ronde van de HvW 2013

Transcriptie

1 2013

2

3 J A A R V E R S L A G 2013

4 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID ronde van de HvW voorwoord reclamekaravaan P&O ontwikkelcirkels... SELOR aantal aanwervingen OFO aantal opleidingen OFO en buiten OFO in RVA CALIDRIS & REGIS kaart van de kantoren voorstelling van de ploegen

5 JAARVERSLAG voorstelling van elke etappe de OrganisaTie... Samenstelling... Organigram... Beheerscomité (BC)... Directieraad (CDR)... Basisoverlegcomité (BOC)... Wedstrijdcommissarissen (Audit) HeT publiek... Gebruikers... Klachten eindklassement

6 4 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID

7 Voorwoord 5 01 voorwoord

8 Voorwoord OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID Een fameuze krachttoer De naweeën van de economische crisis blijven ons land in zijn greep houden. Bijna elke dag berichten de media over bedrijfssluitingen en afslankingen die tientallen (soms honderden) gezinnen treffen. De rol die de HVW speelt in de sociale zekerheid is dus zeker niet te onderschatten: in tijden van onzekerheid moet de HVW als openbare dienst garant blijven staan voor een correcte dienstverlening voor de minstbedeelden in onze maatschappij. De omstandigheden waarin onze instelling deze uitdaging heeft aangegaan, zijn ook in 2013 zeer moeilijk geweest. De modernisering van de werkloosheidssector gaat immers onverminderd voort, de wetgeving inzake degressiviteit bezorgde ons heel wat kopzorgen en ook de budgettaire behoedzaamheid bleef daarbij onverbiddelijk van kracht. Daarenboven blijft ook de HVW haar inspanningen volop verderzetten om zich om te vormen tot een moderne instelling die ten volle beantwoordt aan de eisen van de hedendaagse maatschappij. Dat dit tot stresserende situaties leidt en soms een zware belasting voor het personeel is, is dan ook niet verwonderlijk. 6 Het mag dan ook een hele krachttoer wezen dat de HVW haar opdracht naar verwachting blijft vervullen en haar verbintenissen, zoals vastgelegd in de bestuursovereenkomst, is nagekomen. Hoe deze krachttoer werd gerealiseerd, komt u te weten bij het lezen van voorliggend jaarverslag. Namens het Beheerscomité wens ik de directie en zeker ook de medewerkers van de HVW te bedanken voor hun niet aflatende inzet en hun bijdrage tot dit succes. Veel leesplezier! Xavier Verboven Voorzitter Beheerscomité HVW

9 JAARVERSLAG 2013 Op uw plaatsen, klaar? Start! Nee, nee, onze instelling is geen atletiekpiste of een racecircuit! Zoals u heeft kunnen vaststellen, lijkt ze dit jaar meer op een wielerwedstrijd, en meer bepaald op de mythische Ronde van Frankrijk. Net zoals in de Ronde van Frankrijk bestaat ons dagelijks werk uit etappewedstrijden, sprints, lastige cols en vaak erg gewaardeerde afdalingen. Algemeen gesproken zijn we wel degelijk langeafstandsatleten, want sinds een groot aantal jaren legt de modernisering van onze instelling haar regelmatige en aanhoudende tempo op. Ieder jaar kent zijn vooruitgang en zijn uitdagingen. Ik zou 2 belangrijke elementen willen aankaarten die het jaar 2013 hebben gekenmerkt. Vooreerst de modernisering op vlak van informatica: 2013 was een overgangsjaar en een jaar van verfijning wat betreft de belangrijke toepassingen e-future (dossierbeheer van de klanten) en Mijn HVW-dossier (dossier toegankelijk voor onze klanten via het internet) en een jaar van ontwikkeling met de komst (voor 2014) van 3 nieuwe belangrijke toepassingen: e-pay (betaling van de uitkeringen), REGIS (controle tegen de sociale fraude) en CALIDRIS (elektronische controlekaart). Zelfs al hebben ze als doel nieuwe diensten en een beter werkcomfort te bieden, zullen deze toepassingen opnieuw aanpassingen van onze methodologieën met zich meebrengen. 7 In 2013 heeft onze instelling zich ook toegelegd op haar capaciteiten en in het bijzonder op haar organisatie, haar cultuur en haar management. Dankzij de resultaten van de tevredenheidsenquête die eind 2012 bij de medewerkers van de instelling werd gehouden en de grondige analyse ervan door middel van focusgroepen, hebben we besloten om een lange en belangrijke evolutie aan te vatten van onze organisatiecultuur naar meer autonomisering, vertrouwen en welzijn. Dit zou het belangrijkste project moeten zijn in de komende vijf jaar. Naast deze twee belangrijke punten werd een veelheid aan initiatieven, realisaties en mooie resultaten geboekt en dit ondanks een moeilijke context van bezuinigingen, complexer wordende regelgeving en grote druk. Dit jaarverslag is er de weerspiegeling van, een getuigenis van het dynamisme van honderden medewerkers die dag in dag uit het beste van zichzelf geven voor de HVW en haar gebruikers. Deze nieuwe etappe die door de HVW werd gewonnen, kon enkel behaald worden dankzij een team dat alle facetten van de wedstrijd ondersteunt: van de loketbediende over de boekhouding of het Contact Center tot de programmeur, elkeen heeft er zijn plaats en is onmisbaar. Ik wil dan ook alle actoren hartelijk bedanken voor de ontwikkeling van onze instelling en de uitzonderlijke inzet van de medewerkers benadrukken, zelfs in tijden van moeilijkheden en tegenwind. Samen! Ensemble! Zusammen! Jean-Marc Vandenbergh Administrateur-generaal

