BESCHRIJVING CASE STUDY HET NIEUWE INSTITUUT

Transcriptie

1 BESCHRIJVING CASE STUDY HET NIEUWE INSTITUUT als onderdeel van het project Gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1.1.2) OP WEG NAAR EEN VOLWAARDIGE OMGEVING VOOR BORN DIGITAL Uitgave: Definitief Datum: 27 november 2015 Auteur: Projectmanager: Opdrachtgever: Behrang Mousavi, Frans Neggers Frans Neggers NDE werkprogramma Digitaal Erfgoed Houdbaar

2 Inhoudsopgave Achtergrond van de case study 1 Projectdefinitie 3 Context 3 Vraagstelling 4 Doelstelling voor HNI 4 Bredere doelstelling voor HNI en het NDE werkpakket houdbaar 5 Resultaten 5 Indeling van de leeromgeving 7 Project scope 7 Risico s 7 Projectorganisatie 8 Planning 8 Begroting 8 Bijlage I Schema beschikbaar maken resultaten leeromgeving 2

3 Achtergrond van de case study De afgelopen jaren heeft HNI de ambitie geformuleerd om te komen tot een volwaarde omgeving voor de digital preservation van architectuurarchieven. Daartoe is al veel kennis ontwikkeld. Naast een hoeveelheid digitally born archiefbestanddelen in de bestaande collectie, worden er enkele grote acquisities gedaan. De eerste daarvan, het archief van MVRDV, is onlangs verworven. Tijdens de Thursday Night van Het Nieuwe Instituut op 22 oktober heeft er naar aanleiding hiervan een presentatie en debat plaatsgevonden rond onder meer verzamelen, waardering en selectie, preservering, en (nieuwe) gebruiksmogelijkheden van digitally born archieven. Juni 2015 verscheen het TNO-rapport Born Digital Preservation bij Het Nieuwe Instituut, dat een analyse weergeeft van de huidige en gewenste capability en maturity levels m.b.t. digital preservation. De leeromgeving beoogt de opgave die uit dit rapport voortkomt te beantwoorden. Het MVRDV-archief zal het onderzoeksobject binnen de leeromgeving vormen. Op weg naar een volwaardige omgeving voor born digital heeft Het Nieuwe Instituut een traject ingezet dat bestaat uit een aantal onderdelen. 1. TNO-rapport Born Digital Preservation bij Het Nieuwe Instituut, Het TNO-rapport heeft de vorm van een capabilities-maturities analyse en beschrijft wat er nodig is om bij Het Nieuwe Instituut born digital preservation adequaat in te richten. Born digital preservation heeft als doel digitaal gevormde archieven duurzaam beschikbaar, bruikbaar en houdbaar te houden. 2. Weg naar certificering Onlangs verscheen het NCDD-eindrapport Hoe ver ben ik? Roadmap naar certificering van digitale repositories (Kees Waterman, juni 2015). Het Nieuwe Instituut streeft op termijn naar certificering op DSA-niveau 1. Inspanningen binnen het traject naar het realiseren van een born digital preservation omgeving zullen hierop afgesteld worden. 3. Leeromgeving (onderwerp van de case study) Om de ambities te bereiken wordt er een leeromgeving voor born digital opgezet. Deze beoogt - primair binnen de afdeling Erfgoed - kennis en vaardigheden te ontwikkelen en om uiteindelijk tot de inrichting van processen en systemen te komen, waarmee te ontwikkelen capabilities en te realiseren maturity levels die door TNO zijn geformuleerd behaald kunnen worden. Tevens wil Het Nieuwe Instituut daarmee stap voor stap het traject naar DSAcertificering afleggen. Tot de leeromgeving kan ook het ontwikkelen van een competentiebeleid voor de afdeling Erfgoed behoren. Primaire onderzoeksobject hierbij is het onlangs verworven MVRDV-archief. De opzet van de leeromgeving is gekoppeld aan het Project Born Digital. 1 DSA: Data Seal of Approval, basis niveau certificering voor digital repositories (op processen, verantwoordelijkheden/rollen en beleid m.b.t. veiligheid, beheer, preservation management, access etc. en een correcte werking van de systemen die ter ondersteuning daarvan dienen). 1

