MADESE HOCKEY CLUB. De Algemene Ledenvergadering zal worden gehouden op dinsdag 6 oktober 2015 om uur in het paviljoen van MHC.

Transcriptie

1 MADESE HOCKEY CLUB Beste (ouders van) leden, Graag nodigen wij, als bestuur van MHC, jullie uit om op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering aanwezig te zijn. De Algemene Ledenvergadering zal worden gehouden op dinsdag 6 oktober 2015 om uur in het paviljoen van MHC. Agenda: 1. Opening door de voorzitter en vaststelling van de agenda 2. Goedkeuring van de notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 7 oktober Verslag van het bestuur afgelopen jaar. 4. Jaarverslag met toelichting over de financiën door de penningmeester 5. Verslag van de kascommissie 6. Vaststelling contributie en goedkeuring begroting 7. Voortgang beleidsplan 8. Rondvraag 9. Sluiting Het verslag van de Algemene ledenvergadering 2014 is onderstaand bijgevoegd. Mocht je vooraf de financiële stukken willen inzien kun je contact opnemen met de penningmeester Danielle Meijjer via penningmeester@mhcmade.nl We zien jullie graag dinsdag 6 oktober a.s. Met vriendelijke groet, Madese Hockey Club Het Bestuur

2 Verslag Algemene Ledenvergadering 7 oktober 2014 Aanwezig/afwezig: zie presentielijst 1. Opening De voorzitter, J. Helwegen, opent de vergadering. Na verwelkoming van de aanwezigen, wordt de agenda vastgesteld. 2. Goedkeuring van de notulen van de vorige ALV Deze zijn goedgekeurd na een enkele vraag over waar het declaratieformulier voor de beschikbare 200,- bij goedkeuring begroting (blz 2.) te vinden is op de website. Deze is nog niet toegevoegd aan de website en zal op korte termijn beschikbaar zijn. Op de beschikbaar gestelde 200,- per team, als compensatie voor de afbouw van de vervoersdeclaratie, wordt aangegeven dat dit bedrag erg hoog is. De vergadering stelt een staffel voor afhankelijk van het aantal leden per team. Verder bij agendapunt goedkeuring begroting wordt dit nader besproken. 3. Verslag bestuur over het afgelopen seizoen Het seizoen is goed van start gegaan. Sinds de opening van veld 2 is het ledenaantal gestegen, deze lijn zet nog steeds voort. Er is een goed stijgend ledenaantal bij de jongste jeugd. Opmerkelijk is ook het aantal jongens dat lid is geworden. We constateren dat ook de oudere jeugdteams en senioren betrokken willen blijven bij MHC. Inmiddels hebben we een MA3 team en ook de senioren Heren en Dames blijven goed vertegenwoordigd. Deze laatste zijn ook belangrijk voor de vereniging. We zien een groeiende betrokkenheid van ouders bij vrijwilligerstaken. Er zijn veel nieuwe maar ook bekende en ervaren gezichten onder de huidige vrijwilligers. Afgelopen seizoen hebben er diverse activiteiten plaatsgevonden die heel goed bezocht zijn. Deze activiteiten dragen bij aan de gezelligheid en saamhorigheid van MHC. Elke commissie heeft een verslag over afgelopen seizoen gemaakt. De voorzitter vermeld samengevat de highlights uit deze verslagen Technische commissie: Afgelopen seizoen was de commissie gefocust op het aanbod voor zaalhockey. In de extra ALV, in mei 2014, is door de vergadering besloten een pilot te doen met zaalhockeytraining voor alle leden. Er hebben 77 leden zich aangemeld. De TC is er in geslaagd op basis van een leeftijdsindeling trainingsgroepen in te delen. Als afsluiting van de zaalhockey zal in februari een toernooi in de zaal plaatsvinden. Begin van het seizoen is de Funkey Hockey gestart met training op zaterdag. Een groot aantal Funkey Hockeyers is met de start van het nieuwe seizoen doorgestroomd naar de F-jeugd. Vermoedelijk starten zij na de winterstop met de F- competitie. Nieuw afgelopen seizoen was ook de deelname aan de F-competitie. Een wedstrijd van 3 tegen 3 in 2 x 15 minuten. In het begin werden de F-jeugd van MHC nog veelal ingemaakt. Leuk en goed om te zien is dat ze nu ook met winst het veld verlaten. Verslag ALV oktober 2014 Pagina 1 van 4