10 8 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID

11 reclamekaravaan 9 02 reclamekaravaan

12 Reclamekaravaan OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID Reclamekaravaan die de professionalisering van de federale wielerunie van de openbare functie begeleidt (FWOF), en in het bijzonder van de werkloosheidsreglementering. P&O De samenwerking tussen P&O en het HRM-team van de HVW blijft maar toenemen. Voor de ronde 2013 was de tussenkomst van de waterdragers van P&O meer dan nuttig. Bevoorradingen die de analysetools van ons team voeden (levering en analyse van gegevens van onze 4 de tevredenheidsenquête van onze renners, analyse van de behoeften en tevredenheid van onze supporters op het gebied van de verwachte kwaliteit van de prestatie van onze renners, analyse van de toegankelijkheid) tot aan de wedstrijd van de reclameboodschap, van de benchmarking van onze HR-indicatoren vergeleken met die van de andere deelnemende federale instellingen, van het in kaart brengen van de verschillende functietrajecten Het P&O-team, zijnde meer dan alleen maar waterdragers, heeft een leidersrol gespeeld in de voor ons team te volgen richting, met name tijdens de hooggebergte-etappe evaluatiecycli, waarin bepaalde van onze renners hebben kunnen deelnemen aan een proefexperiment om hen in staat te stellen aan een Crescendo tempo te rijden binnen het bereik van hun sportprestatie. Het volledige peloton, sterk door zijn ervaring, zal klaar zijn om de ronde 2014 aan te vatten op basis van deze spitstechnologie die de permanente verbetering beoogt van zijn prestaties en zijn ontwikkeling, en dit alles in samenhang binnen het team, tot grote vreugde van onze supporters. Deze P&O waterdragers hebben ons eveneens bijgestaan in de begeleiding van de diversiteit, waarbij gedurende het hele parcours de nadruk werd gelegd op de sensibilisering van de mindervalide personen die niet de kans hebben om in dezelfde conditie sportprestaties van hoog niveau te leveren. SELOR Het scoutingagentschap SELOR heeft ons geholpen in onze zoektocht naar performante renners. Omwille van onze goede samenwerking konden 2 aangesloten professionals het hooggewaardeerde Selor-examen van professioneel sportscout afleggen.

