ALV Uitnodiging Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Donderdag 12 december

Transcriptie

1 Uitnodiging Algemene Ledenvergadering Donderdag 12 december

2 Uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering Geachte heer/mevrouw, Hierbij nodig ik u van harte uit voor de algemene ledenvergadering van FloraHolland. Deze vindt plaats op: Datum: Donderdag 12 december 2013 Locatie: FloraHolland Naaldwijk, Middel Broekweg 29 te Naaldwijk Aanvang: uur De ruimte waar de vergadering wordt gehouden is gelegen op verdieping Fase J (beursvloer). Op het veilingterrein zullen borden u naar de juiste parkeerplaats verwijzen. Voorafgaand aan de vergadering wordt u een warm buffet aangeboden. Dit buffet is geopend vanaf uur, de zaal is open vanaf uur. Ingesloten vindt u, naast de agenda en het bewijs van stemrecht, ook de notulen van de algemene ledenvergadering van donderdag 6 juni Op het bijgesloten bewijs van stemrecht vindt u het voor u geldende aantal stemmen. U kunt uw bewijs van stemrecht laten activeren bij de daarvoor bestemde balies. Anders dan in voorgaande jaren is registratie en het ophalen van een stemkastje en pasje vanaf agendapunt 5 nog steeds mogelijk, maar dan alleen bij de daarvoor aangewezen balie. Indien u verhinderd bent kunt u iemand anders machtigen om uw stem uit te brengen. Hij/zij dient dan wel, naast het eigen, ook uw bewijs van stemrecht mee te nemen, ingevuld en door beiden ondertekend. Ik wijs u er wel op dat een gevolmachtigde slechts kan optreden namens één ander lid dan wel namens zijn mede-firmanten, indien er sprake is van een vennootschap onder firma, maatschap of commanditaire vennootschap. Vergeet dus niet om naast de agenda ook het door u ondertekende bewijs van stemrecht mee te nemen. Overigens kunt u bij verhindering de vergadering ook nu weer volgen via internet ( Hierbij is het deze keer ook mogelijk om langs deze weg vragen te stellen die ter vergadering zullen worden behandeld, mits deze vragen betrekking hebben op de geagendeerde onderwerpen en/of thuishoren in de rondvraag. Graag tot donderdag 12 december aanstaande! Met vriendelijke groet, FloraHolland Mariëlle Ammerlaan Secretaris 2

3 Agenda van de algemene ledenvergadering van FloraHolland te houden op donderdag 12 december 2013 in de ruimte op verdieping Fase J (beursvloer) van de FloraHolland locatie in Naaldwijk. Aanvang uur. 1. Opening en vaststelling agenda 2. Benoeming van de commissie tot het nazien van de notulen 3. Goedkeuring notulen van de algemene ledenvergadering van FloraHolland van 6 juni Ingekomen stukken en mededelingen van het bestuur 5. Toelichting op de ontwikkelingen in de sector en het bedrijf door de waarnemend algemeen directeur, Rens Buchwaldt 6. Toelichting op het Jaarplan en de begroting voor 2014 door de financieel directeur, Erik Leeuwaarden 7. Voorstel tot het vaststellen van de contributie, de (voorlopige) provisie en de heffingen 2014 (zie toelichting) 8. Voorstel tot het uitkeren van een jaarlaag van de ledenlening (zie toelichting) a. Jaarlaag 2004 Bloemenveiling Aalsmeer-oud b. Jaarlaag 2006 FloraHolland-oud 9. Voorstel tot het vaststellen van twee reglementen (zie toelichting) a. Reglement orde van de algemene ledenvergadering b. Reglement commissie van de algemene ledenvergadering 10. Voordracht kandidaten voor benoeming als lid van de ALV-commissie (zie toelichting) a. Herman Stricker b. Frans van der Knaap c. Matthijs Barendse d. Sjaak van der Hulst e. Ad van Marrewijk (incl. goedkeuring voorzittersfunctie) 11. Voordracht kandidaten voor benoeming als commissaris (zie toelichting) a. Louis Bouman b. Jan Andreae c. Franswillem Briët d. Joris Elstgeest e. Jos ten Have f. Jack Goossens g. Mariëlle Ammerlaan h. Rosaline Zuurbier i. Cees van Rijn j. Gerben Ravensbergen k. Bernard Oosterom (incl. goedkeuring voorzittersfunctie) 12. Rondvraag 13. Afscheid bestuursleden en commissarissen Bestuursleden Erik Persoon Tom van der Houwen Else van den Beukel Cees de Wit Commissarissen Aad van der Knaap Jan Batist 14. Sluiting 3

