Gebruikershandleiding EDUgroepen. Integrale handleiding voor eindgebruikers en eigenaren van sites op EDUgroepen

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Gebruikershandleiding EDUgroepen. Integrale handleiding voor eindgebruikers en eigenaren van sites op EDUgroepen"

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding EDUgroepen Integrale handleiding voor eindgebruikers en eigenaren van sites op EDUgroepen

2 Inleiding Over EDUgroepen *... 4 Aanmelden en registreren... 4 Aanmaken van teamsite... 5 Mijn site / My Site What s new in EDUgroepen met SharePoint 2010? Site-instellingen ** Lijsten binnen je EDUgroepensite *** Webonderdelen (Web Parts) op sites ** Enkele specifieke Webonderdelen voor EDUgroepensites * Werken met bestanden * Weergaven op Lijsten en Webonderdelen ** Nieuwe pagina, bibliotheek of subsite * Nog enkele bijzondere functionaliteiten ** * Moeilijksgraad: * Beginners / ** Gemiddeld / *** Gevorderd Versie 0.9 / November Myrthe Metsch - - Arne Horst - 2

3 Inleiding EDUgroepen met SharePoint 2010 Teamsites en Mijn Sites Over EDUgroepen EDUgroepen is dé gratis digitale samenwerkingsomgeving voor het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland. EDUgroepen teamsites EDUgroepen biedt docenten, studenten en staf de mogelijkheid om 20 teamsites van elk 250 MB aan te maken per gebruiker. Op de teamsites kunnen een onbeperkt aantal teamleden worden uitgenodigd, ook mensen die niet behoren tot een instelling voor hoger onderwijs en onderzoek. Deze gastgebruikers hebben niet het recht om zelf teamsites op EDUgroepen aan te maken. My site Alle EDUgroepengebruikers hebben toegang tot hun eigen 'My site', op de My site worden de profielgegevens van een gebruiker weergegeven en kan elke gebruiker persoonlijke documenten opslaan. De My site heeft ook een opslagruimte van 250 MB. Functionaliteit van de EDUgroepen teamsites De functionaliteit van de EDUgroepen teamsites is vergelijkbaar met SURFgroepen. De teamsite biedt o.a. de mogelijkheid om: Officedocumenten te delen Officedocumenten tegelijkertijd met andere teamleden te bewerken Een gezamenlijke agenda bij te houden Alle teamleden te mailen Takenlijstjes bij te houden De look and feel van een teamsite kan aangepast worden door de eigenaren van de teamsite. Het is dus mogelijk om een logo toe te voegen of het lettertype en de (achtergrond) kleuren van de teamsite aan te passen. Leestip voor de beginnende SharePoint-gebruiker Is dit je eerste ervaring met SharePoint dan is het raadzaam om hoofdstuk 1 geheel door te nemen. In deze passages wordt in het kort het principe van EDUgroepen, SharePoint en sites uitgelegd. Vanaf het eind van dit hoofdstuk kun je dan kiezen of je de volgorde van de hoofdstukken blijft aanhouden, of dat je direct naar de voor jouw relevante onderdelen wilt gaan. De verschillende hoofdstukken zijn zo geschreven dat ze afzonderlijk van elkaar te lezen zijn. 3

4 1. Over EDUgroepen EDUgroepen is dé gratis digitale samenwerkingsomgeving voor het hoger onderwijs en onderzoek in Nederland. Als gebruiker van EDUgroepen kun je mits je verbonden bent aan een instelling in het hoger onderwijs of onderzoek in Nederland - maximaal 20 teamsites (samenwerkomgevingen) en één My Site aanmaken en gebruiken. EDUgroepen is gebaseerd op SharePoint 2010 en heeft in het kort de volgende functionaliteiten: - Het opslaan, delen en samen bewerken van documenten - Kalender - Mededelingen - Discussie - Wiki - Blog Als beheerder van een teamsite kun je anderen uitnodigen deel te nemen, dit geldt zowel voor mensen die zijn verbonden aan een instelling in het hoger onderwijs of onderzoek als voor gastgebruikers Aanmelden en registreren Voor het eerste aan de slag met EDUgroepen? Dat kan op twee manieren, ofwel je bent uitgenodigd om deel te nemen aan een EDUgroepenteamsite, of je wilt zelf een teamsite aanmaken en leden hiervoor uitnodigen. Ik ben uitgenodigd om deel te nemen aan een teamsite Je hebt een ontvangen met een uitnodiging voor de deelname aan een teamsite (samenwerkomgeving). Het voordeel van aanmelden via SURFconext is dat naam en wachtwoord van je instellingsaccount toegang geven tot EDUgroepen. SURFconext Als je gebruik wilt maken van je bestaande SURFconext account, kun je kiezen voor Accepteer n.b. Momenteel is het nog niet voor alle instellingen mogelijk om in te loggen met SURFconext. Een instelling moet SURFnet toestemming geven om EDUgroepen voor hen via SURFconext technisch toegankelijk te maken. Wil je in de toekomst wel graag via SURFconext toegang krijgen, gebruik dan in elk geval je instellingsaccount voor de registratie bij EDUgroepen. Registeren voor een EDUgroepenaccount Als je niet via SURFconext wilt inloggen, kies je voor Maak een account aan (en accepteer). Vervolgens wordt gevraagd om je adres (dit wordt je accountnaam) in te vullen (kies hiervoor liefst het instellingsaccount zodat je zelf ook teamsites kunt aanmaken) waarna je via een bevestigingsmail het aanmeldformulier kunt invullen om toegang te krijgen tot EDUgroepen en de teamsite waarvoor je bent uitgenodigd. Je hoeft je uiteraard maar een keer te registreren voor een EDUgroepenaccount. Krijg je na registratie weer een uitnodiging om deel te nemen aan een teamsite, kun je kiezen voor Accepteer en kies je ervoor om in te loggen met behulp van een EDUgroepenaccount. Let op: Het is nodig om akkoord te gaan met de gebruikersvoorwaarden van EDUgroepen om je account te kunnen maken. 4

5 Aan de slag zonder eerst een uitnodiging voor een teamsite te ontvangen Ben je niet uitgenodigd voor een teamsite en ga je voor de eerste keer aan de slag met EDUgroepen dan gaat dat als volgt. Kies voor Registreren als je niet met behulp van SURFconext wilt inloggen. Geef bij registratie wel altijd het adres op die verbonden is aan de instelling voor hoger onderwijs en onderzoek. Zo krijg je ook het recht om teamsites aan te maken op EDUgroepen. Als je met behulp van SURFconext wilt inloggen, kies je meteen voor SIGN IN, vervolgens kies je de opties inloggen met behulp van SURFconext. De eerste keer wordt je dan gevraagd een aantal vragen te beantwoorden. Na de eerste keer niet meer. Nadat je de eerste keer bent geregistreerd bij EDUgroepen, kun je altijd via inloggen. Als je kiest voor SIGN IN krijg je daarna altijd de optie om ofwel met je EDUgroepenaccount in te loggen, of wel met behulp van SURFconext. Nadat je bent ingelogd verander het SIGN IN webpart in het webpart Mijn EDUgroepensites In het webpart Mijn EDUgroepen sites vind je de teamsites waar je lid van bent. Zijn er meer sites dan er in het webpart passen, kun je via meer de volledige lijst oproepen. Aanmaken van teamsite Nadat je bent ingelogd op kun je er voor kiezen om een teamsite aan te maken. Dit kan alleen als je verbonden bent aan een instelling voor hoger onderwijs of onderzoek! 5

6 Per gebruiker kan je 20 teamsites van elk 250 MB aanmaken. Je kan echter van een oneindig aantal teamsites lid zijn, en je kan zoveel teamleden voor de teamsite uitnodigen als je zelf wilt. Als je er voor kiest een teamsite aan te maken wordt er aangegeven hoeveel teamsites je nog kan aanmaken. 1.1 Teamsite templates In het aanvraagformulier voor een teamsite geef je verschillende gegevens op. Zoals de titel van je site en de url van de site (vaak gelijk aan de titel). In de Template selection geef je aan of je een Engelstalige of een Nederlandstalige teamsite wil aanmaken. Daarnaast kiest je welk type teamsite je wilt aanmaken. De meest gebruikte is de EDUgroepenteamsite, maar je kan onder Collaboration ook kiezen voor een gewone teamsite, een blanco site of bijv. een wiki of een blog. Tot slot kies je voor Create je teamsite wordt dan aangemaakt, dit duurt ongeveer een halve minuut. Daarna kom je meteen op je zojuist aangemaakte teamsite terecht en kun je direct aan de slag. 1.2 Uitnodigen van leden Met behulp van het Leden webpart kun je teamleden gaan uitnodigen. Kies Nieuwe gebruiker toevoegen. 6

7 Leden kunnen worden uitgenodigd op basis van gebruikersnaam (in het geval van SURFconext) of op basis van adres. Onder het kopje machtigingen verlenen kies je aan welke groep je het lid wilt toevoegen aan de teamsite. Verschillende groepen hebben verschillende rechten op de teamsite. Je kan ook custom rechten verlenen dan kies je voor Gebruikers rechtstreeks machtigingen verlenen. Later kunnen de rechten die iemand heeft op de site altijd worden aangepast zie 2.4. Vervolgens kun je een mail versturen om je nieuwe teamlid uit te nodigen. Aan de uitnodigingsmail kun je een persoonlijk bericht toevoegen. Kies vervolgens Ok. NB. Op het moment dat je iemand uitnodigt die niet verbonden is aan een instelling voor het hoger onderwijs of onderzoek krijg je een melding dat je een externe probeert uit te nodigen. Dit is puur als waarschuwing bedoeld. 7

8 1.3 Accepteren van een uitnodiging voor een teamsite Je uitnodiging voor de teamsite wordt per mail verstuurd. In de mail staat een link Klik hier om de uitnodiging te bekijken. Vervolgens komt het volgende scherm in beeld: Kies voor Accepteer op het moment dat je al een EDUgroepenaccount hebt of inlogd met behulp van SURFconext. Kies voor Weiger op het moment dat je niet lid wilt worden van de teamsite Kies voor Maak een account aan (en accepteer) op het moment dat je nog geen account hebt en een EDUgroepenaccount wilt aanmaken en daarmee lid wilt worden van de teamsite. Toegang tot de site verlenen aan externen Iedere student en werknemer van een Nederlandse instelling voor Hoger Onderwijs en Onderzoek kan over een Mijn Site/My site beschikken binnen EDUgroepen en mag zelf twintig sitecollecties aanmaken. Mensen van buiten deze sector kunnen participeren binnen sites maar hebben geen My Site en kunnen geen nieuwe sites aanmaken. 1.5 Wat is een site op EDUgroepen? Iedere site op EDUgroepen betreft een site gebaseerd op Microsoft SharePoint Als eigenaar van de site is deze geheel naar eigen inzicht in te delen en te gebruiken. Er zijn diverse soorten sites binnen EDUgroepen te kiezen; van werkruimtes rond een document tot weblogs. Veelgebruikte sites binnen EDUgroepen zijn teamsites en EDUgroepen teamsites, een speciaal aangepaste versie. Een teamsite is een besloten omgeving; alleen genodigden hebben toegang. Met teamsites kun je o.a. documenten delen, vergaderingen plannen, projecten documenteren, taken verdelen. 8

9 Vindbaarheid onderdelen Een EDUgroepenteamsite bestaat uit een aantal onderdelen, de onderdelen waaruit je teamsite bestaat is afhankelijk van welk sjabloon er wordt gekozen. Een weblog heeft andere eigenschappen dan een werkruimte voor een bijeenkomst. Alle teamsites en werkruimtes bevatten de volgende onderdelen. Er zijn drie manieren om inhoud van de site te benaderen: Via webonderdelen / Web Parts die gepresenteerd zijn op de pagina s. Als voorbeeld zijn de webonderdelen met rood omkaderd. Via het menu Snel Starten / Quick launch aan de linkerzijde van het scherm. Vrijwel alle onderdelen zijn beschikbaar te stellen via het menu Snel starten / Quick Launch aan de linkerzijde. Wanneer een nieuwe Lijst of Bibliotheek wordt aangemaakt is er telkens de keuze om deze in dit menu op te laten nemen zodat het direct vanaf de startpagina is aan te klikken. Via Alle Site-inhoud / All site content; aan te klikken onder de Quick Launch of via menu Siteacties, Alle site-inhoud weergeven. 9

10 Alle site-inhoud, aan te klikken in de linkerzijde van het scherm, biedt een overzicht van alle beschikbare Lijsten en Bibliotheken. Wanneer een onderdeel niet via een pagina of het menu Snel Starten gevonden kan worden, staat het hier zeker tussen. Navigatie Kruimelpad / Breadcrumbs Vanuit een onderdeel kan men altijd een stapje terug of terug naar de homepage via de breadcrumbs / kruimelpad. In het voorbeeld gevormd door de aan te klikken woorden Infobank en EDUgroepengebruikers. Logo Ook is via het Logo geheel linksboven een hyperlink aan te klikken dat verwijst naar de startpagina van de site. Bovenste knoppenbalk / Top Link Bar Verder valt de knoppenbalk op. Dit zijn aanklikbare tabbladen. Dit kunnen koppelingen zijn naar andere onderdelen binnen de site maar ook naar andere sites binnen EDUgroepen of daarbuiten. Paginalocatie Als vierde navigatiemogelijkheid is er nog de knop naast Siteacties. Wanneer hier op wordt geklikt, verschijnt er een pull-down menu. Via deze knop kan geschakeld worden tussen niveau s. Bijvoorbeeld vanaf een pagina of een Lijst in een subsite terug naar de homepage van de bovenliggende site. 10

11 Persoonlijk menu Geheel rechtsboven op de startpagina staat je accountnaam. Je accountnaam vormt tegelijkertijd een menu. In dit menu kun je een aantal dingen openen: Mijn site / My site. De persoonlijke werkomgeving met onder meer profielpagina, nieuwsfeeds en de plek om sites en werkruimtes te starten voor eigen gebruik. Mijn profiel / My profile. Een directe koppeling naar dit specifieke onderdeel binnen de omgeving van Mijn site / My Site. Weergavetaal selecteren /Select Display Language. Binnen iedere pagina op EDUgroepen kan zo de taalinstellingen op persoonlijk niveau worden veranderd in de zin dat titels van Webonderdelen en Lijsten van taal wisselen. Ziet men liever de Engelstalige interface, verander de taal van Nederlands naar Engels. Dit heeft alleen betrekking op de eigen weergave en heeft geen invloed op de taalvoorkeur van andere bezoekers. Mijn instellingen / My Settings geeft o.a. een overzicht van je accountgegevens. Aanmelden als een andere gebruiker / Sign in as Different User: om met een ander account op de site in te loggen. Toegang aanvragen / Request Access: Vraag aan de eigenaar van de site (hogere) toegangsrechten. Afmelden / Sign Out: Log uit op de site. Deze pagina aanpassen / Modify this page. Webonderdelen / Web Parts aan deze pagina toevoegen, verwijderen of bijwerken. Net als Weergavetaal selecteren heeft dit alleen betrekking op de persoonlijke weergave. De manier hoe andere bezoekers de site zien, blijft ongewijzigd. Mijn site / My Site Iedere student of medewerker binnen Nederlands Hoger Onderwijs en Onderzoek kan gratis een account aanmaken op EDUgroepen (of is daarvoor al geauthoriseerd via het instituut door SURFconext). In de Freemium versie van EDUgroepen kan iedere individuele eindgebruiker twintig sitecollecties aanmaken van 250 MB per stuk, plus een My Site van 250 MB daarboven op. De maximale opslagcapaciteit is bij elkaar dus 21 x 250 MB = 5.25 GB. Ten behoeve van extra veiligheid en continuiteit wordt alle data is encrypted en gehost bij de gerenomeerde datacenters. De twintig sitecollecties kan de individuele eindgebruiker uiteraard inzetten voor werkzaamheden naar eigen inzicht, ongeacht of het groepsprocessen of individuele activiteiten betreffen. Als extra keuze voor persoonlijke activiteiten is er de Mijn site (in Engelse versie My Site geheten). Dit is te beschouwen als een persoonlijke werkomgeving met een profielpagina, een overzicht van nieuwsfeeds en de plek om sites en werkruimtes op persoonlijke titel te starten. Bijvoorbeeld een blog. Net als bij de twintig sitecollecties, is ook vanaf My Site alle soorten sites te starten met alle bijbehorende keuzemogelijkheden. Vanuit het oogpunt van informeel samenwerken en leren zou men dus ook van My Site een teamsite kunnen starten. 11

12 Mijn Site/My Site starten De My Site is te bereiken via het persoonlijk menu, geheel rechtsboven in het scherm van EDUgroepen Home of in de verschillende sites. Klik na inlog op EDUgroepen.nl op je gebruikersnaam geheel rechtsboven en open het persoonlijke menu (zie ook vorige paragraaf). Klik op Mijn site/my Site. My Newsfeed De startpagina van de Mijn site is My Newsfeed. Vanaf hier de keuze naar EDUgroepen Home, My Content en My Profile My Colleagues / Mijn collega s Dit moet binnen EDUgroepen wat ruimer opgevat worden dan binnen de scope van een enkele organisatie. Beschouw dit als een social media-factor of in het licht van een community wie je binnen een Special Interest Group of community tot vakbroeders beschouwd. Dat kunnen collega s of studiegenoten zijn maar ook promovendi, collega s binnen de sector die je persoonlijk kent en/of via netwerkbijeenkomsten, Special Interest Groups, congressen etcetera. My Interests / Mijn Interessegebieden Vul hier nadere gegevens in, zoals een colofon/introductietekst, je expertisegebieden, profielfoto, welke feeds je wilt ontvangen en andere instellingen. Noot: de foto van de profielpagina is dezelfde foto die als avatar kan verschijnen bij discussiefora en andere Lijsten binnen EDUgroepen. Bij een post of reactie verschijnt dan die foto in het klein naast de tekstbijdrage. 12

13 Newsfeed settings / Nieuwsfeed instellingen Een deelonderwerp van My Interests. Vul hier in welke actitiveiten zoals tags, status updates en reacties/posts je wilt zien in je Nieuwsfeed. My Content / Mijn Inhoud De koppeling naar My Content of Mijn inhoud start een vergelijkbare omgeving op als de startpagina bij een nieuwe (team)site. Vanaf hier de mogelijkheid tot het maken van sites, pagina s, blogs, wiki s en andere werkruimtes binnen je persoonlijke werkomgeving. Desgewenst kunnen dergelijke werkruimtes net als bij de overige sites besloten worden gehouden, worden gedeeld met een select gezelschap of geheel open worden gezet voor anonieme toegang zodat zo n workspace als website gaat functioneren. Denk hierbij aan weblogs als voorbeeld. My Profile Dit is de daadwerkelijke profielpagina zoals deze standaard door anderen gezien wordt. Hier in de velden die ingevuld zijn als expertisegebieden en eventuele statusupdates, notities en Likes die publiek zijn aangemeld. Via het keuzemenu: View My Profile as seen by kan er geschakeld worden tussen verschillende weergaven, zoals gezien door iedereen, door teamleden of door mijzelf. 13

14 What s new in EDUgroepen met SharePoint 2010? SharePoint 2010 heeft een flink aantal verbeteringen ten opzichte van de voorganger in versie SP We noemen er enkele. Lint/ribbon Menuopties in SharePoint Menuopties zijn intuitief te benaderen via een commandobalk dat zich aanpast aan de context waar je aan werkt. Nieuwe Rich Text Editor Toe te passen in Blogs, Wiki s, SharePointlijsten en Content Editor Web Part / Webonderdeel Inhoudseditor Upload en bewerking van afbeeldingen 14

15 Afbeeldingen kunnen direct vanaf schijf worden gepubliceerd naar een online bibliotheek zonder de pagina te hoeven verlaten. Eenvoudig online aanpassen van afbeeldingen en koppelingen. RSS Viewer Web Part Via het Webonderdeel RSS-viewer kan informatie afkomstig van RSS Feeds van andere sites binnen EDUgroepen of daarbuiten op een EDUgroepensite worden getoond. 15

16 Office Web Apps - Programma s als Word en Excel in de browser Documenten kunnen openen en bewerken in de browser, ongeacht of de programma s op de computer op tablets is geïnstalleerd. Offline werken met EDUgroepen via SharePoint Workspace Teamsites en andere sites binnen EDUgroepen kunnen ook worden gesynchroniseerd met SharePoint Workspace. Met deze toepassing is het mogelijk om aan sites te kunnen doorwerken ongeacht of er een internetverbinding beschikbaar is. 16

17 Verbeterde zoekfunctie binnen sites en EDUgroepen De zoekfunctie is in meerdere opzichten verbeterd. Niet alleen zijn zoekresultaten relevanter, ook zijn er meerdere mogelijkheden binnen de zoekopties beschikbaar. Social Computing via toegevoegde functies op MySites, zoals My Newsfeed en Like / Notitiefuncties Ook nieuw in EDUgroepen: Webonderdeel Labelwolk / Web Part Tag Cloud, Het instellen van toegangsrechten is flink eenvoudiger geworden, Het vormgeven van de thema s en kleurenschema van sites is uitgebreid, Uitgebreide Mijn site/my site met de onderdelen My Newsfeed, My Content en My Profile Vernieuwde mobiele versie van alle pagina s en nog veel meer... Verwijderen van een sitecollectie of (sub)site Sites die worden aangemaakt hebben vaak een tijdelijk karakter. Met name teamsites worden veelal gebruikt als samenwerkomgeving tijdens een project. Zodra je de site niet meer nodig hebt kun je deze als volgt verwijderen (zorg wel dat je belangrijke documenten eerst opslaat naar andere netwerklocatie, op externe harde schijf of USB-stick). 1. Open je site (of bij het verwijderen van een subsite; ga naar de betreffende subsite). 2. Klik op Siteacties, Siteinstellingen / Site Actions, Site Settings 3. Klik in het menu onder kopje Siteacties voor Deze site verwijderen/delete this site. 4. Klik op Verwijderen/Delete om te bevestigen. LET OP - Het verwijderen van een site kan niet ongedaan worden gemaakt. 17

18 Overzicht van de Teamsites Op de homepage van is na inloggen een overzicht te zien op welke site-collecties je als individuele eindgebruiker toegang hebt. Wanneer men klikt op Meer verschijnt een nieuw venster met een totaaloverzicht van alle site-collecties waar toegang tot is verleend inclusief de daaronder liggende subsites. Het vormt een uitklapmenu dat is te beschouwen als een sitemap van alle relevante sites voor de individuele eindgebruiker van EDUgroepen. Het basisconcept van SharePoint: Lijsten en weergaves van lijsten De basis van SharePoint is lijstjes. Lijsten, lijsten en nog eens lijsten. Tabellen met kolommen en kolomnamen zoals in Excel en Access. De kracht van SharePoint is dat al deze Lijsten ( Lists ) worden opgeslagen in een grote (SQL) database. Het verschil met de lijsten in Excel is dat behalve het verbergen van kolommen, je ook de weergaves van deze lijsten compleet kunt veranderen en aanpassen zoals je zelf wilt. SharePoint gebruikt daarvoor verschillende Weergaven (in de Engelse versie Views ). Ook kun je vervolgens een lijst, ongeacht de weergave van de lijst zelf weer geheel anders op pagina s laten tonen door middel van Webonderdelen, in de Engelse versie Web Parts geheten. Op die Web Parts, gebaseerd op een lijst, kun je ook weer verschillende Weergaven/Views loslaten. Rekenen kun je uiteraard ook gewoon in Excel blijven doen. SharePoint en Excel werken namelijk prima met elkaar samen. Lijst met contacten in Excel. Lijst met contacten in SharePoint. 18

19 Een andere View op de Lijst Contacten in SharePoint. En weer een andere Weergave van diezelfde lijst Contacten via het Webonderdeel/Web Part op de startpagina van een site. Gegevens worden in SharePoint opgeslagen in lijsten met kolommen op een vergelijkbare manier als Excel. De meeste Webonderdelen/Web Parts zijn niets meer dan verschillende verschijningsvormen van die lijsten; het webonderdeel/web Part Agenda is een lijst van data. Een discussieforum is een lijst met discussie-onderwerpen. SharePoint kan die lijsten echter in allerlei verschijningsvormen tonen en men kan die verschijningsvorm kiezen en aanpassen. Webonderdelen/Web Parts kunnen voor specifieke functies ontwikkeld worden maar de gebruiker kan ook zelf een lijst maken (met het menu Siteacties, Meer opties...). Zo n zelf gemaakte lijst verschijnt dan ook in de Galerie Webonderdelen/Web Part Gallery (zie hoofdstuk Webonderdelen). 19

20 2. Site-instellingen Toegangsrechten instellen op je EDUgroepen site Een site op EDUgroepen is in principe een gesloten omgeving. Dat wil zeggen, alleen genodigden hebben toegang tenzij je als eigenaar de site geheel open zet voor een breed publiek. Je moet collega s of de mensen waar je mee wilt samenwerken dan ook toegang tot de site verlenen alvorens ze kunnen (mee)lezen of participeren. Je kunt nieuwe teamleden direct toegang verlenen en dan een bepaald niveau rechten toekennen; vooral bij teamsites met een klein aantal gebruikers biedt dat genoeg mogelijkheden. En het werkt dan ook lekker snel en flexibel. Toch is het aan te raden om ook te gaan denken vanuit groepen met rechtenniveaus waar je vervolgens teamleden aan toevoegt. Met grotere aantallen leden of gebruikers op een site is het dan later gemakkelijker om in één keer een bepaalde groep hogere of lagere rechten te geven. In zo n situatie is dat dan weer een stuk sneller dan alle teamleden individueel afzonderlijke rechten te geven of aan te passen. Behalve het voordeel dat je meer overzicht houdt, bespaar je hiermee uiteindelijk tijd. In een site zijn standaard drie SharePoint Groepen aanwezig om nieuwe gebruikers of leden aan toe te voegen; van hoog naar laag niveau zijn dat: Eigenaren/Owners (toegangsniveau Volledige toegang/full Controll): eigenaar (of eigenaren) van de site met beheerderrechten, vaak ook Administrator genoemd. Leden/Members (toegangsniveau Bijdragen/Contribute): Teamleden die ook items in lijsten mogen plaatsen, wijzigen, verwijderen enz. Bezoekers/Visitors (toegangsniveau Lezen/Read): bezoekers die alleen mogen lezen. Is deze indeling te grof en wil je een niveau tussen Bezoekers en Leden, of een rechtengroep tussen Leden en Eigenaren in? Maak dan een nieuwe groep aan die je bijvoorbeeld Ontwerpers/Web Designers noemt. Voeg in die groep nieuwe leden toe die Ontwerper/Designer mogen zijn (Ontwerpen/Design is een toegangsniveau dat standaard in iedere site aanwezig is, maar waar geen SharePoint groep aan is toegekend). Een Ontwerper kan wel pagina s vormgeven, nieuwe lijsten maken en Web Parts (Webonderdelen) toevoegen, maar mag geen teamleden uitnodigen en rechten verlenen. 20

21 Sitemachtigingen verlenen Op de gewone teamsites op EDUgroepen is er een Webonderdeel Aan de slag op de Introductiepagina aanwezig met een directe koppeling Deze site delen. Hiermee ga je naar het scherm om mensen toegang tot de site te verlenen. NB: Dit onderdeel is alleen voor eigenaren zichtbaar. Daarnaast zijn op diverse sites na het aanmaken een rubriek Members te vinden als deze waar via een link als Nieuwe gebruiker toevoegen/add new user hetzelfde menu kan worden geopend. Machtigingen verlenen: Gebruikers aan SharePoint-groep toevoegen Via: - Deze site delen - Nieuwe gebruiker toevoegen/add new user (zie boven), - of Siteacties, Sitemachtigingen (zie volgende pagina) kom je in het scherm Machtigingen verlenen. Klik op Gebruikers aan SharePoint-groep toevoegen, bijvoorbeeld Lezers (zie rode pijl in afbeelding). Volg de blauwe pijl in de afbeelding om gebruikers direct aan de site worden toegevoegd. Klik op Gebruikers rechtstreeks machtigingen verlenen. 21

22 Machtigingen verlenen: Gebruikers rechtstreeks machtigingen verlenen Via Gebruikers rechtstreeks matchtigingen verlenen kunnen één of meer gebruikers direct aan een bepaald toegangsniveau toegevoegd worden, bijvoorbeeld Lezen, Bijdragen, Ontwerpen. Deze gebruikers verschijnen dan als losse eindgebruikers tussen de SharePoint-groepen als Leden en Eigenaren. Vul de (gebruikers)naam of e- mailadres in, vink het gewenste toegangsniveau aan, bijvoorbeeld Lezen. Vink aan of uit of de betreffende gebruiker een ontvangt als welkomstbericht. In de volgende beschrijving de routine zoals het in nagenoeg alle sites binnen EDUgroepen toepasbaar is. Dus ook in Blog, Wiki, Teamsite, Document Werkruimte/Workspace en Mijnsite/MySite. Ga naar Siteacties linksboven in het scherm en kies uit het menu voor Sitemachtigingen (zie afbeelding links). Net als via de eerder beschreven webonderdelen kom je hiermee in het scherm om machtigingen te verlenen (zie afbeeldingen onder). Ook dit scherm is in EDUgroepen met SharePoint 2010 voorzien van menu-opties via het Lint, in het Engels de Ribbon geheten. Een knoppenbalk met een zelfde soort benadering als de menu-opties zoals in Office. Het Lint is interactief; het past zich automatisch aan naar de context. Het is hiermee in vergelijking tot eerdere versies van SharePoint een stuk gebruiksvriendelijker en intuitiever geworden om toegangsrechten in te kunnen stellen. 22

