Nieuwsbrief RUD Groningen, nr. 19

Transcriptie

1 Nieuwsbrief RUD Groningen, nr. 19 Inspiratiebijeenkomst I&A Woensdag 17 oktober kwamen ICT-ers en mensen van de VTH-werkvloer van de provincie en verschillende gemeenten bij elkaar voor een bijeenkomst gewijd aan Informatisering en Automatisering. Een informatieve en inspirerende dag met een inleiding van projectleider I&A Jan Smittenberg, Kim Spinder s versie van het nieuwe werken en ervaringen op I&A-gebied uit Gelderland van Emile Hagelen, deelregisseur RUD Noord-Veluwe. Aan het eind van de dag gaf voorzitter van de stuurgroep RUD, gedeputeerde Mark Boumans zijn visie. Proces I&A Jan Smittenberg schetst het proces op gebied van I&A tot 1 april 2013 en daarna. Jan spreekt van een tweetrapsraket. De RUD moet per 1 april operationeel zijn. Dat betekent dat de medewerkers dan toegang moeten hebben tot alle digitale bestanden die zij nodig hebben. Dat kan per medewerker verschillen. Die toegang tot de benodigde informatie is cruciaal voor het werk, niet het systeem dat daartoe leidt. Om het systeem te optimaliseren is meer tijd nodig. Daaraan kan ook na 1 april worden verder gewerkt. Weg met Word: het nieuwe werken volgens Kim Spinder Kim Spinder roept in haar inspirerende lezing op tot muiterij. Het nieuwe werken is in haar optiek een (digitale) revolutie. Beelden die bij het nieuwe werken opkomen zijn plaats- en tijdonafhankelijk werken, het door elkaar lopen van werk en privé, leidinggeven gericht op resultaat in plaats van aanwezigheid en zelf de regie nemen. Het internet biedt ons de mogelijkheid om samen te werken. Dat wil niet zeggen dat al het oude fout is. Wij moeten het goede vanuit het verleden meenemen en moderniseren. Dan kom je al snel op het nieuwe werken. Lessen voor de RUD 1. Ouderen, 50-plussers, maken het verschil. Zij zijn het meest fanatiek en hebben de nieuwste gadgets. Zij hebben geen thuiswonende kinderen en hebben daardoor de tijd dingen uit te zoeken. Ook beschikken zij meestal over een goed netwerk en kennen mensen die iets voor elkaar kunnen krijgen. Gebruik ze als trekkers. Jongeren kunnen daarentegen wat makkelijker schakelen tussen de verschillende systemen. 2. Mensen hebben vooronderstellingen over het nieuwe werken die niet opgaan. Dat geldt niet alleen voor bijvoorbeeld de balie en de receptie. Kijk binnen de organisatie welke afdelingen voorop lopen en laat medewerkers van die afdeling anderen trainen. 3. Het oude is niet fout. Sommige mensen vinden het bijvoorbeeld prettig om van negen tot vijf te werken. 4. Niet denken in documenten maar in acties Gewoon beginnen. Niet eerst 1_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 19

