Project Van Roey Automation

Transcriptie

1 Katholieke Hogeschool Kempen Campus Geel Departement Handelswetenschappen en Bedrijfskunde 3de jaar Marketing Project Van Roey Automation EDS Giovanni Colin Kristof Cools Roy Diepvens Tinne Oostvogels Sofie Vandoninck Cescia Vanhout Lise Verachtert 3MK Academiejaar

2 2 INHOUDSTAFEL INHOUDSTAFEL... 2 LIJST VAN FIGUREN, TABELLEN EN GRAFIEKEN ANALYSE FASE Inleiding Doel project VRA Interne analyse SWOT analyse Van Roey Automation Strengths of sterke punten Weaknesses of zwakke punten Opportunities of kansen Threats of bedreigingen EDS E-invoicing Platformen Voordelen elektronische facturatie en UnifiedPost Nadelen UnifiedPost Kosten van e-invoicing Wet rond e-invoicing E-invoicing is niet zomaar Microsoft NAV Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u de productiviteit helpt te verhogen Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt uw concurrentiekracht te versterken Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt in verbinding te blijven Voorbeelden van het Microsoft Dynamics NAV Isabel Geschiedenis elektronische facturatie Externe analyse Concurrentieanalyse Concurrenten gekoppeld aan ERP Concurrent Porthus Marktanalyse Klantenanalyse Manier van factureren Reden van factureren Voordelen van het huidige systeem Nadelen van het huidige systeem De kennis van elektronische facturatie Informatiebronnen Kennis elektronische facturatie Interesse in e-invoicing Voordelen van e-invoicing Welke voordelen Nadelen e-invoicing Welke nadelen Veiligheid Commentaren over e-invoicing Positieve of negatieve commentaar Prijs EDS-systeem Microsoft Dynamics NAV Redenen om te starten met elektronische facturatie Aankoop Tevredenheid systeem Voordelen systeem Nadelen van het systeem Veiligheid Commentaar Prijs huidige systeem ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV Marktpotentieel Omgevingsanalyse Wetgeving Technologie Economie Cultuur... 37

3 Ecologisch Samenvatting SWOT diagram PLANNINGSFASE Product/markt matrix per P/M combinatie Marketingplan Doel Positionering Segmentering Targetten SWOT Marketingdoelgroep Marketingdoelstellingen: Marketingstrategie: Folder Verkoopsproces Budget Marketingmix: Product Prijs Promotie Personeel Plaats Website Nieuwsbrief Standaard Mailing Folder Financieel plan Realistische financieel plan Pessimistisch financieel plan Optimistisch financieel plan Conclusie CONCLUSIE BIJLAGEN Bijlage: vragenlijst Bijlage: overzicht ondervraagde bedrijven Bijlage: Nieuwsbrief Bijlage: Standaard Mailing Bijlage: folder Bijlage: Offerte folder... 66

4 4 LIJST VAN FIGUREN, TABELLEN EN GRAFIEKEN Tabel 1: Swot-analyse VRA... 6 Figuur 1: Voorbeeld 1 Microsoft Dynamics NAV Figuur 2: Voorbeeld 2 Microsoft Dynamics NAV Tabel 2: Samenvattende tabel concurrenten Grafiek 1 Hoe gebeurt de facturatie bij jullie? Grafiek 2: Wat zijn de voordelen van uw huidige systeem? Grafiek 3: Wat zijn de nadelen van uw huidige systeem? Grafiek 4: Heeft u ooit gehoord van elektronische facturatie? Grafiek 5: Bent u geïnteresseert in e-invoicing? Grafiek 6: Denkt u dat e-invoicing voordelen heeft? Grafiek 7: Denkt u dat e-invoicing nadelen heeft? Grafiek 8: Denkt u dat e-invoicing veilig is? Grafiek 9: Hebt u al van andere commentaar gehoord over e-invoicing? Grafiek 10: Was dit positieve of negatieve commentaar? Grafiek 11: Werkt u met het ERP-systeem Microsoft Dynamics NAV? Grafiek 12: Bent u tevreden over dit systeem? Grafiek 13: Wat zijn de voordelen van dit systeem volgens u? Grafiek 14: Wat zijn de nadelen van dit systeem volgens u? Grafiek 15: Denkt u dat e-invoicing veilig is? Grafiek 16: Hebt u al van anderen commentaar gehoord over e-invoicing? Grafiek 17: Werkt u met het ERP systeem Microsoft Dynamics NAV? Figuur 3: Link tussen EDS en andere platformen