3 Accommodatiecommissie: In relatie tot het stijgende ledenaantal is het bestuur in gesprek met de gemeente over de mogelijkheden om op het huidige handbalveld kunstgras aan te leggen en te verbouwen tot een minihockeyveld. De gemeente is vooralsnog positief over deze suggestie. Het bestuur is blij te zien dat vele handen licht werk maken ten aanzien van het onderhoud rondom de huidige velden. De schoonmaakdag is dankzij de vele ouders en (jeugd)leden een succes geworden, waardoor het complex bij de start van het seizoen er schoon en netjes bij lag. Paviljoencommissie: Deze heeft het afgelopen seizoen veel energie gestoken in efficiencyverbetering. Er is nagedacht over mogelijkheden om de barinkomsten te verhogen. Zichtbaar voor iedereen is het vaste barpersoneel op zaterdag, naast de ouders die bardienst hebben. Hiermee worden de barinkomsten verhoogd, worden nieuwe ideeën opgedaan en krijgt MHC een professionelere uitstraling ook naar de bezoekende verenigingen. De commissie heeft een begin gemaakt de uitrol van de gezonde sportkantine Daar zal komend seizoen steeds meer van zichtbaar worden. Materiaalcommissie: Er is veel geïnvesteerd in nieuwe materialen voor de C-D-E jeugd. Er zijn meer teams in deze categorieën waardoor de aanschaf van extra keepersets noodzakelijk waren Daarnaast zijn veel oudere helmen vervangen door nieuwe en deze voldoen aan de richtlijnen veiligheid op het hockeyveld. Evenementencommissie: Zoals eerder vermeld hebben dit seizoen diverse goed bezochte activiteiten plaatsgevonden. Denk aan onder meer de Poffertjesclinic, Sinterklaas heeft een bezoek gebracht, de Nieuwjaarsreceptie, WK-Clubdag en de MHC Oranje Escapade. Sponsorcommissie: Nieuw lid van de sponsorcommissie is Marcel Oomen. Hij gaat momenteel heel voortvarend te werk en is voornemens de sponsoring bij MHC op het juiste niveau terug te brengen. Beleidscommissie: Deze jongste commissie, is medio het seizoen ontstaan. Kartrekker Jan Blom, opa van 2 jeugdleden, is er in korte tijd in geslaagd diverse leden te betrekken in deze commissie. Een toelichting van de beleidscommissie volgt later. 4. Bestuursverkiezing Jeroen de Kroon treed af als penningmeester en wordt door de voorzitter bedankt voor zijn inzet het afgelopen jaar De vergadering neemt Danielle Oomen aan de functie van penningmeester over te nemen. Voorgaand seizoen stond de vacature bestuurslid Technische Commissie nog open. Gavin Watson is bereid deze functie te vervullen. De vergadering neemt hem van harte aan. Verslag ALV oktober 2014 Pagina 2 van 4

