Stuff onder controle in 5 stappen. Verzamelen

Transcriptie

1 Stuff onder controle in 5 stappen 1 2 Verzamelen 3 Beslissen 4 Organiseren 1 Onderhouden 5 Doen

2 Stuff onder controle succesfactoren Doe elke stap a p a r t Doe elke stap regelmatig Doe elke stap op het juiste moment 2

3 Stuff onder controle in 5 stappen 1 2 Verzamelen 3 Beslissen 4 Organiseren 3 Onderhouden 5 Doen

4 Verzamelen 1 Doel: alle stuff bijeen geharkt op zo min mogelijk stapels Want: je kunt pas kiezen als je weet wat je hebt 4

5 Bronnen van 1 stuff Media , papieren, telefoon, notulen, internet, voic , social media... De ander je partner, collega s, klanten, vergaderingen, bila s, toezeggingen bij de koffieautomaat... Jezelf plannen, ideeën, observaties, constateringen, hersenspinsels... 5

6 Verzamelemmers 1 voor stuff Beperk het aantal verzamelemmers zoveel mogelijk Zorg dat je emmers niet lekken betrouwbaar zijn gemakkelijk te gebruiken zijn 6

7 Wanneer 1 verzamelen? Automatisch , etc. zorg voor inventarisatie Continu wees alert kwam de gedachte al eerder langs? Wekelijks (of bij onrust) gestructureerde mindsweep 425 7

8 Voorbeelden van 1 verzamelemmers Digitaal inbox(en), voic , telefoon, downloads, bladwijzers, social media, smartphone Analoog postbakjes, papierstapel(s), to-do blok, notitieboekje, post-its Onderweg notitieblok, memo recorder, smartphone, camera, verzamelmapje 8

9 1 Succesfactoren Wees niet kritisch, ga voor kwantiteit Zorg voor voldoende emmers Zorg voor lekvrije emmers Zorg dat je altijd een emmer bij je hebt Doe regelmatig een mindsweep om de rommel uit je hoofd te lokken (gebruik 9

10 1 Valkuilen Je hebt zo n 8 seconden... Low-tech vs high-tech 10

11 Stuff onder controle in 5 stappen 1 2 Verzamelen 3 Beslissen 4 Organiseren 11 Onderhouden 5 Doen

12 2 Beslissen Doel 1: voor alle stuff is vastgelegd: wil ik er iets mee? wanneer is het af? wat is de efa? Want: a journey of a thousand miles... 12

13 2 Beslissen Doel 2: alle stuff is weggewerkt 2 Want: je kunt pas goed kiezen als je weet wat je hebt 13

14 2 Beslisproces Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja Nee (of misschien )... 14

15 2 Beslisproces Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja Nee (of misschien ) Weggooien Archiveren Uitstellen 15

16 2 Beslisproces Uitstellen: tickler file of zet het in je 16 Uitstellen is niet erg. Als je maar een systeem hebt om het tijdig terug te zien.

17 2 Beslisproces Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja Nee (of misschien ) #1 #2 Hoe ziet de wereld er uit als je hier helemaal niet meer aan hoeft te denken? Als je niets anders te doen had in je leven dan dit, wáár moet je dan zijn, en wat zien we je daar dan doen? 17

18 2 Beslisproces Wil/moet ik hier nu iets mee doen? Ja Nee (of misschien ) #1 Beschadigingen fiets A-T bijgewerkt #2 Met A-T + fiets naar Decokay 18

19 2 Bijvoorbeeld... Taak Bijgewerkte versie GTD Excel sheet op website Training 17nov Apd afgerond Efa Wijzig voorwaardelijke opmaak: doorstrepen bij voltooid Koop DL10 enveloppen Fotokalender opgestuurd Start LightRoom en zoek 13 foto s uit Proef teletraining afgerond Mail huiswerk voor wk2 naar distributielijst R&D samenwerking SvO Bel Hetty voor afspraak kennismaking Einde aan honger in de wereld Bel Bill Gates ivm donatie 19

