Onderzoek verzelfstandiging Koningsdag Rapport Gemeente Eindhoven

Transcriptie

1 Onderzoek verzelfstandiging Koningsdag Rapport Gemeente Eindhoven BMC februari 2015 drs. J.B.J. Bouwmeister E. de Klerk MSc MRE Projectnummer: Correspondentienummer: AD

2 INHOUD HOOFDSTUK 1 INLEIDING Aanleiding Onderzoeksvraag Leeswijzer 4 HOOFDSTUK 2 ONDERZOEKSOPZET Inleiding Fase 1: Verkenning en uitwerking opties Fase 2: Draagvlag opties (interviews) Fase 3: Analyse van de opties Fase 4: Advies (rapportage) 6 HOOFDSTUK 3 HUIDIGE SITUATIE EN BELEID Inleiding Huidige situatie De organisatie van Koningsdag door de jaren heen Kosten/baten Koningsdag De beleidskaders Uitkomsten vooronderzoek door de gemeente De opvattingen van bewoners van de stad 13 HOOFDSTUK 4 UITKOMSTEN ONDERZOEK Inleiding Interne uitkomsten: overleg met sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur Interviews met andere gemeenten/organisaties Uitkomsten interviews lokale stakeholders 21 HOOFDSTUK 5 ANALYSE EN CONCLUSIES Inleiding Conclusies 30 HOOFDSTUK 6 AANBEVELINGEN Inleiding Implicaties, voor- en nadelen van de conclusies Aanbevelingen Overzicht stappenplan richting Koningsdag /60

3 BIJLAGE 1: SPELREGELS KONINGSDAG 2015 BIJLAGE 2: VLEKKENPLAN KONINGSDAG 2015 BIJLAGE 3: OVERZICHT GEÏNTERVIEWDEN BIJLAGE 4: INZICHT IN OVEREENKOMSTEN NIJMEGEN /60

4 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding Koningsdag voorheen Koninginnedag kent een rijke historie in Eindhoven. Met name in de afgelopen tien jaar heeft er een verschuiving plaatsgevonden van wijkactiviteiten en markten naar diverse grootschalige activiteiten en evenementen in het centrum van de stad. Naast de wijkactiviteiten en markten worden er grote feesten gehouden, waar commerciële interesse voor is. De gemeente voert momenteel de regie en algemene coördinatie om de evenementen op elkaar af te stemmen en omwille van veiligheid en beheer de dag in goede banen te leiden. De gemeente signaleert enkele nadelen die hiermee zouden samenhangen: Hoge kosten voor de gemeente om Koningsdag optimaal te faciliteren en de veiligheid te waarborgen. In het evenementenbeleid Gastvrij en Veilig is aangegeven dat de gemeente meer verantwoordelijkheden en taken wil neerleggen bij de evenementenorganisatoren en ook meer kosten wil doorbelasten aan de organisatoren. Dit heeft geresulteerd in een eerste bijdrage van de evenementenorganisatoren in Reden hiervoor is dat de gemeente zich wil beperken tot haar kerntaken vergunningen, handhaving en toezicht. De gemeente heeft bij de organisatie van Koningsdag verschillende petten op. Door het coördineren van het evenement begeeft de gemeente zich op een terrein dat buiten haar kerntaken ligt. 1.2 Onderzoeksvraag Het college van burgemeester en wethouders heeft verzocht om te beoordelen of de regierol van Koningsdag 2016 buiten de gemeentelijke organisatie belegd kan worden. De volgende argumenten spelen hierbij een rol: De (project)organisatie is niet meer geborgd binnen de gemeentelijke organisatie. Organisatoren dienen meer verantwoordelijkheid (ook financieel) te nemen voor de collectieve voorzieningen in de stad. De gemeente wil zich beperken tot de openbare orde en veiligheid (vergunningverlening, toezicht en handhaving). De gemeente kan één organisatie aanspreken voor vergunningverlening en handhaving. Betere inhoudelijke afstemming van de diverse programma s. Op grond van een eerste verkenning (zie hoofdstuk 3) zijn er drie oplossingsrichtingen (hierna te noemen: opties) om de regie en organisatie van Koningsdag te borgen, te weten: 1. Commercieel model: overdragen aan een commerciële organisatie; 2. Samenwerkingsmodel: overdragen aan een maatschappelijke organisatie, zoals bijvoorbeeld Stichting Horeca Eindhoven, Eindhoven365; 3. Intern verzelfstandigen: zelf de regie blijven voeren en dit te borgen binnen de gemeentelijke organisatie. Hierbij zou de gemeente meer inkomsten kunnen genereren door bijvoorbeeld het verpachten van de (commerciële) pleinen. 3/60

