HOGEWALKERK. Op weg blijven naar een vitale gemeente STEENWIJK. De wijze van besturen en organisatie en inrichting van het pastoraat

Transcriptie

1 HOGEWALKERK STEENWIJK Op weg blijven naar een vitale gemeente De wijze van besturen en organisatie en inrichting van het pastoraat Moderamen Nederlands Gereformeerde Kerk Steenwijk,

2 Inhoudsopgave: pag 1 Inleiding 3 Gemeentevisie 4 Hoofdstuk I 1. Bestuursvorm van de NGK Steenwijk 5 2. Het Moderamen 5 3. De Kerkenraad 7 4. De Diaconie 7 5. Het Scribaat 8 Hoofdstuk II 6. Het Pastoraat Visie Structuur Contacten binnen een wijkkring Het pastorale team Taken ouderling-pastoraat Taken diaken-pastoraat Taken wijkaanspreekpunt Profielen ouderling- en diaken-pastoraat Het Jeugdpastoraat Visie op jeugdpastoraat Taken jeugdouderling Taken jeugddiaken Taken jeugdcontactpersoon 14 Hoofdstuk III 8. Diversen Communicatie en informatie Introductie nieuwe leden Diaconaal beleidsplan Meldpunt Misbruik en Gedragscode Instructie Commissie van Beheer 18 Bijlagen 1. Schematisch overzicht bestuursvorm en verdeling aandachtsgebieden Reglement verkiezing ambtsdragers Afspraken bezoekregeling pastoraat Inhoudsopgave gemeentegids Protocollen Orde van dienst kerkdiensten Gang van zaken bijzondere diensten 28 1

3 5.2.1 Doopdienst Belijdenisdienst Doopdienst voor volwassenen Viering Heilig Avondmaal Trouwdienst Begrafenisdienst Preekvoorziening Ziekenzalving Kerkvisitatie Randkerkelijken Beroepingswerk Algemene opdracht beroepingscommissie Profielschets predikant Opzet gespreksnotities over kandidaten Functioneringsgesprek predikant Commissies (volgt) 49 2

4 INLEIDING: In 2004 is een werkgroep ingesteld om een nieuwe structuur te ontwikkelen voor de Nederlands Gereformeerde Kerk in Steenwijk. De aanleiding was drieledig. In de eerste plaats het moeilijk kunnen invullen van een aantal vacatures binnen de kerkenraad. Vervolgens was er tijdens kerkenraadsvergaderingen niet voldoende tijd voor het behandelen van geloofsinhoudelijke zaken. Ten derde werd de taak van de ouderlingen als te zwaar ervaren. In de nieuwe structuur zijn de taken binnen onze gemeente gebaseerd op de verschillende gaven van individuele leden. Na raadpleging van de gemeente is in mei 2005 de nieuwe structuur aangenomen en vastgelegd in het document Op weg naar een vitale gemeente. De belangrijkste aanpassingen bestonden uit een wijziging in bestuursvorm en een nieuwe invulling van het pastoraat. Naast de kerkenraad is een moderamen ingesteld, dat de bestuurlijke taken regelt en beleid voorbereidt. In 2010 en 2011 is dit document aangepast op basis van de opgedane ervaringen na 2005 en kreeg het document de naam Op weg blijven naar een vitale gemeente. Dit document Op weg blijven naar een vitale gemeente dient als basisdocument en naslagwerk. Het is noodzakelijk dat dit document iedere 5 jaar wordt geëvalueerd. Wijzigingen worden cursief weergegeven. Medio 2014 is er een aanpassing doorgevoerd in de beschrijving van het pastoraat met betrekking tot de wijken. Deze aanpassingen zijn opgenomen in hoofdstuk II, Het Pastoraat. De rest van de hoofdstukken zijn op details geactualiseerd, waaronder informatie over Meldpunt Misbruik en Gedragscode (8.4). Tevens zijn een aantal bijlagen geactualiseerd. 3

5 Gemeentevisie Nederlands Gereformeerde Kerk van Steenwijk: Jezus Christus willen wij, als Nederlands Gereformeerde Kerk van Steenwijk, centraal stellen. Hij is onze Heer. In Hem, die voor ons is gekruisigd en opgestaan, zien we de grote liefde van God de Vader, de almachtige Schepper. Zijn Geest geeft ons kracht en maakt ons levend (noot 1). In gehoorzaamheid aan Hem en door Zijn genade: - richten wij ons naar Gods Woord, de Bijbel. - zien wij naar elkaar om en streven we ernaar samen een hechte gemeenschap te vormen. - willen wij net zo open, uitnodigend en dienstbaar in de wereld staan als Hij. - bemoedigen wij elkaar en geven elkaar ruimte om te groeien, om steeds meer te gaan lijken op Hem. - geven wij de liefde, die Hij in ons wakker roept, ook praktisch handen en voeten, om de gemeente te bouwen en Zijn naam groot te maken. - beschouwen wij nieuwere of oudere vormen (noot 2) niet als doel op zichzelf, maar beoordelen hen naar hun dienstbaarheid aan Zijn liefde. Noot 1: Deze visie wil bewust aansluiten bij het klassieke christelijke belijden, zoals verwoord in de Apostolische Geloofsbelijdenis. In die zin weten wij ons verbonden met de kerk van alle tijden en plaatsen, met alle mensen die Christus willen liefhebben en dienen. Binnen die wereldwijde kerk mogen wij in Steenwijk en omgeving onze eigen plaats innemen en onze eigen opdracht zoeken en vervullen, in afhankelijkheid van Hem. Noot 2: Met vormen wordt o.a. bedoeld: muziekstijlen, liturgische vormen, organisatievormen, gebouwen. Van belang als middel, niet als doel. 4

6 HOOFDSTUK I 1 BESTUURSVORM VAN DE NGK STEENWIJK 1.1 Algemeen Zoals in de inleiding is weergegeven is er een moderamen en een kerkenraad. Het moderamen bestuurt en maakt beleid. De kerkenraad stelt het beleid, dat is voorbereid door het moderamen, vast. De kerkenraad bestaat uit de leden van het moderamen en alle andere ouderlingen en diakenen. Ouderlingen en diakenen worden aangesteld voor de periode van 4 jaar (zie verder bijlage 2: Reglement verkiezing ambtsdragers). 1.2 Er zijn vier aandachtsgebieden binnen de gemeente Geloofstoerusting. Dit bestaat uit erediensten, kindernevendiensten, catechese, Bijbelstudie, leerhuizen, clubs en dergelijke Pastoraat. Dit bestaat uit huisbezoek, ziekenbezoek, hulpverlening en zorg binnen de wijk Kerk en samenleving. Dit bestaat uit diaconie, evangelisatie, zending en vervolgde christenen Financiën. Dit bestaat uit beheer financiën, beheer gebouwen en veiligheid. 1.3 Uitgangspunten Alle geformuleerde aandachtsgebieden worden vertegenwoordigd in de kerkenraad. Taken binnen het pastoraat worden verdeeld tussen ouderlingen, diakenen, wijkaanspreekpunten en gemeenteleden. Deze taken worden uitgevoerd binnen een wijkkring. Dit laatste wordt verder uitgewerkt in Hoofdstuk II (Het Pastoraat) Het moderamen en de kerkenraad worden ondersteund door het scribaat Schematisch overzicht bestuursvorm en verdeling aandachtsgebieden, zie bijl HET MODERAMEN 2.1 Algemeen Het moderamen vormt het dagelijkse bestuur en heeft de bevoegdheid van de kerkenraad voor de uitvoering van haar werkzaamheden. Het moderamen richt zich op het besturen van de gemeente en maakt beleid. Het moderamen bestaat uit een ouderling-bestuur (voorzitter), een diaken-bestuur (vicevoorzitter) en de predikant De predikant heeft zitting in het moderamen vanwege zijn centrale positie in de gemeente. De predikant is er primair voor de geestelijke opbouw van de gemeente en is op dit gebied de spil binnen het moderamen. Hij speelt in alle aandachtsgebieden met uitzondering van financiën een belangrijke rol. Met name in de aandachtsgebieden pastoraat en geloofstoerusting neemt hij veelal het initiatief tot verbetering en opbouw van de gemeente. De predikant wordt zoveel mogelijk ontlast van operationele taken Het moderamen en de kerkenraad worden ondersteund door het scribaat. De scriba is geen lid van het moderamen en de kerkenraad en heeft geen beleidsbepalende en meebeslissende functie. 5