4 4. Project Born Digital Het project Born Digital sluit aan op de doelen die voortkomen uit de TNO maturitiescapablities analyse en draagt bij aan het komen tot een volwaardige omgeving voor opname, beheer en beschikbaarstelling van born digital. Ook heeft het project een relatie met het integreren van het verzamelen van born digital in het bestaande acquisitiebeleid en de verdere ontwikkeling daarvan binnen het project Nieuw Acquisitiebeleid. Daarnaast verkent het project de mogelijkheden om digitally born archieven in te zetten voor bestaande en nieuwe gebruikersgroepen, en welke nieuwe beschikbaarstellings- en onderzoeksmethoden daarbij ingezet kunnen worden. Hier heeft het project een relatie met het project Nieuwe Archiefinterpretaties (Annet Dekker). Onderzoeksobject is het onlangs verworven archief van architectenbureau MVRDV en een andere te verwachten belangrijke aanwinst. Dit traject zal op langere termijn verder uitgewerkt worden tot een academisch onderzoekstraject naar born digital archieven in hun verschillende aspecten en betekenissen, waarvan onder meer kennisontwikkeling en deling, debat en publicaties deel van uit zullen maken. 2

5 PROJECTDEFINITIE Context Om de ambities die HNI zichzelf gesteld heeft te bereiken wordt er een leeromgeving voor digital preservation opgezet. Deze beoogt kennis en vaardigheden binnen de organisatie op het gewenste niveau te brengen. Ook zullen de resultaten van leeromgeving een bijdrage leveren voor de inrichting van processen en systemen. Daarmee moeten de gewenste capability en maturity niveaus uit het TNO rapport behaald worden. Tevens wil Het Nieuwe Instituut daarmee stap voor stap het traject naar DSA-certificering afleggen. Tot de resultaten van de leeromgeving kan ook het ontwikkelen van een competentiebeleid voor de afdeling Erfgoed behoren. Primaire onderzoeksobject binnen de leeromgeving is het onlangs verworven MVRDV-archief. De opzet van de leeromgeving is gekoppeld aan het Project Born Digital waarin een concreet architectenarchief verwerkt zal worden. In het project Leeromgeving worden alle stadia van acquisitie, verwerking, duurzaam behoud en beheer en beschikbaarstelling doorlopen, en komt het onderwerp digitale duurzaamheid uitgebreid aan de orde. De leerresultaten van de leeromgeving en de opzet van de leeromgeving zullen als product binnen NDE verband beschikbaar gesteld worden aan andere instellingen. In bijlage I wordt het beschikbaar maken van de resultaten schematisch weergegeven. Case Study NDE werkpakket 3 Het project Leeromgeving vormt een case study binnen werkpakket 3 van de NDE (Netwerk Digitaal Erfgoed), voor het onderdeel A1, gedistribueerde voorzieningen. Het doel hiervan is door domeinoverstijgende samenwerking een gezamenlijk netwerk van voorzieningen tot stand brengen waarin duurzame toegang tot digitale informatie gegarandeerd is. 3