4 Met de komst van de beleidscommissie doet de voorzitter de vergadering het voorstel het bestuur nieuw in te steken door de voorzitter van de beleidscommissie aan het bestuur toe te voegen. De vergadering neemt Jan Blom, als voorzitter van de beleidscommissie, aan zitting te nemen in het bestuur. Bestuurslid Arbitrage Ruud van der Zalm heeft het bestuur te kennen geven terug te treden als bestuurslid maar graag nog de nodige taken voor de arbitragecommissie uit te willen voeren. Echter is door een groeiende vereniging de taak van arbitragecommissie niet alleen uit te voeren. Hulp aan de arbitragecommissie is meer dan welkom. 5. Financiën - De balans en resultatenrekening zijn doorgenomen en toegelicht. Opgemerkt wordt het hoge saldo debiteuren. Toelichting is dat de oorzaak hiervan de overgang naar Sepa is. 6. Verslag Kascommissie - De kascontrole heeft plaatsgevonden en is uitgevoerd door Kim Baars en Lotte de Kroon. De kascontrole is volledig ingelicht over de financiën en de werkwijze. De vergadering heeft het bestuur decharge verleend. - Kascontrole voor seizoen zal worden uitgevoerd door Lotte de Kroon en Ronald Gallé. 7. Vaststelling contributie en goedkeuring begroting - Contributievoorstel wordt vermeld in de begroting en is in lijn met het meerjarenplan (opgesteld in seizoen 2011/2012). In het voorstel is tevens de verhoogde KNHB bijdrage en inflatie berekend. Jan Blom heeft een benchmark met omliggende vergelijkbare verenigingen uitgevoerd. Conclusie is dat MHC, wat betreft contributie, op een gemiddeld niveau ligt. - Begroting 2014/2015. Alle belangrijke punten doorgenomen. - Toegelicht wordt de contributie Trimhockey. Trimhockey is dit jaar nieuw en staat op punt van start te gaan. Door middel van Trimhockey wordt het invallen van trimhockeyleden bij senioren competitiewedstrijden een enkele keer gedoogd. - Terugkomend op de beschikbaar gestelde 200,- per team stelt het bestuur voor met het begrootte positieve resultaat een deel van dit resultaat ter beschikking te stellen aan de 200,- voor een teamuitje. Het voorstel luid: 50,- per team voor 6- en 8- tallen, 100,- voor 11-tallen. Hiermee is de afbouwende reiskostenregeling met ingang van seizoen vervallen en geldt enkel nog deze genoemde vergoeding voor een teamuitje. - De vergadering keurt de voorgestelde contributie en begroting goed en zijn bij deze vastgesteld. 8. Beleid en activiteiten - Jan Blom geeft een korte presentatie over de te nemen stappen van de beleidscommissie. Waar zijn we mee en waar willen we waar naar toe werken. 9. Rondvraag - Er wordt een gevraagd naar de stand van zaken met betrekking tot zaalhockey. Antwoord hierop is dat alle trainingsuren zojuist zijn bevestigd en plaats zullen vinden Verslag ALV oktober 2014 Pagina 3 van 4

5 in Wagenberg. De team indeling staat reeds op de website. Een persoonlijk bericht aan de zaalhockeydeelnemers wordt nog verstuurd. De deelname aan zaalhockey komt apart voor rekening van de deelnemende leden. Tevens wordt een vervolg vraag gesteld of deelnemers van zaalhockey nog deel kunnen nemen aan de wintercompetitie. De TC kan dit beantwoorden met vooralsnog wel. Het ziet er nu naar uit dat de team die aan de wintercompetitie deelnemen niet deelnemen aan de zaalhockey. - Op zaterdagochtenden is het druk op de velden, veel jongste jeugd wedstrijden en de training van Funkey Hockey is er een mogelijkheid om deze speelvelden af te schermen middels buizen/slangen, zodat de bal niet in elkaars veld rolt? Antwoord hierop is dat deze buizen er zijn maar ook niet werkbaar blijken te zijn. - Nu de bladeren van de bomen vallen is de kans op gladheid op de velden weer verhoogd. Hierop wordt geantwoord dat de accommodatiecommissie een verzoek doet aan de sponsorcommissie om een sponsor te vinden die een bladblazer ter beschikking wil stellen. Er wordt aan gewerkt het blad te verwijderen. - De dug out van veld 1 is al geruime tijd kapot wanneer wordt dit gerepareerd? Het materiaal voor reparatie is enige tijd