4 Toelichtingen agenda Toelichting bij agendapunt 6: Jaarplan en begroting 2014 Uit: FloraHolland Meerjarenplan FloraHolland Kompas FloraHolland is een coöperatieve organisatie van en voor telers van sierteeltproducten en de toegang naar de internationale markt van bloemen en planten. Onze coöperatie, met op lange termijn gerichte lid-relaties met aanvoerders, biedt afzetinstrumenten en solide koopkracht, ook wanneer leden hun verkoop voor een belangrijk deel zelf regisseren. Leden bepalen daarbij de ontwikkelingsrichting, het coöperatief bedrijf geeft die richting inhoud en verzekert de uitvoering met passende diensten. De markt waarin FloraHolland opereert is ingrijpend veranderd en zal blijven veranderen. Dat vereist ook diepgaande veranderingen in het coöperatieve bedrijf. Invloed van ontwikkelingen in de sector op FloraHolland Veel meer dan voorheen zijn leden zelf actief in marketing en verkoop, ook naar schakels verderop in de keten, inclusief de consument. Het aandeel directe transacties tussen kwekers en klanten (ook nieuwe klanten) neemt sterk toe. Tegelijkertijd is ook de snijbloemenproductie buiten Nederland sterk toegenomen. Deze veranderde markt vraagt veelal andere dienstverlening (commercieel, logistiek, informatie-technisch en financieel) dan traditioneel gebruikelijk. Het vereist internationaal, innovatief, klantgericht maatwerk van FloraHolland om blijvende waarde aan leden te bieden. Hiervoor zijn grote aanpassingen nodig. Dit is de eerste grote uitdaging voor FloraHolland. Een gevolg van bovenstaande trend is dat de klokaanvoer krimpt. En de verwachting is dat dit nog zeker een aantal jaren door zal gaan, voordat een nieuw evenwicht is bereikt. Een groot deel van de huidige FloraHolland inkomsten en kosten zijn afhankelijk van de klok. De inkomsten zijn daarbij variabel én lopen terug. De kosten (incl. personeelskosten) zijn niet of veel minder variabel. Het organiseren van een goed en efficiënt werkende klok, tegen redelijke kosten, ook bij een aanmerkelijk lager volume, is de tweede grote uitdaging. Deze uitdagingen vereisen actie. De inkomsten van de huidige bedrijfsvoering nemen met 5 tot 10 mln. per jaar af. We moeten de bedrijfsvoering en omvang van het bedrijf daarop aanpassen én komen met marktgerichte proposities in de vorm van nieuwe en aangepaste diensten. Diensten die een optimale toegang naar de veranderde markt verzekeren. Kompas geeft richting aan de benodigde actie. En zet een koers in waarmee FloraHolland als dienstverlener haar toegevoegde waarde vernieuwt en versterkt. De commerciële dienstverlening vanuit het product inrichten In plaats van de markt te benaderen vanuit het instrument klok of Connect, is de totale afzet van het product van de kweker voortaan ons vertrekpunt. Mensen, kennis en kunde worden integraal beschikbaar gemaakt, waarbij ons handelen in de lijn van het product (zoals bijvoorbeeld roos of perkgoed) centraal staat. Daarnaast maken we een helder onderscheid tussen het vermarkten van product (een dienstverlening aan telers) en het vermarkten van FloraHolland (als dienstenbedrijf). De commerciële organisatie wordt efficiënter en kleiner. De basis van ons commercieel handelen is en blijft de coöperatieve binding met de leden. Concrete marktgerichte proposities ontwikkelen Onze dienstverlening zal meer dan voorheen aansluiten op de vereisten en ontwikkelingen in de markt, en binnen verschillende marktsegmenten. We zetten sterker in op retail en bloemisten services, virtuele marktplaats, de logistieke afwikkeling van directe stromen, logistieke middelen en internationale financiële dienstverlening. In de financiële plannen wordt expliciet ruimte gelaten om, samen met leden en ketenpartners, meer nieuwe proposities te ontwikkelen en in de markt te zetten. 4