5 5 1 ANALYSE FASE 1.1 Inleiding Van Roey Automation is een Kempens bedrijf in Turnhout dat ondertussen al 20 jaar ervaring in de ICT sec tor heeft. Het Van Roey Automation-team telt bijna 100 medewerkers en heeft een gerenommeerde waarde in de sector. Klanten kennen Van Roey Automation als een trouwe partner, ze zijn heel goed in hardware, software, service en samenwerking. In 2007 kaapte VRA de prijs Ondernemen van VOKA weg, daarnaast sleepte VRA ook nog een nominatie voor Duurzaam Ondernemen van Open Bedrijvendag in de wacht. HP beloonde VRA ook nog met de titel preferred partner of the year. En in 2008 was VRA nog een genomineerde van Unizo s KMO-laureaat. Dankzij hun gedrevenheid is VRA ook lid van de Qcom group. Een groep van ICTbedrijven die samenwerken. VRA vertegenwoordigt de provincie Antwerpen. Van Roey Automation heeft partnerships met onder andere Telenet service center, Microsoft, HP, Acer en Cisco. Bekende klanten van VRA zijn SBS Belgium, bouwbedrijf Ambaro, De Warande in Turnhout en Brepols Publishers. De jaarlijkse omzet van Van Roey Automation schommelt tussen 10 miljoen en 25 miljoen euro. Visie: ICT is geen kost maar een strategisch hulpmiddel voor de realisatie van uw doelstellingen. De beschikbaarheid van een gepaste ICT-infrastructuur en mogelijkheid te steunen op de juiste specialisten vormen hierbij de enige randvoorwaarden. Missie: U ondersteunen bij de realisatie van uw doelstellingen door het opbouwen van een lange termijnrelatie en de levering van Best-In-Class ICT-oplossingen en -diensten. De strategie van VRA bestaat uit onderstaande punten Duurzaamheid, kwaliteit, snelheid, eenvoud en dit alles klantgericht. Gepaste professionele oplossingen bieden a.d.h.v. ICT optimalisatie plan. Een gezond financieel beleid met focus op MVO en rendabiliteit. Een waardevolle omgeving creëren waarin medewerkers zich optimaal kunnen ontplooien. 1.2 Doel project VRA Onze taak bestaat eruit om een communicatie- en businessplan te maken over EDS. Daarnaast is het voornaamste doel van ons project om EDS meer naamsbekendheid te bezorgen. Heel veel bedrijven/klanten/leveranciers kennen het systeem nog niet en hierin moeten wij verandering brengen. Wij moeten het systeem onder de aandacht brengen zodat meer bedrijven het gaan introduceren in hun bedrijf. Om deze naamsbekendheid te verhogen zullen we een folder, nieuwsbrief en standaardmailing creëren en ook een verkoopsgesprek uitwerken zodat VRA dit kan gebruiken om EDS via direct sales te gaan promoten bij hun prospecten. We maken gebruik van 360 marketingcommunicatie om EDS te promoten. Via deze holistische aanpak zal de kans groter zijn dat we ons doel bereiken.

6 6 Het is de bedoeling om in onze communicatie naar de bedrijven toe zowel de leken als de IT - specialisten aan te spreken. 1.3 Interne analyse SWOT analyse Van Roey Automation Tabel 1: Swot-analyse VRA Strengths: Service, kwaliteit, duurzaam ondernemen Opportunities: marktuitbreiding, kostenbesparende en groene oplossingen, buitenlandse markten Weaknesses: Onduidelijke site, duur imago weinig kennis nieuwe software Threats: kenniskloof, concurrentie, strijd om talent Strengths of sterke punten Service Van Roey Automation staat bekend om zijn gerenommeerde waarde en uitstekende reputatie in de sector. Ze leveren een hoogstaande, kwalitatieve en snelle service waardoor ze een grote klantentevredenheid genieten. De talrijke klanten zeggen dan ook dat VRA een trouwe partner is die een sterke service biedt. Door een goede CRM kan VRA zich richten op het opbouwen van lange termijn relaties. Kwaliteit Opdat VRA het aanbieden van de best-in-class ICT-oplossingen kan garanderen, wordt het personeel goed opgeleid en begeleid. Ze hebben nu al bijna 20 jaar ervaring in de IT-sector en beschikken over bijna 100 medewerkers. Ondertussen heeft het bedrijf al een dertigtal certificaten uitgegeven door bedrijven als Microsoft, HP, Cisco, Symantec, enz. Hierdoor is het personeel in staat om zelf herstellingen uit te voeren en optimale garantievoorwaarden bieden. Daarnaast bezitten ze ook over een ISO certificaat, dit is een geheel van eisen waaraan een bedrijf moet voldoen om kwaliteitsvol te zijn. Verder heeft VRA ook enkele awards in de wacht gesleept als ondernemer van het jaar 2007 van Voka, Best SMB-Reseller 2009 van Channel Awards en HP Preferred partner 2008 & Als lid van de Qcom Group beschikt VRA over de nodige middelen om zijn medewerkers op te leiden in de meest verscheidene takken van de huidige IThorizon. Met deze groep kan VRA ook gemakkelijk zaken gedaan krijgen van leveranciers realiseren om de klanten kwaliteitsproducten aan te bieden. Van Roey Automation zorgt er ook voor dat kinderziektes geen kans krijgen bij de klanten, door zelf eerst de software toe te passen op Van Roey Automation en eventueel aanpassingen te doen.