7 2.1.4 Onder verantwoordelijkheid van het moderamen geeft de Commissie Van Beheer (CVB) advies over de aandachtsgebieden financiën (inclusief de aanschaf van goederen), beheer en instandhouding van roerende en onroerende goederen en veiligheid. De voorzitter van de CVB wordt op afroep of op initiatief van de commissie zelf gevraagd vergaderingen van het moderamen bij te wonen. Instructie CVB zie hoofdstuk Diversen De profielschets van de predikant is weergegeven in bijvoegsel (Profielschets van de predikant) Het moderamen vergadert eens per maand. 2.2 Taken van het moderamen Visie en beleid voorbereiden en uitvoeren Beleidskaders aangeven voor commissies, aandachtsgebieden en werkgroepen Evalueren en toetsen van ontwikkelingen in de gemeente en aandachtsgebieden aan eerder vastgesteld beleid Zonodig voorbereiden voorstellen wijziging verkiezingsreglement Besluiten nemen over daartoe door de kerkenraad gemandateerde onderwerpen Onderhouden externe contacten Voorbereiden van vergaderingen van de kerkenraad Behandeling ingekomen post Communicatie met gemeente door middel van gemeentedagen/avonden enz Aanspreekpunt voor de gemeente en de buitenwereld Eindverantwoordelijk voor aandachtsgebieden financiën, geloofstoerusting en kerk en samenleving Uitvoeren van organisatorische taken, waaronder preekvoorziening, preekrooster, collecterooster, rooster kerkdiensten, rooster dienstdoende ouderlingen en diakenen, jaarlijkse bezoeken van kerkenraadsleden aan diverse clubs en catechisatie en kascontroles. Deze taken kunnen worden gedelegeerd. NB. Personele aangelegenheden betreffende de predikant worden door het moderamen voorbereid en indien nodig besproken in de kerkenraad. 2.3 Profielen van de ouderling-bestuur en de diaken-bestuur Profiel van de ouderling-bestuur In de eerste plaats heeft de ouderling-bestuur de gave van besturen De ouderling-bestuur is in staat om samen met anderen visie en beleid te ontwikkelen De ouderling-bestuur is in staat om de belangen van de verschillende aandachtsgebieden af te wegen en keuzes te maken. Dit moet leiden tot opbouw van de Nederlands Gereformeerde Kerk De ouderling-bestuur vertegenwoordigt binnen de kerkenraad het aandachtsgebied geloofstoerusting De ouderling-bestuur is bereid zich verder te verdiepen in het geloof, kerkelijk leven en het besturen van een gemeente om daarmee zijn eigen deskundigheid te vergroten De ouderling-bestuur is voorzitter van moderamen en kerkenraad Profiel van de diaken-bestuur Zie het profiel ouderling-bestuur (met uitzondering van ). 6

8 De diaken-bestuur vertegenwoordigt in de kerkenraad het aandachtsgebied kerk en samenleving De diaken-bestuur is afgevaardigde voor Regio en Raad van Kerken De diaken-bestuur is vicevoorzitter van moderamen en kerkenraad. 3 DE KERKENRAAD 3.1 Algemeen In de kerkenraad zijn alle aandachtsgebieden (pastoraat, geloofstoerusting, kerk en samenleving en financiën) vertegenwoordigd. Er is bewust gekozen voor een voltallige afvaardiging van de ouderlingen en diakenen uit de verschillende aandachtsgebieden, omdat de kerkenraad gericht is op inhoudelijke opbouw en afstemming van de ouderlingen en diakenen en de verschillende aandachtsgebieden. Het aandachtsgebied financiën wordt vertegenwoordigd in indirecte zin door de leden van het moderamen. De kerkenraad vergadert eens per twee maanden. 3.2 Samenstelling Het moderamen Drie ouderlingen-pastoraat namens de pastorale teams (= pastoraat), waarvan er 1 optreedt als jeugdouderling Drie diakenen-pastoraat namens de pastorale teams (= pastoraat), waarvan er 1 optreedt als jeugddiaken De predikant als lid van het moderamen en zijn bijzondere taken in het pastoraat en t.a.v. de geestelijk opbouw van de gemeente. 3.3 Taken van de kerkenraad Vaststellen van visie, beleid en werkplannen van de verschillende aandachtsgebieden Bespreken van inhoudelijke onderwerpen aangaande het pastoraat, geloofstoerusting en kerk en samenleving Moderamen mandateren t.a.v. een aantal vast te stellen onderwerpen Inhoudelijke uitwisseling en afstemming van de werkzaamheden van de verschillende aandachtsgebieden Ondersteunen van het moderamen in communicatie met de gemeente. 4 DE DIACONIE 4.1 De diaconie vormt geen apart aandachtsgebied. De taken van de diaconie zijn ondergebracht bij de aandachtsgebieden pastoraat en kerk en samenleving. Of hiermee alle diaconale taken zijn afgedekt moet blijken. Hiertoe zal onder leiding van de diaken-bestuur regelmatig een evaluatie moeten plaatsvinden. 4.2 Door de diaconie zal een diaconaal beleidsplan worden opgesteld (zie hoofdstuk III, 8.3, in dit hoofdstuk zijn voorlopig enkele werkzaamheden van de diaconie opgesomd). 4.3 De diaken-bestuur richt zich in het bijzonder op het aandachtsgebied kerk en samenleving. 7

