1. Inleiding Communicatierichtlijnen voor Belastingdienstteksten Structuur...5

Transcriptie

1 Inleiding 1 1. Inleiding Communicatierichtlijnen voor Belastingdienstteksten Structuur Formulering Eenvoudig en duidelijk formuleren Taalkwesties Terminologie en jargon Standaardformuleringen Bijzondere tekstelementen Betreft-regel Koppen en tussenkoppen Let op! Nadruk Opsommingen Tabellen en Notatiewijzen Afkortingen Getallen Bedragen Breuken Datums Min, plus, keer Telefoonnummers Procenten Rangtelwoorden Leestekens Verwijzingen naar documenten Verwijzingen naar wetsartikelen Brochures Linken naar een download Linken in hulpmiddelen Gebruik zoektermen Tekstafspraken IWCM Typische onderdelen van een folio-uitgave Kop- en voetteksten Nummering Randschriften Verwijzingen naar genummerde hoofdstukken en paragrafen Alternatieven voor ambtelijke uitdrukkingen Veelvoorkomende termen bij de Belastingdienst Standaarduitdrukkingen en standaardtermen Aanmaning Ambtshalve Berekeningen Beschikking Bezwaar Mondelinge toelichting bij (gedeeltelijke) afwijzing bezwaar

2 Inleiding Mondelinge toelichting bij inwilliging bezwaar Beroepsclausule bij afwijzing bezwaar Beroepsclausule voor verklaring niet-ontvankelijkheid Behandeling als verzoek Sofinummer vervangen door burgerservicenummer Datum Digitaal en elektronisch Duidelijk, stellig en zonder voorbehoud 'En dergelijke' Europese Unie (EU) Herinnering Hoofdletter of kleine letter, mannelijk of vrouwelijk Horen IBAN 'Internetsite van de Belastingdienst' Indienen en opsturen Meer informatie RSIN Wet dwangsom Bijlage Model voor beschikkingen Bijlage Naamgeving Belastingdienst en douanekantoren per 1 januari Bijlage Standaardzinnen voor formulieren Douane Formuleringen algemeen Formuleringen 'opsturen' Formuleringen 'Meer informatie' Bijlage Afspraken schrijfwijze aangifte IB Bijlage Engelse termenlijst dienstonderdelen en functies Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

3 Inleiding 3 1. Inleiding In dit document staan alle tekstregels die er gelden bij de Belastingdienst. We hebben hier zoveel mogelijk informatie weggelaten die ook gewoon in de 'Woordenlijst Nederlandse Taal' of Renkema's 'Schrijfwijzer' staat. Samen met deze naslagwerken vormt dit document de leidraad voor de teksten van de Belastingdienst. 3

4 Communicatierichtlijnen voor Belastingdienstteksten 2. Communicatierichtlijnen voor Belastingdienstteksten De uitgangspunten voor de externe communicatie van de Belastingdienst zijn: - proces en logica van de lezer We communiceren zoveel mogelijk over onderwerpen en in begrippen die voor een lezer (burger of ondernemer) logisch zijn (iemands huis, auto, ziektekosten, nieuwe werknemer enzovoort). En over de gevolgen voor belastingen die iemand moet betalen of het geld dat hij (terug)krijgt. We brengen de stappen die we doorlopen en de moeilijke begrippen terug tot wat wij doen en wat de lezer moet doen en de afhandeling gebeurt zo soepel mogelijk. - sturen op gedrag We zijn duidelijk over wat we van mensen verwachten. Moeten ze iets doen? Als dat zo is, wat moeten ze dan precies doen, wanneer en hoe. En als ze niets hoeven doen, zeggen we dat ook. Dat biedt zekerheid, en voorkomt onnodige vragen. - verschillen tussen mensen erkennen Dé burger of ondernemer bestaat niet. Om de mensen zo goed mogelijk te helpen, houden we rekening met onderlinge verschillen. Dat betekent voor de teksten: - sluit aan bij een gebeurtenis We communiceren alleen als daar een concrete aanleiding voor is. - schrijf persoonlijk en direct Spreek de lezer rechtstreeks aan, met u, en gebruik 'wij' of 'ik' waar dat kan. - schrijf handelingsgericht Vertel wat de lezer moet doen. We zeggen niet dat iets volgens de wet is, want wij doen niets anders dan uitvoeren wat in de wet staat. - schrijf doelgroep- en lezergericht We gebruiken de kennis die we over de doelgroep en de lezer hebben en passen ons taalgebruik daar op aan. We leven ons in in wat de lezer moet of wil weten, en laten onze redenen achterwege als die niet relevant zijn voor de lezer. - geef snel toegankelijke informatie op hoofdlijnen We schrijven eenvoudig en duidelijk, kort en bondig, puntsgewijs. Op deze manier bedienen we het grootste gedeelte van de mensen naar wens. We kunnen altijd nog verwijzen naar andere of gedetailleerdere informatie, voor degenen die daar behoefte aan hebben. - zonder rompslomp We vragen niet meer gegevens dan nodig. In brieven bijvoorbeeld hoeven we niet te veel de diepte in. We kunnen ons houden aan bovenstaande richtlijnen en waar verdieping nodig is, verwijzen naar onze internetsite. We communiceren namelijk bij voorkeur via internet; andere manieren zijn ondersteunend. - zorg voor een goede balans tussen juridische juistheid en begrijpelijkheid We willen teksten die fiscaal juist zijn én in duidelijke taal geformuleerd. Het één hoeft niet ten koste te gaan van het ander. Dit alles onder de noemer: duidelijke taal is normaal. Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

