Verzuim in de min bij 18+ Maatregel 3 - Projectplan

Transcriptie

1 Verzuim in de min bij 18+ Maatregel 3 - Projectplan Versie 1.2 Status ter vaststelling Datum 28 maart 2013 Gedelegeerd opdrachtgever Piet Terpstra ( Karin Stiksma) Projectleider Grethe Heshusius Auteur(s) Grethe Heshusius

2 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten en doelstellingen Context van het project Aanleiding om het project te starten? Projectdefinitie Projectdoelstellingen Scope Belangrijkste projectresultaten Voorschriften en beperkingen Relaties met andere projecten Relatie met andere applicaties Risico s Tijd Omschrijving van de activiteiten Planning organisatie Schematische weergave projectorganisatie Kwaliteit Informatie Geld Kosten project Accorderen Pagina 2 van 12

3 1. UITGANGSPUNTEN EN DOELSTELLINGEN 1.1. Context van het project Uit de probleemanalyse VSV regio Stedendriehoek blijkt dat 78% van de VSV-ers niet-leerplichtige leerlingen van 18 jaar en ouder betreft. Hierbij is 17% afkomstig van scholen buiten de regio. De VSV problematiek van jarigen bevindt zich op het grensvlak van onderwijs en arbeid. Wanneer ze uitvallen hebben ze met verschillende instanties te maken. Verzuim is een belangrijke indicator voor voortijdig schoolverlaten. Preventieve acties bij leerlingen die verzuimen, zullen het schoolbezoek bevorderen en de uitval reduceren Aanleiding om het project te starten? De VSV aanpak van jarigen is anders en ingewikkelder dan dat voor de leeftijdscategorie tot 18 jaar. Dit geldt voor de aard van de problematiek, het kader van wet en regelgeving en het feit dat het hierbij gaat om jonge volwassenen. Deze speciale situatie vraagt om een specifieke aanpak. 2. PROJECTDEFINITIE 2.1. Projectdoelstellingen Niet-leerplichtige leerlingen (18+) die in de Stedendriehoek wonen verzuimen minder door het verbeteren van de verzuimaanpak voor deze doelgroep waarmee ook bijgedragen wordt aan een reductie van VSV binnen bol 3 en 4 en in de bovenbouw van havo-vwo Scope De doelgroep zijn jong volwassenen van jaar. In de aanpak van verzuim en VSV zal de maatregel zich vooral actief richten op: leerlingen van BOL niveau 3 en 4 leerlingen van bovenbouw havo-vwo. leerlingen die in de Stedendriehoek wonen maar afkomstig zijn van het mbo buiten de regio. In Bol 3-4 zullen met name de eerstejaars leerlingen extra aandacht krijgen Belangrijkste projectresultaten De belangrijkste projectresultaten zijn: Een verzuimaanpak 18+ waarbij continu ingezet wordt op het creëren van verbinding tussen leerling en school. Activiteiten ter voorkoming van verzuim door RMC medewerkers op scholen Structurele samenwerking tussen school en. RMC op drie niveaus (strategisch, tactisch, operationeel) in de verzuimaanpak Minimaal 250 pre-exitgesprekken en per schooljaar Aanbevelingen voor intern beleid en kwaliteitsbeleid t.a.v. verzuimbestrijding bij 18+ Rapport verzuimredenen van studenten die wonen in de S3H en elders op school zitten. Eenduidige regionale afspraken voor leerlingen die buiten de regio op school zitten maar in de regio Stedendriehoek wonen over het melden van verzuim van deze leerlingen. Jaarlijkse rapportage van het RMC over de relatie tussen verzuim en VSV. Jaarlijks 30 bezoeken aan klassen in VO en MBO met een verzuim- en uitvalrisico door het LEFteam, een groep jongeren die vertellen over hun ervaringen in probleemsituaties. Kwantitatief: Voor de leerlingen die buiten de Stedendriehoek op school zitten (240) streven we naar een reductie van gemiddeld 22 leerlingen op jaarbasis. Realisatie moet leiden tot het bereiken van de streefwaarden: - voor HAVO/VWO in afname van 0,2 % uitval naar 0,1 % - voor MBO bij BOL3-4 in afname van 4,6 % uitval naar 2,75% Pagina 3 van 12