geleden besteld. De dug out zal op zeer korte termijn worden gerepareerd. - Het handbalveld inzetten als miniveld is een ambitieus plan, wanneer zou dit naar verwachting klaar zijn? De voorzitter beantwoord deze dat het naar verwachting niet eerder dan seizoen in gebruik kan worden genomen. De investering is laag en we kijken naar verhuurmogelijkheden aan de handbalvereniging en het Dongemond College. Een investering als deze rendeert beter dan op de bank. - Zijn trainingen op woensdagmiddagen optioneel? TC zoekt dit momenteel uit. - Verzocht wordt om een nieuwe telefoon in het paviljoen. De huidige valt vaak uit. Het bestuur heeft dit opgepakt en bekijkt dit samen met de mogelijkheden op aansluiting op de digitale snelweg. - Wanneer kan men opgeven voor deelname aan de wintercompetitie? Vermoedelijk vanaf medio oktober/november kan informatie worden verwacht. - Wekelijks staan stukjes van jeugdteams in t Carillon. Is het niet goed als vereniging om ook de seniorenteams eens stukjes voor het t Carillon aan te leveren? Het is zeker goed om te laten zien dat MHC niet alleen uit jeugdteams bestaat. Bestuur pakt dit op met de seniorenteams. - Wanneer starten er scheidsrechterscursussen en vanaf welke leeftijd geld dit? Jaarlijks start een cursus in september/oktober voor leden vanaf 16 jaar die nog geen scheidsrechterskaart hebben. Door de KNHB is verplicht gesteld dat leden vanaf 16 jaar een kaart dienen te hebben. Leden van 14 tot 16 jaar worden benaderd door de arbitragecommissie of ze een kaart al willen halen. Afhankelijk van het aantal cursisten wordt een eventuele extra cursus na de wintercompetitie ingepland. - Erelid Arnold van Bijnen neemt, door afwezigheid van Ton Rovers, als laatste het woord namens de leden en dankt het bestuur voor weer een jaar van inzet voor MHC. De nieuwsbrief die nu een aantal keer per seizoen verschijnt is een zeer positief initiatief. Het doet goed om te zien dat zaalhockey weer vorm krijgt en de oprichting van de beleidscommissie is een hele goede zaak. Namens alle leden wenst hij het bestuur een goede voortzetting van het seizoen. 10. Sluiting - De voorzitter sluit de vergadering door de aanwezigen te danken voor zijn/haar waardevolle inbreng. Verslag ALV oktober 2014 Pagina 4 van 4

6 Verslag Buitengewone Algemene Ledenvergadering 24 juni 2015 Aanwezig/afwezig: zie presentielijst 1. Opening De voorzitter, J. Helwegen, opent de vergadering. Na verwelkoming van de aanwezigen, wordt de agenda vastgesteld. De voorzitter van de beleidscommissie, Jan Blom, heeft zich met goede reden af moeten melden. Hij wordt deze avond vervangen door Joyce van Hees. De agenda wordt vastgesteld zonder aanvullende agendapunten. 2. Vaststelling beleidsplan Namens Jan presenteert Joyce het verhaal hoe het beleidsplan tot stand is gekomen. 1. Het proces We hebben de voorbije jaren veel tijd en energie gestoken in de verdere ontwikkeling van onze club. Zo hebben het nieuwe veld en het jubileum veel aandacht opgeëist. De technische commissie heeft stappen gemaakt met teamindelingen en het trainingsschema. De materialen zijn op orde gebracht. Door middel van een nieuw kassasysteem zijn de geldstromen aangepast en inzichtelijker geworden. Er hebben vele succesvolle activiteiten plaatsgevonden. Kortom we mogen de periode die achter ons ligt zien als fase 1. We willen graag verder met onze club. Fase 2 willen we starten met het formuleren van beleid voor de komende vier jaren. Waar willen we dan staan, wat willen we bereiken? Hoe gaan we dat doen? Tijdens de reguliere ALV in oktober jl. is gevraagd aan leden en ouders om ze helpen bij het formuleren van het beleidsplan. Dit heeft geresulteerd in een beleidscommissie van 7 betrokken leden en ouders. De streefdatum was van begin af aan duidelijk. Medio juni moest het plan gereed zijn voor presentatie. Dat is gelukt na vele vergaderingen en uren werk hierin te hebben gestoken. 