2 Gedragsverandering Het nieuwe werken gaat vooral om bewustwording en gedragsverandering. Ik stond eens in de Albert Heijn terwijl de minister belde. Ik nam wel op maar voelde mij ondertussen erg ongemakkelijk daar in de rij voor de kassa. Inmiddels heb ik geleerd dat je afspraken moet maken over je gedrag, dus over wanneer je de telefoon wel of niet aanneemt, of je al dan niet in je ochtendjas vergadert via Skype en Kim Spinder dat soort dingen meer. Bij het UWV hebben wij papierloos werken ingevoerd. Toch bleek 95% van de stukken geprint te worden. Nadat wij, heel flauw, bij de printer iemand hadden ingezet die bij iedere printopdracht aan de betrokken medewerker vroeg wat er geprint werd, werden de medewerkers zich bewust van hun overbodige actie en werd er steeds minder papier gebruikt. Menselijk contact Het nieuwe werken is niet hetzelfde als compleet digitaal werken. Persoonlijk contact blijft belangrijk. Wij kiezen aan het begin van een project met de hele projectgroep wat wij online doen en waar wij voor bij elkaar komen. In de beginfase komen wij vaker bij elkaar, omdat het in dat stadium van belang is elkaar te leren kennen en vertrouwen. Daarna kan de vergaderfrequentie worden teruggeschroefd. afgeschaft Kim gebruikt geen office programma s als Word en ook is ze gestopt met . Dat gaat best makkelijk. Als ik met een nieuwe groep werk, kijken wij eerst hoe wij met elkaar willen communiceren, in een online groep of met online documenten. Soms kennen mensen zulke systemen niet, maar als ik dan laat zien wat het is en hoe het werkt, is het prima werken zonder en ziet ook iedereen de voordelen. In plaats van een document heen en weer te schuiven tussen verschillende projectleden met de kans dat bij het terugmailen mensen in de cc vergeten worden, kan nu ieder projectlid zijn opmerkingen in hetzelfde document plaatsen. Effectiever en minder mailverkeer. Verschil is wel dat er een haalplicht van de deelnemers is in plaats van een brengplicht van de projectleider. In het eerste geval komt het initiatief van de projectleider die een mail stuurt, zichtbaar in het postvak van de ontvangers. Bij een online community moet de ontvanger zelf inloggen in de community en de informatie daar ophalen. Dat vraagt dus meer initiatief van de ontvanger. plannen schrijven die goedgekeurd moeten worden, maar doen. Draai een pilot van zo n vier maanden en kijk wat binnen de RUD past. Behoud wat bevalt en gooi weg waar niemand wat mee kan. En blijf ondertussen kijken wat anders kan, stapje voor stapje. Het nieuwe werken is iets dat naast het werk gebeurt, het is geen doel op zich maar een manier van werken die voordelen oplevert ten opzichte van de oude manier. 5. Diversiteit mag Het nieuwe werken heeft gevolgen voor de ICT-afdeling. Mensen zullen steeds vaker hun eigen laptop, tablet en/of smartphone meenemen naar het werk. ICT moet daarin faciliteren in devices en systemen. 6. De rol van de communicatieafdeling verandert. Met tools als Yammer ligt de regie op de communicatie niet langer bij de communicatiemanager. Gamification Dit is het leuker maken van negatieve ervaringen als bijvoorbeeld wachten op de trein. MacDonalds in het station van Warschau is daarop ingesprongen met een dienstregelingsbord waarin de wachttijd staat aangegeven met MacDonalds-producten. Reizigers worden er blij van en MacDonalds heeft zijn omzet verhoogd. Een ander voorbeeld is het flitsen van automobilisten die zich aan de snelheidslimiet houden. Zij ontvangen voor iedere flits een lot waarmee zij een geldprijs kunnen winnen, opgebouwd uit boetegeld van snelheidsovertreders. Of punten winnen in de buurt die je kunt 2_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 19

3 Kim overhandigt aan het slot van haar betoog een piratenvlag aan Gea Koeling, projectdeskundige en lid van de kerngroep RUD, met de legendarische woorden van Steve Jobs: It s more fun to be a pirate, than to join the navy. inleveren bij de gemeente voor bijvoorbeeld geld voor de buurt barbecue. Gelderse zaaktypen Na de lunch deelt Emile Hagelen, deelregisseur RUD Noord- Veluwe, zijn ervaringen binnen het programma informatiearchitectuur en werkprocessen. In Gelderland komen er maar liefst zeven RUD s terwijl de provincie in maar drie veiligheidsregio s is opgedeeld. Couleur locale is bij de besluitvorming in Gelderland doorslaggevend geweest. Gevolg is echter dat niet alle taken bij iedere RUD in de provincie robuust belegd kunnen worden. Daarom is ervoor gekozen dat iedere RUD zich naast de eigen taken gaat toeleggen op een specifieke taak, waardoor de zeven allemaal met elkaar te maken hebben. Dat vraagt om een uniforme manier van werken. 1 januari gaat de digitale samenwerking van start en daarnaast werken de RUD s aan een ontwikkelvariant die in 2015 klaar moet zijn. Het digitale en zaakgerichte werken start per 1 januari en heet in Gelderland de Gelderse zaaktypencatalogus. In de praktijk blijven de medewerkers van de RUD s in Gelderland werken op locatie. Dat betekent in de praktijk dat zij blijven zitten waar zij zitten. De zeven RUD s gaan vooralsnog werken met verlengde kabels. Dat wil zeggen met op afstand toegang tot de VTH-systemen en het archief totdat de gewenste ontwikkelvariant (2015) in de lucht is. Alleen al de archivering vormt een vraagstelling op zich. Wat verstaat wie onder archivering en hoe nauw volgt men daarbij de letter van de wet? Het hele ontsluiten van de infovoorziening is wellicht één van de grootste kansen van de RUD. Jan Smittenberg Waarom niet beginnen. kleine stapjes maken. Niet problematiseren door alles op een hoop te gooien maar kijken welke onderdelen nu al realiseerbaar zijn. Gea Koeling Laten wij zorgen dat wij rond 1 januari helder hebben hoe wij met elkaar willen gaan samenwerken en vervolgens gaan oefenen of en hoe dat dan werkt. Gea Koeling Het is van belang dat het management en de teamleiders het nieuwe werken uitdragen. En wij moeten het eens zijn over nut en noodzaak. Ik proef heel veel nieuwsgierigheid bij de medewerkers, maar het is tegelijkertijd spannend. Ik denk dat veel mensen de RUD 3_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 19