13 JAARVERSLAG 2013 OFO Het OFO, het opleidingsinstituut van de atleten, heeft ons allerlei soorten opleidingen voor leidinggevenden, experten blijven aanbieden en heeft ons toegelaten om onze renners die konden, in te schrijven voor gecertificeerde opleidingen gekoppeld aan hun rol (waterdrager, leader, renner ploegentijdrit, klimmer,...). Deze talrijke steun is noodzakelijk voor de toenemende en steeds strategischer wordende professionalisering van ons HRM-team van de HVW, en in ruimere context van de FWOF. Uren opleiding 2013 Opleidingstypes 2013 Gecertificeerde opleidingen Gecertificeerde opleidingen 19 Standaardopleidingen (OFO) Standaardopleidingen (OFO) 39 Interne opleidingen Interne opleidingen 11 Externe opleidingen 294 Externe opleidingen 9 11 RVA Voor deze Ronde 2013 was de RVA bijzonder goed vertegenwoordigd in de reclamekaravaan. Naast formulieren (wijziging van de formulieren - C89, C1, C3.2S) en andere gebruikelijke gadgets (informatisering van de C11bis, wijziging van de regelgeving voor de kunstenaars, de interims,...) heeft de Dienst in de loop van het eerste semester 2013 al haar publiciteit gericht op de degressiviteit door ons talrijke correctieve batches of te behandelen inhaalbatches op te sturen. En om haar bekendheid nog te vergroten, heeft de RVA beslist om in de loop van het tweede semester twee nieuwe producten te lanceren, REGIS en CALIDRIS (1), die de markt in 2014 radicaal zullen veranderen. (1) Regis en Calidris zijn nieuwe projecten die opgelegd zijn door de sector op zeer korte termijn en dus prioritair.

14 12 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID

15 kaart Van de kantoren kaart Van de kantoren

16 Kaart van de kantoren 1 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID Turnhout Antwerpen Mol Oostende Brugge Neerpelt 2 Sint-Niklaas Gent Mechelen Roeselare Diest Hasselt Kortrijk Aalst Oudenaarde 4 15 Leuven Zottegem BRUSSEL Tongeren 10 Moeskroen 16 Halle 3 Nijvel Waver Luik Verviers Doornik 5 Bergen Namen La Louvière 7 Hoei 6 Eupen Charleroi 8 14 Couvin 9 Aarlen etappe 1 HET Schuldbeheer blz. 20 etappe 2 samen 3 blz. 22 etappe 3 EvaluatiecyclI blz. 24 etappe 4 Onthaalproject blz. 26 etappe 5 e-future blz. 28 etappe 6 Crescendo blz. 30 etappe 7 Gebouwen blz. 32 etappe 8 ProjeCt CHANGES blz. 36 etappe 9 Focusgroepen blz. 38 etappe 10 Website blz. 40 etappe 11 Business Intelligence blz. 42 etappe 12 Actieplan cliënteel blz. 44 etappe 13 Visuele identiteit blz. 46 etappe 14 Telefooncentrale blz. 48 etappe 15 Roadshow HRM blz. 50 etappe 16 e-pay / Mijn HVW-dossier / Analytische boekhouding / Nieuw boekhoudplan / EBM / EPM-ECO / Projectbeheer blz. 52

17 VoorStellinG Van de ploegen VoorStellinG Van de ploegen

18 Voorstelling van de ploegen OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID De evolutie van het personeel in 2013 Zoals in alle overheidsinstellingen is het aantal medewerkers bij de HVW in 2013 verder gedaald. Zoals we sedert enkele jaren zien aankomen, begint het natuurlijke vertrek, met name de pensioneringen, een grote rol te spelen in het personeelsverloop (ten belope van 40%) en deze situatie zal meer en meer een impact hebben op het beheer van onze middelen voor de komende jaren (aanwervingen, opleidingen, kennisoverdrachten, enz... voorzien). Totaal = 645 personeelsleden* voor 525,6 VTE * Gegevens gestopt op 31/12/ HET GESLACHT 25,1% ,9% 483 Nederlands: 55,3% 357 Frans: 44,7% 288 DE TAALROL Mandatarissen: 0,6% 4 Niveau D 21,7% 140 Niveau A 6,8% 44 Niveau C 64,1% 413 Niveau B 6,8% 44 HET NIVEAU HET STATUUT Voltijds: 52,4% 338 Halftijds: 43,9% 283 Loopbaanonderbreking of langdurige ziekte: 3,7% 24 Contractuelen: 45,6% 294 Statutairen: 53,8% 347 DE ARBEIDSTIJD EN MIDDELEN Mandatarissen: 0,6% 4 DE LEEFTIJD < > 60 11% 71 17,4% ,9% ,8% 302 3,9% 25

