Afvalwater Haagse Regio Toekomstbestendig & Transparant

Transcriptie

1 Afvalwater Haagse Regio Toekomstbestendig & Transparant Plan van aanpak voor het project AHR-T&T Opsteller: Joyce Rombouts Status: versie D&H Projectfase: Datum: Kopie: Opdrachtgever Opdrachtnemer Projectdossier (origineel)

2 Project Besluitvormingsblad (opdrachtgever en nemer) Projectnaam : Afvalwater Haagse Regio Toekomstbestendig & Transparant Budgetnummer : 55730/431056/ in 2013 : 55730/431056/ in Opdrachtnemer : Sectorhoofd ZTO Datum : 20 augustus 2013 Handtekening : 2. Opdrachtgever : Secretaris Directeur Datum : 20 augustus 2013 Handtekening : Middels het ondertekenen van dit Plan van Aanpak verklaart opdrachtgever zich akkoord met de wijze van uitvoering van het project AHR-T&T zoals beschreven in dit plan van aanpak. Versie Concept pagina 2 van 16

3 Inhoudsopgave pagina 1. Inleiding tot het project 4 2. Kaders en randvoorwaarden 5 3. Stand van zaken 6 4. Resultaten per deelproject 7 5. Projectorganisatie, projectstrategie en projectbeheersing Risico inventarisatie Lijst met afkorting / begrippen 16 Versie Concept pagina 3 van 16

4 1. Inleiding tot het project In 2003 zijn het Hoogheemraadschap van Delfland (Delfland) en het Delfluent consortium een DBFO-contract (Design Build Finance Operate) overeengekomen voor de afvalwateropgave in de Haagse Regio. Het contract kent een looptijd van 30 jaar. Delfland was, en is tot op de dag van vandaag, het eerste waterschap in Nederland dat een dergelijk contract heeft afgesloten voor de uitvoering van een deel van de zuiveringstaken in het beheersgebied. Sinds het afsluiten van het contract stelt de Verenigde Vergadering (VV) van Delfland regelmatig vragen over de voortgang en de inhoud van het contract. Deze vragen hebben onder meer betrekking op het financieringsmechanisme en het opvangen van onzekerheden en onvoorziene risico s binnen het contract. Dit heeft ertoe geleid dat de VV in 2011 de Onderzoekscommissie PPS/AHR heeft ingesteld. Deze onderzoekscommissie heeft een onderzoek uitgevoerd naar de toekomstbestendigheid van het DBFO-contract. De onderzoeksvraag van de commissie luidde als volgt: Verricht onderzoek naar de toekomstbestendigheid van de opzet, de werking van het DBFOcontract tussen HHD en Delfluent in het licht van de uitgangspunten die bij het sluiten van het contract gekozen zijn en naar de informatievoorziening daarover. Mede aan de hand van het Engelse onderzoek wordt beoordeeld of er mogelijkheden zijn te komen tot benchmarken. Verricht dit onderzoek op een zodanige wijze dat dit leidt tot concrete conclusies en aanbevelingen die in de Verenigde Vergadering van HHD, na de zomer van 2012 vastgesteld kunnen worden en rapporteer tussentijds over de voortgang ervan. Het eindrapport van de onderzoekscommissie is in de VV van 23 mei 2013 (kenmerk ) behandeld. In zijn algemeenheid kan gesteld worden dat de VV de conclusies van de onderzoekscommissie onderschrijft en dat het DBFO-contract toekomstbestendig is. De VV heeft besloten: 1. De conclusies en de aanbevelingen van de onderzoeksrapportage toekomstbestendigheid DBFO-contract vast te stellen; 2. Het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden opdracht te geven de aanbevelingen op te volgen en zo spoedig mogelijk een plan van aanpak daartoe toe te sturen; 3. Te constateren dat de ad hoc Onderzoekscommissie PPS/AHR van het Hoogheemraadschap van Delfland haar opdracht heeft uitgevoerd; 4. De ad hoc Onderzoekscommissie PPS/AHR te ontbinden. De uitvoering van de aanbevelingen loopt via de reguliere lijn onder verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder Gezuiverd Afvalwater. De secretarisdirecteur is ambtelijk opdrachtgever. Ten behoeve van de volledigheid, een transparante aanpak en het borgen van samenhang tussen de onderwerpen, wordt het project Afvalwater Haagse Regio Toekomstbestendig & Transparant (project AHR T&T) gestart. Doel van het project Het verder bevorderen van de toekomstbestendigheid van het DBFO-contract en het vergroten van de transparantie van het contract door uitvoering te geven aan de aanbevelingen uit het eindrapport van de onderzoekscommissie PPS/AHR en de resultaten, via de bestuurlijke lijn van de portefeuillehouder Gezuiverd Afvalwater, te rapporteren aan het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden (D&H). Plan van aanpak Dit plan van aanpak geeft inzicht in de wijze waarop het project is ingericht en hoe het doel ervan wordt gerealiseerd. Dit plan van aanpak is de leidraad voor de projectaanpak voor alle betrokkenen. Het geeft inzicht in de deelprojecten welke zijn gedefinieerd, de planning ervan, de samenhang tussen de deelprojecten, de benodigde middelen, de projectorganisatie, de informatievoorziening omtrent de voortgang en de op te leveren projectresultaten. Er is in totaal een negental deelprojecten gedefinieerd voor de uitwerking van de aanbevelingen. Per deelproject is een trekker benoemd. De op te leveren producten zijn in dit plan van aanpak gedefinieerd. Een aantal deelproducten zal in samenhang worden opgeleverd Versie Concept pagina 4 van 16