5 Bovenstaande opties worden in dit onderzoek nader verkend. Hiervoor zijn onder meer meerdere lokale partijen benaderd om te toetsen of er vanuit de markt of vanuit maatschappelijke organisaties interesse is, onder welke voorwaarden deze partijen bereid zijn om taken van de gemeente over te nemen en welke voor- en nadelen hieraan verbonden zijn. Dit, teneinde: een advies te formuleren over welke optie het meest wordt gedragen; te kunnen aangeven op welke wijze Koningsdag per 2016 vormgegeven zou kunnen worden ter implementatie van de geadviseerde optie. 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 van dit rapport is aangegeven hoe het onderzoek is uitgevoerd. Het onderzoek is aan de hand van een viertal fasen tot stand gekomen. Deze fasen worden kort beschreven. Hoofdstuk 3 schetst de huidige situatie en beleidsuitgangspunten die betrekking hebben op de afgelopen edities van Koninginnedag en Koningsdag. In hoofdstuk 4 worden de uitkomsten van het onderzoek weergegeven. De uitkomsten van de benchmark (vergelijking met andere steden) en de uitkomsten van de interviews met stakeholders zijn in dit hoofdstuk samengevat. De uitkomsten van hoofdstuk 4 worden in hoofdstuk 6 gerelateerd aan de aangegeven opties door de gemeente (Koningsdag in eigen beheer, een samenwerkingsmodel of commercieel model). De voorkeursoptie wordt in dit hoofdstuk inzichtelijk gemaakt. In hoofdstuk 6 zijn de belangrijkste aanbevelingen van het onderzoek uiteengezet. Hoofdstuk 6 bevat daarbij ook het stappenplan om te komen tot invoering van het voorkeursscenario. Tot slot bevatten de bijlagen relevante documenten en/of aanvullingen op het rapport. 4/60

6 Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet 2.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de diverse fasen, de inhoudelijke aanpak en kaders van het onderzoek. Het onderzoek opgedeeld in een viertal fasen, die hieronder schematisch zijn weer gegeven. Schema 1 Fasering van het onderzoek Fase 1: Fase 2: Fase3 : klk Verkenning en Draagvlak Analyse van de uitwerking opties opties opties (interviews) Stap 1: benoem doel/samenvatting van de resultaten van deze stap Fase 4: Advies (rapportage) De vier fasen van het onderzoek zijn in de volgende paragrafen kort beschreven. 2.2 Fase 1: Verkenning en uitwerking opties Het traject is gestart met een nadere verkenning en uitwerking van de opties. Er is door de gemeente Eindhoven al een eerste verkenning uitgevoerd en het is, voortbordurend op die verkenning, van belang om alle afwegingen scherp te krijgen. Er zijn een tweetal interne overleggen/interviews afgenomen om alle overwegingen in beeld te krijgen en gevoel te krijgen bij de evenementen en activiteiten die jaarlijks plaatsvinden tijdens Koninginnedag/ Koningsdag in Eindhoven. Er heeft overleg plaatsgevonden met de betrokken met de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur. Naast deze interviews zijn ook de meest relevante documenten bestudeerd. Naast de verkenning van de Eindhovense situatie is in deze fase ook naar de achtergronden van modellen elders gekeken (benchmark). De volgende gemeenten/organisaties zijn bevraagd naar de achtergronden en ervaringen met diverse organisatiemodellen van evenementen: Stichting Vierdaagsefeesten, Nijmegen (Organisatie Vierdaagsefeesten); Gemeente Utrecht (Organisatie Vrijmarkt/Koningsdag); Rotterdam Festivals (Organisatie en advisering diverse evenementen in Rotterdam); LOC7000 (Commerciële organisator van evenementen). Een lijst van geïnterviewden is opgenomen in bijlage 4. Door middel van een documentenstudie en de interviews met bovenstaande organisaties is een beeld gevormd van de voor- en nadelen en organisatie van de evenementen elders. Alle input en overwegingen zijn verwerkt in een nadere uitwerking van de drie opties. 2.3 Fase 2: Draagvlag opties (interviews) In deze fase zijn interviews afgenomen met (lokale) organisaties/vertegenwoordigers, die in aanmerking zouden kunnen komen voor verzelfstandiging (commercieel of samenwerking) van Koningsdag. Vier partijen zijn bevraagd: Eindhoven365, Evenementen Platform Eindhoven, Stichting Horeca Eindhoven, Top Events en de Stichting Ondernemersfonds Eindhoven Centrum (SOEC). Deze laatste partij is bevraagd puur om een totaalbeeld te verkrijgen en is niet meegenomen als zijnde directe stakeholder. 5/60

