1. Inspectieniveau. ID-764 v09

Transcriptie

1 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid Qualitatis Inspectie opereert onpartijdig naar andere organisaties. Qualitatis Inspectie geeft geen ondersteuning en advisering op haar technisch werkterrein en daaraan grenzende activiteiten, zoals advisering op het gebied van financieel administratieve systemen. De aandeelhouders van Qualitatis Inspectie hebben verder ook geen belangen in dergelijke ondernemingen, noch hebben de aandeelhouders van dergelijke ondernemingen belangen in Qualitatis Inspectie. Omwille van de handhaving van de type A-status van Qualitatis Inspectie, zullen bovengenoemde belangen ook in de toekomst niet gaan worden verworven. Hierdoor is uitgesloten dat personen of organisaties buiten Qualitatis Inspectie invloed kunnen uitoefenen op uitgevoerde inspecties. Met betrekking tot de uitvoering van Cao toetsingen en andere keurmerk toetsingen buiten accreditatie is het uitgesloten dat er eventuele potentiële belangenconflicten kunnen optreden omdat deze toetsingen niet gekoppeld zijn aan één partij. Om de onafhankelijk verder te waarborgen, zal Qualitatis Inspectie geen inspectiepersoneel inzetten dat als aandeelhouder, bestuurder en/of werknemer, direct betrokken is bij bedrijven die in aanmerking komen voor inspectie op basis van het SNA en/of SNF-Schema dit geldt ook voor de keurmerken die buiten accreditatie worden uitgevoerd. Qualitatis Inspectie levert inspectie diensten op een open, onafhankelijke en onpartijdige manier aan bestaande en nieuwe klanten. Alle klanten worden op een gelijke manier behandeld en worden op een gelijke wijze beoordeeld op het voldoen aan de beoordelingsgrondslagen. De inspectie beslissingen door inspecteurs worden genomen op basis van objectieve bewijzen en informatie, waarbij de besluitvorming niet wordt beïnvloed door de belangen van andere partijen. Qualitatis Inspectie begrijpt het belang van onpartijdigheid bij de uitvoering van inspectie activiteiten, waarbij op iedere (potentiële) mogelijkheid van belangenverstrengeling adequate (preventieve) maatregelen worden genomen om de onpartijdigheid te borgen. De onafhankelijkheid wordt op vier niveaus gewaarborgd, daar Qualitatis Inspectie van mening is dat alleen het afdekken op inspectieniveau de onafhankelijkheid en integriteit niet voldoende waarborgt. De niveaus waar de waarborging op gestoeld zijn als volgt ingedeeld: 1. Inspectieniveau Het inspectie personeel dient schriftelijk te verklaren onpartijdig te zijn en onafhankelijk van de organisaties die worden beoordeeld en alle hierbij ontvangen informatie vertrouwelijk te behandelen. Het Management van Qualitatis Inspectie zet alleen inspectiepersoneel dat volledig aan deze eisen voldoet. Op basis van het bovenstaande, geldt ten aanzien van opdrachtgevers waar Qualitatis Inspectie een inspectie in het kader van het SNA-Schema of SNF-Schema uitvoert, dat ter waarborging van de onafhankelijke positie voor alle bij de inspectie betrokken medewerkers geldt dat: Zij geen directe financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever of een hiermee verbonden partij;