7 7 Duurzaam ondernemen In 2007 werd VRA samen met 8 andere bedrijven genomineerd voor de award Duurzaam Ondernemen van Open Bedrijvendag. Het bestuur zet zich in voor de 3 P s van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (people, planet, profit) en dit vertaalt zich in een duurzaamheidverslaggeving. Dit verslag is buiten de papieren versie ook op de site van Van Roey Automation beschikbaar om deze maatregelen te communiceren naar de doelgroep toe. Het bedrijf is zich bewust van zijn invloed en belang om ook andere bedrijven tot duurzaam ondernemen aan te zetten. Vermits VRA vooral een dienstenbedrijf is, is het belangrijk om een goed personeelsbeleid te voeren. De meeste werknemers zitten heel de dag aan hun bureau en worden vanuit het management gestimuleerd om aan sport te doen en af en toe naar de koelkast te gaan waar gratis fruit ter beschikking van het personeel staat. VRA engageert zich verder ook voor sportieve en andere goede doelen. Een voorbeeld hiervan is: VRA sport mee voor Mucopatiënten.Thuiswerken wordt aangemoedigd en een papierloos kantoor wordt nagestreefd door elektronische offertes, orders, facturen, Een belangrijke bijdrage tot het succes van VRA is de respectvolle omgang van de organisatie met zijn omgeving, dit geldt voor zowel de klanten, de medewerkers, de leveranciers en het milieu. In het kader van zijn MVO 1 -actie heeft VRA in 2007 volgende activiteiten uitgevoerd onder begeleiding van BECO 2 : 1) Eco-efficiëntiescan: Deze doorlichting vertelt VRA hoe ze ecologisch beter kunnen presteren. De aanbevelingen uit de scan worden ook verwerkt in het duurzaamheidverslag. 2) GRI 3 - inhoudsopgave bepalen: welke GRI-indicatoren zijn relevant voor VRA? Waarover gaat VRA rapporteren? 3) Gegevensverzameling voor de opmaak van het verslag (bijvoorbeeld: omzet, elektriciteitsverbruik, samenstelling personeel, ) 4) Redactie en opmaak van het duurzaamheidverslag. 5) Stakeholdersconsultatie over de eerste versie van het verslag. Wat zijn de bevindingen van onder andere klanten, leveranciers, medewerkers en partners over het verslag? Weaknesses of zwakke punten Onduidelijke website We vroegen aan enkele gebruikers van de website van VRA hun mening over de site te geven. De meeste mensen geven aan dat de site niet logisch ineen steekt en klantonvriendelijk is. Vanaf de startpagina worden er zoveel klikmogelijkheden gegeven dat de bezoeker niet meer weet waar te klikken. Veel kan opgelost worden door een duidelijke structuur te geven. De missie en visie van een onderneming kunnen bijvoorbeeld bij het beleid onder de strategie worden onderverdeeld. Omgeving en kwaliteit kunnen ook gezien worden als een onderdeel van het beleid. 1 MVO = Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 2 BECO = BECO Groep is een internationaal adviesbureau voor winst in duurzaamheid. 3 GRI-indicatoren: Het Global Reporting Initiative (GRI) is een internationale organisatie die richtlijnen voor duurzaamheidsverslaggeving opstelt

8 8 Er kan meer succes behaald worden door minder klikmogelijkheden te bieden en de bezoeker te helpen oriënteren. Het is vooral de bedoeling dat de klanten producten kunnen bestellen of de informatie vinden waarnaar ze op zoek zijn. Bezoekers haken vaak af als ze zich niet kunnen oriënteren op een website, veel klikmogelijkheden leiden af. Wanneer de webstore in het Frans, Nederlands en Engels beschikbaar is, zou de uitleg van de producten ook beter in de respectievelijke taal gegeven worden. Duur imago VRA staat niet meteen bekend om hun goedkope prijzen. Dit heeft veel te maken met de extra service die de klanten wordt geboden. Het is dus de klant zijn keuze of hij die extra kost voor de service wil betalen of niet. De initiële kosten voor bedrijven zorgen wel voor een grote return on investment waardoor op korte tijd de kost terugverdiend is. Weinig kennis nieuwe software VRA heeft al bijna 20 jaar ervaring in de IT-sector, maar heeft nog niet veel ervaringen in de nieuwe oplossingen die ze wil aanbieden. De EDS software is nog maar sinds april 2009 beschikbaar bij VRA. Veel marktkennis heeft VRA ondertussen nog niet voor deze nieuwe oplossingen Opportunities of kansen Marktuitbreiding door assortimentuitbreiding Doordat VRA meer producten en oplossingen aanbiedt aan zijn klanten, kan een grotere markt bereikt worden. Kostenbesparende en groene oplossingen Uit onderzoek blijkt dat de doelgroep van VRA, namelijk KMO s, bereid is meer geld te investeren in software die rechtstreeks invloed heeft op de financiële resultaten. Ook vanuit de overheid wordt er meer aangespoord op het gebruiken van groene oplossingen. Zo hebben ze sinds kort een wet gewijzigd die de elektronische factuur dezelfde status geeft als een papieren factuur, wat de elektronische factuur volledig legaal maakt. Hierdoor verwacht men dat de adoptiegraad van e-invocing (EDS bij Van Roey Automation) de komende jaren exponentieel zal toenemen. Groene oplossingen zijn momenteel hot in de markt. Indien VRA groene oplossingen naar ondernemingen aanbiedt, zal de markt zeker geïnteresseerd zijn. Het label groen heeft steeds meer en meer invloed en is populair. Buitenlandse markten Door de globale economie is het vooral voor de IT-sector gemakkelijk om ook buitenlandse markten te betreden. Het is dus goed mogelijk om vanuit België ook de Nederlandse KMO s te targetten.