5 in verband met de grote verwevenheid. De voorbereiding van het project start in juli 2013 en het project loopt door tot en met het einde van De opdrachtnemer stemt het plan van aanpak af met de trekkers van de deelprojecten. De ambtelijke opdrachtgever bespreekt de conceptversie van het plan van aanpak met het College van D&H om inzichten en opmerkingen mee te kunnen nemen. Op basis van die bespreking wordt het plan van aanpak definitief opgemaakt en vastgesteld door de ambtelijke opdrachtgever. Na vaststelling door de opdrachtgever wordt het plan van aanpak ter informatie toegezonden aan de VV. Dit plan van aanpak wordt, conform het bovengenoemd VV besluit (ad. 2), aan de Verenigde Vergadering van 25 september 2013 toegestuurd. Kosten en capaciteit Voor een goede uitwerking van de aanbevelingen en het borgen van de uitkomsten van die aanbevelingen (in navolgend PvA uitgeschreven als deelopdrachten) is in de reguliere organisatie onvoldoende capaciteit en voor meerdere deelprojecten ook specialistische kennis nodig. In totaal wordt het uitwerken van de deelprojecten ingeschat op een intern te besteden aantal uren van ca , dit komt overeen met ca. 1,4 fte. Daarnaast zal nog extra capaciteit worden ingehuurd met als doel de kwaliteit, kennis en voldoende capaciteit toe te voegen aan het projectteam belast met de uitvoering van het plan van aanpak. Vanwege het tijdelijke karakter van het project voldoet inhuur. Voor specifieke deelopdrachten wordt tevens externe kennis ingehuurd. De verwachting is dat er in 2013 ca ,- aan kosten wordt gemaakt en in 2014 voor ,-. Kortom, het gaat hier dus over kosten ten behoeve van het versterking van de projectorganisatie en het inhuren van specifieke kennis en kunde. De kosten voor de uitvoering van het plan van aanpak in het jaar 2013 worden gedekt uit de bestaande begrotingsprogramma van gezuiverd afvalwater (kostenniveau Samenwerking Afvalwaterketen). De kosten voor het jaar 2014 worden meegenomen bij het opstellen van de Begroting Er zal een apart begrotingsnummer worden opgesteld voor de uitvoering van het project AHR-T&T voor het jaar 2014, en eventueel daaropvolgende jaren. 2. Kaders en randvoorwaarden Uitgangspunt voor het project zijn de aanbevelingen uit het rapport Eindrapportage Onderzoek toekomstbestendigheid DBFO-contract van 18 april 2013 en de eerder genoemde behandeling en besluitvorming in de VV van 23 mei Uit de behandeling van de eindrapportage zijn de volgende kaders en aandachtspunten voor het vervolgtraject gedestilleerd: Strategisch asset management is een belangrijke sleutel voor het toekomstbestendig houden van de zuiveringen. De uitwerking van het strategisch assetmanagement voor de zuiveringen zal plaatsvinden in samenhang met de organisatiebrede verkenning op het gebied van assetmanagement. Innovaties (zowel technisch als organisatorisch) zijn nodig voor een toekomstbestendige zuivering; De benutting van de capaciteit van de zuiveringen kan een stuurknop ten aanzien van de kosten en het tarief; Meer transparantie op het gebied van de werking van het contract en de geleverde prestaties door Delfluent vergroot de sturing van het Algemeen bestuur op het DBFOcontract. Het project AHR-T&T staat niet op zichzelf en past binnen andere processen in de afvalwaterketen zoals de samenwerkingsprocessen met gemeenten en de buurwaterschappen. Uitkomsten en conclusies van de deelprojecten in AHR-T&T zijn geplaatst in de context van de andere lopende processen in de afvalwaterketen In de Strategische notitie van Delfland (VV-notitie van september 2013 met kenmerk ) over de toekomst van de afvalwaterketen zijn vier hoofdcriteria vastgesteld op basis waarvan afwegingen gemaakt kunnen worden. Deze vier hoofdcriteria worden ook betrokken bij de uitwerking van de deelopdrachten. Het gaat hier om de volgende criteria: Versie Concept pagina 5 van 16

6 Criterium 1 - Financiële effecten: Kostenontwikkeling op de exploitatie; Zuiveringstarief van een meerpersoonshuishouden. Criterium 2 Bestuurbaarheid: Verantwoordelijkheidsverdeling (managerial en bestuurlijk); Sturing op het zuiveringsbeheer (managerial en bestuurlijk). Criterium 3 - Positionering: Geloofwaardigheid / imago van Delfland; Strategische positie t.o.v. onze partners; Draagvlak bij onze partners. Criterium 4 Kennisborging: Daar waar mogelijk of noodzakelijk worden de aanbevelingen uitgevoerd als deelprojecten in samenhang opgepakt. Trekkers van deelprojecten stemmen, daar waar samenhang tussen onderwerpen gedefinieerd is, onderling de resultaten af, en rapporteren aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor realisatie van het project en rapporteert aan opdrachtgever en portefeuillehouder. Eventuele keuzes, aanpassingen beleid etc. volgend uit de deelopdrachten zullen volgens de reguliere besluitvormingsprocedure worden voorgelegd. 3. Stand van zaken De deelprojecten zijn gedefinieerd en trekkers en betrokken medewerkers zijn benoemd. De planning van en samenhang tussen deelprojecten is gedefinieerd en afgestemd met de trekkers. Planning Id Taaknaam Begindatum Einddatum Duur jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep 1 Plan van Aanpak AHR T&T ,6w 2 Optimalisatie zuiveringscapaciteit ,2w 3 Assetmanagement ,4w 4 Toetsinstrumentarium w 5 Businesscase w 6 Administratieve verwerking Regio Zuid ,2w 7 Dotatie ,4w 8 Periodieke informatie VV w 9 Samenvatting DBFO contract ,4w 10 Engels onderzoek ,6w Ten behoeve van de globale raming van de kosten en de inzet van personele capaciteit, zijn de middelen op hoofdlijnen afgestemd met de trekkers. De inzet van middelen wordt per deelproject nader afgestemd met de opdrachtgever. De aanvang van het project wacht niet op de vaststelling van dit plan van aanpak. Betrokken medewerkers zijn in juli gestart met een oriëntatie op, voorbereiding voor en deels al uitwerking van de aanbevelingen. Het betreft hier de deelprojecten voor optimalisatie van de zuiveringscapaciteit, het opstellen van een toetsinstrumentarium voor het DBFO-contract en de vergelijkende businesscase tussen Regio Zuid, grote AWZI van Amsterdam en zuivering Versie Concept pagina 6 van 16