19 JAARVERSLAG 2013 Het personeelsverloop Indiensttredingen (statutairen/contractuelen): 23 Nieuwe medewerkers: 23 waarvan 10 contractuelen en 13 statutairen Interne mobiliteit: 41 A) Mutaties of interne transfers: 15 waarvan 7 contractuele transfers; 8 statutaire mutaties B) Upgrades: 26 Bevorderingen: 19 bevorderingen (10 bevorderingen C naar B; 7 bevorderingen C naar 22B; 1 bevordering B naar A11; 1 bevordering A11 naar A21) Verwerving van het statuut: 7 contractuelen C zijn statutair geworden 17 Vertrek (statutairen/contractuelen): 46 Externe mobiliteit: 5 Pensioneringen: 14 Overlijden of vertrek wegens definitieve lichamelijke ongeschiktheid: 2 overlijdens en 5 personeelsleden vertrokken wegens definitieve lichamelijke ongeschiktheid Andere (naar de privésector): 20 De opleidingsinspanningen Opleidingstypes: 78 Aantal uren opleiding: Gecertificeerde opleidingen 39 Standaardopleidingen (OFO) > meer dan 2,7 dagen opleiding per personeelslid 11 Interne opleidingen 9 Externe opleidingen

20 18 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID

21 VoorStellinG Van elke etappe VoorStellinG Van elke etappe

22 6. De Voorstelling van organisatie elke etappe OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID etappe 1 Oostende Oostende 24,6 km Het schuldbeheer: migratie van Insover naar InsoverWeb Vermits de informaticatoepassing Insover in de toekomst zal verdwijnen, moeten alle bestaande toepassingen in Insover, waaronder het schuldbeheer, herwerkt en herschreven worden in InsoverWeb. In Insover worden veel handelingen manueel uitgevoerd, zoals het encoderen van de schuldbewegingen, het schrijven van brieven, enz. De kantoren beschikken evenmin over een actueel overzicht van alle schulden. In een eerste fase werd nagegaan welke behoeften de kantoren hadden om o.a. de schulden beter op te volgen. 20 In een tweede fase werden werkgroepen opgericht om alle schuldschermen te hertekenen in InsoverWeb met de bedoeling ze gebruiksvriendelijker, efficiënter en overzichtelijker te maken. Het schuldbeheer in InsoverWeb bevat o.a.: Een actuele database Overzicht schulden voor alle kantoren. Via verschillende filters kunnen opzoekingen efficiënter en vlugger verlopen, hetgeen toelaat sneller in te grijpen. Het deel Schuld Derde + CS2 is in productie. De prioriteiten werden volledig herbekeken en herschikt zoals het moet. Het deel Schuld HVW, waaronder de Creatie C10.1, gaat in 2014 in productie. Het deel Verificatieschermen C12, C13 en C14 zit nog in de testfase. Marie-Christine ORG

23 JAARVERSLAG m -2 m 0 km 3 km 6 km 9 km 12 km 15 km 18 km 21 km 24,6 km Gebruiker Nadat men mij de vraag stelde om de nieuwe werkomgeving, die toelaat het schuldbeheer (C12, C13, C14) in InsoverWeb i.p.v. in Insover te verwerken, uit te testen, stapte ik op 21/06/2013 op de trein richting Brussel, Hoofdbestuur (HB). Het is immers noodzakelijk dat nieuwe programma s goed worden uitgetest vooraleer ze operationeel worden in de kantoren. Voor een betere werking is het sowieso hoognodig dat het aantal systemen (momenteel 3) waarmee we werken gereduceerd wordt en dat we streven naar 1 computerprogramma waarin alles verwerkt kan worden. Dit zal veel fouten vermijden en dus tijdbesparend zijn. Nu moet alles gelinkt worden, hetgeen vaak problemen oplevert. Hoewel er heel wat fouten in het programma zaten, wat volgens mij normaal is in een testfase, had ik wel een goed gevoel bij de opbouw van de te gebruiken schermen. Het was veel overzichtelijker dan met het huidige systeem. Het zal mogelijk zijn om de lay-out van de geschreven brieven te visualiseren, wat nu niet het geval is. Mits het verwijderen van de bugs leek mij dat wel gebruiksvriendelijk. Wel jammer dat er bij het verwerken van de C14 s niet kon betaald worden vanuit InsoverWeb. Zo ben je nog steeds aangewezen op Insover om de bijpassingen te betalen. De collega s die verantwoordelijk waren voor het project stonden open voor de feedback die werd gegeven en er heerste een goede sfeer en samenwerking. Jammer dat het programma tot op vandaag nog steeds niet in gebruik is genomen. Kristel UB Oostende 21