5 Structuur 5 3. Structuur De teksten die de Belastingdienst publiceert, moeten overzichtelijk zijn. De lezers moeten meteen kunnen zien waar een tekst over gaat, waar de gezochte informatie staat of hoe ze bij de gezochte informatie kunnen komen. We noemen dit een scannable layout. Gebruik daarom: niet te veel niveaus in een tekst korte alinea's korte tekstdelen tussenkoppen opsommingen Niet te veel niveaus Probeer het aantal niveaus in je teksten te beperken tot drie, maximaal vijf. Bij folioteksten mag je niet dieper nummeren dan het derde niveau (1.1.1). Wil je nog een niveau aanbrengen, gebruik dan de ongenummerde tussenkop. Korte alinea's De alinea's zijn in het algemeen vijf tot acht regels lang. Hoe ziet een alinea eruit? Houd de volgende regels aan: Begin een alinea direct aan de linkerkantlijn, spring niet in. Scheid alinea's van elkaar met een witregel. Schrijf binnen een alinea achter elkaar door (laat een zin niet op een nieuwe regel beginnen). Gebruik tussenkoppen Plaats tussenkoppen als je binnen een paragraaf een nieuw deelonderwerp gaat besprek en. Niet elke nieuwe alinea hoeft een tussenkop te krijgen. Gebruik opsommingen Zie voor de richtlijnen voor opsommingen paragraaf

6 Formulering 4. Formulering De teksten die de Belastingdienst publiceert, moeten voor iedereen voor de beoogde doelgroep te begrijpen zijn. Eenvoudig en duidelijk formuleren is daarbij het belangrijkst. Gebruik verder geen voorzetseluitdrukkingen, verouderde woorden en jargon (zie hiervoor ook de hoofdstukken 8, 9 en 10). Over een aantal andere taalkwesties hebben we ook afspraken gemaakt, zoals over spelling en aanspreekvorm Eenvoudig en duidelijk formuleren Structuur Zorg dat de zinnen een eenvoudige structuur hebben. Vermijd dus: - tangconstructies - opeenstapelingen van bijzinnen Niet Maar Als de uiterste betaaldatum op een zaterdag, zondag of nationale feestdag, zoals eerste kerstdag of Hemelvaartsdag, valt, dan geldt als uiterste betaaldatum de laatste werkdag vóór de feestdag. Als de uiterste betaaldatum valt op een zaterdag, zondag of nationale feestdag, dan geldt als uiterste betaaldatum de laatste werkdag vóór de feestdag. Varieer met de opbouw van de zinnen. Wissel korte en lange zinnen met elkaar af. Formulering Formuleer persoonlijk. Gebruik 'wij' in plaats van 'de Belastingdienst', of zelfs 'ik' waar dat kan. Of gebruik de eerste keer in een document 'de Belastingdienst', en ga dan over op 'wij'. en Niet Maar U hebt een aanvraag of wijziging ingediend voor de kinderopvangtoeslag De Belastingdienst kan deze niet verwerken... U hebt een aanvraag of wijziging ingediend voor de kinderopvangtoeslag We kunnen deze niet verwerken... Verandert de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven? Dan moet u dat zo snel mogelijk aan de Belastingdienst doorgeven. U hebt een aanvraag of wijziging huurtoeslag voor 2014 ingediend. Maar u hebt deze niet (helemaal) ingevuld. Hierdoor kan de Belastingdienst uw aanvraag of wijziging niet behandelen. De Belastingdienst heeft hierover afspraken gemaakt met UWV. Binnenkort stuurt de Belastingdienst u... U moet... dan binnen drie weken terugsturen naar de Belastingdienst. Verandert de situatie waarvoor de verklaring is afgegeven? Dan moet u dat zo snel mogelijk aan ons doorgeven. U hebt een aanvraag of wijziging huurtoeslag voor 2014 ingediend. Maar u hebt deze niet (helemaal) ingevuld. Hierdoor kan ik uw aanvraag of wijziging niet behandelen. De Belastingdienst heeft hierover afspraken gemaakt met UWV. Binnenkort sturen wij u... U moet... dan binnen drie weken naar ons terugsturen. Formuleer handelingsgericht: zeg wat de lezer moet doen om een bepaald doel te bereiken. Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