9 Threats of bedreigingen Kenniskloof Er zijn tegenwoordig zoveel soorten producten en diensten dat er nauwelijks nog een overzicht te houden is over wat de mogelijkheden zijn. Veel bedrijven beseffen zelfs niet dat er voor het kleinste probleem al vele oplossingen zijn, de ene al efficiënter dan de andere. Er is dus een grote kenniskloof tussen welke producten en diensten we kennen (what we know) en welke producten en diensten er bestaan (what can be known). Concurrentie (globale economie) Vermits we in een globale economie zitten, is het zeer goed mogelijk dat er meer en meer concurrenten uit het buitenland hun producten en diensten in België komen aanbieden. Strijd om talent Voor elk bedrijf is het een noodzaak om voldoende en goed gekwalificeerde medewerkers te vinden en houden. De strijd om afgestudeerd en studerend toptalent is in alle sectoren voelbaar. In een dienstenbedrijf als VRA waar service en kwaliteit het unique selling point is, is het belangrijk om de juiste mensen aan te trekken en te behouden EDS EDS staat voor electronic document solution. De bedoeling van EDS is dat alle facturering elektronisch gaat gebeuren. Hiervoor is het echter nodig dat er wordt gewerkt met Microsoft Dynamics NAV. Er is geen integratie met een ander systeem zoals Proace mogelijk. EDS is een legaal oplossing voor alle facturen. Er dient echter nog wel gebruik te worden gemaakt van een betaalplatform voor archivering zoals Isabel, Zoomit, Omdat er moet gekozen worden voor een combinatie met Microsoft Dynamics NAV is het aankopen van EDS een dure investering. Via EDS kan uw klant ook nog steeds kiezen of hij/zij wel elektronisch wil factureren, het platform zorgt ervoor dat de factuur in verscheidene vormen kan worden omgezet zoals ,fax, E-invoicing E-invoicing is de algemene term voor elektronische facturatie. Elektronisch factureren zorgt dat de factuurstroom sneller en efficiënter verloopt. Alles gebeurt ook veilig, omdat er een wetgeving bestaat rond e-invoicing. De voordelen van elektronische facturatie zijn: - tijdsbesparing - kostenbesparing: papier, printen,inkt, enveloppen, postzegels, personeelskost,.. - het heeft dus een positieve invloed op de cashflow - focus op core business Platformen CertiOne van CertiPost CertiPost is een beveiligd platform dat gespecialiseerd is in elektronische documentuitwisseling. CertiPost is van de overheid en gaat uitwisseling doen voor bedrijven, overheden en particulieren. Op dit moment maken ongeveer bedrijven gebruik van de CertiPost-oplossingen.

10 10 UnifiedPost UnifiedPost is ook een beveiligd platform dat gespecialiseerd is in zowel inkomende als uitgaande documentuitwisseling. UnifiedPost biedt oplossingen aan voor elektronische en papieren documentuitwisseling. Op zo een platform kan je als bedrijf zowel je inkomende als uitgaande documenten opvolgen. Dit is uiteraard heel handig voor bedrijven omdat ze zo hun administratieve communicatie kunnen uitbesteden aan externen en bovendien er controle op hebben doordat ze hun documenten kunnen opvolgen. Van Roey Automation werkt samen met UnifiedPost om hun elektronische facturatie te doen. Ze hebben gekozen voor UnifiedPost omdat ten eerste, CertiPost is van de overheid, dit is dus veel moeilijker om mee samen te werken. De overheid heeft meer regels en eisen. Aan deze regels en eisen moet worden voldaan. Zo moet de gebruiker van CertiPost voldoen aan de ISPA-code 4. Ten tweede kan UnifiedPost aan verschillende platforms leveren bijvoorbeeld aan Zoomit, CertiPost,... Andere voordelen van elektronische facturatie en UnifiedPost kan je in punt lezen Voordelen elektronische facturatie en UnifiedPost Geen arbeidskracht nodig: alles gebeurt automatisch bij elektronische facturatie, er zijn dus geen extra arbeidskrachten nodig, beter zelfs, de personeelskosten dalen voor het bedrijf omdat er geen personeelsleden meer nodig zijn die alle facturen opstellen en doorsturen/ opsturen naar de klanten. Kost van het papier + postzegel valt weg omdat alles elektronisch gebeurt. Het is een veiliger systeem dan het gebruik van papier omdat de facturen niet zomaar in iedereen zijn handen kan belanden. Als je met het elektronische facturatie systeem werkt, krijg je elk een log in op het platform waarmee je werkt -> extra veilig doordat niet iedereen de gebruikersnaam en wachtwoord heeft Met het elektronisch systeem is er sprake van tijdswinst. Je verliest namelijk geen tijd door het personeel dat de facturen in enveloppen moet steken, postzegels erop kleven, naar het postkantoor brengen, Uiteraard is het gebruik van elektronische facturatie beter voor het milieu omdat je minder papier gebruikt. Betere klantendienst: papieren zijn vlugger ter plaatse + kleinere kans op fouten en papieren kunnen niet meer verloren worden gedaan Het is een wettelijke oplossing Elektronische facturatie is veel sneller, het is direct verstuurd. Als je de facturen met de post moet versturen, kan je dit wel oplopen tot 3 dagen of meer als er problemen optreden. De kosten zijn per document en niet per gebruiker. 4 ISPA = internet service providers association