24 22 6. Voorstelling van de organisatie elke etappe etappe 2 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID Brugge Roeselaere kortrijk Ontmoetingen op het terrein: SAMEN 3 Het team ORG is samengesteld uit talenten met zeer uiteenlopende achtergronden (regio, lengte, taal, cultuur,...). De dialoog tussen de managers en de teamleden is er dus uiterst belangrijk. Daarom hebben we dit jaar nog een derde reeks van ontmoetingen op het terrein, SAMEN genaamd, georganiseerd. Per bureau zijn de kapitein, zijn/haar adjunct, alsook de regionale coach de Directeurs-generaal en de andere sponsors samen komen ontmoeten. Op die manier hebben ze kunnen praten over de resultaten van het team, haar manier van werken, maar ook over hun respectieve behoeften. Bij wijze van voorbereiding heeft elke verantwoordelijke een analyse uitgevoerd gericht op het managementtype binnen zijn/haar kantoor. En bij terugkeer van de vergadering was het de bedoeling om de resultaten ervan te delen met de andere teamleden op het terrein. Pieter ORG Deelnemers 62,5 km In het kader van Samen 3 werd de nadruk gelegd op de waarden van de HVW: teamgeest, respect, engagement. Wij moeten immers allemaal samenwerken om onze doelstellingen opgenomen in de bestuursovereenkomst te behalen. Zo wordt er veel aandacht besteed aan de kwaliteit van het werk. De verwerking van de C12 s, C13 s, C14 s alsook van de C51 s gebeurt heel nauwkeurig zodanig dat de opgelegde normen gerespecteerd blijven. Op het gebied van polyvalentie hebben we al enkele stappen ondernomen: de betaalmedewerkers hebben hun eerste stappen reeds gezet door wijzigingen Q/S en werkgever zelfstandig door te sturen naar de RVA. Daarnaast hebben we besloten om de commentaar in de gebeurtenissen van e-future te vermelden zodat het voor iedereen comfortabeler werken is. Tot slot proberen wij onze klantvriendelijkheid te optimaliseren door correcte en relevante informatie te verschaffen. Etappe per etappe proberen wij ons aan te passen aan de nieuwe wind die door de HVW waait. Anita UB Kortrijk

25 JAARVERSLAG m 1 m 0 km 6 km 12 km 18 km 24 km 30 km 36 km 42 km 48 km 54 km 62,5 km Op 26 april 2013 was het de beurt aan het UB Brugge om haar analyse en vooruitzichten te formuleren aan de Directie tijdens een bezoek aan het Hoofdbestuur. Een interessante ontmoeting waarbij ik samen met mijn adjunct een halve dag de tijd kreeg om met de Directie in dialoog te gaan over ons kantoor. We konden met trots de werking van ons zeer ervaren team (de meesten onder ons hebben reeds meer dan 25 jaar ervaring binnen de HVW) uitleggen. Een greep uit hun mogelijkheden: Polyvalentie Problemen oplossen De waarden van de HVW in praktijk omzetten: teamgeest respect engagement 23 De ontmoeting heeft misschien niet direct geleid tot spectaculaire nieuwe inzichten of grote veranderingen in ons kantoor, maar dit heeft ons wel toegelaten onze manier van functioneren te toetsen aan de cijfers in Business Intelligence (BI) en waar nodig bij te sturen. Ook de ontwikkelcirkels werden in die zin opgevat. Met de medewerkers in gesprek gaan en samen kijken waar we kunnen motiveren, bijsturen en samenwerken Dit creëert een goede dynamiek in onze groep, hetgeen toelaat de vele veranderingsprocessen goed aan te pakken. Kortom, SAMEN 3 was nuttig en werd positief ervaren in ons kantoor. Dany UB Brugge