4 Emile benadrukt nogmaals dat Informatisering & Automatisering een ingewikkelde opgaaf is en dat wij welkom zijn gebruik te maken van de slechte en goede ervaringen in Gelderland. zien als vliegwiel van ontwikkeling. Mark Boumans Mensen willen rust en duidelijkheid, weten waar zij aan toe zijn. Dan komen de positieve gedachten terug. De onrust legt druk op de medewerker en ook op hun stemming. De kogel moet door de kerk. Ga aan de slag want er is veel tijd nodig om de eerste slag te kunnen leveren. Providers hebben twaalf weken nodig om werkende aansluitingen te regelen. En zo loop je tegen meer praktische zaken aan. Daarmee moet je rekening houden in de planning. Frank Wolters Emile Hagelen en Jan Smittenberg Verwachtingen Mark Boumans van de RUD: Samen brengt meer dan de som der delen Mark Boumans, voorzitter van de stuurgroep RUD, schuift aan het einde van de dag aan. Wij zitten nu in de fase waarin de laatste formele bestuurlijke besluiten worden genomen. Ondanks het moeizame proces ben ik nog steeds blij. Ik ben een groot voorstander van de vorming van de RUD s. Wie goed geïnformeerd is, kan alleen maar enthousiast worden van de RUD. VTH-taken hebben niet altijd de aandacht gekregen die ze verdienen. Nu vraagt de samenleving meer van de overheid op dat gebied en kunnen wij slagen maken. Ook bestuurlijk valt er nog veel te ontginnen. I van informatie sneeuwt volgens mij vandaag onder; welke info heb ik nodig om mijn werk te kunnen doen? Dat is voor iedereen anders. In hoeverre zijn de archieven in de Groninger gemeenten gedigitaliseerd? De afspraak is dat dossiers digitaal worden aangeleverd. Maar dat moet je wel leiden, het is niet alleen even de boel inscannen. Bij de latende organisaties moet veel meer gedaan worden dan men denkt. Sturing Het is heel moeilijk om de VTH-taken op klein niveau goed te doen. Ik had de ambitie om alles meteen Wabo-breed te trekken met drie vestigingen. Dat was geen haalbare kaart, dus kreeg ik vaak het deksel op de neus. Het is ingewikkeld om met 24 partijen op één lijn te komen. Gemeenten willen niet allemaal hetzelfde en het is een constant zoeken naar de juiste route met dan weer een stap vooruit, soms achteruit en ook opzij. Ik ben en blijf echter uiterst positief over de RUD. Het biedt volop mogelijkheden en kansen voor de medewerkers en de deelnemers die met de RUD kwalitatief beter kunnen voldoen aan de vraag die leeft in de samenleving. 4_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 19