11 Nadelen UnifiedPost Van Roey Automation is afhankelijk van UnifiedPost. Als er bijgevolg iets fout loopt bij UnifiedPost, Van Roey Automation gaat hier ook door getroffen worden. Gelukkig voor Van Roey Automation zijn er heel weinig tot geen kansen dat er iets fout loopt bij zo een beveiligd platform. Alle documenten zijn op verschillende servers geplaatst, dus als er één server uitvalt, heb je nog voldoende back-ups Kosten van e-invoicing Door gebruik te maken van e-invoicing kan een bedrijf sterk besparen. Als men gebruik maakt van het traditioneel systeem met papier kost dit een bedrijf 12,50 exl. BTW per factuur voor de verzending en behandeling. Het aantal facturen dat een bedrijf verzendt en behandelt verschilt van bedrijf tot bedrijf. Hier kunnen dus geen concrete cijfers op geplakt worden. Bij e-invoicing vallen al deze kosten weg. Natuurlijk vervangt e-invoicing niet de boekhouder. Hij heeft een hele andere taak. De boekhouder doet veel meer dan enkel de facturen in het oog houden. Hij zorgt ervoor dat de jaarrekening klopt, hij stelt de balans op, maar hij geeft ook advies voor leningen en wat er naar de toekomst toe kan gebeuren in het bedrijf zowel op financieel als management vlak. Uiteraard hangt er wel een prijskaartje vast aan de aanschaf van het systeem e- invoicing. Voor 18,93 EUR per maand (excl. BTW) kan u uzelf abonneren op Isabel Business Suite 5.0 met de toepassing Isabel e-invoice. Als men elektronische facturen via het UnifiedPost platform wil versturen, moet men niet investeren in hardware of software. U betaalt slechts een prijs per verzonden factuur ( 0.14 per document bij EDS) en een eenmalige implementatiekost van 7 dagen. Om de documenten wettelijk te archiveren vraagt UnifiedPost een prijs per gearchiveerd document. Uw klant moet zelf ook geen investering doen. Hij moet enkel beschikken over een internetverbinding en gebruiker zijn van een toepassing voor internet banking. Het totale kostenplaatje voor EDS bestaat uit: Licentiekost ( 4000 eenmalig) Algemene opzetkost (eenmalig) Onboarding programma (eenmalig) Platformprijs (jaarlijks) Archivering (per document) Transactiekost ( 0.14 per document) Wet rond e-invoicing De voorwaarden voor elektronisch factureren zijn sterk versoepeld sinds de opname van de Europese richtlijn 2001/115/EC in de Belgische wetgeving op 28 januari Elektronische facturatie zal nog voor het einde van februari algemeen toegestaan zijn in België en in de Europese Unie, die op 1 mei 2004 uitbreidt met 10 lidstaten. Volgens de gestemde wet luiden de belangrijkste voorwaarden voor elektronische facturatie als volgt: De klant moet zijn toestemming geven om een factuur elektronisch te ontvangen. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid ervan moeten gedurende de volledige bewaringstermijn (10 jaar) worden gewaarborgd.