7 Bij de gesprekken zijn onderstaande aandachtsgebieden ten behoeve van de verschillende opties als interviewleidraad gehanteerd. Schema 2 Interviewleidraad (lokale) organisaties Activiteiten In hoeverre is er bij de partijen zicht op de diverse activiteiten/evenementen en hoe kan de samenhang geborgd worden? Met welke partijen moet afstemming gezocht worden en welke mate van verantwoordelijkheid wil men dragen? Randvoorwaarden Welke randvoorwaarden zijn van belang en waar ligt de verantwoordelijkheid? Wat wordt verwacht van de gemeente met betrekking tot veiligheid, toezicht, vergunningen en wet- en regelgeving? Organisatie Hoe ziet men de organisatie van Koningsdag en wat kan/wil iedere partij bijdragen? Wie heeft de eindverantwoordelijkheid en hoe verloopt de afstemming en/of samenwerking? Exploitatie Hoe zien de partijen de exploitatie van Koningsdag? Welk verdienmodel is interessant en welke bijdrage hebben andere partijen hierin (waaronder de gemeente)? Is er op voorhand een specifieke keuze te maken voor commerciële exploitatie of not-for-profit? De gesprekken zijn aan de hand van deze leidraad vastgelegd. Mede gelet op eventuele individuele belangen is gekozen voor één interview per organisatie. De eerste verkenning die door de gemeente is uitgevoerd, heeft al enkele reacties op het commerciële model en het samenwerkingsmodel opgeleverd. Deze uitkomsten zijn in de interviews getoetst. 2.4 Fase 3: Analyse van de opties De uitwerkingen van fase 1 en de uitkomsten van de interviews in fase 2 zijn in deze fase gecombineerd en vervolgens is het draagvlak voor de verschillende opties geanalyseerd. Op basis van inhoud en draagvlak is dit verwerkt in een overzicht van de voor- en nadelen, geordend naar: Activiteiten Randvoorwaarden Organisatie Exploitatie Er is op deze wijze een match gemaakt tussen ervaringen uit de benchmark (good practices) en de lokale situatie (maatwerksituatie Eindhoven). In de weging van de opties is ook de koppeling meegenomen met het evenementenbeleid van de gemeente, de marketingmogelijkheden (in relatie tot de gemeentebrede marketingstrategie) en overige relevante beleidsuitgangspunten. 2.5 Fase 4: Advies (rapportage) De beschrijving van de opties en de besprekingen hiervan hebben geleid tot een voorkeursoptie, die is voorzien van een aantal aanbevelingen. Daarbij is ook aangegeven welke stappen er gezet moeten worden om het voorkeursmodel in te voeren, zodat Koningsdag in 2016 conform voorkeursmodel georganiseerd kan worden. De kansen en bedreigingen (intern en extern) die daarbij aan de orde kunnen zijn, zijn ook aangegeven. In deze fase zijn de conclusies en aanbevelingen voorgelegd aan de betrokken medewerkers van de gemeente, ten behoeve van een juridische en vergunning technische toets. 6/60

8 Hoofdstuk 3 Huidige situatie en beleid 3.1 Inleiding Koninginnedag/Koningsdag is de afgelopen jaren flink gegroeid in Eindhoven. Vandaag de dag is Koningsdag in Eindhoven een van de grootste van het land. De traditionele oranjeactiviteiten in het centrum zijn deels naar de wijken verplaatst. In het centrum is de focus komen te liggen op grootschalige muziekevenementen. In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie omtrent Koningsdag geschetst. Hierbij wordt ingezoomd op het evenement, de organisatie ervan, de kosten en baten en de beleidskaders. Daarnaast worden de belangrijkste uitkomsten van het vooronderzoek naar de toekomst van Koningsdag weergegeven. 3.2 Huidige situatie Koninginnedag/Koningsdag Eindhoven is op te delen in een aantal specifieke activiteiten: Activiteiten in de wijken: kleinschalige activiteiten, georganiseerd door bewoners en (deels) ondersteund door het Oranje Comité. Activiteiten van het Oranje Comité: Het Oranje Comité organiseert een vrijmarkt in het Stadswandelpark en ondersteunt een aantal kleinschalige activiteiten en aubades. Hiervoor ontvangt het Oranje Comité jaarlijks een subsidie van de gemeente. Voor 2015 bedraagt deze subsidie 8.100,. De Vrijmarkt: De Vrijmarkt vindt plaats op de PSV-laan. De Vrijmarkt heeft een eigen organisatie, programmering en is vooral gericht op families en kinderen. Vanuit de markt is er weinig of geen belangstelling om een vrijmarkt te organiseren. Doordat de kosten voor de organisator de laatste jaren zijn toegenomen, is het niet rendabel meer om een Vrijmarkt te organiseren. Door de strengere normen in de vergunning, het stijgen van de kosten voor de organisator en de economische situatie bestaat het gevaar dat het aanbod de komende jaren eenzijdiger wordt en de kwaliteit van de programmering terugloopt. Dit geldt tevens voor de minder commerciële activiteiten. Evenementen in de binnenstad en Strijp S: Deze evenementen vormen tegenwoordig de kern van Koningsdag in Eindhoven. De evenementen zijn door de jaren heen in aantal en omvang gegroeid: verschillende locaties (pleinen) in de binnenstad. Koningsdag in Eindhoven is omschreven als eigenzinnig. Dit is ingegeven daar het feit dat de verschillende evenementen en activiteiten op Koningsdag een eigen karakter hebben en een grote diversiteit kennen. Koningsdag kent de volgende specifieke stromingen: Pop/Dance (Pleinen centrum), Urban Culture/Rock (Strijp S), Gayscene (Stratumsedijk), Vrijmarkt/Braderie (Stadswandelpark, Kruisstraat Woenselsemarkt, PSV-Laan) en familieactiviteiten (diverse wijken). De bezoekersaantallen van Koningsdag zijn moeilijk in te schatten. De schatting lopen dan ook uiteen, maar gesteld kan worden dat er bezoekers naar de verschillende evenementen komen. Koningsdag kent een bovenregionaal karakter; het grootste deel van de bezoekers komt uit Brabant en Limburg. Wat betreft de veiligheid heeft de gemeente, met de ervaringen opgedaan met het EK in 2000, een methodiek van risicoanalyse en risicomatrix ingebed in het vergunningverleningstraject. 7/60