5 Informatisering en Automatisering Op het gebied van I&A ligt een kans om slagen te maken met bijvoorbeeld een overheid die 24 uur per dag zeven dagen per week bereikbaar is. De mensen die ik gesproken heb uit het werkveld zitten er allemaal klaar voor. Opmaak van de dag Jan Smittenberg geeft kort weer wat hij van de dag vond: Kim Spinder had iets rebels en daar had zij lol in. Zij doet mee, initieert. Voor de RUD is het goed dat wij mensen hebben die meedoen, initiatief nemen. Met Emile Hagelen zitten wij op één lijn. Met dingen in Gelderland bedacht kunnen wij ons voordeel doen. En ik ben het met Mark Boumans eens dat de RUD VTH naar een hoger niveau kan tillen. Ook hebben wij het over cultuur gehad. Daarin spelen de directeur en het management een belangrijke rol. Zij zijn de dragers om dit tot stand te brengen. Ondertussen moeten wij wel aan de slag met het definiëren van werkprocessen en kijken hoe I&A daarin kan ondersteunen. Het is niet moeilijk om mobiele devices te organiseren, maar wel ingewikkeld is de vraag hoe wij op een goede manier informatie gaan ontsluiten. Daarbij is ook het opdrachtsgeverperspectief van belang. De latende organisatie moet nog behoorlijk wat doen ook bij het live gaan van de RUD. Bijna alle colleges hebben een voorgenomen besluit genomen over de Gemeenschappelijke regeling en het Bedrijfsplan RUD Groningen. Het voorgenomen besluit wordt besprodagvoorzitter Godfried Damm Stuurgroep: RUD ten oosten stad Groningen Op 17 oktober heeft de stuurgroep RUD vergaderd. Belangrijk agendapunt was de huisvesting. De stuurgroep heeft besloten dat de RUD ten oosten van de stad Groningen wordt gevestigd. Ook heeft de stuurgroep het Programma van eisen en het Toetsingskader huisvesting vastgesteld. De DEAL-gemeenten, de Oostgroninger gemeenten en een aantal marktpartijen hebben in juli gezegd dat zij interesse hebben voor de huisvesting van de RUD. Zij worden gevraagd in november een offerte uit te brengen. De offertes worden in december beoordeeld door een commissie van (onafhankelijke) deskundigen. Die beoordelingscommissie brengt in januari een advies uit aan de stuurgroep, die daarop een besluit neemt over de locatie van de RUD. De stuurgroep is akkoord met het Sociaal statuut. Dat wordt op 9 november besproken in de Commissie voor Bijzonder Georganiseerd overleg. 5_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 19

6 Stuurgroep RUD ken in de gemeenteraden en Provinciale Staten. De meeste gemeentesecretarissen en de provinciesecretaris hebben hun ondernemingsraden al een adviesaanvraag gestuurd over het bedrijfsplan. De ondernemingsraden willen pas een advies uitbrengen als er een onderhandelingsakkoord is over het Sociaal statuut RUD. Om de ondernemingsraden voldoende tijd te bieden voor het uitbrengen van hun advies heeft de stuurgroep besloten de reactietermijn voor de colleges van B&W en GS te verlengen van 1 naar 21 december. Daarnaast heeft de stuurgroep ingestemd met het houden van een Nulmeting producten en diensten RUD Groningen en met het gebruik van HR21 als functiewaarderingssysteem. Aan de adviesbureaus BMC, KplusV organisatieadvies en Yacht is gevraagd een offerte uit brengen over de nulmeting. De opdracht wordt uiterlijk 16 november aan één van de bureaus gegund. De uitvoering van de nulmeting vindt plaats van medio november tot begin januari. Het gebruik van HR21 als functiewaarderingssysteem voor de RUD wordt ter instemming voorgelegd aan de Bijzondere Ondernemingsraad. Raden Zuidhorn en Bedum akkoord De gemeenteraad van Zuidhorn heeft op 8 oktober als eerste ingestemd met het aangaan van de Gemeenschappelijke regeling RUD en de Begroting 2013 van de RUD. De gemeenteraad van Bedum heeft het voorbeeld van Zuidhorn op 18 oktober gevolgd. Colofon Nieuwsbrief project RUD Groningen 2e jaargang nr. 19, oktober 2012 Verschijningsfrequentie Eén keer per twee weken Redactieadres Marianne Fokkinga m.fokkinga@provinciegroningen.nl Redactie Kerngroep RUD. De kerngroep bestaat uit Dick Bresser, projectleider Marianne Fokkinga, projectonder steuner Jan Smittenberg, projectdeskundige provincie Gea Koeling, projectdeskundige gemeenten Tekstbijdragen Dick Bresser Hanneke Huls Aan-/afmelden Marianne Fokkinga m.fokkinga@provinciegroningen.nl 6_ Nieuwsbrief RUD Groningen - nr. 19