20 Wanneer 2 beslissen? idealiter 3 x per dag begin / midden / eind 1 x per uur zijn alle emmers leeg 20

21 Succesfactoren 2 Schrijf de antwoorden uit Hou de sessies kort Aanraken = zetten Eindig taken met een taakwerkwoord; begin efa s met een actiewoord (zie 21

22 2 Valkuilen Onvoldoende aandacht 22

23 Stuff onder controle in 5 stappen 1 2 Verzamelen 3 Beslissen 4 Organiseren 23 Onderhouden 5 Doen

24 3 Organiseren Doel: een plek voor alles, en alles op z n plek Want: geen parkeerplek? 24

25 Organiseren Inrichten = Gebruiken = 25 3

26 3 Categorieën 1. Takenlijst 2. Actielijst 3. Wacht-Op lijst 6. Referentiemateriaal 7. Archiefmateriaal 8. Ooit/misschien-lijst 4. Agenda 5. Projectondersteunend materiaal 26

27 Takenlijst & actielijst 3 Takenlijst Focust op (ideale) einddoel Voor alles waarbij dat einddoel niet met één efa bereikt is Gemiddeld taken Tijdhorizon maanden Actielijst De eerstvolgende fysieke actie Elke taak heeft tenminste één corresponderende actie Niet elke actie heeft een corresponderende taak 27

28 3 Actielijst & context Te veel acties! Splits het op: Waar moet je zijn en/of wie of wat heb je nodig om die efa te kunnen doen? 28

29 3 @supermarkt Waar moet je zijn en wie of wat heb je @partner 29

30 3 Context Efa Context Wijzig voorwaardelijke opmaak: doorstrepen bij Koop DL10 Start LightRoom en zoek 13 foto s Mail huiswerk voor wk2 naar Bel Hetty voor afspraak Bel Bill Gates ivm 30

31 Actie-gericht 3 werken Met welk taak zal ik me bezig houden, en wat kan ik daarvoor doen? Welke acties kan ik hier en nu uitvoeren om een paar taken één stap verder te brengen? 31

32 Takenlijst 3 succesfactoren Simpele lijst met taken die je wilt afmaken Eventueel gesplitst naar werk/privé Wekelijks courant maken Takenlijst Ooit/Misschien-lijst 32

33 Takenlijst valkuilen Takenlijst is je actielijst Te veel taken op je lijst: 3 Kleine taken niet opgenomen Het zijn juiste de kleine taken die je uit het oog verliest Kun je voor elk van deze taken de komende week tenminste één actie uitvoeren? 33

34 Actielijsten 3 succesfactoren Hou de efa s klein Splits grotere acties, zeker als ze tegenzin oproepen, in kleinere stukjes: Ruim 20 min garage op Elke efa afgevinkt = schouderklopje 34

35 Actielijst valkuilen 3 Micromanagement Wat is precies de eerstvolgend fysieke actie? Welke omschrijving maakt dat je t ook werkelijk gaat doen? Te veel contexten Meerdere contexten Maak het niet te 35

36 3 Wacht Op-lijst Voor acties die je hebt uitbesteed of gedelegeerd waarbij je belang hecht aan het (tijdige) resultaat 36

37 3 Wacht Op-lijst Maak een apart mapje en BCC jezelf of Sleep het uit je Postvak Uit 37

38 3 Agenda Waar heb je extern een commitment voor afgegeven? Tijd-specifieke acties (vergaderingen) Dag-specifieke acties (deadlines) Waar wil je die dag aan herinnerd worden? Dag-specifieke informatie 38

39 Agenda 3 succesfactoren Je agenda leidt je dag Tijd? Kijk eerst in je agenda! Zorg voor ademruimte Plan bijeenkomsten in 45min 39

40 Agenda valkuilen 3 Taken en acties inplannen Je maakt prioriteren lastiger & je bezorgt jezelf een schuldgevoel. 40