5 De Klok op maat maken Onder invloed van virtualisering is steeds vaker ontkoppeling van transactie, logistiek en locatie mogelijk. Voor de grote exportstromen geeft dit efficiencyverbetering. Met de ontwikkeling van virtualisering wordt gestuurd naar concentratie in landelijke veilprocessen. Beginnend met het koppelen van de bloemenklokken op Aalsmeer en Naaldwijk, zal het aantal klokken en fysieke veiltribunes worden teruggebracht. Voor de meer kleinschalige vakhandel richten we op de locatie Naaldwijk een fysieke bloemistenklok in, gericht op de zelfstandig inkopende specialist, als onderdeel van een krachtige totaal dienstverlening aan deze doelgroep. Hiertoe verhuizen we de klokken van Bleiswijk naar Naaldwijk. Verder bouwen we, als onderdeel van het veilproces, het keuren van producten voor de verkoop verder af. Steeds meer aanvoerders vragen meer ruimte om hun productaanbod van anderen te onderscheiden, en handelen de kwaliteitsklachten van klanten daarbij zelf af. Ook is complete en betrouwbare informatie vanaf de kweker steeds meer nodig voor de virtuele verkoop van het klokaanbod (KOA aanbod, Klok Voorverkoop, webshops). Het keuren door FloraHolland is daardoor een steeds minder relevante functie geworden. Met de afbouw zetten we de laatste stap in het proces naar zelfkeur. De managementstructuur vereenvoudigen en afslanken Aanpassing van FloraHolland aan de nieuwe marktomstandigheden betekent een kleinere en meer flexibele organisatie. Zowel in het commerciële deel (eerder benoemd), maar ook in de rest van de organisatie vereenvoudigen we de managementstructuur. We krimpen het aantal managementfuncties met circa 25% in. De Vastgoedportefeuille op orde houden De fysieke veilingcomplexen, inclusief de handelsaccommodaties, vormen nu en in de toekomst essentiële knooppunten in het logistieke sierteeltnetwerk. In de nieuwe vastgoedvisie is opnieuw de balans opgemaakt tussen nieuwbouw, renovatie/ onderhoud, en het eventueel uit gebruik nemen van gebouwen of gebouwdelen. In deze lijn zullen in de komende jaren investeringen en desinvesteringen nodig zijn om de vastgoedportefeuille op orde te houden. Ook wordt onderzocht of kantoorhuisvesting voor niet locatie gebonden activiteiten meer geconcentreerd kan worden in Naaldwijk en Rijnsburg. Hiermee wordt beter gebruik gemaakt van beschikbare goede kantoorruimte en worden minder functionele kantoren buiten gebruik gesteld en extra investeringen voorkomen. Aanpassen van tarieven en financiering Tegen de achtergrond van de ingrijpende veranderingen van de rol en diensten portfolio van FloraHolland is een herbezinning op de tarieven en financiering van FloraHolland noodzakelijk. Voor het jaarplan 2014 worden een aantal indexaties binnen het bestaande tarievenkader toegepast. Gedurende 2014 wordt het tarievengebouw zelf breed ter discussie gesteld, om op basis daarvan in 2015 aanpassingen te maken. Het betreft dan onderwerpen zoals de bekostiging van de klok, vaste en eenvoudigere tariferingen en tariefstaffels, de financiële effecten van beleidswijzigingen en dergelijke. Koers en keuzes Het grootste deel van de bovenstaande maatregelen voeren we in 2014 uit. Met deze maatregelen krimpt FloraHolland met circa 200 voltijdbanen. Gedwongen ontslagen zijn daarbij helaas niet uit te sluiten. Vakbonden en ondernemingsraad worden betrokken bij de verdere vervolgstappen. De operationele bedrijfsvoering zal tegelijk flexibel en continu mee moeten blijven schakelen met de ontwikkeling van het klokvolume. Het FloraHolland Kompas geeft richting en koers naar de toekomst, invulling van de rol van FloraHolland als dienstverlener in een veranderde markt, maar ook de ruimte om binnen die koers continu de juiste routes te kunnen kiezen. Waardoor het coöperatief bedrijf voor haar leden ook naar die veranderde internationale markt van bloemen en planten dé toegang biedt. 5