7 Harnaschpolder en Houtrust en het samenvatten van het DBFO contract. Voor deze twee deelopdrachten (nr. 4.1 en 4.2) loopt één aanbestedingstraject. Verder zijn een tweetal maatregelen in gang gezet ter versterking van de capaciteit op het project: De contractmanager van het DBFO-contract is ten behoeve van dit project vrijgemaakt van een functie in een ander dossier (ambtelijk secretaris van de GR Beheer Grondwateronttrekking Delft-Noord) hierdoor is maximale inzet op de uitvoering van de deelopdrachten mogelijk. De opdrachtgever heeft ingestemd met het inhuren van een tijdelijke extra kracht ter versterking van de projectorganisatie vanaf 1 september 2013 t/m 31 december De werving is in juli 2013 in gang gezet. Planning en vaststelling plan van aanpak: 1. Opdrachtnemer en opdrachtgever bespreken een conceptversie van het plan van aanpak met portefeuillehouder gezuiverd afvalwater (5 augustus 2013); 2. Het concept plan van aanpak wordt vastgesteld door de ambtelijke opdrachtgever (7 augustus 2013); 3. Een conceptversie van het plan van aanpak wordt besproken met het College van D&H (20 augustus 2013); 4. Op basis van de bespreking in het college van D&H wordt het plan van aanpak definitief afgerond en vastgesteld door de ambtelijke opdrachtgever (21 augustus 2013); 5. Het plan van aanpak wordt toegezonden aan de verenigde vergadering (26 september 2013), als onderdeel van de strategische notitie over de afvalwaterketen; 6. Eerste voortgangsrapportage en toelichting op deelprojecten 4.1 en 4.2 in de informatieve verenigde vergadering van 29 oktober Resultaten per deelproject In het eindrapport van de onderzoekscommissie PPS/AHR zijn op zeven onderwerpen conclusies en eventuele aanbevelingen opgenomen. Hieronder volgt per onderwerp de conclusie gevolgd door aanbeveling(en) en deelproject(en) voor de uitvoering van de aanbeveling(en). 1. Het contract is toekomstbestendig Conclusie eindrapportage Het DBFO-contract, zoals dat vanaf 2003 tot op heden functioneert, werkt goed. Het contract voorziet in een duidelijke risicobeheersing en -verdeling. Alles wat bij de totstandkoming van het contract voorzienbaar was, is in het contract geregeld. Voor niet-voorzienbare zaken is een procesafspraak in het contract opgenomen. Daarnaast biedt het contract ruimte voor aanpassingen. Het openbreken van het 30-jarige contract is mogelijk maar kostbaar; dit is de prijs voor de lange termijn zekerheid die het contract biedt. Tijdens het onderzoek is op dit moment geen aanleiding gevonden voor het openbreken van het contract. Geen aanbeveling in de rapportage opgenomen, daarom is er ook geen deelproject gedefinieerd. De uitvoering van het plan van aanpak (zie immers opdrachtformulering) zal ertoe bijdragen dat het DBFO-contract ook voor de lange termijn toekomstbestendig zal zijn. 2. Verhoging benutting verwerkingscapaciteit Conclusie eindrapportage De hoeveelheid te verwerken influent gedurende de contractperiode is voor risico van Delfland. Bij het ontwerp van de installaties is aangenomen dat het volume van influent ten opzichte van het jaar 2000 zou groeien als gevolg van de verwachte toename van het aantal huishoudens in de regio (volgens gemeentelijke opgave). Het te verwachten economisch rendement hangt samen met deze groei. Uitblijven van de toename van het aantal huishoudens (toename influent) kan consequenties hebben voor de tariefstelling van de zuiveringsheffing voor de belastingbetalers. Versie Concept pagina 7 van 16