9 4.4 De diakenen-pastoraat en de jeugddiaken verrichten de praktische taken t.a.v. de gemeente binnen hun eigen wijkkringen. Hierbij denken we aan zaken zoals het regelen van kerktelefoon (via internet) en vervoer, maar ook een zeer specifieke taak als aanvragen van gemeenteleden betreffende financiële ondersteuning door de kerk. 4.5 Naast de wijkkring gebonden taken kunnen de diakenen de algemene taken t.b.v. de gemeente onderling verdelen, zoals bijv. het bestemmen van collectegelden, het collecteren, de avondmaalstafel voorbereiden, enz. 4.6 In de toekomst kunnen een aantal taken van de diakenen t.b.v. gemeenteleden gedelegeerd worden naar gemeenteleden binnen de wijkkringen, tevens kunnen taken binnen de eredienst volgens rooster verdeeld worden over gemeenteleden. 4.7 Een aantal, van huis uit diaconale, taken worden al door andere gemeenteleden verzorgd (regelen van vervoer, verzorgen van bloemen in de kerk en verzorgen van koffiedrinken na de kerkdienst). De diaconie zorgt wel voor het continueren van deze taken. 4.8 Gelden t.b.v. de diaconie worden door de diaconie zelf beheerd. Overdracht van diaconale collectes wordt uitgevoerd door de CVB (penningmeester). 5 HET SCRIBAAT 5.1 Algemeen Het scribaat wordt ingevuld door een scriba. De scriba runt in feite het kerkelijk bureau en neemt deel aan alle vergaderingen van moderamen en kerkenraad. De scriba is geen lid van de kerkenraad en heeft derhalve geen stemrecht. De scriba heeft tevens een adviserende rol. 5.2 Taken scriba opstellen van agenda voor moderamen en kerkenraad notuleren van vergaderingen van moderamen en kerkenraad behandelen en archiveren van ingekomen post/mail en andere stukken maken van dienstrooster van ouderlingen en diakenen maken van vergaderroosters van moderamen en kerkenraad verzorgen van uitgaande post afkondigingen opstellen voor de zondagse diensten notuleren van gemeentevergaderingen verzorgen van verslagen van de kerkenraads- en gemeentevergaderingen in Bouwstof bijhouden kerkelijke administratie bijhouden van activiteitenkalender in Bouwstof andere taken, die niet direct tot het werk van de scriba behoren, maar op dit moment worden uitgevoerd door de scriba: bijhouden van verjaardagen van ouderen m.b.t. de bloemen vertegenwoordiging van de Ned. Ger. Kerk bij jubilea, intrede, enz bijhouden van de kerkelijke stand redactielid Bouwstof alle printwerk voor Bouwstof enz. 8

10 HOOFDSTUK II 6 HET PASTORAAT IN DE NEDERLANDS GEREFORMEERDE KERK STEEN- WIJK 6.1 Visie op pastoraat Met het begrip pastoraat wordt aangegeven dat iemand geestelijke verzorging krijgt. Vaak wordt dit verzorgd door de predikant en ouderlingen, maar ook andere kerkleden kunnen deze taak vervullen. Pastoraat wordt ook wel zielzorg genoemd. In de bijbel wordt pastoraat weergegeven als herderlijke zorg en het vermogen om bijstand te verlenen, één van de functies die in de kerk behoren te worden uitgeoefend (1 Kor 12:28) Het pastoraat kent veel raakvlakken met prediking, catechese, diaconaat en (welzijns)zorg en kenmerkt zich door contact tussen gemeenteleden. Wezenlijk hierbij is het goed luisteren naar de ander en (meestal) samen Bijbellezen en bidden Gezien het bovenstaande vindt het pastoraat plaats op 4 niveaus: tussen gemeenteleden onderling, door wijkaanspreekpunten, door ouderlingen/diakenen en door de predikant Het pastoraat uitgevoerd door gemeenteleden onderling en door een wijkaanspreekpunt vraagt om nuancering. Pastoraat kan hier beter onderlinge zorg worden genoemd, het gaat in feite om aandacht voor en medeleven met elkaar. Het wijkaanspreekpunt is aanspreekpunt voor het pastorale team (ouderling en diaken) en voor de leden van de wijk De basis van de uitvoering van onderlinge zorg ligt bij de gemeenteleden zelf, zij voeren deze zorg uit. De wijkaanspreekpunten delegeren de uitvoering daarvan. Het succes van een goede uitvoering van onderlinge zorg ligt bij de leden van de wijk zelf en niet bij de persoon van wijkaanspreekpunt Om dit te structureren zijn de gemeenteleden ingedeeld in wijkkringen. Het doel van het werken in wijkkringen is het vergroten van de onderlinge betrokkenheid. Een wijkkring bestaat uit ongeveer 20 volwassen personen. Hieraan worden thuiswonende kinderen / jongeren toegevoegd. Bij de indeling van de wijken wordt geprobeerd om rekening te houden met bereikbaarheid (adressen bij elkaar in de buurt), aanwezige problematiek en leeftijdsopbouw. Om het pastoraat werkbaar te houden moet een wijk niet te groot worden, zo nodig moet een wijk worden heringedeeld. Periodiek moet de samenstelling van de wijken worden geëvalueerd. Alhoewel de ouderen gewoon in de wijken zijn ingedeeld, krijgen zij extra aandacht van speciaal daarvoor aangestelde ouderenbezoekers De behoefte aan zorg verschilt per wijk en is afhankelijk van de samenstelling van de wijk. Signaleren en vaststellen van de behoefte is samenspraak en samenwerking tussen gemeenteleden, wijkaanspreekpunten, ouderlingen/diakenen en predikant. Elk adres wordt door het pastorale team benaderd om de wensen ten aanzien van pastoraat, zorg en onderlinge contacten binnen de wijkkring in kaart te brengen. Deze wensen kunnen een gespreksonderwerp zijn tijdens bezoeken of ander contact, zodat (pastorale) zorg waar nodig kan worden aangepast Het bewaken van de (pastorale) zorg gebeurt niet alleen vanuit de wijkkringen zelf. Periodiek vindt overleg plaats tussen predikant en ouderlingen-pastoraat over 9