6 Vervolg Toelichting bij agendapunt 6: Feiten en cijfers Trendlijnen (afgerond op hele en halve %) t.o.v t.o.v Stuks totaal (mln.) ,5% -1,5% Prijs totaal (E/100) 32,9 34,3 36,2 +4% +5,5% Omzet totaal (E/mln.) % +4,0% Omzet verhouding Klok 65% 55% 42% -10% -13% Meerjarenplan Resultaat Basis resultaat 10,2 0 2,0-0,2-1,2 Vernieuwing ,4 +3,3 +5,8 Besparingen 0 PM +3,6 +10,4 +10,4 MJP resultaat 10,2 PM 7,0 13,5 15,0 Meerjarenplan Exploitatie Exploitatie (x 1,-- mln.) R2012 NJP 13 B2014 B2015 B2016 Omzet 4.272, , , , ,6 Totale opbrengsten 362,7 357,2 358,4 363,7 369,8 Kosten Loonkosten Algemene kosten Rentekosten Afschrijvingskosten 181,4 80,9 14,4 73, ,1 15,0 76,1 172,2 90,3 15,6 75,4 169,9 94,0 14,4 74,4 Totale kosten 350,5 357,2 353,4 352,7 357,3 175,0 95,4 13,5 73,4 Operationeel resultaat 12,2 5,0 11,0 12,5 Bijzondere posten Deelnemingen -4,2 2,2-3 -1,5 2,0 2,5 2,5 Toevoegen liquiditeitsheffing Resultaat voor VPB 10,2 2-11,5 7,0 13,5 15,0 De in Kompas beschreven ontwikkelingen en maatregelen moeten leiden tot een verbetering van het exploitatieresultaat met als doelstelling 15 mln. in Dit resultaat is nodig om de coöperatie FloraHolland financieel gezond te houden. De in Kompas beschreven maatregelen leiden tot een eenmalige kostenpost van 20 mln. in Daarnaast is als gevolg van de marktontwikkelingen besloten tot een afwaardering op grond van 10 mln. Als gevolg van deze incidentele bijzondere kosten zal er in 2013 een exploitatietekort of wel verlies ontstaan. 6

7 Overeenkomstig de statuten van FloraHolland dient in eerste instantie een exploitatietekort gedekt te worden uit de ingehouden liquiditeitsbijdrage. Het Bestuur is voornemens om dit exploitatietekort voor 20 mln. (0,5%) te dekken uit de ingehouden liquiditeitsbijdrage en het resterende tekort ten laste te brengen van de algemene reserve. Deze 0,5% liquiditeitsbijdrage wordt dan aan de exploitatie van FloraHolland toegevoegd en zijn daarmee kosten voor de aanvoerders van de coöperatie. De liquiditeitsbijdrage van 1% over de productomzet wordt gedurende het jaar geheven en heeft als doel het dekken van een eventueel exploitatietekort. Bij het vaststellen van de jaarrekening besluit de ALV of de liquiditeitsbijdrage kan worden omgezet in een ledenlening met een gebruikelijke looptijd van 8 jaar dan wel geheel of gedeeltelijk direct kan worden terugbetaald. De afgelopen jaren is er altijd sprake geweest van een positief exploitatieresultaat en kon de liquiditeitsbijdrage worden toegevoegd aan de ledenlening en is hij zelfs een aantal keren gedeeltelijk direct terugbetaald. Over het boekjaar 2013 wordt echter een exploitatietekort verwacht en daarom zal de helft van de liquiditeitsbijdrage ter dekking van dit tekort worden aangesproken en kan derhalve niet worden toegevoegd aan de ledenlening dan wel uitgekeerd. Toelichting bij agendapunt 7: voorstel tarieven 2014 In het voorstel is opgenomen dat voor 2014 de provisie gelijk blijft, de karheffing en partijheffing met ca. 2% worden verhoogd en de variabele contributie, die de afgelopen twee jaar gelijk is gebleven, met 100 wordt verhoogd, de vaste contributie blijft gelijk. Tot slot wordt in de logistieke middelen de huur van het meermalig plantenfust met 1 cent verhoogd evenals de