12 12 De gegevens die de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud waarborgen, moeten eveneens bewaard worden. De facturen moeten opvraagbaar zijn, in leesbaar formaat en binnen redelijke termijnen. Klasse 3 certificaat: Een certificaat klasse 3 kan aangevraagd worden bij 3 instanties namelijk: CertiPost, Global Sign en Isabel. Het is een digitaal certificaat. Een digitaal certificaat is te vergelijken met een digitale identiteitskaart, waarop een beperkt aantal gegevens voorkomen met betrekking tot de houder van het certificaat (de identiteit van de houder, de publieke sleutel die verbonden is met de houder van het certificaat, de geldigheidsduur van het certificaat, de klasse van het certificaat). Binnen de digitale certificaten worden er verschillende types (niveaus) onderscheiden. Om een BTW 5 -document te kunnen indienen via Intervat 6 moet u een certificaat klasse 3 bezitten. Dit betekent dat de Certificatie Autoriteit eist dat u zich persoonlijk aanmeldt bij één van haar contactpunten E-invoicing is niet zomaar Veel mensen denken bij de woorden elektronische facturatie meteen aan ing. Dit is echter een verkeerde opvatting. Indien men gewoon gebruik maakt van voor de facturatie, wordt er niet voldaan aan de verplichte voorwaarden van authenticiteit en integriteit van de facturen. Als we ons EDS-systeem aan de klant gaan voorstellen, gaan we dit zeker en vast vermelden. Men kan best samenwerken met gespecialiseerde mensen als u gebruik wil maken van elektronische facturatie. Zo kunt u er zeker van zijn dat alles gebeurt volgens de wetgeving en dit zowel op technologisch als op juridisch vlak Microsoft NAV Van Roey Automation werkt met Microsoft Dynamics NAV. Microsoft Dynamics NAV is een ERP (enterprise resource planning) software product van Microsoft. Dit ERP software product wordt gebruikt door kleine en middelgrote ondernemingen en heeft als doel al uw financiële, productie-, distributie-, CRM-, en e-commerce gegevens te verbinden. De werknemers van VRA kunnen ook met Microsoft Dynamics NAV werken. Zij krijgen met dit systeem een gebruiksvriendelijk overzicht van hun werk en taken. Voordelen van Microsoft Dynamics NAV zijn: Goedkoper dan SAP 7 Het werkt samen met Microsoft Office als één geheel Gebruiksvriendelijk 5 BTW= belasting toegevoegde waarde 6 Intervat= website om online BTW in te geven. 7 SAP= system application and products, een soort van ERP-pakket

13 Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u de productiviteit helpt te verhogen Uw werknemers toegang geven tot up-to-date informatie Alle gegevens (financiële, productie, ) van uw bedrijf worden permanent in een beveiligde database gehouden en voortdurend geüpdate zodat uw werknemers over alle informatie beschikken en ook steeds up-to-date zijn. Met Microsoft Dynamics NAV is er sprake van tijdswinst. Er kunnen verschillende werknemers tegelijkertijd informatie raadplegen. Hierdoor moeten ze niet op elkaar wachten als er één persoon gegevens aan het opzoeken is. Al de gegevens kunt u uit Microsoft Dynamics NAV halen en importeren in applicaties (Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, ) die u kent. Dit uiteraard om het de werknemers zo gemakkelijk mogelijk te maken zodat ze niet met heel ingewikkelde systemen moeten werken. Een efficiënte werkomgeving creëren en de operationele efficiëntie verhogen Het handmatig invoeren van gegevens wordt sterk beperkt dankzij de geautomatiseerde processen. Dit levert uiteraard tijdsbesparing op en bovendien worden er minder fouten gemaakt. Microsoft Dynamics NAV helpt u uw productieprocessen te vereenvoudigen Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt uw concurrentiekracht te versterken Meer inzicht in zakelijke trends, mogelijkheden en problemen De gegevensoverzichten in Microsoft Dynamics NAV maken het veel eenvoudiger om verkoop- en winsttrends, voorraadbewegingen, orders en leveringen, marketingcampagnes, te sorteren, te analyseren, De toegang die je krijgt tot de up-to-date informatie, bezorgt u de informatie die meer inzicht geeft in uw bedrijf. Hierdoor kunt u zien waar de mogelijkheden en waar de problemen zich bevinden. Uw bedrijf 24 uur per dag geopend Via de self-service Web application kunnen klanten, leveranciers en anderen informatie opzoeken, bestellingen plaatsen en de voorraad aanvullen. Als er nieuwe informatie is over de leveringen, worden deze direct geüpdatet. De cijfers en totalen van de inventaris, de te ontvangen en de te betalen rekeningen en facturen worden altijd en direct geüpdatet. De tevredenheid van klanten verhogen Microsoft Dynamics NAV zorgt ervoor dat u heel snel de orders van klanten kan verwerken. Daarnaast is het mogelijk om heel snel te reageren op wijzigingen en te reageren op vragen van de klant. Hierdoor kan je een uitstekende service bieden aan uw klanten. Als u anderstalige klanten hebt, is het heel gemakkelijk om over te schakelen naar de klant zijn taal. Hierdoor kunt u de orders, bevestigingen en facturen in de taal die de klant kiest versturen. Uw bedrijf kan de betalingen ontvangen en uitvoeren in de taal van uw keuze.