4 2.4. Voorschriften en beperkingen Het moet helder en zichtbaar zijn welke bijdrage een partij levert aan de realisatie van de VSV doelstellingen. Medewerkers die deelnemen aan vergaderingen van regionale project- of werkgroepen e.d. worden gefinancierd vanuit hun eigen reguliere (lijn)organisatie. Zij komen niet voor bekostiging vanuit het regionale VSV budget in aanmerking. Als een school een regionale activiteit uitvoert, als onderdeel van een van de vier VSV regionale maatregelen, is er wél budget beschikbaar Relaties met andere projecten Er moet rekening gehouden worden met de lokale en regionale activiteitenplannen en projectplannen VSV van de MBO-scholen Aventus, Hoornbeek college, AOC-Oost en Helicon opleidingen, de VO scholen in de regio en de MBO-scholen uit aangrenzende regio s Landstede, Deltion en Rijn-IJssel. Deze zijn, samen met de projectplannen van maatregel 2 en 4, cruciaal voor het succes van dit project. Verder dient er rekening gehouden te worden met voorgaande VSV projecten binnen de Stedendriehoek waarbij o.a. een verzuimprocedure is opgesteld. Ook nieuwe projecten van kenniscentra, gemeenten en het RMC Stedendriehoek waarbij VSV een rol speelt worden meegenomen in de uitvoering. Op deze manier kan overlap worden voorkomen en de samenwerking tussen de verschillende partijen geïntensiveerd. In is vanuit een landelijk project van Sport United al een pilot uitgevoerd met een LEF-team bij Aventus. De opgedane ervaring en contacten die gelegd zijn vormen belangrijke bouwstenen voor de periode Relatie met andere applicaties Voor dit project is het belangrijk dat de gegevens over verzuim en uitval van DUO en QlickView (Aventus) beschikbaar zijn. Verder is het van belang alle relevante informatie op de voet te volgen. Dit kan d.m.v. de sites Risico s Het onvoldoende kunnen bepalen wat de daadwerkelijke succesfactoren zijn die er toe hebben geleid dat het aantal VSV ers in de leeftijd boven de 18 jaar is afgenomen. Maatregelen: Veel aandacht voor kwaliteit van evaluaties en analyses. Indien mogelijk: het uitbreiden van het monitoringssysteem van het RMC. 1 Het niet kunnen borgen van de maatregelen die nu met extra financiën zijn uitgevoerd en straks in de reguliere bekostiging gaan vallen. Maatregelen: De resultaten goed communiceren naar teams, managers en opdrachtgevers. Door zichtbaar te maken wat de opbrengsten zijn van de activiteiten, zal ook het draagvlak groter worden. Successen vieren. Het sturen op borging van de resultaten van de succesvolle onderdelen van deze maatregel. 2 Doordat er meerdere partijen zijn uit allerlei geledingen is er kans op verborgen agenda s Maatregelen: Door doelgericht werken te werken, open en eerlijk te communiceren en eventuele verborgens agenda s bespreekbaar te maken zal dit moeten worden voorkomen. Pagina 4 van 12