8 Aanbeveling 2 De commissie beveelt de VV aan een strategie te laten ontwikkelen op de verdere optimalisatie van de zuiveringscapaciteit Noord/Zuid en het zoveel mogelijk benutten van de zuiveringscapaciteit van de installaties in de Haagse regio. Het gewenste effect hiervan is de maatschappelijke kosten van het zuiveren van het afvalwater beheersbaar te houden. Deelproject 2: Optimalisatie zuiveringscapaciteit Rapportage dat het inzicht geeft in: werkelijke bezetting zuiveringen, potentiële aanvoer afvalwater (binnen en buiten grenzen Delfland), relatie met prognose en tijdshorizon, kosteneffect toename volume en vuillast DBFO-contract, mogelijkheden verschuiving capaciteit van regio Zuid naar regio AHR (Noord) en advies over optimalisatiemogelijkheden. Samenhang: Het strategisch beleidsadvies over optimalisatiemogelijkheden in de zuiveringscapaciteiten hangt samen met de businesscase (deelproject 4.2). Beide documenten bieden belangrijke input voor het strategisch assetmanagement (deelproject 3). Planning: Start september 2013 Eerste inventarisatie optimalisatiekansen in oktober afstemmen met deelproject 4.2 Rapportage gereed eind maart 2014 Middelen: Trekker: Medewerkers: Medewerking: Budget: Capaciteit: Senior procestechnoloog Beleidsadviseur afvalwaterketen, Bedrijfskundige DBFO Delfluent Services, gemeenten, waterschappen, bedrijven geen out-of-pocket kosten begroot 300 uur 3. Strategisch Assetmanagement Conclusie eindrapportage Vanaf het begin van het DBFO-contract is door partijen gezamenlijk vormgegeven aan de opzet en uitvoering van contractmanagement. Een belangrijk onderdeel van het contractmanagement is het assetmanagement. Delfland is koploper ten aanzien van het operatoneel management op het gebied van afvalwaterzuivering binnen Nederland. Dit assetmanagement is echter nog niet gericht op strategische beslissingen. Er is nog onvoldoende sturingsinformatie beschikbaar. Daarnaast is de huidige vorm van assetmanagement aan de zijde van Delfland te weinig zichtbaar voor het bestuur. Aanbeveling 3 Assetmanagement maakt onderdeel uit van het contractmanagement. Het operationele assetmanagement is op een hoog peil. De commissie acht dit het juiste moment voor de organisatie om contractmanagement verder door te ontwikkelen, waaronder risicobeheersing, benutting van innovatieve ontwikkelingen en overige strategische aspecten. Dit kan de strategische en lange termijn beslissingen, die onder andere samenhangen met vervanging van verouderde installaties, ondersteunen. Strategisch assetmanagement bevat naar de mening van de commissie ook de innovatieve ontwikkelingen in brede zin. Deelproject 3: Strategisch assetmanagement Voor dit deelproject worden alle vier de zuiveringen van Delfland betrokken bij de ontwikkeling van strategisch assetmanagement. Notitie Structuur Assetmanagement Zuiveringen Delfland. Deze notitie is opgesteld in samenhang met het organisatiebrede traject ten aanzien van assetmanagement. De notitie geeft inzicht in rollen, processen, soorten besluitvorming, definitie input en output Versie Concept pagina 8 van 16

9 op drie besturingsniveau s (strategisch, tactisch en operationeel) en de samenhang ertussen. Beleidsnotitie Strategisch Assetmanagement zuiveringen Delfland : hierin worden op inhoudelijke niveau (op het gebied van zuiveringen en transport) voor alle vier de zuiveringen voorstellen gedaan t.a.v. toekomstige ontwikkelingen, investeringen en beheer en onderhoud. In het project worden belangrijke ontwikkelingen (maatschappelijk, technologisch en juridisch) betrokken bij de strategische assetmanagement keuzes. Denk hierbij in ieder geval aan de volgende ontwikkelingen: verandering wet- en regelgeving op het gebied van verwijdering van medicijnen, hormonen en bestrijdingsmiddelen uit het effluent, maatschappelijke en technologische ontwikkeling t.a.v. microplastics, aanpassing van het Activiteitenbesluit specifiek voor de glastuinbouw en ontwikkelingen in de zoetwatervoorziening. Samenhang: Dit projectresultaat heeft samenhang met deelproject 2, 4.2 en 6.1 (de output van deze projecten vorming input voor assetmanagementprocessen). Verder zal Delfland komende jaren over de volledige breedte van de organisatie keuzes maken op het gebied van asset management en eventuele kansen die dit biedt. Planning: Een specifiek Plan van aanpak voor dit deelproject zal uitgewerkt worden in september 2013; Opstart september 2013, doorlooptijd verwacht van 12 maanden; Notitie en proces gereed derde kwartaal Middelen: Trekker: Medewerkers: Medewerking: Budget: Capaciteit: Contractmanager DBFO Beleidsadviseur afvalwaterketen, Senior adviseur managementsystemen DBFO, Strategisch beleidsadviseur (S&I) Delfluent Services ,- voor inhuur advies 750 uur 4. Toetsing economisch rendement Conclusie eindrapportage Op één wezenlijk punt schiet het huidige contract tekort, en dat is het ontbreken van een instrument voor de opdrachtgever om gedurende de exploitatiefase te toetsen of het feitelijk zuiveren van afvalwater tegen een aanvaardbare prijs (prijs versus de geleverde kwaliteit) wordt uitgevoerd. Hierdoor heeft de VV geen objectief toetsingsinstrument om de operationele kosten te blijven bewaken. Aanbeveling 4.1 De commissie raadt aan een objectief toetsinstrument te ontwikkelen waarmee de prijs/kwaliteit verhouding van exploitatiekosten van zuiveringen en transportstelsels jaarlijks geëvalueerd kan worden gedurende de resterende looptijd van het contract. Deelproject 4.1: Toetsinstrumentarium Fase 1: Ontwikkelen model voor toetsinstrumentarium inzicht krijgen in prijs/kwaliteit verhouding exploitatie; Eerste maal vullen en uitwerking periodiek proces van rapportage (koppeling aanbeveling 6.1); Fase 2: Het toepassen en periodiek gebruik instrument niet opgenomen in PvA. Samenhang: Dit deelproject wordt gecombineerd uitgevoerd met deelproject 4.2. Het toetsinstrument levert belangrijke input voor deelproject 6.1, informatievoorziening aan de VV. Planning: Versie Concept pagina 9 van 16

