ARBEIDSREGLEMENT. nv De Scheepvaart. Directie: Havenstraat Hasselt

Transcriptie

1 Arbeidsreglement Nummer van neerlegging bij de Inspectie van de sociale wetten: 10/ /WE Onderneming: nv De Scheepvaart Havenstraat 44 te 3500 Hasselt Plaats van tewerkstelling: Havenstraat 44 te 3500 Hasselt ARBEIDSREGLEMENT nv De Scheepvaart Directie: Havenstraat Hasselt Aard van de vennootschap: De vennootschap is een extern verzelfstandigd agentschap, naamloze vennootschap van publiek recht zoals bepaald in het oprichtingsdecreet van 2 april Aard van de activiteit: Ondersteunende activiteiten i.v.m. het vervoer over water Missie van de vennootschap: nv De Scheepvaart is verantwoordelijk voor het duurzaam en dynamisch onderhouden, exploiteren, commercialiseren en investeren als maatschappelijk project, van de waterwegen en de gronden met het oog op het stimuleren van hun multifunctioneel gebruik, inzonderheid het genereren en behouden van watergebonden transport en het verzekeren van de veiligheid, rekening houdend met alle maatschappelijke actoren om zo te beantwoorden aan de vraag en de behoeften van elke klant. 1

2 INHOUD 1. Toepassingsgebied 3 2. Informatieplicht 3 3. Arbeidsduur 3 4. Rustdagen, afwezigheden en deeltijdse prestaties 6 5. Loon en vergoedingen 8 6. Opzeggingstermijnen 9 7. Verplichtingen van de personeelsleden 9 8. Muziek op de werkvloer Toezichthoudend personeel Duur van de stage Straffen en beroepsmogelijkheden Ziekte of ongeval Arbeidsongeval Beroepsziekte Bescherming op het werk Alcohol- en drugsbeleid Psychosociale risico s op het werk Adres inspectiediensten Administratieve informatie Raadpleging van het arbeidsreglement Overzicht bijlagen arbeidsreglement nv De Scheepvaart 19 bijlage 1: deontologische code 19 bijlage 2: verbandkisten 19 bijlage 3: EHBO 19 bijlage 4: veiligheidscharter 19 bijlage 5: adressen arbeidsinspectie 19 bijlage 6: sociaal overleg Slotbepalingen 19 2

3 1. Toepassingsgebied Artikel 1 Dit arbeidsreglement regelt de arbeidsvoorwaarden van alle personeelsleden van nv De Scheepvaart. Onverminderd de bepalingen van onderhavig arbeidsreglement, worden de arbeidsvoorwaarden van de personeelsleden bepaald door het besluit van de Vlaamse regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid, zoals dit zal worden gewijzigd. Voor de regeling specifiek voor de vennootschap geldt het besluit van de Vlaamse regering van 5 september 2003 houdende de agentschapspecifieke regeling van de rechtspositie van het personeel van nv De Scheepvaart, zoals dit zal worden gewijzigd. 2. Informatieplicht Artikel 2 De personeelsleden geven aan de personeelsdienst dadelijk alle inlichtingen door die noodzakelijk zijn voor de correcte toepassing van de sociale en fiscale wetgeving. Het gaat om volgende gegevens: adres, verblijfplaats, rijksregisternummer, nationaliteit, burgerlijke staat en gezinstoestand. Zij geven ook onmiddellijk elke wijziging van deze gegevens door. 3. Arbeidsduur Artikel 3 De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd. De gemiddelde arbeidsduur voor een voltijds personeelslid is 38 uren per week zowel voor de arbeiders als voor de bedienden. Een dagprestatie is 7,36 uur, een halve dag is 3,48 uur. Voor personeelsleden met een feitelijk werkrooster van meer dan 38 uren per week moet de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld worden geëerbiedigd over de referentieperiode 1 januari tot en met 31 december. Werkroosters Artikel 4 De werkuren zijn als volgt vastgesteld. In geval van voltijdse prestaties gelden de volgende werkroosters: werkrooster 1: ma-do 08u30 12u30 13u00-16u45 vr 08u30 12u30 13u00-16u00 werkrooster 2: ma-vr 07u30 11u30 12u00 16u00 werkrooster 3: ma-vr 08u00 12u00 12u30 16u30 werkrooster 4: ma-do 10u45 13u00 13u30 19u00 vr 11u00 13u00 13u30 18u30 werkrooster 5: ma-do 10u00 13u00 13u30 18u15 vr 10u00 13u00 13u30 17u30 werkrooster 6: ploegenstelsel Albertkanaal ma-zo ploeg 1 06u00 14u00 ploeg 2 14u00 22u00 ploeg 3 22u00 06u00 Op het Albertkanaal wordt er niet gewerkt van zaterdag 22 uur tot zondag 22 uur. Indien bediening buiten de normale bedieningsuren noodzakelijk is, wordt dit zo spoedig mogelijk aan de betrokken personeelsleden meegedeeld. Voor de sluizen Genk en Wijnegem worden de einduren met een kwartier verlengd voor kasoverdracht. 3

4 werkrooster 7: ma-vr 07u00 18u00 za 07u00 15u00 werkrooster 8: ma-vr 08u00 17u00 za 07u00 15u00 werkrooster 9: ploegenstelsel centrale bediening sluis 1 Rijkevorsel ma-vr ploeg 1 06u00 13u30 ploeg 2 12u30 20u00 za 07u00 15u00 werkrooster 10: ma-vr ploeg 1 06u00 14u00 ploeg 2 14u00 22u00 za 07u00 15u00 werkrooster 11: ma-vr ploeg 1 06u00 14u15 ploeg 2 14u00 22u15 za 07u00 15u00 werkrooster 12: ma-vr ploeg 1 06u00 13u30 ploeg 2 13u30 21u00 za 07u00 15u00 werkrooster 13: ma-vr ploeg 1 06u00 13u45 ploeg 2 13u30 21u15 za 07u00 15u00 werkrooster 14: ma-vr ploeg 1 06u00 14u15 ploeg 2 14u00 22u15 za 07u00 15u00 werkrooster 15: ma-vr ploeg 1 06u00 13u45 ploeg 2 13u30 21u15 za 07u00 15u00 werkrooster 16: ma-vr 08u30 17u30 za 07u00 15u00 werkrooster 17: ma-za ploeg 1 06u00 14u00 ploeg 2 14u00 22u00 werkrooster 18: ma-vr 08u00 12u00 12u30 16u30 werkrooster 19: ma-vr 09u30 17u06 werkrooster 20: ma-vr ploeg 1 06u00 13u00 ploeg 2 13u00 20u00 za 07u00 15u00 Bemerking bij de werkroosters: In het kader van de continuïteit van de dienstverlening is het mogelijk dat in uitzonderlijke gevallen een ander werkrooster wordt opgelegd aan sommige personeelsleden. Om een vlot woon-werkverkeer te garanderen kan voor sommige personeelsleden een afwijking op het werkrooster worden toegestaan. Deze afwijking moet jaarlijks schriftelijk worden aangevraagd en goedgekeurd. Bemerking bij werkroosters 3 en 4: De personeelsleden tewerkgesteld in de centrale regie van Mol of de EMD kunnen voor dienstnoodwendigheden opgeroepen worden om te werken in een ploegensysteem. Bemerking bij werkroosters 7 t.e.m. 14: Op zaterdag worden de kunstwerken na 15 uur enkel bediend als dit zo spoedig mogelijk en uiterlijk de voorgaande bedieningsdag (vrijdag) vóór 19 uur aan het betrokken personeelslid werd meegedeeld en aangevraagd bij het districtshoofd. 4

5 Bemerking bij werkroosters 10 en 11: Voor de kunstwerken op de kanalen Bocholt-Herentals, Zuid-Willemsvaart en Briegden-Neerharen is in de zomerperiode van 1 mei t.e.m. 30 september bediening op zondag en wettelijke feestdagen voor de pleziervaart. Bemerking bij werkroosters 8, 19 en 20: De kunstwerken op het kanaal Dessel-Turnhout-Schoten en de Zuid-Willemsvaart worden tijdens het bouwverlof bediend zoals jaarlijks aangegeven. Bemerkingen bij de bediening van de kunstwerken van het Albertkanaal op de wettelijke feestdagen: Wettelijke Bediening Opmerkingen feestdag 1 januari: Nieuwjaar niet bediend - op de vooravond van Nieuwjaar: bediend tot 18u00 - op 2 januari: bediend vanaf 06u00 of vanaf 22u00 indien deze dag een zondag is Pasen niet bediend - vooravond Pasen: bediend tot 18u00 paasmaandag bediend vanaf 22u00 1 mei: feest van de arbeid bediend vanaf 22u00 - indien de feestdag op een zaterdag valt, is er geen bediening O.L.H. Hemelvaart bediend vanaf 22u00 Pinksteren niet bediend pinkstermaandag bediend vanaf 22u00 21 juli: nationale feestdag bediend vanaf 22u00 - indien de feestdag op een zaterdag valt, is er geen bediening 15 augustus: O.L.V. Hemelvaart bediend vanaf 22u00 - indien de feestdag op een zaterdag valt, is er geen bediening 1 november: Allerheiligen bediend vanaf 22u00 - indien de feestdag op een zaterdag valt, is er geen bediening 11 november: wapenstilstand bediend vanaf 22u00 - indien de feestdag op een zaterdag valt, is er geen bediening 25 december: Kerstmis niet bediend - vooravond Kerstmis: bediend tot 18u00 - op 26 december: bediend vanaf 09u00 of vanaf 22u00 indien deze dag een zondag is Bemerkingen bij de bediening van de kunstwerken van de Kempense kanalen: Wettelijke Bediening Opmerkingen feestdag 1 januari: Nieuwjaar niet bediend - op de vooravond van Nieuwjaar: bediend tot 18u00 Pasen niet bediend - vooravond Pasen: bediend tot 18u00 25 december: Kerstmis niet bediend - vooravond Kerstmis: bediend tot 18u00 - op 26 december: bediend vanaf 09u00 zon- en wettelijke feestdagen niet bediend - met uitzondering van de pleziervaart 5

6 In geval van deeltijdse contracten gelden de volgende werkroosters: werkrooster 21: ma-do 15u45 19u45 vr 15u30 18u30 werkrooster 22: ma-vr 07u30 11u30 werkrooster 23: ma-vr 08u00 12u00 werkrooster 24: ma-vr 11u30 15u30 werkrooster 25: ma-vr 12u00 16u00 werkrooster 26: ma-vr 06u00 10u00 10u30 13u30 werkrooster 27: ma-vr 07u00 10u00 10u30 14u30 4. Rustdagen, afwezigheden en deeltijdse prestaties Artikel 5 De gewone dagen van inactiviteit zijn: de zaterdagen en zondagen, met uitzondering van: de (leidinggevend) technisch (hoofd)assistenten van de sluizen op het Albertkanaal op zaterdag tot 22 uur en op zondag vanaf 22 uur; de (leidinggevend) technisch (hoofd)assistenten van de sluizen op de kanalen Bocholt-Herentals, Briegden-Neerharen en sluis 17 Lozen van de Zuid- Wilemsvaart op zaterdag tot 15 uur, in zoverre de doorvaart tijdig werd aangevraagd bij en goedgekeurd door het districthoofd; de (leidinggevend) technisch (hoofd)assistenten van sluis 18 Bocholt van de Zuid-Willemsvaart op zaterdag tot 15 uur of tot 22 uur, in zoverre de doorvaart tijdig werd aangevraagd bij en goedgekeurd door het districthoofd; de (leidinggevend) technisch/speciaal (hoofd)assistenten van de sluizen op de kanalen Bocholt-Herentals, sluizen 17 en 18, Briegden-Neerharen, Wijnegem, sluis 9-10 Schoten, brug 14 Schoten en dit enkel op zon- en feestdagen tussen 1 mei en 30 september (cfr jaarlijkse beslissing van de raad van bestuur over de pleziervaart op zon- en feestdagen); de feestdagen en de compensatiedagen, zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd; de jaarlijkse vakantiedagen, zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd; de inhaalrustdagen voor personeelsleden in een 40-urenweek; 11 juli, 2 november, 15 november en 26 december met uitzondering voor de (leidinggevend) technisch (hoofd)assistenten. Artikel 6 Behalve de wettelijke bepalingen voorzien voor de deeltijdse personeelsleden, wordt het normale loon gewaarborgd op de volgende wettelijke feestdagen: 1 januari (Nieuwjaar), paasmaandag, 1 mei (feest van de arbeid), O.L.H.Hemelvaart, pinkstermaandag, 21 juli (nationale feestdag), 15 augustus (O.L.V.Hemelvaart), 1 november (Allerheiligen), 11 november (wapenstilstand), 25 december (Kerstmis) en bijkomend op 11 juli, 2 november, 15 november en 26 december. Artikel 7 De duur van het jaarlijks verlof en de toekenningsmodaliteiten van dit verlof worden geregeld conform de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut art X 9, zoals deze zullen worden gewijzigd. Het personeelslid heeft jaarlijks recht op 35 werkdagen vakantie waarvan 10 werkdagen opeenvolgend mogen worden genomen. Dit aantal wordt vermeerderd met het aantal te werken dagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar. De dagen jaarlijkse vakantie worden - na voorafgaand overleg met de collega s - in gezamenlijk akkoord genomen tussen personeelslid en werkgever. Elke dag vakantie moet op voorhand met de rechtstreekse chef worden overeengekomen. De personeelsleden zullen hiervoor een geschreven aanvraag indienen via de verlofkaart. 6

7 Bij afwezigheden wegens ziekte, ongeval, dwingende redenen of overmacht verwittigt het personeelslid de directe leidinggevende, zoals vermeld onder artikel 22 van het arbeidsreglement. Het personeelslid dat zonder toestemming of kennisgeving afwezig is, komt in non-activiteit te staan zonder salaris, tenzij in geval van overmacht. De dagen jaarlijkse vakantie moeten worden opgenomen vóór 31 december. Per kalenderjaar mogen maximum 11 werkdagen worden opgespaard en aangewend in het of de volgende kalenderja(a)r(en) en uiterlijk vóór de pensionering. Indien het personeelslid de arbeidsplaats om welke reden ook vroegtijdig moet verlaten, zal hij/zij hiervoor vooraf de toelating vragen aan zijn/haar directe leidinggevende. Bij de personeelsleden die een halve dag vrij nemen, wordt bij een voltijdse tewerkstelling 3,48 uur in rekening gebracht. Artikel 8 1. Een aanvraag van verlof voor loopbaanonderbreking dient minimum 3 maanden vóór de aanvang van het verlof schriftelijk te worden aangevraagd bij de personeelsdienst en vangt aan op de eerste kalenderdag van de maand. 2. De aanvraag voor verlof voor deeltijdse prestaties (50%, 40%, 20% en 10%) of onbetaald verlof dient minimum één maand vóór aanvang van het verlof schriftelijk te worden aangevraagd bij de personeelsdienst en vangt aan op de eerste kalenderdag van de maand. 3. Bij verlof voor loopbaanonderbreking om palliatieve zorgen en bijstand aan of verzorging van een zwaar ziek gezins- of familielid, zijn de termijnen van 1 niet van toepassing. 4. Een personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel enkel opzeggen om dwingende redenen en na overleg met de lijnmanager. Onverminderd de hogervermelde regel, gelden voor de opzegging van verloven, de volgende opzegtermijnen: - Verlof voor loopbaanonderbreking: twee maanden op voorhand via aangetekende brief gericht aan de gedelegeerd bestuurder; - Verlof voor loopbaanonderbreking voor ouderschapsverlof: de opzeg gebeurt schriftelijk. De vroegtijdige stopzetting gaat ten vroegste in op de eerste kalenderdag van de eerstvolgende maand; - Verlof voor deeltijdse prestaties of onbetaald verlof: vroegtijdige stopzetting gaat ten vroegste in op de eerste kalenderdag van de eerstvolgende maand. De opzeg gebeurt schriftelijk. Deze bepalingen gelden ook bij een verlenging. 5. Elke dienstvrijstelling moet worden gestaafd met een attest. dienstvrijstelling - vakbondsactiviteiten deelname aan de werkzaamheden van een onderhandelings- of een overlegcomité uitoefening van de in de wet opgesomde prerogatieven: stappen bij de overheden in het gemeenschappelijk belang van de personeelsleden of in het bijzonder belang van een personeelslid bijstandsverlening aan een personeelslid dat zijn daden bij de administratieve overheid moet rechtvaardigen vereist attest persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht deelname aan de vergaderingen die de representatieve vakorganisaties in de lokalen beleggen, na indiening van een voorafgaand verzoek bij de bevoegde overheid 7

8 dienstvrijstelling vereist attest - vrijwilliger brandweerkorps of korps burgerlijke attest korpscommandant bescherming - actieve vrijwilliger Rode Kruis attest Rode Kruis - voorzitter/bijzitter/ (adjunct-)secretaris stembureau of stemopnemingsbureau attest van de voorzitter van het stem- of stemopnemingsbureau (voor de voorzitter zelf meeondertekend door de secretaris) - onbezoldigd topsporter/ internationaal jurylid - voor de topsporter: verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/zij geselecteerd of gepreselecteerd is; het voorbereidings- en deelnemingsschema - voor het internationale jurylid: verklaring op erewoord dat de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; verklaring van de bevoegde instantie dat hij/zij geselecteerd is als internationaal jurylid - afstaan beenmerg medisch attest - afstaan organen of weefsels medisch attest - onbezoldigde begeleiding/bijstand van gehandicapten/zieken tijdens vakantiereizen en verblijven in binnen- en buitenland - medisch attest over de arbeidsongeschiktheid van de gehandicapte/zieke - attest van deelname aan reis/verblijf, afgegeven door de organiserende vereniging - prenataal onderzoek medisch attest met vermelding prenataal onderzoek - borstvoeding op het werk - - afstaan bloed, plasma, bloedplaatjes ofwel een door de dokter van de bloedtransfusiedienst ondertekend bewijsstuk; ofwel bloedgevers- of plasmageverskaart 5. Loon en vergoedingen Artikel 9 De wijzen van meting en van controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon zijn geregeld door het Vlaams personeelsstatuut, deel VII, de verloning, zoals dit zal worden gewijzigd. De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon zijn geregeld door het Vlaams personeelsstatuut, deel VII, de verloning, zoals dit zal worden gewijzigd. 1 Het jaarsalaris van het personeelslid, hierna loon genoemd, is gekoppeld aan een graad en wordt vastgesteld in de salarisschalen volgens het Vlaams personeelsstatuut, zoals deze zullen worden gewijzigd. Het loon wordt uiterlijk betaald op de laatste werkdag van de maand, behalve het loon van de maand december, dat uiterlijk op de derde werkdag van januari van het volgende jaar wordt betaald. 8