5 3 De opzet van het project is vanuit een sterk bestuurlijk concept zodat het draagvlak op de werkvloer niet altijd aanwezig is. Maatregelen: Draagvlak creëren door open communicatie met degenen die betrokken zijn bij de uitvoering van de maatregel. Waar het kan bottum up werken en aansluiting maken tussen de voornemens in deze maatregel en de eigen initiatieven van betrokkenen (individuele medewerkers en teams). 5. De VO-scholen (HAVO/VWO) hebben zich niet ingeschreven voor activiteiten binnen deze maatregel. Maatregelen: Op de hoogte blijven van verzuimcijfers van het VO en de resultaten bij HAVO/VWO volgen. Als ambassadeur optreden en op eigen initiatief contacten leggen. Bij zorgelijke ontwikkelingen hiervan melding maken bij de VSV Stuurgroep en aandringen op reactie. 3. TIJD 3.1. Omschrijving van de activiteiten Preventieve activiteiten in de bovenbouw HAVO/VWO en in MBO 3-4. Een RMC-medewerker verzorgt (in aanvulling op de wettelijke taken) op geselecteerde scholen preventieve verzuimgesprekken, spreekuren en voorlichting aan administratieve medewerker, onderwijsgevenden en ouders (o.b.v. 1 fte inzet) Het verzuimprotocol door de scholen wordt ook bij 18+ers actief uitgevoerd, met een nadruk op BOL 3-4, ondersteund door een RMC-medewerker Jongeren die 18 jaar worden ontvangen via hun mentor/leertrajectbegeleider informatie over de leerwerkplicht. Ouders krijgen deze informatie schriftelijk. Het RMC monitort in de regio de relatie tussen verzuim en VSV en stelt hierover jaarlijks een rapportage op. Aanpak van verzuim bij scholen buiten de regio Stedendriehoek. Er wordt onderzoek gedaan naar de redenen voor verzuim en uitval door studenten uit de eigen regio bij scholen in de aanpalende regio s. Uitvoering van een pilot in de regio IJssel-Vecht met als doel dat studenten uit de Stedendriehoek die daar verzuimen en uitvallen, snel gesignaleerd en opgepakt worden. De pilot start met ervaringen uitwisselen over concrete casussen, de vergelijking van onderwijsovereenkomsten op dit aspect en leidt tot voorstellen voor eenduidige regionale afspraken over het melden van verzuim en voortijdig schoolverlaten. De ontwikkelde voorstellen worden geaccordeerd door de betrokken scholen en RMC Stedendriehoek. Peer-actie: het LEF-team. Er wordt een team van 6-8 voormalig vsv-ers geformeerd en getraind voor presentaties in klassen (uitvoering Sport United). Er worden per jaar 30 klassen bezocht, waarvan 15% in het VO en de overige in het MBO Van de bezoeken wordt een logboek bijgehouden t.b.v. verdere promotie (Sport United). (Pre)-Exit- en. In het mbo, startend bij Aventus, wordt een procedure ingevoerd die er toe moet leiden dat leerlingen die serieus het onderwijs dreigen te verlaten worden aangemeld voor een gesprek met een loopbaanexpert t.b.v. acties om het vertrek te voorkomen. De loopbaanexpert voert met de aangemelde leerlingen een gesprek en bewaakt actief de vervolgafspraken; over de bevindingen van de gesprekken worden verbeter-acties per kwartaal gerapporteerd aan de projectleider. Iedere nieuwe vsv-er wordt na 6 maanden door een loopbaanexpert uitgenodigd voor een gesprek over eventuele terugkeer in het onderwijs De loopbaanexpert voert de en zet vervolgacties uit; over de bevindingen worden verbeter-acties per kwartaal gerapporteerd aan de projectleider. De projectleider vertaalt de bevindingen van de pre-exit- en in aanbevelingen voor Aventus. Over de pilot met de gesprekken en vervolgacties wordt verslag gedaan tussen de MBO-scholen in de regio en de MBO- scholen uit de aangrenzende regio s t.b.v. verbreding van de aanpak. Pagina 5 van 12

6 Van de resultaten van de acties wordt een evaluatie opgesteld t.b.v. bijstelling voor de volgende fase Op basis van de gegevens uit wordt het aantal te voeren gesprekken per jaar geschat op De aanpak van het project in grote lijnen. Per activiteit een plan van aanpak opstellen (SMART) in overleg met de betrokken partijen. Deze aanpak zoveel mogelijk laten aansluiten bij de manier van werken op de scholen. Per activiteit regelmatig overleg ( minimaal 3) met betrokken partijen op basis van een aantal vaste agendapunten. (inhoud, proces, resultaten, afspraken) Bij de uitvoering staat centraal dat een ieder, vanuit z n eigen rol, er voor elkaar staat. Transparantie, solidariteit en verbondenheid zijn de waarden. Pagina 6 van 12