10 Gunning externe opdracht augustus 2013; Afgerond eind december 2013; Implementatie van het toetsinstrumentarium begin Middelen: zie onder 4.2. Aanbeveling 4.2: De commissie beveelt aan om een businesscase, waarin regio Noord op exploitatieniveau wordt vergeleken met regio Zuid (de zuiveringen in eigen beheer), op te laten stellen. Dit om verdere mogelijkheden voor bedrijfsmatige optimalisatie in beeld te brengen tussen de regio s Zuid- en Noord. De commissie raadt de VV aan een businesscase in 2013 uit te laten werken. Deze aanbeveling hangt samen met aanbeveling 2. Deelproject 4.2: Businesscase Ontwikkelen en uitvoeren van een business case voor vergelijking regio noord en zuid en voor de vergelijking met grote waterzuivering bij AGV. Samenhang: Dit deelproject wordt gecombineerd uitgevoerd met deelproject 4.1 Planning: Gunning externe opdracht augustus Afgerond eind december Middelen deelprojecten 4.1 en 4.2 gecombineerd: Trekker: Teamleider ZTO/PCA Medewerkers: Coördinator interne audit (Concerncontrol), Bedrijfskundige DBFO, Strategisch beleidsadviseur S&I. Medewerking: Delfluent Services Budget: ,- voor inhuur advies Capaciteit: 400 uur (dit is inclusief implementatie van het toetsinstrumentarium in het eerste kwartaal van 2014) Voor de bovenstaande twee deelprojecten loopt inmiddels een offertetraject voor de uitwerking van de opdrachten. Hieronder is aan marktpartijen aangegeven waaraan de eindproducten moeten voldoen. Onderstaande drie paragrafen komen uit de offerteaanvraag voor ondersteuning bij de uitwerking van een toetsinstrumentarium voor het DBFO-contract en de vergelijkende businesscase. Toetsinstrument (aanbeveling 4.1) Het toetsinstrument dat ontwikkeld moet worden, zal de financiële en bedrijfseconomische werkelijk gerealiseerde prestaties vergelijken t.o.v. het oorspronkelijke financiële model (Financial Close). In dit laatstgenoemde model staan de oorspronkelijke uitgangspunten. Op deze wijze kan HHD objectief een vergelijking maken tussen de werkelijke en geprognosticeerde prestaties, en waar noodzakelijk geacht mogelijke afwijkingen op eenduidige wijze toelichten en verklaren. Het te ontwikkelen instrument wordt na oplevering eigendom van HHD. Tevens dient het instrument opgezet te worden in zodanige elektronische vorm (bij voorkeur Excel), dat deze geen specifieke onderhouds- en gebruikersverplichtingen met zich meebrengt naar de opdrachtnemer. Vergelijkende businesscase (aanbeveling 4.2) De vergelijkende businesscase richt zich op twee aspecten. Ten eerste moet er een bedrijfsvergelijking ontwikkeld en opgezet worden waarbij de financiële en bedrijfseconomische prestaties van de Noordregio (DBFO) vergeleken worden met die van de Zuid-regio (in eigen beheer). Bij het opzetten van de vergelijking dient de opdrachtnemer rekening te houden met de verschillende (financiële) uitgangspunten tussen beide regio s. Na de gunning van de opdracht wordt de opdrachtnemer in de gelegenheid gesteld op basis van aangeleverde informatie en interview, kennis te nemen van de specifiek benodigde informatie. De vergelijking dient om verdere mogelijkheden voor bedrijfsmatige optimalisatie in beeld te brengen tussen de regio s Zuid- en Noord. Versie Concept pagina 10 van 16