23 Het instellen op zowel Site, Lijst als Itemniveau gaat op soortgelijke wijze. Overzicht scherm Machtigingen verlenen bij een site met unieke machtigingen. Overzicht scherm Machtigingen verlenen bij een site met geërfde rechten van de bovenliggende site. Belangrijk detail dat het Lint andere knoppen kent. In de volgende paragraaf wordt het lint/ribbon per onderdeel toegelicht. Wanneer een site de rechten heeft overgeërfd van de bovenliggende site, dan is het Lint logischerwijs een stuk beperkter dan wanneer de site unieke rechten heeft. Machtigingen overnemen Met deze knop kan de site de rechtinginstellingen overerven van de bovenliggende site. De groepen en rechtenniveaus van de bovenliggende site worden hiermee ook op deze site toegepast. 23

24 Overname van machtigingen stoppen Overname van machtigingen stoppen. Het kan in veel gevallen handig zijn om op een site unieke rechten in te stellen. Binnen onderwijsprocessen en projectenteams, maar bijvoorbeeld ook management is het praktisch om in een besloten omgeving te werken om daar communicatie, webteksten en documenten te delen. Indien de site nog geen unieke rechten heeft, dan kan dit achteraf worden toegepast door de overname van rechten te stoppen. Vink daarna de personen en/of doelgroepen af die geen toegang meer tot de site dienen te hebben of maak nieuwe doelgroep aan en/of voeg individuele gebruikers toe. Bovenliggende beheren Via de knop Bovenliggende beheren ga je direct naar de rechteninstellingen van de bovenliggende site. Indien je dan de rechten aanpast, wees er dan van bewust dat dan de bovenliggende site andere toegangsrechten krijgt evenals eventuele andere subsites die de rechten van deze (Top Level) site hebben overgenomen. Machtigingen verlenen Met Machtigingen verlenen kunnen rechten worden toegekend aan individuele gebruikers of bestaande groepen zoals Bezoekers, Leden en Eigenaren. Groep maken Met Groep maken kan een nieuwe (SharePoint)groep worden aangemaakt. Bijvoorbeeld Ontwerper. Gebruikersmachtigingen bewerken en Gebruikersmachtigingen verwijderen Via deze knoppen kunnen toegangsrechten worden aangepast of kan de betreffende individuele gebruiker of groep worden verwijderd uit deze site. Vink de betreffende gebruiker of groep aan en kies dan voor bewerken of verwijderen. 24

25 Machtigingen controleren Deze functie is vooral van toepassing wanneer de site of collectie van sites veel verschillende individuele gebruikers en groepen kent met verschillende niveau s toegangsrechten. Met de functie Machtigingen controleren kan direct de toegangsrechten van de betreffende gebruiker(s) en/of groep(en) worden nagegaan. Anonieme toegang/anonymous Access Met Anonieme toegang kan worden ingesteld om de Site of een Lijst of Webonderdeel/Web Part open te stellen voor toegang zonder in te loggen. Hiermee gaat de site of het betreffende onderdeel kan de site als een openbare website op Internet fungeren. Machtigingsniveaus/Permission Levels Met machtigingsniveaus kun je de huidige toegangsrechten worden ingezien die aan individuele gebruikers en groepen kunnen worden toegekend. 25

26 Toegangsaanvragen beheren / Manage Access Requests Via Toegangsaanvragen beheren kan worden gevinkt of toegangsverzoeken mogelijk zijn en zo ja, naar welk e- mailadres(sen) de verzoeken tot toegang naar toe gestuurd worden. Webonderdeel/Web Part Aan de slag In een eerdere paragraaf is het webonderdeel (of in de meer gangbare Engelse aanduiding Web Part ) Aan de slag al aan gekomen via de koppeling Deze site delen. In de volgende paragraaf worden de overige drie onderdelen dit webonderdeel toegelicht. bod van Dit Web Part heeft net als in bijvoorbeeld de blog de eigenschappen dat alleen eigenaren van de site dit webonderdeel te zien krijgen. Leden en bezoekers zien dit dus niet. Uiteraard staat het de eigenaar van een site vrij om na het eerste gebruik dit webonderdeel te sluiten zodat het niet meer prominent op de Introductiepagina van de site staat gepubliceerd. De verschillende koppelingen zijn ten slotte ook via de overige menu s te raadplegen. Websitethema wijzigen/change the theme of this site Met deze koppeling is het kleurenschema van de site aan te passen.* 26

27 Ook dit onderdeel kent binnen EDUgroepen met SharePoint 2010 een aangename verbetering ten opzichte van eerdere versies van SharePoint. Niet alleen is het benaderen van dit menu een stuk eenvoudiger te vinden; ook is er een rijke collecties uit thema s om uit te kiezen. Daar bovenop heeft de eindgebruiker binnen die thema s vrije keuze om kleuren en lettertypen per onderdeel aan te passen. In dit zelfde scherm verder naar beneden zijn keuzemogelijkheden om binnen een geselecteerd thema verdere aanpassingen te doen. Zoals de kleurstelling van tekst en achtergrond en welk letterype voor koptekst/headers en hoofdtekst/body te gebruiken. NB: Bij andere sites dan gewone teamsites, zoals EDUgroepen, Blog, Documentwerkruimtes: Ga naar Siteacties, Site-instellingen, Websitethema 27

28 Sitepictogram instellen Via Een sitepictogram instellen is het menu Titel, beschrijving en pictogram te starten. In dit menu is behalve de titel ook het laatste deel van het internetadres (URL) voor de titel van de site in te stellen. Dit doe je in het onderdeel Adres van website; in de onderstaande afbeelding in het rood gemarkeerd. In het katern URL van logo en beschrijving (bij de blauwe pijl) is het internetadres van de afbeelding in te voeren die als logo van de site is te gebruiken. De geselecteerde afbeelding verschijnt op de plaats waar nu geheel linksboven in het scherm het EDUgroepenlogo staat afgebeeld. Het is van belang de afbeelding niet te groot te laten zijn, bijvoorbeeld 60 x 60 pixels of één tot twee centimeter. De werkbalk Snel starten / Quick Launch aanpassen Via deze koppeling kan het menu aan de linkerzijde van het beeldscherm worden aangepast. Geef hier aan welke rubrieken en afzonderlijke Lijsten en Bibliotheken in dit snelmenu getoond moeten worden en welke niet. Via het Edit knopje bij de koppelingen (in afbeelding in rood gemarkeerd met pijltje voor Bibliotheken ) kunnen de namen, hyperlinks worden aangepast of de koppeling uit het menu worden verwijderd. Hiermee wordt niet de Lijst verwijderd maar enkel de verwijzing naar de Lijst in het menu Snel starten/quick Launch. Via Nieuwe navigatiekoppeling kan een nieuwe Lijst of hyperlink in het menu worden opgenomen. 28

29 Nieuwe kop is de koppeling voor een Header/Kop die als titel voor een Rubriek kan dienen. In dit voorbeeld zijn er drie Koppen: Bibliotheken, Lijsten, Discussies. Volgorde wijzigen: wijzig de volgorde van Koppen en Navigatiekoppelingen in het menu Snel starten/quick Launch Gevanceerd: toevoegen van nieuwe Machtigingsniveaus / Site Permissions Levels Het kan gewenst zijn om zelf een nieuw Machtigingsniveau toe te voegen. De nuances zijn nagenoeg eindeloos. Zo is een rechtenniveau denkbaar dat men op de site een soortgelijk machtigingsniveau heeft als Member/ Teamlid maar dat men wel zelf een nieuwe Subsite kan aanmaken waar men Eigenaar van wordt. Ga naar Siteacties, Site-instellingen. Kies voor Machtigingsniveaus. 29

30 Klik in het scherm op Een machtigingsniveau toevoegen / Add a permission level. Voer een naam en beschrijving voor dit machtigingsniveau in. Onder Machtigingen kunnen de verschillende soorten rechten worden gevinkt, bijvoorbeeld Items toevoegen ja/nee, Items verwijderen ja/nee. 30

31 In hetzelfde scherm verder naar beneden is de categorie Sitemachtigingen. Vink hier bijvoorbeeld aan dat men Subsites mag aanmaken. Merk op dat hiermee automatisch onder meer het recht wordt aangevinkt dat men Pagina s mag bekijken. Geheel onder in dit scherm is nog de rubriek Persoonlijke machtigingen. Hieronder wordt verstaan welke handelingen de eindgebruiker mag doen binnen de persoonlijke instellingen. Bijvoorbeeld het sluiten van webonderdelen /web parts dat alleen betrekking heeft op de weergave van de pagina voor de individuele gebruiker zelf. Klik op Maken en het machtigingsniveau wordt voortaan vermeld tussen de andere machtigingsniveau van de betreffende site en/of Lijst. 31

32 Wanneer het nieuwe machtigingsniveau is aangemaakt is dit voortaan op dezelfde manier gebruiken zoals de andere niveaus: door er een Groep of individueel teamlid er aan toe te voegen (zie de paragraaf Teamlid toevoegen ). 32

33 3. Lijsten binnen je EDUgroepensite Het basisprincipe van SharePoint is dat vrijwel alle informatie binnen je EDUgroepensite wordt opgeslagen in lijsten. In dit hoofdstuk nadere uitleg over SharePoint Lijsten en hoe een dergelijke lijst naar wens in te stellen. Een nieuwe lijst 1. Kies voor Siteacties, Pagina bewerken, Meer opties Er verschijnt een nieuw venster. Selecteer eventueel eerst Lijst aan de linkerzijde van het venster. Hiermee wordt het overzicht van Lijsten gefilterd van de andere keuzemogelijkheden zoals Sites, Pagina s en Bibliotheken. 2. Selecteer een type lijst, bijvoorbeeld Discussiebord, Agenda, Enquête of Contactpersonen. 3. Vul een Naam in. Optioneel kan via de knop Meer opties verdere instellingen gemaakt worden, bijvoorbeeld beschrijving en of de lijst op de startpagina vermeld moet worden in de navigatie. 33

34 4. Klik op de knop Maken en de Lijst wordt aangemaakt. Lijstinstellingen / List Settings Door middel van Lijstinstellingen is de lijst aan te passen naar jouw wensen. Je komt bij de Lijstinstellingen door boven de lijst in het Lint / de Ribbon te klikken op het tabblad Lijst. Via de Tab Lijst wordt het specifieke Lint geopend met alle menuopties voor lijsten. Het doet denken aan de menuopties zoals in Office. Geheel rechts is de knop naar de Lijstinstellingen. Klik op de knop Lijstinstellingen om door te gaan naar het scherm Instellingen voor Lijst. Instellingen voor Lijst Het scherm Instellingen voor Lijst bestaat grofweg uit vijf* onderdelen. Eerst worden ze kort benoemd alvorens ze afzonderlijk te beschrijven: Algemene instellingen (General Settings) Machtigingen en beheer (Permissions and Management) Communicatie Kolommen (Columns) Weergaven (Views) De eerste drie staan in dit scherm bovenaan naast elkaar: Algemene instellingen, Machtigingen en beheer en Communicatie. 34

35 De andere twee, Kolommen en Weergaven daar direct onder. Kolommen (Columns) De velden en kolommen waaruit de lijst bestaat, is vergelijkbaar met een tabel uit Excel of Access. Merk hierbij op dat een SharePoint lijst vaak uit meer kolomnamen bestaat dan in een Weergave wordt getoond. Weergaven (Views). De weergave hoe je de lijst met items wilt tonen en met welke velden. Je kunt hiermee alle gewenste functionaliteiten op een lijst realiseren en wijzigen. * Inhoudstypen / Content Types Bij een aantal Lijsten zoals Projecttaken is hier een extra onderdeel te vinden, Inhoudstypen (Content Types) geheten. Het inschakelen van Content Types kan handig zijn bij het invoeren van gegevens in de lijst. Elke keer als je dan een nieuw item aanmaakt kun je van te voren een categorie aangeven. Bij andere Lijsten is deze optie te vinden onder Geavanceerd. 35

36 Bij inschakelen van Inhoudstypen op bijvoorbeeld de lijst Taken krijg je dan in plaats van enkel Nieuw Item, ook de keuze uit Nieuwe Taak of Nieuw Contactpersoon. Algemene Instellingen van een Lijst De lijst die je gemaakt hebt, kun je via de vijf verschillende onderdelen van Lijstinstellingen wijzigen. 1. Kies hiervoor de lijst die je wilt wijzigen 2. In het onderdeel Algemene instellingen binnen de Lijstinstellingen zijn er een aantal keuze-instellingen. Algemene instellingen: Titel, beschrijving en navigatie Naam en beschrijving / Name and Description. Vergelijkbaar met het veld zoals bij aanmaak van de site maar nu op lijstniveau. Geef de naam op met bijbehorende beschrijving. Navigatie : of de Lijst zichtbaar moet zijn in de werkbalk Snel starten / Quick Launch op de Introductiepagina / Home van de site. 36

37 Algemene instellingen: Instellingen voor versies / Versioning Settings Het tweede onderdeel van de Algemene instellingen op een Lijst is versiebeheer. Instellingen voor versies bestaat uit drie keuze-instellingen. Vooral de eerste, Goedkeuring van de inhoud / Content Approval, kan van belang zijn wanneer de site voor een groot deel openbaar is. Bijvoorbeeld bij een discussieforum. Goedkeuring van de inhoud / Require Content Approval (zie afbeelding boven) laat teamleden van de site wel items opslaan, maar nog niet publiceren. Het staat dan in de wachtrij om door de beheerder goedgekeurd te worden. Versiegeschiedenis van item / Item Version History geeft de mogelijkheid om aan versiebeheer te doen met items in een lijst. En Beveiliging van conceptitems / Draft Item Security geeft de mogelijkheid om Conceptversies van items al dan niet zichtbaar te maken voor derden. Wanneer je als eigenaar van een lijst Goedkeuring van de inhoud aanzet, neem op die lijst voor je zelf dan ook gelijk een Alert / waarschuwing. Zo krijg je automatisch bericht wanneer een teamlid een item heeft geplaatst die jij moet goedkeuren om gepubliceerd te worden. Zolang je niet accordeert blijven de items Pending en kun je vragen en opmerkingen van je teamleden verwachten waarom hun bijdragen niet te zien zijn. 37

38 Algemene instellingen: Geavanceerde instellingen Advanced Settings De hierna besproken onderdelen zijn onder de noemer Geavanceerd geplaatst. Het zijn nuttige, veelal algemene instellingen die regelmatig worden toegepast. Inhoudstypen / Content Types. In dit onderdeel (zie afbeelding onder) nog eens de optie Inhoudstypen zoals eerder besproken in Instellingen op Lijst. Machtigingen op itemniveau / Item-Level Permissions (zie ook afbeelding volgende pagina) vormt een handige toepassing op lijsten. Je kunt hiermee namelijk op Lijst- en zelfs op Itemniveau andere rechten instellen dan voor de rest van de site. Voor iedere lijst kunnen de rechten voor gebruikers afzonderlijk worden ingesteld. Dit kan uitkomst bieden als je een lijst hebt waarvan je wilt dat bezoekers of teamleden wèl alle items mogen lezen, maar alleen eigen items mag bewerken. Of alleen items mogen toevoegen en niet meer bewerken. 38

39 Leestoegang / Read access. Geef aan of teamleden alle items mogen lezen of enkel hun eigen items. Toegang met toestemming voor maken en bewerken / Edit access. Dezelfde vraag maar dan voor maken en bewerken van items. melding. verzenden wanneer iemand dit item wordt toegewezen? Wel of geen Bijlagen: mag er als bijlage een document worden toegevoegd aan een item in een lijst? Mappen. Wil je onder de menukeuze Nieuw ook direct een knop om een nieuwe map aan te kunnen maken?* Zoeken / Search geeft de mogelijkheid om de Lijst zichtbaar te maken bij zoekacties op EDUgroepen. Alleen rechthebbenden op de teamsite en de Lijst zelf zien deze onder de zoekresultaten terug. Beschikbaarheid van offlineclient: toestaan om items te downloaden om ook offline in bijvoorbeeld Word of Excel te bewerken. Verder naar beneden in dit scherm vinden we nog: - Gevensblad, toestaan of de inhoud voor bulksgewijze bewerking beschikbaar is. - Formulieren weergeven in dialoogvensters. Samen met Goedkeuring van de inhoud / Content Approval (elders beschreven) is Machtigingen op itemniveau / Item Level Permisssion een handige toepassing op lijsten. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheden die dit biedt als je een enquete wilt doen en je niet wilt dat alle resultaten voor alle respondenten zichtbaar zijn. Of dat je wilt dat men alleen éénmaal iets mag toevoegen, zonder het resultaat van de anderen in te zien. Je creëert hiermee ook de mogelijkheid om een invullijst als een Survey door niet-leden van de Teamsite te kunnen laten invullen. Voeg ze apart toe tot de lijst, zodat ze wel de Lijst kunnen zien, maar niet de rest van de site kunnen bezoeken. 39

40 Een ander denkbare toepassing is om mededelingen te plaatsen via Mededelingen/Announcements die alleen zichtbaar is voor specifieke doelgroepen. Of in de onderwijssituatie je niet wilt dat studenten de items van zijn of haar medestudenten kan zien, maar alleen die van hem of haar zelf. Vink dan Only their Own (Items) aan bij Read access. De nuances voor rechteninstellingen bieden je als sitebeheerder veel mogelijkheden. Algemene instellingen: Validatie-instellingen Validatie-instellingen is een krachtige functie binnen dit menu-onderdeel voor siteeigenaren die bekend zijn met het opstellen van voorwaardelijke formules in spreadsheets zoals Kleiner dan met als waarde WAAR. Geef een formule op om de gegevens in deze kolom te valideren wanneer er nieuwe items in deze lijst worden opgeslagen. De validatie is alleen geslaagd als de formule WAAR als resultaat geeft. Voorbeeld: =[Korting]<[Kosten] wordt alleen gevalideerd als de kolom Korting kleiner dan is dan de kolom Kosten. In het veld Gebruikersbericht kan een instructietekst worden ingevoerd die teamleden krijgen te zien wanneer ze item invoeren dat niet aan de validatie voldoet. Algemene instellingen: Instellingen voor doelgroepen / Audience Targeting Via Instellingen voor doelgroepen kun je een kolom aan de lijst toevoegen waar je later mee kunt aangeven voor welke doelgroep het in te voeren item bestemd is. Dit geeft dus ook de mogelijkheid om informatie te filteren voor verschillende doelgroepen. 40

41 Algemene instellingen: Metagegevens voor navigatie-instellingen Een mooie nieuwe functie heet "Metagegevens voor navigatie-instellingen" (Metadata Navigation Settings). Met een moeilijk woord is dit een functionaliteit waarmee de eindgebruiker in een specifieke lijst in SharePoint kolommen kan selecteren en indexeren om op te filteren. Het kan daarmee een alternatief bieden voor Weergaven/Views op Lijsten. Vooral bij Lijsten met veel content en/of veel kolommen biedt deze functionaliteit uitkomst. Wanneer deze functie wordt ingeschakeld verschijnen er in het menu Snel starten / Quick launch er een tweetal controlepanelen bij. Afbeelding rechts: De lijst Taken met menu Snel Starten zonder Metagegegevens voor navigatie-instellingen. Afbeelding geheel rechts: De lijst Taken met menu Snel Starten en Metagegevens voor navigatie-instellingen ingeschakeld. Deze functie biedt een extra dimensie aan het snelmenu. Afhankelijk van de context kan dit onder meer dienen als een keuzemenu of als sorteer en filtermogelijkheid. Het bovenste deel van deze Quick Launch werkt als een aan te klikken menu met uitklapbare keuze-opties. Zie afbeelding rechts. Het onderste deel werkt als een filter met selectievelden. Zie afbeelding geheel rechts. Kies de gewenste lijst en ga via de Instellingen voor Lijst naar Algemene instellingen en kies vervolgens Metagegevens voor navigatie-instellingen. 41

42 Metagegevens voor navigatie-instellingen selecteren Klik in dit scherm de beschikbare velden aan die in de menuopties moeten worden meegegenomen. Een veld kan aan de selectie worden toegevoegd of verwijderd. Algemene instellingen: Weergave-instellingen per locatie Deze functie is in verband te zien met Metagegevens voor navigatie-instellingen. Hoe meer velden in eerder genoemd onderdeel zijn geselecteerd als metadata voor navigatie, hoe meer keuzemogelijkheden beschikbaar voor weergave-instellingen per locatie. Kies de gewenste lijst, in dit voorbeeld Taken. Ga via Instellingen voor Lijst naar Algemene instellingen en kies voor Weergave-instellingen per locatie. Zie afbeelding boven. 42

43 De velden worden in het menu Snel starten / Quick launch van de betreffende Lijst getoond. Zie afbeelding rechts. Algemene instellingen: Instellingen voor formulier Dit onderdeel is met name van belang voor wie veel werkt met het programma Microsoft InfoPath. Ga via Instellingen voor Lijst naar Algemene instellingen en kies voor Instellingen voor formulier. Via formulieropties zijn aanpassingen te doen voor de formulierindeling, zijn weergaven te maken en afbeeldingen, opgemaakte tekst en regels toe te voegen. 43

44 Machtigingen en beheer van een Lijst / List Permissions and Management De tweede rubriek in het scherm Instellingen voor lijst heet Machtigingen en beheer. Hier zijn vijf onderdelen te vinden: Dit lijstitem verwijderen, hiermee wordt de gehele lijst verwijderd. Lijst opslaan als sjabloon, het gehele raamwerk van de Lijst als bestand opslaan (eventueel inclusief de inhoud) om deze in een andere site te kunnen (her)gebruiken. Machtigingen voor dit lijstitem, rechten instellen op deze Lijst voor verschillende doelgroepen Werkstroominstellingen, instellen van Workflows rond items in de Lijst. Instellingen van metagegevens en trefwoorden van de onderneming, het toevoegen van een kolom met trefwoorden die binnen de organisatie veel wordt gebruikt. Werkstroominstellingen en Instellingen van metagegevens en trefwoorden van de onderneming wordt in dit onderdeel verder buiten beschouwing gelaten. Lijst opslaan als sjabloon / Save list as template Heb je een mooie Lijst samengesteld met handige weergaven daarop en wil je die Lijst nog eens in een andere site hergebruiken? Dat kan! Sla de lijst, al dan niet met inhoud van de items op als sjabloon. Zo n lijstsjabloon / list template is dan als een *.stp-bestand te hergebruiken bij een andere site binnen EDUgroepen. Geef de beoogde bestandsnaam op bij Bestandsnaam / File Name. De Sjabloonnaam / Template name en Beschrijving van sjabloon / Description zijn de titel en omschrijving t.b.v. de Template Gallery. Wil je de inhoud van reeds gemaakte items toevoegen aan het sjabloon? Vink dan Inhoud opnemen / Include Content aan. Klik OK om de actie door te voeren. Er verschijnt een nieuw venster. Klik in dit venster op de hyperlink naar de Galerie voor lijstsjablonen om het sjabloon uit de Galerie te kunnen selecteren. 44

45 Bijvoorbeeld om vervolgens het als bestand te kunnen downloaden. Klik daartoe met de rechter muisknop op de titel en selecteer Doel opslaan als... / Save target as... Machtigingen en Beheer: Machtigingen voor dit lijstitem / Permissions for this list In dit onderdeel kun je verschillende gebruikersgroepen als Bezoekers, Leden en Eigenaren aparte rechten geven op een lijst. Ga naar de betreffende Lijst die andere toegangsrechten moet krijgen ten opzichte van de rest van de site. Ga via Instellingen voor deze lijst naar Machtigingen en beheer. Selecteer Machtigingen voor dit lijstitem. Het scherm met hulpprogramma s voor machtigingen verschijnt. Zie afbeelding onder. Standaard overerft een Lijst de toegangsrechten van de site waar ze onderdeel van uitmaakt. Bij Lijsten zoals Discussieforum of Enquête (Survey) kan het uitkomst bieden aparte rechten in te stellen. Bijvoorbeeld dat men een item kan toevoegen maar niet verwijderen. Of bij Enquête dat men alleen de eigen antwoorden kan zien. Ook zie je hier terug welk teamlid, groep, student of medewerker je direct toegang hebt gegeven tot de lijst en welk niveau toegangsrechten deze hebben. Om het overnemen van toegangsrechten te stoppen, klik op Overname van machtigingen stoppen. 45

46 Na het beëindigen van het overnemen van machtigingen toont het lint ribbon nu meer menuopties zoals Machtigingen verlenen en Gebruikersmachtigingen bewerken/verwijderen. Vink de gewenste gebruiker of gebruikersgroep aan en vervolgens bijvoorbeeld op Gebruikersmachtigingen bewerken om verdere instellingen te maken. Anonieme toegang / Anonymous Access verlenen kan interessant zijn wanneer de lijst (en/of site) een publieke functie heeft. Dan fungeert de lijst als onderdeel van een openbare website en is voor iedereen toegankelijk via Internet (dus ook zonder inlog op EDUgroepen). Er wordt veel gesproken over items als inhoud van een lijst. De term item is te beschouwen als de SharePoint-aanduiding voor wat in databases ook wel Record wordt genoemd. Net zoals Lijst de nu gebruikte term is voor een tabel. Ingevulde Lijsten met daarin items wordt ook wel content genoemd. RSS (Feeds) instellingen Omdat het ook bij Lijstacties / List Actions beschreven is, wordt het hier kort benoemd. Onder Instellingen voor Lijst, Communicatie is een link naar het menu om RSS Feeds in te stellen. RSS Feeds zorgen er voor dat updates van een lijst ook via een feedreader en bijvoorbeeld Outlook is te lezen. Standaard staan op alle lijsten een RSS ingesteld. Je kunt dit desgewenst via de RSS Settings uitzetten of aanpassen. Een veelgebruikt voorbeeld is een RSS Feed op een Weblog of nieuwssite, maar ook voor Projecttaken kan het handig zijn. 46

47 Klik op de titel van de lijst waar je de RSS-feed wilt instellen. Klik via tabblad Lijst in het lint op Lijstinstellingen, RSSinstellingen. Zie verder afbeelding hiernaast. RSS vermelden. Schakel RSS voor deze lijst aan of uit. Via RSS Channel Information is in te stellen hoe de lijst wordt getoond via de RSS Viewer in Outlook. Zo kun je aangeven dat de berichtgeving via RSS wordt beperkt tot 256 leestekens, wil men de rest lezen, dan gaat men naar de pagina zelf. Hiermee genereer je dus meer bezoek naar je pagina. Kolommen / Columns. Vink hier de kolommen aan die de RSS feed mogen voorzien van informatie. Geheel onder aan de RSS-instellingen is het onderdeel Item Limiet te vinden. Geef hier aan tot hoeveel dagen terug de RSS Feeds mogen gaan en hoeveel Nieuwe Items er maximaal tegelijk in een feedreader (bijvoorbeeld Outlook) mogen verschijnen. 47

48 Acties op Lijsten / List Actions Erg handig zijn de diverse acties via het lint / ribbon. Via dit menu op de Lijsten kunnen aantal veelgebruikte handelingen op de lijsten worden losgelaten. Het lint doet denken aan de menu-opties in Office Word en Excel. Gegevensbladweergave / Edit in Datasheet Met de gegevensbladweergave kun je een SharePoint lijst bewerken alsof het een tabel is zoals in Access of Excel, inclusief knippen en plakken. Handig voor het invoeren of bewerken van grote hoeveelheden informatie ( bulk edit ). Let er bij knippen en plakken wel op dat de volgorde van de kolommen in SharePoint en Excel gelijk is. Je kunt deze optie gebruiken door de lijst te openen en in het lint te kiezen voor Gegevensbladweergave. Openen met Access Een stap verder is de Lijst als tabel te openen in Microsoft Access. Hiervoor moet wel een recente versie van Microsoft Access op de computer/netwerk aanwezig zijn. Niet iedereen is even wegwijs in een databasetoepassing als Access. Exporteren naar Excel Laagdrempeliger en veelgebruikt is het spreadsheetprogramma Excel. SharePoint en Excel gecombineerd bieden interessante mogelijkheden. Zo is vanuit EDUgroepen een Lijst in SharePoint te openen in Excel. Klik op het icoon Exporteren naar Excel en exporteer de data uit de lijst naar Excel om deze (bijvoorbeeld met de grafiekopties) als spreadsheet te kunnen analyseren. Eenmaal in Excel kun je een kopie als bestand opslaan. Bij sommige Browers, zoals Internet Explorer 9 wordt er gevraagd om de toepassing te openen of te bewaren. In dit geval wordt er op Open geklikt. 48

49 Excel wordt gestart, er verschijnt nog een dialoogvenster met daarin de vraag of de toepassing mag doorgaan de online content te openen. Klik op Enable om door te gaan. Via Excel log je vervolgens in met je EDUgroepenaccount of SURFconext om een veilige ( WebDav ) sessie tussen Excel op de computer en SharePoint tot stand te brengen. Omdat de inhoud online afkomstig is van SharePoint, biedt de menubalk van Excel in het Lint/Ribbon interessante functies zoals Exporteren naar een andere SharePoint Lijst of Pivottabel. Verbinden met Outlook / Connect to Outlook Via Verbinden met Outlook is het mogelijk om je online agenda van EDUgroepen en andere Lijsten aan Outlook te koppelen, zodat ze ook direct in Outlook kunnen worden gebruikt. Open een Lijst, bijvoorbeeld Agenda in je teamsite of My Site en klik op Verbinden met Outlook / Connect to Outlook. 49