11 het leggen van prioriteiten en waar moet worden gestuurd. Hierover zijn afspraken gemaakt. Deze zijn vastgelegd in bijlage 3 (Bezoekregeling) Het jeugdpastoraat neemt een aparte plaats in binnen de gemeente en wordt in hoofdstuk 7 beschreven. 6.2 Structuur pastoraat De gemeente bestaat uit 6 wijkkringen. De wijkkringen zijn verdeeld over 2 pastorale teams. Deze teams bestaan ieder uit een ouderling-pastoraat, een diakenpastoraat en 3 wijkaanspreekpunten. Alle ouderen krijgen bovendien extra aandacht van ouderenbezoekers. Daarnaast is er het jeugdpastoraat. Het jeugdpastoraat bestaat uit een jeugdouderling, een jeugddiaken en 4 jeugdcontactpersonen. De jeugd is in 3 leeftijdscategorieën verdeeld. Zie verder paragraaf 7, Jeugdpastoraat. De indeling van de wijken staan weergegeven in de gemeentegids. In deze gids staat onder meer het totale ledenbestand van de gemeente. De gids wordt periodiek gewijzigd. 6.3 Contacten binnen een wijkkring Er bestaan veel vormen wat betreft de invulling van contacten binnen een wijkkring. De vorm is mede afhankelijk van de samenstelling en behoefte binnen de kring. De wijkkring stelt zelf vast welke behoefte aan zorg en contact er binnen de wijk is en wie deze zorg verleent. Het wijkaanspreekpunt delegeert in feite de gewenste activiteiten. Als voorbeeld, binnen de wijk is vastgesteld wie welke zorg wil verlenen. Periodiek zal dat binnen de wijk worden geïnventariseerd. Het wijkaanspreekpunt delegeert op basis hiervan de activiteiten. Ook kunnen naar behoefte van de wijk zelf de leden van een wijkkring bij elkaar komen. Het primaire doel is elkaar beter leren kennen en hierdoor meer met elkaar betrokken raken. Ook kan kennis worden gemaakt met nieuwe leden die bij de wijk horen zodat ze zich meer betrokken voelen bij de gemeente. De invulling van de avond of middag is heel verschillend en varieert van gewoon gezellig samen zijn, samen eten, een onderwerp bespreken, een sportieve activiteit samen uitvoeren, iets organiseren voor anderen, enz. Het pastorale team van de wijk stimuleert de activiteiten binnen de wijkkring, de leden organiseren het en voeren het uit. 6.4 Het pastorale team De ouderling-pastoraat blijft eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het pastoraat. De ouderling- en de diaken-pastoraat coördineren samen de uitvoering van het pastoraat en verdelen de taken onderling Om structuur aan te brengen in het bezoekwerk vergadert het pastoraat (predikant, ouderlingen-pastoraat en diakenen-pastoraat) minimaal eens per jaar (planning maand november). Aan de hand van een rooster wordt afgesproken welke gemeenteleden structureel bezoek nodig hebben. Op basis van dit rooster is het voor de predikant en de pastorale teams duidelijk wanneer en hoe vaak iemand een bezoek moet ontvangen. Het bezoeken van ouderen (er zijn veel gemeenteleden 80+), zieken en gemeenteleden die om wat voor reden dan ook (na)zorg nodig hebben, wordt ook structureel gepland. Hierin worden ook de bezoeken aan gewone gemeenteleden meegenomen. De predikant richt zich op de randkerkelij- 10

12 ken. In bijlage 3 (Bezoekregeling) is meer beschreven over met name de frequentie van het afleggen van bezoeken Bij de uitvoering van het pastoraat staat de vraag van het gemeentelid centraal, er wordt zorg op maat geleverd. Het pastorale team is vrij om de taken te verdelen naar persoonlijke affiniteit, gaven, aard van het pastoraat en de vraag van het individuele gemeentelid De ouderling-pastoraat wordt altijd betrokken bij pastoraat met een bijzondere hulpvraag (ziekte, overlijden, psychische problemen, andere levensingrijpende problemen) De ouderling-pastoraat is de contactpersoon voor de kerkenraad, de predikant en andere pastorale teams Het pastorale team initieert en stimuleert naar behoefte bijeenkomsten van de wijkkring Door het pastorale team wordt jaarlijks een werkplan gemaakt waarin de activiteiten en de taakverdeling staat. Dit wordt bekend gemaakt binnen de wijkkringen. 6.5 Taken ouderling-pastoraat In eerste instantie heeft hij/zij de rol van coach, helpt de wijk op weg, bezoekt mensen met ernstige problemen, zonodig met een collega. Hij/zij stimuleert en stuurt als dat nodig is en werkt samen met het pastoraal team waar hij/zij toe behoort Lid zijn van de kerkenraad en worden bevestigd in het ambt van ouderling Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie Ingeroosterd worden in rooster dienstdoende ambtsdrager Stimuleert dat binnen de wijk onderlinge zorg wordt verleent en dat de leden van een wijk bij elkaar komen. (De leden van een wijk moeten dit zelf met elkaar uitvoeren.) Geeft extra aandacht aan gezinnen en gemeenteleden die bijzondere zorg en aandacht nodig hebben Regelmatig met zijn/haar team vergaderen om de zorg in de wijk op peil te houden Zich laten bijstaan door diakenen en/of wijkaanspreekpunten (of ander lid van de wijk) bij het bezoeken van de hun toevertrouwde adressen Werkt de opvolger in gedurende 3 maanden. 6.6 Taken diaken-pastoraat Geeft hulp bij financiële nood Ondersteunt de ouderling-pastoraat en wijkaanspreekpunten in organisatorische zin Coördineert bij ziekte hand- en spandiensten of andere praktische zaken samen met het aanspreekpunt of ander lid van de wijk Zorgt ervoor dat aan nieuwe leden informatie wordt gegeven met betrekking tot Commissie Van Beheer, financiën, vrijwillige bijdrage, enz. (zie ook punt 8.2. Introductie nieuwe leden) Is lid van de kerkenraad en wordt bevestigd in het ambt van diaken Doet na overleg met minimaal 2 andere personen (bijv. collega-diakenen of de ouderling-pastoraat) voorstellen over de verdeling van de diaconale gelden t.b.v. ondersteuning individuele gemeenteleden. 11

13 6.6.7 Neemt deel aan kerkenraadsvergaderingen Is ingeroosterd in het rooster voor dienstdoende ambtsdragers Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie Werkt de opvolger in gedurende 3 maanden Neemt zo mogelijk deel aan diaconale projecten. 6.7 Taken wijkaanspreekpunt Treedt op als aanspreekpunt voor het pastorale team (ouderling en diaken) en leden van de wijk Maakt samen met de leden van de wijk afspraken over de te verdelen taken (praktische hulp, aandacht, organiseren wijkbijeenkomst, enz.). Stemt behoefte en uitvoering op elkaar af Coördineert in overleg of samen met de diaken-pastoraat de uitvoering van hand -en spandiensten of andere praktische hulp bij ziekte. De uitvoering ligt bij de leden van de wijk zelf. 6.8 Profielen van de ouderling-pastoraat, diaken-pastoraat Profiel van de ouderling-pastoraat In de eerste plaats heeft de ouderling de gave van het pastoraat De ouderling is in staat een pastoraal team te begeleiden en in goede afstemming met elkaar de taken te verdelen en het pastoraat te ontwikkelen De ouderling is in staat om pastoraatzaken af te stemmen met kerkenraad, predikant en andere pastorale teams De ouderling is bereid zich te verdiepen in zaken van het pastoraat om daarmee zijn/haar eigen deskundigheid te vergroten Profiel van de diaken-pastoraat De diaken heeft de gave van organiseren De diaken heeft de gave van ondersteunen bij praktische vragen, vragen van financiële aard, vragen betreffende welzijn en andere niet specifieke pastoraatzaken De diaken draagt (samen met de ouderling) zorg voor afstemming met kerkenraad, predikant en andere pastorale teams betreffende zaken anders dan pastoraat. 7 HET JEUGDPASTORAAT 7.1 Visie op jeugdpastoraat Zoals we bij het pastoraat spreken over pastorale teams, spreken we m.b.t. de jeugd over het jeugdpastorale team. Hierin werken de jeugdouderling, de jeugddiaken en de jeugdcontactpersonen samen. We spreken m.b.t. de jeugd niet over indeling naar wijk, maar indeling naar leeftijd gecombineerd met de bestaande jeugdclubs. Zo zijn er 3 leeftijdsgroepen (jeugdgroepen), 12 tot 15 jaar (Soulmates), 16 tot 18 jaar (The Choice) en 19 tot 25 jaar (geen specifieke naam). Daarnaast is er een groep Bijbelstudie Spirit waar met name jong belijdende leden regelmatig bijeen komen. Deze laatste groep heeft ook een jeugdcontactpersoon. Uiteraard kan van deze opzet naar behoefte en wenselijkheid worden afgeweken. De jeugdcontactpersonen zijn niet volledig gekoppeld aan een leeftijdsgroep maar zijn in feite de leidingge- 12