9 Veiligheid is door de jaren heen een steeds belangrijker criterium geworden, waardoor ook de kosten zijn gestegen. Het aantal incidenten is niet eenduidig aan te geven, maar lijkt laag te zijn. De ongewenste randverschijnselen (overmatig alcoholgebruik, drugsgebruik, bevuiling openbare ruimte, meenemen van eigen drank) is echter door de groei van het evenement wel toegenomen. 3.3 De organisatie van Koningsdag door de jaren heen De gemeente heeft de regie en coördinatie van Koningsdag zelf in handen. Hiervoor zet de gemeente een projectorganisatie in. Deze projectorganisatie draagt zorg voor onderlinge afstemming en regie wat betreft de algemene maatregelen met betrekking tot de openbare orde en veiligheid (onder andere crowdmanagement, verkeersmaatregelen, veiligheid coördinatie en reiniging) rondom de ongeveer twintig vergunningaanvragen voor de evenementen. Een deel van deze taken wordt uitbesteed aan een evenementenbureau (uitvoering veiligheids- en beheersplan). Naast deze regie en afstemming op de algemene maatregelen en voorzieningen verzorgt de gemeente ook de communicatie rondom de evenementen naar directbetrokkenen (bewoners en bedrijven). Schema 3 Organogram projectorganisatie Koningsdag Stuurgroep Burgemeester Wethouder Sectorhoofden Veiligheid, Economie, Toezicht Projectcoordinator NS Manager Politie, GHOR, Brandweer Projectgroep Projectcoordinator Sector ORVM Sector Toezicht & Handhaving Sector Communicatie Sector Vergunningen Sector Veiligheid Politie, GHOR, Brandweer NS Werkgroep Programmering Werkgroep Communicatie Werkgroep Veiligheid & Handhaving Bron: Rapport Analyse van Koninginnedag in Eindhoven (2013) 8/60

10 Er vindt ieder jaar een evaluatie van Koningsdag plaats door de projectorganisatie, Stichting Horeca Eindhoven (SHE), politie, Evenementen Platform Eindhoven (EPE) en GHOR. De organisatie van de activiteiten en evenementen wordt opgepakt door ondernemers en overige initiatiefnemers. Hiervoor worden vergunningen aangevraagd. De programmering van Koningsdag wordt nauwelijks gestuurd vanuit de gemeente. Binnen de gemeente zijn er vanuit de sector Economie en Cultuur, cluster evenementen sinds 2008/2009 veel stappen gezet in de verbetering van Koninginnedag. Vooral op het gebied van crowdmanagement, integrale samenwerking,aanpak organisatiestructuur, communicatie met de ketenpartners gemeente, brandweer, politie en GHOR zijn flinke verbeterslagen gemaakt. Dit heeft ertoe geleid dat er een goede crowdmanagement organisatie staat waarbinnen het aspect veiligheid elk jaar een belangrijk onderdeel vormt en waarover in de samenwerking goede afspraken gemaakt kunnen worden. De gebeurtenissen op Koningsdag in Apeldoorn hebben er toe geleid om nog scherper in te zoomen op het vakgebied crowdmanagement. Er is een analyse opgemaakt in 2009 met een aantal kwaliteitsverbeteringen tot gevolg. Deze kwaliteitsverbeteringen betroffen o.a.: Instellen van een bestuurlijke stuurgroep; Betrokkenheid Communicatie, Openbare Orde en Veiligheid en Coördinatoren Rampenbestrijding en Crisisbeheersing; Inspelen op overbelasting GSM-netwerk tijdens Koninginnedag; Bezetting en omvang commandopost; Verbetering bevoegdheden en verantwoordelijkheden; Betere monitoring overlast en ongewenst gedrag; Verbetering handhaving. Doordat het primaire afbreukrisico van het evenement Koningsdag op het gebied van veiligheid groot is, is het cluster evenementen in 2012 ondergebracht bij de sector Veiligheid en bestuur waar ook het algemene veiligheidsbeleid wordt opgemaakt. Dit heeft ertoe geleid dat er vanuit vergunningverlening openbare orde en veiligheid de afgelopen jaren hard is gewerkt aan goede afstemming en inbedding van bovenstaande aspecten in beleid en uitvoering rondom Koningsdag: De APV en gemeentelijke verordeningen zijn aangepast en ook maakt crowdmanagement een vast onderdeel uit van de draaiboeken bij evenementen. Ook is er meer aandacht voor veiligheid gekomen in de evaluatiefase na afloop van Koninginnedag. De afgelopen jaren heeft de wijze van organisatie van Koningsdag echter ter discussie gestaan. Deze discussies zijn ingegeven door een strategische herpositionering op evenementen (nieuw evenementenbeleid), bezuinigingen (gemeentebreed) en een kantelende gedachte inzake verantwoordelijkheden, rollen en taken van de overheid (en burgers en markt). Dergelijke herpositioneringvraagstukken hebben effect gehad op de wijze van organisatie en interne communicatie en afstemming in het gemeentehuis tussen coördinatie, veiligheid en VTH. 3.4 Kosten/baten Koningsdag In de tabel hieronder zijn de kosten en opbrengsten zoals verwerkt in de gemeentelijke projectbegroting weergegeven. Hierbij moet worden aangegeven dat de kosten van een aantal posten bestaan uit directe en indirecte kosten (inkoop, uitvoeringskosten, maar ook ureninzet). De uitsplitsing van deze kosten is echter niet goed in beeld, evenals de indirecte uren die gemaakt worden buiten de projectorganisatie en begroting. 9/60

