen kun je vervolgens per type afwegen wie je wat wilt vragen. Domein toevoegen 1) Klik in het scherm dat geopend wordt op de tab Standaard. 2) Klik onderin op domein toevoegen. 3) Vul naam en de afkorting daarvan in. 4) Zet Actief op Ja. (!) Wil je naderhand een toegevoegd domein uitschakelen, zet dan het selectiefilter Actief op Nee. Het domein en de onderliggende onderwerpen en stellingen worden dan niet meer opgenomen in een vragenlijst. Onderwerp toevoegen 1) Vouw het domein uit waar je een onderwerp aan toe wilt voegen. 2) Klik op onderwerp toevoegen. 3) Vul naam en de afkorting daarvan in. 4) Zet Actief op Ja. Handleiding Integraal 36

37 (!) Wil je naderhand een toegevoegd onderwerp uitschakelen, zet dan het selectiefilter Actief op Nee. Het onderwerp en de onderliggende stellingen worden dan niet meer opgenomen in een vragenlijst. Stelling toevoegen Een stelling is een bewering of vraag waarvoor een respondent via de vragenlijst een score kan geven in een vierpuntschaal. 1) Vouw het domein en daarna het onderwerp uit waar je een stelling aan toe wilt voegen. 2) Klik op stelling/vraag toevoegen. 3) Formuleer in het veld Doeltekst de stelling zoals deze weergegeven moet worden in de rapportages die afgedrukt kunnen worden. 4) Formuleer in het veld Vraagtekst de stelling zoals deze qua formulering voorgelegd moet worden aan de respondent. In een aantal gevallen kan de stelling qua formulering niet als zodanig voorgelegd worden aan een respondent. In dat geval is het nodig om de stelling in het veld Vraagtekst (optioneel) anders te formuleren. Bijvoorbeeld: Stelling zoals geformuleerd in het veld Doeltekst : De ouders zijn tevreden over de veiligheid op het schoolplein. Aan de ouders vraag je in dat geval: Ik ben tevreden over de veiligheid op het schoolplein. 5) In het veld Toelichting kan een toelichting gegeven worden bij de stelling. Deze toelichting kan de respondent lezen bij het invullen van de vragenlijst. 6) Het selectiefilter Inspectie kun je op Nee laten staan. 7) Vink aan bij Van toepassing voor voor welke functies een stelling relevant is. Je kunt meerdere functies tegelijk aanvinken. (!) Wil je naderhand een toegevoegde stelling uitschakelen, zet dan het selectiefilter Actief op Nee. De stelling wordt dan niet meer opgenomen in een vragenlijst. Handleiding Integraal 37

38 Samenstellen van eigen competentievragenlijsten Mijn ParnasSys > Organisatie > Integraal > Vragenlijsten. Op de pagina die getoond wordt, kun je met behulp van de filters gericht zoeken naar een vragenlijst. Nieuwe vragenlijst samenstellen 1) Klik op nieuwe vragenlijst samenstellen. 2) Kies het type vragenlijst dat je wilt samenstellen; Zelf, Collega, Leidinggevende of Externe. - In het scherm dat volgt, worden alle domeinen, onderwerpen en vragen getoond: o van Stichting Integraal; o van de bovenschoolse organisatie; o van de school. (!) Beweeg met de muis over de tekst en je ziet de herkomst. 3) Geef de vragenlijst een naam. 4) Selecteer uit de lijst de domeinen, onderwerpen en vragen die je op wilt nemen in de eigen vragenlijst. Je kunt in één keer een heel domein selecteren. Alle onderliggende onderwerpen en vragen worden dan aangevinkt. Verwijder vervolgens het vinkje uit de onderwerpen of vragen die je niet op wilt nemen. Ditzelfde kun je doen met een onderwerp. 5) Klik op Opslaan. 6) Herhaal deze handelingen voor het vragenlijsttype Collega, Leidinggevende, Externe. (!) Wil je in het kader van 360-graden feedback over dezelfde onderwerpen ook een vragenlijst voorleggen aan een collega, leidinggevende of externe, doorloop dan steeds de stappen 1-5 en maak bij stap 2 de juiste keus. Zelf samengestelde vragenlijst bewerken 1) Klik op de vragenlijst die bewerkt moet worden. 2) Klik op Bewerken. 3) Wijzig de selectie van vragen. 4) Klik op Opslaan. Handleiding Integraal 38

39 19. Vragenlijsten bovenschools inzien en afdrukken Mijn ParnasSys > Organisatie > Integraal > Vragenlijsten. Op de pagina die getoond wordt kun je met behulp van de filters gericht zoeken naar een vragenlijst. 1) Klik op de vragenlijst die je wilt inzien en/of afdrukken. 2) Gebruik de selectiefilters om te bepalen wat je wilt inzien. - Tekst voor de keus om de vraagtekst of de doeltekst te kunnen zien. - Functie(s) om aan te geven voor welke functie de vragen getoond moeten worden. - Toelichtingen op afdruk om te kiezen of ook de toelichtingen afgedrukt moeten worden. 3) Klik op Zoeken. 4) Klik op Afdrukken om de afdruk te maken. Handleiding Integraal 39