11 Daarnaast en op verzoek van de Verenigde Vergadering dient als tweede deel van de vergelijkende businesscase opgesteld te worden tussen de Noord-regio (HHD DBFO) en de rioolwaterzuiveringsinstallatie Amsterdam West (in eigendom van waterschap AGV(Amstel Gooi en Vecht)). Dit is qua capaciteit een vergelijkbare installatie. Het is bij deze vergelijking met name van belang eventuele verschillen toe te lichten en mogelijk te verklaren. Proces Naast de inhoudelijke uitwerking van de twee aanbevelingen is het proces een belangrijk aandachtspunt. Ambtelijk en bestuurlijk draagvlak voor het toetsinstrumentarium en de vergelijkende businesscase is onontbeerlijk om in de toekomst ook met dat instrumentarium aan de slag te gaan. In het proces van het opstellen van het toetsinstrumentarium en de vergelijkende businesscase willen wij een tussenmoment inbouwen om de ambtelijke top van Delfland en het dagelijks bestuur mee te nemen in de voortgang van het project. Vooralsnog voorzien wij dat er een presentatie gehouden zal worden begin oktober als tussenmoment. De opdrachtnemer zal hierin een rol vervullen. Gaandeweg de opdracht zal dit met de opdrachtgever besproken en voorbereid worden. Wij verzoeken u in uw offerte rekening te houden met het belang van het proces in de eigen organisatie van Delfland op ambtelijk en bestuurlijk niveau. Graag zien wij dit ook terug in uw offerte. 5. Administratieve verwerking Conclusie eindrapportage Met dit onderzoek is de administratieve verwerking van het DBFO-contract naar de standaarden van nu, kritisch beoordeeld. Op aanbeveling van de onderzoekscommissie heeft de Verenigde Vergadering besloten de afschrijvingsmethodiek aan te passen. Hierdoor is ruimte ontstaan om het tarief voor de waterzuiveringsheffing voor de belastingbetalers minder te laten stijgen dan eerder gecalculeerd. Aanbeveling 5.1 Aanbevolen wordt om de beoordeling van de administratieve verwerking van de persleidingen en rioolgemalen en de mogelijkheden tot herkapitalisatie van uitstaande leningen mee te nemen in het onderzoek dat onder leiding van de portefeuillehouder van Financiën wordt uitgevoerd. Daarnaast wordt aangeraden te onderzoeken of er mogelijk positieve effecten aanwezig zijn in een gewijzigde administratieve verwerking voor de regio Zuid. Deelproject 5.1: Administratieve verwerking regio Zuid Adviesrapport op basis van onderzoek naar mogelijkheden optimalisatie afschrijvingsmethodiek voor de secundaire activa van regio Noord en Zuid, en de mogelijkheden tot herkapitalisatie van de PPS-overeenkomst. Resultaat van het onderzoek naar de secundaire activa is input voor de begroting 2014 e.v.. Resultaat van het onderzoek naar mogelijkheden herkapitalisatie medio Planning secundaire activa: Start in september 2013 Gereed eind oktober 2013 i.v.m. begroting 2014 Planning herkapitalisatie: Start in september 2013 Gereed medio Middelen: Trekker: Medewerkers: Medewerking: Budget: A. Wiegman (bestuurlijk), T.R.J. Janssen (ambtelijk) E.R. Leidekker (ambtelijk) + externe ondersteuning Ranner, Kuijvenhoven en P. v.d. Berg p.m. Aanbeveling 5.2 Het opheffen van de dotatie aan de garantievoorziening lijkt kansrijk. De onderzoekscommissie beveelt de VV aan in samenwerking met Delfluent deze mogelijkheid in verschillende scenario s te laten uitwerken, verdeeld over looptijd en hoogte van de dotatie. Versie Concept pagina 11 van 16

12 Deelproject 5.2: Dotatie Adviesrapport met daarin opgenomen mogelijkheden tot uitvoering aanbeveling: Contractuele analyse: (betekenis, risicoverdeling en omvang dotatie); Financieel; Technisch (wat betekent voor zuivering); Consequenties handback; Risicoanalyse (kans en effecten) verschillende scenario s voor wijziging in dotatie tot en met opheffing dotatie. Planning: Start in november 2013; Gereed in maart 2014 hierdoor koppeling te maken met de Kadernota Middelen: Trekker: Medewerkers: Medewerking: Budget: Capaciteit: Senior juridisch adviseur DBFO Coördinator interne audit (Concerncontrol), Contractmanager DBFO, Bedrijfskundige DBFO, Projectcontroller (v/h Bedrijfskundige DBFO) Delfluent en Delfluent Services ,- voor inhuur advies 250 uur 6. Informatie aan bestuur Conclusie eindrapportage Tot nu werd de VV over het DBFO-contract geïnformeerd via de P&C-documenten, waarbij de informatie voornamelijk financieel georiënteerd was. Deze wijze van informeren is gezien de aard en complexiteit van de overeenkomst te beperkt. Aanbeveling 6.1 Aanbevolen wordt om de VV in het vervolg jaarlijks over de volle breedte van de overeenkomst te informeren, waarin zowel terug- als vooruit gekeken wordt. Onderwerpen die volgens de commissie in de rapportage aan de orde komen, zijn de samenwerking met de contractpartner in het algemeen en in het bijzonder op de onderstaande aspecten: innovatieve ontwikkelingen; de resultaten van het afgelopen jaar en de doelen in het komend jaar van het contractmanagement in brede zin; de resultaten van het afgelopen jaar en de doelen in het komend jaar van het assetmanagement; de realisatie van en de verwachte benutting van zuiveringscapaciteit in regio Noord en Zuid; de verwachte ontwikkeling van de zuiveringsheffing; de resultaten van het objectieve toetsingsinstrument (verwezen wordt naar aanbeveling 4.1). Als momentum kan aansluiting gezocht worden bij het behandelen van de Kadernota en het WBP, indien aan de orde. Deelproject 6.1: Periodieke informatie VV Delfland werkt al jaren toe naar reguliere rapportages die gekoppeld zijn aan de P&C-cyclus. Een periodieke informatievoorziening aan de VV over het DBFO-contract zal dan ook geïntegreerd zijn in de P&C-cyclus. Onder de noemer van een Jaarrapport Afvalwater Haagse Regio zal periodiek en transparant gerapporteerd worden over de voortgang van het contract. Er zal niet zozeer een aparte rapportage worden gemaakt maar in de reguliere rapportages (kadernota, begroting, jaarrekening) zal apart en daardoor duidelijk en herkenbaar de informatie zijn opgenomen over het contract met daarin tenminste de informatie die voortkomt uit het toetsinstrumentarium voor het DBFO-contract en de onderwerpen zoals aangedragen in het eindrapport van de onderzoekscommissie. Versie Concept pagina 12 van 16