9 De vergoedingen worden betaald rond de 25 ste van de maand volgend op de maand waarin de prestaties werden verstrekt. De maaltijdcheques worden uitgereikt binnen de 30 kalenderdagen volgend op de maand waarin de prestaties werden verstrekt. De betaling van het loon gebeurt via overschrijving op een bankrekening. Afhoudingen op het loon mogen slechts worden uitgevoerd volgens de wettelijke voorschriften of in onderling overleg. 2 De vergoedingen worden uitbetaald volgens de bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut en het agentschapspecifiek besluit. Voor de reis- en maaltijdvergoeding voor dienstreizen met het openbaar vervoer of met de eigen wagen, worden de afstanden berekend op basis van de kortste weg via een routeplanner. Het wagenreglement voor het gebruik van dienst- en poolwagen vindt u als richtlijn van de deontologische code van nv De Scheepvaart. De deontologische code is de eerste bijlage van het arbeidsreglement. 6. Opzeggingstermijnen Artikel 10 De duur van de opzegtermijnen en/of de nadere regelen voor het bepalen van de opzegtermijnen zijn vastgesteld: - wat het contractuele personeel betreft: door de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, zoals deze zal worden gewijzigd; door de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen, zoals deze zal worden gewijzigd; door de wet van 24 december 1999 ter bevordering van de werkgelegenheid, zoals deze zal worden gewijzigd; - wat het statutaire personeel betreft: door de delen III en XI van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. 7. Verplichtingen van de personeelsleden Artikel 11 Het personeelslid moet zijn werk uitvoeren met zorg, in eer en geweten, op de voorgeschreven tijd, plaats en onder de gestelde voorwaarden. Te laat op het werk komen, een werkonderbreking of een vroegtijdig verlaten van de werkplek zijn onderworpen aan een voorafgaandelijke toelating van de werkgever (behalve in geval van overmacht of een wettelijke reden). De werkgever kan deze bevoegdheid delegeren aan de directe leidinggevende. Artikel 12 Het personeelslid moet zijn werk uitvoeren in overeenstemming met de instructies gegeven door de werkgever, zijn aangestelde of gevolmachtigde met het oog op de uitvoering van zijn taken. Artikel 13 Het personeel der waterwegen is verplicht tijdens de dienstprestaties een uniform te dragen zoals bepaald in de kledijreglementering. De (leidinggevend) speciaal (hoofd)assistenten regie die vervangingen doen aan een sluis dragen gepaste kledij, voorzien van het logo van nv De Scheepvaart. Zie ook de richtlijn betreffende kledijreglementering van de deontologische code. Artikel 14 Gedurende en na de uitvoering van de overeenkomst mag het personeelslid geen uitvindingen, methoden, klantenlijsten, bijzonderheden of zakengeheimen van de vennootschap verspreiden noch er (direct of indirect) persoonlijk gebruik van maken. Zowel gedurende als na het einde van de arbeidsrelatie zal het personeelslid geen daden van oneerlijke concurrentie stellen. Artikel 15 Het is aan alle personeelsleden verboden enig materiaal of materieel van nv De Scheepvaart te gebruiken voor privé-doeleinden. Artikel 16 Cumulatie van beroepsactiviteiten is enkel toegestaan mits schriftelijke machtiging van de gedelegeerd bestuurder. Deze goedkeuring gebeurt rekening houdend met de belangen van de 9

10 vennootschap en op basis van de bepalingen opgenomen in het Vlaams personeelsstatuut (deel II hoofdstuk 4) en de deontologische code. Het personeelslid mag tijdens de diensturen geen andere beroepsactiviteiten of handelspraktijken uitoefenen dan deze die hem/haar werden opgedragen door de organisatie. 8. Muziek op de werkvloer Artikel 17 Het is toegestaan muziek op de werkvloer te beluisteren mits toestemming van de leidinggevende. 9. Toezichthoudend personeel Artikel 18 Het toezichthoudend personeel bestaat uit de directie, de afdelingshoofden, de diensthoofden en de operationeel leidinggevenden. Het toezichthoudend personeel volgt de productiviteit en de kwaliteit van de personeelsleden op en gaat na of de arbeidsvoorwaarden worden nageleefd. Bijgevolg zijn zij bevoegd om de aanwezigheid te controleren, de taken te verdelen, de personeelsleden op de kwaliteit van het werk te wijzen, de voorschriften inzake veiligheid en hygiëne en andere dienstnota s te doen naleven. Zij hebben ook de plicht om vast te stellen dat een personeelslid die zich op het werk aanbiedt, klaarblijkelijk niet geschikt is om te werken en hem/haar te verbieden het werk te beginnen. Bij betwisting kan het betrokken personeelslid bijstand vragen van een arts naar keuze, de interne vertrouwenspersoon of een afgevaardigde van het Comité voor Preventie en Bescherming. Wanneer een lid van het toezichthoudend personeel afwezig is, wordt hij/zij vervangen. De plaatsvervanger krijgt dezelfde rechten en plichten. Rechten en plichten van het toezichthoudend personeel Artikel 19 De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel worden geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, in de deontologische code vastgesteld door de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, zoals deze zal worden gewijzigd, en in de managementcode, zoals deze zal worden gewijzigd. De personen die belast zijn met leidinggevende of controlefuncties moeten ten opzichte van de personeelsleden de regels van gerechtigheid, moraliteit en wellevendheid in acht nemen. 10. Duur van de stage Artikel 20 Het personeelslid dat in dienst treedt, wordt een proefperiode opgelegd, zoals bepaald in art III 15 van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd: in niveau A: min 6 en max 12 maanden; in niveau B en C: min 4 en max 9 maanden; in niveau D: 4 maanden. Tijdens de proefperiode worden er minstens twee evaluatiegesprekken gehouden. 11. Straffen en beroepsmogelijkheden Artikel 21 De straffen voor het statutaire personeel zijn geregeld door het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. De beroepsmogelijkheden tegen deze straffen zijn geregeld door het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. De tekortkomingen van het personeelslid in verband met de uitvoering van zijn/haar arbeidsovereenkomst en van dit reglement, en voor zoverre zij niet beschouwd worden als een zware fout, kunnen op de volgende manier worden bestraft: 1 blaam; 2 inhouding van salaris; 10

11 3 tuchtschorsing; 4 lagere inschaling; 5 terugzetting in graad; 6 ontslag van ambtswege; 7 afzetting. De tuchtstraf wordt aangezegd bij aangetekend schrijven. Het loon mag maximaal drie maanden worden ingehouden en de inhouding op het loon mag niet meer dan één vijfde van de nettobezoldiging bedragen. Het personeelslid tegen wie een tuchtstraf wordt uitgesproken, kan hiertegen gemotiveerd beroep instellen bij de raad van beroep binnen 15 kalenderdagen. 12. Ziekte of ongeval Artikel 22 Voor iedere afwezigheid wegens ziekte moet een getuigschrift MENSURA absenteïsme worden ingevuld. Als het personeelslid geen ziektemeldingsformulier opstuurt, wordt de afwezigheid als onwettig beschouwd. Statutaire ambtenaren 1. De hiërarchische meerdere wordt voor de aanvang van de dagtaak op de hoogte gebracht van de afwezigheid. Dit gebeurt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen het uur na het normale begin van hun activiteiten. De personeelsleden in de continudiensten (bv. het bedieningspersoneel) waarschuwen hun hiërarchisch meerdere zo snel mogelijk en uiterlijk één uur vóór het normale begin van de activiteiten. 2. De werknemer laat het getuigschrift MENSURA absenteïsme invullen door de geneesheer. Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid de vermoedelijke duur van zijn/haar afwezigheid onmiddellijk aan zijn/haar hiërarchische meerdere. 3. De werknemer stuurt het getuigschrift MENSURA absenteïsme de eerste dag van afwezigheid wegens ziekte naar MENSURA absenteïsme vzw, Taxandria Center, Gouverneur Roppesingel 25 te 3500 Hasselt. 4. Om de werkonbekwaamheid na te gaan (controle) wordt het medisch onderzoek door MENSURA absenteïsme onaangekondigd uitgevoerd ten huize van het zieke personeelslid. Contractuele personeelsleden 1. De hiërarchische meerdere wordt voor de aanvang van de dagtaak op de hoogte gebracht van de afwezigheid. Dit gebeurt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen het uur na het normale begin van hun activiteiten. De personeelsleden in de continudiensten (bv. het bedieningspersoneel) waarschuwen hun hiërarchisch meerdere zo snel mogelijk en uiterlijk één uur vóór het normale begin van de activiteiten. 2. De werknemer laat het getuigschrift MENSURA absenteïsme invullen door de geneesheer. Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid de vermoedelijke duur van zijn/haar afwezigheid onmiddellijk aan zijn/haar hiërarchische meerdere. 3. De werknemer stuurt het getuigschrift MENSURA absenteïsme de eerste dag van afwezigheid wegens ziekte naar MENSURA absenteïsme vzw, Taxandria Center, Gouverneur Roppesingel 25 te 3500 Hasselt. 4. De contractuele werknemer laat het formulier van de mutualiteit vertrouwelijk invullen en stuurt het naar de mutualiteit waarbij hij/zij is aangesloten. 5. Om de werkonbekwaamheid na te gaan (controle) wordt het medisch onderzoek door MENSURA absenteïsme onaangekondigd uitgevoerd ten huize van het zieke personeelslid. 6. De controle van werkonbekwaamheid kan ook gebeuren door de mutualiteit. 11

12 Bijkomende informatie bij ziektecontrole en arbitrageprocedure Artikel 23 Wanneer men één dag ziek is en geen arts raadpleegt, moet men toch het ziektemeldingsformulier opsturen naar het controleorgaan met vermelding ééndagsziekte. Het personeelslid vult zelf op dit formulier zijn naam, personeelsnummer en adres (of eventuele tijdelijke verblijfplaats) in, alsook de datum van de ééndagsziekte. Als men geen ziektemeldingsformulier opstuurt, is men ongewettigd afwezig. Voor personeelsleden met een specifieke werktijdregeling wordt hier onder één dag ziekte begrepen dat de ziekte niet langer duurt dan één door hen geleverde normale arbeidsprestatie. Het aantal werkdagen ziekteverlof wordt wel pro rata berekend. Iedere afwezigheid wegens ziekte dient dus met het ziektemeldingsformulier te worden gestaafd. Het verloop van de ziektecontrole: Iedere lijnmanager of zijn gemandateerde kan het controleorgaan verzoeken om een ziek personeelslid te controleren. Het onderzoek mag op alle werkdagen plaatsvinden, ook op zaterdag, zon- en feestdagen voor de personeelsleden die normaal op die dagen arbeidsprestaties moeten verrichten. De controle vindt plaats tussen 8 uur en 19 uur. Bij personeelsleden van continudiensten kan de controle plaatsvinden tussen 5 uur en 21 uur. Het onderzoek vindt in regel plaats in de woonof verblijfplaats van het zieke personeelslid. Het controleorgaan hoeft het onderzoek niet aan te kondigen. De controlerende arts dient zich wel te legitimeren. De controlerende arts oordeelt na medisch onderzoek of de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is. Oordeelt de controlerende arts dat de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is, dan deelt hij/zij dit, bij middel van een document dat voor ontvangst wordt ondertekend, onmiddellijk mee aan het personeelslid. Het personeelslid kan dan afwezig blijven voor de duur van het toegestane ziekteverlof. Oordeelt de controlerende arts dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, dan deelt hij/zij dit eveneens, bij middel van een document dat voor ontvangst wordt ondertekend, onmiddellijk mee aan het personeelslid. Het personeelslid moet dan de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op de door de controlerende arts vastgestelde datum. Indien het personeelslid niet akkoord gaat met de beslissing van de controlerende arts tot vervroegde werkhervatting, dan neemt het personeelslid onmiddellijk contact op met zijn/haar behandelende arts. Indien ook de behandelende arts niet akkoord gaat met het oordeel van de controlerende arts, neemt de eerste onmiddellijk (d.w.z. binnen 24 uur na de beslissing van de controlerende arts en vóór de door de controlerende arts bepaalde datum van werkhervatting) contact op met de laatste. Het overleg tussen beide artsen schort de beslissing van de controlerende arts op. Als dit overleg niet binnen vermelde tijdsspanne plaatsvindt, wordt de beslissing van de controlerende arts als definitief beschouwd. Het personeelslid moet, binnen vermelde tijdsspanne, zelf informeren bij zijn/haar behandelende arts naar het resultaat van het overleg. Als de behandelende arts na overleg akkoord gaat met de beslissing van de controlerende arts, dan dient het personeelslid de dienst te hervatten op de eerstvolgende werkdag na de in kennisstelling of op de (latere) datum bepaald door de controlerende arts. Indien de controlerende arts tijdens het overleg zijn/haar beslissing zou herzien, dient het personeelslid de dienst te hervatten op de nieuw overeengekomen datum, die nadien schriftelijk aan het personeelslid wordt bevestigd door het controleorgaan. Als beide artsen niet tot een akkoord komen, stellen zij in gezamenlijk overleg een andere arts als arbitrerende arts aan. Deze aanstelling dient te gebeuren binnen 2 werkdagen nadat het personeelslid de bevindingen van de controlearts heeft ontvangen. De arbitrageprocedure schort de beslissing van de controlerende arts. De ambtenaar blijft in afwachting van de beslissing van de arbitrerende arts in ziekteverlof. Zo spoedig mogelijk na zijn/haar aanstelling onderzoekt deze arbitrerende arts het personeelslid. Hij/zij deelt onmiddellijk zijn/haar beslissing aan de betrokkene mee bij middel van een document dat voor ontvangst wordt ondertekend. Deze beslissing is bindend. 12

13 Als de arbitrerende arts de afwezigheid niet medisch gerechtvaardigd acht, dan moet het personeelslid de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op een door de arbitrerende arts vastgestelde latere datum. Betwistingen over een bepaalde ziekteperiode kunnen alleen worden beslecht via een arbitrageprocedure. Een nieuw attest van de behandelende arts over dezelfde periode en met dezelfde diagnose kan de betwisting niet beslechten en is daarom nietig. De kostprijs van een arbitrage is ten laste van de verliezende partij, hetzij van het personeelslid, hetzij van het controleorgaan, al naargelang het geval. Indien de datum van de arbeidsongeschiktheid voorgesteld door de arbitrerende arts een datum is die ligt tussen de door de behandelende arts en de controlerende arts voorgestelde data, worden de kosten evenredig verdeeld tussen beide partijen. Wanneer men één dag ziek is en geen arts heeft geraadpleegd, en de controlerende arts oordeelt na medisch onderzoek dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, dan bevindt het personeelslid zich van rechtswege in de administratieve toestand non-activiteit, tenzij het personeelslid nog dezelfde werkdag de dienst hervat. Het geneeskundig controleorgaan deelt altijd binnen 24 uur nadat de beslissing definitief is geworden, schriftelijk aan de hiërarchische chef mee of de afwezigheid wegens ziekte van het personeel gerechtvaardigd is. De hiërarchische chef stuurt dit attest onmiddellijk door naar de personeelsdienst. De ambtenaren die zonder gegronde reden weigeren zich aan een controle te onderwerpen, kunnen worden bestraft met een tuchtstraf; de contractuele personeelsleden lopen het risico hun recht op gewaarborgd loon te verliezen. De personeelsleden die de dienst niet tijdig hervatten zonder geldige reden, zijn ongewettigd afwezig. Zij hebben geen recht op salaris gedurende hun ongewettigde afwezigheid. Voor het ziektemeldingsformulier en eventuele vragen of klachten over de ziektecontrole kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsfunctie. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor de statutaire personeelsleden). Als de controlerende arts van oordeel is dat een zieke ambtenaar geschikt is om zijn/haar ambt met deeltijdse prestaties op te nemen, dan geeft het geneeskundig controleorgaan daarvan schriftelijk kennis aan de personeelsdienst waaronder de ambtenaar ressorteert en aan de ambtenaar zelf. De ambtenaar die wegens ziekte afwezig is, kan ook zelf vragen om zijn/haar ambt weer te mogen opnemen met deeltijdse prestaties. Daarvoor legt de ambtenaar aan het geneeskundig controleorgaan een geneeskundig attest van zijn/haar behandelende arts over. Als de controlerende arts oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat toelaat, brengt het geneeskundig controleorgaan de personeelsdienst waaronder de ambtenaar ressorteert en de ambtenaar zelf daarvan schriftelijk op de hoogte. Bij niet-akkoord kan het personeelslid via zijn/haar behandelende arts aandringen op een arbitrageprocedure. Het geneeskundig controleorgaan staat, met het oog op re-integratie, deeltijdse prestaties toe voor minimum 50% voor een periode van ten hoogste drie maanden. Nochtans worden voor ten hoogste dezelfde periode, verlengingen toegestaan op voorwaarde dat het geneeskundig controleorgaan bij een nieuw onderzoek oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat wettigt. De deeltijdse prestaties wegens ziekte moeten de ambtenaar toelaten om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw zijn/haar volledige dagtaak op te nemen. Bedoeling van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte is dat de ambtenaar die afwezig geweest is wegens ziekte de mogelijkheid te geven om zich opnieuw aan te passen aan het normale arbeidsritme en hem/haar opnieuw te reïntegreren in zijn/haar functie. Dit betekent dat een ambtenaar niet onbeperkt gebruik kan maken van deeltijdse prestaties wegens ziekte. Indien een personeelslid niet opteert voor een ander verlof voor deeltijdse prestaties of loopbaanonderbreking en uit het medisch onderzoek van de controlearts zou blijken dat de ambtenaar nooit meer zijn/haar functie aan 100% kan uitoefenen, zal de ambtenaar volledig arbeidsongeschikt verklaard worden in zijn/haar functie. Deze regeling belet niet dat de ambtenaar die deeltijds werkt wegens ziekte mag proberen om voltijds te hervatten. Indien hij/zij dan tot de vaststelling komt dat hij/zij dit toch niet aankan, mag hij/zij 13