50 Net als met Excel wordt er een WebDav verbinding tot stand gebracht met de online inhoud van SharePoint en een programma op de computer. Er verschijnt een aantal dialoogvenster met de vraag of de teamsite vanuit de internetbrowser mag doorgaan met het openen van Outlook. Klik op Allow / Toestaan. Na het starten van Outlook wordt ook in Outlook de vraag gesteld of deze content mag worden geopend. Net als bij Excel wordt nog eens gevraagd om in te loggen. In Outlook zelf kun je de verschillende agenda s van teamsites in EDUgroepen aanen uitvinken om deze te tonen. In de afbeelding is de Agenda in de linkerkolom de Agenda die lokaal in Outlook op de PC wordt gebruikt en is de rechterkolom de agenda die online afkomstig is van een site op EDUgroepen.nl RSS-feed Via de Lijst actie RSS-feed kun je direct via de browser de RSS Feed bekijken. RSS staat voor Really Simple Syndication en is een manier om automatisch op de hoogte te blijven van laatste updates of activiteiten op sites zonder de website als bron zelf te hoeven bezoeken. 50

51 De weergave en taalinstelling is afhankelijk van de (taal)versie van besturingssysteem en/of internetbrowser op je computer. Klik op Abonneren op deze feed / (Subscribe to this Feed) om op deze bron te abonneren via de browser. Op deze wijze is de internetbrowser ook een feedreader, het programma om verschillende RSS feeds van diverse sites te kunnen lezen. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op Subscribe / Abonneren. De RSS-feed van de Lijst op EDUgroepen is nu te raadplegen via de Feeds in de internet browser. Browsers als Firefox, Saphari, Chrome en Opera ondersteunen ook RSS-feeds. In dit voorbeeld staat de SharePoint Lijst Taken in de lijst met Feeds in Internet Explorer. 51

52 RSS-feed in Outlook als feedreader Het is ook mogelijk om RSS-feeds in Outlook te lezen. Startpagina voor RSS Feeds in Outlook. Deze is aan te klikken als een van de submappen in de mappenlijst van Outlook. Nieuwe RSS-feed toevoegen in Outlook Ga naar de betreffende Lijst binnen EDUgroepen. Ga via de lijstacties in het lint naar de knop RSS-feed. Klik in het scherm met rechtermuis op Subscribe to this feed / Abonneer op deze feed en kopieer de hyperlink. Zie afbeelding rechts. Open Outlook en klik met rechtermuis in de folderlijst op de knop RSS Feeds en vervolgens Add a New RSS Feed / Nieuwe RSS-feed toevoegen. Plak vervolgens het adres van de RSS-feed in het scherm RSS-feed toevoegen en klik OK. Voorbeeld van een RSS Feed in Outlook. 52

53 Waarschuw mij / Alert Me Alerts, notificaties in bij veranderingen van Lijsten is een handige functie. Automatisch een waarschuwing krijgen in mail bij nieuwe updates, taken, blogs, mededelingen, wiki s enzovoorts. Sommigen zullen misschien vinden dat deze optie overbodig is geworden met de komst van RSS Feed. Toch zijn er wel verschillen aan te wijzen en daarmee ook voordelen dat beide functies naast elkaar bestaan. Een Alert / waarschuwing stuurt een automatisch bericht naar de Inbox met de melding dat er een wijziging of update op een Lijst heeft plaatsgevonden. De titel van het nieuwe item wordt genoemd en de inhoud van de tekst in de vorm van een rapportje. Wil je meer lezen dan klik je op de bijgeleverde hyperlink om alles op de site zelf te lezen in de gehele context. Vooral bij weblogs die interactie vragen of discussions boards is dit handig omdat je dan op de site ook eventueel direct kunt reageren op de posting waar je het bericht van had gekregen. Blijf op de hoogte via waarschuwingen op Lijsten Net als RSS Feeds zijn dus ook op elke Lijst alerts te nemen. Ontvang een bericht in Outlook wanneer teamleden een wijziging hebben aangebracht. Een Alert nemen op een lijst In dit voorbeeld wordt er een waarschuwing (Alert) aangemaakt op Aankondigingen / Announcements. Handig om per op de hoogte te blijven als een mededeling wordt gedaan op de site. Klik op Hulpmiddelen voor Lijsten, Lijst, Waarschuw mij / Alert me (zie afbeelding). Er verschijnt een nieuw scherm. 53

54 Geef in dit venster de volgende zaken aan: Naam van waarschuwing / Alert. Dit is standaard de naam van de betreffende Lijst maar kan voor de herkenbaarheid in worden aangepast. Waarschuwingen verzender naar / Send Alerts To Vul hier gebruikersnaam of e- mail adres in of klik op het icoontje van het adresboek om te zoeken. (Afleveringsmethode: niet van toepassing. Standaard als ). Type wijzigen / Change Type: Het meest gangbaar is om te kiezen voor Nieuwe items worden toegevoegd / Added Items. Andere keuzes zijn Alle wijzigingen /All Changes, Bestaande items worden gewijzigd /Changed Items en Items worden verwijderd / Deleted Items. Waarschuwingen voor deze wijzigingen verzenden. Standaard op Willekeurig. Wanneer er waarschuwingen moeten worden verzonden / Alert Frequency: Wanneer en hoe vaak moet er een bericht per worden verstuurd. Melding direct verzenden / Send Immediately, Of een dagelijkse of wekelijkse samenvatting sturen / Daily Summary, Weekly summary. Bij dagelijkse en wekelijkse samenvattingen zijn ook tijdstip en dag van verzenden in te stellen. Klik OK om de waarschuwing per op deze lijst te activeren. In ontvang je na korte tijd een automatisch gegenereerd bericht. 54

55 Bij diverse waarschuwingen op meerdere sites, of bij een site waar veel actie is, werkt het prettig om te kiezen voor Een dagelijkse samenvatting op Nieuwe items. Wel op de hoogte blijven, maar niet al te veel s. waarschuwingen en RSS Feeds Er zijn verschillen tussen Alerts en RSS. Verschillen in het gebruik hiervan in de praktijk. Het hangt sterk van de aard van de informatie en van de soort Lijst af of je een waarschuwing wilt of een RSS Feed. Bij sommige lijsten is de meerwaarde van deze beide opties misschien minder duidelijk zichtbaar is en kan men willekeurig een van beide toepassingen gebruiken. Als Eigenaar/Owner van een Site of Lijst genieten waarschuwingen de voorkeur bij Content Approval / Goedkeuring ter publicatie omdat teamleden dan (re)actie verwachten. Voor lidmaatschap van een forum is RSS erg prettig om de laatste bijdrage te lezen in de RSS Feedreader van bijvoorbeeld progamma Outlook. Het is een nuanceverschil: Waarschuwingen in /Alerts zijn iets dwingender van aard, RSS iets vrijblijvender. Alerts worden in principe naar je Postvak IN van het programma gestuurd (is dus een pushfactor), RSS lees je via de RSS-Feedreader (pull). Alert geeft in vorm van een bericht een aparte samenvatting eigenlijk een soort rapport. Of je leest het gehele bericht als RSS Feed. Hoe dan ook, als je de gehele posting leest ben je niet op de bronlocatie van het bericht zelf. In beide gevallen kan het handig zijn om de update even snel te lezen zonder naar de bron op de site toe te hoeven gaan. Je kunt als eigenaar ook waarschuwingen uitdelen. Bij het aanmaken van een nieuwe Alert op een lijst kunnen meerdere users of gebruikersgroepen worden toevoegd. Zo kun je voor je team in één keer instellen dat men Alerts ontvangt. Wees hier uiteraard terughoudend mee. Een koppeling per verzenden Naast Alerts / waarschuwingen en RSS-feeds is er nog een praktische toepassing voor het delen van Lijsten. Deze toepassing lijkt enigszins op wat ook wel bij weblogs wordt gedaan als this post / Deze blog post doorsturen. Met EDUgroepen in SharePoint2010 is dit een standaard toepassingen binnen alle Lijsten. Via de knop Een koppeling per verzenden wordt het directe adres als Hyperlink in een gewenst e- mailprogramma doorgestuurd. 55

56 Met Windows 8 is er nog een dimensie toegevoegd door te zoeken naar een toepassing een App Store van Windows 8. Binnen de Windows 8 Store is er bijvoorbeeld een gratis App beschikbaar. Ik vind het leuk en Labels en notities In alle Lijsten is er in de Bladerfunctie nog de mogelijkheden tot delen en het maken van notities in de browser via de Like-functie / Ik vind het leuk en Labels en notities. 56

57 Via deze functie kunnen pagina s en worden gemarkeerd en gedeeld binnen EDUgroepen. Vink eventueel Persoonlijk aan om annotaties privé te houden. Op het profiel van de Mijn Site / My Site* zijn de annotaties, al dan niet privé terug te lezen onder de tab Tags and Notes / Labels en Notities. Iedere medewerker en student bij een aangesloten instelling beschikt over een My Site binnen EDUgroepen, een persoonlijke profielpagina en werkomgeving via 57

58 Een Lijst naderhand wijzigen Iedere aangemaakte Lijst beschikt standaard uit een aantal Kolommen. De kolommen bieden met de Lijst het raamwerk om content in op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan documenten met de nodige velden aan extra informatie. Binnen een Sharepoint Lijst is ieder document dan een item met kolomnamen. Het is mogelijk om dat raamwerk aan te passen door extra kolommen toe te voegen en te verwijderen of eigenschappen van kolommen en Lijst aan te passen. Een Lijst wijzigen 1. Kies voor Lijsten in het menu aan de linkerzijde van het scherm. 2. Kies vervolgens de gewenste Lijst, bijvoorbeeld Taken. 3. Kies Tabblad Lijst. 4. Door middel van de knoppen in het Lint Weergaven beheren is de Lijst naar wens aan te passen. Binnen dit onderdeel kunnen elementaire acties als Weergave maken/aanpassen en Kolom maken worden gedaan. 5. Wil je meer aanpassingen doen, kies dan Lijstinstellingen geheel rechts in het Lint. Je komt dan weer in het menu Instellingen voor Lijst, zoals ook beschreven in het hoofdstuk Lijstinstellingen. Hier zijn alle instellingen te doen, zoals algemene instellingen, toegangsrechten, kolommen en weergaven maken enzovoorts. Alle functionaliteit die met de standaard mogelijkheden van SharePoint op Lijsten te realiseren is, is via dit menu te doen. 6. Met het kiezen van één van de Breadcrumbs kan men weer terug in het overzicht van de Takenlijst, schakelen tussen Weergaven of terug naar de Introductiepagina / Home. Wijzigen Kolommen Onder het kopje Kolommen is het mogelijk het raamwerk van kolommen aan te passen. 1. Kies de lijst die je wilt wijzigen 2. Door middel van Lijstinstellingen, Kolommen kom je in het volgende scherm 3. Onder Kolommen zijn gegevens te wijzigen die betrekking hebben op de kolommen. 4. Door een kolom te selecteren, kan de eigenschap van de kolom worden gewijzigd. Tevens kunnen nieuwe kolommen worden toegevoegd of de volgorde worden aangepast. 58

59 Wijzigen bestaande Weergaven / Views SharePointlijsten zijn voor te stellen als Excelsheets; de Lijst bestaat uit een tabel met kolommen. Zo n spreadsheet geeft vaak een overdaad aan informatie. Met een View bepaal je welke en vooral in welke vorm de gebruiker de informatie in de Lijst te zien krijgt. De Weergaven zijn daarom via diverse manieren in een Lijst te benaderen. Onder meer via de breadcrumbs in navigatie (zie afbeelding rechtsboven) en via het Lint / Ribbon (zie afbeelding rechts). Van een lijst kunnen verschillende views worden gemaakt en aangepast. Voor het werken met Webonderdelen / Web Parts is dit belangrijk omdat in het Taakvenster van het Web Part dan direct de gewenste View kan worden geselecteerd (zie hoofdstuk over Web Parts). 1. Ga hiervoor naar de Lijst die je wilt wijzigen 2. Ga via één van boven beschreven manieren naar het scherm Deze weergave wijzigen om de bestaande View te wijzigen. 3. Vervolgens kunnen verschillende soorten weergaves instellingen worden gedaan. Zoals kiezen welke kolommen in deze weergaven wel of niet worden getoond en in welke presentatiestijl (bijvoorbeeld in de vorm van tabel of als nieuwsbrief). Meer hierover in het aparte hoofdstuk over Views. 59

60 Overzicht van lijsten Je kunt een overzicht krijgen van alle lijsten die zijn aangemaakt binnen een site op EDUgroepen. De snelste manier is door te klikken op de titel Lijsten / Lists in het menu Snel Starten / Quick Launch op de pagina. Je kunt er ook komen via Alle site-inhoud /All Site Content in ditzelfde menu. Scroll in het volgende scherm door naar beneden om de Lijsten te komen, of selecteer Lijsten geheel rechtsboven. Via het pijltje naast Weergave/ View kun je vervolgens schakelen tussen de verschillende onderdelen. Door te kiezen voor Lijsten, verschijnt een overzicht van enkel lijsten. Soorten Lijsten Bibliotheken/Libraries Documentbibliotheek / Document Library In een document library kun je documenten opslaan. Het is mogelijk om binnen een document library (sub)mappen aan te maken. Afbeeldingsbibliotheek / Picture Library Een picture library is een document library, maar dan speciaal voor afbeeldingen. Je kunt de afbeeldingen weergeven als bestanden, miniaturen of als dia show. Formulierbibliotheek / Form Library Voor zakelijke formulieren als statusrapporten en inkooporders. Gebruik van een XML-editor is hiervoor vereist, zoals Microsoft InfoPath. Diatheek / Slide Library Vergelijkbaar als document library maar dan speciaal voor PowerPoints. 60

61 Gegevensverbindingsbibliotheek Bestanden delen met informatie over externe verbindingen. Rapportbibliotheek Pagina s en documenten maken en beheren voor het bijhouden van metrieke gegevens, doelstellingen en informatie. Wiki Page Library Gebruik een Wiki Page Library wanneer je een verzameling wiki-pagina s aan elkaar gelinkt wilt hebben. (Wiki Page Library is niet te verwarren met Wiki Site. Net als Web Part Page en Basic Page, wordt een Wiki Page opgeslagen binnen Document Library van je teamsite. Een Wiki Site opereert als zelfstandige subsite ònder je teamsite. Zie ook hoofdstuk 8 Subsites). Communicatie Aankondigingen/Announcements zijn geschikt om korte nieuwsberichten en mededelingen te plaatsen. Contacten/Contacts Om gegevens van contactpersonen te bewaren. Discussiebord/Discussion Board. Om op afstand van gedachten te kunnen wisselen binnen een team of groter publiek. In te zetten als forum. Volgen/Tracking Koppelingen/ Links Hyperlinks naar andere sites. Agenda/Calendar ( Events ) Met deze Agenda-lijst kun je afspraken, vergaderingen en deadlines vastleggen. Calendar, ook wel Evenementen of Events genoemd, kun je bekijken als Lijst of in kalendervorm. Je kunt het ook exporteren naar Outlook. Handig als Teamagenda. Taken/Tasks Met behulp van een takenlijst kun je bijhouden wie, wat moet doen. Je kunt taken toewijzen aan projectleden en de voortgang bijhouden. Er is versiebeheer en teamleden ontvangen een melding per wanneer er een taak aan ze is toegewezen. Projecttaken/Project Tasks Voor de liefhebbers van het planningsprogramma s als MS Project een welkome aanvulling. Project Tasks hebben in tegenstelling tot de gewone Tasks een grafische weergave: een view in Ganttschema s Actie-items bijhouden / Issue Tracking Een soort volgsysteem. Met de Issues Lijst kun je zicht houden op problemen en aandachtspunten. Enquête/Survey Met behulp van een Survey is op eenvoudige wijze enquêtes en polls op te stellen en digitaal af te nemen. Aangepast/Custom Lists Aangepaste Lijst / Custom Een volledig zelf samengestelde Lijst. Bouw zelf de Lijst vanaf de eerste kolom op. Meer werk maar meeste keuzevrijheid. Een bekende toepassing van een Custom List is een FAQ: een lijst van veelgestelde vragen. Externe Lijst / External List Externe lijst om gegevens in een extern inhoudstype weer te geven. 61

62 Hoe gebruik je de lijsten Lijsten die zijn aangemaakt, zijn op twee manieren te presenteren op de startpagina van de site. 1. Door in de eigenschappen van de Lijst de optie Dit lijstitem op de werkbalk Snel starten weergeven / Display this list in the Quick Launch bar aan te vinken. Waardoor deze in het linker deel van het scherm in de rij met Lijsten op de startpagina van je site verschijnt. 2. Door de lijst als een Webonderdeel / Web Part op de pagina te presenteren. Als beheerder /eigenaar van een site heb je de mogelijkheid tot instellingen op vier onderdelen. Binnen die onderdelen zijn vervolgens vele nuances op toegangsrechten in te stellen. - Site-instellingen: paginainstellingen, keuze uit persoonlijke of gedeelde weergave en permissies voor teamleden op siteniveau. - Lijstinstellingen: lijstinstellingen, weergaves en permissies voor teamleden op lijstniveau. - Iteminstellingen: Instellingen op itemniveau. - Web Part instellingen: Instellingen op webonderdelen, enkel gericht op weergave. Web Part View. 62

63 4. Webonderdelen (Web Parts) op de Teamsite Een SharePoint pagina is opgedeeld in een aantal zones op het scherm. In elke zone kunnen Webonderdelen, veelal Web Parts genoemd, geplaatst worden. Deze Web Parts zijn kleine toepassingen, de meeste op basis van de diverse Lijsten in de site. Sommigen zijn simpel andere zijn zeer geavanceerd. De manier waarop je met Web Parts werkt, is in alle onderdelen van SharePoint hetzelfde. Iedere eigenaar van een EDUgroepen Teamsite kan Web Parts plaatsen op de pagina van die Teamsite, de eigenaar van een MySite (iedere student en medewerker dus) kan Web Parts plaatsen op zijn of haar eigen pagina en sites vanaf MySite. Web Parts zijn kleine onderdeeltjes van de site. Legosteentjes of satellietjes, vaak op basis van de diverse lijsten en die je kunt beschouwen als een snelkoppeling naar de bronlijst. Web Parts gebruik je om lijsten op verschillende manieren mee te kunnen presenteren op de (start)pagina van de teamsite. Niet iedereen kan zomaar Web Parts op een Teamsite plaatsen. Een eigenaar (owner/administrator) van een Teamsite kan iedere gebruiker de mogelijkheid geven zelf Web Parts op zijn pagina te plaatsen of er van af te halen, in Personal View. De eigenaar van een site kan de Gedeelde Weergave, Public View of Shared View, die iedereen standaard te zien krijgt, aanpassen. Edit Mode: wijzig de indeling van de pagina Klik linksboven in het scherm op Site Actions, Edit Page (Siteacties, Pagina bewerken). De pagina verandert. Je ziet boven de zones nieuwe koppen verschijnen: Een Webonderdeel toevoegen / Add a Web Part. Klik met de muis op een van deze koppen. * 63

64 * Bij een aantal sjablonen werkt deze routine iets anders. Kies voor Pagina Bewerken, Invoegen, Webonderdeel. De verder beschreven stappen zijn in alle sites gelijk. Boven in beeld verschijnt de Ribbon, een werkbalk met verschillende menuopties. In dit deel van het venster een verzameling Web Parts die in de galerie van de site aanwezig zijn. In bovenstaande afbeelding wordt in de Categorie Lijsten en Bibliotheken, de Gedeelde Documenten (Shared Documents) als webonderdeel aan de pagina toegevoegd. Klik na de selectie op Toevoegen en deze lijst staat als Web Part op de pagina. Indien men na deze handeling klaar is met bewerken kan geheel links boven in op de knop Stoppen met Bewerken / Save and Close worden geklikt. 64

65 Voor geavanceerde gebruikers is in dit scherm via de selectie Een webonderdeel uploaden een nieuw Web Part als bestand toe te voegen aan deze Galerie met webonderdelen. Na het uploaden kan dit nieuwe Web Part dan net als de andere uit de Galerie worden geselecteerd om te publiceren op pagina s. Wanneer men op Webonderdeel uploaden heeft geklikt, verschijnt er twee knoppen. Klik op Bladeren om het webpartbestand op de computer te selecteren en vervolgens Uploaden. Het nieuwe WebPart kan vervolgens aan de Galerie worden toegevoegd. Importeren van (externe) Web Parts afkomstig van andere SharePointomgevingen dan EDUgroepen zal niet gebruikelijk zijn. Dat zijn veelal geprogrammeerde onderdeeltjes en kunnen vanwege viruspreventie niet zomaar binnen EDUgroepen worden geupload. Volledigheidshalve tonen we het venster toch in de handleiding, omdat je deze wel in beeld voorbij ziet komen wanneer je het venster Webonderdeel Toevoegen opent. Deze functie werkt uiteraard gewoon wel wanneer het betreffende webonderdeel op de servers van EDUgroepen bekend is. Overzicht van de Bewerkmodus van je site Wanneer je aan de editor-zijde van de Teamsite bent via Siteacties, Pagina Bewerken, zie je dat je site is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Je kunt Webonderdelen/ Web Parts op je site plaatsen. Je kunt naar eigen smaak Web Parts toevoegen, weghalen of aanpassen. 65

66 Webonderdeel/Web Part toevoegen 1. Klik linksboven op de pagina op Siteacties, Pagina bewerken. 2. Klik in de gewenste zone op de titel Een webonderdeel toevoegen. 3. Dan verschijnt boven in beeld de werkbalk Webonderdeel toevoegen/add Web Parts. 4. Vink het gewenste Web Part aan en klik op de knop Toevoegen. 5. Het nieuwe Web Part wordt gepresenteerd op de pagina. Via de knop Stoppen met Bewerken, geheel linksboven, kun je weer terug naar de normale weergave. Web Part verplaatsen 1. Klik op Siteacties, Pagina bewerken (geheel linksboven). Of via Tab Pagina en dan Bewerken. 2. Je kunt de verschillende Web Parts nu verplaatsen door te slepen. Een zone is herkenbaar aan de vlakken die ontstaan als je een Web Part over de site sleept. 3. Je sluit de ontwerpmodus af door net als bij Web Part toevoegen op Stoppen met Bewerken te klikken). 66

67 Een Web Part instellen Behalve de plaats van een Web Part op de pagina kun je ook het uiterlijk van de Web Part aanpassen of een filter toepassen (bijvoorbeeld alleen gewijzigde items weergeven). Klik op het pijltje rechts naast de titel van het Web Part. Kies Webonderdeel bewerken (Modify Web Part). In het taakvenster dat rechts verschijnt, kun je verschillende instellingen aanpassen. Klik op de hyperlink De Huidige weergave bewerken om een kolom toe te voegen of een filter toe te passen. Klik op Geselecteerde Weergave om een pull down menu te openen waarin de beschikbare Views vanuit de Lijst worden getoond. Klik op Type werkbalk om bijvoorbeeld de Menubalk te verwijderen. Maak overige instellingsmogelijkheden zichtbaar door te klikken op het kruisje voor Vormgeving, Indeling of Geavanceerd. Klik op OK of Toepassen. 67

68 Merk op dat als je in de Bewerkmodus van de Teamsite bent, het menu van het Web Part uitgebreider is. Het Web Part specifieke deel Het bovenste gedeelte van het scherm dat verschijnt, is een specifiek gedeelte dat afhankelijk is van het soort Web Part. In de afbeelding hiernaast zijn we verder naar beneden gescrolld en kijken we naar de onderdelen Vormgeving, Indeling en Geavanceerd. Vormgeving In dit gedeelte bepaal je de wijze waarop het Web Part getoond wordt. 1. Zo kun je de titel in de titelbalk wijzigen. De hoogte of breedte dat het Web onderdeel mag innemen kun je bepalen door een aantal pixels of centimeters in te voeren. 2. Met Chroomstatus en Chroomtype kun je instellen of het Web Part een titelbalk en menubalk meekrijgt. 3. Dit soort wijzingen worden, zodra je op geheel onderaan op OK of Toepassen geklikt, uitgevoerd. Vaak zie je het effect pas als je in de Bewerkmodus van de pagina op Publieke of Persoonlijke Weergave bekijkt. Indeling Verder naar beneden in het Web Part menu, kom je in het deel Indeling. kun je de plaats van het Web Part op de pagina nog eens aangeven via Zone (Middelste zone links, rechts) en of de richting van links naar rechts andersom georiënteerd moet worden bij Richting. Verder is er nog bij Verborgen een vinkje te plaatsen voor de zichtbaarheid van het Web Part. Vink je deze optie Verborgen aan, dan het Web Part verborgen. Het staat nog wel op de pagina maar is alleen voor de site-eigenaar in bewerkmodus zichtbaar. Om weer bij het verborgen Web Part terecht te kunnen komen, ga je naar de Bewerkmodus via Siteacties, Pagina bewerken. Hier of is 68

69 Geavanceerd Helemaal onderaan in het webonderdeel/web Part menu vind je Geavanceerd. Onder Geavanceerd bepaal je of de overige teamleden het webonderdeel (in hun persoonlijke weergave) mogen sluiten of verplaatsen. Vink dan de verschillende Toestaan -opties aan of uit. Ook de beschrijving die standaard wordt getoond als het Web Part nog niet gebruikt is, kun je daar aangeven. Dit doe je bij Beschrijving. Onder Geavanceerd kunnen ook andere opties voor instellingen verschijnen, afhankelijk van de functie van het webonderdeel. Via Doelgroepen kun je al dan niet via adresboek op naam of op SharePoint-groep aanwijzen wie het Web Part mag zien (bijvoorbeeld niet zichtbaar voor bezoekers, wel zichtbaar voor leden). Klik voor alle onderdelen geheel onderaan op OK of Toepassen om je actie door te voeren. Je sluit de ontwerpmodus af door op Stoppen met bewerken te klikken (in het beeldscherm geheel links bovenaan). Web Part sluiten en verwijderen 1. Klik op Siteacties, Bewerken (linksboven) 2. De pagina verandert in de Bewerkmodus. 3. Je kunt een Web Part sluiten door in de titelbalk van het Web Part op het pijltje te klikken in de rechter bovenhoek en dan voor Sluiten te kiezen. Als je kiest voor Sluiten, dan blijft het Web Part wel bestaan in de Galerij, maar is het niet meer op de pagina geplaatst. 4. Via het Web Part menu zoals in de afbeelding kun je er ook voor kiezen om het Web Part te Verwijderen. Wanneer je kiest voor Verwijderen, dan is dit Webonderdeel verwijderd. Verwijderen van een Webpart op basis van een lijst heeft alleen betrekking op het Webonderdeel. De lijst wordt daarmee niet verwijderd. Je sluit de ontwerpmodus af door op Stoppen met bewerken te klikken (geheel links bovenaan in beeldscherm). 69

70 Overzicht van verschillende webonderdelen/web Parts WEB PART BESCHRIJVING OMGEVING WEB PART obv Lijst Announcements/ Mededelingen Korte mededelingen (prikbord) MySite* Teamsite Calendar Afspraken, Agenda, ook te gebruiken als Kalender MySite Teamsite Contacts Contactpersonen voor deze site MySite Teamsite Content Editor / Inhoudseditor Tekst, plaatjes, html teksten invoegen MySite Teamsite Document Library / Shared Documents Gezamenlijke documenten MySite Teamsite Form Web Part Een soort Content Editor Web Part, maar dan voor XML. Biedt beperkte Formbox mogelijkheid. MySite Teamsite Image Web Part Toont een plaatje op de pagina MySite Teamsite Links Lijst met hyperlinks naar andere sites Mysite Teamsite Page Viewer Een (andere) website of document tonen MySite Teamsite Picture Library / Shared Pictures Lijst van alle Plaatjes MySite Teamsite Relevant Documents Toon een specifieke lijst met voor een teamlid relevante documenten Teamsite RSS Viewer Laatste wijzigingen van andere websites (nieuws) tonen via RSS MySite Teamsite (Project)Tasks Met behulp van een takenlijst kun je bijhouden wie, wat moet doen. Je kunt taken toewijzen aan projectleden en de voortgang bijhouden. Er is versiebeheer en teamleden ontvangen een melding per wanneer er een taak aan ze is toegewezen. Teamsite Team Discussion Discussieforum Teamsite User Tasks Toon een specifieke lijst taken die aan het online zijnde teamlid is toegewezen op zijn of haar naam. Teamsite 70