26 6. Voorstelling van de organisatie elke etappe etappe 3 OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID Moeskroen Doornik Oudenaarde De evaluatiecycli, een hooggebergte-etappe 66,8 km Om een kwaliteitsvolle en gepaste sportprestatie te leveren voor deze etappe en tot grote vreugde van zijn supporters, volgt elke renner een streng individueel fysiek ontwikkelingsprogramma en voert hij een voorbereiding uit in ploegverband. Op de dag van de waarheid zorgt hij ervoor te eindigen in de vluchtgroep of in het peloton, en dit door elk mechanisch probleem te vermijden en door zeker aan te komen na de reclamekaravaan (sic): vanaf de derde afgelegde ronde zal hij, indien hij in het peloton eindigt, een bonificatie krijgen. 24 Het team HVW-HRM, bezorgd om deze uitdaging, heeft gedurende 2 maanden elk ritschema van haar renners tot in de puntjes uitgewerkt om ze aan te passen aan hun competenties (waterdrager, leaders,...). Elke renner van het team heeft 2 halve dagen sportieve briefing gekregen. Tot slot hebben de leaders van het team 18 dagen coaching gekregen, gevolgd door 18 dagen workshops voor de opbouw van de individuele programma s. Op 1 juli 2013 werd de 5 de ronde gelanceerd en de 6 de is klaar om van start te gaan in de winter, op 1 januari 2014, met een nieuwe Wedstrijddirecteur, Meneer Bogaert, voor meer spektakel! De hooggebergte-etappe, een opmerkelijke gebeurtenis van de ronde, werd succesvol overwonnen door de renners van de Ronde Renaud HRM - CoE projects & communication

27 JAARVERSLAG m 9 m 0 km 6 km 12 km 18 km 24 km 30 km 36 km 42 km 48 km 54 km 60 km 66,8 km Gebruikers Binnen zijn/haar functie is het belangrijk dat iedere medewerker zijn/haar taken en verantwoordelijkheden kent. Dankzij dit nieuwe systeem beschikken onze personeelsleden over een duidelijk en precies overzicht van de prestaties die ze dienen te leveren en van de verwachtingen van hun evaluator (hun chef) met betrekking tot hun ontwikkeling, hun uit te voeren werk in teamverband en hun dienstverlening naar de sociaal verzekerden en/of de klanten toe. Zo zal iedere collega regelmatig een feedback krijgen van zijn/haar evaluator, hetgeen hem/haar zal toelaten om op gestructureerde wijze te weten te komen wat in zijn/haar werk wordt geapprecieerd en wat voor verbetering vatbaar is. Op het einde van de cyclus zal elkeen, in functie van zijn/haar evaluatie en de behaalde resultaten, kunnen evolueren in zijn/haar financiële carrière. 25 Martine UB Moeskroen Kelly UB Doornik Patrick UB Oudenaarde

28 6. Voorstelling van de organisatie elke etappe OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID etappe 4 Onthaalproject: welkom in de ploeg! Gent Zottegem Halle 79,7 km Het onderwerp van het eerste project van het Center of Excellence (CoE) Projects & Communication was het onthaal van nieuwe personeelsleden. 26 Binnen dit onthaalproject zijn er nieuwe onthaalbrochures opgesteld voor de medewerkers die in dienst treden bij de HVW. Daarnaast hebben we het initiatief genomen om nieuwe medewerkers en medewerkers die terugkeren na een lange afwezigheid uit te nodigen op een onthaaldag. Op deze dag worden ze verwelkomd door de HR-Partners die hen wegwijs maken in het dagelijkse leven binnen de HVW. De nieuwe medewerkers maken kennis met de gekozen waarden: respect, teamgeest en engagement. Bovendien komen vertegenwoordigers van alle ondersteunende afdelingen van het Hoofdbestuur hun dienst voorstellen. Tot slot vindt er ook een ontmoeting plaats met de Administrateurs-generaal die de nieuwe medewerkers informeren over de visie van de HVW. Op deze manier krijgen de nieuwelingen de nodige informatie om zich goed te kunnen integreren op de werkvloer. Deze initiatieven beogen het aanwezige talent in de organisatie te waarborgen en te behouden en de arbeidstevredenheid van het personeel te stimuleren. Sonja en Nathalie HRM