14 terug overschakelen op deeltijdse prestaties wegens ziekte voor de duur van de oorspronkelijke toegestane periode, zonder opnieuw hiertoe een aanvraag te moeten indienen. De ambtenaar dient wel zijn/haar personeelsdienst hiervan in kennis te stellen. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor de contractuele personeelsleden) Het contractuele personeelslid dat arbeidsongeschikt is, kan aan de adviserende geneesheer van de mutualiteit vragen om het werk gedurende zijn/haar arbeidsongeschiktheid deeltijds te hervatten. Bij deze procedure komt het geneeskundig controleorgaan niet tussen. Voorwaarde is wel dat het contractuele personeelslid door de adviserende geneesheer nog voor minstens 50% arbeidsgeschikt wordt bevonden. In geval van toestemming bepaalt de adviserende geneesheer zelf het deeltijds arbeidsregime waartegen mag worden gewerkt. De werkgever kan de werkhervatting met het door de adviserende arts bepaalde arbeidsregime, al dan niet toestaan. Procedure voor vervroegde werkhervatting na ziekte: a. het personeelslid brengt de personeelsdienst op de hoogte b. het personeelslid vraagt bij de behandelende geneesheer een attest dat vervroegde werkhervatting mag c. het personeelslid stuurt het attest door naar de personeelsdienst en de hiërarchische overste. 13. Arbeidsongeval Artikel 24 Het personeelslid dat slachtoffer is van een ongeval op weg naar en van het werk moet onmiddellijk via hiërarchische weg de personeelsdienst op de hoogte brengen en alle inlichtingen verschaffen die nodig zijn om de ongevallenverklaring te kunnen invullen. Artikel 25 De personeelsleden verwittigen onmiddellijk via hiërarchische weg de personeelsdienst indien zij slachtoffer zijn van een arbeidsongeval. Ze geven een volledige toelichting over de omstandigheden waarin het ongeval zich heeft voorgedaan. Ze bezorgen de identiteit van eventuele getuigen aan de personeelsdienst. In geval van een ongeval op het werk is er een verbandkist ter beschikking van de personeelsleden op volgende plaatsen: zie bijlage 2. De eerste hulp zal gegeven worden door: zie lijst bijlage 3. Het personeelslid dat slachtoffer is van een arbeidsongeval, is vrij een dokter, een apotheker of een verzorgingsinstelling te kiezen. Artikel 26 Bij aangifte van een arbeidsongeval moet u: - de formulieren als bijlage gebruiken; - rubriek II, III (a, b, c, d en e), V volledig invullen; - rubriek VI wordt ingevuld door de preventieadviseur; - het geneeskundig getuigschrift laten invullen door de behandelende geneesheer; - een kleefvignet van de mutualiteit meesturen; - het ongeval onmiddellijk telefonisch melden bij de personeelsdienst of het RIS (buiten de normale kantooruren); - alle formulieren binnen de 48 uur na het ongeval doormailen of faxen naar de personeelsdienst personeel@descheepvaart.be of fax ; - de originele aangifte via het districtshoofd naar de personeelsdienst sturen; - bij verlenging van werkongeschiktheid het attest van Mensura absenteïsme naar de personeelsdienst sturen; - bij werkhervatting het formulier P30 opmaken; - bij opname in het ziekenhuis altijd aangifte doen bij AG Insurance, collectieve hospitalisatieverzekering Vlaamse gemeenschap, E. Jacqmainlaan 53 te 1000 Brussel. 14. Beroepsziekte Artikel 27 Het personeelslid doet zo spoedig mogelijk aangifte van de beroepsziekte bij de personeelsdienst. 14

15 In geval van een beroepsziekte gebeurt de aangifte door middel van een in tweevoud opgemaakt formulier BZ1 en het geneeskundig getuigschrift (formulier BZ2). Het staat de behandelende arts evenwel vrij zijn/haar getuigschrift op een afzonderlijk blad op te stellen, voor zover dit getuigschrift antwoordt op al de vragen gesteld in de verschillende rubrieken van vermeld formulier BZ2; hij/zij voegt dit dan bij dit formulier. Het geneeskundig getuigschrift dient altijd te worden overgelegd onder gesloten enveloppe, deze enveloppe vermeldt duidelijk: medisch getuigschrift BZ2 betreffende (naam van het slachtoffer). Ingevolge de wet van 19 oktober 1998 is de werkgever waarbij het arbeidsongeval van een contractueel personeelslid wordt aangegeven, verplicht om binnen de dertig dagen na ontvangst van de aangifte het ziekenfonds of de hulpkas van het personeelslid te verwittigen indien er twijfel bestaat over de erkenning van het arbeidsongeval. Toch wordt aan contractuele personeelsleden aangeraden om, in afwachting van de erkenning van het arbeidsongeval of de beroepsziekte, steeds ook zelf aangifte te doen bij hun ziekenfonds. Zij vullen daartoe het Inlichtingenblad uitkeringen in dat door het ziekenfonds wordt verstrekt. Tevens wordt zowel aan de contractuele als aan de statutaire personeelsleden aangeraden hun dokters- en apothekerskosten aan te bieden bij hun ziekenfonds zolang er geen erkenning heeft plaatsgevonden van het arbeidsongeval of de beroepsziekte. Het slachtoffer heeft er alle belang bij om alle formulieren nauwkeurig en volledig in te vullen of te laten invullen. De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van schadevergoeding: de lijnmanager neemt de juridische beslissing met betrekking tot de erkenning van arbeidsongevallen (inclusief ongevallen op weg naar en van het werk) en de toekenning van schadevergoeding voor arbeidsongevallen, ongevallen op weg naar en van het werk en voor beroepsziekten. Het fonds voor beroepsziekten neemt de juridische beslissing met betrekking tot de erkenning van beroepsziekten. De federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg (FOD WASO) doet uitspraak over de medische aspecten van beroepsziekten (in samenwerking met het fonds voor beroepsziekten). Voor nadere inlichtingen en de nodige formulieren en attesten kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsfunctie. 15. Bescherming op het werk Artikel 28 Elke leidinggevende dient het veiligheidscharter (zie bijlage 4) te kennen en op te volgen. Elk personeelslid moet in zijn/haar doen en laten op de arbeidsplaats, overeenkomstig zijn/haar opleiding en de door nv De Scheepvaart gegeven instructies, naar zijn/haar beste vermogen zorg dragen voor zijn/haar eigen veiligheid en gezondheid en deze van de andere betrokken personen. Daartoe moeten de personeelsleden vooral, overeenkomstig hun opleiding en de door de werkgever gegeven instructies: 1. op de juiste wijze gebruik maken van machines, toestellen, gereedschappen, gevaarlijke stoffen, vervoermiddelen en andere middelen; 2. op de juiste wijze gebruik maken van de persoonlijke beschermingsmiddelen die hun ter beschikking zijn gesteld en die na gebruik weer opbergen; 3. de specifieke veiligheidsvoorzieningen van met name machines, toestellen, gereedschappen, installaties niet willekeurig uitschakelen, veranderen of verplaatsen en deze voorzieningen op de juiste manier gebruiken; 4. via de hiërarchische weg de werkgever en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk onmiddellijk op de hoogte brengen van iedere werksituatie waarvan zij redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze een ernstig en onmiddellijk gevaar voor de veiligheid en de gezondheid met zich brengt, alsmede van elk vastgesteld gebrek in de beschermingssystemen. Incidenten, gevaarlijke situaties en risico's dienen gemeld via het meldingsformulier, die verder in een logboek worden bijgehouden. De checklisten die bij een bepaalde werkpost horen op de gestelde tijdstippen invullen en aan de hiërarchische lijn overmaken; 5. bijstand verlenen aan de werkgever en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, zolang dat nodig is om hen in staat te stellen alle taken uit te voeren of aan alle 15

16 verplichtingen te voldoen, die met het oog op het welzijn van de personeelsleden bij de uitvoering van hun werk zijn opgelegd; 6. bijstand verlenen aan de werkgever en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, zolang dat nodig is, opdat de werkgever ervoor kan zorgen dat het arbeidsmilieu en de arbeidsomstandigheden veilig zijn en geen risico's opleveren voor de veiligheid en de gezondheid binnen hun werkterrein; 7. eten in de daarvoor bestemde lokalen; 8. zich onderwerpen aan alle gezondheidsbeoordelingen die worden uitgevoerd door het geneeskundig controleorgaan, telkens als deze worden georganiseerd volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen; 9. zich houden aan het algemeen verbod om alcohol of andere drugs en medicatie te gebruiken tijdens de werkuren. De lokalen van de vennootschap zijn rookvrij; 10. kennisnemen van en uitvoering geven aan het veiligheidscharter van nv De Scheepvaart en de daarin opgenomen verplichtingen opvolgen; 11. indien zij andere personen vervoeren, in het bezit zijn van een medische schifting. De preventieadviseur veiligheid op het werk is de heer ing. Gert Morlion, gsm Alcohol- en drugsbeleid Artikel 29 Illegale drugs binnenbrengen, gebruiken, verdelen of verkopen, of onder invloed zijn ervan tijdens de werkuren is niet toegestaan (zie richtlijn betreffende alcohol- en drugsbeleid). 1 De lijnmanager of zijn/haar gemachtigde kunnen alcohol- of drugstests uitvoeren als preventiemaatregel bij alle personeelsleden van nv De Scheepvaart. 2 De alcohol- en drugstests, vermeld in de eerste paragraaf, kunnen worden uitgevoerd: - aan de hand van volgende tests: eenvoudige ademtests (met indicatie positief of negatief), psychomotorische testen, vaardigheidsproeven en reactietesten - op de volgende tijdstippen: testen kan steeds gebeuren tijdens de werktijd. Artikel 30 De codes en voorschriften voor veiligheid en collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen, zoals beschreven in het ARAB/AREI, moeten worden nageleefd. Voor volgende gevaren, inherent en specifiek aan nv De Scheepvaart zijn onderstaande veiligheidsvoorschriften of maatregelen noodzakelijk: 1. werken aan water of kunstwerken zoals oevers en duikers: de personeelsleden moeten gebruik maken van de collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen. Onbevoegden en toeschouwers mogen niet worden toegelaten op de werken. De nodige signalisatie voor De Scheepvaart moet worden aangebracht; 2. werken op de vaartuigen: de personeelsleden dragen reddingsvesten. De loopplanken, van voldoende breedte, moeten worden vastgelegd; 3. werken langs en op trekwegen waar verkeer is toegelaten: de nodige signalisatie moet worden aangebracht. De personeelsleden dragen de beschikbare signalisatiekledij; 4. werken aan bruggen: signalisatiekledij moet worden gedragen. Signalisatie voor scheep en ander verkeer moet steeds worden aangebracht; 5. de nodige signalisatie voor De Scheepvaart moet worden aangebracht. 17. Psychosociale risico s op het werk Artikel 31 Door de wet van 11 juni 2002, het koninklijk besluit van 11 juli 2002 en de omzendbrief van 20 maart 2015 ben je als personeelslid beschermd tegen psychosociale risico s op het werk. Binnen nv De Scheepvaart is er geen plaats voor ongewenst grensoverschrijdend gedrag en mag geen enkel personeelslid het slachtoffer zijn van geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Om dit te bereiken wordt een inspanning gevraagd van zowel leidinggevenden als van alle personeelsleden. 16

17 De leidinggevenden verbinden zich ertoe: - evenveel aandacht te besteden aan kwaliteitsvolle en motiverende arbeidsomstandigheden als aan de te behalen resultaten; - alert te zijn voor wat er leeft binnen hun teams, afdelingen en administraties; - acties te ondernemen om het ongewenst grensoverschrijdend gedrag te doen stoppen; - niet te tolereren dat de persoonlijke grenzen van hun personeelsleden worden overschreden; - een voorbeeldfunctie te vervullen. De personeelsleden verbinden zich ertoe: - mee te werken aan het creëren van een positief arbeidsklimaat; - niet mee te werken aan pesterijen of ander ongeoorloofd gedrag; - melding te maken van inbreuken op de wetgeving die zij zelf ondervinden of getuige van zijn; - waar kan zelf verantwoordelijkheid opnemen om tot oplossingen te komen. De werkgever verbindt er zich toe: - toezicht te houden op de toepassing van de wetgeving van kracht; - acties op te zetten om het arbeidsklimaat verder positief te bevorderen; - zich hierbij te laten adviseren door de preventieadviseurs van de interne en externe dienst voor preventie en bescherming op het werk; - hierover te communiceren via de website spreekbuis, de vraag van de maand en de website welzijn op het werk. Ieder personeelslid dat meent slachtoffer te zijn van ongewenst gedrag, wie de dader ook mag zijn, heeft het recht klacht in te dienen en dit zonder represailles of vergelding te moeten vrezen. Jouw klacht wordt vertrouwelijk behandeld. Er worden geen stappen gezet om te bemiddelen en er worden geen mensen op de hoogte gebracht zonder jouw voorafgaande toestemming. De procedures die van toepassing zijn als er feiten gemeld worden die betrekking hebben op psychosociale risico s op het werk zijn opgenomen in de omzendbrief BZ 2015/1 van 20 maart 2015, zoals die zal worden gewijzigd: - het onthaal van en de adviesverlening aan de personeelsleden die menen psychische en/of lichamelijk schade te ondervinden door psychosociale risico s op het werk; - de informele en formele procedures waarop deze personeelsleden een beroep kunnen doen om een verzoek tot psychosociale interventie te kunnen opstarten, - de snelle en volledig onpartijdige interventie van de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociaal welzijn; - de wedertewerkstelling van de personeelsleden die verklaard hebben dat ze schade ondervonden hebben wegens blootstelling aan psychosociale risico s op het werk, en de begeleiding van die personen naar aanleiding van hun wedertewerkstelling. telefonisch meldpunt Greet Geerdens, voor onthaal en doorverwijzing de interne vertrouwenspersonen voor verzoek tot informele psychosociale interventie Greet Geerdens Havenstraat Hasselt g.geerdens@descheepvaart.be telefoonnummer:

18 de preventieadviseur psychosociaal welzijn voor verzoek tot informele of formele psychosociale interventie Lindsy Werrebrouck Gouverneur Roppesingel Hasselt telefoonnummer: Toezicht op het Welzijn op het Werk (TWW) Arbeidsinspectie adressen zie bijlage 5 na intern verzoek tot informele en formele psychosociale interventie arbeidsauditeur en correctionele rechtbank adressen op te vragen bij de preventieadviseur psychosociale aspecten. Artikel 32 Alle personeelsleden hebben respect voor elkaar en voor anderen, zonder onderscheid op grond van geslacht, zogenaamd ras, huidskleur, afstamming, nationale of etnische afkomst, seksuele geaardheid, burgerlijke stand, geboorte, fortuin, leeftijd, geloof of levensbeschouwing, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap of lichamelijk kenmerk. Dit betekent dat de werkgever het nodige doet om voor iedereen gelijke kansen te waarborgen bij aanwerving, bijscholing en bevordering. De Scheepvaart verbindt zich ertoe elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en, indien nodig, te bestrijden en te bestraffen. De Scheepvaart ondersteunt het beleid van de minister van bestuurszaken inzake integriteit. Integriteit staat voor loyauteit, correctheid, klantvriendelijkheid, objectiviteit en zuinig beheer van de middelen. 18. Adres Inspectiediensten Artikel 32 De adressen van de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten en Toezicht op het Welzijn op het Werk) en de Sociale Inspectie gaan als bijlage 5 bij dit arbeidsreglement. 19. Administratieve informatie RSZ: Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Victor Hortaplein 11 te 1060 Brussel inschrijvingsnummer: 096/ KWW: Kas voor Weduwen en Wezen Ministerie van Financiën administratie der pensioenen RAC Financietoren bus 31, Kruidtuinlaan 50 te 1010 Brussel FAMIFED: Kinderbijslagfonds De Schiervellaan 3 / 5 te 3500 Hasselt aansluitingsnummer: 199/87053 Arbeidsongevallenverzekering: Ethias Prins Bisschopssingel 73 te 3500 Hasselt Medisch controleorganisme: MENSURA absenteïsme Taxandria Center (gelijkvloers), Gouverneur Roppesingel 25 te 3500 Hasselt aansluitingsnummer: 5019 Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg Ernest Blerotstraat Brussel 18

19 20. Raadpleging van het arbeidsreglement Plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd: - directiegebouw; - kantoor centrale regie Mol; - elk districtskantoor. En dit via volgende informatiekanalen: - intranet, mijn loopbaan, nuttige documenten, overige; - de personeelsdienst. 21. Overzicht bijlagen arbeidsreglement nv De Scheepvaart bijlage 1: deontologische code bijlage 2: verbandkisten bijlage 3: EHBO bijlage 4: veiligheidscharter bijlage 5: adressen arbeidsinspectie bijlage 6: sociaal overleg 22. Slotbepalingen datum overleg EOC: ; ; ; ; ; ; ; ; ; datum akkoord EOC: ; ; ; ; ; datum goedkeuring directieraad: ; ; ; ; ; ; datum doorgestuurd naar Sociale inspectie: ; ; ; ; datum kennisgeving werknemers: ; ; ; ; datum van kracht: ; ;

20 Ondertekening Ontvangstbewijs van onderhavig arbeidsreglement Ik, ondergetekende... erken heden een exemplaar van het arbeidsreglement te hebben ontvangen dat van kracht is bij nv De Scheepvaart. Ik aanvaard de clausules en de bepalingen die in dit reglement werden opgenomen. Gedaan te., op Handtekening 20

21 AR - Bijlage 1. Deontologische code 1. Inleiding Deze deontologische code bevat de algemene principes, gedragsregels, richtlijnen en afspraken, die alle personeelsleden van nv De Scheepvaart bij de uitoefening van hun functie moeten naleven. Het arbeidsreglement, het raamstatuut en deze deontologische code gaan hierbij hand in hand. De deontologische code bevat op diverse plaatsen verwijzingen naar volgende specifieke richtlijnen, die integraal deel uitmaken van de code: - Wagenreglement dienst- en poolwagen - Alcohol- en drugsbeleid - E-policy - Telefoongebruik - Kledijvoorschriften - Spreekrecht en -plicht/geheimhoudingsplicht - Belangenvermenging en relatiegeschenken - Procedure strooien - Klokkenluidersregeling - Adressenbeheer Elk personeelslid, onafhankelijk van zijn/haar statuut, ontvangt bij de indiensttreding een exemplaar van de gedragscode en iedereen moet deze gedragsregels naar letter en geest naleven. nv De Scheepvaart wil dan ook dat deze deontologische code meer is dan een verzameling fraai klinkende uitspraken. Zij moet een praktische rol spelen in de dagelijkse werking. 2. Uitgangspunten en algemene voorschriften De algemene deontologische code voor alle personeelsleden van de Vlaamse overheid heeft als uitgangspunt vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen. Ook nv De Scheepvaart wil vanuit diezelfde basis vertrekken. Het personeelslid van nv De Scheepvaart oefent zijn/haar ambt op loyale wijze uit, met respect voor de democratische instellingen en de bestaande regelgeving. Als personeelslid toon je initiatief, neem je verantwoordelijkheid en ga je met kennis van zaken te werk zodat je professionalisme het imago van nv De Scheepvaart versterkt. Als leidinggevende verbind je je er toe de juiste persoon op de juiste plaats te zetten zodat ieders capaciteiten optimaal worden benut. De relatie met je leidinggevende is open, constructief en loyaal. Je steunt de beslissingen van hogerhand en voert je opdracht snel en efficiënt uit. Wanneer de beslissing van je leidinggevende indruist tegen een hogere rechtsorde, mensenrechten of strafrechtelijke bepalingen wordt uiteraard een uitzondering gemaakt. In deze gevallen breng je hem/haar of zijn/haar directe leidinggevende op de hoogte van de onverenigbaarheid. Daar staat tegenover dat elke leidinggevende het goede voorbeeld geeft, oog heeft voor de omgangsvormen tussen de verschillende mensen in hun dienst en beschikbaar is voor en loyaal is tegenover zijn/haar personeel. Het is de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden om mensen de mogelijkheden en verantwoordelijkheden te geven die hen in staat stellen in hun werkomgeving als mensen te groeien. Een open en duidelijke communicatie over dienstaangelegenheden en verwachtingen is essentieel. Een eerlijke evaluatie is vanzelfsprekend. 21