11 Een belangrijke constatering is dat kosten en personele inzet van de organisatie van Koningsdag niet volledig in beeld zijn gebracht. Het hebben van een overzicht hiervan is vanzelfsprekend wel relevant bij een interne of externe verzelfstandiging van het evenement. Tabel 1 Begroting Koningsdag 2015 Omschrijving Lasten/Baten Veiligheid & Crowdmanagement ( ,-) Camera s, portofoons en verbindingen ( ,-) Stadhuis/ICT/Catering/Personeel ( ,-) Station (toegang) ( ,-) Reiniging binnenstad ( ,-) Toiletten ( ,-) Aanpassingen openbare ruimte ( ,-) Verkeersmaatregelen ( ,-) Preventieve inzet GHOR ( ,-) Communicatie ( ,-) Onvoorzien ( ,-) Totaal (Lasten) ( ,-) Standplaatsen ,- Bijdragen organisatoren ,- Bijdrage evenementenbudget gemeente ,- Totaal (Baten) ,- Resultaat (Lasten Baten) ( ,-) 1 In deze begroting zijn niet alle personeelskosten opgenomen. Dit betreft zowel de uren van gemeenteambtenaren, als die van medewerkers van gemeentelijke diensten, zoals brandweer en politie. Hierbij valt te denken aan: inzet politie, brandweer; inzet communicatie gemeente; overleguren projectgroep; vergunningverlening; toezicht en handhaving; directievoering reiniging; opstellen verkeersbesluit; opstellen kaders en vlekkenplan; aanbestedingsprocedure; werkzaamheden met betrekking tot afsluiten contracten; klachtenafhandeling en evaluatie. De kosten zijn de afgelopen jaren gestegen, waardoor het verschil in baten en lasten moet worden gedekt uit de reserve van de gemeente. Binnen de gemeentelijke projectbegroting is het evenement niet kostendekkend. Het uiteindelijke negatieve resultaat zou in de praktijk hoger zijn wanneer ook de ingezette uren en overhead worden meegerekend (waarbij wij nogmaals benadrukken dat deze personele kosten momenteel nog niet in beeld gebracht zijn). Vanaf 2012 is het nieuwe beleid Gastvrij en Veilig vastgesteld en is ook de transitie van stichting Citydynamiek Eindhoven en de Eindhovense VVV naar de Stichting Eindhoven Martketing (EHV365) afgerond. In totaal is met deze transformatie ruim een miljoen 1 Het negatief resultaat wordt gedekt uit de Algemene Reserve van de gemeente Eindhoven. 10/60

12 bezuinigd. Deze bezuinigingsopdracht heeft deels ook gevolgen gehad voor Koningsdag (de regiefunctie van Koningsdag niet meer geborgd in de gemeentelijke organisatie, inzet van GHOR wordt nu bijvoorbeeld doorberekend aan project en niet ten laste gebracht van het algemeen budget evenementen ). Het maatschappelijk en commercieel resultaat van organisatoren, ondernemers, bewoners en bezoekers is niet in beeld, maar aangenomen mag worden door de groei en populariteit van Koningsdag in Eindhoven dat dit rendement (maatschappelijk en commercieel) groot is. Binnen de scope van de opdracht is niet voorzien in een gedetailleerde uitsplitsing van directe en indirecte kosten en toerekening van baten en lasten aan de hand van bovenstaande begroting. 3.5 De beleidskaders De kaders met betrekking tot de organisatie en uitvoering van Koningsdag zijn geborgd in een aantal vastgestelde (beleids)documenten. Hieronder een weergave van de belangrijkste beleidskaders. Het evenementenbeleid Gastvrij en Veilig Het in 2012opgestelde (en in 2014 herijkte) evenementenbeleid Gastvrij en Veilig van de gemeente, geeft kaders, richtlijnen en doelen op de volgende onderdelen: Verantwoordelijkheden en rolverdeling Locaties voor evenementen De Evenementenkalender Categorieën van evenementen (waaronder Koningsdag) Procedures Vergunningverlening Toezicht & Handhaving De missie van het evenementenbeleid luidt: Wij, als gemeente Eindhoven, leveren een bijdrage aan een bruisend en veilig verloop van evenementen in de stad Eindhoven. Met het evenementenbeleid worden de volgende doelen nagestreefd: een eenduidig en samenhangend evenementenbeleid; een transparante procesbeschrijving van eerste contact tot evaluatie; een gemeentelijke organisatie die in staat is om een verdergaande professionalisering van de gemeentelijke taken op het gebied van evenementen te kunnen realiseren. In het evenementenbeleid is Koningsdag aangemerkt als een bijzonder evenement. Hierin wordt aangegeven: Net als voorgaande jaren zal de overallorganisatie van dit volksfeest in 2014 nog door de gemeente opgepakt worden. Hoogstwaarschijnlijk zullen vanaf 2015 alle taken, behoudens de taken van het vergunningverleningstraject, buiten de gemeente belegd worden. Vanaf 2015 kan ervoor worden gekozen om (naast de evenementenvergunning) een privaatrechtelijke overeenkomst af te sluiten voor het gebruik van de gemeentegrond in plaats van de precarioaanslag op grond van de Verordening op de heffing en de invordering van de precariobelasting. 11/60