16 januari jl. is een informatiebijeenkomst georganiseerd door de beleidscommissie. Deze avond is toegelicht hoever we staan en is aan leden gevraagd hoe zij denken over een aantal gewichtige beleidszaken. Met 14 stellingen is gediscussieerd en elke stelling heeft in een aantal Tops, tips en gouden tips geresulteerd. Het is duidelijk dat er binnen MHC een groot draagvlak is voor het beleidsplan De beleidscommissie dankt iedereen voor zijn/haar geweldige bijdrage. Nu het plan klaar is begint het echte werk. 2. Inhoud Iedereen is in de gelegenheid gesteld het plan te lezen. Er is geen tijd om tijdens deze ALV op alle details in te gaan. Vragen, op- of aanmerkingen over het beleidsplan kunnen worden gesteld persoonlijk of per mail en worden beantwoord. Het ten uitvoer brengen van het beleidsplan wordt de volgende stap. Er zijn nog tal van vragen die moeten worden beantwoord om het plan uitvoerbaar te maken. Hiervoor moeten plannen van aanpak per commissie worden opgesteld. Jan Blom Verslag Buitengewone ALV 24 juni 2015 Pagina 1 van 3

7 heeft toegezegd om leiding te geven aan dit proces. De voorwaarde die hij hieraan stelt is dat iedere commissie een contactpersoon beleid aanstelt om zodoende vooruitgang te kunnen boeken. Uiteraard mag dit ook iemand zijn die een commissie een handje wil helpen, voor bijvoorbeeld commissies die uit enkel 1 persoon bestaat. Het bestuur besluit om aanpak beleidsplan vast op de agenda van bestuursvergaderingen te zetten. Op deze wijze wordt het bestuur structureel geïnformeerd. Joost neemt het woord over van Joyce en dankt de commissie namens het bestuur en alle leden voor hun enorme inspanning. Er is met heel veel energie, vasthoudendheid en structuur aangewerk. Het mooie aan dit plan is dat dit niet bedacht is in een bestuurskamer maar dat de leden van de beleidscommissie heel actief naar andere commissies toegegaan zijn, ouders de gelegenheid hebben gegeven om input te geven. Dat veel mensen uit de vereniging en mensen die betrokken zijn bij de vereniging hier input hebben gegeven. Dit is een resultaat van ons allemaal, waar iedereen iets uit kan halen wat voor hem/haar van toepassing is. Het is ook een plan waarbij iedereen een steentje aan moet bijdragen om het plan verder te gaan ontwikkelen. De afgelopen jaren is er door heel veel mensen heel hard gewerkt voor de vereniging maar wat vaak onbrak was de structuur. Er was vaak een ad hoc beleid. Met dit plan waar we naar toe willen en waar we willen staan over 5 jaar het voor de eerste keer in de 38 jarige geschiedenis nu heel goed op papier hebben staan en hier de komende jaren veel plezier aan gaan beleven. De vraag wordt gesteld of er aanwezigen zijn die er kanttekeningen hebben of vragen ter verduidelijking hebben, danwel aanvullingen. Er wordt opgemerkt wordt over protocol ongewenst gedrag door wie gaat dit worden nageleefd? Waar moet je zijn als er iets gebeurd. Het antwoord hier op is dat de beleidscommissie het bestuur de suggestie doet om een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Het is wel van