den voor jullie klaar om antwoord te geven op al jullie vragen. Voorzitter Jan Marius van der Flier

Transcriptie

1 28 Tips & Tricks

2 Inhoudsopgave Pagina 4 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 7 Pagina 8 Pagina 9 Pagina 10 Voorwoord Bestuur Belangrijke data Kade Public Relations Aquisitie Wedstrijdleiding 3

3 Voorwoord De 28e editie van de Race of the Classics zal plaats vinden van 4 t/m 10 april Deze avond is de eerste avond waar alle potentiele teamcaptains voor het eerst samenkomen. Op dit moment is het dus nog even spannend welke teams zullen strijden voor de verschillende prijzen van de 28e editie van de Rees! Wij, als organisatie, zijn wel erg blij om jullie op deze informatieve avond welkom te mogen heten. den voor jullie klaar om antwoord te geven op al jullie vragen. Vanavond zal jij kennismaken met het buddysysteem voor de aankomende Rees. Elk team zal een Buddy toegewezen krijgen waardoor een korte communicatielijn tussen de teamcaptains en de organisatie mogelijk gemaakt zal worden. Op deze manier kan jij, als teamcaptain, dan ook direct input geven om 2016 tot een onvergetelijk Reesjaar te maken! Je Buddy staat de komende maan- Laten we vanavond de voorpret van een 28e editie beginnen en een fantastisch Reesjaar inluiden! 4 Dit boekje bevat allerlei handige tips & tricks die bruik baar zijn voor een goede organisatie van je team, doe er dus je voordeel mee! Aankomende maanden zal het voor elk team een steeds drukkere periode worden. Ik wens jullie dan ook veel succes met alle voorbereidingen en veel plezier in de aanloop van de Rees! De Rees leeft! Jan Marius van der Flier Voorzitter 28e Race of the Classics organisatie 28e race of the classics Voorzitter Jan Marius van der Flier voorzitter@rotc.nl Secretaris Arjan van Velzen secretaris@rotc.nl Penningmeester Sam Kool penningmeester@rotc.nl Kade Anouk Burger Olivia Vervloet Roosje Vermeulen kade@rotc.nl Public Relations Sarah de Vos Tessa van Hartingsveldt pr@rotc.nl Wedstrijdleiding Danielle Hoogland Henk Duit Pim Hessel Sarah de Vos wl@rotc.nl

4 Belangrijke data 1 december Teamcaptainsvoorwaarden ondertekend terug 11 december Aanbetaling teams gedaan 18 december Teamcaptainsmeeting 28 december Eerste betalingstermijn 15 januari Kick-Off 29 januari Tweede betalingstermijn Februari & maart Teamfeesten 26 februari Betaling borg 4 april VIP-dag + Start 10 april Port Side Party Kade Beste teamcaptains, Kade kijkt er al erg naar uit om samen met alle deelnemers de beste feesten neer te zetten! De eerste belangrijke datum die met grote letters in je agenda moet komen te staan is 15 JANUARI Dit is de datum waarop de Rees wordt afgetrapt met de Kick-Off Party! Tijdens de Kick-Off Party zal onder andere een prijs worden uitgereikt aan het team dat deze avond met de meeste leden aanwezig is. Gedurende de avond wordt ook de matching van de schepen bekend gemaakt. Een tip vanuit Kade: wees hier vooral bij aanwezig! Zorg dat je als teamcaptain deze datum dan ook tijdig communiceert naar je team: een avond flink wat goudgele rakkers wegtikken met je kersverse team zorgt natuurlijk voor een mooi stukje teambuilding. Na de Kick-Off is het de beurt aan de teamfeesten. Kade adviseert om nu al na te denken over hoe jullie dit gaan aanpakken. Het is wellicht handig om al contact op te nemen met andere teams, om samen een teamfeest te organiseren. Wie weet heeft iemand uit je team een leuke locatie voor een vriendenprijsje (wellicht kun je hier iets regelen met sponsoren)? Denk ook na over een thema, bijvoorbeeld een dat echt bij jullie past of juist helemaal niet. Teamfeesten zijn daarbij ook de perfecte manier om wat RAA-punten binnen te slepen! Kortom: hoe eerder je hier mee start, hoe minder stress later in het jaar. Vergeet niet dat na januari komt april al heel snel dichtbij komt! Heel veel succes en plezier met de teamvoorbereidingen. Bij vragen/suggesties/opmerkingen neem contact op met je buddy of mail naar kade@ rotc.nl. Wij hebben er zin in!!! Liefs, Anouk, Olivia & Roosje 6 7