7 3.2. Planning Fase januari februari maart april mei juni juli aug. sept. okt. Preventieve activiteiten door RMC op minimaal 3 schoollocaties per subregio Verzuimprotocol uitvoeren Informeren leerlingen en ouders over werkleerplicht (LTB) Monitoren van de relatie verzuim en VSV door RMC.(rapport) Onderzoek verzuimredenen Pilot IJssel-Vecht (Deltion) Afspraken vastleggen (RMC Steden-driehoek en betrokken MBO s) over verzuimmelding Klassenbezoek Lefteam (30) (pre) exit gesprekken en Rapportages exit- en Aanbevelingen Aventus Evaluatie en bijstelling Fase Preventieve activiteiten door RMC Uitbreiden met minimaal 3 schoollocaties per subregio Verzuimprotocol uitvoeren Informeren leerlingen en ouders over werkleerplicht (LTB) Rapportage relatie verzuim en VSV door RMC Klassenbezoek Lefteam (30) (pre) exit gesprekken en Rapportages exit- en Evaluatie sept okt nov. dec jan febr maart april mei juni/juli Fase Plan bijstellen en brede implementatie en borging opnemen Preventieve activiteiten door RMC Uitbreiden met minimaal 3 schoollocaties per subregio Verzuimprotocol uitvoeren Informeren leerlingen en ouders over werkleerplicht (LTB) Monitoren van de relatie verzuim en VSV door RMC.(rapport) Klassenbezoek Lefteam (30) (pre) exit gesprekken en Rapportages exit- en eindevaluatie sept okt nov. dec jan febr maart april mei juni/juli In de maanden juli tm oktober 2015 wordt de eindevaluatie opgesteld. Borging heeft hierbij extra aandacht. Pagina 7 van 12

8 4 ORGANISATIE 4.1.Schematische weergave projectorganisatie Grethe Heshusius Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden School AO BO AOC Oost René Vijn Aventus Helicon Hoornbeeck Deltion Rienk van der Werff Dorothé Snippert Anjo Manteleers Pieter Bos Carin van Unen De VSV projectleider werkt volgens de projectbesturingsdriehoek en heeft de volgende taken: Draagt zorg voor de opzet van projecten en treedt op als adviseur voor de betreffende VSV maatregel. Geeft leiding aan projecten. Begeleidt de implementatie, borging en evaluatie van projecten op schoolniveau. Werkt binnen de kaders van de verstrekte projectopdracht en relevante wet- en regelgeving. Is verantwoordelijk voor het betrekken van de ingebrachte voorstel van scholen. Faciliteert en stuurt op een goede, zorgvuldige, planmatige en tijdige implementatie van activiteiten/projecten via het lijnmanagement van de deelnemende scholen. De ambtelijk opdrachtgever is aanspreekpunt voor de projectleider voor de dagelijkse voortgang en het proces van het project en is verantwoordelijk voor het nemen van acties in het belang daarvan in zijn/haar eigen school. De bestuurlijk opdrachtgever is contactpersoon voor de projectleider voor het resultaat. Hij/zij is eigenaar van het project. De leden van de VSV werkgroep voeren de afgesproken activiteiten conform het projectplan uit. 4.3 Overlegsituaties Om het project beheersbaar en gecontroleerd te laten verlopen zijn de volgende overlegvormen en frequentie afgesproken; VSV Stuurgroep twee keer per jaar VSV programmateam; periodiek, een keer per 6 weken VSV werkgroep; nader af te stemmen Pagina 8 van 12