71 Op de vorige pagina een overzicht van verschillende webonderdelen/web Parts. Deze lijst is verre van compleet maar is om een indruk te geven van de mogelijkheden. Op enkele na zijn veel webonderdelen gebaseerd op Lijsten in SharePoint (zoals Contacten of Documentenbibliotheek). Webonderdelen zullen toegelicht worden op die plaats waar ze het meest tot hun recht komen. In de lijst worden enkele webonderdelen benoemd die standaard beschikbaar zijn binnen je site en dus al in de Galerie getoond worden. * Uiteraard zijn alle Teamsite Web Parts ook beschikbaar wanneer je vanaf je Mijn site/my Site een nieuwe teamsite aanmaakt. Wanneer je een nieuwe Lijst aanmaakt, maak je in wezen ook een nieuw Web Part aan. Deze nieuwe Lijst wordt namelijk automatisch in de Web Part Gallery getoond om je de mogelijkheid te geven de lijst als Web Part op de pagina te presenteren. 71

72 5. Enkele specifieke Webonderdelen voor EDUgroepensites In dit hoofdstuk vind je een beschrijving van enkele Web Parts (vaak op basis van lijsten) die specifiek zijn voor EDUgroepen sites. Hoe een Web Part toe te voegen staat beschreven in hoofdstuk Webonderdelen op je Teamsite. Aankondigingen / Announcements Met het webonderdeel Aankondigingen / Announcements doe je korte mededelingen naar je Teamleden. De functionaliteit is vergelijkbaar met die van een prikbord. Mededelingen van een paar regels tekst om snel informatie met elkaar te delen. Het Web Part Aankondigingen is gebaseerd op de Lijst Aankondigingen. Dit webonderdeel is dan ook te vinden in de categorie Lijsten en Bibliotheken. Indien webonderdeel nog niet aanwezig, maak dan eerst de Lijst Aankondigingen aan via Siteacties, Meer opties, Aankondigingen Een Aankondiging plaatsen Ga naar de Lijst of het Webonderdeel Aankondigingen. Klik op Nieuwe aankondiging toevoegen / Add New Announcement. 1. Vul de benodigde velden in. Titel is logischerwijs een verplicht veld. Dit vormt het onderwerp van de mededeling. 2. Boven het veld Titel is er in de grijze balk een knop Bestand bijvoegen / Attach File. Net als bij een bericht kan hier een document als bijlage worden toegevoegd. 3. Hoofdtekst is een verdere beschrijving van de mededeling. 72

73 De teksteditor heeft de benodigde functies voor opmaak zoals vet, cursief, kleur, hyperlinks, gebruik van afbeeldingen. De functies van dit tekstveld werken nagenoeg gelijk als die binnen het Webonderdeel Inhoudseditor (Content Editor Web Part) 4. Verloopt / Expires geeft de mogelijkheid om een einddatum aan het bericht mee te geven. Deze datum geeft dan aan vanaf wanneer het bericht niet meer gepubliceerd (dus niet meer zichtbaar) is. 5. Klik op Opslaan om de mededeling te bewaren/publiceren. Agenda / Calendar (Events) Met Agenda kun je activiteiten invoeren die betrekking hebben op je Teamsite. Zoals bijvoorbeeld vergaderingen, workshops, bijeenkomsten. Agenda is uiteraard erg praktisch om als teamkalender te gebruiken. Nuttige functionaliteit daarboven op is dat de online agenda s in EDUgroepen sites ook via Microsoft Outlook te openen zijn. Net als veel andere webonderdelen is het Web Part Agenda gebaseerd op de Lijst Agenda. Indien niet aanwezig, maak dan eerst de Lijst Agenda aan via Siteacties, Meer opties, Agenda. Vervolgens is het ook als webonderdeel toe te voegen aan de pagina van je teamsite. 1. Sleep indien nodig het Web Part Agenda op je site. (zie Webonderdelen op je teamsite ). 2. Via Geselecteerde weergave / Selected View van het Webonderdeel (en natuurlijk ook de Lijst) kun je de afspraken als een Agenda tonen zoals in Outlook, of als een eenvoudig lijstje met afspraken en gebeurtenissen. 3. Via De huidige weergave bewerken / Edit the Current View kun je aanpassen welke kolommen er uit de lijst getoond moeten worden in het Web Part. Geheel naar eigen wens. Een nieuw item aan de Agenda toevoegen kan via de tabbladen Gebeurtenissen en Agenda. Ofwijs met de muis een dag in de agenda aan en klik dan op Toevoegen. In Agenda heet een item een Gebeurtenis / Event. 73

74 Voorbeeld van het invoeren van een nieuw item in de Agenda Titel, Locatie, Begintijd en Eindtijd. Beschrijving: nadere beschrijving van de afspraak/gebeurtenis. Dit tekstveld ondersteunt rich text, dus Vet/Cursief e.d. Categorie: Onder meer keuze uit Vergadering, Zakelijk, Verjaardag. Duurt hele dag en Terugkeerpatroon (Recurrence) werkt zoals de agenda in Outlook en andere e- mailprogramma s. Stel bijvoorbeeld in dat deze afspraak om de twee weken plaatsvindt. Je kunt bij een belangrijke afspraak via dit venster ook direct een Werkruimte / Meeting Workspace openen. Dit is een aparte werkruimte (een soort Teamsite) speciaal voor deze bijeenkomst. Zie voorbeeld hiernaast. Contactpersonen Met het Webonderdeel Contactpersonen / Contacts kun je een lijst maken waarin je contactpersonen kunt toevoegen. De verschillende Kolommen die standaard zijn, kunnen aangepast worden aan jouw wensen. Door middel van de Weergave (View), is het overzicht aan te passen. Klik op Nieuw item toevoegen om een contactpersoon in te voeren. 74

75 Voorbeeld van het invoerscherm bij een nieuw contactpersoon. Invoeren en bewaren gaat bij iedere Lijst en webonderdeel/web Part hetzelfde: klik na het invoeren van de informatie op Opslaan. Tip: in de Lijst Contactpersonen, klik op de Titel van het Webonderdeel om door te gaan naar de Lijst Contactpersonen, zijn er meer functies. Een handige functie is de mogelijkheid deze contactpersonen te koppelen aan de contactenlijst in Outlook. Via Verbinden met Outlook / Connect to Outlook kun je deze Contactlijst aan je Contactpersonen in Outlook toevoegen en synchroniseren. Hiermee maak je dus in Outlook een nieuwe lijst met contacten aan, die je vanuit Outlook dan kunt gebruiken als een mail- of distributielijst. Klik in het dialoogvenster van de Internet browser en Outlook dat verschijnt op Toestaan om de contactenlijst in Outlook toe te kunnen voegen. 75

76 Inhoudseditor / Content Editor Web Part Dit webonderdeel is anders dan de voorgaande Web Parts omdat dit een Webonderdeel betreft dat niet op een Lijst is gebaseerd. Met dit webonderdeel kun je op een vergelijkbare manier als in de tekstverwerker Word (of bureauaccessoire WordPad) teksten opmaken, hyperlinks en afbeeldingen toevoegen. Dit Web Part biedt daarom meer creatieve ruimte voor opmaak en vormgeving. Dit Webpart biedt uitkomst voor de site-eigenaar die zijn of haar teamsite of blog eigen opmaak en look and feel wilt meegeven. Er zijn desgewenst meerdere Inhoudseditors op een pagina plaatsen. Omdat dit webpart niet op een lijst is gebaseerd, is de Content (de inhoud) ook statisch. Je kunt geen gebruik maken van bijvoorbeeld de sorteer- en filterfuncties zoals met de andere lijsten wèl mogelijk is. Logisch: het is geen lijst, dus het bevat ook geen velden en kolommen die in de database opgeslagen zijn. Via Siteacties, Pagina bewerken, Invoegen Webonderdeel / Webonderdeel toevoegen i s dit webonderdeel te vinden in de categorie Media en inhoud. Het webonderdeel inhoudseditor wordt ook vaak het Content Editor Web Part genoemd. Met het webonderdeel Inhoudseditor kun je op drie manieren content plaatsen. 1. Via de Rich Text Editor, op een zelfde manier zoals in de tekstverwerker waarmee eenvoudig tekst, plaatjes en hyperlinks kunnen worden toegevoegd. 2. Via de Source editor, om in HTML codeteksten toe te voegen. 3. Via Koppeling naar Inhoud / Content Link kun je linken naar een bestand of een andere webpagina (URL). Deze derde optie is te benaderen via de eigenschappen van het web part. Zie ook: Webonderdelen op je Teamsite. De eerste twee invoermogelijkheden zijn direct via de pagina van de teamsite te benaderen. Dit is in functionaliteit in SharePoint 2010 een grote stap vooruit ten opzichte van voorgaande versies. Niet langer is het nodig om door te klikken naar de eigenschappen van het webonderdeel. 76

77 Bij het eerste gebruik van het Web Part, klik op de regel Klik hier als u nieuwe inhoud wilt toevoegen en de pagina van de teamsite gaat naar bewerkmodus (zie onder). Een andere weg hier naartoe is via Siteacties, Pagina bewerken. Eenmaal in deze bewerkmodus is het werken met de Inhoudseditor een aangename verbetering ten opzichte van SharePoint 2003 en SharePoint Het invoeren van tekst en hyperlinks is intuïtief. Het toevoegen van afbeeldingen kan in EDUgroepen nu rechtstreeks. Niet langer is het noodzakelijk om eerst een afbeelding in een tweede venster online te plaatsen; dat kan nu ook in hetzelfde scherm via Invoegen in de liniaal, de ribbon. Deze werkbalk aan de bovenzijde van het scherm doet in veel opzichten denken aan de menubalk in Office. In de Editor kun je via de Ribbon schakelen van RTF (Rich Text) modus naar HTML (script) modus. Na het bewaren van de tekst verschijnt de content in het Web Part op de pagina. Dit Web Part biedt de mogelijkheid om je pagina een eigen uiterlijk te geven. Functionaliteit die je doorgaans op een HTML pagina vindt kun je in dit Web Part toepassen: clickable maps en logo s, animated gifs, hyperlinks naar nieuwe vensters, etc. Deze mogelijkheden zijn ook toe te passen in een Rich Tekst veld binnen de SharePoint lijsten. 77

78 Discussiebord / Team Discussion Ook het discussiebord is een eenvoudig, kant en klaar webonderdeel gebaseerd op een Lijst, waarbij alleen de Weergave (View) ingesteld hoeft te worden. Zo zijn in de afbeelding hieronder via De huidige weergave bewerken / Edit the Current View een paar kolommen toegevoegd, waaronder Beantwoorden. Op die manier kan men via die knop direct op een stelling reageren. Afbeeldingen bekijken / Image Web Part Het webonderdeel Afbeeldingen bekijken / Image Web Part toont een afbeelding op je site. Deze afbeelding moet algemeen toegankelijk zijn op de site. Vanuit de Picture Library kopieer je het adres (URL) van het plaatje. Net als de Inhoudseditor is dit webonderdeel te selecteren uit de Galerie via de categorie Media en Inhoud, Afbeeldingen bekijken. 1. Voeg indien nodig het webonderdeel toe aan de Introductiepagina/ Home. 2. Geef onder Koppeling naar afbeelding de URL (http://...) van de afbeelding weer. De URL van een afbeelding kun je het beste op de volgende manier ophalen 1. Selecteer binnen Gedeelde afbeeldingen / Shared Pictures de afbeelding die je wilt gebruiken. 2. Selecteer nog een keer de afbeelding, tot de URL in de adresbalk van de browser staat. 3. Selecteer de URL en kopieer deze d.m.v. toetsencombinatie Appeltje/Control + C 4. Ga terug naar je Image Web Part en plak met Appeltje/Control + V in Koppeling naar afbeelding. 5. Door middel van Toepassen staat deze afbeelding op je Teamsite. Het webonderdeel Inhoudseditor / Content Editor Web Part kan in veel gevallen als alternatiefvoor dit webonderdeel dienen. Als je boven het plaatje in een Image Web Part of Inhoudseditor geen titelbalk wilt zien, kun je dat instellen onder het menu Vormgeving: Chroomtype is Geen. 78

79 RSS Viewer Via dit webonderdeel is het mogelijk om RSS Feeds van andere websites (of pagina s of lijsten binnen EDUgroepen) te tonen op een pagina van een teamsite. Dit kan bij belangrijke informatiebronnen handig zijn; blijf automatisch op de hoogte van de laatste ontwikkelingen zonder naar de bron te hoeven gaan. Dit webonderdeel is in de Galerie te selecteren binnen de categorie Inhoud samenvatten, RSSviewer. In het taakvenster van het webonderdeel selecteren we het internetadres van de gewenste RSS Feed. Dit kan een RSS Feed van iedere willekeurige lijst binnen EDUgroepen zijn (iedere lijst is voorzien van een RSS Feed). In dit voorbeeld het adres (URL) van het RSS-Feed van het NOS- Sportjournaal. In Vernieuwingsfrequentie wordt aangegeven hoe regelmatig het webonderdeel moet zoeken naar vernieuwingen bij de bron van het RSSfeed (in dit geval NOS.nl sport). Bij Kanaallimiet hoeveel items van dit feed getoond moet worden op de pagina van de site op EDUgroepen. Klik op OK of Toepassen. Het RSS-feed wordt als externe bron (in dit geval NOS.nl sport) live gepubliceerd binnen de pagina van de EDUgroepen site. 79

80 Klik op de titel van een (nieuws)item om de eerste regel van het bericht te lezen. Wanneer men klikt op Meer gaat men naar de bron. Behalve RSS-feeds publiceren op de pagina zijn RSS-feeds handig om op te abonneren via Feedreaders zoals bij Google of Outlook. Tag cloud / Labelwolk Het webonderdeel Labelwolk is een handig web part. Het is niet zozeer een tag cloud om bijvoorbeeld bij een blog te plaatsen maar is breder van aard. Binnen EDUgroepen is er de mogelijkheid om pagina s en items te Liken (zoals bijvoorbeeld bij Facebook), notities te maken en te Labelen / Taggen. De items en pagina s worden dan onder meer via de profielpagina op My Site / Mijnsite gedeeld met andere EDUgroepengebruikers. Kennis en ervaringen delen via EDUgroepen als interne Social Media. Desgewenst kan per afzonderlijk Label worden besloten deze te delen of privé te houden. De Labelwolk is te selecteren op onder meer de MySite via de categorie Samenwerking, Labelwolk 80

81 Paginaviewer Web Part Met dit webonderdeel kun je een map, webpagina of een bestand, eventueel van buiten de Teamsite of EDUgroepen, op de site tonen. Dat kan een externe website zijn, of een andere pagina binnen EDUgroepen of teamsite zijn. Maar ook een geopende folder of bestand kan op deze manier worden getoond. In de afbeelding is Teletekst zichtbaar binnen een Teamsite. 1. Voeg indien nodig het Webonderdeel Paginaviewer toe op je site. Via Siteacties, Pagina bewerken, Webonderdeel toevoegen, categorie Media en Inhoud, Paginaviewer. 2. Maak een selectie waar je naar gaat verwijzen: Webpagina, een online map of een online bestand 3. Geef een verwijzing naar de Koppeling binnen EDUgrpepen of externe URL op internet. Deze link moet volledig worden ingevuld. 4. Indien gewenst kun je onder Vormgeving de hoogte en breedte van het Webpart aanpassen. Gedeelde documenten / Document Library Met dit webonderdeel kun je de gezamenlijke documenten van de Document Library tonen op Home van je Teamsite. De lijst Documentenbibliotheek / Document Library komt in de hoofdstukken Werken met bestanden en Weergaven/Views uitgebreider aan bod. 1. Voeg indien nodig het Web Part Shared Documents toe aan de site. Het webonderdeel is in de galerie te vinden onder de categorie Lijsten en Bibliotheken. 81

82 2. Je kunt via Webonderdeel bewerken / Modify Web Part onder meer de titel in de Titelbalk aanpassen (zonder de naam van de lijst zelf te wijzigen), en de hoogte en breedte van het overzicht. Binnen sommige sitesjablonen, onder meer op Mijnsite (My Site) is ook standaard het webonderdeel Persoonlijke documenten aanwezig. Zie ook in afbeelding Galerie Webonderdelen op voorgaande pagina. 3. Ook kun je met de webonderdelen van de Bibliotheken net als bij andere webonderdelen via de weergave van het webonderdeel kolommen in de weergave toevoegen, aanpassen en de stijl van de weergave veranderen. Bijvoorbeeld in de vorm van visitekaartjes. De stijl zoals hiernaast heet Documentgegevens. Binnen andere lijsten is deze stijl ook toe te passen als In vakken, met labels. Taken en Projecttaken / Tasks & Project Tasks Met deze twee webonderdelen, beiden op basis van een Lijst, kan aan teamleden werktaken worden toegewezen. Binnen de teamsite zijn er twee soorten lijsten dus ook twee Web Parts waarmee je dergelijke taken kunt delegeren en starten. Beide Lijsten zijn als Webonderdeel toe te voegen via Siteacties, Pagina bewerken, Webonderdeel toevoegen. (Of Pagina bewerken, Invoegen, Webonderdeel). Kies uit de Galerie voor de categorie Lijsten en bibliotheken voor Taken en/of Projecttaken. 82

83 Indien webonderdeel niet aanwezig, dan komt het er omdat er nog geen Lijst is aangemaakt. Maak dan eerst de Lijst Taken en/of Projecttaken aan. Meer over SharePoint Lijsten binnen EDUgroepen in het onderdeel Lijsten. Het eerste webonderdeel is Taken, het andere is Projecttaken. De gewone Taken worden weergegeven in een lijst en kun je in percentages zien hoe ver de taak is gevorderd. Gewone Taken Project Tasks worden naast een weergave in een gewone takenlijst zoals hierboven, ook worden weergegeven in een Gantt schema. In de Lijst zijn er meer functionaliteiten maar het Webonderdeel is ook praktisch. Het webonderdeel van de Lijst Projecttaken wordt automatisch in een zelfde weergave getoond als Taken. Via het taakvenster van het Webonderdeel Projecttaken is via Overzichtsweergave een Gantt-schema te starten. Het invullen en aanwijzen van beide soorten taken is nagenoeg gelijk, het toegepast gebruik er van verschilt. Voor kleinere, of op zichzelf staande taken en opdrachten is een Takenlijst handig. In een projectteam is het werken met de methodiek van Gantt schema s in Projecttaken een welkome aanvulling. 83

84 Je kunt hiermee een deadline in de toekomst aangeven van waar uit je naar achteren terugrekenend kunt bekijken hoeveel tijd en (human)resources er nodig is om die datum vanaf nu in de toekomst te gaan halen. Een Gantt-schema is een nuttig hulpmiddel tot het komen van een reële tijdsplanning bij complexe taken en projecten. Er zijn nog twee mogelijkheden om met Taken te werken. En dat is via Inhoud goedkeuren/content Approval op een document vanuit de Documentbibliotheek, of direct via de optie Workflows op een document (vaak ook vanuit een Documentbibliotheek). Wanneer een taak gecombineerd is met een document, maakt zo n taak automatisch deel uit van een Workflow. Dit kan een cyclus zijn rond het gezamenlijk werken aan een nieuwe versie van dat document. Bijvoorbeeld door het vragen van feedback aan collega s. Voor zowel Taken als Projecttaken is het nuttig om via de Lijstinstellingen de optie aan te zetten. Een teamlid krijgt dan automatisch bericht in wanneer er een taak op zijn/haar naam is toegewezen. Kies bij de Lijstinstellingen voor de optie: Een e- mail verzenden wanneer de eigenaar wordt toegewezen? Taak of Projecttaak invullen en delegeren Klik op Nieuw Item om een taak in te vullen en aan iemand toe te wijzen. Vul hier de nodige gegevens voor de taak in, zoals: Titel van de taak De urgentie (Prioriteit) De Status en de voortgang van de taak uitgedrukt in percentage (% Voltooid) Beschrijving en een Begin- en Einddatum In het veld Toegwezen aan geef je daadwerkelijk aan iemand de taak als opdracht mee. Je voert hier iemands naam of in of zoekt deze op via het adresboek. Als alles is ingevuld, klik je op Opslaan. 84

85 85 Zet de optie op (Project) Taken aan. Als er een taak aan een teamlid wordt toegewezen dan ontvangt deze automatisch een waarschuwing/Alert in Outlook.

86 6. Werken met bestanden Een van de krachtige aspecten van EDUgroepen zijn de vele mogelijkheden om online aan persoonlijke en gezamenlijke documenten te werken. Rondom het werken aan documenten zijn diverse faciliteiten. Je kunt documenten toevoegen, inchecken, uitchecken, bewerken, verwijderen en downloaden. Je kunt online aan een nieuw document beginnen en met de Web Apps hoeft men zelfs niet eens te beschikken over een versie van bijvoorbeeld Word of Excel op de computer. Binnen EDUgroepen zijn namelijk web-versies van deze Officeapplicaties ingebouwd! Workflows en takenlijsten en ga zo maar door, dit kan allemaal onder meer binnen een Documentbibliotheek / Document Library. Ook zijn er Document Werkruimtem/Workspaces waarmee een aparte site wordt gestart om samen te werken aan een belangrijk document. Hieronder worden een aantal van deze opties kort beschreven. Document toevoegen / opslaan 1. Ga binnen een site op EDUgroepen naar een Documentbibliotheek, bijvoorbeeld Gedeelde documenten / Shared Documents. Indien niet aanwezig, maak deze bibliotheek dan aan via Siteacties, Nieuwe Documentbibliotheek. 2. Klik op Document toevoegen. 3. Klik op (afhankelijk van taalversie van Browser en besturingssysteem) op Bladeren/ Browse. 4. Selecteer het gewenste document en klik op Open. 5. Klik vervolgens op OK. Je document staat nu in de lijst met documenten. Meerdere documenten toevoegen / opslaan 1. Ga naar een documentbibliotheek. 2. Klik op Document toevoegen (zie ook vorige paragraaf). 86

87 3. Klik op Meerdere bestanden uploaden / Upload Multiple Documents 4. Blader in het linkerdeel naar de gewenste map of (net)werkschijf, of in de situatie thuis direct naar de mappen op je computer. 5. Vink de documenten aan die je naar de teamsite wilt uploaden. 6. Klik OK. Constateer of je het vinkje om eventuele bestanden met dezelfde bestandsnaam al dan niet te overschrijven aan- of af wilt vinken. Zoals met veel handelingen in EDUgroepen zijn er voor diverse acties meerdere manieren. Een andere optie is naar het lint/ribbon te gaan van de Documentbibliotheek en dan voor de Tab Documenten te kiezen voor uploaden. Documenten beheren via Verkennerweergave/Explorer View Er is nog een manier om meerdere bestanden te uploaden: via de Verkennerweergave. Hiermee start je Windows Verkenner* en zijn alle functies beschikbaar hebt voor echt bestandsbeheer. Kopiëren, Knippen, Plakken, Bestanden met de muis oppakken en verplaatsen is mogelijk in deze weergave. 1. Klik in het Lint/ribbon op het pijltje naast View. Er verschijnt een klein menu. 2. Kies voor Verkennerweergave/Explorer (View). 87

88 Na een dialoogvenster waarin toegang wordt gevraagd is de Verkenner gestart. Klik met rechter muisknop een document aan of gebruik de bekende toetsencombinaties als bijvoorbeeld CTRL + C om te kopiëren naar klembord. Of klik een of meer documenten aan en versleep deze naar een andere locatie. * Deze functionaliteit is afhankelijk van (de versie van) het besturingssysteem. Deze functionaliteit wordt standaard ondersteund in Windows, maar bijvoorbeeld niet in OS-X van Apple. Nieuw document aanmaken 1. Klik op Nieuw document. Er verschijnt een inlogvenster van EDUgroepen om een veilige WebDav verbinding tot stand te brengen. Hiermee kunt u vervolgens direct met Office Word van Fuw computer online werken. Heeft u geen Office Word op uw computer geïnstalleerd dan wordt de Web-versie van Word, de web-app, binnen EDUgroepen gestart. 2. Je ziet nu een leeg Word document, waarin je zoals gebruikelijk tekst kunt invoeren. 3. Kies in Word voor Opslaan/Save om het bestand op te slaan. 4. Geef het bestand een naam en klik op Opslaan/Save. Het bestand staat nu op de site binnen EDUgroepen. 5. Sluit Word af. Bij het aanmaken van een nieuwe Documentbibliotheek kun je aangeven of nieuwe bestanden voortaan met Word, Excel, of een ander pakket worden aangemaakt wanneer een gebruiker op Nieuw klikt. Documenten bewerken Er zijn verschillende mogelijkheden om een bestand te bewerken. Je kunt het downloaden, aanpassen en weer uploaden, maar je kunt het ook direct online bewerken en opslaan. Met deze laatste optie voorkom je dat er allerlei verschillende versies ontstaan. Het enige juiste document staat dan altijd op je site. 1. Beweeg met je muis over de documentnaam tot dat het pijltje verschijnt aan de rechterkant. 88

89 2. Een menu wordt geopend. 3. Indien Word op de computer lokaal aanwezig, selecteer Bewerken in Microsoft Office Word. 4. Het document wordt in Word geopend. (Afhankelijk van het type document kan ook Excel of een ander programma geopend worden.) 5. Pas het document aan en kies in het menu van Word voor Opslaan/Save. Het document wordt nu opgeslagen binnen de site op EDUgroepen. 6. Sluit Word af. Document bewerken met Office Web App / Bewerken in browser EDUgroepen biedt de mogelijkheid om met de diverse Office documenten te kunnen werken zonder daadwerkelijk de programma s op de computer te hebben geïnstalleerd. Met de Office Web Apps zijn documenten en spreadsheets te openen in de Web Apps van Word en Excel. 1. Herhaal de stappen zoals in vorige paragraaf en kies nu voor Bewerken in browser. 2. In dit voorbeeld wordt een document in de Word Web App gestart. In de Web App zijn elementaire functies als Opmaak, Opsomming, Heading/Kop en Spelling aanwezig. 89

90 3. Bewerk de tekst en klik op icoon Opslaan of Bestand, Opslaan. 4. Het document is met de laatste aanpassingen opgeslagen binnen EDUgroepen. Naam van een document wijzigen 1. Klik in het menu Snel Starten / Quick Launch op een (Document)bibliotheek. 2. Open eventueel de gewenste submap door deze aan te klikken. 3. Wanneer je met je muis over de bestanden gaat verschijnt er rechts van de bestandsnaam een menupijltje. Klik hierop en kies de optie Eigenschappen weergeven/bewerken. Er verschijnt een nieuw venster. 4. Verander nu de Naam van het bestand. De Titel is niet verplicht. 5. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. Een document mag niet door iemand in gebruik zijn, als je (de naam van) het document wilt wijzigen. Document inchecken en uitchecken Bij sommige documenten in een site is het soms van belang dat verschillende teamleden een bijdrage aan een document leveren. Ook dit kan online gedaan worden. Een ieder die de juiste rechten heeft kan dan het document online bewerken zoals eerder beschreven. Het is dan praktisch om aan de teamleden aan te kunnen geven dat jij momenteel wijzigingen aan het toebrengen bent. Dit geef je binnen je team aan door het document uit te checken. Wanneer je dit doet kunnen anderen wel een kopie van het document openen, maar niet het origineel wijzigen tot jij het originele document weer hebt ingecheckt. Klik in de Document Library op het document dat je wilt bewerken. Kies voor Check Out. 90

91 Na uitchecken kan het document worden bewerkt. Tot het document is ingecheckt is een uitgecheckt een groen pijltje in het icoon. document te herkennen aan Een document is ook uit (of in) te checken door het aan te vinken voor de bestandsnaam en dan het commando Uitchecken/Inchecken in het lint/ribbon te starten. Kolom Uitgecheckt naar aan een Weergave toevoegen Indien niet aanwezig in de weergave, is het handig om er voor te zorgen dat de kolom Uitgecheckt naar / Checked Out To aan de View wordt toegevoegd. Zo kan ieder teamlid direct zien dat het document in bewerking is. Ga in het lint/ribbon naar de tab Bibliotheek. Kies voor Weergave aanpassen/modify View Vink het veld Uitgecheckt naar / Checked Out To aan. 91

92 Klik OK, het veld is toegevoegd aan de Weergave. Inchecken Na het online bewerken van het document, zoals eerder beschreven, kun je het document weer vrijgeven door het in te checken. Dat kan op een zelfde manier doen als uitchecken: klik in de Documentbibliotheek het document aan in de lijst en kies dan voor Inchecken. Dit kan zowel via het Lint/Ribbon of als door het menu via het pijltje te openen. Ook is het mogelijk om direct vanuit menu in Word in te checken. Kies na bewerken in Word voor Server, Inchecken.. Direct opslaan op een EDUgroepensite Als je regelmatig in een bestaande Document Library vanuit Word direct wilt opslaan op een site binnen EDUgroepen, is het handig eenmalig een zogenaamde Netwerkverbinding aan te maken. Netwerkverbindingen zijn een soort bookmarks, zoals de Favorieten in Internet Explorer maar dan voor bijvoorbeeld documentbibliotheken binnen teamsites. Netwerkverbinding maken (Windows) 1. Start op de computer Windows Verkenner. Klik met de rechtermuisknop op Netwerk 2. Kies Netwerkverbinding maken. 92

93 3. Klik in het dialoogvenster op de hyperlink Verbinding met een website maken waar u documenten en afbeeldingen kunt opslaan. 4. De Wizard Netwerklocatie / Add a Network Location wordt gestart. 5. lg de stappen van de wizard via Volgende/Next. 6. In het tweede venster van de wizard kies je voor Een aangepaste netwerklocatie selecteren / Choose another network location. Tussenstapje internetadres (URL) van de Teamsite kopiëren naar klembord Laat de wizard even open en ga via Internet Explorer naar de site op EDUgroepen en open de Documentbibliotheek waar je een verbinding mee wilt maken. Selecteer nu het internetadres (URL) wat bovenin de balk staat zonder het laatste stukje (/Forms/AllItems.aspx) en kopieer dit met de toetscombinatie Ctrl+C of rechtermuisklik en Kopiëren. 7. Plak in deze balk met de toetscombinatie CTRL + V het adres van de EDUgroepensite en klik op Volgende/Next. 93