7 Formulering 7 Niet Maar De F7-toets dient om de salarisgegevens van de eenheid op te vragen. Als u salarisgegevens van de eenheid wilt opvragen, drukt u op 'F7'. Formuleer zoveel mogelijk vanuit het perspectief van de lezer. Laat merken dat je met de lezer meedenkt. Niet Maar In dit site-onderdeel wordt beschreven hoe u aangifte kunt doen. U leest in dit site-onderdeel hoe u aangifte kun doen. Vermeld overal waar dat kan de personen om wie het gaat. Formuleer positief. Maak dus geen zinnen met meer dan één ontkenning of met negatieve omschrijvingen. Niet Maar Dit geldt niet als de werknemer niet meer dan 183 dagen per jaar (...). Dit geldt alleen als de werknemer meer dan 183 dagen per jaar (...). Zorg ervoor dat formuleringen maar voor één uitleg vatbaar zijn. Gebruik zoveel mogelijk actieve zinnen. Vermijd de zelfstandignaamwoordstijl. 7

8 Formulering Niet Maar Het betalen van belasting is verplicht voor iedereen met een betaalde baan. Iedereen met een betaalde baan moet belasting betalen. Inhoud Doe niet meer dan één mededeling per zin. Niet Maar Als u iemand hebt ingehuurd om klussen in en om het huis te doen of als u betaald huishoudelijk werk voor iemand doet, maakt de Regeling dienstverlening aan huis hulp inhuren voor dit soort klussen makkelijker. Hebt u iemand ingehuurd om klussen in en om het huis te doen? Of doet u betaald huishoudelijk werk voor iemand? De Regeling dienstverlening aan huis maakt hulp inhuren voor dit soort klussen makkelijker. Maak zo min mogelijk voorbehouden. Vermijd overbodige inleidingen. Teksten moet precies voldoende informatie verschaffen. Hoeveel informatie dat is, hangt af van de situatie. Vergelijk de volgende zinnen. - 's Avonds moet de apparatuur uit. - De portier moet 's avonds de computerapparatuur uitschakelen. - De portier moet om uur alle computerapparatuur op de afdeling uitschakelen. - De portier moet om uur alle computerapparatuur op de afdeling uitschakelen. Hij moet hiervoor procedure X volgen. De eerste zin kan in een bepaalde situatie voldoende zijn, maar zal in veel gevallen t e vaag zijn. Misschien heeft de lezer minimaal de informatie nodig uit de laatste zin van het voorbeeld. Bewoordingen Gebruik voor dezelfde begrippen steeds dezelfde woorden. Kies daarbij altijd voor het duidelijkste of het meest gangbare begrip. Gebruik geen ambtelijke uitdrukkingen. Zie hoofdstuk 8. Gebruik geen zinsdelen of woorden die niets toevoegen. Gebruik geen termen als 'bijna altijd', 'meestal', 'tijdelijk', 'onder bepaalde voorwaarden' en 'in principe', maar doe een van de volgende dingen: - leg de situatie helemaal uit - haal deze termen weg als ze overbodig zijn - verwijs de belastingplichtige voor de volledige informatie door naar andere informatiebronnen Gebruik geen onnodige naamwoordstijl Taalkwesties Spelling Uitgangspunt voor de spelling is de 'Woordenlijst Nederlandse taal' (het 'Groene boekje'), editie Groene boekje online: De Dikke van Dale, die op Belastingnet staat, gebruikt tegenwoordig ook de officiële spelling. Als de 'Woordenlijst' geen uitsluitsel geeft, gebruik dan de volgende bronnen: - werkwoorden van Engelse herkomst, samengestelde woorden en anderstalige woordcombinaties: 'Schrijfwijzer', J. Renkema Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