22 3. Functies van de code De code heeft in de eerste plaats een stimulerende functie. Het moedigt alle personeelsleden aan om na te denken over wat het betekent integer te werken volgens de waarden van nv De Scheepvaart en de Vlaamse overheid in het algemeen, en over de concrete toepassing daarvan in de dagdagelijkse praktijk. De code wil ook een open gesprekscultuur binnen nv De Scheepvaart stimuleren waar medewerkers en leidinggevenden integriteitsdilemma's bespreken. Dat draagt bij tot betere afspraken en een snellere detectie van knelpunten en mogelijke risico's. Daarnaast heeft de code ook een controlerende functie om de integriteit van nv De Scheepvaart te toetsen en te volgen. 4. Competenties en waarden nv De Scheepvaart zet een aantal waarden en competenties op het voorplan die voor haar bepalend zijn voor de werkwijze en cultuur binnen de organisatie: - Integriteit, betrouwbaarheid en openheid; - Klantgerichtheid; - Samenwerken; - Voortdurend verbeteren; - Kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit; - Veiligheid. Integriteit, betrouwbaarheid en openheid: Wat houdt dit in: Integriteit: handelen volgens geschreven en ongeschreven waarden en normen die uitdrukking geven aan begrippen als rechtschapenheid, onschendbaarheid, onkreukbaarheid, zorgvuldigheid, zuiverheid van oogmerk, willens en wetens te goeder trouw zijn, betrouwbaarheid en geloofwaardigheid. Betrouwbaarheid: handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid nemen. Openheid: onze interne en externe communicatie voeren we zo open mogelijk met respect voor de vertrouwelijkheid van bepaalde informatie. Dit impliceert dat we steeds volledigheid, duidelijkheid en tijdigheid nastreven en onze beslissingen motiveren. Ook in netelige kwesties nemen we onze verantwoordelijkheid op. Eerlijk handelen: - Collega s (zowel als externe belanghebbenden), verwachten een snel en volledig antwoord op een vraag naar informatie. Je houdt dan ook geen informatie achter voor degenen die er recht op hebben. - Je eerbiedigt de werkuren zowel uit respect voor de klanten als voor de collega s. Als je onvoorzien later bent of in het geheel niet kan komen, verwittig je je directe overste, volgens de richtlijnen van het arbeidsreglement. - Je maakt geen ongeoorloofd gebruik van uitrusting (materieel) of materiaal van nv De Scheepvaart voor privédoeleinden. Het is dan ook evident dat je als personeelslid van nv De Scheepvaart te allen tijde waakt over het goed, en dus zorgvuldig beheer van alle middelen. We bekijken middelen in de ruime zin: alles wat eigendom is van nv De Scheepvaart of 22

23 betaald wordt door De Scheepvaart. Voorbeelden zijn: gelden, kantoorbenodigdheden, telefoon, GSM, internet, , gereedschappen, voertuigen, je werktijd, (zie ook de richtlijnen betreffende het telefoongebruik, de e-policy en het wagenreglement). - Je gaat correct om met de regelingen inzake toelagen en vergoedingen. Kosten gemaakt in dienstopdracht worden eerlijk en tijdig doorgegeven, met de nodige bewijsstukken. Respect: - Je toont respect in je contact met andere personeelsleden, klanten en leveranciers. - Je doet of zegt niets wat iemand anders als een inbreuk op zijn/haar waardigheid kan beschouwen. - Elke vorm van grensoverschrijdend gedrag zoals pesten, agressie, racisme, discriminatie en ongewenst seksueel gedrag, zowel door middel van woorden als door feitelijke handelingen of gedragingen, is verboden. - Je behandelt alle eigendommen van nv De Scheepvaart met het grootste respect om de levensduur van het beschikbare materieel te maximaliseren. Zie ook de richtlijn betreffende belangenvermenging en relatiegeschenken. Cumulatie: Je vervult geen betaalde of onbetaalde nevenwerkzaamheden die onverenigbaar zijn of kunnen zijn met het belang van nv De Scheepvaart. Daarbij respecteren we de volgende principes: - Voor elke nevenwerkzaamheid moet je een meldingsformulier invullen en aan de personeelsdienst bezorgen. - Nevenwerkzaamheden kunnen niet worden uitgevoerd tijdens de werkuren, noch op de werkplaats van nv De Scheepvaart. - Je gebruikt geen materieel van nv De Scheepvaart voor het uitvoeren van nevenwerkzaamheden. - Nevenwerkzaamheden mogen niet leiden tot onvoldoende beschikbaarheid voor de hoofdfunctie. Indien je twijfelt of de (voorgenomen) nevenactiviteit te combineren is met jouw job bij nv De Scheepvaart dan wel de belangen van DS kunnen raken, neem je contact op met je leidinggevende of vraag je advies bij de vertrouwenspersoon integriteit. In deel II, hoofdstuk 3 en 4 van het Vlaams Personeelsstatuut vind je de afspraken over onverenigbaarheden en cumulatie van beroepsactiviteiten. Je wordt door de personeelsdienst op de hoogte gebracht van de beslissing van de gedelegeerd bestuurder tot toestemming van de cumulatie, of van de gemotiveerde beslissing tot weigering ervan. Klantgerichtheid Dit betekent: met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. - De burger verwacht als klant van nv De Scheepvaart terecht een klantgerichte en professionele dienstverlening. Dat betekent dat je bij klantencontacten hoffelijk bent en taken efficiënt en binnen de vooropgestelde termijn afhandelt. Als je niet aan een datum gebonden bent, dan neem je een termijn als richtsnoer die je zelf en je leidinggevende als goede dienstverlening zou ervaren. - Je bent klanten behulpzaam bij administratieve formaliteiten en verwijst hen door naar de juiste persoon of afdeling als je hen niet kunt helpen. - In elke correspondentie met klanten vermeld je je naam, functie en adresgegevens. Zo kunnen mensen je altijd rechtstreeks bereiken. - Zowel mondeling als schriftelijk gebruik je een duidelijke en correcte taal. - Zie ook de algemene bepalingen over spreekrecht, spreekplicht en geheimhoudingsplicht en de regels voor het gebruik van het adressenbestand. 23

24 Samenwerken Dit impliceert een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Alle personeelsleden streven naar een vlotte samenwerking, waarbij het belang van nv De Scheepvaart centraal staat en dus primeert op individueel belang. Hierbij staat een open dialoog tussen alle collega s en een opbouwende sfeer centraal. Enkel op die manier kan resultaatgericht worden gewerkt. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen. nv De Scheepvaart reikt je als werkgever de nodige middelen en kansen aan om je kennis en vaardigheden bij te werken en heeft aandacht voor je wensen inzake training en vorming. Je beschouwt het dan ook als je plicht, en niet alleen je recht, om de mogelijkheden tot bijscholing te benutten. Kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit Je voert taken zelfstandig uit op een efficiënte, nauwkeurige en doeltreffende manier. Efficiëntie en effectiviteit is de mate van gebruik en inzet van middelen om een bepaald doel te bereiken. Deze middelen kunnen betrekking hebben op tijd, inspanningen, geld, materiaal, Er wordt van iedereen verwacht dat deze middelen efficiënt en doelgericht worden ingezet. Veiligheid - Je maakt gebruik van de persoonlijke beschermingsmiddelen en volgt de opgelegde veiligheidsinstructies op. - Je hebt oog voor gevaarlijke situaties en werkt aan de veiligheid voor iedereen. Wees dus niet bang om anderen op onveilige situaties attent te maken. - Je draagt zorg voor een ordelijke werkomgeving, zowel op kantoor als in de ateliers. - Bezoekers en gasten in het directiegebouw worden enkel toegelaten in het gebouw nadat ze zich geregistreerd hebben bij het onthaal. Deze maatregel verhoogt de veiligheid. Verwittig daarom altijd het onthaal als je bezoekers verwacht. - Specifieke regels met betrekking tot alcohol, drugs en medicatie op de werkvloer vind je terug in het alcohol- en drugsbeleid. - Zie ook de richtlijn omtrent de kledijvoorschriften. 5. Sancties en tuchtmaatregelen nv De Scheepvaart verwacht van alle personeelsleden dat deze code wordt nageleefd, sterker nog ingebed is in de organisatiecultuur. Bij niet naleving van deze regels voorziet deel VIII van het Vlaams personeelsstatuut (VPS) in welke gevallen een tuchtstraf kan worden opgelegd. Tuchtstraffen staan naast eventuele strafrechtelijke veroordelingen van schendingen. De sancties in het VPS gelden voor statutaire medewerkers. Voor contractuele personeelsleden geldt het private arbeidsrecht. 24

25 6. Hoe omgaan met dilemmasituaties? Vermoedens van integriteitsschendingen worden bij voorkeur eerst besproken met de betreffende personen. Slechts wanneer dit niet mogelijk is, of geen effect heeft, licht men de directe leidinggevende in. De juiste handelswijze hiervoor vind je bij de klokkenluidersregeling. Er zijn enkele eenvoudige testen die je kunnen helpen bij het omgaan met dilemmasituaties. De testen bestaan uit één of twee vragen die je jezelf kan stellen bij het evalueren van je oplossing of reactie. Hellingtest: Schept dit een precedent? Wat als iedereen zo handelt? Voorpaginatest: Blijf je bij je oplossing als het morgen op de voorpagina van de krant staat? Schoudertest: Doe je het ook wanneer een collega over je schouder meekijkt? Spiegeltest: Kan je jezelf recht in de ogen kijken? Heb je vragen over integriteit of ervaar je een bepaalde situatie als een dilemmasituatie, dan kan je hiermee in eerste instantie bij je leidinggevende terecht. Daarnaast kan je ook terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit, Greet Geerdens, GSM: Besluit nv De Scheepvaart treedt op bij inbreuken tegen deze deontologische code. Het is echter onmogelijk om alle situaties te voorspellen en alle gepaste gedragingen te beschrijven. Iedereen is in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor zijn/haar eigen professioneel gedrag. Het feit dat een collega een andere houding aanneemt, mag nooit een voorwendsel zijn om de regels te overtreden. Er bestaan in het dagelijkse leven talrijke gevallen waarbij iedereen in de eerste plaats een beroep moet doen op zijn/haar gezond verstand en zijn/haar eigen inzichten om de juiste houding aan te nemen. nv De Scheepvaart vertrouwt er dan ook op dat samen bouwen aan integriteit geen opdracht maar een vanzelfsprekendheid wordt. 25

26 Belangenvermenging en relatiegeschenken 1. Belangenvermenging Als personeelslid kan je weet hebben van mogelijke toekomstige beslissingen die de waarde van goederen of terreinen beïnvloeden. Zolang deze beslissingen niet bekend gemaakt zijn, mag je geen informatie hierover meedelen aan derden. Je gebruikt die voorkennis ook niet om jezelf te verrijken. Het gelijkheidsbeginsel vormt een centraal element in de opdracht van nv De Scheepvaart: klanten en leveranciers hebben het recht om in gelijke gevallen op eenzelfde manier te worden behandeld. Daarom moeten de personeelsleden op ieder moment hun objectiviteit bewaren en hun functie op een onbevangen en neutrale wijze uitoefenen. Persoonlijke voorkeuren en overtuigingen of het engagement in een vereniging of andere werkzaamheden (bijberoep, mandaten, ) mogen dan ook geen weerslag hebben op de objectiviteit waarmee je je taken uitoefent. Je probeert zoveel mogelijk te voorkomen dat privé-belangen de objectiviteit van je taakuitoefening kunnen beïnvloeden. Dat is bijvoorbeeld het geval als je zelf of via een tussenpersoon belangen hebt in bedrijven of organisaties die je in jouw functie moet beoordelen bij een administratieve procedure. Doet zo n situatie zich toch voor, dan breng je je leidinggevende op de hoogte en wordt het dossier aan een collega doorgegeven. Buiten de uitoefening van je functie mag je geen betaald advies verlenen in dossiers waarbij je zelf professioneel betrokken kunt zijn. Ingeval je buiten de uitoefening van je functie betaald advies verleent, moet je er voor zorgen dat je adviespraktijk op geen enkele manier verband houdt met de dossiers waar je als personeelslid bij betrokken bent, of onder de bevoegdheid valt van de afdeling waarbij je tewerkgesteld bent. 2. Relatiegeschenken Je mag van andere personeelsleden of van derden geen enkele gift of ander voordeel vragen of aanvaarden dat met je ambt verband houdt (als wederdienst in het kader van de behandeling van een dossier, het verstrekken van informatie of een andere dienstverlening). Zo komt je objectiviteit niet in het gedrang en kan je niet tot een wederdienst worden verplicht. Het is niet toegestaan om relatiegeschenken te ontvangen of deel te nemen aan activiteiten die door privé-personen worden betaald, tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding en in het teken staat van het algemeen belang van het agentschap. Elk personeelslid dat een relatiegeschenk aanvaardt of op een uitnodiging van een derde in wil gaan, meldt dit aan zijn hiërarchische overste, binnen een open en volwassen relatie. Bij het aanvaarden van een geschenk of uitnodiging wordt rekening gehouden met de volgende factoren: - Omwille van welke redenen wordt iets gegeven? - Op welk moment en in welke situatie wordt iets aangeboden? - Bestaat het risico dat er een tegenprestatie van het personeelslid wordt verlangd? - Past het aanvaarden van het geschenk of de uitnodiging in het kader van een normale professionele relatie? - Schendt het aanvaarden van het geschenk of de uitnodiging het principe van het algemeen belang van de entiteit? - Is het een alleenstaand geval of ontvangt het betrokken personeelslid vaker een geschenk of uitnodiging van dezelfde persoon of organisatie? 26

27 - Zijn er nog personeelsleden van dezelfde dienst of entiteit die geregeld van dezelfde persoon of organisatie een geschenk of uitnodiging ontvangen? - Spreekt het personeelslid in kwestie openlijk over het aangeboden geschenk of de gekregen uitnodiging? Geschenken die ten onrechte werden aanvaard, worden teruggestuurd naar de afzender. Bij diverse leveranciers bestaat er een tendens om de inkopers te belonen met een persoonlijk geschenk (zoals een Senseo-toestel, een BBQ, ) afhankelijk van de aankoopsom. Deze geschenken moeten ten goede komen van nv De Scheepvaart of van de vriendenkring. Bij tussenkomsten van volksvertegenwoordigers handel je overeenkomstig de richtlijnen die voorgeschreven worden door de deontologische code van de Vlaamse volksvertegenwoordigers inzake dienstverlening aan de bevolking, die op 22 oktober 1997 goedgekeurd werd door het Vlaams Parlement. (De specifieke regeling vindt u terug op de volgende link: Als je een tussenkomst krijgt van een volksvertegenwoordiger, gelden in alle gevallen twee basisregels. Je behoudt je objectiviteit en onbevangenheid, en je wijkt niet af van de normale administratieve procedures. Bovendien moet elke tussenkomst opgenomen worden in het administratief dossier. Mondelinge tussenkomsten bevestig je schriftelijk en een kopie van deze brief gaat in het dossier. Ingeval je geconfronteerd wordt met een inmenging van een volksvertegenwoordiger die in strijd is met deze code, word je verzocht hiervan binnen de tien dagen melding te maken bij de voorzitter van het Vlaams Parlement. De verplichting om tussenkomsten op te nemen in het dossier, wordt in de deontologische code van de Vlaamse volksvertegenwoordigers ook opgelegd voor tussenkomsten van politieke mandatarissen en partijfunctionarissen van alle niveaus, vertegenwoordigers van drukkingsgroepen en publieke, semi-publieke en particuliere hulpverleners. 3. Kwetsbare functies Kwetsbare functies zijn functies die zeer expliciet tegen integriteitsschendingen moeten worden beschermd omdat ze de burger rechtstreeks voordelen toekennen of kunnen ontnemen, zoals: - functies die een rol spelen bij de gunning van overheidsopdrachten; - functies die betrokken zijn bij constructies van publiek-private samenwerking; - functies die betrokken zijn bij de toekenning van subsidies, toelagen, premies of vergunningen van om het even welke aard; - functies die als opdracht hebben om controle uit te oefenen op de uitvoering van bepalingen die bij decreet of besluit aan derden zijn opgelegd. Het bedoelde specifieke integriteitsbeleid dat gericht is op de doelgroep van personeelsleden met een kwetsbare functie bestaat minstens uit: - het (verplicht) aanbieden van een vormingsprogramma over het thema integriteit (bijvoorbeeld oefeningen over organisatorische integriteit, dilemmatrainingen); - het herdenken van bepaalde organisatieprocessen: het invoeren van een systeem van dubbele handtekening (waarbij de tweede handtekening komt van een persoon die niet rechtstreeks bij het dossier betrokken is), functiescheiding (geen enkele functie of persoon mag de volledige verantwoordelijkheid hebben voor een volledig proces of de middelen) en functierotatie (waarbij een dossierhouder na verloop van tijd andere dossiers krijgt, zowel inhoudelijk als persoons- of lokatiegebonden). 27