6 CCDD HNI is een van de partners van de CCDD (Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid), en was betrokken bij de totstandkoming van het rapport Born digital cultureel erfgoed is bedreigd erfgoed (2015). Ook binnen CCDD-verband zullen de resultaten van het project beschikbaar gesteld worden. Vraagstelling Collectionerende instellingen in de erfgoed- en kunstensector kennen vaste kaders voor het managen van hun analoge collecties. De processen zijn bekend, meest goed georganiseerd en de uitvoering wordt ondersteund door softwareapplicaties. De inhoudelijke kennis en vaardigheden van medewerkers voldoen aan de eisen die gesteld worden voor een goede taakuitvoering. Bestuur, management en organisatie zijn doorgaans kundig en capabel. De situatie is voor digitally born archieven en objecten vaak geheel anders. Er is hier bij de meeste instellingen een gap tussen het niveau van de huidige kennis, vaardigheden, systemen en faciliteiten en de gewenste niveaus. Er zijn daardoor grote problemen binnen het hele proces van het collectiemanagement: acquisitie, waardering en selectie, pre-ingest, ingest, beheer en preservation en access/beschikbaarstelling. Een goed bestuur en management hiervoor moet vaak nog ontwikkeld worden. Bovendien weten instellingen vaak niet goed hoe zij zich binnen een digitale wereld kunnen onderscheiden, meerwaarde kunnen toevoegen, bij het beschikbaar stellen van hun digitale collectie. Dit is ook de situatie waarvoor Het Nieuwe Instituut zich geplaatst ziet. Binnen het Project Leeromgeving wil Het Nieuwe Instituut een antwoord geven. Vanuit de centrale vraagstelling zullen er vraagstellingen voor de onderdelen van de leeromgeving geformuleerd worden. Bij de uitvoering zullen deze aan de hand van lesstof (kennisoverdracht) en cases, opdrachten en oefeningen beantwoord worden. Zowel de opzet van de leeromgeving als de resultaten van de uitvoering van de leeromgeving binnen HNI zullen binnen NDE werkpakket 3 Houdbaar / Gedistribueerde voorzieningen voor andere instellingen beschikbaar gemaakt worden. Zie ook bijlage I. Doelstelling voor HNI Doel van de leeromgeving is medewerkers Erfgoed inzicht en kennis te bieden en basisvaardigheden aan te leren in zaken die samenhangen met born digital, digitale duurzaamheid en e-depot. Hierbij wordt het proces als uitgangspunt genomen: van acquisitie en waardering en selectie naar ingest en vervolgens van beheer en preservation naar beschikbaarstelling / access. De kennis en vaardigheden van de medewerkers worden hierdoor op een voldoende niveau gebracht. Door de vermeerdering van kennis en het aanleren van vaardigheden zijn medewerkers in staat mee te denken over problematiek en oplossingen m.b.t. born digitaal archieven en digitale duurzaamheid. Medewerkers die straks betrokken zijn bij de taakuitvoering leren basisvaardigheden aan. Tot de leeromgeving kan ook het ontwikkelen van een competentiebeleid voor de afdeling Erfgoed behoren. Dit sluit aan bij de bevindingen m.b.t. gewenste maturity levels uit het TNO-rapport Born Digital Preservation bij Het Nieuwe Instituut (juni 2015), m.b.t. besturing en organisatie, kennis en 4