9 Formulering 9 - aardrijkskundige namen, 'Schrijfwijzer', J. Renkema of Buitenlandse aardrijkskundige namen in het Nederlands, Sdu - fiscale en juridische termen: 'Juridisch woordenboek', Van Dale of 'Schrijfwijze fiscale termen', Huisstijlwijzer op Belastingnet - wetten: 'Belastingwetten', Kluwer Neem in citaten altijd de letterlijke tekst over. In hoofdstuk 9 staan een aantal termen die veel voorkomen in de teksten van de Belastingdienst. U hebt/u heeft Gebruik 'u hebt'. Behalve in 'u of uw partner heeft...'. Aanspreekvormen Spreek de lezer aan met 'u', dus niet met 'jij', 'hij' of 'men'. Behalve in de veelgestelde vragen: dan gebruiken we de ik-vorm. In interne documenten mag je de lezer wel met 'je' aanspreken. Zoals in dit document of in intranetteksten. Gebruik in instructies de gebiedende wijs. Niet Maar U schrijft een begeleidende brief. Schrijf een begeleidende brief. De 'gebiedende wijs met u' gebruiken we niet in instructies, maar kun je gebruiken in andere gevallen dat iemand iets moet doen. Gebiedende wijs met u is wat vriendelijker. Niet Maar Stuur de documenten vóór 3 augustus. Stuurt u de documenten vóór 3 augustus. Sekseaanduiding Vermijd sekseaanduidingen. Kies voor de meervoudsvorm. Niet Maar De cursist(e) moet zijn of haar materiaal meebrengen. Cursisten moeten hun eigen materiaal meebrengen Terminologie en jargon Hoewel jargon voor bepaalde doelgroepen geen probleem zal zijn, willen we jargon toch vermijden. Voor terminologie geldt dat we consequent dezelfde termen gebruiken voor dezelfde begrippen. We kiezen altijd voor het duidelijkste of meest gangbare begrip. Voor de schrijfwijze van fiscale en juridische termen en afkortingen houden wij de schrijfwijze aan van: - Van Dale Juridisch woordenboek - Kluwerpocket Belastingwetten Ambtelijke uitdrukkingen zijn taboe. Zie hoofdstuk 8 voor een overzicht van ambtelijke uitdrukkingen en de alternatieven. 9

10 Formulering 4.4. Standaardformuleringen Om de teksten zo eenduidig mogelijk te maken, gebruiken we een aantal standaardformuleringen. Zie hoofdstuk 10. Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

11 Bijzondere tekstelementen Bijzondere tekstelementen 5.1 Betreft-regel De betreft-regel ziet er als volgt uit: Achter Betreft komt een dubbele punt. De betreftzin begint met een hoofdletter. De betreftzin is niet langer dan één regel. Er komt geen punt achter de betreftzin. Betreft: Uw definitieve aanslag inkomstenbelasting 5.2 Koppen en tussenkoppen Een goede kop is kort en bondig en vertelt de lezers wat zij van een tekst kunnen verwachten. De kop dekt de lading van de tekst in zo weinig mogelijk woorden. Gebruik aan het begin van een kop geen lidwoorden. Gebruik in tussenkoppen helemaal geen lidwoorden. Voor koppen kun je kiezen uit de volgende drie stijlen: - de zelfstandignaamwoordstijl ('Voorwaarden kinderopvangtoeslag') - de werkwoordstijl ('Kinderopvangtoeslag aanvragen') - de vraagstijl ('Hoe kan ik kinderopvangtoeslag aanvragen?') Dezelfde soort informatie krijgt zoveel mogelijk dezelfde soort kop. Let dan op consistentie in: - toon - gebruik van lidwoorden - gebruik van meervoud of enkelvoud - woordkeuze Binnen één tekst kunnen meerdere soorten informatie voorkomen. Je hoeft binnen een tekst dus niet consequent dezelfde soort kop te gebruiken De volgende koppen komen voor op de overzichtspagina van 'Aangifte doen, belasting betalen of terugvragen': Aangifte doen Aangifte 2013 Aangifteprogramma 2013 downloaden Aangifte voor buitenlandse belastingplichtigen Boxen en tarieven U bent uw betalingskenmerk kwijt Kies voor de werkwoordstijl als je een instructieve tekst schrijft. Plaats hierbij het werkwoord steeds achteraan. Kies voor de zelfstandignaamwoordstijl als je situaties beschrijft. 11

