Resultaatplan BETTERRESULTSGROUP.NL GIJS ANDREA & RICHARD WENTZEL

Transcriptie

1 Resultaatplan BETTERRESULTSGROUP.NL GIJS ANDREA & RICHARD WENTZEL

2 Het geheim van verbeteren zit diep weggestopt INLEIDING Veel IT-organisaties hebben last van de problemen zoals ze geschetst worden in het boek "De Dienstenfabriek": onduidelijke (operationele) doelen, te veel onderhanden (en achterstallig) werk, te lange doorlooptijden, veel verstoringen van de dagelijkse gang van zaken, moeilijkheden met het verbeteren van processen en te weinig inzicht in de daadwerkelijke prestatie van de afdeling, teams en individuen. Het gevolg voor medewerkers is dat zij hoge werkdruk ervaren, stress ondervinden en regelmatig het gevoel hebben in te moeten leveren op de inhoudelijke kwaliteit. Het implementeren van de oplossingselementen van de Better Results Group voor bovenstaande problemen vereist een zorgvuldige voorbereiding. De elementen zijn niet alledaags, waardoor de kans bestaat dat tijdens de implementatie weerstand ontstaat, met als meest negatieve uitkomst een mislukt verbeterproject. Om dat te voorkomen dient de organisatie voorafgaand aan de start van een implementatie ervan overtuigd te zijn dat alle elementen noodzakelijk én voldoende zijn, dat ze in de eigen situatie effectief gaan zijn en dat de organisatie de verbetering kan en wil bereiken met deze methode. BETTERRESULTSGROUP.NL GIJS ANDREA & RICHARD WENTZEL

3 Doelstelling Better Results Group (BRG) start elke samenwerking met een Resultaatplan, dit is een traject waarin het voor zowel de klant als voor BRG helder kan worden of, en zo ja op welke wijze en met welk resultaat een implementatie van TOC principes zinvol kan zijn. Daartoe is het noodzakelijk om de huidige situatie (verder) te analyseren, de gewenste situatie te bepalen en vervolgens het pad van huidig naar gewenst te beschrijven. BRG doet dat met behulp van de TOC Denkprocessen, zoals hierna beschreven. Dit traject is bedoeld om gezamenlijk te bepalen welke stappen nodig zijn en genomen kunnen worden om de verbetering effectief voor elkaar te krijgen. Het is een investering in tijd en geld om te komen tot een afgewogen en gedragen besluit van beide partijen en een concreet verbeterplan gepresenteerd kan worden. Indien beide partijen zich vervolgens committeren zal er een intensieve samenwerking volgen uiteraard heeft u de vrijheid om zelf aan te slag te gaan met het implementeren van het verbeterplan. BETTERRESULTSGROUP.NL GIJS ANDREA & RICHARD WENTZEL

4 Analyse én ontwerp met TOC Denkprocessen Inside the Issue Voor de analyse van de huidige situatie en het ontwerpen van een gedragen oplossing maakt BRG gebruik van de TOC Denkprocessen. Deze methodiek van Eli Goldratt biedt een gestructureerde werkwijze om problemen die in een aandachtsgebied spelen te achterhalen, te analyseren en op te lossen. De benadering is altijd vanuit het systeem als geheel en het doel dat men met het systeem wil bereiken. Hiervoor worden 4 vragen beantwoord. Via oorzaak-gevolg logica brengt men de huidige situatie gestructureerd in kaart en werkt men via een aantal heldere stappen toe naar een doorbraakoplossing met een bijbehorend resultaat. Waarom veranderen?: Over welk systeem praten we? Wat is de doelstelling van dit systeem? Wordt deze doelstelling gehaald? Wat staat er in de weg om deze doelstelling te halen (wat gaat er mis?) Wat veranderen?: Hoe ziet het probleemgebied er precies uit? Welke huidige structuren houden de situatie in stand? Waarheen veranderen?: Welke oplossingsrichting gaat ervoor zorgen dat de doelstelling wél gehaald gaat worden? Heeft deze oplossingsrichting bijwerkingen waar we iets mee moeten? Hoe veranderen?: Wat staat in de weg om de oplossing te implementeren? Hoe ziet het implementatieplan eruit? Wie doet wat?