7 vaardigenheden van medewerkers en eisen aan processen en systemen: de voorwaarden die vervuld moeten worden om te komen tot een volwaardige omgeving voor digital preservation van born digital archieven. Ook streeft Het Nieuwe Instituut naar certificering voor haar beheeromgeving voor born digital cq. e- depot. Dit betreft de aspecten bestuur en organisatie, processen, rollen en verantwoordelijkheden, kennis en vaardigheden en systemen. Daartoe zullen we aan een aantal voorwaarden moeten voldoen. Een deel van die voorwaarden is gekoppeld aan de aanwezigheid van voldoende kennis en vaardigheden bij de medewerkers. In 2015 verscheen het NCDD-eindrapport Hoe ver ben ik? Roadmap naar certificering van digitale repositories (Kees Waterman). Dit geeft de 5 principes, 16 richtlijnen, uitgangspunten en een stappenplan voor DSA-certificering weer. Dit rapport vormt een tweede richtsnoer bij het ontwikkelen van kennis en vaardigheden Als onderzoeksobject staat het pas verworven archief van architectenbureau MVRDV centraal. Bredere doelstelling en het NDE werkpakket houdbaar Door de vermeerdering van kennis en het aanleren van vaardigheden zijn medewerkers in staat mee te denken over problematiek en oplossingen m.b.t. born digitaal archieven en digitale duurzaamheid. Dit wordt binnen deze case study uitgewerkt in een specifiek voorbeeld van HNI. De uitkomsten hiervan zullen echter snel breder toepasbaar kunnen zijn als een best-practice én een te volgen handreiking. De resultaten van de leeromgeving en de opzet van leeromgeving zullen daarom binnen NDE-verband beschikbaar gemaakt worden voor andere instellingen. Resultaten Om welke voorziening gaat het Een leeromgeving die een antwoord wil geven op het gebrek aan capabilities m.b.t. digital preservation cq. het beheer en managen van digitale (born digital en gedigitaliseerde) archieven en verzamelingen. Doelgroep Het Nieuwe Instituut. Verzamelende instellingen die te maken hebben met digitally born archieven en objecten binnen het domein van architectuur, stedenbouw, landschapsarchitectuur, interieurarchitectuur en vormgeving. Verzamelende erfgoedgoedinstellingen (musea, archiefinstellingen), kunstinstellingen. Hoe draagt de voorziening bij aan de doelstelling Op peil brengen van capabilities. Bereiken van gewenste maturity levels. Wat zijn de resultaten - de leerresultaten van de leeromgeving en het beschikbaar maken voor HNI en binnen NDE-verband - de leeromgeving en het beschikbaar maken hiervan binnen NDE-verband 5

8 Nadere benoeming van de resultaten - vergroting van kennis en vaardigheden bij medewerkers - die bijdragen aan het ontwikkelen van het gewenste capabilities en volwassenheidsniveaus - als eerste stappen naar certificering - eventuele voorstellen voor diensten of ICT-tools die voortkomen uit de leeromgeving - met een ingerichte leeromgeving als instrument hiervoor - die breed toepasbaar is en zorgt voor kennisvergroting bij erfgoedinstellingen - en een bijdrage levert aan de onderdelen aanbod en vraag (II en III) van het project gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang. Vraagarticulatie en aanbod van best practices. - inzicht in de relatie tussen de gewenste capabilities voor een digital preservation omgeving en de eisen die die gesteld worden binnen het DSA-certficeringstraject. De leeromgeving levert bijdragen in kennis- en competentieontwikkeling voor de onderdelen van het digitale informatie- en archiefmanagement, vormt een versterking van de functies Kennisontwikkeling & onderzoek en Opleiding en training en draagt bij aan de ontwikkeling van de functie Audit en Certificering. 6

9 Indeling van de leeromgeving Het concept voor de opzet van de leeromgeving stelt de volgende onderdelen voor: Basiskennis.1 wat is een digitaal bestand?.2 duurzaamheid en digital preservation Beantwoording problemen / opgave vanuit het proces.3 overzicht van het hele proces en OAIS.4 waardering en selectie.5 pre-ingest en ordening.6 ingest.7 beheer en preservation management.8 access / beschikbaarstelling Beantwoording problemen / opgave : positionering van de digitale collectie, waarde toevoegen en scenario s schetsen.9 creëren van meerwaarde binnen een digitale wereld; positie van de (digitale) collectie.10 op belangrijke onderdelen van het proces en met name de beschikbaarstelling: scenario s schetsen over hoe het hele proces goed gericht kan worden op het resultaat dat wij m.b.t. beschikbaarstelling en gebruik willen bereiken MVRDV born digital archief als onderzoeksobject.11a zie b Bijzondere kenmerken van het digitale MVRDV archief Project scope - beperking tot het noodzakelijke en haalbaarheidstoets (einde fase 1) - borging - funding in relatie tot uren projectmedewerkers - samenwerking met de opdrachtgever NDE (project reviews, input, bijsturing, borging) - inhuren expertise t.b.v. uitvoering leeromgeving Risico s - te weinig commitment directie en management HNI - sturing vanuit NDE en inpassing binnen NDE werkpakket 3 - onvoldoende expertise beschikbaar (interne en in te huren extern) - uren projectleiding en projectmanagement niet voldoende - beschrijving vraagstellingen en gewenste resultaat - te weinig mandaat / tussentijdse tussenkomst die verstorend werkt - input deelnemers (valt tegen, motivatie ontbreekt deels) - problemen bij beschikbaar maken resultaten voor NDE / instellingen (contacten en communicatie met doelgroepen lukt niet etc.) 7