14 14 Daarnaast kunnen partners online balansen bekijken in de gewenste valuta en bovendien deze afdrukken in twee valuta naar keuze. U kunt uw klantenrelaties een persoonlijke aanpak bieden door een volledige aankoophistoriek op te stellen. Vanuit de klantenprofielen hebt u direct toegang tot informatie over contracten, waarborgen en services Manieren waarop Microsoft Dynamics NAV u helpt in verbinding te blijven Informatie en processen verbinden Via Microsoft Dynamics NAV kunt u informatie beschikbaar stellen voor externen. Zo kunnen bijvoorbeeld klanten, leveranciers en zakelijke partners toegang krijgen tot informatie die ze nodig zullen hebben om bestellingen te plaatsen of samen te werken in de voorraadketen. Microsoft Dynamics NAV en Microsoft Office werken samen als één geheel. Informatie wordt doorgegeven tussen beide systemen. Via smart tags, kunnen de gebruikers informatie opzoeken vanuit Word, Excel, dat zich in Microsoft Dynamics NAV bevindt. Je kunt dus applicaties gebruiken die je al kent om informatie op te zoeken. Smart tag = als je bijvoorbeeld in Word een datum wil invoegen, gaat Word vaak al een formaat geven dat gewenst is. als je een wil versturen bijvoorbeeld naar Kris Van de Velde in Microsoft Outlook maar de naam en gegevens van de persoon bevinden zich in Microsoft Dynamics NAV. Je kunt dan in Outlook bij het vakje aan: bijvoorbeeld Kris typen. Dan gaat er automatisch alle mogelijkheden met de naam kris opkomen waaruit je dan kan kiezen. Ongeremd samenwerken maar toch de informatie beschermen U kunt toegang bieden tot informatie over je bedrijf aan handelspartners. Via Microsoft Dynamics NAV kunnen zij gegevens zoeken die ze willen weten. Daarnaast kan VRA ook gevoelige informatie geheim houden door de toegang te beperken. Als bedrijf kan je bepalen welke toegangsrechten interne en externe gebruikers hebben. Als een klant een order heeft geplaatst, kunnen ze via Microsoft Dynamics NAV controleren wat de status van hun order is.

15 Voorbeelden van het Microsoft Dynamics NAV Figuur 1: Voorbeeld 1 van het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV

16 16 Figuur 2: Voorbeeld 2 van het ERP-pakket Microsoft Dynamics NAV Isabel 6 Isabel is een gebruiksvriendelijke webtoepassing die uitblinkt in stabiliteit. Isabel is ontstaan door een samenwerking van een aantal Belgische banken die transacties sneller en efficiënter tot stand willen laten komen. Door Isabel kunnen professionele klanten hun betalingen, domicilieringen doen, al hun rekeninginformatie opvragen maar daarnaast ook hun facturen en documenten uitwisselen met andere gebruikers. EDS vormt de link tussen 3 bestaande oplossingen namelijk Microsoft Dynamics NAV, een legaal archiveringsplatform en een betaalplatform zoals Isabel Geschiedenis elektronische facturatie 1 maart 1994: Eerste project ELISE voor autobedrijf Toen moest men nog bij de fiscus om een toestemming/ uitzondering vragen voor bijvoorbeeld elektronisch facturen te sturen naar Belgacom. +/ Toen kwam het systeem voor digitale handtekeningen het proces vergemakkelijken, maar moest men nog steeds aan veel criteria voldoen voordat er aan elektronische facturatie kon gedaan worden. Men moest niet meer om toestemming vragen, maar de fiscus moest enkel ingelicht worden.

17 17 Januari 2010 De procedure is nogmaals vereenvoudigd dit jaar waardoor de elektronische factuur volledig gelijkwaardig gesteld met de papieren versie, waardoor de papieren versie niet meer nodig was. 1.4 Externe analyse Concurrentieanalyse Concurrenten gekoppeld aan ERP Tabel 2: samenvattende tabel concurrenten Concurrent Ligging Ervaring Microsoft Dynamics NAV nodig? Verspreiding vestigingen in de wereld Andere diensten/ focus Basware Nederland + 20 jaar Neen, via SAP en Oracle UK, Duitsland, Zweden, Noorwegen, Australië, Denemarken, USA Planning Axi Solutions Willebroek 31 jaar Ja Nederland Financieel GMI-Group Herentals, Zaventem, Gent 10 jaar Ja België Bouw ED.ICTsupport Kortrijk jarenlang Ja België Transport Porthus Lier, Gent jarenlang Niet nodig, kan ook met SAP Nederland, Slowakije Douane Logistiek management SAP BeLux vestiging in Brussel +/- 38 jaar Neen, moet met SAP USA, Europa, Azië, Afrika Ondersteuning voor e-business, financiële, logistieke en human resources processen CertiPost Aalst 8-tal jaar Neen, dit gebeurt via eigen CertiOne Nederland Retail Adinfo Brussel 6-tal jaar Neen België Diensten voor lokale besturen en de capaciteit om projecten mee op te zetten

18 18 Basware S: - Wereldleider in oplossingen in betalingen voor bedrijven - Heeft afdelingen over heel de wereld - Nr. 49 in top 100 European Software Companies - Meer dan 20 jaar ervaring W: - Hoofdkwartier is in Finland O: - Hun plaats in de Top 100 verhogen - Nieuwe markten veroveren, waar zij nog niet gevestigd zijn vb. China T: - Concurrentie Axi Solutions S: - 31 jaar ervaring - Bieden hun producten aan over heel de EU - Bieden andere aangepaste producten aan per sector (gezondheidszorg, retail,..) W: - Concentreren zich vooral op de Benelux O: - Markten buiten de EU betreden T: - Concurrentie GMI-group S: - Ervaring in verschillende sectoren en activiteiten (vb. bouw, dienstensector, ) breed assortiment aan producten - Gebruiken CertiOne : Gold Certified Partner statuut bij Microsoft - Behoort tot Microsoft Presidents Club 8 - Aanwezig in 53 landen met meer dan 168 kantoren W: - Heeft andere naam voor buitenlandse klanten (Partner Power Belgium) kan verwarrend zijn - GMI-group is fusie van 3 bedrijven sinds 2005 weinig naambekendheid O: - Naambekendheid verhogen T: - Concurrentie 8 Microsoft Presidents Club: Een erkenning van Microsoft die uitzonderlijke verkoopsprestaties en een hoge klantentevredenheid weerspiegelt, waarbij continue groei bepalend is voor de kwalificatie.