94 8. Geef in dit venster eventueel een eigen herkenbare naam op, zodat je de netwerklocatie later gemakkelijk kunt terugvinden in de lijst. 9. Klik Volgende/Next. De Netwerklocatie is toegevoegd. Voortaan kan binnen de Windows Verkenner op soortgelijke wijze bestanden heen en weer worden gesleept, gekopieerd en verplaatst, gewijzigd en hernoemd zoals in een map op de eigen computer. NB: in deze paragraaf wordt beschreven hoe een documentbibliotheek wordt toegevoegd als netwerklocatie. Dit kan ook voor andere bibliotheken binnen de site of geheel voor de gehele site worden toegepast. Ga naar de plek binnen de site van EDUgroepen waar een verbinding naar moet worden gemaakt en herhaal de beschreven stappen. Laat wel telkens het laatste stukje uit het adres weg, zoals /default.aspx enzovoorts. Direct opslaan vanuit Word naar een site op EDUgroepen Er zijn verschillende manieren om een document direct op een teamsite op te slaan: 1. Als document toevoegen aan een (reeds bestaande) document library op een Teamsite. 2. Een nieuw document starten vanuit de documentbibliotheek met een verbinding naar Word op de computer of met de Web App van Word in de browser 3. Of: Vanuit Word een nieuwe Documentwerkruimte / Workspace maken, welke een nieuwe subsite wordt binnen je huidige site op EDUgroepen (zie ook hoofdstuk over Subsites). 94

95 Document opslaan in een bestaande Documentbibliotheek In de vorige paragraaf is beschreven hoe een netwerklocatie op te geven. In de volgende alineas wordt beschreven hoe voortaan direct vanuit bijvoorbeeld Word en Outlook een document naar een bestaande Teamsite op te slaan. 1. Open Word en bewerk je document. 2. Kies in het menu File de optie Save As. 3. Kies in Word2010 voor Save & Send, Save to SharePoint. In Word 2007 voor Publiceren, Server voor Documentbeheer. 4. Selecteer de Networklocatie van de betreffende teamsite of Mijnsite/My Site. In dit voorbeeld in Word 2010 wordt gekozen voor de My Site op EDUgroepen.nl via Save & Send, Save to SharePoint, My Site EDUgroepen. Er verschijnt een nieuw venster met een overzicht van de verschillende onderdelen van een teamsite of My Site in EDUgroepen (zie afbeelding). 5. Dubbelklik met de muis op het gewenste onderdeel om door te gaan (of klik direct op Save als deze plek al de juiste is). In dit voorbeeld worden de Shared Documents geselecteerd. 6. Klik nu op Opslaan/Save en je document wordt bewaard binnen je site op EDUgroepen. 95

96 Attachment vanuit direct opslaan in Teamsite Het is mogelijk om een document als bijlage van een direct op te slaan in een site op EDUgroepen. Hiervoor maak je ook gebruik van een Netwerklocatie (zie de betreffende paragraaf voor nadere toelichting). Bij regelmatig gebruik van de betreffende site is de netwerklocatie veelal automatisch gevonden. Zo niet, volg dan eerst de beschrijving in paragraaf Netwerkverbinding maken. Start Outlook en open de met daarin het document als bijlage. Klik met de rechter muisknop op de attachment. Er verschijnt een snelmenu. Kies (met linker muisknop) voor Opslaan als/save as Het menu Bijlage opslaan / Save Attachment verschijnt zoals bekend in de diverse Office applicaties met Windows. Kies nu niet voor een standaard locatie zoals My Documents op de harde schijf van de computer, maar klik op de map die verwijst naar de netwerklocatie van je site op EDUgroepen. In dit voorbeeld de My Site / Mijnsite. Herhaal eventueel de stappen zoals ook in beschreven in paragraaf Direct opslaan in een bestaande documentbibliotheek. Kies de gewenste Netwerklocatie uit, bijvoorbeeld Gedeelde documenten/shared Documents op je My Site/Mijnsite en klik op Open/Save. 96

97 Bestanden verwijderen Klik in het menu op een Documentbibliotheek. Open eventueel de gewenste submap door deze aan te klikken. Wanneer je met je muis over de bestanden gaat verschijnt er rechts van de bestandsnaam een menupijltje. Klik hierop en kies de optie Verwijderen/Delete. De bekende melding verschijnt met de vraag of je zeker weet dat je het document wilt verwijderen. Een andere manier om te verwijderen is het vinkje te zetten voor het icoon voor het document en dan naar de knop Verwijderen te gaan in het lint/ribbon. Na het verwijderen is het document verplaatst naar de prullenbak van de EDUgroepensite. Een document dus niet direct onherroepelijk van de site verwijderd. Bij een vergissing zijn de bestanden gedurende dertig dagen uit de Recycle bin van de site terug te halen. Let op: Na dertig dagen in de Prullenbak van een site op EDUgroepen wordt een bestand automatisch door de server verwijderd. Wanneer je leest over vermeldingen naar een menu met een pijltje bij een document of item in de lijst maar je ziet deze zelf niet in je eigen lijst terug: vink dan in de betreffende Weergave/View de kolom Naam (gekoppeld aan document met menu Bewerken) / Name (Linked to item with Edit Menu ) aan. 97

98 Bestanden uit prullenbak verwijderen / terugplaatsen naar Teamsite Verwijderde bestanden zijn nog gedurende dertig dagen op de site aanwezig in de Recycle Bin. Ze zijn pas definitief verwijderd nadat de prullenbak is geleegd. Let op! Wanneer de prullenbak is geleegd dan zijn die verwijderde bestanden uit de Recycle Bin niet meer terug te halen! Een bestand dat langer dan dertig dagen in een prullenbak ligt, wordt uiteindelijk automatisch door de server verwijderd. Klik op de hyperlink Prullenbak/ Recycle Bin geheel onder aan het menu Snel Starten/Quick Launch Site List. Selecteer in de Prullenbak de Documenten die je wilt terugplaatsen of definitief wilt verwijderen door ze aan te vinken. Klik vervolgens op Selectie herstellen/restore Selection om ze terug te plaatsen naar de site, of Selectie verwijderen/delete Selection om ze definitief te verwijderen van de site. Tip: Vink eventueel het vakje aan geheel boven aan de lijst om alle bestanden in één keer te selecteren. Afbeeldingen in een site op EDUgroepen Werken met afbeeldingen gaat eigenlijk hetzelfde als alle andere type bestanden in een site op EDUgroepen. Belangrijk gegeven is dat voor afbeeldingen een eigen bibliotheek beschikbaar is. Afbeeldingen plaatsen in de Afbeeldingsbibliotheek/ Picture Library heeft als groot voordeel dat deze lijst extra functionaliteiten voor afbeeldingen biedt. De overige functionaliteit werkt hetzelfde als in een documentbibliotheek. 98

99 Zo is er in de afbeeldingsbibliotheek een Weergave/ View als Diashow /Slide Show aanwezig (zie hiervoor het hoofdstuk over Weergaven). Om afbeeldingen te kunnen delen met anderen of te publiceren via een pagina is het noodzakelijk dat deze afbeeldingen online beschikbaar zijn. Het is daarom aan te raden om naast een Documentbibliotheek een Afbeeldingsbibliotheek binnen de site te gebruiken waar de afbeeldingen in kunnen worden opgeslagen. Afbeeldingsbibliotheek maken Ga naar Alle site-inhoud, Maken, zie afbeelding rechts. Of Siteacties, Meer opties..., zie afbeelding geheel rechts. Kies uit de lijst voor Afbeeldingsbibliotheek/Picture Library en vervolgens Maken/Create. De afbeeldingsbibliotheek is klaar voor gebruik. Invoegen afbeelding Er zijn voor het invoegen van afbeeldingen twee manieren. Eerst de afbeelding plaatsen in een afbeeldingsbibliotheek en dan via een tweede scherm deze afbeelding (of de snelkoppeling als verwijzing URL van de afbeelding) via klembord kopiëren en plakken. Dit is voor gebruikers van eerdere versies van SharePoint (zoals SURFgroepen) een bekende routine. Sinds EDUgroepen en SharePoint2010 is er een tweede variant om dit online te doen: De afbeelding direct op de gewenste plek in de tekst/pagina uploaden en publiceren op de pagina. Klik op Invoegen, Afbeelding, Van computer. Er verschijnt een dialoogvenster. 99

100 Selecteer in het veld Uploaden naar welke afbeeldingsbibliotheek van de EDUgroepensite de afbeelding moet worden opgeslagen; bijvoorbeeld Gedeelde afbeeldingen. Klik op Bladeren/Browse om de afbeelding vanaf de computer te selecteren en klik OK. De afbeelding wordt geladen naar de geselecteerde afbeeldingsbibliotheek. Let op dat de afbeelding pas daadwerkelijk is opgeslagen nadat op Opslaan is geklikt. Dit kan zowel linksboven als onder in het venster. Het is niet noodzakelijk, maar het kan wenselijk zijn om verdere gegevens als Titel, Beschrijving, Trefwoorden en Afbeelding gemaakt op, worden ingevuld. In een diashow bijvoorbeeld worden de velden Beschrijving en Afbeelding gemaakt op getoond). Klik op Opslaan en de afbeelding is gepubliceerd. Afbeelding aanklikbaar maken/ Invoegen hyperlink bij afbeelding Er zijn twee manieren voor het invoegen van een hyperlink bij een afbeelding: 1. De eerste methode is een routine zoals die in veel programma's en tekstverwerkers wordt toegepast: klik met de muis de te koppelen afbeelding een keer aan en kies vervolgens voor Invoegen, Hyperlink. 2. Binnen een site op EDUgroepen kan deze methode ook worden toegepast. Klik het object eenmaal met de muis aan en kies vervolgens uit het menu voor Invoegen, Koppeling / Hyperlink. 100

101 Er verschijnt een dialoogvenster. Vul het adres in waar de afbeelding naartoe moet verwijzen. In het voorbeeld wordt het adres (URL) naar de homepage van EDUgroepen vermeld. Klik op OK en de afbeelding is voorzien van een hyperlink (koppeling). Werken met twee vensters Methode twee is enigszins vergelijkbaar met de 'oude' methode van het invoegen van afbeeldingen. Men werkt dan met twee vensters tegelijk van de internetbrowser, zoals Internet Explorer. Deze aanpak kan ook van nut zijn indien er bij de eerder beschreven aanpak een blauwe rand van de hyperlink om de afbeelding heen verschijnt wat niet altijd wenselijk is. Deze opmaak is voor mensen die verstand hebben van HTML in de code ook aan te passen maar er is een makkelijker manier te verzinnen via copy-paste (kopiëren/plakken) via klembord. Open twee schermen van de Internetbrowser: o o In het eerste scherm de pagina waar de afbeelding met hyperlink moet worden gepubliceerd. In het tweede scherm de afbeeldingsbibliotheek waar de afbeelding zich als bronbestand bevindt (zie ook 'Afbeelding invoegen'). Ga met het eerste scherm van de browser naar de afbeeldingsbibliotheek waar de afbeelding zich bevindt. 101

102 1. Klik de betreffende afbeelding één(!) keer aan zodat deze in de grotere voorbeeldweergave verschijnt. (Dus niet de kleine voorbeeldweergave in thumbnails maar de eerstvolgende weergave daarna). 2. In deze voorbeeldweergave wordt namelijk de afbeelding in groter formaat getoond inclusief een hyperlink naar de bronlocatie van deze afbeelding. 3. Klik in deze voorbeeldweergave éénmaal op de afbeelding met de rechtermuisknop zodat een snelmenu verschijnt. 4. Kies voor kopiëren (copy). De afbeelding is nu inclusief een hyperlink gekopieerd naar het klembord. 5. Ga nu naar het scherm waar de afbeelding moet worden gepubliceerd. Zet de muiscursor op de juiste plaats en plak met CTRL+V of klik met rechtermuisknop en vervolgens Plakken op de plek waar de afbeelding moet komen. 6. De afbeelding is nu gepubliceerd inclusief een hyperlink. Via het menu van de pagina kan vervolgens de hyperlink (koppeling) worden aangepast. Het is te veranderen in ieder denkbaar internetadres (URL) en met de keuzemogelijkheid om bij muisklik op de hyperlink in het bestaande scherm te blijven of het zo in te stellen dat bij muisklik een nieuw scherm wordt geopend. Hyperlink opmaken Wanneer met de muis eenmaal wordt geklikt op de afbeelding met de hyperlink dan verschijnen boven het venster nieuwe tabbladen in de 'ribbon', het lint met menuopties. Kies voor het tabblad Hulpmiddelen voor koppelingen. Vul eventueel een beschrijvende tekst in, zoals in het voorbeeld en vink bij Openen in nieuw tabblad aan indien de koppeling bij muisklik in een nieuw venster moet worden geopend (en dus de huidige pagina verlaten wordt). In het veld URL kan het gewenste internetadres worden ingevuld waar de bezoeker na muisklik naar heen wordt geleid. NB: de optie Pictogram weergeven is niet zozeer van toepassing bij afbeeldingen maar is een handige keuze wanneer een koppeling in een tekst wordt ingevoegd. Zoals bij het creëren van een aanklikbaar woord of verwijzing naar een bestand. 102

103 Afbeelding publiceren op de Introductiepagina via een Webonderdeel In de volgende paragrafen volgt instructie hoe een afbeelding prominent op de Homepage / Introductiepagina van je site te tonen. Bijvoorbeeld als themafoto, profielfoto of logo. Om een afbeelding of foto te gebruiken binnen een site op EDUgroepen moet deze algemeen online beschikbaar zijn. Dit kan zowel in teamsites, Workspaces/werkruimten of in Mijn site/ My Site toegepast worden, zolang de afbeelding maar voor iedereen algemeen toegankelijk is. Controleer dus eventueel de rechten om te voorkomen dat de afbeelding op een verkeerde plek staat of enkel toegangsniveau heeft waar je alleen zelf de rechten op hebt (zie ook Lijstinstellingen ). De afbeeldingen die op de startpagina van teamsites (veelal in de rechterbovenhoek) worden getoond, zijn meestal via het webonderdeel Afbeelding bekijken / Image Web Part op de pagina gepubliceerd. Een andere mogelijkheid om een plaatje te presenteren op een pagina is gebruik te maken van het webonderdeel Inhoudseditor / Content Editor Web Part (zie hoofdstuk 5). Vanaf EDUgroepen met SharePoint 2010 is het gebruik van afbeeldingen in een Content Editor Web Part eenvoudiger in gebruik dan het Image Web Part (zie daarvoor hoofdstuk 5). Desalniettemin wordt het Image Web Part nog regelmatig gebruikt. De volgende beschrijving betreft dan ook het Image Web Part/Webonderdeel Afbeelding bekijken en dat het plaatje uit de Afbeeldingsbibliotheek / Picture Library van de eigen teamsite komt. Webonderdeel Afbeelding bekijken toevoegen aan pagina Bij activeren van een teamsite of werkruimte is standaard het Webonderdeel Afbeelding bekijken / Image Web Part beschikbaar. Je kunt in dit Web Part een plaatje tonen. Zo n afbeelding dat met het onderwerp van de site heeft te maken oogt niet alleen beter; zo n persoonlijk tintje helpt ook goed als herkenningspunt. Is het Webonderdeel niet zichtbaar op de pagina, voeg dan deze eerst toe via de galerij Webonderdelen. 1. Ga naar Siteacties, Pagina bewerken / Site actions, Edit Page. De pagina gaat naar Bewerkmodus. 2. Klik in de gewenste zone op Webonderdeel toevoegen/add WebPart. 3. Kies uit de Categorie Media en inhoud voor Afbeeldingen bekijken. 103

104 Webonderdeel Afbeelding bekijken/ Image Web Part aanpassen 1. Kies op het pijltje in de titelbalk van het Image Web Part 2. Kies Webonderdeel bewerken / Modify Shared Web Part (rechts). 3. Er wordt een scherm geopend (zie afbeelding geheel rechts). Bij Koppeling naar afbeelding / Image Link moet het volledige adres (de URL) ingevoerd worden. Selecteer het kleine blokje wat naast de URL staat. 4. Als de URL ingevoerd is, klik je met OK om te bevestigen. 5. Via Koppeling testen/test Link kun je controleren of het adres juist is. 6. Klik op OK Via de onderdelen Vormgeving/Appearance, Indeling/ Layout en Geavanceerd/Advanced kun je de andere eigenschappen van het Web Part instellen (zie ook hoofdstuk 4). Omdat het intypen van een lang internetadres (URL) voor een online afbeelding snel fout kan gaan door typefouten is het handiger om van te voren het betreffende plaatje op te zoeken en het adres te kopiëren via klembord. Je kunt dan het adres plakken in het veld Koppeling naar afbeelding/image Link zoals hierboven beschreven. Foto uploaden naar Teamsite en internetadres (URL) van foto plakken in Web Part In de vorige paragraaf is beschreven hoe een afbeelding op een site te presenteren. Om een foto via het webonderdeel Afbeelding bekijken op de site te tonen moet deze al online in een Afbeeldingsbibliotheek / Picture Library staan. Er is namelijk een internetadres (URL) van een afbeelding nodig om in te voeren. 1. Kies voor Afbeeldingsbibliotheek/Picture Library via menu Snel starten/quick launch (als deze bibliotheek nog niet bestaat, kun je deze aanmaken via Siteacties, Meer opties...). 2. Selecteer Afbeelding uploaden/upload Picture (werkt hetzelfde als Upload Document in een Documentbibliotheek). 3. Met Bladeren/Browse zoek jehet plaatje op. Klik met de rechter muisknop* op de foto zodat er een menu verschijnt. (* Of klik nog een keer extra met de linker muisknop op de afbeelding om in de adresbalk van Internet Explorer de URL te kopiëren). 4. Kies in het venster voor Snelkoppeling kopiëren. Het adres is nu (tijdelijk) gekopieerd naar het Klembord. 104

105 5. Ga nu naar de Introductiepagina/Home van de site en open het Image Web Part via Modify Shared Web Parts. 6. Er wordt een scherm geopend. Bij Koppeling naar afbeelding/image Link moet de URL ingevoerd worden. 7. Selecteer het kleine blokje wat naast de URL staat, of plaats de tekstcursor in het veld Image Link. Zorg dat je het begin van het adres (http://) wat er al staat weghaalt of selecteert zodat het oplicht (zie afbeelding). 8. Klik in het veld met de rechter muisknop en selecteer uit het snelmenu voor Plakken (Paste). 9. Als de URL ingevoerd wordt moet je met OK dit bevestigen. 10. Je foto heeft nu een URL en wordt op de site getoond. Profielfoto van teamleden tonen bij items, posts en reacties op Lijsten Het toevoegen van een extra kolom voor een foto kan nuttig zijn. Een veel gebruikte toepassing is bij een discussieforum: hele kleine pasfotootjes als avatar zodat het net lijkt of de geposte stelling als een gedachtewolkje of tekstballon verschijnt. Maar ook bij een takenlijst, een blog of wiki binnen een teamsite kan het meerwaarde bieden. Het zorgt voor extra herkenning en interactie als bij de verschillende reacties of projecttaken een pasfoto wordt getoond. Je ziet daarmee in een oogopslag wie met welke taak aan de slag is. Voor bovenstaande situaties gaat het om personen, teamleden, collega s of medestudenten. Voor dat type gebruik is meestal al een foto aanwezig als ze hun profiel op My Site/Mijnsite op EDUgroepen hebben ingevuld. De profielfoto op de MySite kan als avatar dienen in andere sites en Lijsten binnen EDUgroepen. Dit is vrij eenvoudig op een site in te stellen: binnen alle Lijsten zijn namelijk al de kolommen Gemaakt door/created by en Gewijzigd door/modified by aanwezig. Enkel de eigenschappen van deze kolommen hoeft aangepast te worden. 1. Open de betreffende Lijst op de site binnen EDUgroepen via menu Snel Starten/Quick launch. 2. Ga in het Lint/Ribbon van de Lijst naar Lijstinstellingen. 105

106 3. Klik in het onderdeel Kolommen naar de kolom Gemaakt door en/of Gewijzigd door aan. 4. Klik in het onderdeel Aanvullende kolominstellingen op het pijltje om de keuze te maken voor: o o Naam (met afbeelding), Naam (met afbeelding en details). 5. Klik op OK. Deze laatste optie toont behalve naam en foto als avatar ook te (functie)titel van de betreffende persoon die hij/zij op de Mijnsite (MySite) heeft ingevuld. 6. Profielfoto s afkomstig van MySites van de leden op EDUgroepen worde nu op de betreffende Lijst getoond. Kolom Afbeelding aan een bestaande lijst toevoegen Op alle soorten Lijsten kun je zelf een kolom Afbeelding toevoegen. Het toevoegen van een extra kolom voor een foto kan nuttig zijn. Ook aan een zelf gemaakte lijst (Custom List) kan de kolom Afbeelding worden toegevoegd. 1. Open de betreffende pagina op een site in EDUgroepen. 2. Open de gewenste lijst, door deze in het menu Snel Starten/Quick Launch aan te klikken. 3. Kies Kolom Maken in het Lint/Ribbon. Of: Kies Lijstinstellingen in het Lint/Ribbon. Op de pagina Instellingen voor Lijst: kies Kolommen, Kolom Maken/Create Column 106

107 4. Vul een naam in voor het veld (bijvoorbeeld Foto). 5. Plaats een vinkje voor Hyperlink or Picture. 6. Selecteer verder naar beneden en selecteer Afbeelding/Picture in het veld Format URL as. 7. Klik op OK. De kolom Foto is voortaan in de lijst te zien en nu kun je het internetadres (URL) van de afbeelding toevoegen. In totaal zijn er vijf plekken cq. manieren om met afbeeldingen te werken in je teamsite. 1. Door afbeeldingen te plaatsen in een Afbeeldingsbibliotheek/Picture Library. 2. Door via het Image Web Part/Webonderdeel Afbeelding bekijken een afbeelding vanuit de Afbeeldingsbibliotheek te tonen op een pagina. 3. Via de kolom Hyperlink/Picture die in elke lijst is toe te voegen. 4. Via het webonderdeel Inhoudseditor/Content Editor Web Part. 5. Via de kolom Multiple Lines of Text, Enhanced Rich Text/Meerdere tekstregels, Uitgebreide RTF-tekst met opmaak (afbeeldingen, tabellen en hyperlinks) die ook in alle Lijsten is toe te passen. Diatheek / Slide Library Behalve Afbeeldingsbibliotheek en Documentbibliotheek is er nog een bibliotheek voor Presentaties als PowerPoints. Uiteraard zijn deze ook in een Documentbibliotheek op te slaan, maar de Diatheek heeft een paar extra features. De Diatheek is een soort organizer voor Presentatiedia s. 1. Ga naar Siteacties, Meer opties Kies uit de lijst voor Diatheek/Slide Library 3. Geef in het volgende scherm een naam voor de bibliotheek ook en klik op Maken. 4. De bibliotheek voor presentaties is aangemaakt. 107

108 5. Diapresentaties kunnen onder meer worden toegevoegd via Upload, Dia s publiceren. (Zie ook de passages over Werken met bestanden in bibliotheken. Functies als meer bestanden slepen en kopiëren via Verkenner zijn ook in deze bibliotheek mogelijk). 6. In het venster Dia s publiceren / Publish Slides keuze om afzonderlijke dia s van de presentatie toe te voegen. 108

109 De afzonderlijke dia s worden als miniatuur getoond en zijn online te ordenen en naar andere presentaties te kopiëren. 109

110 7. Weergaven: De grote truc van Lijsten en Webonderdelen In een EDUgroepensite kun je op lijsten en Webonderdelen de weergave op een lijst doen veranderen. Je kunt Weergaven of Views maken door kolommen te groeperen, verbergen, filteren en sorteren. Onder de Weergaven schuilt nòg een grote truc de Stijl-optie waarmee je een lijst een compleet andere vorm kunt geven. Van een gewone lijst tot een soort nieuwsbrief of visitekaartje. Zowel voor de Lijsten als de Webonderdelen op basis van die lijsten is het maximum aantal Weergaven ongelimiteerd en opereren ze los van elkaar. Wanneer je dus een andere Weergave wilt van bijvoorbeeld het Webonderdeel Contactpersonen of Aankondigingen, dan laat dat de Weergave van die lijst Contactpersonen of Aankondigingen ongemoeid. Een Weergave die gemaakt is in een Lijst, kun je wèl in het Webonderdeel hergebruiken door via Webonderdeel bewerken naar het keuzemenu van beschikbare Weergaven te gaan (zie Geselecteerde weergaven in hoofdstuk 4 en 5). Weergave op Lijst In hoofdstuk 3 wordt beschreven hoe je via de Lijstinstellingen bij de Weergave van een lijst kunt komen. De snelle manier om bij de Views van een Lijst te komen is om het menu aan te klikken in de titelbalk van de lijst. Je kunt daar schakelen tussen de bestaande Views van de Lijst of via Weergave wijzigen en Weergave maken een weergave aanpassen of aanmaken. Weergave op de Lijst via Webonderdeel Bij Webonderdelen (Web Parts) kun je bij de Weergaven komen via het menu Webonderdeel bewerken (zie hoofdstuk Webonderdelen). Bij een Web Part kun je klikken op het Pull Down menu Geselecteerde weergave. Hier vind je meestal twee à drie keuzemogelijkheden om tussen Weergaven te schakelen; dit betreffen de Weergaven die vanuit de Lijst zelf zijn aangemaakt. Je kunt via het taakvenster ook klikken op de link De huidige weergave bewerken (zie afbeelding) om de weergave van het Webonderdeek aan te passen. Hier kun je dus ook een nieuwe, afzonderlijke Webonderdelen Weergaven creëren. 110

111 Weergaven bij Documentbibliotheek en Afbeeldingbibliotheek (Document Library en Picture Library De bibliotheken (libraries) zijn vergeleken met de andere lijsten een wat vreemde eend in de bijt, maar hebben daardoor wel een aantal standaard Views die erg handig zijn. Zo hebben de bibliotheken een Verkennerweergave / Explorer View die ongeveer hetzelfde werkt als Windows Verkenner. Wat erg handig is als je meerdere bestanden tegelijk wilt (ver)plaatsen binnen EDUgroepen. De afbeeldingsbibliotheek (Picture Library) kent meer specifieke functies. NB: Deze functies werken het best op een Windows PC met liefst Internet Explorer. Apple computers en/of gebruik van andere internet browsers bieden vaak aanzienlijk minder functionaliteit. Weergave bij Afbeeldingbibliotheek / Picture Library In Weergaven kun je verschillende weergaves kiezen: Details, Miniaturen/Thumbnails en Filmstrip.. Open met Windows Verkenner / Windows Explorer Onder de knop Acties is dit een handige functie omdat dit een zelfde weergave biedt als My Computer / Windows Explorer. Op een soortgelijke manier als met Windows Verkenner kan men dan aan de slag. 111

112 Diavoorstelling / Slide Show Vermeldenswaard is nog een extra optie onder de Lijst Acties wat eigenlijk ook een Weergave is. Exclusief voor de Afbeeldingbibliotheek is er de Lijstactie Diavoorstelling weergeven / View Slide Show. De Diashow is een weergave die de inhoud van een lijst afbeeldingen als een soort PowerPoint presentatie afspeelt. Inclusief knoppen Afspelen, Pauze, Stop, Terug en Vooruit. Zelf een nieuwe Weergave maken Omdat een nieuwe Weergave (View) die we op een Lijst aanmaken, ook via Webonderdelen (Web Parts) is te gebruiken, beperken we ons nu tot het creëren van een View op een Lijst. Het aanmaken van nieuwe Weergave via een Webonderdeel gaat op soortgelijke wijze. Er zijn vier mogelijkheden om een nieuwe Weergave in een Lijst aan te maken. 1. Ga naar het menu Instellingen in de Lijst en klik Weergave Maken / Create View (of via het menu in de titelbalk zoals beschreven in vorige paragraaf). 112

113 2. De tweede manier is via de het menu Weergave door te klikken op Weergave Maken 3. Via de navigatiebalk. Klik in de Breadcrumbs van de navigatie op het gewenste onderdeel. Er verschijnt een uitklapmenu met verschillende opties. 4. Via de Ribbon boven de Lijst. De menubalk die doet denken aan de menubalk van Office. Kies in de Ribbon op Weergave maken of geheel rechts via de Tab Hulpmiddelen voor Lijst voor Lijst, Lijstinstellingen. 113