rekjes van het bloemenfust. De tarieven voor de huur van slotplaten voor stapelwagens en van de Deense containers (CC) blijven gelijk. Contributie FloraHolland 2.350,- ( 500,- + 0,5% over omzet tot ,-) Klok (alle locaties) Connect (alle locaties) Ledenprovisie basis opslag totaal 1,6% 0,9% 2,5% 1,6% 0,9% 2,5% 1,6% 0,3% 1,9% 2) 1,6% 0,3% 1,9% 2) Partijheffing 1) bloemen planten E 2,00 E 2,00 E 2,05 E 2,05 E 3,00 E 3,00 E 3,05 E 3,05 Karheffing stw cc E 8,40 E 9,40 E 8,55 E 9,55 E 2,55 E 2,55 E 2,60 E 2,60 1) niet EAB-toeslag is E 15,- in 2013 en ) 0,3% opslag Connect gaat over de omzet t/m E 1,0 miljoen, dus maximaal E Toelichting bij agendapunt 8: uitkering ledenlening Op grond van de overgangsbepalingen in de statuten (artikel c) blijven de oude regelingen betreffende de uitkering van de voor de fusie opgebouwde jaarlagen van de ledenlening van kracht op de leden van Bloemenveiling Aalsmeer-oud en FloraHolland-oud. Dit betekent dat de leden van Bloemenveiling Aalsmeer-oud in aanmerking komen voor uitkering van de jaarlaag 2004 (ca. E8 mln) en de leden van FloraHolland-oud voor uitkering van de jaarlaag 2006 (ca. E13,6 mln). Het bestuur stelt de algemene ledenvergadering voor het totaalbedrag van deze jaarlagen (ca. E21,6 mln) aan de leden uit te keren. De rente op de ledenlening over boekjaar 2014 is door het bestuur vastgesteld op 1,6% voor de verplichte ledenlening en 2,1% voor de vrijwillige ledenlening. 7

8 Toelichting bij agendapunt 9: reglementen algemene ledenvergadering (ALV) en ALV-commissie Tijdens de vorige ledenvergadering op 6 juni 2013 is het besluit genomen om enkele veranderingen aan te brengen in de bestuurlijke structuur van FloraHolland. Het ledenbestuur en de raad van commissarissen gaan samen verder in een vernieuwde en versterkte raad van commissarissen. Het statutaire bestuur wordt gevormd door de algemeen directeur (CEO) en de financieel directeur (CFO). In de praktijk blijven we gewoon de titel directie hanteren. Omdat de verandering alle organen van de coöperatie raakt worden bestaande reglementen daarop aangepast en/of nieuwe reglementen opgesteld. Dit geldt ook voor de algemene ledenvergadering en de nieuwe ALV-commissie. Reglement orde van de algemene ledenvergadering (ALV-reglement) In dit reglement worden alle aspecten die van belang zijn voor het goede verloop van de vergadering, het agenderen van onderwerpen, het bespreken van onderwerpen en het nemen van besluiten vastgelegd. Op sommige punten was hierover al iets bepaald in de statuten, maar op veel onderdelen was hier sprake van ongeschreven recht. Door het in één document samen te brengen is er duidelijkheid en overzicht gecreëerd. De concept-tekst van het reglement is te vinden op de Community. Het spreekt voor zich dat dit reglement alleen door de ALV zelf kan worden vastgesteld. Reglement commissie van de algemene ledenvergadering (Reglement ALV-commissie) Naast het nemen van belangrijke besluiten -zoals vaststelling tarieven en jaarrekening, wijziging statuten en benoeming commissarissen- zijn er ook enkele taken ondergebracht bij de ALV. Het is niet altijd even handig om deze taken te behandelen in een vergadering met ca. 500 aanwezigen. Daarom is er voor gekozen een commissie in te stellen die deze taken namens de ALV uitoefent: de ALV-commissie. Tot de taken van deze commissie behoren o.a. het toezien op het stemproces tijdens de ALV en het nakijken van de notulen, maar ook het doen van aanbevelingen bij vacatures in de raad van commissarissen en het uitoefenen van het (wettelijk) recht van bezwaar bij voordrachten door de raad van commissarissen. Ook de vergoeding voor commissarissen wordt door deze commissie vastgesteld. In het kader van de bestuurlijke vernieuwing is