14 venden van de diverse jeugdclubs. Bij het jeugdwerk vinden we het onderscheid in bestuur en pastoraat niet terug. Bestuurlijk gezien valt het jeugdpastorale team onder de verantwoordelijkheid van het moderamen. Wel zal het moderamen advies vragen aan het jeugdpastorale team over het voorbereiden van besluiten m.b.t. jeugdaangelegenheden. De jeugdouderling en jeugddiaken zijn lid van de kerkenraad. Alhoewel wordt gesproken van het jeugdpastorale team is de toevoeging pastoraat bij de jeugdouderling en jeugddiaken overbodig. Bovendien voert de jeugddiaken in feite met name organisatorische taken uit. In de taakbeschrijvingen wordt de toevoeging pastoraat dan ook weggelaten. De jeugddiaken is tevens voorzitter van de jeugdcommissie. De jeugdcommissie coördineert, stimuleert en organiseert activiteiten voor de jeugd (zie ook Gemeentegids, hoofdstuk Jeugdwerk). De taak van de jeugdcontactpersonen wordt in de volgende context gezien. Er ligt vooral een signalerende taak, waarbij laagdrempelige contacten met de jongeren worden onderhouden. Dit doet ieder op zijn eigen wijze naar behoefte van de jeugdige. De één gaat op huisbezoek, de ander legt contacten met name rondom club en kerkdienst. De jongere moet het gevoel hebben dat hij bij de jeugdcontactpersoon zijn ei kwijt kan, een gesprek kan aangaan. Dat kan oppervlakkig, maar ook in de diepte. Als er serieuze problemen zijn (gezondheid, school, thuissituatie, relaties, enz.) vindt altijd afstemming plaats met de ouderling-pastoraat van het gezin. Zo wordt gezamenlijk (pastorale) hulp geboden en wordt niet langs elkaar heen gewerkt. Dit wordt altijd met de betreffende jongere besproken zodat vertrouwen niet wordt geschaad. Om niet te lang zelf met een probleem van een jongere rond te blijven lopen kan het probleem in vertrouwen met wijkcontactpersoon, ouderlingpastoraat of predikant worden besproken. De jeugdcontactpersoon is geen therapeut. Moeilijke problemen horen thuis bij professionals die hiervoor hebben gestudeerd. 7.2 Taken jeugdouderling Bezoekt de jeugd, met name indien er bijzondere zorg en aandacht nodig is Vergadert regelmatig met het jeugdpastorale team om de zorg voor de jeugd op peil te houden. Hiervoor onderhoudt hij/zij contact met de predikant en andere pastorale teams of hun contactpersonen Heeft de rol van coach ten opzichte van de andere leden van het jeugdpastorale team Ziet samen met het pastorale team toe op contacten tussen de jeugd en stimuleert en stuurt als dat nodig is Werkt samen met en adviseert de predikant met betrekking tot het jeugdwerk Is lid van de kerkenraad en wordt bevestigd in het ambt van ouderling Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie Wordt ingeroosterd in rooster dienstdoende ambtsdrager Werkt de opvolger in gedurende 3 maanden. 7.3 Taken jeugddiaken Ondersteunt de jeugdouderling en jeugdcontactpersonen in organisatorische zin en vergadert regelmatig met het jeugdpastorale team. 13

15 7.3.2 Is voorzitter van de jeugdcommissie en coördineert en organiseert het jeugdwerk: onderhoudt contact met leiding van de clubs is de schakel tussen kerkenraad en clubs werft leiding en methodes voor de clubs organiseert jeugddiensten en andere extra activiteiten Is lid van de kerkenraad en wordt bevestigd in het ambt van diaken Wordt ingeroosterd in het rooster voor dienstdoende ambtsdragers Gaat discreet om met vertrouwelijke informatie Werkt de opvolger in gedurende 3 maanden. 7.4 Taken jeugdcontactpersoon Houdt contact met alle jongeren van de groep en bevordert het omzien naar elkaar tussen de jeugd en stimuleert onderling contact (bijv. aandacht voor verjaardag, examen, enz.) Gaat in gesprek met alle jongeren en signaleert of een jongere aandacht nodig heeft op persoonlijk vlak of geloofsgebied, eventueel afstemmen met wijkcontactpersonen Doet verslag van de contacten tijdens periodiek overleg met het jeugdpastorale team (doel: evaluatie, ervaring uitwisselen). Zie ook 7.1. m.b.t. context taken Bewaakt periodiek de ontwikkeling van het geloofsleven en bespreekt dit bij stagnatie met jeugdouderling en predikant Licht bij grote problemen ook ouderling-pastoraat, predikant en jeugdouderling in en stemt hulp af Signaleert voor de zelfstandig wonende jongeren bij ziekte de noodzakelijke hand -en spandiensten of andere praktische hulp. Draagt deze hulpvraag in overleg met de jeugdouderling over aan een ander pastoraal team Verwelkomt nieuwe jeugdleden. 14

16 HOOFDSTUK III 8 DIVERSEN 8.1 Communicatie en informatie Communicatie en informatie binnen onze gemeente is belangrijk om zowel in- als extern mensen met elkaar in contact te brengen en aan elkaar te binden. Uiteraard zijn de contacten binnen het pastoraat van het grootste belang, dit is in de voorgaande hoofdstukken beschreven. Goed communiceren en elkaar en anderen informeren is niet alleen de verantwoordelijkheid van het pastoraat, maar is iets van alle gemeenteleden. Er is een communicatiecommissie aangesteld om communicatie in algemene zin te verbeteren en het moderamen te adviseren in het gebruik van moderne middelen Website De Nederlands Gereformeerde Kerk te Steenwijk heeft een eigen website Deze site is gekoppeld en toegankelijk via de algemene website van de Nederlands Gereformeerde Kerken De site wordt beheerd door een webmaster. Op de site zijn de meest relevante zaken van de gemeente opgenomen (zaken uit gemeentegids, orde van dienst, roosters, enz). Op de site kan ook naar diverse zaken worden doorgeklikt, bijv. naar het document Op weg blijven naar een vitale gemeente, ons kerkblad Bouwstof of het life meeluisteren naar een kerkdienst Gemeentegids De Nederlands Gereformeerde Kerk te Steenwijk heeft een gemeentegids. Deze gids bestaat uit 7 katernen en wordt naar behoefte aangepast. De katernen zijn: ledenlijst, rond de kerkdiensten, kerkelijke zaken, kringwerk, jeugdwerk, commissies en overig. In bijlage 3 is de inhoud van de gemeentegids weergegeven Beamteam Onze kerk is in het bezit van een beamer en er is een beamteam opgericht. De beamer is in eerste instantie aangeschaft om de kerkdiensten te ondersteunen. Verder zal het beamteam advies geven over en ondersteunen bij het gebruik van de beamer. Het team valt onder de verantwoordelijkheid van het moderamen en de ouderling-bestuur is het aanspreekpunt. Voor wat betreft de apparatuur valt het team terug op de CVB Bouwstof Regelmatig wordt het blad Bouwstof uitgegeven. Hierin staan alle actuele zaken van en voor de gemeente Gezichtenboek Er is een gezichtenboek gemaakt waarin een pasfoto staat van alle gemeenteleden (voor zover men geen bezwaar had). Dit gezichtenboek zal periodiek worden aangepast indien er wijzigingen in het ledenbestand zijn Welkom en bloemen Iedere zondag staan er bloemen in de kerk die na de middag/avonddienst bij een gemeentelid worden bezorgd. Diegene die voor de bloemen zorgt (volgens een rooster, onder verantwoordelijkheid van de diaconie), is die dag ook gastheer/vrouw en verwelkomt eventuele gasten in de hal van de kerk. Soms wordt 15