29 JAARVERSLAG m 5 m 0 km 8 km 16 km 24 km 32 km 40 km 48 km 56 km 64 km 72 km 79,7 km Gebruikers Het doel van het onthaal-/integratieproject is de creatie van een systematisch proces, gericht op het onthaal en de integratie van nieuwe medewerkers. Dankzij dit project wordt aan de nieuwelingen de nodige informatie ter beschikking gesteld die hen in staat stelt snel operationeel te zijn, een bijdrage te leveren aan de doelstellingen van de instelling en voldoening te vinden in hun werk. Bovendien beperkt het project zich niet tot de nieuwe medewerkers. Er wordt ook aandacht besteed aan de medewerkers die, om welke reden dan ook, ruime tijd afwezig geweest zijn op de werkvloer. In een sterk evoluerende instelling als de onze is het noodzakelijk om deze mensen te begeleiden als ze terug aan het werk gaan. Het bouwen van een goed team is net zoals het rijden van een ploegentijdrit. Het hele team moet immers de eindmeet bereiken en je klokt af op de tijd van de traagste van de ploeg. Dit is eveneens het geval binnen de verschillende teams van onze instelling. 27 André Regionaal coördinator Een jonge werknemer/werkneemster die ons team vervoegt, kan je het best vergelijken met een pupil in de jeugdploeg van een wielerteam. Reeds bij de aankomst in het team moet hij/zij met raad en daad bijgestaan worden door de meer ervaren profrenners. Het is tijd voor een praktische opleiding: de positie op de loketfiets, het instellen en de werking van het fietscomputertje, het omgaan met ploegmaten, Ook de theoretische kant verdient aandacht: hoeveel Watt mag ik duwen om de eindstreep te halen zonder een klop van de hamer te krijgen? Wanneer schakel ik best naar een andere versnelling? Hoeveel druk moet er in de tubes om niet om de haverklap tegen de grond te gaan? Eens onze jonge pupil de nodige opleiding genoten heeft, komt het zwaardere werk aan bod. Het profteam stelt al wat hogere eisen en men krijgt al klassiekers voor de wielen geschoven. Men wordt verondersteld om zelfstandig te kunnen werken. De sportdirecteur van het kantoor oordeelt voor welke wedstrijden (taken) hij zijn pupil zal inschrijven. Kortom, een goede voorbereiding leidt tot goede resultaten! Eric UB Zottegem

30 6. Voorstelling van de organisatie elke etappe OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID etappe 5 Nijvel bergen e-future: het einde van een heuse marathon 44 km e-future is de informaticatoepassing die instaat voor de informatisering van een dossier van een gebruiker (samenstelling van de dossiers en uitkeringsaanvragen). Dit laatste omhelst de aanmaak van de aanvragen, de productie van de nodige documenten, het beheer van de fluxen en van de post. Tot medio 2011 werden deze uitkeringsaanvragen manueel beheerd aan de hand van papieren mapjes en klassementen. De vandaag beschikbare e-future functionaliteit vereenvoudigt het beheer van deze aanvragen, reduceert het aantal fouten en bevordert in grote mate de efficiëntie van onze medewerkers. 28 Dit project loopt reeds enkele jaren, maar in de loop van 2012 werd de e-future basisfunctionaliteit naar alle kantoren uitgebreid. In 2013 hebben we het beheer van de elektronische fluxen succesvol gemigreerd van InsoverWeb naar e-future. We hebben ook de derde fase van e-future (Scanning & Document Management ) ontwikkeld en geëvalueerd. Deze fase zullen we in het eerste kwartaal van 2014 uitrollen naar alle kantoren. In 2013 hebben we het systeem eveneens voldoende stabiel en grotendeels bugvrij gekregen, hetgeen vorig jaar niet altijd het geval was. Peter ICT