12 Bijzondere tekstelementen 5.3 Let op! Als het missen van de informatie voor de lezer vervelende gevolgen kan hebben, gebruik je een letop. Streef naar maximaal één alinea per let-op. Streef naar maximaal twee let-ops per beeldscherm of pagina. Plaats geen let-op binnen een let-op. In let-optekst niet ook 'Let op' zetten. Dus niet: 'Let erop dat '. Gebruik voor de tip geen andere benamingen, zoals 'Nota bene' of 'Opmerking'. Een let-op wordt op dezelfde manier vormgegeven als een voorbeeld. Vormgeving Let op op papier (pdf) De kop is vet (en niet cursief) en eindigt met een uitroepteken. De tekst eronder begint op een nieuwe regel en is romein (dus niet cursief). De kop en de tekst springen in. Let op! Een let op-tekst ziet er zo uit. 5.4 Nadruk Geef woorden waarop je extra aandacht wilt vestigen vet weer. Doe dit echt alleen bij uitzondering Gebruik accenttekens als je een klemtoon wilt leggen of een bepaalde uitspraak wilt aangeven. Doe dat alleen als de lezer een woord anders verkeerd zou kunnen begrijpen. Gebruik voor dit doel alleen het accent aigu ( ) en We kunnen nooit méér produceren op deze afdeling. U moet aangifte doen vóór 1 april. 5.5 Opsommingen Leestekens De inleidende zin eindigt met een dubbele punt. Voor de opsommende delen zijn er twee mogelijkheden: Als een deel van een opsomming uit een of meer zelfstandige zinnen bestaat, beginnen die zinnen met een hoofdletter en komt er een punt achter elke zin (of vraagteken). Uitzondering: als een opsomming uit hele zinnen bestaat die hyperlinks zijn, dan komt er geen punt achter die zinnen. Als de leden van een opsomming uit zinsdelen, een paar woorden of een enkel woord bestaan, beginnen ze met een kleine letter staat er ook geen leesteken aan het einde van de delen. Ook niet ter afsluiting van het laatste deel van de opsomming. Soms krijgen de onderdelen van een opsomming een toelichting. Als de delen van de opsomming niet uit hele zinnen bestaan en de toelichting wel, dan: komt er geen leesteken achter het onderdeel van de opsomming en sluiten we het af met Shift - Enter begint de toelichting op een nieuwe regel De toelichting begint met een hoofdletter en eindigt met een punt. U kunt uw motorrijtuigenbelasting op twee manieren betalen: Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

13 Bijzondere tekstelementen 13 - met een acceptgiro Als u de motorrijtuigenbelasting per jaar betaalt krijgt u 12 korting per jaar. - via een automatische incasso Als u een machtigingsformulier invult, schrijft de Belastingdienst elke maand de motorrijtuigenbelasting automatisch van uw rekening af. Relatie tussen delen Om de relatie tussen de opgesomde delen duidelijk te maken, gebruikende we de inleidende zin. en U moet een van de volgende documenten bij de hand houden: - salarisspecificatie - jaaropgave - paspoort U moet aan de volgende drie voorwaarden voldoen: - U hebt een inkomen lager dan U hebt thuiswonende kinderen jonger dan 18 jaar. - U woont in Nederland. Opsommingstekens Kies uit twee typen opsommingstekens: - streepjes - cijfers: alleen bij instructies of bij een hiërarchie Opmaak Een opsomming moet er als volgt uitzien: De onderdelen springen in. Alleen onder het laatste deel komt een witregel. Tussen de delen komen geen witregels. Opsomming binnen opsomming Een opsomming binnen een opsomming is alleen toegestaan als dat echt nodig is. Kijk dus eerst of je de opsomming kunt splitsen. Een opsomming binnen een opsomming springt in. Volgorde Bij opsommingen van korte gelijksoortige delen, plaatsen we de delen in alfabetische volgorde. Denk aan een opsomming van landennamen. 5.6 Tabellen Je kunt gegevens overzichtelijk presenteren in een tabel. In een goede tabel vindt de lezer in een oogopslag de informatie die hij zoekt. Begin de tabeltekst steeds met een hoofdletter. Plaats alleen punten achter volledige zinnen. Schrijf de tabelkop met een hoofdletter aan het begin en zonder dubbele punt. Zorg dat de tabeltekst niet afhankelijk is van de tabelkop. Tabelkop en tabeltekst mogen samen geen zin vormen. Noem eenheden niet in de tabelkop, maar in de tabeltekst. Afhankelijk van wat gebruikelijk is, staat de eenheid voor of na de waarde. 13