28 Kledijvoorschriften Voor het administratieve personeel zijn er geen specifieke kledijvoorschriften van toepassing. Uiteraard wordt verwacht dat elk personeelslid netjes en stijlvol voor de dag komt. Het bedieningspersoneel en de sectiewachters zijn verplicht tijdens de dienstprestaties een uniform te dragen en hun badge moet zichtbaar zijn. De (leidinggevend) speciaal (hoofd)assistenten regie die vervangingen doen aan een sluis dragen gepaste kledij, voorzien van het logo van nv De Scheepvaart. De contractuele personeelsleden in de bediening ontvangen bij hun aanstelling een kledijpakket dat zij moeten dragen bij de uitoefening van hun functie. Bij verlenging van het contract wordt op verzoek van de hiërarchische meerdere aanvullende kledij verstrekt. Het regiepersoneel draagt werkkledij. Naargelang de functie en de behoefte van hun job, krijgen ze bijhorende beschermkledij. De bruggeninspecteurs, werftoezichters en de opmeters dragen naargelang de behoefte van hun job beschermkledij en de nodige persoonlijke beschermingsmiddelen. De directiechauffeurs dragen hun uniform. De verdeling voor de werk- en beschermkledij is gebaseerd op een puntenstelsel waarbij de waarde van elk kledingstuk wordt aangeduid door een aantal punten, dat in verhouding staat tot de aankoopprijs ervan. Voor personeelsleden die in één jaar gedurende langere periode (meer dan 3 maanden) non-actief of afwezig waren, krijgen het daaropvolgende jaar in evenredigheid mindere punten ter beschikking. Voor vragen kan je terecht bij je leidinggevende of de kledijverantwoordelijke. 28

29 Spreekrecht plicht en geheimhoudingsplicht Als personeelslid heb je principieel spreekrecht en in een aantal gevallen ook spreekplicht. Feitelijke informatie moet daarbij correct, volledig en objectief worden gepresenteerd. Wie een persoonlijk standpunt of kritiek op de overheid formuleert, maakt duidelijk dat hij of zij in eigen naam spreekt. Als personeelslid heb je het recht om met collega s en leidinggevenden informatie uit te wisselen, ideeën te toetsen en je standpunt te verdedigen. Een soepele communicatie is zelfs een plicht, want ze draagt bij tot een goede werking van de entiteit en evenwichtige beslissingen. Genomen beslissingen voer je evenwel loyaal uit, ook al stroken ze niet met jouw standpunt. Roddel, zwartmakerij, verdachtmakingen en het creëren van een negatieve sfeer worden door nv De Scheepvaart niet getolereerd. Ook bij misbruiken en nalatigheden geldt de spreekplicht. Stel je in je functie misbruiken, nalatigheden of andere onregelmatigheden vast, dan probeer je die onmiddellijk te stoppen en breng je je leidinggevende op de hoogte. Strafrechtelijke misdrijven meld je eveneens aan je leidinggevende, die vervolgens de politie verwittigt. Reageert je leidinggevende niet op je melding of is er kans dat hij of zij zelf bij de feiten is betrokken, verwittig dan zelf de politie of neem contact op met de vertrouwenspersoon integriteit. Als personeelslid heb je het recht om klanten en leveranciers op eigen initiatief informatie te verschaffen. Verzoekt een klant om informatie, dan is het je plicht om die informatie te bezorgen en toe te lichten. In je contacten met klanten en leveranciers vertegenwoordig je nv De Scheepvaart, en beperkt je je tot duidelijke objectieve en neutrale informatie over de feiten. Als je daar persoonlijke opinies wenst aan toe te voegen, moet het voor de klant of de leverancier volkomen duidelijk zijn dat je enkel in eigen naam spreekt. Als privé-persoon tegenover derden ben je volledig vrij om te publiceren, voordrachten te houden of op een andere manier mensen te informeren over de domeinen waarin je als personeelslid ervaring hebt opgebouwd. Je hebt als privé-persoon ook het volste recht om tegenover derden je politieke overtuiging te uiten. Als iemand van de pers je contacteert over dienstenaangelegenheden, dan verwijs je hem of haar naar het personeelslid dat bij De Scheepvaart is aangesteld als woordvoerder. Dat neemt niet weg dat je in de pers een persoonlijk standpunt kunt vertolken. Je moet dan wel duidelijk maken dat je in eigen naam spreekt. Je spreekrecht wordt beperkt door de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden voor iedereen die niet bevoegd is om er kennis van te nemen. De geheimhoudingsplicht slaat onder meer op volgende informatie: - gegevens over het interne beraad dat aan een administratieve eindbeslissing voorafgaat zolang die eindbeslissing nog niet is genomen; - medische, fiscale, sociale of andere gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van andere personeelsleden of burgers; - vertrouwelijke commerciële, industriële of intellectuele gegevens. Spreekrecht geldt ook voor deelname aan sociale media platformen. Deelname aan sociale media brengt een aantal risico s met zich mee, die zowel voor nv De Scheepvaart als voor jezelf gevolgen kunnen hebben. Belangrijk is dat je ook op de sociale media de richtlijnen van de deontologische code in acht neemt, verantwoordelijk en loyaal bent en duidelijk maakt dat je in eigen naam spreekt. 29

30 De geheimhoudingsplicht blijft gelden na je uitdiensttreding. nv De Scheepvaart verzekert op zijn beurt dat alle informatie over werknemers, klanten en leveranciers vertrouwelijk wordt behandeld. Je denkt na over het soort informatie waarover je beschikt en verspreidt de informatie alleen als je er zeker van bent dat het niet om vertrouwelijke gegevens gaat. Je springt met die informatie zorgvuldig om zodat nv De Scheepvaart enerzijds de juiste informatie biedt die de buitenwereld van ons verwacht en anderzijds de vertrouwelijke informatie voldoende beschermd. Geclassificeerde informatie is informatie die, bij verkeerd gebruik, onder meer de veiligheid, het wetenschappelijke en economische potentieel, de werking van de besluitvormingsorganen en ieder ander fundamenteel belang van ons land in gevaar kan brengen. Geclassificeerde informatie mag alleen worden behandeld door en meegedeeld worden aan personen die een veiligheidsmachtiging hebben. Deze geheimhoudingsplicht is ondergeschikt aan grondwettelijke, wettelijke of decretale bepalingen die je tot spreken verplichten, bijvoorbeeld als je voor de rechtbank moet getuigen. 30

31 Telefoongebruik Vaste telefoons De vaste telefoons mogen in zeer beperkte mate gebruikt worden voor privégesprekken. Te lange privégesprekken voeren kan immers storend zijn voor de collega s. Een kwestie van gezond verstand gebruiken is dus hier de boodschap. GSM en smartphones De GSM heeft binnen nv De Scheepvaart als doelstelling de vlotte telefonische bereikbaarheid en bereikbaarheid via SMS (korte tekstberichten) mogelijk te maken. Met mobiele telefoons zijn geen privégesprekken toegestaan voor rekening van nv De Scheepvaart. Er is een systeem van split-billing. Dit houdt in dat een gebruiker op kosten van de vennootschap kan beschikken over een GSM (smartphone) met een abonnement. Alle dienstgesprekken worden dan rechtstreeks door de vennootschap betaald. Voor het voeren van privégesprekken moet de gebruiker een welbepaalde prefix (#8) indrukken, waarna deze gesprekskosten dan rechtstreeks door de telecom-operator worden gefactureerd aan de gebruiker. Werknemers die van hun werkgever een GSM (of smartphone) ter beschikking krijgen, genieten volgens de fiscus een voordeel in natura en moeten daarop belastingen betalen. Ontheffing van deze persoonlijke belasting is enkel mogelijk indien de gebruikers zelf minimaal betalen voor hun privégesprekken. Indien een personeelslid zich in het buitenland bevindt, zullen de kosten voor GSM-gebruik op rekening van nv De Scheepvaart komen. Privégesprekken vanuit het buitenland zullen door de gebruiker echter moeten worden doorgegeven aan de ICT-dienst voor terugvordering door de vennootschap. Hierop zal strenge controle worden toegepast. De smartphone-gebruikers kunnen op kosten van de vennootschap beschikken over een maandelijkse datatransfer tot 500 MB. Bijkomende datatransfer boven deze limiet zal eveneens worden gefactureerd op privérekening. Voor het regelen van datatransfer in het buitenland dient voorafgaand een afspraak te worden gemaakt met de ICT-dienst. Voor de GSM-toestellen die zijn toegewezen aan regieploegen, worden geen privaatgesprekken toegestaan. Op regelmatige basis zullen steekproeven worden uitgevoerd naar opvolging van deze richtlijn. Hierbij zal worden gecontroleerd of privégesprekken toch niet als dienstgesprekken werden aangegeven. Het gebruik van split billing valt of staat immers met een eerlijke toepassing ervan. Ook de fiscus zal hierop toezien. Desnoods kan aan een personeelslid de voorlegging van de betaling van zijn privégesprekken worden opgevraagd. 31

32 Adressenbeheer nv De Scheepvaart beheert diverse adressenbestanden van personen, bedrijven en instanties die op één of andere manier in aanraking kunnen komen met nv De Scheepvaart. Bij het invullen van de concrete gegevens in de adressenbestanden wordt ernaar gestreefd om voor ieder contact (adres) correcte en volledige gegevens te verzamelen. Naast professionele gegevens zullen voor een aantal adressen ook privé-gegevens worden opgenomen. Bij het gebruik van al deze gegevens moeten dan ook strikte voorwaarden worden nageleefd. Richtlijnen voor het gebruik van adressen: - de raadpleging van de adressenbestanden gebeurt uitsluitend bij werkzaamheden die in het kader van de opdrachten van de afdeling en/of dienst moeten worden uitgevoerd; - elementen uit de adressenbestanden mogen niet worden gekopieerd op individuele PC s, noch op externe gegevensdragers; Uitzondering kan worden gemaakt voor adressenbestanden die zeer regelmatig moeten worden gebruikt (na akkoord van het afdelingshoofd). - gegevens uit de adressenbestanden worden alleen ter beschikking gesteld van derden na de uitdrukkelijke toestemming van de gedelegeerd bestuurder; - in principe worden altijd de professionele gegevens van de adressenbestanden gebruikt. Individuele personeelsleden van nv De Scheepvaart mogen geen gebruik maken van het privé-gedeelte van de adresbestanden. Bij misbruik kan de werkgever een sanctie opleggen in verhouding tot de overtreding en in overeenstemming met de algemeen geldende procedures (o.a. conform de bepalingen van het Vlaams Personeelsstatuut). 32

33 1. Inleiding Alcohol- en drugsbeleid nv De Scheepvaart wil als werkgever de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van al zijn personeelsleden bevorderen. In de lijn van deze filosofie werd een alcohol- en drugsbeleid uitgewerkt dat geldt voor iedereen, ongeacht positie of functie. Dit beleid heeft als doelstelling om functioneringsproblemen ten gevolge van (problematisch) alcoholen drugsgebruik bespreekbaar te maken en te voorkomen. Bovendien wil de vennootschap adequaat reageren wanneer deze problemen toch opduiken. Concreet is er een regelgeving uitgewerkt in verband met gebruik en beschikbaarheid van alcohol, drugs en medicatie en een interventieplan bij acuut en herhaald misbruik. 2. Afspraken in verband met de beschikbaarheid van alcohol, illegale drugs en medicatie 1) Het is niet toegestaan om alcohol, illegale drugs of medicatie te gebruiken, aan anderen te verstrekken of op de werkplek te hebben. 2) Het is niet toegestaan onder invloed van alcohol, medicatie of andere illegale drugs te verkeren tijdens het werk of in deze toestand op het werk te verschijnen. 3) In contracten met derden of aannemers wordt opgenomen dat op het terrein van nv De Scheepvaart geen alcohol/illegale drugs/medicatie mogen worden gebruikt, verstrekt of beschikbaar zijn, met als consequentie eventueel verbreking van het contract bij overtreding. 4) In de refter van het hoofdgebouw in Hasselt zijn alcoholische dranken beschikbaar, maar is het gebruik ervan beperkt. 3. Afspraken in verband met de gelegenheden om alcohol te drinken nv De Scheepvaart bepaalt de omstandigheden voor beperkt alcoholgebruik op het werk. Voor het gebruik van alle andere illegale drugs en medicatie blijft er onophoudelijk een absolute nultolerantie. 1) Op uitzonderlijk verzoek kan er van het algemeen reglement worden afgeweken, mits toestemming van de gedelegeerd bestuurder (bv. bij feestjes en sociale gelegenheden zoals een pensionering). 2) Procedure: het diensthoofd of districtshoofd vraagt schriftelijk de toestemming aan zijn afdelingshoofd. Na overleg met de gedelegeerd bestuurder kan deze formeel toestemming geven. 3) Voorwaarden: - De leidinggevende is constant aanwezig. - De leidinggevende duidt een vervanger aan tijdens zijn/haar afwezigheid. - Het tijdstip en de tijdsduur moeten duidelijk worden afgesproken. De leidinggevende houdt toezicht op het nakomen van deze afspraken. - Er moeten alcoholvrije dranken worden voorzien. - De werkgever tracht zoveel mogelijk preventieve maatregelen te nemen zodat de personeelsleden veilig thuis geraken. - De werkgever ziet er op toe dat personeelsleden die onder invloed zijn veilig thuis geraken. 4. Afspraken in verband met het besturen van een voertuig Personeelsleden die zich aanbieden op het werk, zijn er toe gehouden normaal te functioneren. Dit geldt vooral als men een voertuig moet besturen tijdens het uitoefenen van zijn/haar functie. Als men na het werk alcohol drinkt op gelegenheden georganiseerd door of met toestemming van de werkgever wordt er gevraagd aan de personeelsleden om zoveel mogelijk te zorgen voor alternatief vervoer (bv. carpool, taxi, ). Als men zelf met de wagen is en beslist om alcohol te drinken moet men zich houden aan de verkeerswetgeving. 33

34 5. Afspraken in verband met medicatie Het werk mag geen negatieve invloed ondervinden van onoordeelkundig gebruik van psychofarmaca (zoals slaap- en kalmeermiddelen, antidepressiva, samengestelde pijnstillers en anderen met risico op gedragsverandering). Er wordt geen medicatie ter beschikking gesteld. Het gebruik van medicatie kan enkel op voorschrift en onder begeleiding van een behandelende arts. De werknemer mag geen voertuig, vaartuig of machine besturen als de bijsluiter bij de medicatie en de behandelende arts dit afraadt. 6. Procedures en sancties bij niet-naleving van de voorschriften Procedure bij acuut alcohol- en drugmisbruik nv De Scheepvaart bepaalt de procedure bij acuut alcohol en drugsgebruik: De werkonbekwaamheid wordt vastgesteld door de leidinggevende of zijn/haar vervanger. Alle personeelsleden kunnen onderworpen worden aan een eenvoudige ademtest, psychomotorische testen, vaardigheidsproeven en reactietesten. Omwille van de veiligheid kan het personeelslid onmiddellijk worden verwijderd van de werkvloer. De leidinggevende staat in voor het veilig vervoer naar huis. Na het incident is er een gesprek tussen leidinggevende en betrokkene. De afwezigheid wordt geregistreerd als een dag jaarlijkse vakantie. Onmiddellijk na de terugkeer van het personeelslid vindt een functioneringsgesprek plaats waarbij het personeelslid duidelijk wordt gemaakt dat dergelijke feiten niet worden getolereerd en gewaarschuwd voor mogelijke zware gevolgen bij herhaling. Een persoonlijke nota van het disfunctioneren wordt opgemaakt en ondertekend (a.d.h.v. basisverslag). Het personeelslid mag opmerkingen op deze nota formuleren. Als het geen éénmalig incident blijft, kan men overgaan naar de procedure herhaald alcohol- en drugsmisbruik. Bij herhaling volgt een sanctie, die telkens wordt opgedreven. Procedure bij herhaald alcohol- en drugmisbruik De leidinggevende stelt het disfunctioneren van het personeelslid vast. Alle personeelsleden kunnen onderworpen worden aan een eenvoudige ademtest, psychomotorische testen, vaardigheidsproeven en reactietesten. Het personeelslid wordt geconfronteerd met zijn functioneringsprobleem aan de hand van concreet en objectief feitenmateriaal tijdens een functioneringsgesprek. Volgende elementen komen aan bod tijdens dit gesprek: - De leidinggevende stelt het personeelslid voor de keuze: verbetering functioneren of maatregel. - De leidinggevende adviseert het personeelslid contact op te nemen met de vertrouwenspersoon (Greet Geerdens, tel ) of de interne preventieadviseur (Gert Morlion, tel ) of de arbeidsgeneesheer (dr. Kristel Knops, tel ). - De leidinggevende spreekt met het personeelslid een datum af waarop het functioneren opnieuw zal worden geëvalueerd. - Er worden schriftelijk duidelijke afspraken opgesteld. - Er wordt een persoonlijke nota met betrekking tot dit gesprek opgesteld. Het personeelslid mag opmerkingen formuleren. - Het personeelslid wordt van dichtbij opgevolgd. - Als het personeelslid een veiligheidsfunctie uitoefent wordt hij/zij van de werkvloer verwijderd (tijdelijke functiewijziging, ziekteverlof, ). Er wordt een eerste opvolgingsgesprek gehouden na relatief korte termijn (2 maanden) waarin nagegaan wordt of er verbetering merkbaar is. 34

35 Is er verbetering merkbaar, wordt de opvolging afgebouwd maar er wordt wel een nieuw evaluatiemoment met gesprek afgesproken (2 à 4 maanden later). Is er geen verbetering merkbaar wordt het personeelslid verder opgevolgd met volgende afspraken: - Er wordt een persoonlijke nota opgesteld. Het personeelslid mag opmerkingen formuleren. - De leidinggevende adviseert nogmaals om contact op te nemen met een hulpverlener (cfr. supra). - Er wordt een nieuw evaluatiemoment ingepland waarop het functioneren opnieuw wordt geëvalueerd. Er volgt een tweede opvolgingsgesprek waarbij dezelfde werkwijze gehanteerd wordt als bij het eerste evaluatiemoment. Sancties De werkgever legt een sanctie op in verhouding tot de overtreding en in overeenstemming met de algemeen geldende procedures. Dit kan zijn: - een schriftelijke aanmaning, - een blaam, - inhouding van salaris, - een tuchtschorsing, - een lagere inschaling, - terugzetting in graad, - ontslag van ambtswege, - een afzetting. 7. Re-integratie Wanneer een personeelslid na langdurige afwezigheid (omwille van mogelijk alcohol- of ander drugsprobleem) opnieuw aan het werk gaat, wordt deze terugkomst goed begeleid. Er wordt in overleg met het personeelslid gekeken of een wijziging van dienstaanwijziging wenselijk en/of noodzakelijk is om een nieuwe start te kunnen maken. Daarbij worden afspraken gemaakt rond de communicatie naar leidinggevenden en collega s over de voorgeschiedenis van het personeelslid. Tot slot kan er overwogen worden om peter- of meterschap of coaching aan te bieden. 35