31 JAARVERSLAG m 35 m 0 km 4 km 8 km 12 km 16 km 20 km 24 km 28 km 32 km 36 km 40 km 44 km Gebruikers Sinds de lancering van deze applicatie (digitalisering van de taken van de toelaatbaarheid) in 2011, waarvan het UB van Bergen één van de 4 pilootkantoren was, werden een groot aantal verbeteringen aangebracht, hetgeen op die manier het werk van de loketbedienden vergemakkelijkte en de kwaliteit dus ten goede kwam. De belangrijke gerealiseerde bijdragen waren de invoering van (duidelijk leesbaardere) elektronische fluxen, de post-out (geautomatiseerde post) en de post-in (encodering van alle binnenkomende post). De meerwaarde van de e-fluxen is een snellere ontvangst van de aangiftes sociale risico s (ASR) en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), hetgeen toelaat de dossiers sneller te behandelen. Wat de post-out betreft, is de behandeling van de te verzenden post voortaan duidelijker en sneller en is ook de traceerbaarheid verbeterd. Tenslotte laat de meerwaarde van de post-in toe alle ontvangen post onmiddellijk te registreren en deze zichtbaar te maken voor iedereen (loketbedienden, betalers, Contact Center...). Zelfs indien we post ontvangen voor een sociaal verzekerde die nog geen dossier bij de HVW heeft, zijn we in staat om zijn/haar dossier aan te maken om hem/haar te kunnen schrijven. De geregistreerde documenten in de post-in zijn gekoppeld aan de vraag om ingediend te worden bij de RVA. Dit systeem laat ook een verificatie toe van het aantal te behandelen dossiers in afwachting zodat de taken beter verdeeld worden en de prioriteiten beter gedefinieerd worden. 29 Verdere verbeteringen zouden nog kunnen aangebracht worden inzake snelheid van het programma en gemakkelijke zichtbaarheid door dubbele schermen of door het boven elkaar plaatsen van vensters. e-future is een applicatie die van essentieel belang geworden is voor de kwaliteit van het werk en die ons in staat heeft gesteld om het aantal klassementen in de UB s drastisch te verminderen. Maryse en Lorenzo UB Bergen De meerwaarde van de toepassing e-future valt niet te ontkennen. Ik denk hierbij met name aan de laatste inbreng dit jaar in het systeem, zoals het detailniveau betreffende de C109 s, een betere leesbaarheid op vlak van de fluxen A820 en A052,... e-future biedt dus talrijke voordelen en is reeds goed op gang. Maar de wedstrijd is nog niet afgelopen... Een groot aantal punten zijn nog voor verbetering vatbaar in termen van integratie, zoals de geïnformatiseerde C2 die zou gelinkt moeten worden aan het dossier zodat we het antwoord van de RVA niet moeten invoeren, de Wechs 501 en 503 die gelinkt zouden moeten worden aan de loopbaan, enz. En waarom geen kalender van de herinneringen op de uitkeringsaanvragen (UA) Kortom deze software heeft dus nog heel wat potentieel in zich om verder te ontwikkelen! De verbetering van de snelheid en de stabiliteit van het systeem zou ons bovendien moeten toelaten meer efficiëntie te bereiken bij de invoering van de dossiers. Maar Rome is niet op één dag gebouwd. We moeten dus op ons elan verdergaan en hopen dat 2014 het einde mag betekenen van een heuse marathon. Cécile UB Nijvel

32 6. Voorstelling van de organisatie elke etappe OPENBARE INSTELLING VAN SOCIALE ZEKERHEID etappe 6 La Louvière La Louvière 40,9 km Crescendo: een tool voor een efficiënt beheer van de competenties en van de loopbanen In om het even welke wedstrijd is het de combinatie van de technologie van de fiets en de fysieke en psychische conditie van de renner die toelaat een goede plaats in het klassement te behalen. 30 Om het beheer van de competenties en van de loopbanen te optimaliseren, heeft de HVW in 2013 een project gelanceerd om de webapplicatie Crescendo, ontwikkeld door de FOD P&O, te gebruiken. Na overleg met P&O werd een projectteam opgericht en een pilootgroep van een twintigtal personeelsleden samengesteld (kantoor La Louvière en HR Partners) om het gebruik van Crescendo te testen. De applicatie was in het begin een lege doos die op dusdanige wijze gestructureerd was om alle noodzakelijke gegevens voor het beheer van de gesprekken van de evaluatiecycli te kunnen invoeren (gebruik van elektronische formulieren). Ondanks de enkele problemen die tijdens het gebruik van de applicatie door de pilootgroep gedetecteerd en opgelost werden, is deze applicatie voldoende gebruiksvriendelijk gebleken om het gebruik ervan te veralgemenen. De voorbereiding werd dus voortgezet tot eind 2013 om alle personeelsleden in Crescendo te kunnen integreren vanaf André HRM CoE Projects & Communication