er nog een taak toegevoegd, nl. het vaststellen van het beloningsbeleid voor de topstructuur van FloraHolland. Dit laatste punt lag tot op heden op de bestuurstafel, de overige hiervoor genoemde taken werden de laatste jaren uitgeoefend door de commissie aanbeveling en vergoeding raad van commissarissen. Deze commissie bestaat uit zes adviesraadleden. Om de onafhankelijkheid te bevorderen is er voor gekozen om vast te leggen dat leden die een adviesfunctie hebben t.a.v. het beleid van FloraHolland geen zitting mogen hebben in de commissie die zich richt op het toezicht van FloraHolland. Ook de concepttekst van dit reglement is te vinden op de Community en het spreekt voor zich dat ook dit reglement alleen door de ALV zelf kan worden vastgesteld. Toelichting bij agendapunt 10: benoeming leden ALV-commissie De huidige commissie aanbeveling en vergoeding raad van commissarissen heeft de coördinatie gevoerd over het wervingsen selectieproces voor deze nieuwe commissie. Voor de (vijf) vacatures is een advertentie gezet waarop leden konden reageren. Hiervan is door een aantal leden gebruik gemaakt. Daarnaast heeft de coördinatiegroep een aantal leden benaderd die aan de criteria voldeden: niet lid van een FPC, RAC of adviesraad en tenminste één persoon met bestuurlijke ervaring binnen FloraHolland. Uiteindelijk zijn er vijf kandidaten die zich bereid hebben verklaard zitting te nemen in de commissie en die aan alle eisen voldoen. De commissie aanbeveling en vergoeding raad van commissarissen is zeer content met het gelopen proces en draagt de in de agenda genoemde personen ter benoeming voor aan de ALV. De namen zijn al eerder bekend gemaakt in FloraHolland Magazine en op de Community. Toelichting bij agendapunt 11: benoeming commissarissen Direct na de algemene ledenvergadering van 6 juni 2013 is een vertrouwenscommissie benoemd, bestaande uit de voorzitters van het huidige bestuur en raad van commissarissen. De vertrouwenscommissie werd ondersteund door de secretaris van het bestuur & raad van commissarissen en een externe deskundige. Aangezien alle huidige commissarissen hun zetel ter beschikking hebben gesteld is er met alle bestuursleden en commissarissen een belangstellingsgesprek gevoerd. Op grond daarvan is een keuze gemaakt welke personen als (nieuwe) commissaris worden voorgedragen. Het resultaat hiervan is al eerder bekendgemaakt. Daarnaast is een advertentie gezet voor de invulling van de twee vacatures die bestemd waren voor leden die geen deel uitmaken van het huidige bestuur en raad van commissarissen. Voor deze vacatures zijn twee personen gevonden die uitstekend voldoen aan het gestelde profiel en daarom ook ter benoeming worden voorgedragen aan de ALV. Deze personen hebben in de zomerperiode ook nog een kennismakingsgesprek gehad met de ondernemingsraad. In het juli-nummer van FloraHolland Magazine is aangegeven dat tegen de voordracht van alle kandidaten de mogelijkheid van bezwaar open stond tot 1 oktober Hiervan is geen gebruik gemaakt. Daarom wordt aan de ALV voorgesteld de in de agenda genoemde personen te benoemen als commissaris van FloraHolland. 8

9 Aalsmeer Legmeerdijk 313 Postbus BA Aalsmeer T +31 (0) F +31 (0) E klantenservice@floraholland.nl Naaldwijk Middel Broekweg 29 Postbus AE Naaldwijk T +31 (0) F +31 (0) E klantenservice@floraholland.nl Rijnsburg Laan van Verhof 3 Postbus AA Rijnsburg T +31 (0) F +31 (0) E klantenservice@floraholland.nl Bleiswijk Klappolder 130 Postbus ZM Bleiswijk T +31 (0) F +31 (0) E bleiswijk@floraholland.nl Eelde Burg. J.G. Legroweg TD Eelde T +31 (0) F +31 (0) E eelde@floraholland.nl Veiling Rhein-Maas Veilingstrasse A Straelen-Herongen, Duitsland T +49 (0) F +49 (0) E info@veilingrheinmaas.de W floraholland.com 9