13 Samenhang: Deelproject 3: jaarrapport is input voor evaluatie strategisch en tactisch assetmanagement Deelproject 4.1: informatie uit het toetsinstrumentarium voor het DBFO-contract wordt geïmplementeerd in de periodieke informatievoorziening aan de VV Deelproject 7: is input voor dit jaarrapport. Planning: start december 2013, na afronding van deelproject 4.1; gereed mei 2014, koppeling jaarrekening en kadernota Middelen: Trekker: Contractmanager DBFO Medewerkers: Senior adviseur managementsystemen DBFO, Bedrijfskundige DBFO, Strategisch beleidsadviseur (S&I), Coördinator interne audit (Concerncontrol) / of sectorcontroller ZTO en bestuursadviseur (Team Bestuur). Medewerking: - Budget: geen out-of-pocket kosten begroot Capaciteit: 100 uur Aanbeveling 6.2 Om nieuwe bestuurders snel in te kunnen werken op het DBFO-dossier is het zinvol om aan hen een beknopte samenvatting over het contract te verstrekken. Deelproject 6.2: Samenvatting DBFO contract Nederlandse samenvatting van het DBFO contract inclusief de hoofdkenmerken, structuur en organisatie van de PPS. Planning: start juli 2013; gereed oktober Er wordt naar gestreefd om tijdens de informatieve van VV 29 oktober 2013 de samenvatting gereed en beschikbaar te hebben. Middelen: Trekker: Contractmanager DBFO Medewerkers: Senior juridisch adviseur DBFO, communicatieadviseur Medewerking: - Budget: geen out-of-pocket kosten begroot Capaciteit: 40 uur 7. Vergelijking Engelse PFI en ons DBFO-contract Conclusie eindrapportage De grootste risico s die zich in Groot Brittannië ten aanzien van het PFI (Private Finance Initiative)-model voordoen, zijn niet van toepassing op het Delflandse DBFO-contract. Ondanks dat beide vormen niet volledig vergelijkbaar zijn, kunnen leerpunten van de onderzoeken voor Delfland relevant zijn en het inzicht in de werking van het DBFO-contract vergroten. Aanbeveling 7 Omdat de leerpunten van de Engelse onderzoeken voor Delfland relevant zijn en het inzicht in de werking van het DBFO-contract kunnen vergroten, wordt aan de VV aanbevolen de Engelse onderzoeken te blijven volgen. Deelproject 7: Engels onderzoek Rapportage waarin, op basis van een deskstudie kennis, ervaringen en evaluaties van omringende buurlanden zijn samengevoegd met daarbij aanbevelingen voor eigen DBFOcontract. Inrichten van een monitoring PPS gerelateerde onderzoeksresultaten met een focus Versie Concept pagina 13 van 16

14 op Engelse onderzoeken en onderzoeken uit Nederlandse kennisnetwerken. De scope van het onderzoek zal wel breder worden getrokken. Bekeken wordt of er in andere Europese landen (zoals Duitsland, Frankrijk) nuttige informatie beschikbaar is. Daarbij zal eveneens de informatie betrokken worden van de recente studies van de Algemene Regenkamer naar meerdere PPS-projecten van het Rijk. Samenhang: Deelproject 6.1: evaluatie van monitoringresultaten is input voor de periodieke rapportage aan de VV. Planning: Start januari 2014 Gereed mei 2014 Middelen: Trekker: Senior adviseur managementsystemen DBFO Medewerkers: Contractmanager DBFO, Senior juridisch adviseur DBFO, Bedrijfskundige DBFO, Strategisch beleidsadviseur (S&I). Medewerking: - Budget: voor inhuur bureaustudie naar buitenlandse rapportages en evaluaties van PPS-contracten Capaciteit: 100 uur 5. Projectorganisatie, projectstrategie en projectbeheersing De uitvoering van het project AHR-T&T wordt in de reguliere lijn uitgevoerd en daar waar mogelijk gecombineerd met reguliere werkzaamheden. Het primaat van de uitvoering van de deelprojecten is gelegen bij de het team ZTO/PCA met ondersteuning van andere organisatieonderdelen. Een groot deel van de expertise m.b.t. het DBFO contract zal geleverd worden door de medewerkers uit het contractmanagementteam in samenwerking met Delfluent, Juridische zaken, Concerncontrol, Strategie & Innovatie en aangevuld met inhuur van externe expertise en capaciteit. De portefeuillehouder gezuiverd afvalwater is bestuurlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het project AHR-T&T. Hij zorgt voor tijdige en voldoende terugkoppeling over de voortgang aan het College van D&H, de Commissie Waterkwaliteit en de VV. De ambtelijke opdrachtgever voor dit project is gelegen bij de Secretaris-Directeur. De ambtelijke opdrachtnemer is gelegen bij het DMT-lid Jaap Bos, eveneens sectorhoofd ZTO. Conform de afspraken van Concernsturing kunnen strategische, complexe en/of concernoverstijgende projecten direct uitgevoerd worden door leden van het DMT. Het project AHR-T&T voldoet aan die criteria waardoor aansturing door DMT-lid gewenst is. Voortgangsbewaking en rapportage De ambtelijke opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het bewaken van het projectverloop, de kwaliteit en het uiteindelijk borgen van de projectresultaten. De ambtelijk opdrachtnemer rapporteert ieder kwartaal over voortgang, realisatie en financiën project aan de ambtelijke opdrachtgever (SD). Deze rapportage over de voortgang van het project wordt eveneens gebruikt in de voortgangsgesprekken met de porefteuillehouder gezuiverd afvalwater. Bestuurlijke rapportage over de voortgang van het project AHR-T&T verloopt via de reguliere processen in het kader van de P&C-cyclus.Op gezette tijdens worden de deelprojecten afgerond en rapprotages o.i.d. opgeleverd. Bestuurlijke besluitvorming hierover vindt op reguliere manier plaats conform reguliere werkprocessen. Inkoop/inhuur Om het project binnen tijd en budget te realiseren wordt voor de algemene ondersteuning van de ambtelijke opdrachtnemer een externe projectleider ingehuurd. Deze projectleider zal, onder aansturing van de opdrachtnemer en samen met betrokken ambtenaren werken aan de Versie Concept pagina 14 van 16