36 E-policy 1. Waarom een e-policy? Aanpassingen aan de e-policy Doelstelling van de e-policy Wat zijn ICT-middelen Hoe omgaan met ICT-middelen Zorgvuldig beheer van ICT-middelen Duurzaam beheer van ICT-middelen Groene ICT Telewerken Veiligheid ICT-veiligheidsbeleid Zorgvuldig omspringen met wachtwoorden Malware (virussen) en internetcriminaliteit Beheer van informatie Openbaarheid van bestuur versus vertrouwelijke informatie Verantwoordelijkheid beheer van informatie Opslag van informatie Communicatie Hoe communiceren? Behoorlijk telecommunicatie gebruik Behoorlijk gebruik Gebruik en het beheer van Inhoud van Behoorlijk internet- en intranetgebruik Sociale media Auteursrechten Gebruik van materiaal/informatie door werknemer Productie van materiaal/informatie door werknemer Preventie- en controlemiddelen van de werkgever Preventiemiddelen Controlemiddelen Recht om te controleren Wat kan worden gecontroleerd? Doel van de controle Hoe kan worden gecontroleerd? Maatregelen bij ongeoorloofd gebruik 49 36

37 1. Waarom een e-policy? De goede werking van nv De Scheepvaart is sterk afhankelijk van de vlotte en doeltreffende werking van de Informatie en Communicatie Technologie (ICT) en de manier waarop personeelsleden hiermee omgaan. Daarom is het aangewezen om naast de algemene deontologische code afspraken te maken vanuit welke waarden en normen we omgaan met ICT en welk gedrag hieraan voldoet. Deze code voor ICT wil een algemeen kader bieden met waarden en principes die de personeelsleden van nv De Scheepvaart respecteren bij het dagelijks gebruik van ICT. Hoewel de meeste mensen ICT dadelijk in verband brengen met technische aspecten, wil deze code vooral de sociale en morele aspecten van ICT onder de aandacht brengen. Deze code biedt zo een houvast bij het gebruik van de ICT-middelen bij nv De Scheepvaart. 1.1 Aanpassingen aan de e-policy Indien nodig of gewenst kan nv De Scheepvaart naar eigen inzicht, of door gewijzigde wetgeving, richtlijnen en regelgeving, de e-policy wijzigen, waarbij rekening zal worden gehouden met de geldende regels inzake overleg en inzake informatieverstrekking aan het personeel. Binnen een informatiesysteem dat in volle ontwikkeling is, is dit onvermijdelijk. De e-policy baseert zich op de omzendbrief BZ 2014/2 Integer omgaan met ICT-middelen. 1.2 Doelstelling van de e-policy - Een zorgvuldig en duurzaam beheer van publieke middelen zoals een goede huisvader betaamt. Naast het zorgvuldig en vooruitziend hanteren van ICT-middelen is een duurzaam beheer van deze middelen van groot belang. Een degelijk beheer van ICT-middelen blijft niet binnen de grenzen van de werkomgeving, maar geldt ook bij het telewerken (zie hoofdstuk 2). - Het belang van het beveiligen en beschermen van bedrijfsinformatie en persoonsgegevens die niet vallen onder de openbaarheid van bestuur. De beveiliging van ICT-middelen tegen virussen en internetcriminaliteit is ook een belangrijk aandachtspunt (zie hoofdstuk 3). - Een etiquette voor respectvol communiceren: de kern van de etiquette is het rekening houden met de gevoelens van anderen en met de gebruiken in een organisatie, in alle situaties waarin mensen met elkaar omgaan. Door sociale media ontdekken we nieuwe mogelijkheden en toepassingen van communiceren, maar ook nieuwe risico s (zie hoofdstuk 4). - Preventie van misbruik en controle van gebruik van ICT: deze maatregelen vloeien voort uit de teksten en aanbevelingen van de privacycommissie met betrekking tot cybersurveillance (zie hoofdstuk 5). Voor het behalen van de doelstellingen van de e-policy speelt de leidinggevende een belangrijke voorbeeldrol. 1.3 Wat zijn ICT-middelen nv De Scheepvaart biedt haar personeelsleden een aantal informatie-, communicatie- en technologiemiddelen voor de uitoefening van hun taken. De ICT-middelen kunnen opgesplitst worden in: ICT-systemen (hardware en software) Bijvoorbeeld: en internetfaciliteiten, computers, laptops, tablets, printers, USB-sticks, telefoons, gsm s, smartphones, servers, Informatie op ICT-systemen 37

38 2. Hoe omgaan met ICT-middelen 2.1 Zorgvuldig beheer van ICT-middelen De middelen die gebruikt worden tijdens het werk, zijn publieke middelen. U gaat er mee om als een goede huisvader. Dit principe betekent dat u zich gedraagt als een vooruitziend en zorgvuldig persoon. - Vooruitziend betekent dat u de nadelige gevolgen van uw handelen redelijk probeert in te beelden, met andere woorden dat u deze probeert te voorzien. - Zorgvuldig wil zeggen dat u die nadelige gevolgen probeert te voorkomen door gepaste voorzorgsmaatregelen te nemen. Daarnaast bent u bereid verantwoording af te leggen over het gebruik van middelen. De middelen dienen om het algemeen belang na te streven, dus u gebruikt de middelen met oog voor zuinigheid, efficiëntie en effectiviteit. Voor het omgaan met ICT-instrumenten gelden volgende afspraken: - Gebruik ICT-middelen waarvoor de werkgever ze u aanbiedt. - Ga kostenbewust om met ICT-middelen. Voor toestellen zoals gsm s, tablets en smartphones houdt u zich aan de gemaakte afspraken. - Occasioneel gebruik van de middelen voor privédoeleinden is alleen mogelijk als dat de uitvoering van uw taken en uw productiviteit en die van uw collega s niet in het gedrang brengt. Voor bepaalde middelen is privégebruik toegestaan als sociaal voordeel. - Gebruik de middelen op een wettelijke manier met respect voor auteursrecht (wet betreffende het auteursrecht) en privacy en niet voor discriminatie, pesten, stalking, spamming, - Blijf beleefd en professioneel in uw online communicatie, voer geen verhitte discussies (flaming) en pas op met cynisme en sarcasme. Geschreven berichten komen soms anders over dan bedoeld. - Bezoek geen sites die zich tegen de grondbeginselen van de democratie en de rechtstaat keren, die kwetsend of beledigend zijn, die in strijd zijn met de goede zeden of die een gevaar voor verslaving vormen. - Verstuur geen kettingbrieven, virussen of valse virusmeldingen. Als u een virus of valse virusmelding ontvangt, verwittig dan de ServiceDesk (tel , servicedesk@descheepvaart.be). - Als u spam in uw mailbox ontvangt, verwittig dan de ServiceDesk (tel , servicedesk@descheepvaart.be). - Spring voorzichtig om met uw wachtwoorden. - Op de meeste softwareproducten rusten auteursrechten. Voor het installeren van nieuwe software neemt u contact op met de ICT-dienst. - Beveilig de informatie die u zelf door middel van ICT gebruikt en deel de informatie met anderen volgens de geldende afspraken. 2.2 Duurzaam beheer van ICT-middelen nv De Scheepvaart houdt rekening met duurzaamheidscriteria bij de aankoop van ICT-middelen. Bovendien kan nv De Scheepvaart afgedankte ICT-middelen schenken aan onderwijsinstellingen, verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen. Voor het schenken van ICT-middelen wordt er aandacht besteed aan het professioneel verwijderen van de data die de ICT-middelen bevatten. 38

39 2.3 Groene ICT Er zijn een heleboel dingen die u kunt doen om groener om te springen met technologie en grondstoffen, en de druk op ons milieu te verlichten. - Zet uw computer, beeldscherm en printer uit als u naar huis gaat. - Zet uw computer, beeldscherm en printer in slaapstand tijdens uw lunch en vergaderingen vanaf 15 minuten. Bent u meer dan een uur weg, zet de computer dan uit. - Stel het energiebeheer van uw pc of laptop in om energie-efficiënt te werken. - Gebruik geen screensaver. 2.4 Telewerken Telewerken betekent letterlijk werken op afstand. Door telewerken en de moderne informaticamogelijkheden zijn de grenzen tussen privé en werk vaak minder duidelijk. Als u documenten en materieel mee naar huis neemt, treft u de nodige maatregelen om die informatie te beschermen, zowel thuis als onderweg. 3. Veiligheid 3.1 ICT-veiligheidsbeleid Gebruik ICT-middelen met zorg en beveilig zowel de toestellen, de toepassingen als de informatie die u bewaart op die middelen. Het informatieveiligheidsbeleid van nv De Scheepvaart is van toepassing. Wanneer uw laptop, tablet en/of smartphone gestolen of verloren wordt, meldt dit dan onmiddellijk aan de ServiceDesk. Zij zullen dan het nodige doen om te voorkomen dat iemand op onterechte wijze toegang verkrijgt tot de werkomgeving van nv De Scheepvaart. Mocht u ondervinden dat: uw wachtwoord gekraakt is; er een virus op uw computer staat; u het slachtoffer geworden bent van internetfraude, meldt dit dan onmiddellijk aan de ServiceDesk. Schakel ook meteen uw computer uit of haal hem weg uit het netwerk (kabel uittrekken of WiFi uitschakelen). 3.2 Zorgvuldig omspringen met wachtwoorden Gebruikers zijn persoonlijk aansprakelijk voor alle handelingen die worden uitgevoerd met hun eigen gebruikersidentificatie en wachtwoord, ook in geval van niet-geautoriseerd gebruik door anderen. Deel daarom nooit een wachtwoord mee aan anderen en scherm het wachtwoord af van onrechtmatig gebruik: wachtwoorden zijn persoonlijk en vertrouwelijk. Log dus ook niet aan met de account van uw collega s. En schrijf een wachtwoord nooit op. De wachtwoordpolicy is van toepassing voor alle personeelsleden van nv De Scheepvaart. 3.3 Malware (virussen) en internetcriminatliteit Malware is de verzamelnaam voor alle kwaadaardige software ( Malicious Software ) zoals virussen, Trojaanse paarden, spyware, enz. De verspreiding van malware gebeurt nog vaak via , ofwel als bijlage ofwel als link naar iets dat u kunt downloaden met de browser, zoals een gratis programma. 39

40 De bedreiging van internetcriminaliteit bestaat in vele vormen en neemt steeds toe. Het is belangrijk waakzaam te zijn voor gerichte aanvallen zoals internetfraude of phishing, een vorm van oplichting waarbij men hengelt naar persoonlijke informatie zoals uw creditcardnummer, wachtwoord en accountgegevens. Soms neemt men ook persoonlijk contact op met de gebruiker, per of per telefoon, en probeert men de gebruiker te overhalen om bepaalde handelingen uit te voeren ( social engineering ). - Laat de veiligheidsmaatregelen op uw computer intact (firewall, antivirus software, enz). - Vertrouw nooit blindelings afzendergegevens in berichten. - Denk na over de context van het bericht: Klopt het dat ik dit bericht ontvang van deze organisatie?. - Open geen verdachte s en beantwoord ze vooral niet. Open zeker niet de bijlage en bezoek ook niet de links die erin staan. Bij twijfel, neem (telefonisch) contact op met de afzender van het bericht. - Wees alert wanneer u gecontacteerd wordt (per of per telefoon) door iemand die u niet kent. Geloof niet zomaar alles wat men u vertelt of wanneer men u tracht te overhalen om een handeling uit te voeren. Vermoedt u dat uw computer door malware is getroffen of dat men u heeft trachten te benaderen als onderdeel van een aanval, neem dan onmiddellijk contact op met de ServiceDesk. 3.4 Beheer van Informatie Openbaarheid van bestuur versus vertrouwelijke informatie nv De Scheepvaart beschikt over een schat aan informatie. Veel van die informatie stellen we ter beschikking van de burger in het kader van de openbaarheid van bestuur. Daarnaast is een groot deel van de informatie vertrouwelijk, omdat de belangen van de betrokkenen worden geschaad bij openbaarmaking van de informatie: belangen van natuurlijke personen: bv. gegevens die onder medisch geheim vallen, tuchtdossiers, dossiers met persoonsinformatie; belangen van nv De Scheepvaart: bv. het geheim van beraadslagingen van instanties die politieke beslissingen nemen, informatie over een interne audit; belangen binnen gerechtelijke procedures: informatie m.b.t. gerechtelijke procedures of strafrechtelijke feiten waarbij nv De Scheepvaart betrokken partij is; maatschappelijk belang: bv. informatie die invloed kan hebben op de openbare orde en veiligheid of informatie die een economisch, financieel of commercieel belang kan schaden. U denkt na over het soort van informatie waarover u beschikt en u verspreidt de informatie alleen als u er zeker van bent dat het niet over vertrouwelijke gegevens gaat. Bij twijfel neemt u onmiddellijk contact op met uw leidinggevende. Transport van vertrouwelijke gegevens (door uw laptop, USB-stick, mee te nemen) beperkt u tot situaties waarin dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van uw werk. U bent zich in een dergelijke situatie steeds bewust van het risico en doet al het mogelijke om te voorkomen dat gegevens in verkeerde handen komen of verloren geraken Verantwoordelijkheid beheer van informatie Voor een papieren document is het vaak gemakkelijk om zelf de vertrouwelijkheid te garanderen. U kunt het document zelf op een veilige plaats wegbergen. Voor elektronische bestanden geldt er een gedeelde verantwoordelijkheid tussen de beheerders van de ICT-opslagmogelijkheden en uzelf. - De beheerders garanderen dat onbevoegden geen toegang hebben tot onze systemen d.m.v. firewalls, wachtwoordenbeleid, toegangsbeheer, 40

41 - Uzelf bent verantwoordelijk voor de juiste en meest veilige opslag van uw bestanden en voor uw eigen wachtwoord. Dit wil zeggen dat u: werkgerelateerde bestanden opslaat in het gemeenschappelijk klassement in de juiste map. Zo kunt u informatie delen met uw collega s en is er geen verlies van informatie mogelijk, aangezien alles geback-upt wordt; uw computer vergrendelt met een wachtwoord, wanneer u uw PC alleen laat. De gedeelde verantwoordelijkheid geldt wanneer er een contract is met de beheerders. Een contract op maat is vaak niet mogelijk bij cloudtoepassingen. Cloudcomputing is het via het internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en gegevens en kan zeer snel worden aangeleverd of vrijgegeven. De cloud staat voor het internet, dat met al de computers die erop aangesloten zijn een soort wolk van computers vormt. Bij cloudcomputing draaien de computerprogramma s niet op de computer van de gebruiker, maar op (een of meerdere) machines in die cloud. De gebruiker is geen eigenaar van de gebruikte hardware, software en gegevens en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. Als u informatie op een cloudplatform zet (linkedin, facebook, dropbox, yammer, google docs, ) dan bent u onderworpen aan hun voorwaarden. Het is dus niet omdat u bedrijfsinformatie op een cloudtoepassing zet waar ze is afgeschermd met een login en paswoord dat het veilig staat. Bij cloudtoepassingen gelden volgende afspraken. - U neemt de gebruiksvoorwaarden goed door en ziet hoe die aansluiten bij de rest van de E-policy en het generiek ICT-veiligheidsbeleid. - U weegt goed af of het nodig is/ meerwaarde heeft om data op te slaan op desbetreffend cloudplatform. Een applicatie aangeboden door nv De Scheepvaart verdient steeds voorrang. - Enkel niet-vertrouwelijke data mag daar opgeslagen worden, gelet op de beperkte zekerheid rond beveiliging. - U zorgt dat het overzicht er nog is van welke informatie waar staat. - U vertrouwt niet enkel op een cloud-platform voor de beschikbaarheid van data (cloud-diensten komen en gaan, passen hun voorwaarden en financiering/ prijzen aan en zijn meestal niet aansprakelijk als de dienst een paar uur of dagen niet beschikbaar is) Opslag van informatie Over de opslag van informatie gelden de volgende afspraken. Bewaar geen bestanden met commercieel karakter of voor privé-nevenwerkzaamheden op de netwerkschijven of documentmanagementsystemen van nv De Scheepvaart. Bewaar geen bestanden die: - obsceen of beledigend zijn; - in strijd zijn met de openbare orde; - in strijd zijn met de goede zeden; - het privé-leven van iemand aantasten; - discriminerend, racistisch of xenofobisch zijn of die daartoe aanzetten; - onwettige informatie bevatten (zoals hacking software); - een inbreuk zijn op de auteurswet zoals muziekbestanden, films, software die op een illegale manier bekomen zijn. De digitale opslag van documenten gebeurt net zoals bij het papieren klassement volgens de afgesproken dossiernummering op de gemeenschappelijke schijfruimte van de afdeling, dienst of cel. Verwijder oude/irrelevante documenten. Dit neemt onnodige capaciteit in van het systeem. Het illegaal downloaden van bestanden d.m.v. de ICT-infrastructuur nv De Scheepvaart is niet toegelaten. U mag dergelijke bestanden ook niet opslaan of verder verspreiden. 41

42 4. Communicatie 4.1 Hoe communiceren? Als basisregel geldt respectvol communiceren, zowel bij interne als externe communicatie. U vindt hier wat dit concreet betekent voor het communiceren door middel van telecommunicatie, , extranet en internet, sociale media. Daarbij respecteert u de wet op het auteursrecht van 1994 (zie 4.6 van deze code). 4.2 Behoorlijk telecommunicatie gebruik Hieronder valt het gebruik van gsm, smartphone, telefoon, fax, enz. Hoewel het gebruik van andere communicatiemiddelen (bv. , internet) groeit binnen nv De Scheepvaart, blijft de telefoon een belangrijk contactmiddel. Een goede bereikbaarheid en een correcte dienstverlening blijven dan ook noodzakelijk. Hierover bestaan richtlijnen en informatie over verschillende initiatieven ter verbetering van de telefonische dienstverlening. 4.3 Behoorlijk gebruik is een populair, effectief en efficiënt communicatiemiddel binnen nv De Scheepvaart. Toch horen we onszelf en anderen ook klagen over de toename van s en het verkeerde en soms storende gebruik van verkeer. Het volgen van volgende richtlijnen, garandeert dat een goed hulpmiddel is en blijft voor ons werk Gebruik en het beheer van - Geef steeds een duidelijke omschrijving in de onderwerpregel van de . De onderwerpregel vat uw bericht samen zoals een krantenkop. - Als u een mail verstuurd aan meerdere ontvangers, specifieer duidelijk wat van wie wordt verwacht. - Wees zuinig met CC. Stuur het bericht uitsluitend naar personen die echt op de hoogte moeten zijn of diegenen die expliciet om een kopie van het bericht hebben gevraagd. - Vermijd het gebruik van allen beantwoorden. Vaak is het niet relevant dat alle geadresseerden worden betrokken. Stuur uw antwoord of bedenkingen in dat geval enkel naar de oorspronkelijke afzender. - Maak, enkel voor dringende berichten, gebruik van de mailbox-functie prioriteit hoog. De lezer van uw weet dan dat deze dringend behandeld moet worden. - Verkies persoonlijk contact boven . Zeker als de collega voor wie u een vraag hebt dichtbij zit, spreek hem/haar dan rechtstreeks aan. - Gebruik nooit voor één-op-ééngesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen. Gebruik de telefoon voor dringende of complexe vragen. - Bijlagen: beperk ze qua aantal en grootte en definieer steeds duidelijk hun inhoud. Maak maximaal gebruik van document management systemen (zoals netwerkschijven, intranet, sharepointsites), zodat u links kunt doorsturen in plaats van bijlagen. Hieronder ook enkele afspraken voor het beheer van generieke adressen of groeps adressen (zoals bv. onthaal@descheepvaart.be, communicatie@descheepvaart.be, ). Er bestaan immers heel wat generieke adressen, waarbij de kwaliteit (van frequentie van lezen, degelijkheid van antwoorden, enz.) erg uiteenloopt. - Bij het aanmaken van generieke adressen moet er grondig worden nagegaan of het zinvol is een generiek adres te creëren. 42