17 afgekondigd dat er een extra bos bloemen naar een gemeentelid gaat. Deze bloemen worden dan verzorgd door de tweede ambtsdrager van dienst van die zondag, de kosten hiervan kunnen worden gedeclareerd bij de diaconie. Voor gasten die vaker komen of waarvan wordt vermoed dat ze op zoek zijn naar een gemeente, is er door de kerkenraad een speciale gastheer en gastvrouw aangesteld die aan deze gasten iets meer aandacht kan schenken Koffiedrinken na de ochtenddiensten In de regel is er na elke ochtenddienst koffiedrinken in het gebouw achter de kerk. Dit is een gelegenheid bij uitstek om andere gemeenteleden beter te leren kennen. Gasten worden door de ouderling van dienst tijdens de mededelingen uitgenodigd om hieraan deel te nemen. Dit koffiedrinken is ook een goede gelegenheid voor de speciale gastheer en gastvrouw om terugkerende gasten persoonlijk uit te nodigen na de ochtenddienst even te blijven Informatiefolder Achter in onze kerk ligt voor gasten een informatiefolder. Hierin wordt o.a. uitgelegd hoe bij ons de reguliere diensten verlopen. Ook is hierin algemene informatie te vinden over onze gemeente. De folder wordt indien nodig aangepast door zorg van de Communicatiecommissie. 8.2 Introductie nieuwe leden Introductie van nieuwe leden wordt uitgevoerd door het pastoraat. Hiervoor kan het pastoraat alle mogelijkheden benutten die ter beschikking staan (wijkaanspreekpunten, commissieleden, leiders van diverse verenigingen en clubs, enz.). Zodra een nieuw lid zich heeft aangemeld zal de predikant hem/haar voorstellen aan de gemeente tijdens een ochtenddienst. De dienstdoend ambtsdrager geeft voorafgaande van het aankondigen van het zingen van het eerste lied het woord hiervoor eerst aan de predikant. Het pastorale team (ouderling en diaken) coördineert verder de opvang van nieuwe leden. Hierbij is het van belang nieuwe leden goed te informeren. Hierbij denken we aan informatie over de gemeente (structuur bestuur, gemeentegids, bouwstof, gezichtenboek, website, clubs, verenigingen, enz). Ook is van belang te spreken over Commissie Van Beheer, financiën en vrijwillige bijdrage. Regelmatig contact en belangstelling (gewoon gesprekje over hoe het gaat) is zeker in het begin belangrijk. Het pastorale team vormt zich een beeld over gezinssamenstelling, werk, duur werkweek, kerkelijke historie, ervaring met kerkenraad en commissies, hobby's, talenten, misschien iets over de vorige gemeente (wat was daar bijzonder of juist niet), foto voor gezichtenboek, enz. Als een nieuw lid dat zelf wil, kan men ook gebruik maken van het schrijven van een kort stukje in Bouwstof om zich voor te stellen. Indien bij nieuwe leden ook jongeren aanwezig zijn, dan neemt het pastorale team ook contact op met het jeugdpastorale team. Aan jongeren wordt extra aandacht geschonken, zodat ze zich zo snel mogelijk thuis voelen. Zo snel mogelijk (wel op een moment dat het de nieuwe leden past) worden nieuwe leden betrokken in activiteiten van de wijk of als het kinderen betreft in activiteiten van de jeugd (in overleg met het jeugdpastorale team). Nieuwe leden zullen in principe het eerste jaar van hun lidmaatschap niet worden gevraagd voor een 16

18 ambt. Bij het vervullen van andere functies binnen de gemeente worden nieuwe leden zo veel mogelijk ontzien. Hierbij moeten er geen belemmeringen zijn om aanwezige ervaringen en talenten te benutten. 8.3 Diaconaal beleidsplan (volgt) De huidige diaconale taken zijn als volgt: De diaconie stelt het collecterooster v.w.b. de diaconale collectes vast. De diaconie zorgt voor een beschrijving van de collectedoelen voor Bouwstof en de wekelijkse afkondigingen De diaconie stelt jaarlijks het doel vast van het verjaardagsfonds De diaconie regelt jaarlijks omstreeks de kerst een kerstattentie voor ouderen (75+). De diaconie bepaalt of er ook andere gemeenteleden in aanmerking komen voor een kerstattentie (zieken, emeritus predikant, enz.) De diaconie helpt diegenen die thuis de kerkdiensten willen volgen met een aansluiting op internet of ander communicatiemiddel De diaconie beheert haar eigen financiën De diakenen in de wijken signaleren de behoefte aan vervoer (naar kerk, ziekenhuis, enz.) en in gezamenlijk overleg binnen de wijkkring wordt een vervoerslijst opgesteld De diakenen (bestuur en pastoraat) behandelen aanvragen voor financiële ondersteuning van gemeenteleden. Zij letten ook op stille armoede of andere vorm van nood De diaconie beheert de uitleen van de groot letterbijbels. 8.4 Meldpunt Misbruik en Gedragscode De NGK, GKv en CGK hebben gezamenlijk een Meldpunt Misbruik opgericht. Dit Meldpunt heeft en Protocol Misbruik ter beschikking gesteld. Dit protocol is bedoeld voor gemeenten die geconfronteerd worden met (sexueel) misbruik in pastorale en gezag relaties. Onze gemeente heeft gezien haar geringe omvang geen eigen Interne Vertrouwenspersoon (IVP) en valt hiervoor terug op het Meldpunt Misbruik zoals dat bestaat. Door de NGK is een gedragscode uitgegeven voor kerkelijke werkers binnen onze kerken. Deze gedragscode gaat ook over misbruik en is ter beschikking gesteld aan alle leden van onze kerk die op enigerlei wijze te maken hebben met leidinggeven binnen onze kerk. Het Meldpunt is te benaderen via of door te bellen naar (ma-vrij 9.00u-17.00u). Alle regelingen, protocollen en codes zijn ook op te vragen via Periodiek zal dit punt onder de aandacht worden gebracht. Relevante informatie over Meldpunt Misbruik en Gedragscode is ook opgenomen in de Gemeentegids. 17