2 Zij geen indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Zij geen directe of indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in een met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Hun naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze belangen van te verwaarlozen betekenis zijn; Voor zover zij hiervan op de hoogte zijn eveneens geen sprake is van dergelijke financiële belangen bij nauwe persoonlijke relaties; Zij geen belangrijke functies vervullen bij een opdrachtgever, dat dergelijke functies ook niet worden vervuld door een collega s in zijn/haar netwerk en dat voor zover zij hiervan op de hoogte zijn er eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke functies door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties; Het hen niet is toegestaan personen of organisaties van buiten Qualitatis Inspectie invloed te laten uitoefenen op de resultaten van uitgevoerde inspecties. Wanneer dit zich zou voordoen, dient dit terstond te worden gemeld aan de directie. Indien een medewerker wordt benaderd door een onderneming die SNA-Schema of SNF- Schema is geregistreerd of geregistreerd wil worden voor advies werk, op welk gebied dan ook, op welk gebied dan ook, zal de medewerker dit direct melden. Indien de onderneming door Qualitatis Inspectie wordt gefaciliteerd zal deze inspecteur niet bij de onderneming als inspecteur worden ingezet. Zij (freelancers) dienen jaarlijks een overzicht te verstrekken aan Qualitatis Inspectie van bedrijven waarvoor zij als consultant / aandeelhouder optreden en die direct dan wel indirect te maken kunnen hebben met de uitvoering van inspecties op basis van het SNA- Schema of SNF-Schema. Dit overzicht zal worden opgenomen in hun personeelsfile en wordt onder strikte vertrouwelijkheid bewaard. Tevens zal hij/zij per entiteit aan dienen te geven wie verantwoordelijk is voor uitvoering van werkzaamheden betreffende een eventueel conflicterende situatie. 2. Managementniveau Het top management dient schriftelijk te verklaren onpartijdig te zijn en onafhankelijk van de organisaties die worden beoordeeld en alle hierbij ontvangen informatie vertrouwelijk te behandelen, daarnaast mogen zij geen directe of indirecte belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is. De verklaring van onafhankelijkheid en integriteit dient op de website van Qualitatis Inspectie te worden gepubliceerd. Zij geen directe financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever of een hiermee verbonden partij; Zij geen indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in de opdrachtgever die voor één van beide partijen van grote betekenis is; Zij geen directe of indirecte financiële belangen bezitten (c.q. hierin handelen) in een met de opdrachtgever verbonden partij die voor één van beide partijen van grote betekenis is;

3 Hun naaste familieleden eveneens geen dergelijke financiële belangen bezitten, tenzij deze belangen van te verwaarlozen betekenis zijn; Voor zover zij hiervan op de hoogte zijn eveneens geen sprake is van dergelijke financiële belangen bij nauwe persoonlijke relaties; Zij geen belangrijke functies vervullen bij een opdrachtgever, dat dergelijke functies ook niet worden vervuld door een collega in zijn/haar netwerk en dat voor zover zij hiervan op de hoogte zijn er eveneens geen sprake is van het vervullen van dergelijke functies door naaste familieleden en/of nauwe persoonlijke relaties; Zij op generlei wijze verbonden is aan een andere Inspectie Instelling die vergelijkbare werkzaamheden verricht op basis van het SNA-Schema of SNF-Schema, dan wel naaste familieleden. Het is directieleden en leden van de Commissie van Beroep niet toegestaan als uitvoerend inspecteur te functioneren. 3. Organisatieniveau Qualitatis Inspectie heeft op geen enkele wijze belangen in administratiekantoren, accountantskantoren etc. dan wel dan wel organisaties die getoetst kunnen worden op basis van het SNA-Schema of SNF-Schema, ook mag zij geen belangen hebben in andere Inspectie Instellingen die inspecties uitvoert op basis van het SNA-Schema of SNF- Schema. Administratiekantoren, accountantskantoren ect. dan wel organisaties die getoetst kunnen worden op basis van het SNA-Schema of SNF-Schema mogen op geen enkele wijze belangen hebben in Qualitatis Inspectie, ook mag een andere Inspectie Instelling die inspecties uitvoert op basis van het SNA-Schema of SNF-Schema belangen hebben in Qualitatis Inspectie. 4. Procesniveau Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een risico analyse van haar inspectie en kantoorpersoneel te maken evenals van het topmanagement. Aan de hand van de risico analyse kan besloten worden nadere maatregelen te nemen om het risico te beperken dan wel uit te sluiten. Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een risico analyse te maken van haar overige werkzaamheden. Aan de hand van de risico analyse kan besloten worden nadere maatregelen te nemen om het risico te beperken dan wel uit te sluiten. Qualitatis Inspectie dient ieder jaar een algehele bedrijfsrisico analyse te maken waarin is opgenomen risico analyse personeel en overige werkzaamheden evenals alle andere aspecten waarin eventuele risico s worden benoemd en geanalyseerd. Qualitatis Inspectie is verplicht eventuele nadere maatregelen te nemen op risico s te beperken dan wel uit te sluiten. Qualitatis Inspectie dienst ieder jaar een risico analyse te maken van stakeholders. Aan de hand van de risico analyse kan besloten worden nadere maatregelen te nemen om het risico te beperken dan wel uit te sluiten.