43 - Een generiek adres wordt minstens eenmaal daags geopend. Als dat nodig is, wordt de mailbox frequenter geopend. - Alle s worden beantwoord, ofwel meteen ofwel met een boodschap dat de vraag werd ontvangen en wordt behandeld door de persoon in cc. Mensen beschouwen immers als een snel medium, dus ze verwachten een snelle reactie. - s vanuit de generieke mailbox worden nooit anoniem verstuurd en geven altijd ook een telefoonnummer op, bij voorkeur het algemeen nummer van een teamsecretariaat of afdeling. De werkgever verplicht de werknemer een privé-account te gebruiken voor persoonlijke s (bv. Hotmail, Gmail, ). Als dit niet mogelijk of gewenst is, verplicht de werkgever de medewerkers om alle verzonden en ontvangen persoonlijke s te bewaren in een aparte map. Met name een map waarvan de naam begint met persoonlijk, bij voorkeur aangevuld met de naam van de betrokken werknemer om werk en privémailverkeer volledig te scheiden. Deze verplichting is een preventiemiddel om controles en het opsporen van misbruiken te vermijden en de schending van het privéleven van de medewerker zoveel mogelijk te beperken bij controles (zie verder 5.1) Inhoud van Over de inhoud van de s gelden een aantal afspraken. - Pas eerst en vooral tijdens de uitoefening van uw functie dezelfde basisprincipes toe voor berichten als bij de gewone briefwisseling of een telefoongesprek: communiceer correct en vermeld uw naam en contactgegevens. - Verstuur neutrale berichten, dus geen berichten met commercieel, politiek en/of religieus karakter. - Verstuur geen berichten die: obsceen of beledigend zijn; in strijd zijn met de openbare orde; in strijd zijn met de goede zeden; het privéleven van iemand aantasten; discriminerend of xenofobisch zijn of die daartoe aanzetten. - Houd er rekening mee dat zich niet zo goed leent voor vertrouwelijke communicatie. Een kleine fout kan ervoor zorgen dat een bericht ongewenst bij de verkeerde personen terechtkomt. Zet bestemmelingen die elkaars naam niet mogen kennen in BCC. - Verstuur geen kettingbrieven, echte of valse virusberichten of verhitte reacties. Meld een virus aan de juiste instanties. Als er twijfel bestaat over de herkomst van een mail of het vermoeden dat er een virusrisico bestaat, open dan de mail niet, en zeker niet de bijlage(n), maar neem contact op met de ServiceDesk. - Respecteer de wet op het auteursrecht van 1994 (zie verder 4.6). - Houd het kort. is bedoeld voor snelle informatie-uitwisseling, begin daarom uw meteen met de conclusie of actie. - Kuis regelmatig uw mailbox op door oude of overbodige berichten te verwijderen. Deze zorgen voor een onnodige belasting van de opslagschijven op de servers. - Het is niet toegelaten mails die toekomen in je werk-mailbox systematisch door te sturen naar een externe mailbox (bv. Hotmail, Gmail, Telenet). De veiligheid van de berichten bij deze aanbieders kan immers niet gegarandeerd worden. - Maak gebruik van vakantieboodschappen. In de ServiceDesk vindt u de handleiding voor het instellen van vakantieboodschappen. Geef daarin aan vanaf wanneer mails niet meer en weer wel worden gelezen en bij wie men ondertussen terecht kan (eventueel voor welke thema s) met de contactgegevens van die perso(o)n(en). Dit kan eventueel ook een generiek adres zijn. 43

44 filtering Conform de huidige afspraken van het security beleid van nv De Scheepvaart blijft het verkeer gefilterd op virussen en spam. De filterregels worden bepaald door de stuurgroep informatieveiligheid. De ICT-dienst zal samen met de stuurgroep informatieveiligheid periodiek de filterregels evalueren en noodzakelijke wijzigingen doorvoeren. 4.4 Behoorlijk internet en intranet-gebruik PC s op kunstwerken die gebruikt worden voor de bediening van de kunstwerken en de opvolging van de scheepvaart op de waterwegen hebben geen of slechts beperkt toegang tot het internet. Dit om de veiligheid te garanderen op de waterweg tijdens het bedieningsproces en de ICT-security van kritieke applicaties te kunnen garanderen. De meeste collega s hebben toegang tot het internet en het intranet. Dit biedt de mogelijkheid om veel nuttige informatie voor het werk op te zoeken. nv De Scheepvaart verwacht van haar medewerkers de discipline en verantwoordelijkheid om het internet correct en efficiënt als werkinstrument te gebruiken. Luisteren naar de radio of tv-kijken met live streaming kan bezwaarlijk werk-gerelateerd genoemd worden, kan de collega s storen en neemt bijvoorbeeld veel bandbreedte in. Dat vertraagt het netwerk en heeft dus gevolgen voor het werk van collega s. Zorg daarom voor een redelijk, professioneel en zinvol gebruik van het internet tijdens het werk. Binnen nv De Scheepvaart is beperkt privégebruik van het internet toegestaan onder voorwaarde dat het de uitvoering van uw taken en uw productiviteit en die van uw collega s niet in het gedrang brengt (zie ook deontologische code). Het is echter niet toegestaan om bepaalde sites te bezoeken. Sites die niet kunnen: sites die zich tegen de grondbeginselen van de democratie en de rechtstaat keren, zoals sites die in verband staan met racisme, terrorisme, discriminatie, ; sites die anderen kunnen kwetsen of beledigen, zoals sites met racistische of seksistische onderwerpen, pornografisch materiaal, schokkende foto s, ; sites die een gevaar voor verslaving vormen zoals goksites en pornografische sites. nv De Scheepvaart verwacht immers van haar werknemers dat ze internet als werkinstrument gebruiken. Als preventiemiddel kan het lijnmanagement de toegang tot bepaalde internetsites blokkeren (zie 5.1 preventiemiddelen). In sommige situaties kunt u zelf informatie op internet of intranet plaatsen. Als u deze middelen gebruikt om zelf te communiceren, volg dan de algemene richtlijnen die van toepassing zijn op overheidscommunicatie en de regels rond spreekrecht, spreekplicht en zwijgplicht uit het Vlaams Personeelsstatuut VPS en de deontologische code. Daarnaast respecteert u de wet op het auteursrecht van 1994 (zie 4.6). 4.5 Sociale media nv De Scheepvaart ziet geen meerwaarde in het gebruik van sociale media voor professionele doeleinden. Het gebruik van sociale media tijdens de werkuren is daarom ook niet toegelaten. Als preventiemiddel wordt de toegang tot Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest en andere sociale media geblokkeerd. 44

45 4.6 Auteursrechten Gebruik van materiaal/informatie door werknemer Hier geldt de wet van 30/06/1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. Dit betekent onder meer dat u alleen teksten of afbeeldingen van derden mag verspreiden en gebruiken met de toestemming van de oorspronkelijke auteur. Daarbij moeten personeelsleden zowel de auteursrechten van derden als van nv De Scheepvaart respecteren. Wees zorgvuldig bij het publiceren van informatie en publiceer geen onwettige informatie of informatie die schade kan berokkenen aan derden. Meer concrete informatie over: de rechten als gebruiker van een werk en wat verboden is; intellectuele eigendom Productie van materiaal/informatie door werknemer Het VPS zegt dat een personeelslid alle vermogensrechten overdraagt aan de Vlaamse overheid op de werken die in uitoefening van de functie tot stand zijn gebracht waarvan hij/zij de (mede)auteur is. Het gaat daarbij om de auteursrechten op: computerprogramma s; alle andere werken die het personeelslid ter uitvoering van de functie tot stand brengt. Dat wil zeggen dat de auteursrechten op werken die niet in uitoefening van het ambt worden tot stand gebracht in principe blijven toebehoren aan het personeelslid. 5. Preventie- en controlemiddelen van de werkgever 5.1 Preventiemiddelen nv De Scheepvaart treedt eerst en vooral preventief op om: controles en het opsporen van misbruiken te vermijden; de schending van het privéleven van de medewerker zoveel mogelijk te beperken bij controles. nv De Scheepvaart neemt een aantal preventieve maatregelen. - nv De Scheepvaart kan de toegang tot bepaalde sites blokkeren. nv De Scheepvaart verwacht immers van haar werknemers dat ze internet als werkinstrument gebruiken. Ook belasten bepaalde sites het netwerk. - Medewerkers worden verplicht een privé-account te gebruiken voor persoonlijk s (bv. Hotmail, Gmail, ) om werk en privémailverkeer volledig te scheiden. Als dit niet mogelijk of gewenst is, verplicht de werkgever de medewerkers om alle verzonden en ontvangen persoonlijke s te bewaren in een aparte map. Met name een map waarvan de naam begint met persoonlijk, bij voorkeur aangevuld met de naam van de betrokken werknemer. - Alle werkgerelateerde bestanden worden bewaard op opslagmedia die toegankelijk zijn voor de hiërarchische chef en collega s. Persoonlijke bestanden op die opslagmedia worden duidelijk als persoonlijk aangeduid. - Bij een geplande langdurige afwezigheid worden afspraken gemaakt rond: het doorsturen van s; het plaatsen van afwezigheidsboodschappen in accounts; het plaatsen van werkgerelateerde bestanden op opslagmedia die door meerdere medewerkers worden gedeeld. 45

46 - Bij een onverwachte en mogelijk langdurige afwezigheid van een medewerker wordt er gezorgd voor het zo snel mogelijk plaatsen van een afwezigheidsboodschap. Zo zijn alle afzenders van berichten op de hoogte van de afwezigheid van het personeelslid en van de contactgegevens van andere medewerkers waarbij ze terecht kunnen. 5.2 Controlemiddelen Recht om te controleren nv De Scheepvaart heeft het recht om het internet- en gebruik van de medewerkers te controleren. Daarbij moet het recht op een privéleven van de personeelsleden gerespecteerd worden. De controle moet getoetst worden aan: finaliteitsbeginsel: een controle is slechts mogelijk voor het nastreven van gerechtvaardigde doelen; transparantiebeginsel: open communicatie over controles, doelen en voorwaarden van controles; proportionaliteitsbeginsel: de controle en het soort controle moet in verhouding staan tot het doel van de controle. Deze drie beginselen hebben als doel het evenwicht te houden tussen: het recht van de werkgever op controle van werkmiddelen; het recht van de werknemer op zijn/haar privéleven Wat kan worden gecontroleerd? nv De Scheepvaart kan controles doen van: gebruik van ; gebruik van internet; gebruik van andere professionele elektronische communicatiemiddelen bv. Skype; informatie en bestanden die werknemers publiceren op het intranet en extranet; informatie en bestanden die werknemers opslaan op verschillende opslagmedia (alle geïdentificeerde mappen op computers, servers, document managementsysteem, enz.) Doel van de controle nv De Scheepvaart controleert slechts met één van de vijf volgende doelen: - Het voorkomen en vaststellen van ongeoorloofde feiten, lasterlijke feiten of feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden. - Het beschermen van sommige informatie. De algemene regel binnen nv de Scheepvaart is openbaarheid van bestuur. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel, omdat het bij sommige informatie niet geschikt is om ze algemeen te delen. Een controle van de werkgever is mogelijk ter bescherming van die informatie wanneer de belangen opgesomd in artikelen 13 en 14 van het decreet van 16 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, worden geschaad. De werkgever kan ook controle doen op de praktijken die in strijd zijn met deze belangen. - Het verzekeren van de veiligheid, performantie of de goede technische werking van de ICTsystemen van nv De Scheepvaart. Daar hoort de controle op de bijbehorende kosten en de fysieke bescherming van de ICT-omgevingen (installaties) van nv De Scheepvaart bij. - Het te goeder trouw naleven van deze E-policy en andere richtlijnen voor het gebruik van online technologieën. - Het verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening bij afwezigheid, overlijden of vertrek van de werknemer. De gegevens die verzameld en verwerkt worden voor een controle met één van de vijf doelen, kunnen niet gebruikt worden voor een controle met andere doeleinden. Enkel wanneer een wettelijke bepaling 46

47 dit toestaat of oplegt, kunnen de gegevens voor een ander doel worden gebruikt, ingekeken en geïndividualiseerd door het lijnmanagement Hoe kan worden gecontroleerd? De manier waarop wordt gecontroleerd is afhankelijk van het doel van de controle. A. Een permanente globale controle Een permanente controle is het automatisch monitoren, loggen of bewaren van elektronische online-communicatiegegevens. Het gaat om niet-geïndividualiseerde gegevens, dit zijn namelijk gegevens die niet gelinkt worden aan een persoon. nv De Scheepvaart kan sommige ICT-systemen controleren voor de veiligheid, de performantie en de goede technische werking. Daar hoort de controle op de bijbehorende kosten en de fysieke bescherming van de ICT-omgevingen (installaties) van nv De Scheepvaart bij (derde doel bij 5.2.3). B. Een occasionele globale controle Een occasionele globale controle is het verzamelen en het inzien door nv De Scheepvaart van globale online communicatiegegevens die tijdens een beperkte periode werden gegenereerd en betrekking hebben op een groep van personeelsleden. Het lijnmanagement kan voor de doelen 1 tot en met 4 (zie 5.2.3), een occasionele globale controle doen. Bij een occasionele globale controle worden volgende zaken gecontroleerd: een lijst van de bezochte websites, frequentie en volume van de doorgezonden informatie, maar niet de identificatie van het personeelslid dat de sites heeft bezocht; het aantal en het volume van de uitgaande s (niet de binnenkomende berichten) en niet de identificatie van het personeelslid dat ze heeft verstuurd. Een occasionele globale controle kan niet slaan op in het verleden ontstane gegevens en is beperkt tot de tijd die nodig is om eventuele misbruiken te voorkomen of vast te stellen. C. Een individuele controle Bij een individuele controle controleert het lijnmanagement: wie welke websites heeft bezocht, wanneer en voor hoe lang; wie bepaalde s heeft verzonden, de geadresseerden en het volume ervan. Het lijnmanagement kan ook de verzonden werkgerelateerde s lezen als ze de medewerkers verplicht persoonlijke s te verzenden via een privé account (hotmail, gmail, ). Dan mag het lijnmanagement ervan uitgaan dat alle s verzonden met de account die ter beschikking wordt gesteld door nv De Scheepvaart, werkgerelateerd zijn. Een individuele controle is toegestaan voor volgende doelen en onder de volgende voorwaarden: - Als uit een occasionele globale controle blijkt dat het personeelslid de ICT-middelen niet heeft gebruikt volgens de afspraken van deze E-policy of andere richtlijnen voor het gebruik van online technologieën. De individuele controle kan in deze situatie alleen nadat het lijnmanagement: de betrokken personeelsleden op een duidelijke en begrijpelijke wijze heeft ingelicht over het bestaan van een onregelmatigheid; het personeel op de hoogte heeft gebracht dat de elektronische on-line communicatiegegevens geïndividualiseerd zullen worden als opnieuw een dergelijke onregelmatigheid wordt vastgesteld (= indirecte individualisering). - Als uit een occasionele globale controle blijkt dat een personeelslid zich schuldig maakt aan: 47

48 ongeoorloofde feiten, lasterlijke feiten of feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden; het openbaar maken van vertrouwelijke informatie: sommige informatie mag immers niet algemeen gedeeld worden, namelijk wanneer de belangen opgesomd in artikelen 13 en 14 van het decreet van 16 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, worden geschaad; feiten die de veiligheid, performantie of de goede technische werking van de ICTsystemen van nv De Scheepvaart in het gedrang brengen (zie doel 1-3 bij 5.1.3). In deze gevallen moet het betrokken personeelslid niet vooraf worden gewaarschuwd (= directe individualisering). - Als het lijnmanagement een gegrond vermoeden heeft dat een personeelslid zich schuldig maakt aan de feiten vermeld in het vorige punt, kan het lijnmanagement het internetgebruik en verkeer van dit personeelslid laten controleren. Het lijnmanagement kan dit zonder zich te beroepen op gegevens die verzameld zijn in een eerder uitgevoerde occasionele globale controle. Deze controle is beperkt in tijd en kan niet slaan op gegevens die in het verleden zijn ontstaan. Het betrokken personeelslid moet niet op voorhand worden gewaarschuwd (= directe individualisering). - Als een personeelslid overleden is, langdurig afwezig is of de dienst heeft verlaten en niet kan worden bereikt, kan het lijnmanagement het werkgerelateerd verkeer en de werkgerelateerde bestanden op de opslagmedia van het betrokken personeelslid raadplegen. Dit om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Als het lijnmanagement de medewerkers verplicht persoonlijke s te verzenden via een privé account (hotmail, gmail, ), dan mag ze ervan uitgaan dat alle s verzonden met de account die ter beschikking wordt gesteld door nv De Scheepvaart, werkgerelateerd zijn. Wanneer dergelijke verplichting niet bestaat, kan het account en de opslagmedia van het afwezige personeelslid ook persoonlijke niet-werkgerelateerde berichten en informatie bevatten. Dan gebeurt het raadplegen via een veiligheidsadviseur of een medewerker belast met integriteitszorg. Deze kan dan nagaan welke berichten en informatie werkgerelateerd zijn en dus mogen worden ingezien door de hiërarchische chef en welke persoonlijk zijn. - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk verplicht de werkgever tot een onderzoek bij feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag. Het lijnmanagement is daarbij bevoegd om de verzamelde elektronische online communicatiegegevens te individualiseren. Het gaat daarbij zowel om de gegevens verzameld bij een occasionele controle als deze verzameld bij de permanente controle. Met dit doel kunnen ook gegevens die in het verleden zijn ontstaan, worden geraadpleegd. - In geval zich ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden voordoen, kan Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) een forensische audit (administratief onderzoek) instellen naar de betrokken aangelegenheid. De bevoegdheid van IAVA op dit vlak is expliciet opgenomen in artikel 34 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli Datzelfde artikel bepaalt ook dat IAVA voor het uitoefenen van haar bevoegdheden toegang heeft tot alle informatie. IAVA is derhalve in het kader van de uitvoering van haar forensische audits ook bevoegd om alle werkgerelateerde verkeer, werkgerelateerde bestanden en elektronische communicatiegegevens te onderzoeken. Deze onderzoeksmogelijkheid wordt niet beperkt door het moment waarop de s, bestanden of gegevens zijn ontstaan. Het betrokken personeelslid moet niet vooraf worden gewaarschuwd (= directe individualisering). IAVA kan dergelijke gegevens eveneens gebruiken in het kader van een detectieaudit, mits de vertrouwelijkheid van de onderzochte gegevens in de rapportering te bewaken. - Als uit een permanente of occasionele controle blijkt dat een gebruiker van de elektronische middelen de veiligheid, performantie en/of goede technische werking van de ICT-systemen in het gedrang brengt of de kosten abnormaal hoog doet oplopen, dan kan het lijnmanagement nagaan wie de gebruiker is met een directe individualisering. 48