19 8.5 Instructie Commissie van Beheer Door de kerkenraad van de Nederlands Gereformeerde Kerk te Steenwijk is een Commissie van Beheer (CVB) ingesteld. De taak van de CVB is de stoffelijke belangen van de kerk te behartigen. De CVB verricht haar werk in opdracht en onder toezicht van de kerkenraad en is aan deze verantwoording verschuldigd De CVB bestaat uit vijf belijdende leden en worden benoemd door de kerkenraad. De meerderheid van de CVB mag niet bestaan uit kerkenraadsleden De communicatie tussen de CVB en de kerkenraad verloopt via het moderamen. De voorzitter van de CVB laat zich bij financiële aangelegenheden vergezellen door de penningmeester. De notulen van de CVB worden ter inzage verstrekt aan het moderamen De leden van de CVB worden voor vijf jaar benoemd en treden daarna af. In bijzondere gevallen kan een aftredend lid direct worden herbenoemd Voor de vervulling van een vacature mag de CVB bepaalde personen aan de kerkenraad voorstellen, de kerkenraad is bij benoeming niet aan deze voordracht gebonden De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester worden door de CVB onderling vastgesteld. Verder vormt de CVB uit haar midden subcommissies voor gebouwen, financiën, veiligheid, enz De CVB zorgt voor goed onderhoud, instandhouding en gebruiksgereedheid van het kerkgebouw met de daarbij behorende lokaliteiten en alle overige roerende en onroerende goederen van de kerk. Bovendien draagt de CVB zorg voor de veiligheid in en rond het kerkgebouw. De CVB geeft aan de in dienst van de kerk zijnde koster(s) de nodige instructies In eerste aanleg stelt de CVB "Ons Gebouw" ter beschikking voor het houden van vergaderingen en bijeenkomsten van de eigen gemeente. Indien daar een conflict over bestaat beslist de kerkenraad. De beschikking over het kerkgebouw berust echter uitsluitend bij de kerkenraad De CVB mag in overleg met de kerkenraad het kerkgebouw en de overige lokaliteiten aan derden ter beschikking stellen. Afhankelijk van de gebruiker en doelstelling van het gebruik kan de CVB hiervoor een financiële vergoeding vragen De CVB heeft niet de bevoegdheid om enig eigendom van de kerk te vervreemden zonder toestemming van de kerkenraad De CVB beheert de financiële middelen van de kerk. Zij int de vrijwillige bijdragen en beijvert zich dat elk lid van de kerk daaraan op de voor hem gepaste wijze bijdraagt. Verder tracht zij met alle betamelijke middelen de inkomsten van de kerk zo groot mogelijk te maken. Zij betaalt alle ten laste van de kerk komende schulden, renten, traktementen, honoraria, lonen, belastingen, en sociale lasten. Hieronder zijn ook de kosten van het normale onderhoud begrepen genoemd onder punt Voor uitgaven anders dan hier genoemd zal de CVB vooraf overleg plegen met het moderamen Van alle inkomende en uitgaande gelden wordt door de penningmeester op duidelijke wijze boek gehouden Zo spoedig mogelijk na 1 januari brengt de penningmeester een financieel verslag uit over het afgelopen jaar. Na goedkeuring door de CVB worden deze stukken 18

20 door de voorzitter en de penningmeester via het moderamen aan de kerkenraad aangeboden. De kerkenraad zal na onderzoek en akkoordbevinding de CVB van het gevoerde beheer dechargeren De CVB regelt in eerste aanleg het gebruik en de bespeling van het kerkorgel De kerkenraad zal geen besluiten nemen over zaken die tot het aan de CVB toevertrouwde gebied behoren zonder daarover het advies van de CVB in te winnen. 19

21 Bijlage 1: Schematisch overzicht bestuursvorm en verdeling aandachtsgebieden Schematisch overzicht bestuursvorm Moderamen Kerkenraad Externe Contacten Ouderling-bestuur Diaken-bestuur Predikant Scriba Kerkelijk bureau Moderamen Ouderlingen-pastoraat (3) Diakenen-pastoraat (3) Commissie van Beheer Verdeling aandachtsgebieden Pastoraat Geloofstoerusting Financiën Kerk en Huisbezoeken Ziekenbezoek Wijkavonden Hulpverlening Erediensten Catechese Bijbelstudiekringen Clubs Seniorenmiddag Beheer, Financiën en Veiligheid Beheer Gebouwen samenleving Zending Evangelisatie Diaconie Vervolgde christenen Raad van kerken Predikant en Pastorale teams Ouderling-bestuur/ Predikant Commissie van Beheer Diaken-bestuur/ Predikant NB De aandachtsgebieden Geloofstoerusting en Kerk en Samenleving zijn niet strikt gescheiden voor ouderling- en diaken-bestuur. Te nemen initiatieven, standpunten en acties worden gezamenlijk voorbereid door het moderamen als geheel. Tevens zijn er commissies benoemd die onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad zelfstandig werken (bijv. voor Zending). Periodiek koppelt het moderamen met deze commissies terug over hun werk. Er is geen Evangelisatiecommissie. Op basis van de visie is dit een integraal deel van ons gemeente zijn. Acties en activiteiten omtrent evangelisatie worden zowel vanuit moderamen en kerkenraad als vanuit de gemeente geïnitieerd. 1