4 Qualitatis Inspectie legt zichzelf op dat zij een risico analyse zal maken als uit informatie blijkt dat haar integriteit en onafhankelijkheid of die van haar medewerkers geschaad kan worden door derden. Qualitatis Inspectie verricht geen inspectiewerkzaamheden namens een opdrachtgever, een klant of een afnemer van een opdrachtgever of klant (zoals het uitvoeren van interne audits of afnemersbeoordelingen op het technisch werkterrein en daaraan grenzende werkgebieden). Qualitatis Inspectie voldoet daarmee aan de eisen zoals die in de norm ISO 17020:2012 zijn gesteld aan een type A inspectie-instelling. Uit de jaarlijkse risico analyses met betrekking tot uitvoering inspecties SNA en/of SNF- Schema (inhuur) versus keurmerk Cao toetsingen is de risico inschatting als laag beoordeeld. De enige beperking die opgelegd is, dit komende uit de risico analyse, is dat een Cao toetsing nooit voorafgaande een SNA en/of SNF-Schema (inhuur) inspectie mag plaatsvinden, de inspectie van het SNA en/of SNF-Schema (inhuur) en de Cao toetsing mogen door een en dezelfde inspecteur uitgevoerd worden. De uiteindelijke beoordeling van de Cao toetsing wordt door een derde partij gedaan. De risicoanalyse berekening vindt plaats aan de hand van de Kinney methodiek. Qualitatis Inspectie B.V. toetst jaarlijks op basis van een risicoanalyse al haar medewerkers die rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van het SNA en/of SNF-Schema, door een specifieke risicoanalyse los te laten op haar medewerkers kan geanalyseerd worden of er eventuele risico factoren aanwezig zijn die eventueel invloed kunnen hebben op het SNA en/of SNF-Schema. Om de onafhankelijkheid en integriteit met betrekking tot de inzet van inspecteurs nader te bewaken is bepaald dat bij een verzoek voor de inzet van een bepaalde inspecteur er nooit aan dit verzoek zal worden voldaan. Daarnaast hanteert zij de regel dat een inspecteur nooit meer dan twee volledige achtereenvolgende inspecties mag uitvoeren bij een onderneming, het aantal inspecties wat een inspecteur achtereen bij een klant mag uitvoeren is gesteld op een maximum van vijf dit conform de richtlijnen van Stichting Normering Arbeid. Qualitatis Inspectie kan besluiten het aantal achtereen uit te voeren inspecties door een inspecteur bij een klant verder te beperken. Dit beleid is ook opgenomen in het reglement Inspectievoorwaarden SNA-Schema onder 1.9 Integriteit, onafhankelijkheid en frequentie inzet van inspecteurs evenals de openbare verklaring van onafhankelijkheid en onpartijdigheid op de website van Qualitatis Inspectie B.V. In het reglement Inspectievoorwaarden SNF-Schema is dit opgenomen onder 1.10 Integriteit, onafhankelijkheid en frequentie inzet van inspecteurs In het kader van de Algemene verordening gegevensbescherming hanteert Qualitatis Inspectie B.V. een strikt protocol met betrekking tot bescherming van eventuele persoonsgegevens die onder haar beheer zijn. Dit protocol maakt onderdeel uit van het kwaliteitsmanagementsysteem van Qualitatis Inspectie B.V. en is gepubliceerd op haar website. Directie, management en (externe) medewerkers die werkzaamheden voor Qualitatis Inspectie uitvoeren zijn verplicht te handelen op onpartijdige manier en tekenen daartoe een geheimhoudings- en onafhankelijkheidsverklaring die continue gekoppeld is aan deze openbare verklaring.

5 De directie van Qualitatis Inspectie B.V.. Hoogenweg, 1 maart 2018 Mevr. S.A.H. Verbrugge Algemeen Directeur J.D. Putter Commercieel Directeur