Samenvatting resultaten wtco5 De jaarlijkse ICT-benchmark voor woningcorporaties

Transcriptie

1 Samenvatting resultaten wtco5 De jaarlijkse ICT-benchmark voor woningcorporaties Dit document is bedoeld om de lezer een indruk te geven van de informatie die de benchmark van ICT-kosten van woningcorporaties oplevert. Dit rapport is geschreven door de heren drs. P.L.T.M. van Eekeren MCM, drs. P.T.V. Nguyen, dr. ir. M.H.J. Nijland, D.R. Prins en ir. I.M.W. van Rij van M&I/PARTNERS en de heer H.P. Korevaar van F-fectis. Amersfoort,

2 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting 3 2 Voorbeeld 1. ICT-kosten per VHE 5 3 Voorbeeld 2. Verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal ICTwerkplekken 6 Bijlage A. Lijst van deelnemers 7 Resultaten wtco5 Pagina 2 van 7

3 1 Managementsamenvatting In 2006 hebben 40 organisaties deelgenomen aan de vijfde benchmark van ICT-kosten van woningcorporaties (wtco5). Hiervan hebben er 39 een volledig en gevalideerd kostenmodel ingevuld. In totaal vertegenwoordigen deze 39 organisaties ongeveer VHE s. Uit de vijfde benchmarkronde zijn de volgende normgetallen berekend: Normgetal 1. ICT-kosten per VHE Gewogen gemiddelde ICT-kosten per VHE: 100,60 Normgetal 2. ICT-kosten per ICT-werkplek Gewogen gemiddelde ICT-kosten per ICT-werkplek: 8.167,- Normgetal 3. ICT-kosten per medewerker (in FTE) Gewogen gemiddelde ICT-kosten per medewerker (in FTE): ,- Normgetal 4. ICT-kosten als percentage van de jaaromzet Gewogen gemiddelde ICT-kosten als percentage van de jaaromzet: 1,91% Normgetal 5. Verhouding tussen operationele ICT-inspanningen (in FTE) en aantal medewerkers (in FTE) Gewogen gemiddelde verhouding: 29,3 FTE medewerker per FTE operationele ICTinspanning In de vijfde benchmarkronde is vanwege het hoge deelnemeraantal gebruik gemaakt van verschillende klassengrootte (in aantal VHE s). De gebruikte klassen zijn: corporaties tot en met VHE s; corporaties met een grootte van VHE s; corporaties groter dan VHE s. In de vorige benchmarkronde was er tevens sprake van een klasse van VHE s, in de huidige benchmarkronde is er echter slechts één deelnemer kleiner dan VHE s waardoor het niet zinvol is om deze klasse aan te houden. In de benchmark stond dit keer het thema documentaire informatievoorziening centraal. De deelnemers is gevraagd of zij een documentmanagementsysteem (DMS) gebruiken en zo ja, in welke mate. Hieruit kwam naar voren dat het overgrote deel (87%) van de corporaties een DMS gebruikt. En van de corporaties die momenteel geen operationeel DMS ter beschikking hebben, zijn er vier van de vijf bezig een DMS in te richten of te selecteren. Resultaten wtco5 Pagina 3 van 7

4 Het DMS wordt bij alle corporaties (100%) die een DMS gebruiken, ingezet in het primaire proces en dan met name voor de huurderdossiers. Ook wordt het DMS in vrijwel alle gevallen (circa 95%) gebruikt voor inkomende en uitgaande post. De belangrijkste motivaties om een DMS in een corporatie te gebruiken, zijn enerzijds kosten (met name de kortere zoektijd) en anderzijds kwaliteit (met name de beschikbaarheid en volledigheid van het dossier). Slechts in circa een kwart van de gevallen (24%) speelde kostenreductie een rol bij de keuze om een DMS te gebruiken. Opvallend is dat in 28% van de corporaties is aangegeven dat er niemand in de organisatie integraal verantwoordelijk is voor de documentaire informatievoorziening. Voor meer informatie over deelname aan dit initiatief en de in dit model opgenomen gegevens kunt u contact opnemen met: M&I/Partners bv Dennis Prins, dennis.prins@mxi.nl Postbus BD Amersfoort Tel F-fectis Henk Korevaar, korevaar@ffectis.nl Postbus AD Loosdrecht Tel Op vindt u tevens achtergrond informatie over het initiatief. Resultaten wtco5 Pagina 4 van 7

5 2 Voorbeeld 1. ICT-kosten per VHE Bij de berekening van het kengetal ICT-kosten per VHE zijn de totale jaarlijkse ICT-kosten (afschrijvingen + exploitatiekosten) gedeeld door het aantal VHE s dat in eigendom en/of in beheer is van een corporatie. Bij het bepalen van het exacte aantal VHE s worden ook bedrijfspanden, garages, parkeerplaatsen, studentenwoningen en overige verhuurbare eenheden meegerekend Spraak Applicaties WAN LAN Werkplek ICT-management Figuur 1: ICT-kosten per VHE voor alle corporaties uit de benchmark Uit figuur 1 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde Gewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde 104,28 per VHE 100,06 per VHE 45,89 per VHE 169,06 per VHE Totaal kostenniveau Gewogen gemiddelde Resultaten wtco5 Pagina 5 van 7

6 3 Voorbeeld 2. Verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal ICT-werkplekken In onderstaand figuur is de operationele ICT-inzet gedeeld op het aantal ICT-werkplekken binnen de corporatie. 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 ICT-werkplekken per ICTmedewerker (in FTE) Gewogen gemiddelde 20,0 10,0 0, Figuur 2: verhouding operationele ICT-taken (in FTE) vs aantal geautomatiseerde werkplekken voor alle corporaties uit de benchmark Uit figuur 2 ontstaat het volgende beeld: Ongewogen gemiddelde Gewogen gemiddelde Laagste waarde Hoogste waarde 42,0 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 36,8 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 21,5 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning 79,8 ICT-werkplekken per FTE operationele ICT-inspanning Resultaten wtco5 Pagina 6 van 7

7 Bijlage A. Lijst van deelnemers Naam woningcorporatie Plaats VHE's Acantus Groep Veendam Aramis Roosendaal Casade Woondiensten Waalwijk Centrada Lelystad Cires Welkom Wonen Oosterhout NB de Woningstichting Wageningen Domein Eindhoven Eigen Haard Amsterdam HBS Onsbelang Hengelo Hestia groep Landgraaf Mitros Utrecht Patrimonium woonstichting Veenendaal Portaal Veenendaal Pre Wonen Beverwijk Prowonen Eibergen Servatius woningstichting Maastricht Singelveste Breda Stichting Bo-Ex Utrecht Stichting de Nieuwe Unie Rotterdam Stichting In Groningen Stichting zorgvoorwonen Sprundel TBV Wonen Tilburg Vivare Arnhem Volkshuisvesting Arnhem Arnhem Wonen West Brabant Bergen op Zoom Wonen Zuid Roermond WonenBreburg Tilburg wonencentraal Alphen aan den Rijn Woningcorporatie De Woonplaats Enschede Woningstichting Haag Wonen Den Haag Woonbron Hoogvliet Wooncom Emmen Woonconcept Meppel Woondrecht Dordrecht Woongroep Twente Hengelo Woonmaatschappij Maasland Ravenstein Woonstede Ede Woonstichting Actium Assen Woonwaard Alkmaar Woonzorg Nederland Amsterdam Resultaten wtco5 Pagina 7 van 7