13 Eindhoven365 fungeert bij het aanvragen van evenementen als eerste aanspreekpunt voor de gemeente in de advisering ten behoeve van procedures en organisatie van het evenement en bij plaatsing op de evenementenkalender. Het evenementenbeleid kent A-, B-, en C-categorieën evenementen. De categorieën bepalen de procedures (en de zwaarte ervan) voor aanvraag. Organisatoren van evenementen zijn primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement. Daarnaast zijn organisatoren verantwoordelijk voor het treffen van alle noodzakelijke voorzieningen en de bijbehorende kosten. Organisatoren dienen het terrein na afloop schoon op te leveren. Het veiligheids- en beheersplan In 2011 is er een veiligheids- en beheersplan opgesteld dat wat betreft Koningsdag nog steeds als uitgangpunt dient. Het plan wordt ieder jaar aangepast en aangescherpt waar nodig. De uitvoering van (onderdelen van) dit veiligheids- en beheersplan wordt door de gemeente uitbesteed. Adviesnota Koningsdag 2015 Op 11 september 2014 is de Adviesnota Koningsdag 2015 behandeld. Deze Adviesnota geeft duidelijkheid over de organisatie, financiën en de opzet van Koningsdag De Adviesnota is tot stand gekomen na evaluatie van Koningsdag 2014 met diverse stakeholders. De belangrijkste wijzigingen op de spelregels van voorgaande jaren zijn: 1. Er mag een beperkte vergoeding worden gevraagd voor het toiletgebruik. 2. Er is meer aandacht voor handhaving van de geluidsnormen. 3. Voor de ingebruikname van gemeentegrond dient de organisator een private overeenkomst af te sluiten met de gemeente. In de adviesnota wordt aangegeven dat een belangrijk voordeel om de coördinatie en regie van Koningsdag buiten de gemeentelijke organisatie te positioneren is dat de samenwerking van betrokken partijen bevorderd kan worden, er eenduidige regie gevoerd kan worden en de aanwezige kennis in de markt benut kan worden. Daarnaast kan er een knip gemaakt worden tussen de taken met betrekking tot veiligheid en de organisatorische taken, waardoor onbewuste verweving van taken wordt tegengegaan en transparantie voor alle partijen geboden kan worden. Voor de organisatie van Koningsdag in 2015 is vooralsnog gekozen voor regie en coördinatie bij de gemeente. Wel worden, net als voorgaande jaren, veel werkzaamheden uitbesteed aan een professioneel bureau. Vlekkenplan en spelregels Koningsdag 2015 Voor de organisatie van Koningsdag 2015 is een factsheet opgesteld met spelregels wat betreft organisatie en veiligheid. Deze spelregels komen voort uit het evenementenbeleid Gastvrij en Veilig van de gemeente. Deze spelregels zijn bijgevoegd in de bijlagen. Daarnaast is er een vlekkenplan opgesteld (zie bijlagen). 3.6 Uitkomsten vooronderzoek door de gemeente In oktober 2013 is door de gemeente (in samenwerking met Eindhoven365) een Analyse van Koninginnedagen in Eindhoven uitgevoerd. De informatie uit deze analyse dient als basis voor de ontwikkeling van een visie en nieuw beleid voor Koningsdag, zowel op inhoud als op de organisatie en de rol van de gemeente hierin. Op basis van de uitgevoerde analyse is onderstaand streefbeeld voor de toekomst van Koningsdag opgesteld. 12/60

14 Inhoudelijk streefbeeld: Koningsdag biedt stadsbreed een aantrekkelijk programma voor alle leeftijden. Koningsdag geeft ruimte voor nieuwe kleinschalige initiatieven. Koningsdagactiviteiten zijn qua inhoud en aantal goed verspreid over de stad. Koningsdag groeit niet verder in het centrum. De programmering van Koningsdag is herkenbaar en thematisch per locatie. Het evenement is voor eenieder toegankelijk. Organisatorisch streefbeeld: Er wordt een organisator verantwoordelijk gesteld voor de regie, programmering, naamgeving en collectieve voorzieningen in de binnenstad. Tussen de gemeente en deze organisator worden afspraken vastgelegd in de vorm van bijvoorbeeld een convenant om de continuïteit van het traditie-evenement te borgen. Indien mogelijk en wenselijk kunnen deze afspraken ook verwerkt worden in een DEABaanwijzing. In de overeenkomst en/of de DEAB-aanwijzing worden doelstellingen en uitgangspunten voor Koningsdag Eindhoven geformuleerd. Er wordt ten behoeve van het evenement en op basis van de overeenkomst een meerjarige subsidierelatie aangegaan met de organisator. De sector Veiligheid en Bestuur coördineert de gemeentelijke uitvoeringstaken op het gebied van vergunningen, veiligheid en noodzakelijke bestuurscommunicatie met betrekking tot het evenement; De organisatie is verantwoordelijk voor alle marketing en communicatie rondom het evenement met uitzondering van noodzakelijke crisiscommunicatie, welke taak bij de gemeente ligt. 3.7 De opvattingen van bewoners van de stad In het vooronderzoek (paragraaf 3.6) zijn ook gegevens opgenomen uit het Digipanelonderzoek (september 2013). Dit onderzoek geeft de mening van bewoners weer. De belangrijkste uitkomsten: Ongeveer 60% van het Digipanel vierde Koninginnedag in Eindhoven (30% ook Koninginnenacht). De Eindhovenaar is over het algemeen positief over: het imago (trots), de sfeer, de muziek, grootschalig versus kleinschalig, spreiding van locaties, activiteiten in de wijk, het lokale en alternatieve karakter van Strijp S. De Eindhovenaar is over het algemeen minder positief over: geluidbeheer, de drukte (30% vindt het te druk, anderen zijn bang dat het te druk wordt), toegankelijkheid/aanbod voor (kleine) kinderen in het centrum, afhekken van locaties, toiletten (te ver uit elkaar, te duur), afval/rotzooi (moeilijk voor ouderen), nadruk op doelgroep jongeren, drankinname, nadruk op dj in plaats van live, commercie op de vrijmarkt, tekort aan eetgelegenheden, gebrek aan aandacht/betekenisgeving wijken. Ideeën en thema s die respondenten hebben aangevoerd: gemoedelijkheid; gezelligheid; Brabants karakter; aandacht voor licht; design; technologie en sport; Eindhovense artiesten en bands een podium bieden; activiteiten organiseren op bijzondere plekken in Eindhoven; innovatieve activiteiten; feest voor kinderen; lokale bierbrouwers en tentjes met streekproducten; Brabants/Eindhovens taalgebruik in straatbeeld; profilering door grote bedrijven, zoals DAF, ASML, Philips; Wapen van Eindhoven tonen; meer decentrale feestelijkheden; kleinschaliger feesten op de pleinen; open podia voor muziek en kleinkunst; looproutesuggestie; industriële en designuitstraling; knipoog naar bestaande topevenementen, zoals DWW/Glow; sfeer à la Ameezing Eindhoven; particulier initiatief bevorderen; muziek door de straten; feesten in 13/60