14 Bijzondere tekstelementen Gewicht auto Bedrag motorrijtuigenbelasting kg 80 per kwartaal / 308 per jaar kg 99 per kwartaal / 384 per jaar 5.7 en Kleine voorbeelden kun je in een zin opnemen, bijvoorbeeld door het woord 'bijvoorbeeld' te gebruiken. Grotere voorbeelden haal je uit de lopende tekst. Doe dat op de volgende manier: Gebruik voor de kop '' vette standaardletters. Zet geen dubbele punt achter de kop. Maak de kop en de tekst van het voorbeeld niet cursief. Laat het voorbeeld inspringen. Plaats geen witregel tussen de voorbeeldkop en de voorbeeldtekst. Plaats wel een witregel tussen de voorbeeldkop en de voorbeeldtekst als het voorbeeld bestaat uit een tabel of begint met een kopje. Dit is een voorbeeld van een voorbeeld. en onder elkaar Als je meer voorbeelden direct onder elkaar zet, kun je ze nummeren: 1, 2, enzovoort. Als dat echt iets toevoegt, kun je de inhoud van het voorbeeld typeren: ' berekening privégebruik'. Het is niet altijd nodig om aparte koppen te maken voor elk voorbeeld. Als deze bijvoorbeeld bestaan uit enkele voorbeeldzinnen, dan is het voldoende om er 'en' boven te zetten. Plaats dan wel een witregel tussen de voorbeeldkop en de eerste voorbeeldtekst. Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

15 Notatiewijzen Notatiewijzen 6.1. Afkortingen In de teksten van de Belastingdienst gebruiken we zo weinig mogelijk afkortingen. Ruimtegebrek is een argument om wel een afkorting te gebruiken. We beperken ons dan tot algemeen bekende afkortingen. Schrijf woorden zoals 'bijvoorbeeld' en 'alstublieft' altijd voluit. Schrijf fiscale begrippen zoals IB, Vpb, ICL de eerste keer dat ze voorkomen op een pagina, voluit. De afkorting komt erachter tussen haakjes. Op de rest van de pagina kun je volstaan met de afkorting. Dit geldt voor iedere afzonderlijke pagina. Raadpleeg voor de schrijfwijze van afkortingen van fiscale begrippen en juridische termen: -- Kluwerpocket Belastingwetten Van Dale Juridisch woordenboek - databank Schrijfwijze fiscale termen in de Huisstijlwijzer op Belastingnet 6.2. Getallen Schrijf alle getallen in cijfers. Schrijf vaste begrippen in woorden. Dertiendemaanduitkering Derde partij Schrijf 1 e, 2 e, 3 e. Als 'een' geen telwoord is, dan schrijven we in lopende tekst 'een' in plaats van '1'. Scheid duizendtallen met een punt. Let op! In beeldschermteksten schrijven we getallen altijd in cijfers. Uitzondering hierop zijn ronde bedragen van meer dan 1 miljard, bijvoorbeeld 20 miljard. Getallen in kolommen en tabellen Scheid duizendtallen met een punt. Lijn getallen rechts uit. Als er getallen voorkomen met een cijfer achter de komma, plaats dan achter alle hele getallen ',00' , , , Bedragen In lopende tekst gelden voor bedragen de volgende regels: Schrijf bedragen altijd in cijfers. Plaats voor het bedrag een euroteken: (CTRL+ALT+5). Scheid en het bedrag door een vaste spatie (SHIFT+CTRL+spatiebalk). 15

16 Notatiewijzen Plaats geen komma, nullen of streepjes achter het bedrag als in het tekstverband alleen bedragen in hele euro's voorkomen. Als er getallen voorkomen met een bedrag achter de komma, plaats dan ',00' acht er alle bedragen in hele euro's. en Heb jij even 200 voor mij? Nee, ik kan je wel 195 lenen. Heb jij even 200,00 voor mij? Nee, ik kan je wel 195,75 lenen. 65 miljoen Bedragen in tabellen In een tabel staat het euroteken alleen in de eerste rij en voor het totaal (en dus niet in de tabelkop). Lijn bedragen in kolommen of tabellen rechts uit. Houd verder dezelfde regels aan als bij bedragen in de lopende tekst Breuken Schrijf alleen de breuk 1/2 in woorden: de helft. Schrijf overige breuken als volgt: 1/3, 3/4 en 7/ Datums In de lopende tekst Vermeld een datum in de lopende tekst als volgt: 11 februari Gebruik vaste spaties tussen dag, maand en jaar (SHIFT+CTRL+spatiebalk). In kolommen en tabellen Houd de volgorde dag-maand-jaar aan. Schrijf het jaar voluit: '2014'. Plaats liggende streepjes tussen dag, maand en jaar. Zet geen spaties voor en achter het streepje. Zet een nul voor enkele cijfers: dus niet ' ' maar ' '. Zorg ervoor dat de datum in zijn geheel op een regel staat Min, plus, keer Schrijf in een lopende tekst schrijven 'min', 'plus' en 'keer' uit. Gebruik in sommen en rekenvoorbeelden '-', '+' en 'x' Telefoonnummers Telefoon- en faxnummers schrijf je met spaties en korte streepjes: BelastingTelefoon Buitenland: Let op! In Word, bij 'Extra', 'Autocorrectie', tabblad 'Auto-Opmaak tijdens typen' mag geen vinkje staan voor 'Gewone tekens door symbolen'. Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