114 Je kunt onder in het scherm kiezen om te starten vanuit een eerder gemaakte weergave. In de beschrijving wordt uitgegaan van een compleet nieuwe weergave, omdat dit nog een aantal interessante keuzemogelijkheden biedt. Na het klikken op Weergave maken / Create View is afhankelijk van het type lijst, een viertal tot zestal opties. We kiezen Standaardweergave, welke later de meeste keuzes biedt. De andere Weergave-opties zijn soms ook erg handig om te kiezen: Met de Agendaweergave / Calendar View kun je items langs chronologische volgorde in een kalender tonen. Gegevensbladweergave/Datasheet View - Bewerk de lijst online als een Spreadsheet in Excel. Erg praktisch voor het invoeren van grote aantallen Items in de lijst. Dan hoef je dat niet één voor één te doen via Add New Item, maar kun je Bulk Editen zoals dat zo mooi heet. Access-weergave De lijst openen in Office Access om hiermee formulieren en rapporten te maken op basis van de Lijst. Gantt-weergave Een nuttige View om toe te passen bij o.a. Takenlijsten. Zet een tijdspad naast een taak om naar een streefdatum toe te kunnen werken. Gantt-schema s zijn vooral bekend door de toepassing hiervan in programma s als MS Project. De laatste weergave, Aangepaste weergave in SharePoint Designer is meer weggelegd voor zeer gevorderde gebruikers en wordt niet aangeraden om als gewone EDUgebruiker mee aan de slag te gaan. 114

115 Na het aanklikken van Standaardweergave komen we in het menu Weergave aanmaken (Create View) terecht. Hier kunnen we alles instellen zoals we maar willen. Groeperen, Sorteren, Filteren, Stijlen en opmaak. Dit scherm kun je ook gebruiken om naderhand een Weergave naar eigen inzicht aan te passen. Weergave aanmaken bevat onderstaande onderdelen. De vetgedrukte onderdelen zijn de categorieën die je in de praktijk het meeste aanpast en gebruikt. Name, Audience en Totals vul je meestal slechts eenmaal in. Mobile is een interessante weergave; deze optie genereert een URL (internetadres) dat geschikt is om op mobiele apparaten zoals smartphones te kunnen bekijken. - Naam / Name - Doelgroep / Audience - Kolommen / Columns - Sorteren / Sort - Filter - Inline bewerken - Tabelweergave - Groeperen op / Group by - Totalen / Totals - Stijl - Mappen / Folders - Itemlimiet - Mobiel Klik op het voor de categorie om deze te openen. Wanneer een lijst ook als Webonderdeel op de pagina gepresenteerd gaat worden en je daar verschillende Weergaven/Views op wilt, is het raadzaam om de nieuwe Weergaven vooraleerst op de Lijst aan te maken. De Waargaven op de Lijst kunnen daarna relatief eenvoudig via Geselecteerde weergave in het Webonderdeel worden hergebruikt. 115

116 Stap-voor-stap bespreking: We beginnen met de bovenste drie categorieën: Naam, Doelgroep en Kolommen. Deze drie categorieën worden automatisch geopend. Je hoeft dus niet op te klikken om het menu van deze onderdelen in te gaan. Naam: Geef een naam op voor deze weergave. Met de optie Dit als standaardweergave instellen (Make this the default view) maak je deze Weergave de standaardweergave die iedereen te zien krijgt. Doelgroep: standaard op Publiek. Je kunt ook weergaves maken die alleen jijzelf kunt zien. Als je dat wilt, selecteer dan Een persoonlijke weergave maken. Kolommen: het kloppend hart van de Weergaven wat de weergave-instellingen zo handig maakt. Welke kolommen wil je tonen in deze weergave en welke wil je verbergen? Vergelijk dit met het verbergen van kolommen in Excel, maar dan uitgebreider. Vink de Kolom eenvoudig aan of uit. Verder naar beneden scrollend, de onderdelen sorteren en filteren. Sorteren: ook vergelijkbaar met een lijst in Excel. Selecteer een kolom (of twee) waarin je wilt sorteren. Oplopend, aflopend. Filter: creëer een filter. In dit voorbeeld wordt er een filter gemaakt waarin je alleen de bijdragen (items) wilt zien die door een bepaalde medewerker is gemaakt. 116

117 Vink aan: Alleen items weergeven als er aan de volgende voorwaarden is voldaan. Selecteer uit de lijst op welke kolom je wilt selecteren. In dit geval Gemaakt door. Is gelijk aan *: Type letterlijk de waarde in. * Net als Excel zijn er meerdere Als -combinaties mogelijk. (Groter dan, kleiner dan, begint met, bevat waarde x, enz). Inline bewerken kan een handige optie zijn als er intensief gebruik wordt gemaakt van de lijst. Er verschijnt dan een knop Bewerken op iedere rij. Tabelweergave is een praktische toepassing bij bulkbewerkingen. De selectievakjes die bij iedere rij verschijnt biedt mogelijkheid meerdere items tegelijk te selecteren om te bewerken. Groepeer binnen een lijst op één of twee kolommen met Groeperen op. Kies voor Samengevouwen of Uitgevouwen (Expanded of Collapsed) om de lijst ingeklapt of uitgeklapt te tonen. 117

118 Totals: geeft de totalen weer. Stijl. Geef hier aan in welke verschijningsvorm in opmaak de lijst getoond moet worden. Zo geeft Arcering (Shaded) een blauwwitte regelscheiding; geeft In vakken (Boxed) de lijst in tekstvakken weer en Nieuwbrief: de naam zegt het al. Mappen/Folders: we adviseren vooral het gebruik van Groeperen op in plaats van het in mappen stoppen van Documenten en Items. Omdat dit bij veel items, net als met documenten op grote netwerkschijven van organisaties gebeurt, het al snel een onoverzichtelijk woud aan folders en subfolders oplevert. Via de Weergavemogelijkheid Mappen, kun je een lijst met mappen toch als één lijst zonder die mappen tonen. Itemlimiet: Afhankelijk van het type Lijst (of Bibliotheek) staat deze standaard op 30 of 100 items per pagina. Voor een Webpart is dat vaak wat minder, bijvoorbeeld 20. Het totaal aantal Items dat een lijst per pagina mag bevatten geef je aan via Items weergeven in batches van de opgegeven grootte of Het totale aantal geretourneerde items beperken tot de opgegeven hoeveelheid. Dit aantal kun je verhogen of verlagen. De eerste keuze geeft mogelijkheid door de lijst te bladeren. De tweede geeft na het bereikte maximum onder aan de lijst een mogelijkheid door te klikken via hyperlink ( Meer items ) Vooral met een webonderdeel (web part) is het vaak handig om de andere optie aan te vinken. 118

119 Items weergeven in batches en geef dan een laag aantal aan, bijvoorbeeld 2 of 5. De lijst wordt dan in blokken van 2 of 5 items per keer vertoond. Hiermee voorkom je heel lang naar beneden scrollen op een pagina. Mobiel. Deze laatste optie is beslist niet de minste. Met Mobiele wordt een mobiele weergave gemaakt die ook geschikt is voor het bekijken op kleinere schermen en langzamere verbindingen zoals via mobiele telefoons, smartphones en andere mobiele devices. Het gehele internetadres van deze Mobiele Weergave van een lijst kan dan dus ook direct gecommuniceerd worden met publiek. Dit biedt mogelijkheden om ook via mobiele apparaten als smartphones en tablets aan de slag te kunnen met Lijsten binnen EDUgroepen. Een mobiele weergave maakt het mogelijk om onderweg snel vanaf een telefoon of op locatie te kunnen lezen en/of posten op een Weblog, Discussieforum etc. Handig bij conferenties, projecten, excursies of stages. 119

120 8. Nieuwe pagina, bibliotheek of subsite Behalve nieuwe Lijsten (en daarmee nieuwe Webonderdelen/Web Parts) kun je als eigenaar van een site ook compleet nieuwe pagina s en zelfs geheel nieuwe sites toevoegen. In jargon wordt zo n bovenste site de Top Level Site en/of sitecollectie genoemd. Zo n nieuwe site onder een site wordt vaak subsite genoemd. Wanneer je een subsite aanmaakt heb je behalve nieuwe Teamsite of EDUgroep ook de keuze uit tal van andere sjablonen voor Workspaces; werkruimtes om met teamleden samen te werken. Voor een specifieke gebeurtenis als een vergadering, symposium, een evenement, eindpresentaties van studenten bij afsluiting van een periode, zou je kunnen kiezen voor het gebruik van een Meeting Workspace. In het geval van een eindrapport, accreditatie, of teamverslag bestaan er Document Workspaces. Verder kun je een Weblog als subsite starten of een Wiki aan een site toevoegen. Als eigenaar van een teamsite heb je ook de keuze om zo n subsite compleet aparte toegangsrechten mee te geven, of automatisch de rechten van de bovenliggende site te laten erven. De mogelijkheden hierbij zijn nagenoeg eindeloos. Het advies is wel om het zo simpel mogelijk te houden. Temper het enthousiasme en gebruik het alleen wanneer het echt noodzakelijk is. De ervaring leert dat er al gauw een onoverzichtelijk woud ontstaat aan subsites, workspaces en op maat ingestelde rechtenkwesties. In de eenvoud toont zich de meester. Nieuwe Pagina, bibliotheek of site? Via menu Siteacties is er directe de keuze om pagina s en documentbibliotheken op de site aan te maken en nieuwe subsites te creëren onder de huidige site. Er zijn vier mogelijkheden: - Nieuwe pagina, - Nieuwe documentbibliotheek, - Nieuwe site, - Meer opties Nieuwe pagina s worden als online document in de vorm van een webpagina opgeslagen in een documentenbibliotheek/document Library van de site. Ze functioneren dus als een document binnen de sitepagina sbibliotheek van je site. Verwijder je het document in de Sitepagina s-bibliotheek, dan is net als bij verwijderen van een Word-document gebeurt, de Pagina ook verwijderd. 120

121 Nieuwe pagina aanmaken Klik op Siteacties, Nieuwe Pagina. Er verschijnt een dialoogvenster. Vul een (bestands)naam voor de pagina in. Klik op Maken/Create en de pagina wordt aangemaakt en opgeslagen binnen de Sitepagina s-bibliotheek. Deze pagina is te beschouwen als wat in voorgaande versies van SharePoint de Basicpage werd genoemd. De pagina bestaat standaard uit een enkele kolom om daarbinnen tekst, afbeeldingen, hyperlink en opmaak toe te voegen. Wilde men in voorgaande versies van SharePoint meer dan één kolom binnen de pagina dan was de Web Part Page/Pagina met Webonderdelen de enige optie. Nieuw in EDUgroepen met SharePoint 2010 is dat de (Basic)Pagina niet meer zo basic is. Sterker nog: de pagina kan ten aller tijde worden aangepast via de knop Tekstindeling. Kies twee kolommen of meer, al dan niet met kop en/of voettekst enzovoorts. En misschien nog mooier: de pagina s ondersteunen dezelfde functionaliteit als Wikipagina s. Ook kunnen aan de kolommen webonderdelen/ Web Parts worden toegevoegd. Wat dat betreft heeft de (voorheen Basic) pagina nu meer functionaliteit dan de Pagina met webonderdelen. De Pagina met webonderdelen (Web Part Page) is nog altijd te selecteren en ondersteunt ook het gebruik van meerdere kolommen en webonderdelen. Nadeel ten opzichte van de nieuwe (basic)pagina s is dat de oudere Pagina met Webonderdelen geen wikifunctionaliteit ondersteunt en dat de kolom-indeling bij het aanmaken van de pagina naderhand niet meer gewijzigd kan worden. 121

122 Aanmaken Web Part Page / Pagina met webonderdelen Net als in voorgaande versies van SharePoint zijn ook binnen EDUgroepen met SharePoint2010 pagina s met webonderdelen beschikbaar. Aangezien de (voorheen Basic ) Pagina s nu meer functionaliteit en flexibileit in gebruik vertonen geniet het gebruik van die pagina wellicht de voorkeur (zie voorgaande paragraaf). Net als de in vorige paragraaf beschreven Pagina is een Pagina met webonderdelen een document in een bibliotheek van je site. Ga naar Siteacties, Meer opties... Filter op de categorie Pagina en kies Pagina met webonderdelen. Selecteer een gewenste taal: Nederlands of Engels. Klik vervolgens op Maken, zie rode pijl in afbeelding. Er verschijnt een nieuw scherm: Nieuwe pagina met webonderdelen. Voer in dit scherm (bestands)naam in. Selecteer onder Opmaak de indeling die de pagina moet krijgen (zie rode pijl in afbeelding). Bijvoorbeeld Koptekst, voettekst en drie kolommen. Onder Locatie opslaan (zie blauwe pijl in afbeelding) kan een bibliotheek geselecteerd worden waar de pagina moet worden opgeslagen. Bijvoorbeeld Gedeelde documenten of Sitepagina s-bibliotheek. Klik op Maken/Create en de pagina is aangemaakt. 122

123 Nieuwe documentbibliotheek Via Siteacties, Documentbibliotheek kan een nieuwe Document Library / Documentbibliotheek worden aangemaakt. Voor meer informatie over Documenten en andere bibliotheken: zie hoofdstuk Werken met bestanden. Nieuwe site Via Siteactie, Nieuwe Site kunnen nieuwe sites en werkruimten/workspaces onder een site worden aangemaakt. Hierbij betreffen het sites en werkruimten die worden aangemaakt als subsite onder een bestaande site binnen EDUgroepen. Voor het aanmaken van een nieuwe EDUgroepensite op het hoogste niveau (in jargon nieuwe site-collectie of Top Level Site ), ga naar de Home van en klik op Nieuwe teamsite aanmaken. Met het commando Nieuwe site wordt de mogelijk geboden nieuwe subsites als werkruimtes aan te maken die hiërarchisch gezien afzonderlijk onder de site als Top Level Site hangen. Al dan niet met onafhankelijke toegangniveaus ten opzichte van de bovenliggende site. Aanmaken nieuwe subsite Open de betreffende site binnen EDUgroepen of My Site EDUgroepen om een nieuwe site onder aan te maken. Ga naar Siteacties, Nieuwe site In het scherm Maken is er ruime keuze aan een ruime verzameling sites en werkruimten zoals Teamsite, Documentwerkruimte of Blog. Merk op dat hier Engels of Nederlands als taal kan worden geselecteerd. 123

124 Selecteer binnen het filter van Sites desgewenst op een van de beschikbare categorieën. Bijvoorbeeld: o o o o o o Gegevens / Data Inhoud / Content Leeg en aangepast / Blank and customized Vergaderingen / Meetings Webdatabases Zoeken / Search Categorie Gegevens Binnen de categorie Gegevens is de sjabloon voor Recordcentrum / Records Center als site te starten. Voor liefhebbers van datatabellen. Met het Recordcentrum kunnen records in tabellen worden beheerd, desgewenst te configureren en door te sturen naar een andere (opslag)locatie. Categorie Inhoud Binnen de categorie Inhoud is er keuze uit vier sjablonen voor sites: Documentwerkruimte / Document Workspace Blog Documentcentrum / Document Center Visio-procesbibliotheek / Visio Process Repository 124

125 Documentwerkruimte / Document Workspace Een site waar men samen aan een belangrijk document kan werken. De sjabloon bevat een documentbibliotheek om het primaire document en ondersteunende bestanden in op te slaan, een takenlijst om taken toe te wijzen en een lijst met koppelingen naar bronnen die verwant zijn aan het document. NB: Een Document Werkruimte / WorkSpace kun je ook direct starten wanneer het bewuste document al online staat in de Document Library van je site. Klik het document aan en kies Verzenden naar / Send To, Documentwerkruimte maken/create Document Workspace. Blog en stageverslagen. Een weblog of blog is een website die regelmatig wordt vernieuwd en waarop de geboden informatie in chronologische volgorde wordt weergegeven. In feite is het een logboek van informatie dat wordt gedeeld met een publiek of binnen een team. Weblogs bieden lezers de mogelijkheid om reacties onder de berichten te plaatsen. Het is het persoonlijke of juist het gespecialiseerde karakter dat weblogs interessant maakt voor bezoekers. Als samenwerkomgeving is bij een weblog de chronologie het uitgangspunt. In de onderwijscontext kun je dit inzetten om het proces te beschrijven. Denk aan logboeken Documentcentrum / Document Center De locatie waar op centraal niveau de documenten binnen een organisatie kunnen worden beheerd. Visio-procesbibliotheek Een site om Visio-procesdiagrammen snel weer te geven, te delen en op te slaan. Deze site biedt een documentbibliotheek waarvoor versies worden bijgehouden, voor het opslaan van procesdiagrammen en lijsten voor het beheer van aankondigingen, taken en beoordelingsgesprekken. 125

126 Categorie Leeg en aangepast In deze categorie zijn er twee site-sjablonen. Lege site / Blank Site Een lege site om geheel naar eigen wensen en inzichten aan te passen. Site met persoonlijke instellingen / Personalization Site Een site voor het overbrengen van persoonlijke weergaven, gegevens en navigatie-instellingen naar My Site/Mijn site. De site omvat specifieke webonderdelen voor persoonlijke instellingen en navigatie. Categorie Samenwerking In deze categorie drie sjablonen: Team Site, Documentwerkruimte (zie ook categorie Inhoud), Groepswerksite. Groepswerksite / Group Work Site Deze sjabloon biedt een GroupWare-oplossing waarmee teams snel en gemakkelijk content kunnen creëren, ordenen en delen. De sjabloon bevat de lijsten Groepsagenda, Circulatie, Memo van telefoongesprek, Documentbibliotheek en andere basislijsten. Categorie Vergaderingen De categorie Vergaderingen telt vijf sjablonen voor sites: Basisvergaderwerkruimte / Basic Meeting Workspace Lege vergaderwerkruimte / Blank Meeting Workspace Vergaderwerkruimte met meerdere pagina s / Multipage Meeting Workspace Vergaderwerkruimte voor informele bijeenkomst / Social Meeting Workspace Vergaderwerkruimte voor besluitvorming / Decision Meeting Workspace 126

127 Basisvergaderwerkruimte / Basic Meeting Workspace Met een Basisvergaderwerkruimte / Basic Meeting Workspace is het mogelijk om eenvoudig afspraken te maken, een vergadering in te plannen en de resultaten van een dergelijke bijeenkomst vast te leggen en te delen met je teamleden. Notulen hoeven niet meer via de rondgestuurd te worden. Standaard worden de lijsten Doelstellingen (Objectives), Aanwezigen (Attendees), Agenda en Documentbibliotheek als webonderdeel op de pagina getoond. Lege vergaderwerkruimte / Blank Meeting Workspace Een lege vergadersite die geheel is aan te passen aan eigen wensen en inzichten. Vergaderwerkruimte met meerdere pagina s / Multipage Meeting Workspace Idem als Basisvergaderwerkruimte / Basic Meeting Workspace, met het verschil dat er automatisch twee tabbladen met extra pagina s aan de werkruimte zijn toegevoegd. Vergaderwerkruimte voor informele bijeenkomst / Social Meeting Workspace Een Social Meeting Workspace kan ingezet worden ter voorbereiding op een sociale gelegenheid. En de plek om na afloop de foto s van de gebeurtenis te publiceren en delen via de Afbeeldingsbibliotheek. De nadruk ligt dus vooral op het informele karakter. Direct na aanmaak is een fotoalbum aanwezig. Andere lijsten die standaard als webonderdeel zichtbaar zijn: Genodigden, Benodigdheden, Routebeschrijving en niet te vergeten een Discussieforum: bijvoorbeeld Wat te geven als kadootje? Denk aan gelegenheden als receptie bij pensionering, promotie of afstuderen van een teamlid, of een dagje op de hei met het team enzovoorts. Vergaderwerkruimte voor besluitvorming / Decision Meeting Workspace Idem als Basic Meeting Workspace. Met als toevoeging de lijsten Besluiten en Taaken als webonderdelen op de pagina. Deze sjabloon gebruik je bijvoorbeeld bij een projectbijeenkomst. Bij een dergelijke bijeenkomst wordt veelal de nadruk gelegd op het maken van afspraken en vastleggen van taken al dan niet gedelegeerd. En belangrijk: het bijhouden van de voortgang van gemaakte afspraken. Een ieder die een taak op zich heeft genomen/gekregen kan in percentiel scores de voortgang van de taak aangeven. Een Decision Meeting Workspace is met name resultaatgericht, zoals de projecten zelf. 127

128 Categorie Webdatabases Binnen de categorie Webdatabases zijn er vijf sjablonen voor sites. Webdatabase voor activa Webdatabase voor bijdragen aan goede doelen Webdatabase voor contactpersonen Webdatabase voor actieitems Webdatabase voor projecten Webdatabase voor activa / Assets Web Database Een activadatabase voor het bijhouden van activa, inclusief gegevens en eigenaren van activa. Webdatabase voor bijdragen aan goede doelen / Charitable Contributions Web Database Een database voor het bijhouden van informatie over inzamelingsacties, inclusief donaties, gebeurtenissen met betrekking tot de acties en in behandeling zijnde taken Webdatabase voor contactpersonen / Contacts Web Database Een contactpersonendatabase voor het beheren van gegevens van mensen waarmee uw team samenwerkt, zoals klanten, stageadressen en partnerinstellingen. Webdatabase voor actie-items / Issues Web Database Een actie-itemdatabase voor het beheren van een set actie-items of issues. Actie-items kunnen aan teamleden worden toegewezen en prioriteit worden gegeven. De voortgang kan telkens van begin tot eind worden gevolgd. 128

129 Webdatabase voor projecten / Projects Web Database Een database voor het beheren van projecten en het toewijzen van taken aan verschillende mensen. Categorie Zoeken Basiszoekcentrum / Basic Search Center Een site met zoekfunctionaliteit. De site bevat pagina's voor zoekresultaten en voor geavanceerde zoekopdrachten. Meer opties Via Siteacties, Meer opties wordt het menu gestart waarin alle keuzes te maken zijn. Van nieuwe werkruimtes tot pagina s. In deze paragraaf nog twee bijzondere functionaliteiten benoemd. Lijst, Enquête (Survey) Via deze lijst is het mogelijk om eenvoudige online polls en enquetes te kunnen houden. De Lijst Enquête/Survey ondersteunt het gebruik als open vraagsoort, meerkeuzevragen, vragen op vijfpuntsschaal enzovoorts. Meer over Enquête/Survey in Nog een paar bijzondere functionaliteiten. Bibliotheek, Wiki Een Wiki bestaat uit een of meerdere online webpagina s waar een ieder met de juiste toegangsrechten de bevoegdheid heeft om de online tekst en andere content aan te mogen passen. Anders dan bij een Documentwerkruimte, waarbij het om een belangrijk document gaat, vormt hier juist de werkomgeving zèlf het centrum van alle aandacht. Uiteindelijk is de Wiki het te presenteren product of doel van het project en vormt dat ook de bron van informatie. Een bekend voorbeeld van een Wiki is Wikipedia, de online encyclopedie die bestaat uit een onuitputtelijke verzameling online pagina s met informatie die in gezamenlijk werk ontstaat en ook gezamenlijk wordt onderhouden. Een echte Wiki is dus, net als veel Internetsites, eigenlijk nooit helemaal af. Er zijn altijd weer nieuwe updates te verzinnen, bijvoorbeeld om de informatie actueel te houden. 129

130 9. Nog enkele bijzondere functionaliteiten Online Enquête / Survey Je kunt op een eenvoudige manier een Survey maken. Een enquête of poll onder de bezoekers of teamleden van de site. Polls worden voor verschillende doeleinden gebruikt, o.a. voor verkiezingen, of het peilen van opinies. Maak een Survey 1. Ga naar Siteacties, Meer opties In het scherm dat verschijnt selecteer je onder Lijst voor Enquête/Survey. 3. Geef deze Survey een naam vul de velden in. Onder de knop Meer opties kun je er voor kiezen dat de survey prominent in het menu Snel starten / Quick Launch bar komt te staan. 130

131 4. Bij Opties voor enquête/survey Options kun je kiezen of de vragen al dan niet anoniem worden gesteld. Standaard zijn de namen van de respondenten zichtbaar. Ook kun je via Meerdere antwoorden toestaan/allow mutiple responses er voor kiezen dat men meerdere keren de vragenlijst mag antwoorden. 5. Met Maken ga je door naar het volgende scherm en kunnen de vragen waar je antwoord op wilt hebben invoeren. 6. Geef hier het vraagtype op en formuleer je vraag. Je kunt o.a. kiezen uit open antwoord, keuzevraag, ja/nee-vraag en puntschaal. 7. Afhankelijk van het soort antwoord dat je aanklikt verandert de onderste helft van het scherm mee. 8. Met Volgende staat de vraag in de Survey en kom je automatisch in de volgende vraag terecht. 9. Met Voltooien/Finish zijn de vragen doorgevoerd in de Survey 131

132 Wijzig je Survey 1. Open de site en ga naar je Enquête/Survey 2. In het volgende scherm zie je de gemaakte vragen staan. 3. Selecteer nu Instellingen, Vragen toevoegen (Settings, Add Question) om nog eens nieuwe vragen toe te voegen, of om via Instellingen voor Enquête/Survey Settings verdere instelllingen te doen. 4. Hier kun je nog eens rustig de verschillende standaarden instellen: bijvoorbeeld aanpassen dat iedereen maar éénmaal de survey mag invoeren via de algemene instellingen van de lijst (zie ook hoofdstuk Lijstinstellingen). Of men alleen de eigen respons mag inzien (en eventueel mag wijzigen), of ook de resultaten van anderen mag zien, kun je instellen bij Geavanceerde instellingen. 5. Onder de rubriek Machtigingen en beheer/permissions and Management zijn nog een aantal interessante keuzes. Bijvoorbeeld unieke machtigingen verlenen voor deze enquête en de enquête als sjabloon (Save as template) bewaren. Dan is deze vragenset in de toekomst te hergebruiken, al dan niet met de inhoud van de enquête (Include content). 6. Dit enquêteitem verwijderen/delete this Survey spreekt voor zich; de lijst wordt verwijderd, maar voor je zover bent, al dan niet na het opslaan van de Survey als sjabloon kun je de Survey ook eerst sluiten. Dit doe je door de machtigingen voor de doelgroepen te verwijderen zodat er geen nieuwe antwoorden meer binnen komen en alleen eigenaren de respons nog kan gebruiken ten behoeve van verdere dataverwerking. Sluit Survey voor respondenten af. Wanneer de Survey door iedereen is ingevuld, kun je zoals boven de Lijst als template opslaan (als archief of hergebruik) en vervolgens voor de lijst verwijderen via Delete. Maar er is natuurlijk nog een tussenliggende mogelijkheid door de Survey te sluiten. De lijst is nog wel op de site aanwezig, maar je bevriest als het ware de lijst. Zet na een bepaalde datum eenvoudig de lijst voor de respondenten dicht om daarna in alle rust de resultaten te verwerken en analyseren. Wijzig dan via Machtiginen voor dit enquêteitem/permissions for this Survey de rechten op de lijst; bijvoorbeeld door de groep contributors (feitelijk de respondenten) de machtiging tot de lijst weg te nemen of de rechten voor deze groep te verlagen naar Read Access (alleen-lezen). 132

133 Item Permissions Behalve instellingen op een hele site of een gehele lijst, kun je binnen een lijst per item ook de rechten instellen. Dit kan met nagenoeg alle lijsten. Van Mededelingen/Announcements, tot documenten in een bibliotheek, of items in een Takenlijst tot afzonderlijke pagina s van een Wiki. 1. Klik het Item aan in de lijst. 2. Kies Machtigingen beheren/manage Permissions. Je komt in het scherm Machtigingen/Permissions voor het betreffende Item. Met Overname van machtigingen stoppen kun je aangeven of je de rechten wilt blijven erven van de lijst, of dat je de rechteninstellingen afzonderlijk wilt gaan instellen voor dit item. (Unieke machtigingen/unique Permissions). Wanneer je dat laatste doet, krijg je eerst een melding. Klik OK Wanneer je de actie hebt doorgevoerd, verschijnen er nieuwe knoppen in het Lint/Ribbon. Onder Machtigingen verlenen kun je nu nieuwe groepen of personen rechten geven op dit item. Onder Gebruikersmachtigingen bewerken heb je nu ook de mogelijkheid om de rechten aan te passen. 133

134 Werken met Goedkeuring van de inhoud op Lijsten In het hoofstuk over Lijsten (Lijstinstellingen/List Settings) is beschreven hoe Goedkeuring van de inhoud / Content Approval op een lijst kan worden ingeschakeld. In deze paragraaf gaan we in op de situatie wanneer deze op een lijst is geactiveerd. Content Approval kan erg handig zijn wanneer de site met veel teamleden (Members) wordt gedeeld, of wanneer de site voor een deel open staat voor derden die ook mogen reageren en bijdragen op een Lijst. Denkbare toepassingen van Goedkeuring van de inhoud op Lijsten zijn bijvoorbeeld: Een Discussieforum met content approval door moderator. Goedkeuring van inhoud van de reacties op een openbaar weblog. Moderatie op een openbaar mededelingenbord waarbij zoals met een prikbord iedereen aankondigingen, uitnodigingen en adverenties kan plaatsen. Bij versiebeheer of plaatsen van nieuwe documenten en afbeeldingen binnen een documentbibliotheek of afbeeldingsbibliotheek. Uit de voorbeelden is op te maken dat Goedkeuring van de inhoud/content Approval vooral uitkomst biedt bij de publieke (delen van) sites. Dit kan ook met een teamsite een site vanaf Mijnsite/My Site het geval zijn, wanneer je bijvoorbeeld een Weblog publiceert met een openbaar karakter. Bij een discussieforum, of met een Wiki die beschikbaar is voor een breed publiek. Voor samenwerking binnen een klein projectteam echter kan het bij verkeerd gebruik een onnodige - en zelfs hinderlijke -drempel in het proces vormen. Een nieuw item, of bewerking van een bestaand item of document, wat te lang in de wacht / pending staat omdat de moderator of eigenaar van de site laat (of niet) reageert om het item Goed te keuren/approove, houdt onnodig de voortgang van een proces op, of sterker nog: frustreert dit proces. Goedkeuring van de inhoud/ Content Approval: pending items bekijken / accorderen Wanneer Content Approval aanstaat, dan is er onder de Views automatisch een nieuwe Weergave/View beschikbaar in de lijst. Klik in het Lint/Ribbon van de Lijst op Huidige Weergave/ Current View. Kies Items goedkeuren/afkeuren (Approve/Reject Items) om een overzicht te krijgen van Items die in de wachtrij staan. (Of Kies eventueel Mijn ingediende items/my submissions om je eigen postings te zien). 134