19 19 ED.ICT support S: - Producten zijn uitermate geschikt voor KMO s - Men moet enkel betalen voor de oplossing, niet voor de licenties - Biedt aangepaste oplossingen aan W: - Biedt 2 oplossingen aan voor 2 specifieke sectoren Transport Manager (transportfirma s) Business Manager Pro (bedrijven die projectmatig werken vb. bouwbedrijf) O: - Oplossingen ontwikkelen voor andere soorten bedrijven T: - Concurrentie SAP S: - Heeft gebruikers wereldwijd, actief in verschillende sectoren, 38 jaar ervaring, - Wereldwijde verspreiding, sterke site W: - Duur programma O: - Educatie nog uitbreiden zodat er nog meer gebruikers komen T: - Concurrenten vanuit eigen land, SAP zit wereldwijd verspreid, minder relatie - gevoel Certipost S: - Noemt zichzelf een echte specialist in elektronische documentuitwisseling, wordt al gebruikt in bedrijven en bij particulieren, mooie website W: - Werkt niet samen met Microsoft O: - Belangrijkste leverancier in België kan dit uitbouwen naar Europa. T: - Niet regiogebonden, verspreid over heel België Adinfo: S: - Éen van de marktleiders in ICT in België, werkt vooral naar sociale sector (rusthuizen, OCMW s, ) toe en naar overheidsinstellingen zoals gewesten, provincies W: - Relatief nieuwe speler op de markt (bestaat vanaf 2004) O: - Uitbreiden naar meerdere sectoren T: - Heeft de sociale sector wel genoeg geld om te investeren in deze programma s

20 Concurrent Porthus Porthus biedt zelf een e-archiving oplossing aan i.p.v. een extern platform als dat van UnifiedPost dit is omdat ze vroeger al disk space 9 aanboden aan hun klanten en nu krijgen de klanten ook een veilige disk space. Elk bedrijf dat elektronisch archiveren aanbied heeft zijn eigen DNA van waaruit die oplossing komt. Voor Porthus is dit DNA een totaaloplossing voor logistiek management met EDI. Voor UnifiedPost ligt dit DNA in het aanbieden van printoplossingen en het behandelen van allerlei documenten. Bij CertiPost ligt de basis bij het aanbieden van facturatie mogelijkheden. Zij hebben allemaal een bak gekocht waar al de documenten van hun klanten elektronisch gearchiveerd worden. Porthus heeft volgende USP s: 1. Porthus biedt een complete oplossing aan zonder samenwerking met andere bedrijven. Hierin verschillen zij met Van Roey Automation die de e-archiving niet zelf doen. 2. Porthus heeft al veel klanten voor het elektronisch factureren want ze hebben al veel klanten die voor EDI zijn aangesloten op Porthus. Hierdoor is de stap naar elektronisch factureren gemakkelijker gezet. 3. Porthus biedt een Europese oplossing aan, m.a.w. bedrijven die internationale klanten en leveranciers hebben kunnen gemakkelijk onderling elektronische facturen sturen naar elkaar. 4. De kracht van Porthus ligt erin dat ze al jaren ervaring hebben met EDI en daar hun DNA in ligt. Ze hebben dus ook voldoende kennis om simpel hierbij elektronische facturatie aan te bieden. De website van Porthus ( over heel de wereld nogal onbekend. De site heeft en rankingnummer op Google van Van Roey Automation moet ervoor zorgen dat hun website hoger in de ranking komt door het gebruik van betere trefwoorden. Als iemand EDS intypt in Google zou de website van VRA tevoorschijn moeten komen als één van de eerste. In de code van de website meer mogelijke zoektermen toevoegen. Zodat VRA sneller verschijnt bij het zoeken op Google. Mogelijke zoektermen zijn EDS, elektronische oplossingen, ERP, archivering, Microsoft Dynamics NAV Marktanalyse De doelgroep die VRA wil bereiken zijn KMO s in de regio Antwerpen. De bedrijven moeten tussen de 50 en 100 werknemers hebben. Wij hebben een enquête afgenomen bij een 30-tal bedrijven die voldoen aan deze criteria. In bijlage 2 kunt u de lijst van bedrijven vinden die we ondervraagd hebben. De totale marktgrootte van KMO s in de regio tussen de werknemers is 513 bedrijven. 9 Disk space = soort van archiveringsplatform om bestanden op te slaan