5 8 Public relations Lieve Teamcaptains, Aandacht voor je team kan je heel veel opleveren, bijvoorbeeld sponsoren. Maar het kan er ook voor zorgen dat je naamsbekendheid krijgt of goodwill in je omgeving. Natuurlijk is het ook gewoon heel erg leuk om iedereen op de hoogte te houden van de voorbereiding voor de Rees. Om ervoor te zorgen dat jullie goed van start kunnen gaan hebben we een paar handigheidjes voor jullie opgesteld. Je kan op verschillende manieren media aandacht verkrijgen. Social media is hier bijvoorbeeld erg handig voor. Maar je kan ook persberichten sturen of een nieuwsbrief maken, die eens in de zoveel tijd naar geïnteresseerden en sponsoren gestuurd wordt. Een persbericht heb je misschien nog nooit gestuurd, maar het kan zeker goed werken. Zorg daarom voor een perslijst, een lijst met adressen van lokale kranten. Vergeet niet om adressen in BCC te zetten als je je persbericht aan meerdere mensen stuurt. Zo krijgt niet iedereen elkaars gegevens. Wist je trouwens dat je op Facebook je berichten kunt inplannen? Met een bedrijvenpagina kan je zo alvast vooruit werken zodat je daarna tijd hebt voor andere dingen. Heb je contact met media, landelijk of regionaal, dan willen we dat graag weten. Niet alleen kunnen we zo alles monitoren, zo kunnen we ook bijhouden wie de Media Award gaat winnen! Liefs Sarah en Tessa Handige sites: Hier kan je gratis foto s bewerken zodat alles er heel strak uit ziet. Een webstite bouwen in WordPress is heel makkelijk. Voor een paar euro koop je een domeinnam en koppel je hem aan je Word-Press account. Met weinig moeite ziet zo n site er al snel goed uit. Een site die je waarschijnlijk al kent, maar goed kunt gebruiken om je foto s in goede kwaliteit door te sturen zodat ze eventueel gedrukt kunnen worden. Tips & Tricks: Tip 1: Vraag altijd een tweede persoon om je stukken te controleren op spelling. Tip 2: Controleer altijd of je foto s mag gebruiken en bij wie de rechten liggen. Tip 3: Ludieke dingen werken altijd goed, val op en verras! Aquisitietips Beste teamcaptains, Kade is dit jaar ook verantwoordelijk voor de Acquisitie van de Race of te Classics. Als jullie deelnemer worden van de Rees, zullen jullie je als teamcaptains zeker bezig gaan houden met sponsoring. Natuurlijk zijn wij niet de beroerdste om jullie een paar tips te geven voor het komende jaar: Tip 1: Gebruik je omgeving. Dit geldt voor kennis over sponsoring (goede overdracht!) maar ook voor contacten. Uit via-via contacten komen de meeste sponsordeals. Tip 2: Maak eerst een reële begroting en maak op basis daarvan een overzicht van mogelijkheden voor sponsoring. Zo hou je het overzichtelijk en zorg je dat je niks essentieels mist qua sponsoring. Kijk daarna per onderwerp welke bedrijven hier het beste bij aansluiten. Zo kun je denken aan sponsoring voor eten en drank. Tip 3: Denk vooral aan lokale bedrijven, deze zijn makkelijker te bereiken en voelen zich sneller verwant met jouw plaatselijke team. Je stamkroeg heeft er bijvoorbeeld zeker baat bij dat je hele team vol studenten naamsbekendheid krijgt! Tip 4: Onderhoud ook na de Rees goed contact met je sponsoren, zo is de kans groter dat je tijd en moeite beloond worden en sponsordeal voor meerdere jaren gesloten wordt. Dit jaar zijn weer RAA-punten te verdienen. Wij zullen als Acquisitie onder andere letten op hoeveel een team gesponsord heeft, maar ook hoe creatief je sponsordeals zijn! Als Acquisitie proberen we niet alleen sponsoring te krijgen voor de gehele organisatie, ook zullen we jullie laten weten als we goede sponsordeals voor jullie hebben! Zo hebben wij al een eventuele deal voor elk team, wat een goed begin kan vormen voor jullie sponsoring. Dit zal tijdens de Teamcaptain-meeting onthuld worden. Om de Rees nog vetter te maken: vraag sponsoren of ze eventueel ook de hele organisatie willen sponsoren! Wanneer dit lukt, levert het uiteraard ook RAA-punten op. Mochten we qua sponsoren in elkaars vaarwater gaan liggen of hebben jullie vragen en/of suggesties, schroom niet om contact met ons op te nemen (kade@rotc.nl). Heel veel succes en plezier de komende tijd en tot snel! Liefs, Anouk, Oliva & Roosje 9

6 Tips van de Wedstrijdleiding Tip 1: Sommige teams bestaan al langer dan andere en hebben zodoende veel kennis in huis. Vind niet het wiel opnieuw uit maar overleg met andere teamcaptains, samen weet je meer! Tip 2: Wees creatief in boodschappen, veel eten kun je gemakkelijk laten sponsoren, dit scheelt aanzienlijk in de begroting! Tip 7:Om de Rees te winnen is een band met je schip essentieel, zoek van te voren contact met de schipper en ga langs! Kijk of je kan helpen van te voren op het schip en misschien zelfs als een keer kunt trainen aan boord. Tip 8: Het contact met je schipper is heel belangrijk voor praktische zaken zoals afspraken m.b.t. inschepen, brandstof kosten en bv. bier. Tip 3: Een goede manier om sponsoring binnen te halen is om een VIP-dag te organiseren tijdens de dag van vertrek aan boord. Verkoop kaarten, nodig je sponsoren uit etc. Tip 4: Een sponsordeal ligt pas vast wanneer een contract ondertekend is! Tip 5: Bedank je sponsoren, dit vergroot de kans op structurele sponsoring voor de komende jaren. Tip 6: Zorg voor duidelijke, concrete (zwart op wit) afspraken met je deelnemers, mocht het verkeerd gaan staan jullie als teamcaptains er niet alleen voor. Tip 9: Voorbereiding is alles: door de organisatie wordt veel informatie verschaft. Verspreid dit actief binnen je team en zorg ervoor dat jij als teamcaptain dit het beste kent. Tip 10: De Rees win je niet alleen maar als team. Zorg ervoor dat jouw team ook echt een team wordt en is tijdens de Rees. Tip 11: De Rees is meer dan alleen een week zeilen, buiten de Challenge cup zijn er nog meer awards te winnen. Kijk op de website welke, bedenk een aanvalsplan en zorg dat je alle awards wint! 10

7 12