135 Loop vervolgens de afzonderlijke items af om deze goed of af te keuren; eventueel voorzien van een opmerking. Een andere mogelijkheid is in de Lijst direct op de titel van een item of document te klikken en dan via het menu te kiezen voor Goedkeuren/afkeuren (Approve/reject). Workflows/Werkstromen bij Documenten Behalve Goedkeuring van de inhoud/content Approval met items in een Lijst, bijvoorbeeld rondom documenten in de documentblibliotheek is er een uitgebreidere functie: Workflows. Deze optie kan handig zijn wanneer met meerdere personen aan een document wordt gewerkt. Maar het kan binnen een team net als Content Approval ook een extra drempel opleveren wanneer men niet met deze functies bekend is. Soms wordt er dan gedacht dat iets niet helemaal goed werkt omdat de documenten niet zichtbaar zijn. In merendeel van de gevallen betreft het de Wacht/Pending status van bijvoorbeeld documenten bij Goedkeuring/Approval, in andere gevallen betreft het vaak een fase, zoals een toegewezen taak in een Workflow. In beide situaties wacht het document gewoon keurig om door de juiste rechthebbende te worden goedgekeurd zodat de nieuwe versie gepubliceerd kan worden (en daarmee dan ook zichtbaar wordt voor iedereen). Het kan als hinderlijk worden ervaren als een bijdrage van een teamlid gevoelsmatig lang onzichtbaar is voor de rest van het team: pending tot een owner op approved heeft geklikt. Gebruik Content Approval en Workflows dus alleen wanneer het echt nodig en vooral ook handig is. Maak binnen een projectteam hier duidelijke afspraken over zodat iedereen weet wat de bedoeling is. 135

136 Een Workflow/Werkstroom toevoegen Een denkbare workflow met een document kan zijn een review cyclus. Ga naar de documentbibliotheek van je site. Ga naar het lint/ribbon voor Bibliotheek Klik geheel rechts op het pijltje bij het icoon Workflows/Werkstromen. Kies voor Een werkstroom toevoegen / Add a Worklow. Het scherm Werkstroom toevoegen wordt gestart. In dit scherm wordt in het voorbeeld het volgende ingesteld: 1. Werkstroom/Workflow: Goedkeuren voor bestemming 2. Naam: Unieke naam opgegeven voor deze workflow: Review van een Document 3. Taakoverzicht: In welke Lijst van de teamsite gaat de Workflow worden bijgehouden: in dit geval Taken. 4. Geschiedenisoverzicht, een soort history. 5. Startopties: of de workflow handmatig moet worden gestart indien gewenst of standaard bij alle documenten. 136

137 In het voorbeeld wordt bij Startopties er voor gekozen dit handmatig door een geverifieerde eindgebruiker te laten starten per afzonderlijk document. 6. Klik op OK om de Werkstroom/Workflow toe te voegen aan de Bibliotheek. 7. De Workflow is toegevoegd. Een Workflow bij document starten Nu de Werkstroom/Workflow is toegevoegd aan de Documentbibliotheek kan deze handmatig voor een document worden gestart. Klik in een Documentbibliotheek/Document Library het pijltje naast het document aan. Kies voor Werkstromen/Workflows. Deze optie is nu in dit menu toegevoegd onder Goedkeuren/afkeuren (Approve/reject). Er verschijnt een nieuw scherm. Dit scherm geeft later een overzicht over de status van de Workflows (zie volgende pagina). 137

138 Klik op Review Document, de werkstroom die in de vorige paragraaf is toegevoegd. De Workflow wordt gestart. In de Bibliotheek is nu een kolom toegevoegd: Review Document. De status van de Workflow is In uitvoering. Klik op deze status van het Document In uitvoering. In het overzicht kan de Workflow nu als een geavanceerde taak worden toegewezen en bijgehouden. Ook is de Workflow nu in de Takenlijst van de site zichtbaar. Door op de titel van de Werkstroom voor het document te klikken en/of via de lijst Taken kan de Workflow nu aan een teamlid worden toegewezen. 138

139 Voorkom procesvertraging: Bij activeren van Goedkeuring van inhoud/content Approval, neem als initiator/eigenaar een Alert e- Mailwaarschuwing op de lijst Vanuit verschillende rollen / taakverdeling gedacht: geef zoveel mogelijk teamleden de rechten om te mogen accorderen. Al dan niet in de rol van een moderator Vanuit rechtenperspectief op items: zet het Concept-item beveiliging/draft Item Security op een lager beveiligingsnivea zodat meerdere leden (ook die met lagere rechten) het Conpept/Draft kunnen lezen. Ook al is er dan nog niet goedgekeurd/approved, iedereen kan in ieder geval dan wel de laatste versie lezen Bij Werkstromen/Workflows: stel de CC optie in bij zodat men (bijvoorbeeld een teamlid of assistent) direct op de hoogte is van een (versie-) wijziging. Eventueel kan men dan jou erop wijzen dat een item goedgekeurd moet worden. Aangepaste Lijst / Custom List Kun je in de verschillende lijsten niet de functionaliteit vinden die je zoekt? Creëer dan zelf een compleet nieuwe lijst via Aangepaste lijst/custom List. Stel hiermee geheel naar eigen inzicht een Lijst samen. Aangepaste Lijst/Custom List aanmaken 1. Ga in de site op EDUgroepen naar Siteacties, Meer opties. 2. Kies uit het filter Lijst voor Aangepaste lijst/custom List. 3. Geef de Lijst een naam en klik op Maken (zie ook Hoofdstuk Lijstinstellingen). De nieuwe lijst is aangemaakt. 139

140 Wanneer je op de knop Nieuwe item toevoegen/add New Item klikt om een Item in de lijst in te voeren, zie je dat er slechts één kolom bestaat: Titel. De rest van de lijst kan samengesteld worden door er kolommen aan toe te voegen. Kolom aan lijst toevoegen 1. Ga in de lijst naar Hulpmiddelen voor Lijst en kies in het Lint/Ribbon voor Kolom maken Settings, Create Column. 2. Klik op Kolom maken/create column. 3. Kies bij Naam en Type o.a. uit: Of ga in hetzelfde Lint via Lijstinstellingen naar de rubriek Kolommen. Eén tekstregel/single Line of text (max 256 tekens). Meerdere tekstregels/multiple Lines of Text met daarin de keuzemogelijkheid voor Tekstopmaak zoals in Word. Keuze/Choice Maak een keuzemenu met Radiobuttons. Aankruisvakjes of Pulldown menu. Getal/Number Valuta/Currency Datum en tijd. Met de keuzes Alleen datum of Tijd of Beide). Opzoeken/Look up: Kies een veld uit een andere lijst, bijvoorbeeld uit de lijst Contactpersonen. Ja/nee: Selectievakje om aan te vinken. Hyperlink or Afbeelding. Voeg een afbeelding of hyperlink toe. 140

141 Verder zijn er nog de kolommen: Berekend (de berekening is gebaseerd op andere kolommen), Externe gegevens en Beheerde metagegevens. Onder Aanvullende kolominstellingen/additional Column settings kun je de kolom nog een aantal eigenschappen opgeven, hieronder de meest gebruikte: Beschrijving/Description: Een begeleidende tekst invoeren die de teamleden als instructie te zien krijgen tijdens het invullen van de lijst. Met Moet deze kolom informatie bevatten/require that this column contains information kun je aangeven of dit een verplicht in te vullen veld wordt. Met Aantal regels voor bewerking/number of lines for editing geef je aan hoeveel regels groot het tekstveld in het invulscherm wordt. Ter indicatie; voor een gemiddelde posting op een weblog is ca. twintig regels afdoende. Toevoegen aan standaardweergave/add to default view om aan te vinken of de nieuwe kolom in de standaard weergave van de lijst wordt getoond. Er is in dit voorbeeld gekozen voor het Kolomtype Meerdere tekstregels/multiple Lines of Text. Een veld met diverse praktische mogelijkheden. Hiermee is het mogelijk om langere teksten en hyperlinks in te voeren en om afbeeldingen en tabellen in een Lijst te tonen. Wanneer Wijzigingen toevoegen aan bestaande tekst/append Changes to Existing Text wordt toegepast moet in de Lijstinstellingen/List Settings wel Versiebeheer/Versioning Settings geactiveerd zijn. 4. Klik op OK. De nieuwe lijst heeft nu een kolom er bij. Volgorde van kolommen wijzigen Soms merk je later tijdens het gebruik van je nieuwe lijst dat tijdens het invoeren van items een andere volgorde in het invoerscherm nèt even handiger zou zijn. Via Lijstinstellingen kun je de verschillende kolommen van de lijst terugzien. Een handige functie hier is Volgorde van kolommen/column Ordering. Hiermee is de volgorde van de kolommen te wijzigen. 141

142 Wanneer je in de Lijstinstellingen/List Settings verder naar beneden gaat kun je een nieuwe Weergave/View aan de Lijst toevoegen. De Aangepaste lijst/custom List heeft nu nog maar één enkele View en dat is wellicht wat summier. Het toevoegen van een Weergave/View gaat hetzelfde als bij overige Lijsten en Webonderdelen/Web Parts (zie hoofdstuk 7: Weergaven/Views). Het samenstellen van kolommen in een Aangepaste lijst/custom List en het opstellen van een vragenlijst in een Enquête/Survey lijken als handeling sterk op elkaar. Afgezien van verschillende kolommen er is een belangrijk verschil. De Survey is er puur op gericht om door meerdere personen ingevuld te worden. Deze enquêtelijst is daardoor ook meer sturend. De responses zijn in grafieken automatisch zichtbaar. Handig voor onderzoeken, polls en verkiezingen en dergelijke. Voor bijvoorbeeld een inschrijfformulier zou afhankelijk van de situatie, voorkeur en inzicht gekozen kunnen worden voor een van beide opties. De Survey is meer sturend om samen te stellen maar geeft wel grafieken. Een aangepaste lijst geeft weliswaar geen grafieken maar wel meer keuzemogelijkheid bij het opstellen van de lijst en is daardoor geschikter voor het maken van een deelnemers-, presentielijst, inschrijflijst en FAQ of dergelijke. Uiteraard behoort een export naar Excel net als bij alle Lijsten in EDUgroepen ook tot de mogelijkheden. Actie-items bijhouden / Issue Tracking Een probleem is pas een probleem als er iemands naam op staat. Een gevleugelde uitspraak op de werkvloer bij projectteams. Behalve als grap een kern van waarheid bevattend. Als er iemands naam bij staat wordt een probleem in ieder geval opgemerkt en als zodanig onderkend. Met het bijhouden van Actie-items / Issue Tracking is het benoemen en volgen van een probleem, of positiever gezien een aandachtspunt ook mogelijk in sites binnen EDUgroepen. Issue Tracking gaat een stap verder dan (Project)taken / (Project) Tasks. En soms letterlijk verder wanneer een eerder gedelegeerde (project)taak niet haalbaar is gebleken. Behalve delegeren op naam, prioritering in urgentie en het geven van een einddatum, biedt het bijhouden van Actieitems / Issue Tracking de optie om een Item een eigen ID nummer (te beschouwen als Ticketnummer of Callnummer) mee te geven. Issue Tracking is nog meer dan Taken gericht op resultaat ( problem solving en liefst zo snel mogelijk). Je kunt deze toepassing vergelijken als een beknopte variant op volgsystemen zoals die bijvoorbeeld door helpdesks en informatiedesks worden gebruikt. Maar ook voor projectteams met complexe taken en meerdere aandachtspunten die in relatie tot elkaar staan kan dit een handig hulpmiddel zijn om de zaken het hoofd te blijven bieden. 142

143 - Net als bij Taken en Projecttaken (en alle overige Lijsten) is de optie aanwezig om een Bijlage als bestand toe te voegen en de spelling te controleren via Bijlage toevoegen/attach File en Spelling - Titel: naam van het aandachtspunt - Toegewezen aan/assigned To: aan wie gedelegeerd? - Status van Actie-item/Issue Status: Kies uit Actief, Opgelost, Gesloten - Prioriteit: 1) Hoog, 2) Standaard, 3) Laag - Category 1,2, 3* - Verwante actie-items/related Issues: zijn er andere Items in deze lijst die verband kunnen hebben met dit aandachtspunt? Verwante actie-items / Related issues is een nuttig veld: door dit in te vullen kan het complete team inzicht krijgen of dit aandachtspunt op zich zelf staat of dat er meerdere meldingen met dezelfde eigenschappen bestaan. Zo ja, dan kan dit aanleiding zijn om het Issue een hogere prioriteit te geven. O.a. in de IT- en telecomwereld worden dergelijke Issues (vaak Ticketnummers of Callnummers genoemd) dan samengevoegd tot een Problem om dan gebundeld op te kunnen lossen. Deze sturende oplossingsgerichte aanpak kan ook voor projectteams goed bruikbaar zijn. - Opmerkingen Comments: plaats hier eventuele opmerkingen of doe kort verslag van handelingen die gedaan zijn om het Issue op te lossen. Tip: Vergeet bij meerdere betrokkenen niet je initialen of naam te vermelden, zodat men kan teruglezen wie wat gedaan heeft. Op deze manier kun je op een later moment dit Issue wijzigen en doorgeven aan iemand anders. Door andere namen in het Assigned To veld in te vullen delegeer je de taak opnieuw aan een collega (of teamlid / medestudent). 143

144 Met ingevulde comments, attachments enz. heeft iemand die nieuw op deze zaak is gezet, de informatie en de voorgeschiedenis tot zijn of haar beschikking om direct aan de slag te kunnen om het aandachtspunt verder op te lossen. Vooral in multidisciplinaire teams waar er in verschillende stadia verschillende expertises nodig zijn om tot een eindresultaat te komen is dit een efficiënte aanpak. Daarnaast hoeft het bijhouden van Actie-items/Issue Tracking niet per se probleemgestuurd te zijn. Geef de kolom Issue Tracking een andere naam*, bijvoorbeeld Voortgang / ontwikkeling en je bent als team pro-actief aan het werk in plaats van reactief. Dan kan deze lijst een aanvulling zijn op Taken en Workflows. Het heeft immers raakvlakken met eigenschappen van beide. Indien ingevuld met vermelding van naam en datum per fase/handeling kan het commentfield ook een (beknopte) variant zijn op log-files. Geavanceerd: Verbindingen tussen Webonderdelen SharePoint biedt diverse mogelijkheden voor sorteren en filteren. Onder andere via de Weergaven/Views beschreven in Hoofdstuk 7. Naast dergelijke instellingen is er ook standaard de optie Filter bij alle lijsten in EDUgroepen. Web Part Connections: koppelingen tussen Webonderdelen In sommige gevallen wil je misschien net iets meer. Via Verbindingen tussen Webonderdelen/Web Part Connections kun je twee Web Parts aan elkaar koppelen om dan in een ander widget van een lijst te tonen. De praktische toepassingen zijn talrijk. Het is te gebruiken als een geavanceerd filter, maar op deze manier zijn ook interactieve index-lijsten te maken, of vergelijkbare koppelingen zoals bij een weblog met reacties. Wil je een verbinding tussen Webonderdelen/Web Parts en andere dingen eens rustig uitproberen zonder je zorgen te maken over het verpesten van de inhoud van je site? Maak dan een nieuwe subsite aan die je als testomgeving inricht. Je kunt ook een Testsite inrichten op je Mij site/my Site. Maak daar een nieuwe site aan en kies voor bijvoorbeeld de sjabloon Teamsite. Verbinding maken 1. Zorg dat de betreffende pagina binnen je site in bewerkmodus is en dat de webonderdelen/web Parts die je wilt koppelen op de betreffende pagina staan. 2. Klik dan op het pijltje in één van de Webonderdelen waar je een koppeling op wilt maken met een ander Web Part. 3. Kies of je een kolom uit het huidige Webonderdeel wilt selecteren als output naar een ander Web Part, zie afbeelding. 144

145 4. Of andersom: creëer een Sortering of Filter door input te krijgen van een kolom uit een ander Webonderdeel. Er verschijnt een dialoogvenster. 5. Geef in dit venster aan welk kolom je wilt koppelen via de knop Configureren. 6. Bijvoorbeeld de kolom Titel. 7. Klik 1. Verbinding kiezen om een stap terug te gaan of Voltooien indien oké. 8. In het volgende venster doe je hetzelfde, maar dan andersom geredeneerd: welk kolom uit wil je selecteren om het veld Titel aan het andere Webonderdeel te koppelen. 9. Indien OK klik op Voltooien, of terug naar het vorige tabblad om een stap terug te gaan. Mocht de verbinding niet naar wens zijn dan kun je deze later via deze zelfde routine als hierboven beschreven verwijderen. Kies dan Verbinding verwijderen/remove Connection. 145

146 Synchroniseren met SharePoint Workspace Offline werken aan je site en weer synchroniseren wanneer er een internetverbinding beschikbaar is. Ook dat is mogelijk met EDUgroepen. Een recente versie van Windows met Internet Explorer is vereist omdat de betreffende SharePoint site lokaal op de computer wordt opgeslagen. Open de site waar je offline mee verder wilt gaan werken. Klik op Siteacties, Synchroniseren met SharePoint Workspace Er verschijnt een dialoogvenster van Windows. Klik op Toestaan/Allow. Er wordt een account aangemaakt. Dit kan enige minuten duren. Ook kan er een melding van de Firewall verschijnen. Klik in dat geval op Toestaan om door te kunnen gaan, (of kies voor annuleren). Indien toegestaan om door de Firewall van de computer te gaan kies in het volgende scherm voor Create a new account. Kies vervolgens op Volgende/Next. 146

Snel aan de slag met EDUgroepen

Snel aan de slag met EDUgroepen Aanmaken van een teamsite Nadat je bent ingelogd op www.edugroepen.nl kun je er voor kiezen om een teamsite aan te maken. Dit kan alleen als je verbonden bent aan een instelling voor hoger onderwijs of

Nadere informatie

Webonderdelen (Web Parts)

Webonderdelen (Web Parts) Webonderdelen (Web Parts) Een SharePoint pagina is opgedeeld in een aantal zones op het scherm. In elke zone kunnen Webonderdelen, veelal Web Parts genoemd, geplaatst worden. Deze Web Parts zijn kleine

Nadere informatie

Weergaven (Views) de Stijl-optie Weergave op Lijst Lijstinstellingen Weergave wijzigen Weergave maken Weergave op de Lijst via Webonderdeel

Weergaven (Views) de Stijl-optie Weergave op Lijst Lijstinstellingen Weergave wijzigen Weergave maken Weergave op de Lijst via Webonderdeel Weergaven (Views) In een EDUgroepensite kun je de manier waarop wordt gekeken naar lijsten en Webonderdelen veranderen. Dit worden Weergave of View genoemd. Je kunt Weergaven of Views maken door kolommen

Nadere informatie

Specifieke EDUgroepenteamsites Web Parts

Specifieke EDUgroepenteamsites Web Parts Specifieke EDUgroepenteamsites Web Parts In dit deel vind je een beschrijving van enkele Web Parts (vaak op basis van lijsten) die specifiek zijn voor EDUgroepen sites. Hoe een Web Part toe te voegen staat

Nadere informatie

Inhoudsopgave. 2014 web2work Pagina 1 van 16

Inhoudsopgave. 2014 web2work Pagina 1 van 16 Inhoudsopgave Aanmelden bij Office 365... 2 Office 365 voor het eerste gebruiken... 2 Persoonlijke instellingen Office 365... 3 Wijzigen wachtwoord... 4 Instellen voorkeurstaal... 4 Office Professional

Nadere informatie

Quick Reference Guide Site beheer SharePoint TU Delft. Bestemd voor Key Users Versie 2.0 Datum 11-06-2012 Eigenaar SSC-ICT FAB SharePoint

Quick Reference Guide Site beheer SharePoint TU Delft. Bestemd voor Key Users Versie 2.0 Datum 11-06-2012 Eigenaar SSC-ICT FAB SharePoint Quick Reference Guide Site beheer SharePoint TU Delft Bestemd voor Key Users Versie 2.0 Datum 11-06-2012 Eigenaar SSC-ICT FAB SharePoint Quick Reference guide site beheer SharePoint TU Delft 1. Introductie

Nadere informatie

OFFICE 365. Start Handleiding Medewerkers

OFFICE 365. Start Handleiding Medewerkers OFFICE 365 Start Handleiding Medewerkers Meer info: Naast deze handleiding is er zeer veel informatie reeds voorhanden op het internet of door op het vraagteken te klikken in de Office 365 omgeving. Ook

Nadere informatie

Handleiding. Yvonne Rijks-Waardenburg. Tine Strikkers. Christel van de Steenoven-Livius. Pagina 1

Handleiding. Yvonne Rijks-Waardenburg. Tine Strikkers. Christel van de Steenoven-Livius. Pagina 1 Handleiding Yvonne Rijks-Waardenburg Tine Strikkers Christel van de Steenoven-Livius 1 Inhoud 1. Inloggen SharePoint 3 2. Groepspagina bewerken ` 4 3. Foto s 3.1 Foto s uploaden 8 3.2 Foto s bewerken 10

Nadere informatie

CMS Made Simple eenvoudig uitgelegd CMS MADE SIMPLE- Eenvoudig uitgelegd

CMS Made Simple eenvoudig uitgelegd CMS MADE SIMPLE- Eenvoudig uitgelegd CMS Made Simple eenvoudig uitgelegd CMS MADE SIMPLE- Eenvoudig uitgelegd Introductie Deze handleiding heeft tot doel een eenvoudige stap voor stap handleiding te zijn voor eindgebruikers van CMS Made Simple

Nadere informatie

Handleiding Office 365 IN EEN NOTENDOP ALLES OVER OFFICE 365 CARLO KONIJN CHI COMPUTERS HEERHUGOWAARD

Handleiding Office 365 IN EEN NOTENDOP ALLES OVER OFFICE 365 CARLO KONIJN CHI COMPUTERS HEERHUGOWAARD 2014 Handleiding Office 365 IN EEN NOTENDOP ALLES OVER OFFICE 365 CARLO KONIJN CHI COMPUTERS HEERHUGOWAARD Inhoud Inleiding... 2 Aanmelden bij office 365 via het portaal.... 2 Het portaal en gebruikers:...

Nadere informatie

Viaa Online - OneDrive

Viaa Online - OneDrive Viaa Online - OneDrive Wat is OneDrive Onedrive maakt het mogelijk om je bestanden op te slaan in de cloud. Cloudopslag betekent dat je bestanden opgeslagen worden op het internet en je ze ook vanaf iedere

Nadere informatie

4.1 4.2 5.1 5.2 6.1 6.2 6.3 6.4

4.1 4.2 5.1 5.2 6.1 6.2 6.3 6.4 Handleiding CMS Inhoud 1 Inloggen 2 Algemeen 3 Hoofdmenu 4 Pagina s 4.1 Pagina s algemeen 4.2 Pagina aanpassen 5 Items 5.1 Items algemeen 5.2 Item aanpassen 6 Editor 6.1 Editor algemeen 6.2 Afbeeldingen

Nadere informatie

Central Station. CS website

Central Station. CS website Central Station CS website Versie 1.0 18-05-2007 Inhoud Inleiding...3 1 De website...4 2 Het content management systeem...5 2.1 Inloggen in het CMS... 5 2.2 Boomstructuur... 5 2.3 Maptypen... 6 2.4 Aanmaken

Nadere informatie

Basis handleiding CMS

Basis handleiding CMS Basis handleiding CMS Inhoud Basis handleiding CMS... 1 Inloggen... 3 Pagina beheren... 4 Pagina toevoegen/wijzigen... 6 WYSIWYG editor... 8 externe / interne link toevoegen... 9 Plaatjes toevoegen...

Nadere informatie

Handleiding Fotopagina

Handleiding Fotopagina Handleiding Fotopagina Leden van de Vrienden van de Pyreneese berghond kunnen een album aanmaken op onze fotopagina. Per lid/gezin is één album van maximaal 250 foto's beschikbaar. Deze handleiding bestaat

Nadere informatie

Handleiding. Outlook Web App 2010 - CLOUD. Versie: 22 oktober 2012. Toegang tot uw e-mailberichten via internet

Handleiding. Outlook Web App 2010 - CLOUD. Versie: 22 oktober 2012. Toegang tot uw e-mailberichten via internet Handleiding Outlook Web App 2010 - CLOUD Versie: 22 oktober 2012 Toegang tot uw e-mailberichten via internet Handleiding Multrix Outlook Web App 2010 - CLOUD Voorblad Inhoudsopgave 1 Inleiding...3 2 Inloggen...4

Nadere informatie

Mach3Framework 5.0 / Website

Mach3Framework 5.0 / Website Mach3Framework 5.0 / Website Handleiding Mach3Builders Inhoudsopgave 1 Inloggen...5 1.1 Ingelogd blijven...6 1.2 Wachtwoord vergeten...7 2 Applicatie keuzescherm...8 2.1 De beheeromgeving openen...9 3

Nadere informatie

WebHare Professional en Enterprise

WebHare Professional en Enterprise WebHare Professional en Enterprise Publicatie module Site inrichting handleiding Datum 19 november 2002 Aantal pagina s: 31 Versie: 2.01 Doelgroep Sysops Gebruikers met site aanmaak rechten Gebruikers

Nadere informatie

Basiscursus SharePoint 2013 V1.0. Kim Snellink & Daan Legrand Fontys Hogescholen

Basiscursus SharePoint 2013 V1.0. Kim Snellink & Daan Legrand Fontys Hogescholen Basiscursus SharePoint 2013 V1.0 Kim Snellink & Daan Legrand Fontys Hogescholen SharePoint 2013 Basiscursus: Praktijk Werken met SharePoint Welkom bij de basiscursus voor SharePoint 2013! Voor we beginnen

Nadere informatie

Access. Accomplish. Share. Tips voor het gebruik van Office 365: tools voor email, web, en samenwerking

Access. Accomplish. Share. Tips voor het gebruik van Office 365: tools voor email, web, en samenwerking Access. Accomplish. Share. Tips voor het gebruik van Office 365: tools voor email, web, en samenwerking Werk samen, beter Stel uw team in op succes 2 Zie wie online is Communiceer snel met uw team Team

Nadere informatie

Handleiding NarrowCasting

Handleiding NarrowCasting Handleiding NarrowCasting http://portal.vebe-narrowcasting.nl september 2013 1 Inhoud Inloggen 3 Dia overzicht 4 Nieuwe dia toevoegen 5 Dia bewerken 9 Dia exporteren naar toonbankkaart 11 Presentatie exporteren

Nadere informatie

Qlik Sense Cloud. Qlik Sense 2.0.2 Copyright 1993-2015 QlikTech International AB. Alle rechten voorbehouden.

Qlik Sense Cloud. Qlik Sense 2.0.2 Copyright 1993-2015 QlikTech International AB. Alle rechten voorbehouden. Qlik Sense Cloud Qlik Sense 2.0.2 Copyright 1993-2015 QlikTech International AB. Alle rechten voorbehouden. Copyright 1993-2015 QlikTech International AB. Alle rechten voorbehouden. Qlik, QlikTech, Qlik

Nadere informatie

Snel aan de slag met BasisOnline en InstapInternet

Snel aan de slag met BasisOnline en InstapInternet Snel aan de slag met BasisOnline en InstapInternet Inloggen Surf naar www.instapinternet.nl of www.basisonline.nl. Vervolgens klikt u op de button Login links bovenin en vervolgens op Member Login. (Figuur

Nadere informatie

Cloud storage. Cloud storage 1/17

Cloud storage. Cloud storage 1/17 Cloud storage 1/17 Cloud storage Het internet wordt weleens voorgesteld als een wolk (Engels: cloud). En in die wolk kan je jouw gegevens bewaren. Maar waar worden die gegevens nu eigenlijk opgeslagen?

Nadere informatie

Navigator CMS 2009. Beknopte handleiding v1.0

Navigator CMS 2009. Beknopte handleiding v1.0 Navigator CMS 2009 Beknopte handleiding v1.0 Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Inloggen... 4 3. Menustructuur... 5 4. Document Verkenner... 6 5. Mappen beheren... 7 5.2 Map hernoemen... 7 5.3 Map verplaatsen...