49 5.3 Maatregelen bij ongeoorloofd gebruik Als een ongeoorloofd gebruik van de communicatiemiddelen is vastgesteld, kan het lijnmanagement optreden met alle gepaste middelen die volgens het VPS gelden. Een tuchtstraf kan slechts worden opgelegd nadat het personeelslid werd gehoord en de kans kreeg het gebruik van de ICTmiddelen te rechtvaardigen. Het toepassingsgebied van het VPS vindt u op De sancties in het VPS gelden enkel voor statutaire medewerkers van nv De Scheepvaart. Voor contractuele medewerkers gelden het private arbeidsrecht en de rechten en plichten en sancties die leidinggevenden kunnen opnemen in het arbeidsreglement. Als het lijnmanagement of een externe dienstverlener bij een occasionele of permanente controle onwettige activiteiten of informatie effectief vaststelt, dan zal het lijnmanagement dit melden aan de gerechtelijke autoriteiten. Bij twijfel is het de bedoeling dat Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) op de hoogte wordt gebracht voor verder onderzoek. Onwettige activiteiten zijn bv. gokactiviteiten, hacking, surfen naar sites met en het bezit van kinderpornografisch materiaal, enz. Onwettige informatie is bv. hacking software. De bestraffing van misdrijven tegen de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatiesystemen vindt u in het strafwetboek van 8 juni

50 Klokkenluidersregeling Personeelsleden die zich zorgen maken over een (vermeende) overtreding van de gedragscode van nv De Scheepvaart moeten zich melden en mogen hun zorgen uiten zonder bang te hoeven zijn voor sancties en/of een oneerlijke behandeling. Teneinde een leidraad te geven voor het uiten van dergelijke zorgen is een klokkenluidersregeling ingevoerd. Deze regeling beschrijft de bescherming die melders (klokkenluiders) krijgen evenals de wijze waarop een melding kan worden gedaan en de opvolging die daaraan wordt gegeven. Er wordt van een individuele melder niet verwacht dat hij of zij in staat is te bewijzen dat een beschuldiging terecht is. Hij of zij moet echter wel kunnen aantonen dat er voldoende reden is om te veronderstellen dat er iets niet klopt. De algemene regel is dat meldingen of vermoedens van integriteitsschendingen bij voorkeur eerst met de directe leidinggevende of diens hiërarchische meerdere worden besproken. Deze klokkenluidersregeling is dan ook bedoeld als een laatste redmiddel, wanneer er geen andere mogelijkheden meer voorhanden zijn om de kwestie aan te kaarten. 1. Begrippen In de klokkenluidersregeling worden de volgende begrippen gehanteerd: Integriteitsschending: Een integriteitsschending kan worden omschreven als het oneigenlijk gebruik maken van positie, kennis, macht, relaties of bevoegdheden ten behoeve van zichzelf of derden. Vertrouwenspersoon integriteit (VPI): Diegene die in deze functie is aangesteld en als zodanig kan worden aangesproken op het brede terrein van onderwerpen die te maken hebben met integriteit. Bij nv De Scheepvaart is dit Greet Geerdens, tel of gsm Melder: Integriteitscoördinator Interne auditor: IAVA Iemand die werkzaam is bij nv De Scheepvaart en zich met een vraag, probleem of melding wendt tot de VPI ingevolge een integriteitskwestie. Diegene die in deze functie is aangesteld en die zorg draagt voor de coördinatie, ondersteuning en beleidsontwikkeling in relatie tot integriteit in het algemeen en de werkzaamheden van de VPI in het bijzonder. De integriteitscoördinator van de Vlaamse gemeenschap is Kristien Verbraeken, De persoon die voor nv De Scheepvaart de interne auditfunctie uitvoert, namelijk An Vanhamel, tel Interne audit van de Vlaamse gemeenschap 2. Waarborgen voor de positie van de melder Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld. Iedereen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is bij de behandeling van een melding van een (vermoedelijke) integriteitsschending is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem/haar in verband daarmee is toevertrouwd of bekend geworden. Melders die handelen overeenkomstig deze klokkenluidersregeling kunnen hun melding doen zonder daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar te brengen. Voor zover ze ambtenaar zijn genieten ze tevens van de statutaire klokkenluidersbescherming, zoals bepaald in artikel II 3 van het VPS. Specifiek betekent dit dat de Vlaamse Ombudsman aan het personeelslid meedeelt dat hij/zij hem/haar onder bescherming plaatst indien uit het preliminair onderzoek door de Vlaamse 50

51 Ombudsman blijkt dat de melding van de onregelmatigheid ontvankelijk en niet kennelijk ongegrond is. De lijnmanager wordt tevens van deze melding op de hoogte gebracht. Dit impliceert dat hij/zij op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld als gevolg van deze vraag of melding, voor zover hij/zij te goeder trouw handelt. Represailles voor melders als gevolg van een oprechte melding worden beschouwd als een ernstige schending van deze klokkenluidersregeling en de gedragscode van nv De Scheepvaart, in welk geval passende acties zullen worden ondernomen om de arbeidsrechtelijke positie van de melder te beschermen en diegenen die verantwoordelijk zijn voor de represailles te sanctioneren. Personeelsleden die menen naar aanleiding van een melding nadelige gevolgen te hebben ondervonden, worden verzocht dit zo snel als mogelijk kenbaar te maken aan het management en/of hun VPI. nv De Scheepvaart gaat ervan uit dat melders hun zorgen te goeder trouw zullen uiten. Als bij nader onderzoek geen bevestiging kan worden gevonden voor bepaalde meldingen of als deze niet reëel blijken te zijn, zullen er geen maatregelen worden genomen tegen melders die te goeder trouw hun bekommernis hebben kenbaar gemaakt. nv De Scheepvaart kan evenwel niet toestaan dat melders misbruik maken van de klokkenluidersregeling. Opzettelijk valse meldingen zullen disciplinaire gevolgen hebben voor de desbetreffende melder en hij of zij kan aansprakelijk worden gesteld voor de schade die wordt geleden door mensen die zijn getroffen door deze valse meldingen. 3. Verwerking persoonsgegevens De integriteitscoördinator is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in uitvoering van deze klokkenluidersregeling. Dit impliceert dat zowel de melder als de beklaagde bij hem/haar terecht kunnen voor het uitoefenen van hun individueel recht van toegang, verbetering en wissing, rekening houdend met volgende beperkingen: - de beklaagde heeft geen recht op toegang tot de identiteit van de melder of die van derden (of van elementen die hun identificatie zouden kunnen mogelijk maken), tenzij met hun akkoord of in geval van een valse melding of lasterlijke aantijging door de klokkenluider of een valse getuigenis van een derde; - de melder heeft evenmin recht op toegang tot de persoonsgegevens van de beklaagde, noch tot deze van een derde, tenzij na onderzoek blijkt dat de beklaagde onterecht de melder verdacht (vb. stellen dat de melder zelf betrokken was bij wanpraktijken die hij/zij heeft gemeld) of wanneer derden ter kwader trouw handelen (vb. valse getuigenis). 4. Procedure voor het indienen van een melding Indienen van een melding 1) Een melding van een (vermeende) integriteitsschending moet in eerste instantie bij de leidinggevende gedaan worden. Als de omstandigheden dit niet mogelijk maken of als de leidinggevende onvoldoende gehoor geeft aan de melding kan een (vermeende) integriteitsbreuk worden gemeld aan de VPI. Als de melder van oordeel is dat hij/zij zich om de één of andere reden niet kan wenden tot de VPI, kan hij/zij zijn/haar melding ook doen via de integriteitscoördinator. 2) Het indienen van een melding kan, naast een schriftelijke indiening, in eerste instantie ook mondeling plaatsvinden bij de betreffende VPI/integriteitscoördinator. 3) Het indienen van een officiële melding gebeurt altijd schriftelijk. De VPI/integriteitscoördinator staat de melder desgewenst bij in het op schrift stellen van een ingediende melding. 4) Een schriftelijke melding wordt steeds door een melder ondertekend en bevat tenminste: - de naam, het adres en de functie van de melder; - de datum van de melding; - een omschrijving van de (vermeende) integriteitsschending, onder vermelding van waar en wanneer het incident zich heeft afgespeeld, dan wel een omschrijving van de (vermeende) integriteitsschending en de mogelijke betrokkene(n). 51

52 5) Als een VPI, de integriteitscoördinator of de interne auditor zelf onderwerp van de melding is, kan de melder terecht bij de voorzitter van het auditcomité. 6) Als de melder tenslotte van oordeel is dat een interne melding niet mogelijk is, kan hij/zij zich wenden tot de interne audit van de Vlaamse gemeenschap of de Vlaamse ombudsman. Vooronderzoek 1) De VPI zal in onderling overleg met de integriteitscoördinator een eerste beoordeling maken van de melding. Deze beoordeling heeft in eerste instantie tot doel een eerste inschatting te maken van de betrouwbaarheid en accuraatheid van de aangeleverde informatie. 2) De integriteitscoördinator bevestigt aan de melder in alle gevallen de ontvangst van de schriftelijk ingediende melding. 3) De integriteitscoördinator stelt de interne auditor op de hoogte van de inhoud van de binnengekomen melding en geeft zijn/haar advies over het te geven gevolg. 4) De interne auditor kan afhankelijk van een opportuniteitsbeoordeling een binnengekomen melding bespreken met het management van de betrokken afdeling, dan wel met de algemene leiding als een afdelingshoofd zelf onderwerp van de melding is. 5) De interne auditor zal vervolgens in overleg met IAVA afspraken maken omtrent het voeren van een vooronderzoek. 6) Na een termijn van uiterlijk vier weken waarin vooronderzoek heeft plaatsgevonden, zal de interne auditor het management en/of de voorzitter van het auditcomité adviseren de melding terzijde te leggen als uit het vooronderzoek geen grond voor verder onderzoek blijkt. De melder zal hiervan tevens schriftelijk op de hoogte worden gebracht. 7) Als de melding rechtstreeks gericht werd tot de voorzitter van auditcomité, maakt deze een eerste beoordeling en overlegt naar gelang het geval met de interne auditor of met IAVA over het te geven gevolg. De Voorzitter brengt de melder hiervan schriftelijk op de hoogte. 8) Als uit het vooronderzoek blijkt dat er sprake is van een opzettelijk valse melding, zal het dossier worden overgemaakt aan de direct leidinggevende van de betrokken melder voor het opstarten van een disciplinaire procedure. Onderzoek 1) De interne auditor zal de melding, als het vooronderzoek serieuze indicaties oplevert van een mogelijke schending van interne of externe regelgeving of andere onregelmatigheden, rapporteren aan de voorzitter van het auditcomité. In de rapportering worden de redenen voor verder onderzoek uiteengezet. De interne auditor beslist in overleg met IAVA en de voorzitter van het auditcomité met welke onderzoekscommissie het onderzoek uitgevoerd dient te worden. 2) De melder zal eveneens schriftelijk op de hoogte worden gebracht van het feit dat een volwaardig onderzoek wordt opgestart. 3) Het onderzoek en de afwikkeling van het incident moet worden uitgevoerd door een onderzoekscommissie in een termijn van 8 weken. Deze termijn kan worden verlengd. De verlenging moet met redenen omkleed en schriftelijk worden gecommuniceerd aan de melder, het betrokken afdelingshoofd en de voorzitter van het auditcomité. 4) De melder ontvangt, gedurende het onderzoek, algemene informatie over de voortgang van het onderzoek en de uitkomst, tenzij de melder daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de melder of voor het onderzoek, of tenzij er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. Als er andere gronden zijn om de melder niet te informeren, moet dit schriftelijk en gemotiveerd aan de melder worden meegedeeld door de interne auditor. Afsluiting en advies 1) De onderzoekscommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over haar advies. 2) De onderzoekscommissie rapporteert haar bevindingen schriftelijk aan de voorzitter van het auditcomité, waarna de bevindingen ter beschikking worden gesteld van het betrokken afdelingshoofd of de algemene leiding, die op basis van deze bevindingen desgevallend sanctionerend kunnen optreden. 52

53 3) Een syntheserapport of managementsamenvatting wordt tevens toegestuurd aan de functioneel bevoegde minister en IAVA. 4) De onderzoekscommissie stelt de melder op de hoogte van het feit dat zij haar bevindingen/advies aan de voorzitter van het auditcomité heeft gestuurd. Medewerking management Ten behoeve van een goede inbedding van deze klokkenluidersregeling is het noodzakelijk dat het management van iedere afdeling de volgende activiteiten ontplooit: 1) Ervoor zorgen dat deze klokkenluidersregeling voorhanden is en bekend is bij alle personeelsleden; 2) Alle zaken rondom meldingen van integriteitsschendingen zeer ernstig nemen, tijdig actie te ondernemen en vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid te garanderen; 3) Zodra een melding zich voordoet, volledige medewerking verlenen; 4) Ervoor zorgen dat melders in staat zijn de VPI of de integriteitscoördinator in vertrouwen te bezoeken. 5. Overige bepalingen 1) De regeling kan door de raad van bestuur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de VPI/integriteitscoördinator en de interne auditor. 2) In de gevallen waarin de regeling niet voorziet beslist de voorzitter van het auditcomité. 53

54 Procedure strooien 1. Inleiding De winterdienst, uitgevoerd door nv De Scheepvaart, is een dienstverlening ten gunste van de weggebruikers en de economie van het gewest. Het verleende dienstniveau beoogt, zo goed als de omstandigheden het toelaten, het behoud of het herstel van vrijwel normale verkeersomstandigheden in alle niet uitzonderlijke wintersituaties. nv De Scheepvaart beoogt een inspanningsverbintenis ermee rekening houdend dat de gladheidsbestrijding enige tijd in beslag neemt en er bijgevolg niet overal op hetzelfde tijdstip kan gestrooid worden. De winterdienst loopt tijdens de volledige winterperiode, d.w.z. van de 3 e maandag van oktober tot de 4 e maandag van april. Deze procedure beschrijft de formaliteiten m.b.t. de kalenderopmaak, de wijze waarop de strooiploegen van de regiedistricten ingelicht worden over de weersverwachtingen voor de komende 24u en de organisatie van het strooien zelf. Deze procedure is van kracht buiten de normale diensturen en de wettelijke reglementering omtrent arbeidstijden, alsook op zater-, zon- en feestdagen. Daarenboven kan, indien nodig, nog bijkomend gestrooid worden binnen de normale diensturen. 2. Opmaak strooikalender Volgende afspraken dienen nageleefd te worden bij de opmaak van de strooikalender: - De ingevulde strooikalender wordt jaarlijks, en in overleg met het districtshoofd, opgemaakt door de leidinggevende. Deze wordt ten laatste begin oktober aan de personeelsleden, RIS en de personeelsdienst bezorgd; - Per strooironde wordt de strooipermanentie op maandbasis (dus niet op weekbasis) door een groep van maximum 4 personen verzorgd. Deze permanentielijst staat los van de gewone permanentie. Deze permanentie geldt van 18u00 tot 6u00; - De 4 personen vormen 2 strooiploegen van 2 personen die samen de strooipermanentie voor een volledige maand verzorgen. De leidinggevende verdeelt de strooipermanentie gelijkmatig over de beide strooiploegen. - Personeelsleden die deelnemen aan de strooipermanentie dienen minstens 4/5 VTE werkzaam te zijn. - Personeelsleden die van strooipermanentie zijn worden geacht effectief te gaan strooien indien het RIS hierom vraagt. Dit is ook het geval op verlofdagen en op vrije dagen voor die personeelsleden die deeltijds werken. - Bij onvoorziene afwezigheden (bv. ziekte) dient de leidinggevende een invaller uit de groep van 4 te voorzien. - Bij langdurig winterse weersomstandigheden dient de leidinggevende eveneens (een) invaller(s) te voorzien. Dit omwille van de reglementering inzake arbeidstijden (zie bijlage 3). 3. Algemene procedure 1. RIS bekijkt in de winterperiode dagelijks tussen 15 en 16 uur de wegenvoorspellingen op 54

55 2. RIS bekijkt de wegstatus voor de 3 relevante locaties Antwerpen, Turnhout en Hasselt. 3. Bijlage 2 geeft de correlatie tussen de voorspellingslocaties en de verschillende zones van de waterwegen weer. 4. De RIS-medewerker noteert dagelijks de kleurencode voor elke strooiploeg. Hij geeft hierbij de code aan tussen 18u00-0u00 en de code tussen 0u00-6u00. Hierbij wordt de volgende definitie aangehouden : 18u00-0u00 0u00-6u00 Wanneer strooien na de uren voor de uren onder de uren niet groen groen X groen geel x groen oranje x groen rood x x geel groen X geel geel x geel oranje x geel rood x x 18u00-0u00 0u00-6u00 Wanneer strooien na de uren voor de uren onder de uren niet oranje groen x oranje geel x x oranje oranje x x oranje rood x x X rood groen x rood geel x x 55