10 PROJECTORGANISATIE De case study is onderdeel van het project gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang (A.1). Het levert input voor het model van gedistribueerde voorzieningen dat in dit project wordt uitgewerkt, met name op het onderdeel aanbod hierin. Opdrachtgever voor de case study is de coördinator van het Werkpakket Houdbaar van NDE, Marcel Ras (NCDD). Aansturing vanuit het project waarvan de case study onderdeel is wordt verzorgd door de projectleider van het project gedistribueerde voorzieningen voor duurzame toegang, Joost van der Nat. De projectleiding van de case study zélf is belegd bij Het Nieuwe Instituut. HNI zal de projectleider en het projectteam leveren. Deze zullen grotendeels gelijk zijn aan het projectteam voor het HNI born digital project waardoor er een goede aansluiting is met de praktijk binnen HNI. Halverwege het project zal er een kleine klankbordgroep worden ingesteld die de (tussentijdse) resultaten van de leeromgeving zal toetsen op bredere toepassing. Deze klanbordgroep zal worden samengesteld door de projectleider van het project A.1, Joost van der Nat. Planning Voor het project zijn tien maanden in doorlooptijd gereserveerd. De start is voorzien in november 2015, afronding eind september Fasering 1 uitwerking opzet leeromgeving op het niveau van de leerdoelen (nov/dec 2015) 2 uitwerking onderdelen leeromgeving inhoudelijk en voorbereiding uitvoering/ projectmanagement (dec 2015 jan/feb 2016) 3 uitvoering van het leeromgeving programma (feb/maart juli/sept 2016) 4 verwerking, borging en beschikbaar maken resultaten voor HNI en NDE (sept/nov 2016) Begroting NDE, en matching in uren door deelnemende organisaties. Vanuit de begroting van het werkprogramma Digitaal Erfgoed Houdbaar wordt een bedrag van beschikbaar gesteld ten behoeve van de inzet van uren van medewerkers en materiële kosten. Matching vanuit HNI is in de vorm van de inzet van medewerkers van HNI betrokken bij het born digital project. 8

11 Bijlage I Schema beschikbaar maken resultaten leeromgeving Vanuit de centrale vraagstelling zullen de vraagstellingen voor de onderdelen van de leeromgeving geformuleerd worden. Aan de hand van lesstof (kennisoverdracht), cases, opdrachten, oefeningen etc. zullen de vraagstellingen bij de uitvoering van de leeromgeving binnen het HNI beantwoord worden. De vraagstellingen zijn toepasbaar voor andere instellingen. Dat geldt ook voor de lesstof. Cases, opdrachten en oefeningen kunnen facultatief of in aangepaste vorm door instellingen gebruikt worden, en instellingen kunnen op grond van de vraagstelling en lesstof voor hun eigen situatie cases, opdrachten en oefeningen toevoegen. PROJECTDEFINITIE Centrale vraagstelling ONDERDEEL Probleemstelling / vraagstelling Lesstof (kennisoverdracht) Cases, Opdrachten, Oefeningen Opzet leeromgeving (HNI) Leerresultaten leeromgeving (HNI) Voor HNI beschikbaar maken binnen NDE voor andere instellingen beschikbaar maken 9