15 de buurthuizen/woonwijken; campagne rondom afval; lokale organisatoren; oranjesjaals met Eindhoven erop; back to basics; spontaniteit. 14/60

16 Hoofdstuk 4 Uitkomsten onderzoek 4.1 Inleiding De in hoofdstuk 3 gepresenteerde huidige situatie, de beleidsuitgangspunten, onderzoeken en spelregels hebben als basis gediend voor de gevoerde gesprekken met stakeholders (intern/extern) en de benchmark met andere gemeenten/organisaties. In dit hoofdstuk worden de belangrijkste uitkomsten van deze gesprekken weergegeven. Als leidraad van de gesprekken is het in paragraaf 2.3/2.4 gepresenteerde schema gebruikt: Activiteiten Randvoorwaarden Organisatie Exploitatie Per gesprek zijn de algemene uitkomsten in een tabel verwerkt en vervolgens zijn per gesprek de specifieke opmerkingen opgesomd. 4.2 Interne uitkomsten: overleg met sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur In het kader van dit onderzoek heeft er een gesprek plaatsgevonden met de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur, respectievelijk mevrouw C. (Caro) van der Lijcke en mevrouw S. (Sandra) Koster. De sectorhoofden geven aan dat zij boven alles transparantie ten aanzien van de organisatie van Koningsdag willen. De gemeente zou daarom de Koningsdag niet meer moeten coördineren. Zaken als vergunningen en veiligheid blijven uiteraard wel (gedeeltelijk) bij de gemeente liggen. Hoewel Eindhoven365 op het eerste gezicht een voor de hand liggende partij lijkt om de Koningsdag te gaan organiseren, zijn er toch twee redenen waarom dit wellicht geen juiste keuze is: 1. Transparantie: de organisatie verzorgt de coördinatie van het evenementenbeleid en is ook loket voor vergunningaanvragen en subsidieaanvragen voor evenementen. 2. Voorkomen moet worden dat de organisatie uitgroeit tot een instituut; het is van belang dat organisaties waar de gemeente taken in onderbrengt, zoals Eindhoven365, flexibel en wendbaar blijven. De sectorhoofden vinden het dus van belang dat Eindhoven365 een onafhankelijk en flexibel orgaan blijft. Eindhoven365 is er om partijen, zoals de plaatselijke horeca en evenementenorganisatoren, te ondersteunen en te faciliteren. De coördinatie staat als het ware boven de partijen. Het zelf organiseren van evenementen lijkt niet goed verenigbaar met deze positie. Het spanningsveld in dezen is de mogelijke belangenverstrengeling tussen subsidieverstrekker en subsidient. Dit is gelet op taken en rollen moeilijk verenigbaar in één huis, met name in de beeldvorming naar organisatoren en (maatschappelijk) partners. Omdat Koningsdag een feest voor de stad (en de omgeving) is, vinden de sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur het niet logisch om Koningsdag onder te brengen bij een commerciële partij. Er is wel onderscheid te maken tussen een commercieel feest en een feest waarvoor een bedrijf in opdracht van de gemeente de productie verzorgt op basis van de programmatische uitgangspunten van gemeente en maatschappelijke partners. De gemeente wil nadrukkelijk de programmering niet in commerciële handen leggen. 15/60