Nadere informatie

SportCTM 2.0 Startscherm trainer

SportCTM 2.0 Startscherm trainer SportCTM 2.0 Startscherm trainer Inloggen Webapplicatie Via inlog.dotcomsport.com kun je in inloggen op de webapplicatie van het SportCTM. Wij adviseren onderstaande browsers Windows: Internet Explorer,

Nadere informatie

Zakelijk Office 365. Installatie handleiding. Versie 2.0

Zakelijk Office 365. Installatie handleiding. Versie 2.0 Zakelijk Office 365 Installatie handleiding Versie 2.0 1 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Licenties selecteren en gebruikers aanmaken... 4 Stap 1 Inloggen in Zelfservice ICT diensten... 4 Stap 2 Abonnement

Nadere informatie

Outlook Web App 2010 XS2office

Outlook Web App 2010 XS2office Handleiding Outlook Web App 2010 XS2office Toegang tot uw contacten, adressen en e-mail berichten via internet XS2office Versie: 22 juli 2014 Helpdesk: 079-363 47 47 Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47

Nadere informatie

Website maker. Bezoek je domein om de Website maker in te stellen. De volgende melding zal zichtbaar zijn.

Website maker. Bezoek je domein om de Website maker in te stellen. De volgende melding zal zichtbaar zijn. Aan de slag met de Bezoek je domein om de in te stellen. De volgende melding zal zichtbaar zijn. Volg de url 'administratie paneel' om in te loggen en de vervolgens in te stellen. Als eerst krijg je de

Nadere informatie

De Liemers Helpt Partner Handleiding v1.1. De Liemers Helpt. Partner handleiding

De Liemers Helpt Partner Handleiding v1.1. De Liemers Helpt. Partner handleiding De Liemers Helpt Partner handleiding Je kunt de actuele versie van onze handleiding downloaden op: http://www.deliemershelpt.nl/partner-worden/partner-worden.html Registreren Om een account aan te maken

Nadere informatie

GEBRUIKERSHANDLEIDING MAAKJETRAINING.NL 1

GEBRUIKERSHANDLEIDING MAAKJETRAINING.NL 1 GEBRUIKERSHANDLEIDING MAAKJETRAINING.NL 1 INHOUD 1 Inleiding 3 1.1 De drie categorieën 3 2 Inloggen op MaakJeTraining 4 2.1 Registreren op MaakJeTraining 4 2.2 Inloggen met account 5 2.3 Veranderingen

Nadere informatie

Office 365 gebruiken en beheren

Office 365 gebruiken en beheren Office 365 gebruiken en beheren Inhoud 1. Office 365 gebruiken... 3 Stap 1 Persoonlijke instellingen wijzigen... 4 Stap 2 Aan de slag met Office 365... 4 Stap 3 Werken met Office 365... 6 1. Beheren van

Nadere informatie

HANDLEIDING VEILIG THUIS CLUSTERBEHEER

HANDLEIDING VEILIG THUIS CLUSTERBEHEER HANDLEIDING VEILIG THUIS CLUSTERBEHEER INLEIDING Voor de Veilig Thuis organisaties is in opdracht van de VNG blended learning trainingsmateriaal ontwikkeld door VanMontfoort en Augeo over de thema s Kindermishandeling

Nadere informatie

Ga naar http://www.domeinnaam.nl/wp-admin en log in met de gebruikersnaam en wachtwoord verkregen via mail.

Ga naar http://www.domeinnaam.nl/wp-admin en log in met de gebruikersnaam en wachtwoord verkregen via mail. INLOGGEN Ga naar http://www.domeinnaam.nl/wp-admin en log in met de gebruikersnaam en wachtwoord verkregen via mail. Vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Inloggen. Bij succesvolle login

Nadere informatie

HANDLEIDING Content Management Systeem de Fertilizer 4

HANDLEIDING Content Management Systeem de Fertilizer 4 HANDLEIDING Content Management Systeem de Fertilizer 4 1 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 3 2. BEHEER 5 2.1 Site structuur 6 2.2 Afdelingen 7 2.3 Beheerders 8 2.3.1 Rechten 9 2.3.1.1 Rechten Beheer 9 3. INSTELLINGEN

Nadere informatie

Korte handleiding O365=Office 365 Let op: er worden hier en daar nog wijzigingen doorgevoerd, dus de afbeeldingen en teksten kunnen afwijken

Korte handleiding O365=Office 365 Let op: er worden hier en daar nog wijzigingen doorgevoerd, dus de afbeeldingen en teksten kunnen afwijken Korte handleiding O365=Office 365 Let op: er worden hier en daar nog wijzigingen doorgevoerd, dus de afbeeldingen en teksten kunnen afwijken Inhoud 1. Inloggen... 2 2. Openingscherm... 3 3. Outlook...

Nadere informatie

Toegang tot uw e-mailberichten via internet

Toegang tot uw e-mailberichten via internet Basishandleiding Multrix Outlook Web App 2010 Versie: 24 februari 2011 Toegang tot uw e-mailberichten via internet Handleiding Multrix Outlook Web Access 2010 Voorblad Inhoudsopgave 1 Inloggen...3 2 Veelgebruikte

Nadere informatie

Website van het openbaar ministerie Korte gebruikershandleiding voor Content Managers

Website van het openbaar ministerie Korte gebruikershandleiding voor Content Managers Website van het openbaar ministerie Korte gebruikershandleiding voor Content Managers De website van het openbaar ministerie is momenteel (tijdelijk) te vinden op volgende intranetadres: http://10.241.132.229.

Nadere informatie

WERKEN MET INHOUDSTYPES. SharePoint 2013 - Inhoudstypes FACTSHEET

WERKEN MET INHOUDSTYPES. SharePoint 2013 - Inhoudstypes FACTSHEET WERKEN MET INHOUDSTYPES SharePoint 2013 - Inhoudstypes FACTSHEET Wat is een Inhoudstype? DEFINITIE Een Inhoudstype (Content Type) is een set met verschillende eigenschappen. Deze eigenschappen definiëren

Nadere informatie

Looproute Microsoft OneNote 2010 versie 1.0. Looproute Microsoft OneNote 2010. Inleiding

Looproute Microsoft OneNote 2010 versie 1.0. Looproute Microsoft OneNote 2010. Inleiding 1 Looproute Microsoft OneNote 2010 Inleiding Dit document beschrijft de werking van het computerprogramma Microsoft OneNote (versie 2010) en is bedoeld voor docenten en leerlingen van het basis- en voortgezet

Nadere informatie

Handleiding Melkvee Connect

Handleiding Melkvee Connect Handleiding Melkvee Connect Inhoudsopgave 1. Wat kun je ermee en hoe werkt het?... 1 2. Je eigen account bewerken... 2 3. Deelnemen aan een netwerk... 4 4. Een netwerk starten... 6 5. Nieuwsberichten plaatsen...

Nadere informatie

Bitrix Site Manager gebruikershandleiding BureauZuid

Bitrix Site Manager gebruikershandleiding BureauZuid Bitrix Site Manager gebruikershandleiding BureauZuid Introductie Deze gebruikershandleiding geeft gedetailleerde basisinformatie over hoe te werken met Bitrix Site Manager. Deze handleiding is bedoeld

Nadere informatie

Introductie Werken met Office 365

Introductie Werken met Office 365 Introductie Werken met Office 365 Een introductie voor gebruikers Inhoud Inleiding... 4 Aanmelden bij Office 365... 4 Werken met Office 365 Outlook... 5 Werken met Outlook 2007/2010... 5 Werken met de

Nadere informatie

HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ

HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ In deze uitgebreide handleiding vindt u instructies om met Reviews in the Cloud aan de slag te gaan. U kunt deze handleiding ook downloaden (PDF). TIP: De navigatie

Nadere informatie

TeD Tekst en Design. Basisinformatie voor klein gebruik van het cms Made Simple

TeD Tekst en Design. Basisinformatie voor klein gebruik van het cms Made Simple Basisinformatie voor klein gebruik van het cms Made Simple 1 Inhoud Inhoud 2 Inleiding 3 Inloggen in het CMS 3 Teksten plaatsen/aanpassen 4 Een link aanmaken 4 Gebruikers toevoegen/ verwijderen 5 Werken

Nadere informatie

OFFICE 365. Start Handleiding Leerlingen

OFFICE 365. Start Handleiding Leerlingen OFFICE 365 Start Handleiding Leerlingen Meer info: Naast deze handleiding is er zeer veel informatie reeds voorhanden op het internet of door op het vraagteken te klikken in de Office 365 omgeving. Ook

Nadere informatie

Handleiding Office 2013 en Office 365. voor thuisgebruik

Handleiding Office 2013 en Office 365. voor thuisgebruik Handleiding Office 2013 en Office 365 voor thuisgebruik Versie: augustus 2015 1 Inhoudsopgave 1. Wat is Office 365 en wat kun je ermee?... 3 2. Wat je moet weten voordat je gaat installeren?.... 13 3.

Nadere informatie

Handleiding Blog P- en K1-fase

Handleiding Blog P- en K1-fase Handleiding Blog P- en K1-fase Algemeen Volg de onderstaande stappen nauwkeurig, zodat je een goede start maakt met je blog. Je kunt deze handleiding ook gebruiken als naslagwerk. Voor iedere student is

Nadere informatie

Learning Management Systeem (LMS) Bedrijfsopleidingen

Learning Management Systeem (LMS) Bedrijfsopleidingen Learning Management Systeem (LMS) Bedrijfsopleidingen DOCENTEN HANDLEIDING Oktober 2009 E-mail: bedrijfsopleidingen@lumc.nl 2009 Alle rechten voorbehouden LUMC-Bedrijfsopleidingen Behoudens de in of krachtens

Nadere informatie

HANDLEIDING. onderzoekaccount. serviceapotheek.tevreden.nl handleiding onderzoekaccount 2013 pagina 1 van 23

HANDLEIDING. onderzoekaccount. serviceapotheek.tevreden.nl handleiding onderzoekaccount 2013 pagina 1 van 23 HANDLEIDING onderzoekaccount serviceapotheek.tevreden.nl handleiding onderzoekaccount 2013 pagina 1 van 23 Inhoudsopgave Inloggen serviceapotheek.tevreden.nl... 3 Dashboard... 3 Rapportcijfers... 4 Toon...

Nadere informatie

Weebly: Stappenplan voor docenten

Weebly: Stappenplan voor docenten Weebly: Stappenplan voor docenten Stap 1: Registratie Ga naar http://education.weebly.com/ Voordat u aan de slag kunt met Weebly moet u zich inschrijven. U vult uw gebruikersnaam en uw e-mailadres in en

Nadere informatie

Handleiding IVN Ledenadministratie

Handleiding IVN Ledenadministratie Handleiding IVN Ledenadministratie Versie 2.0, d.d. 28-02-2013 Inhoudsopgave 1. Accountrechten aanvragen p. 3 2. Inloggen p. 4 3. Ledenadministratie afdeling p. 6 4. Lid gegevens bewerken p. 8 5. Nieuw

Nadere informatie

Web Presence Builder. Inhoud

Web Presence Builder. Inhoud Web Presence Builder Inhoud Inhoud... 1 Wat is Web Presence Builder?... 2 Het categoriescherm... 2 De eerste stappen naar een eigen website... 3 Onderwerp selecteren en website naam aanpassen... 3 Vooraf

Nadere informatie

U begint bij de membersite

U begint bij de membersite U begint bij de membersite Surf naar de ITA member site (zie de voor u relevante handleiding ac@veren ITA membership op itacademy.technologie- onderwijs.nl/handleidingen.aspx) Als u al eerder ingelogd

Nadere informatie

HANDLEIDING ONEDRIVE IN OFFICE365

HANDLEIDING ONEDRIVE IN OFFICE365 HANDLEIDING ONEDRIVE IN OFFICE365 1 van 13 OGD ict-diensten Inhoud Wat is onedrive for Business?... 3 Werken met onedrive for Business... 4 Inloggen:... 4 Nieuwe bestanden aanmaken:... 4 Bestanden openen

Nadere informatie

Quick Guide VivianCMS

Quick Guide VivianCMS Quick Guide VivianCMS Gastenboek creëren Versie: 1.0 Startdatum: 24 juli 2006 Datum laatste wijziging: 24 juli 2006 Opmerking: Gepubliceerd op http://www.viviancms.nl Inhoud 1 Inleiding...3 1.1 Contactformulier

Nadere informatie

Office 365 gebruiken op uw iphone of ipad

Office 365 gebruiken op uw iphone of ipad Office 365 gebruiken op uw iphone of ipad Snelstartgids E-mail controleren U kunt uw iphone of ipad instellen voor het versturen en ontvangen van e-mail van uw Office 365-account. Altijd toegang tot uw

Nadere informatie

Werken met Google Docs. Joey Lemmens

Werken met Google Docs. Joey Lemmens Werken met Google Docs Joey Lemmens Maart 2011 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding... 3 1 Aan de slag... 4 1.2 Google Account aanmaken... 4 1.2 Inloggen... 5 2 De basis... 6 2.1 Interface... 6 2.2

Nadere informatie

Gebruikershandleiding Mijn cliëntportaal www.arienszorgpalet.nl

Gebruikershandleiding Mijn cliëntportaal www.arienszorgpalet.nl Gebruikershandleiding Mijn cliëntportaal www.arienszorgpalet.nl Versie 1 mei 2016 1 Inhoudsopgave Inleiding 3 Inloggen Mijn cliëntportaal 4 Voorbeeld Mijn cliëntportaal 7 Mijn afspraken 8 Mijn dossier

Nadere informatie

Handleiding Employ UrenOnline Opdrachtgevers

Handleiding Employ UrenOnline Opdrachtgevers Handleiding Employ UrenOnline Opdrachtgevers Versie 1.5 mei 2013 Pagina 1 van 15 Inhoudsopgave 1. Inloggen in Employ UrenOnline 4 2. Instellingen binnen Employ UrenOnline 6 2.1 Contactpersonen 6 2.2 Projecten

Nadere informatie

Handleiding Zarafa Webapp. The Best Open Source Email & Collaboration Software

Handleiding Zarafa Webapp. The Best Open Source Email & Collaboration Software Handleiding Zarafa Webapp The Best Open Source Email & Collaboration Software Door: Campai BV Tel. : 079-3637050 Tel. Support: 079-3637051 Gemaakt op: 22-03- 2013 Inhoud 1. Inloggen... 3 2. Settings (instellingen)...

Nadere informatie

Handleiding gebruik photo-gallery

Handleiding gebruik photo-gallery Handleiding gebruik photo-gallery Nadat u uw photo-gallery admin wachtwoord heeft ingesteld kunt u op uw fotoboek inloggen op http://www.uwwebsite.nl/photo-gallery/ Mocht u ooit de instellingen en inhoud

Nadere informatie

Handleiding competitie.nevobo.nl

Handleiding competitie.nevobo.nl De competitiewebsite, welke via http://competitie.nevobo.nl/ te bereiken is, wordt steeds belangrijker in de volleybalcompetities van de Nevobo. In dit document vindt u informatie over de werking van deze

Nadere informatie

Handleiding voor enquêtes voor ProZo!

Handleiding voor enquêtes voor ProZo! Handleiding voor enquêtes voor ProZo! Versie 1.1, 1 mei 2012 1 Voorwoord Deze handleiding neemt u stap voor stap mee in de aanvraagprocedure en het beheren van uw ProZo! enquêtes. We raden u aan deze handleiding

Nadere informatie

ONLINEADVISEREN.NL ONLINEADVISEREN.NL. Handleiding interactief websysteem ter ondersteuning van online adviseren

ONLINEADVISEREN.NL ONLINEADVISEREN.NL. Handleiding interactief websysteem ter ondersteuning van online adviseren ONLINEADVISEREN.NL Handleiding interactief websysteem ter ondersteuning van online adviseren Handleiding onlineadviseren 120815 Blz. 1 van 17 Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Aanmelden... 3 3 Algemene functionaliteit...

Nadere informatie

RA Handleiding Reisadviseur INLOGGEN: ONDERHOUD: WEBSITE STRUCTUUR. Menu & Pagina structuur. Pagina s aanmaken. Weblink aanmaken

RA Handleiding Reisadviseur INLOGGEN: ONDERHOUD: WEBSITE STRUCTUUR. Menu & Pagina structuur. Pagina s aanmaken. Weblink aanmaken RA Handleiding Reisadviseur INLOGGEN: http://www.thetravelclub.nl/manager/ user : pass : (NB: in dit voorbeeld gebruiken we het account van Jose Maas in de screenshots) ONDERHOUD:

Nadere informatie

Je nieuwe e-mailadres gebruiken Om je mail te lezen ga je naar de site: https://login.microsoftonline.com Je ziet dan onderstaand inlogscherm:

Je nieuwe e-mailadres gebruiken Om je mail te lezen ga je naar de site: https://login.microsoftonline.com Je ziet dan onderstaand inlogscherm: Je nieuwe e-mailadres gebruiken Om je mail te lezen ga je naar de site: https://login.microsoftonline.com Je ziet dan onderstaand inlogscherm: Log in met je e-mailadres en het wachtwoord dat je hebt gekregen.

Nadere informatie

Handleiding website Buurten Met Uitzicht

Handleiding website Buurten Met Uitzicht Handleiding website Buurten Met Uitzicht www.buurtenmetuitzicht.nl Op de site www.buurtenmetuitzicht.nl kunt u berichten of tweets plaatsen en iets op de buurtagenda zetten. Alle berichten worden niet

Nadere informatie

Inleiding. - Teksten aanpassen - Afbeeldingen toevoegen en verwijderen - Pagina s toevoegen en verwijderen - Pagina s publiceren

Inleiding. - Teksten aanpassen - Afbeeldingen toevoegen en verwijderen - Pagina s toevoegen en verwijderen - Pagina s publiceren Inleiding Voor u ziet u de handleiding van TYPO3 van Wijngaarden AutomatiseringsGroep. De handleiding geeft u antwoord geeft op de meest voorkomende vragen. U krijgt inzicht in het toevoegen van pagina

Nadere informatie

Handleiding. imailingtool. Introductie

Handleiding. imailingtool. Introductie Handleiding imailingtool Handleiding...1 imailingtool...1 Introductie...1 2 Aan de slag!...2 2.1 Inloggen...2 2.2 Dashboard / Homepage...2 2.2.1 Uitleg dashboard...3 3 Adressenlijst...0 3.1 Een nieuwe

Nadere informatie

HANDLEIDING DOIT BEHEER SYSTEEM

HANDLEIDING DOIT BEHEER SYSTEEM HANDLEIDING DOIT BEHEER SYSTEEM ALGEMENE INFORMATIE Het Doit beheer systeem is een modulair opgebouwd systeem waarin modules makkelijk kunnen worden toegevoegd of aangepast, niet iedere gebruiker zal dezelfde

Nadere informatie

Handleiding website. Nieuwe of Littéraire Sociëteit De Witte, opgericht in 1802

Handleiding website. Nieuwe of Littéraire Sociëteit De Witte, opgericht in 1802 Handleiding website Nieuwe of Littéraire Sociëteit De Witte, opgericht in 1802 In deze handleiding website wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u als lid kunt inloggen op de website van Sociëteit De Witte alsmede

Nadere informatie

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen.

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen. Handleiding Office+ Introductie Met de module Office+ gaat een lang gekoesterde wens voor vele gebruikers van Unit 4 Multivers in vervulling: eenvoudig koppelen van documenten in relatiebeheer of documentmanagement

Nadere informatie

Introductiehandleiding Website Dussense Boys

Introductiehandleiding Website Dussense Boys Introductiehandleiding Website Dussense Boys Versie: 1.0 Naam: E-mail: H.A.P.P. Ribbers e.ribbers@dussenseboys.nl Inhoudsopgave Inleiding... 3 Account... 3 Inloggen met uw gebruikersaccount... 3 Uitloggen

Nadere informatie

Korte handleiding O365=Office 365

Korte handleiding O365=Office 365 Korte handleiding O365=Office 365 Inhoud 1. Inloggen... 2 2. Openingscherm... 3 3. Outlook... 4 4. Onedrive... 5 Document uploaden (4c)... 6 Nieuw document (4d)... 6 Document bewerken i. Word Online (4f)...

Nadere informatie

Microsoft Office 365. Handleiding

Microsoft Office 365. Handleiding Dit document omvat een effiëciente handleiding voor de webinterface van Microsoft Office 365. Het mailsysteem, contacten beheren, agenda onderhouden en het gebruiken van de cloudservice OneDrive zijn de

Nadere informatie

Handleiding. HetSchoolvoorbeeld.nl. HetSchoolvoorbeeld 2.1. Websites voor het onderwijs. Websites Social media Mediawijsheid Grafisch ontwerp

Handleiding. HetSchoolvoorbeeld.nl. HetSchoolvoorbeeld 2.1. Websites voor het onderwijs. Websites Social media Mediawijsheid Grafisch ontwerp HetSchoolvoorbeeld.nl Websites voor het onderwijs Handleiding HetSchoolvoorbeeld 2.1 Websites Social media Mediawijsheid Grafisch ontwerp Handleiding HetSchoolvoorbeeld 2.1 Pagina 1 Inhoud 1 Opbouw van

Nadere informatie

Handleiding Mijn Kerk

Handleiding Mijn Kerk Handleiding Mijn Kerk 1 www.deinteractievekerk.nl Algemeen Uw kerk gaat de Interactieve Kerk gebruiken. In deze handleiding willen we u op een eenvoudige manier uitleggen hoe de Interactieve Kerk precies

Nadere informatie

Unit-ICT Docs Handleiding

Unit-ICT Docs Handleiding Unit-ICT Docs Handleiding Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Wat is Unit ICT Docs?... 3 Wat heb ik nodig?... 3 Beginnen met Unit ICT Docs... 4 Mappen maken... 5 Een document Uploaden.... 6 Een Document

Nadere informatie

VERSIE: 1.1 DATUM: 19 JULI

VERSIE: 1.1 DATUM: 19 JULI HANDLEIDING JIRA VERSIE: 1.1 DATUM: 19 JULI 2010 @DEVENTit BV JIRA Handleiding INHOUDSOPGAVE HANDLEIDING JIRA 1 1. PROJECT SELECTEREN: 3 2. PROJECTOVERZICHT 4 2.1 ISSUE AANMAKEN (BUG/QUESTION ETC): 5 2.2

Nadere informatie

Uitleg CMS Utrecht Your Way Button 1. Inloggen

Uitleg CMS Utrecht Your Way Button 1. Inloggen Uitleg CMS Utrecht Your Way Button 1. Inloggen Met jouw login gegevens kun je inloggen via http://button.utrechtyourway.nl/cms 2. Dashboard Na inloggen wordt het dashboard van het CMS zichtbaar. Of te

Nadere informatie

Aan de slag met Acadin

Aan de slag met Acadin Aan de slag met Acadin Handleiding voor de leerling (v. W-09-2011) 1 (versie sept.2011) Inhoud Basistaken in schema... 3 Inloggen en uitloggen... 4 Openen van Acadin inlogpagina... 4 Aanmelden bij de leeromgeving...5

Nadere informatie

Handleiding Service Apotheken. Serviceapotheek.tevreden.nl

Handleiding Service Apotheken. Serviceapotheek.tevreden.nl Handleiding Service Apotheken Serviceapotheek.tevreden.nl Inhoud 1. Inloggen op Serviceapotheek.tevreden.nl 3 2. Dashboard 4 Rapportcijfers 4 Toon resultaten 4 Download in PDF 4 Startdatum / Einddatum

Nadere informatie

Gebruikershandleiding mail en agenda in Outlook Web App

Gebruikershandleiding mail en agenda in Outlook Web App Inhoudsopgave Inleiding... 2 Inloggen OWA... 3 Mail ontvangen/bekijken... 6 Mail versturen... 9 Afspraak in agenda plaatsen... 12 Agenda s openen... 13 Mail installeren op jouw mobiele apparaat... 14 Inleiding

Nadere informatie

Handleiding. HetSchoolvoorbeeld.nl. Versie 2.2 - juni 2014. Websites voor het onderwijs. Meest recente uitgave: www. hetschoolvoorbeeld.

Handleiding. HetSchoolvoorbeeld.nl. Versie 2.2 - juni 2014. Websites voor het onderwijs. Meest recente uitgave: www. hetschoolvoorbeeld. HetSchoolvoorbeeld.nl Websites voor het onderwijs Handleiding Versie 2.2 - juni 2014 Meest recente uitgave: www. hetschoolvoorbeeld.nl/handleiding Handleiding HetSchoolvoorbeeld 2.2 Pagina 1 Inhoud Inhoud

Nadere informatie

Handleiding CrisisConnect app beheersysteem

Handleiding CrisisConnect app beheersysteem Handleiding CrisisConnect app beheersysteem Inhoudsopgave 'Welkom bij de handleiding van de CrisisConnect app' 1. Start 1.1. Vereisten gebruik 1.2. Inloggen 1.3. Wachtwoord wijzigen 2. Vullen 2.1 Dossiers

Nadere informatie

Basishandleiding WordPress

Basishandleiding WordPress Basishandleiding WordPress Website: http://www.uwsite.nl Back-end: http://www.uwsite.nl/wp-admin Gebruikersnaam: uwgebruikersnaam Wachtwoord: uwwachtwoord 0. Inloggen in het gebruikersgedeelte / het back-end

Nadere informatie

Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in KraamZorgCompleet, zijn een aantal instellingen nodig:

Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in KraamZorgCompleet, zijn een aantal instellingen nodig: Hoofdstuk 1 ZorgMail instellen en gebruiken Vanuit KraamZorgCompleet is het voortaan mogelijk om via ZorgMail beveiligd te communiceren met andere partijen in de zorg, mits zij ook zijn aangesloten bij

Nadere informatie

Handleiding website. Inloggen Start uw internet browser en ga naar http://www.rbaoreven.nl/.

Handleiding website. Inloggen Start uw internet browser en ga naar http://www.rbaoreven.nl/. Handleiding website In deze handleiding staat alles wat u nodig heeft om een bericht op de website van de Reddingsbrigade Aoreven Heythuysen te plaatsen. Alles wordt in woord en beeld uitgelegd. Inloggen

Nadere informatie

PvdA websites Quick Start voor het werken met het Hippo CMS

PvdA websites Quick Start voor het werken met het Hippo CMS PvdA websites Quick Start voor het werken met het Hippo CMS Versie 2.0 Amsterdam, 16 maart 2009 2 Inhoudsopgave 1. Beginnen 5 1.1 Het CMS opstarten en afsluiten 5 1.2 De preview website bekijken 5 1.3

Nadere informatie

Cliënten handleiding PwC Client Portal

Cliënten handleiding PwC Client Portal Cliënten handleiding PwC Client Portal Mei 2011 (1) 1. Portal van de cliënt Deze beschrijving gaat ervan uit dat u beschikt over inloggegevens voor de portal en over de url van de portal website. Als u

Nadere informatie

MICROSOFT LIVE @ EDU. handleiding. Datum: februari 2012. Versie: 1.2.1

MICROSOFT LIVE @ EDU. handleiding. Datum: februari 2012. Versie: 1.2.1 MICROSOFT LIVE @ EDU handleiding Datum: februari 2012 Versie: 1.2.1 1 Wat is Live @ Edu Live @ Edu is een service van Microsoft voor het onderwijs. Hiermee krijgt elke leerling de beschikking over een

Nadere informatie

Greet Verhelst 2011-2012. In het volgende scherm log je in met je gebruikersnaam of e-mailadres en paswoord.

Greet Verhelst 2011-2012. In het volgende scherm log je in met je gebruikersnaam of e-mailadres en paswoord. Greet Verhelst 2011-2012 1 Registreren Surf naar http://www.wikispaces.com Indien je reeds een wiki-member bent klik je op Sign In. In het volgende scherm log je in met je gebruikersnaam of e-mailadres

Nadere informatie

Handleiding voor Leden Teampagina aanpassen op www.witkampers.nl

Handleiding voor Leden Teampagina aanpassen op www.witkampers.nl Handleiding voor Leden Teampagina aanpassen op www.witkampers.nl 1 Inleiding & Inhoudsopgave Deze handleiding helpt bij het aanpassen van de teampagina s op www.witkampers.nl. Het doel van de website is

Nadere informatie

Handleiding voor het presenteren van uw kunstwerken op www.kunstinlochem.nl

Handleiding voor het presenteren van uw kunstwerken op www.kunstinlochem.nl Handleiding voor het presenteren van uw kunstwerken op www.kunstinlochem.nl Tip: print deze handleiding uit! Als deelnemer aan de kunstroute kunt u uw kunstaanbod presenteren op de website van kunst in

Nadere informatie

Handleiding Facebook. SIR-55 Handleiding Facebook 1

Handleiding Facebook. SIR-55 Handleiding Facebook 1 Handleiding Facebook Registreren Facebook is een social network waarbij mensen met elkaar in contact komen. Het is gratis en voor iedereen, vanaf 14 jaar en ouder, toegankelijk. In deze handleiding wordt

Nadere informatie

Instructie voor het gebruik van het Document Center voor het proces van maken en reviewen van de Masterthesis Ontwikkelingspsychologie

Instructie voor het gebruik van het Document Center voor het proces van maken en reviewen van de Masterthesis Ontwikkelingspsychologie Instructie voor het gebruik van het Document Center voor het proces van maken en reviewen van de Masterthesis Ontwikkelingspsychologie 1. Bij de start van het proces krijg je een mailtje dat aangeeft dat

Nadere informatie

Outlook 2010 tips & trucs

Outlook 2010 tips & trucs Outlook 2010 tips & trucs I N H O U D S O P G A V E 1 Algemeen... 1 1.1 Werkbalk snelle toegang... 1 1.2 Snelle stappen... 1 2 E-mail... 2 2.1 Regels... 2 2.2 CC mail onderscheiden... 2 2.3 Verwijderde

Nadere informatie