22 Bijlage 2 : Reglement verkiezing ambtsdragers Regeling voor de verkiezing van ambtsdragers in de Nederlands Gereformeerde Kerk te Steenwijk, vastgesteld op 25 juni 1951, laatstelijk herzien in juni Ouderlingen en diakenen worden verkozen door de gemeente volgens art. 4 en 12 van het Akkoord voor Kerkelijk Samenleven. 2. Ouderlingen en diakenen dienen vier jaar. Indien nodig kan deze periode met instemming van de gemeente worden verlengd. Afgetreden ambtsdragers zijn binnen twee jaar niet herkiesbaar. Hiervan zal alleen bij uitzondering worden afgeweken. 3. De kerkenraad stelt de belijdende leden in de gelegenheid de aandacht te vestigen op gemeenteleden die zij geschikt achten volgens Titus 1 : 5 9 om in het ambt te dienen. Dit dient, zo veel mogelijk met redenen omkleed, schriftelijk te gebeuren. Bij de verkiezing van een jeugdouderling of -diaken wordt de jeugd vanaf 15 jaar in de gelegenheid gesteld namen op te geven van gemeenteleden die zij geschikt achten. 4. De kerkenraad maakt eerst een groslijst op. De groslijst bestaat uit: 4.1. De namen van hen die door minstens drie gemeenteleden zijn voorgedragen De namen van hen die door één gemeentelid zijn voorgedragen en door twee leden van de kerkenraad worden gesteund De namen van hen die door één van de kerkenraadsleden worden genoemd en door twee andere kerkenraadsleden worden gesteund. Bij het vaststellen van de groslijst voor het verkiezen van een jeugdouderling of diaken wordt aan de opgave van de jongeren van 15 jaar en ouder extra aandacht besteed. Tevens waakt de kerkenraad ervoor dat er teveel naverwante familieleden in de kerkenraad zitting nemen. 5. De namen op de groslijst worden vervolgens besproken. De kerkenraad besluit of een naam op de groslijst blijft staan of wordt afgevoerd. Uiteindelijk moet op de groslijst het dubbele van het vereiste aantal te verkiezen ambtsdragers over blijven, de zogenaamde talstelling. Indien nodig kunnen nog weer andere namen worden toegevoegd. Bij een gelijk aantal stemmen wordt de oudste in jaren op tal gezet. Indien niet tot talstelling kan worden gekomen en er slechts één naam overblijft, zal de kerkenraad aan dit gemeentelid vragen of hij/zij de vrijmoedigheid heeft een benoeming te aanvaarden. Hierna zal de kerkenraad aan de gemeente voorstellen dit gemeentelid te benoemen. 6. Na de talstelling zal door de kerkenraad aan de gemeenteleden die op tal staan worden gevraagd of zij de vrijmoedigheid hebben om een benoeming te aanvaarden. Indien één van de twee die vrijmoedigheid niet heeft, zal de kerkenraad aan de gemeente voorstellen om over te gaan tot benoeming van de overgebleven kandidaat. Indien beiden menen hun benoeming niet te kunnen aanvaarden, start de kerkenraad de procedure opnieuw. 7. De namen van de gemeenteleden die op tal staan en hebben aangegeven een eventuele benoeming te aanvaarden worden op zijn laatst op de zondag voorafgaande aan de verkiezing aan de gemeente bekend gemaakt. 8. Voor de verkiezing van de ambtsdragers wordt een gemeentevergadering belegd. Wie niet bij de vergadering aanwezig kan zijn, heeft het recht bij ondertekend schrijven zijn stem uit te brengen. Deze schriftelijke stemmen zijn alleen geldig bij de eerste stemming. Alle belijdende leden hebben stemrecht. 9. Op de gemeentevergadering wijst de voorzitter van de vergadering drie gemeenteleden aan in een stemcommissie voor ouderling, van wie één ouderling. Drie andere gemeenteleden in een stemcommissie voor diaken, van wie één diaken. De stemming geschiedt met gesloten briefjes. Verkozen zijn de gemeenteleden op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht. Bij een gelijk aantal stemmen wordt de oudste in leeftijd verkozen geacht. Na 1

23 de verkiezing door de gemeente komt de kerkenraad samen om tot benoeming van de gekozene(n) over te gaan. 10. Bezwaren van formele aard tegen de verkiezing moeten op dezelfde vergadering waarop de verkiezing plaats heeft, worden ingediend. Eventueel kan de kerkenraad de stemming ongeldig verklaren en opnieuw laten stemmen. Van de verkiezing wordt aantekening gehouden in de notulen. 11. De verkozen ambtsdragers worden op de twee eerstvolgende zondagen aan de gemeente voorgesteld. Daarna vindt zo spoedig mogelijk de bevestiging plaats. 2

24 Bijlage 3: Bezoekregeling. 1. Bezoeken van gemeenteleden. In hoofdstuk II wordt het pastoraat beschreven en wat de rol en taak van een ieder hierin is (op 4 niveau s van gemeentelid tot predikant). Hierin staat niet beschreven hoe vaak iemand bezoek moet krijgen. Dit is voor elk individu anders. Predikant en ouderlingenpastoraat stemmen het afleggen van bezoeken met elkaar af. Het belangrijkste hierbij is dat predikant en ouderlingen-pastoraat van elkaar weten welke bezoeken worden afgelegd en wanneer. Deze bijlage geeft daar richting aan. 2. De basis van de af te leggen bezoeken ligt vast in een bezoekrooster (zie Hoofdstuk 6.4 Het pastorale team). Hierin wordt (minimaal) eens per jaar vastgelegd wie in welke frequentie bezoek moet krijgen. Hierin zijn ook bezoeken van diaken-pastoraat opgenomen. Uiteindelijk worden alle bezoeken, ook die zijn beschreven in punt 3, bijgehouden in een logboek. 3. Er zijn ook bezoeken van doelgroepen die niet in het rooster zijn opgenomen Het bezoeken van ouderen (er zijn veel gemeenteleden 80+), zieken en gemeenteleden die om wat voor reden dan ook (na)zorg nodig hebben Het bezoeken van de gewone gemeenteleden. 4. Het bezoeken van randkerkelijken. De bezoeken van het rooster (punt 2) worden (minimaal) eens per jaar gepland. Eens per twee maanden koppelen predikant en ouderlingen-pastoraat deze bezoeken terug, waarbij ook wordt bijgehouden welk bezoek wel of niet is afgelegd. Uiteraard is het de bedoeling dat de niet uitgevoerde bezoeken alsnog worden afgelegd. Tijdens de twee-maandelijkse vergadering van de kerkenraad informeren predikant en ouderlingen-pastoraat de gehele kerkenraad over het algemene verloop van de bezoekregeling en over eventuele knelpunten. 5. De bezoeken genoemd in punt 3.1 moeten ook structureel worden gepland en uitgevoerd. Een aantal bezoeken (met name aan zieken) is niet lang van te voren te plannen. Dit kan wekelijks. Deze bezoeken zijn de verantwoordelijkheid van de predikant en de ouderlingen-pastoraat. Het laten uitvoeren van deze bezoeken door anderen is beperkt en hierin heeft de predikant de belangrijkste rol. Uitgangspunt is dat de predikant gemiddeld 4-5 bezoeken per week plant en uitvoert. Aan het eind van elke week wisselen de predikant en de ouderlingen-pastoraat informatie met elkaar uit over de afgelegde bezoeken van de afgelopen week, de af te leggen bezoeken voor de komende week en eventueel te nemen acties. Hierdoor wordt inzichtelijk gemaakt wat er wordt gedaan en het voorkomt dubbele bezoeken. De predikant en ouderlingen-pastoraat weten van elkaar wat ze doen en waar de eigen prioriteit dan moet liggen. Het bijhouden van bezoeken (in een logboek) geeft ook inzicht in het aantal contacten van de predikant met de gemeente. Er zijn een aantal ouderenbezoekers aangesteld, deze ondersteunen het pastoraat bij het afleggen van bezoeken aan ouderen. De pastorale teams onderhouden hierover contact met de ouderenbezoekers. 6. Bezoeken genoemd in punt 3.2. In de wekelijkse planning van de predikant worden ook de gewone bezoeken aan (alle) gemeenteleden meegenomen (en opgenomen in het logboek). Uitgangspunt is dat de predikant in de eerste 4 jaar na indiensttreding alle gemeenteleden bezoekt, daarna worden er prioriteiten gesteld i.o.m. de ouderlingenpastoraat. De ouderlingen-pastoraat bezoeken alle gemeenteleden van hun wijken elke 2 jaar. 1