17 Notatiewijzen Postcode en plaatsnaam 8913 HR LEEUWARDEN Procenten Gebruik het procentteken bij getallen in plaats van het woord 'procent' Schrijf percentages (de getallen) in cijfers Zet geen spatie tussen het getal en het procentteken Rangtelwoorden Schrijf rangtelwoorden volgens dezelfde regels als getallen, met daarachter 'e' en 3e 12e 20e e e Let op! In Word, bij 'Extra', 'Autocorrectie', tabblad 'Auto-Opmaak tijdens typen' mag geen vinkje staan voor 'Rangtelwoorden door superscript' Leestekens Aanhalingstekens Gebruik waar mogelijk enkele rechte aanhalingstekens. (Je krijgt rechte aanhalingstekens door: Bestand Help Opties Controle Autocorrecties opties tabblad Autoopmaak 1 e vinkje linksboven weghalen.) Producten die buiten B/CKC worden opgemaakt, hebben vaak gekrulde aanhalingstekens. Gebruik alleen dubbele aanhalingstekens als je binnen een aangehaalde zin iets wilt aanh alen Zet alles waarnaar je letterlijk verwijst tussen aanhalingstekens, bijvoorbeeld: - schermtitels - titels van documenten - knoppen en toetsen - onderwerpen in de Help- en invulvelden - namen van brochures en formulieren - namen van rubrieken Gebruik geen aanhalingstekens in links of bij namen van site-onderdelen en Vul het formulier Opgaaf rekeningnummer particulieren in en stuur dit naar ons op. U doet snel en makkelijk digitaal aangifte met het Aangifteprogramma. Let op! Voor verwijzingen naar aanslagen, aangiften en dergelijke geldt dit alleen als het gaat om verwijzingen naar de fysieke documenten. Vaste spaties Gebruik vaste spaties om een woord en een waarde bij elkaar te houden (Ctrl+Shift+Spatie). Gebruik vaste spaties om de delen van een (telefoon)nummer bij elkaar te houden (zie ook Nummers). 17

18 Notatiewijzen Gebruik vaste spaties in datums (ook in de kop van actueelberichten). Dubbele punt en puntkomma Gebruik een dubbele punt als erna een voorbeeld, opsomming of uitleg volgt. Gebruik geen puntkomma's maar een punt als je twee zinnen van elkaar wilt scheiden. Gebruik na een dubbele punt een kleine letter. Box 1: werk en woning Als de dubbele punt gebruikt wordt in een opsomming en de delen van de opsomming uit hele zinnen bestaan, gebruik dan wel een hoofdletter. Voorwaarden: - U woont in Nederland. - Uw bruto jaarinkomen is lager dan Verwijzingen naar documenten Als je verwijst naar documenten, zet je de titel tussen enkele rechte aanhalingstekens. De titel zelf schrijf je niet cursief. Dit geldt voor folio en internet. Let op! Gebruik geen aanhalingstekens als je van de documenttitel een link maakt. Vul het formulier Opgaaf rekeningnummer particulieren in en stuur dit naar ons op Verwijzingen naar wetsartikelen Gebruik zo min mogelijk wetsverwijzingen. In plaats van een wet te citeren, kun je beter uitleggen wat de wet praktisch voor iemand betekent. Niet Maar Artikel 4 Wet belasting zware motorrijtuigen: De belasting wordt geheven met betrekking tot elk motorrijtuig afzonderlijk. U moet over elk zwaar motorrijtuig afzonderlijk belasting betalen. Mocht het toch nodig zijn naar een wetsartikel te verwijzen, doe dat dan als volgt (beginnen met artikel en nummer en vervolgens logisch afronden en eindigen met de wetsnaam): - artikel 3, lid 4 van de Wet inkomstenbelasting (IB) - artikel 3, lid 4, letter a van de Wet inkomstenbelasting (IB) - artikel 3 en 4 van de Algemene wet bestuursrecht - artikel 6 tot en met 9 van de Algemene wet rijksbelastingen Schrijf het woord 'artikel' in de lopende tekst voluit en zonder hoofdletter. Voor de schrijfwijze van wetten of de afkortingen ervan, zie: - Kluwerpocket Belastingwetten - Juridisch woordenboek, Van Dale Ook bij een boetebeschikking verwijzen we naar het wetsartikel, omdat dat de basis vormt voor de beslissing. Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst

19 Notatiewijzen 19 We doen het niet zolang het niet echt nodig is. Pas als we merken dat iemand niet mee wil werken, bijvoorbeeld als iemand een brief terugstuurt waarin hij geen antwoord geeft, dan noemen we wel een wetsartikel, omdat daar enige dreiging van uitgaat. Ik wijs uw verzoek af. Ik doe dit op basis van artikel.... Zie ook het model voor beschikkingen (hoofdstuk 11). Naar publicaties verwijzen Houd de richtlijnen van Renkema's 'Schrijfwijzer' aan Brochures Brochures die als pdf op internet staan, beschouwen we als een folio-uitgave. We gebruiken dus de notatiewijzen voor folio-uitgaven, bijvoorbeeld dubbele aanhalingstekens in plaats van enkele Linken naar een download Als we linken naar een download, hoeven we in die link niet het woord 'downloaden' op te nemen. Ook in de zin, hoeven we het woord 'downloaden' niet te gebruiken. Het mag wel Linken in hulpmiddelen In de vraag van een hulpmiddel linken we niet. Maak de link in de Toelichting. Op scherm Levert u nieuwe of weinig gebruikte vervoermiddelen [link naar 11.html]? Type Ja/Nee Verplicht Ja Toelichting - Dat doen we dus niet zo, maar zo: Op scherm Type Verplicht Toelichting Levert u nieuwe of weinig gebruikte vervoermiddelen? Ja/Nee Ja Meer informatie over nieuwe of weinig gebruikte vervoermiddelen vindt u in de begrippenlijst [link naar 11.html]? 6.8. Gebruik zoektermen Voor het gebruik van zoektermen in folioproducten en op de site gelden een aantal regels. Verwijzen naar internet in folioproducten Wij kunnen lezers van folioproducten (vooral brochures) helpen door zoektermen of een pad mee te geven op het moment dat we verwijzen naar de internetsite. 19

20 Notatiewijzen Wanneer zoektermen gebruiken? alleen in folioproducten alleen vanaf zogenoemde wegwijzerpagina's, of specifieker: als je verwijst naar content dat meer dan 4 stappen (klikken) vanaf de startpagina. In andere gevallen geef je een pad mee Wees zuinig in het gebruik en voorkom dat een folioproduct vol staat met dergelijke verwijzingen. Formulering Wilt u meer weten hierover? Ga naar en zoek op 'abc-regeling' (waarbij abc-regeling vervangen moet worden door de zoekterm die je mee wilt geven natuurlijk). Varianten op de formulering Meer weten? Ga naar en zoek op 'abc-regeling'. Voldoet u niet aan de voorwaarden voor de def-regeling? Misschien komt u dan wél in aanmerking voor de abc-regeling. Ga naar en zoek op 'abc-regeling'. Wanneer een pad gebruiken? Als je niet meer dan 4 stappen (klikken) vanaf de startpagina (let op! de startpagina is de doelgroeppagina Privé, binnen zakelijk, douane voor bedrijven en intermediairs verlies je al 1 klik omdat je eerst naar de juiste doelgroeppagina moet. Deze klik telt wel mee), in het pad moet gebruiken (bij meer dan 4 klikken de zoektermen gebruiken). Wilt u meer weten hierover? Ga naar en kies 'Zakelijk', 'Personeel en loon' en vervolgens 'Jaarloongegevens 2013' onder 'Aangifte loonheffingen'. 6.9 Tekstafspraken IWCM Voor het werken in IWCM zijn er een aantal afspraken. Een volledig overzicht vind je in de IWCMinstructie. Links op doelgroeppagina Er mogen per thema maximaal 4 links plus een 'meer' link op de doelgroeppagina. Je hoeft geen 'meer' te gebruiken als er niet meer thema s zijn. Links op themapagina Er mogen per clusterpagina maximaal 4 links plus een 'meer' link op de themapagina. Je hoeft geen 'meer' te gebruiken als er niet meer clusters zijn. Linken naar andere onderwerpen Op doelgroep- thema- en clusterpagina s mag worden gelinkt naar andere delen van de website, alleen moet dit onder een kop 'Gerelateerde onderwerpen'. Zie ook: Maak een 'Zie ook' kop op als een Kop 2 in de editor, zonder dubbele punt. Maak de link(s) eronder als linklijst op. Andere varianten zoals 'Snel naar' en 'Meer informatie' zijn niet toegestaan. Linklijst Gebruik bij een opsomming waarin één of meerdere links staan een linklijst. Ook al bestaat de link maar uit één woord. Titel linker navigatiemenu Deze titel mag maximaal 3 regels zijn. Standaardtekst wrapper FOL1-formulier Op wrappers van FOL1-formulieren gebruiken we de volgende tekst: Taal-en tekstrichtlijnen Belastingdienst