5 Aanpak Bovenstaande vragen worden door een werkgroep onder leiding van BRG in heldere stappen beantwoord, waarbij het verkrijgen en behouden van draagvlak bij de werkgroepleden een belangrijke voorwaarde is. BRG bereikt dit door de toepassing van geweldloze communicatie: geen blaming en shaming, maar objectief waarnemen wat er in de werkelijkheid mis gaat en wat noodzakelijk én voldoende is om dat te overkomen. De werkgroep dient te bestaan uit personen die invloed hebben op het productieproces en die bereid zijn uitgedaagd te worden om bestaande patronen (ook bij henzelf) nader te onderzoeken en te doorbreken. Noodzakelijke stappen 1. Kennismaken met flow Wat is Flow, wat veroorzaakt stagnatie en hoge werkdruk, wat is een mogelijke oplossing 4 uur 4. Oplossingsrichting Oplossingsrichting vaststellen, evt. negatieve effecten benoemen en oplossen, obstakels voor implementatie inventariseren 4 uur 2. Analyse huidige situatie Vaststellen wat het doel is, wat dat doel in de weg zit, oorzaak gevolg relaties aanleggen en basis voor problemen vaststellen 3. Patroon vaststellen/doorbreken Onderliggende patronen in kaart brengen, aanzet voor doorbraakoplossing 5. Plan voor implementatie Duidelijkheid over wie wat wanneer geïmplementeerd heeft 6. Go/No Go Toetsen of er voldoende draagvlak is en besluiten de oplossingsrichting in de praktijk te brengen Start van de implementatie: Realiseren van de in het plan vastgelegde doelstellingen

6 Ondersteuning door Better Results Group Inside the Issue Het bovenstaande traject wordt tot en met stap 6 uitgevoerd onder leiding van Richard Wentzel en Gijs Andrea. Zij verwachten dat de klant na instemming met dit traject de juiste mensen en middelen op het juiste moment ter beschikking zal stellen opdat de doelstelling van het traject binnen de overeen te komen termijn gehaald kan worden. Richard en Gijs coachen, begeleiden en adviseren de werkgroep, de werkgroep presenteert de uitkomsten zelf aan het relevante Besluitvormend Orgaan (team, MT, organisatie). Start van het traject is in overleg, doel is om binnen 4 weken het GO/NOGO moment te laten plaatsvinden. Overigens kan tijdens of na elke stap van dit traject besloten worden om te stoppen.

7 Rendement en Investering Rendement Belangrijk is op te merken dat het bij BRG gaat om de juiste implementatie van een gedragen oplossing; alleen het ontwerpen ervan lost niets op. De door de implementatie te bereiken verbetering is direct terug te rekenen naar geld, tenslotte vertegenwoordigt een prestatieverbetering ook een waarde in geld. Ons doel is om de prestaties van onze klanten te verbeteren. Onze inzet is daar dan ook op gericht, zowel tijdens de analyse- en ontwerpfase, als tijdens de implementatie. We worden hier dan ook graag op afgerekend: alleen als de klant (financieel) voordeel heeft bij een verbetering, kunnen wij dat ook hebben als dienstverlener. Ofwel: onze begeleiding wordt gefinancierd uit de (evt. geprognotiseerde) verbetering. Investering De investering in het resultaatplan wordt uitgedrukt in tijd en commitment. We gaan enkel de samenwerking aan als er wederzijdse commitment is gedurende de analyse, ontwerp en implementatiefase. De vergoeding voor BRG is gebaseerd op de prestatieverbetering die de implementatie van de oplossing zal realiseren; dit kan een percentage van de waarde daarvan zijn of een vast bedrag. De prestatieverbetering bestaat over het algemeen uit de structurele verlaging van het Onder Handen Werk, de structurele en significante verkorting van de doorlooptijd (meer dan 50%), de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, de verlaging van werkdruk en stress en de verhoging van de omzet en winst. Aan het einde van het resultaatplan zal de klant een commitment uit kunnen spreken over de grootte van de prestatieverbetering die zij zelf noodzakelijk én haalbaar vindt en waaraan BRG zich kan verbinden. Als de klant besluit om het met de werkgroep ontwikkelde implementatieplan zonder ondersteuning van BRG uit te voeren, dan heeft het plan kennelijk waarde. In dat geval wordt de klant verzocht zelf deze waarde te kwantificeren en BRG toe te staan die waarde in rekening te brengen (WaardeBepaling Achteraf).