9 5 KWALITEIT Activiteiten Verzuimaanpak 18+ Eisen De verzuimaanpak voldoet aan het verzuimprotocol heeft een werkbare, uniforme opzet, gebaseerd op structurele samenwerking tussen scholen en RMC is gericht op de relatie tussen leerling en ltb-er is beschreven en is na het einde van het project geborgd Preventieve activiteiten door RMC - trajectbegeleiders De preventieve activiteiten voldoen aan de volgende eisen: worden uitgevoerd door RMC trajectbegeleiders er wordt schriftelijke voorlichting over leerwerkplicht verstrekt aan alle 18+ ers in het MBO de informatie is in begrijpelijk Nederlands geschreven gericht op de leerlingen en ouders de doelgroep wordt aantoonbaar bereikt schriftelijke weergave van activiteiten in logboek de lltb-ers/begeleiders op de betreffende school zijn geïnformeerd en betrokken bij de aanpak. Afspraken over aanpak verzuimmeldingen en schooluitval voor MBOscholen buiten de Stedendriehoek. De afspraken voldoen als: helder is wie welke taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheid binnen de twee scholen en de twee RMC regio s heeft in de verzuim-aanpak van deze groep leerlingen de afspraken niet in conflict zijn met de onderwijsovereenkomsten.. Rapport verzuimredenen De verzuimredenen zijn onderzocht en vastgelegd in een rapportage die naar beoordeling van de VSV Stuurgroep goed inzicht geeft in de problematiek en een wenselijke aanpak in een haalbare uitwerking. Pre-exit gesprekken en Deze gesprekken voldoen aan de volgende eisen: worden uitgevoerd door personen die een passende opleiding als achtergrond hebben worden volgens een standaard procedure gevoerd op een vastgelegd moment jaarlijks worden gesprekken gevoerd er wordt een overzichtelijke rapportage van bijgehouden met kwantitatieve gegevens leveren leerervaringen op over een effectieve vorm van begeleiding van studenten die dreigen uit te vallen in de vorm van aanbevelingen naar MBO-opleidingsteams en RMC. LEF team Het LEF team voldoet aan de volgende eisen: 30 klassenbezoeken per jaar, 15% in VO en 85% in MBO hebben een standaard opzet er is schriftelijke weergave van de bezoeken in een logboek naar omliggende RMC-gebieden is ervaring over de gevoerde aanpak gedeeld in presentaties. Pagina 9 van 12

10 6 INFORMATIE Voor VSV Stedendriehoek is een algemeen communicatieplan opgesteld. Dit plan biedt het kader waarbinnen de projectleiders rond hun maatregelen en bijbehorende activiteiten de betrokken personen en partijen in de regio informeren over de inspanningen in het kader van VSV, Per maatregel zullen op gekozen momenten extra communicatie-gerichte activiteiten worden uitgevoerd. De aanpak daarvan zal zicht in de loop van het project verder ontwikkelen. Het onderstaande is daarvoor het vertrekpunt. Wie wat hoe wanneer programmamanager proces en resultaat. gesprek mail 2 maandelijks op afroep VSV contactpersonen Informeren over doel en opzet projectplan met bijbehorende activiteiten. Afstemming met de schoolactiviteiten. Gesprek Projectplan Extra uitgewerkte informatie per activiteit. op afroep. Uitvoerders in de scholen RMC medewerkers Verzuimmedewerkers LEFteam Loopbaanexpert Informeren over activiteiten en project Informeren doel en begeleiden resultaten. ervaringen het selecteren van groepen contacten leggen Proces, analyseren van cijfers, vervolgstappen. Gesprek Projectplan Uitgewerkt informatiebericht per activiteit onderlinge contacten leggen tussen scholen. Informatie op papier Overleg/vergadering gesprek Mail Gesprek Gesprek mail Aan het begin van het project intensief tot de activiteiten zijn uitgezet daarna regelmatig en Aan het begin van het project intensief tot de activiteiten zijn uitgezet daarna regelmatig en op afroep. Aansluiten bij reguliere overlegmomenten 2 maandelijks op afroep Aan het begin van het project wekelijks. Na 3 maanden maandelijks of op afroep. MBO s uit de regio verzuimprocedures Mail vergaderingen Jan, febr. maart juni keer overleg 7 GELD a. Kosten project Activiteiten preventie bovenbouw HAVO/VWO en MBO 3 en ,00 monitoren verzuim ,00 Verzuim- en VSV aanpak van scholen buiten de regio Stedendriehoek ,00 LEFteam ,00 Exit- en , ,00 Pagina 10 van 12

11 Pagina 11 van 12

12 8 ACCORDEREN Voor akkoord: Handtekeningen: Rol: Gedelegeerd opdrachtgever Rol: Naam: Naam: Rol: Projectleider Rol: Programmamanager Naam: Naam: Pagina 12 van 12