belang voor een vereniging van ruim 400 leden om hier aan te denken. Er gebeurd van alles op en rond de hockeyvelden. De invulling van een vertrouwenspersoon wordt een van de eerste actiepunten voor het bestuur om uit te voeren en protocollen voor opzetten. Als er vragen of ideeen zijn om dit plan te laten leven binnen de vereniging kan iedereen altijd contact opnemen met de commissie of de coördinator beleid. In het plan wordt gesteld dat er kansen zijn voor een derde veld. Er wordt gevraagd waar deze kansen liggen. Er zijn nog mogelijkheden richting het voetbalcomplex, dat is voor het laatste stadium. In eerste instantie wordt nu gekeken naar de mogelijkheden van het handbalveld om hier een miniveld te kunnen aanleggen. Wij groeien en andere verenigingen krimpen of verdwijnen en daar zou gebruik van kunnen worden gemaakt. Er wordt gekeken naar nieuwe commissies, zoals bijvoorbeeld een communicatiecommissie. Gevraagd wordt hoe gaat dit worden opgepakt? In het plan staan een aantal commissies die we nodig hebben en bedacht hebben. Daar gaan we actief mensen voor benaderen. Er gaat een opzet gemaakt worden hoe deze commissie kan worden ingevuld. Verslag Buitengewone ALV 24 juni 2015 Pagina 2 van 3

8 Er wordt opgemerkt dat door dit plan er veel zaken helder zijn geworden binnen de vereniging. Wie wat doet en wat er gebeurd. Dat is heel positief. Bij acclamatie wordt het beleidsplan vastgesteld door alle aanwezigen. 3. Presentatie barplan De bar zou in principe nog enige tijd mee kunnen. Er is echter wel het afgelopen seizoen geconstateerd dat de koelingen het einde hebben genaderd en niet meer functioneren naar behoren. Tevens is het in het kader van de uitstraling en inrichting van het gehele paviljoen wenselijk om de bar te voorzien van een frisse nieuwe start. De huidige bar is zowel financieel als technisch afgeschreven. De paviljoencommissie heeft het afgelopen jaar besteed aan het opstellen en bekijken van andere mogelijkheden. Sfeertekeningen worden getoond en laten een bar zien van steigerhout met nieuwe barkoelingen. De totale begrote kosten voor een nieuwe bar komen de afschrijving van de huidige barafschrijvingen. Een aanbeveling aan de paviljoencommissie is bij de herinrichting rekening te houden met een wedstrijdtafel en mogelijkheid te bieden via laptop of tablet de digitale wedstrijdformulieren direct in te laten vullen. De paviljoencommissie pakt dit op tijdens de komende verbouwing. Het plan wordt met veel enthousiasme aangenomen door de ALV. 4. Bestuursverkiezing Tijdens de ALV van oktober jl. heeft voorzitter Joost Helwegen aangekondigd zijn functie te willen beëindigen nadat er een goede opvolging is gevonden. Nu einde van het seizoen is deze functie naast zijn fulltime baan niet langer meer te combineren. Joyce, al jaren lid van MHC en lid van de beleidscommissie, is gevraagd voor deze functie en heeft hierop bevestigd geantwoord. De ALV stemt unaniem in met de voordracht van Joyce als voorzitter van MHC. 5. Rondvraag Er zijn geen vragen of opmerkingen voor de rondvraag. Normaliter neemt een van de ereleden als laatste het woord. Bij afwezigheid van hen beide neemt Odette het woord. Zij dankt namens alle leden het bestuur en de beleidscommissie voor hun inspanning en merkt daarbij op dat dit de kortste ALV ooit is geweest. 6. Sluiting - De nieuwe voorzitter sluit om uur de vergadering door de aanwezigen te danken voor zijn/haar waardevolle inbreng. Verslag Buitengewone ALV 24 juni 2015 Pagina 3 van 3