15 totstandkoming van alle deelprojecten. De externe projectleider rapporteert alleen aan de ambtelijke opdrachtnemer. De inhuur van de externe projectleider geschiedt conform de inkoopprocedure voor inhuur van personeel. Voortst worden voor enkele deelprojecten onderdelen op de markt gezet voor specifieke kennis en capaciteit. Het betreft hier de volgende deelprojecten: Inhuur advies deelprojecten 4.1 en 4.2 conform de inkoopprocedures, meervoudige uitvraag; Ad hoc advies deelproject 3: afhankelijk van omvang enkelvoudige of meervoudige uitvraag; Ad hoc advies deelproject 5.2: Stibbe (=specialist DBFO contract AHR); Ad hoc advies deelproject 7 afhankelijk van omvang enkelvoudige of meervoudige uitvraag Samenhang en kwaliteit Om de samenhang tussen de deelprojecten te borgen en ten behoeve van de kwaliteit van de deelprojectresultaten zijn samenwerking en afstemming belangrijke waarden bij de uitvoering van dit project. Trekkers : stemmen, daar waar samenhang is gedefinieerd, onderling af. Opdrachtnemer, projectleider, trekkers (en medewerkers) stemmen 2-wekelijks af over voortgang, knelpunten, projectrisico s, inzet en besteding middelen én intervisie over beoogd projectresultaat, projectaanpak en tussentijdse projectresultaten. Ervaren medewerkers van de eenheid S&I en team Communicatie worden gevraagd om projectresultaten op strategische koers, bestuurlijke sensitiviteit en leesbaarheid te toetsen alvorens deze de bestuurljke route ingaan. Communicatie met bestuur en externen Afstemming met bestuur: trekker i.o.m. de opdrachtnemer en projectleider Het verstrekken van tussentijdse informatie aan de VV, via een informatieve VV, wordt door de opdrachtnemer afgestemd met de portefeuillehouder gezuiverd afvalwater. Bestuurlijke en strategische adviezen worden via het portefeuillehouderoverleg in overleg met de portefeuillehouder op de bestuurlijke agenda geplaatst. Het format voor bestuurlijke stukken borgt tevens de kwaliteit van besluitvorming en de kwaliteit van de externe communicatie. Afstemming met Delfluent en Delfluent Services: trekker i.o.m. opdrachtnemer, projectleider en Contractmanager DBFO. Project archief Er wordt een projectarchief bijgehouden op de netwerkschijf welke enkel toegankelijk is voor betrokkenen bij dit project. Trekkers van deelprojecten dragen er zorg voor dat alle informatie op adequate manier wordt opgeslagen. Er is een projectarchief ingericht op de netwerkschijf K:\PPS Cie vervolg. De projectleider bewaakt en stuurt op deze archiefafspraak. Van de overleggen tussen opdrachtnemer, projectleider, trekkers en medewerkers worden afsprakenlijsten en voortgang bijgehouden. Daar waar nodig en/of relevant worden aparte verslagen en of notitie gemaakt. Deze worden gearchiveerd in de map 0. Projectdocumenten op bovengenoemde netwerkschijf. Tijdbesteding en uitgaven op dit project moeten worden in het jaar 2013 geboekt op het projectnummer 55730/431056/ en in het jaar 2014 op het projectnummer 55730/431056/ in Versie Concept pagina 15 van 16

16 6. Risico inventarisatie Hieronder volgt een overzicht van de projectrisico s en beheersmaatregelen. Risico 1. Aanbevelingen worden niet in samenhang uitgevoerd. 2. Begrippen gaan een eigen leven leiden. (het DBFO contract is Engelstalig en begrippen hebben soms een meervoudige betekenis) 3. Bestuurlijke besluitvorming sluit niet aan bij afspraken uit het DBFO contract. Dit kan worden veroorzaakt door complexiteit en onbekendheid met de contractstructuur in relatie tot bestuurlijke besluitvorming. Beheersmaatregel 1a. Definitie samenhang tussen deelprojecten in hoofdstuk 5 van het plan van aanpak. 1b. Afstemming projectaanpak, planning en projectresultaat tussen trekkers van samenhangende deelprojecten. 2a. Toevoegen begrippenlijst aan de samenvatting van het DBFO contract 2b. Projectresultaten helder definiëren en aan laten sluiten op begrippenlijst DBFO contract. 2c. Afstemming en intervisie binnen projectoverlegstructuur. 3a. Contractstructuur in relatie tot bestuurlijke besluitvorming toevoegen aan samenvatting DBFO contract. 3b. Toets projectresultaten op bestuurlijke sensitiviteit en communicatiestijl. 7. Lijst met afkorting / begrippen AHR DBFO-contract Sector ZTO Afvalwater Haagse Regio Design Build Finance & Operations contract Sector Zuivering en Technisch Onderhoud van Delfland Versie Concept pagina 16 van 16