17 Het oprichten van een aparte stichting of coöperatie lijkt de sectorhoofden wel logisch. Diverse partijen, zoals het Evenementen Platform Eindhoven (geen stichting), stichting Horeca Eindhoven en Eindhoven365 zouden daar een rol in kunnen spelen. Als de werkelijke kosten en tijdsinvesteringen in beeld worden gebracht, zouden de kosten weleens hoger kunnen uitpakken dan de kosten die nu in beeld zijn. De sectorhoofden vinden dat de partijen die ervan profiteren (zoals de horeca) best wat meer kunnen bijdragen aan Koningsdag. Maar om dit bijvoorbeeld via een muntjessysteem te doen, zou in hun ogen te ver gaan. Het moet een feestje voor alle inwoners blijven. De sectorhoofden Veiligheid en Economie & Cultuur zijn voorstander het verzelfstandigen van de Koningsdag en van het daartoe oprichten van een aparte stichting of coöperatie waarin diverse partners deelnemen. 4.3 Interviews met andere gemeenten/organisaties Specifieke uitkomsten Voor Eindhoven is het interessant om te weten hoe grote evenementen in andere steden worden georganiseerd. Om hier zicht op te krijgen heeft BMC diverse interviews gehouden: Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen Rotterdam Festivals (coördinatie evenementenbeleid Rotterdam) Gemeente Utrecht (organisatie van Koningsfeest Utrecht) LOC7000 (organiseert in opdracht van gemeenten en evenementenorganisatoren de facilitaire kant van grootschalige evenementen) Hieronder worden de specifieke uitkomsten per interview uiteengezet. Deze uitkomsten worden voorafgegaan door een korte beschrijving van de betreffende organisatie. Na de specifieke uitkomsten volgt er een overzicht van de algemene uitkomsten in de vorm van een tabel. Stichting Vierdaagsefeesten Nijmegen Stichting Vierdaagsefeesten kenmerkt zich als een projectorganisatie. Naast een onbezoldigd bestuur organiseert de stichting, onder aanvoering van een directeur, een kleine en jonge groep medewerkers het grootste evenement van Nederland. Deze organisatie wordt aangevuld met een aantal projectteamleden die jaarlijks op contractbasis hun expertise inbrengen. De stichting dient het belang van ondernemers, gemeente en bezoekers door een rol te spelen als coördinator van vergunnings- aanvragen, organisator van collectieve voorzieningen en partij in een breed netwerk van (maatschappelijk) partners die samen de Vierdaagsefeesten mogelijk maken. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Stichting Vierdaagsefeesten zijn: De opbrengsten van de verpachtingen gaat naar de stichting, behalve het deel van de precario. Dit deel krijgt men echter (ter compensatie) door middel van een subsidie terug van de gemeente. Deze opbrengsten (verpachtingen en subsidie) vormen de financiële basis voor de uitvoering van de werkzaamheden van de stichting. Men geeft aan de indruk te hebben dat het model van de stichting overal toepasbaar is. 16/60

18 De procedure om te komen tot een collectieve vergunningsvoordracht richting gemeente is transparant en geschiedt mede op basis van historie: eerdere aanvragen hebben daarmee voorrang op nieuwe aanvragen. Hiermee is een situatie ontstaan waarmee het algemeen belang gediend wordt en ondernemers uit de stad in samenwerking in veel gevallen een eerste recht hebben. Alle spelregels en procedures zijn weergegeven in het Oranje Boekje van de stichting. De stichting bepaalt de muzieksoort (programmering) van de pleinen op hoofdlijnen. Daarbinnen hebben de ondernemers vrijheid. De gemeente hanteert een integraal handhavingsbeleid, waarbij vanuit diverse disciplines wordt samengewerkt. Dit gebeurt in nauw overleg met stichting en ondernemers. Een belangrijke meerwaarde van taken van de stichting is de platformfunctie: door als netwerkpartner te acteren, kent de stichting een inkomstenstroom van ongeveer , (totale begroting ongeveer , ) per jaar door sponsoring en partnerbijdragen. De begroting (toerekening van kosten en opbrengsten) van Stichting Vierdaagsefeesten is opgebouwd uit de volgende posten: Tabel 2 Begrotingsopbouw Stichting Vierdaagsefeesten Opbrengsten Kosten Standplaatsen/verpachtingen Algemeen/Overhead (PR/Marketing, crewruimte, positionering kosten bestuur, overhead) Subsidie (overhead) Programmering StevenskerkLive Subsidie (precario) Waal in Vlammen Subsidie inrichting binnenstad Inrichting openbare ruimte Partners & Sponsoring Overige programmering Opening gemeente/marsen/vierdaagsefeesten Relatiemarketing Bijdrage inrichting openbare ruimte Saleskosten Vierdaagsefeesten Ambassadorsclub Directe kosten verpachtingen Kaartverkoop StevenskerkLive Afdracht leges Afdracht precario Verzekeringen Onvoorzien De stichting is ervan overtuigd dat de gemeente de organisatie en coördinatie niet zelf moet oppakken. De stichting kan veel beter onafhankelijk opereren en de belangen dienen van gemeente, ondernemers, bezoekers en bewoners. Om een dergelijke stichting in haar kracht te zetten, zullen in eerste instantie de belangen van de diverse stakeholders goed in kaart gebracht moeten worden. Wanneer deze belangen uitgesproken en gedeeld zijn, kan er vanuit deze verschillende belangen een aanpak ontwikkeld worden. De stichting voert haar taken uit met 5 fte bureaumedewerkers. Daarnaast wordt er op expertise ingehuurd. Er wordt niet of nauwelijks gewerkt met vrijwilligers, omdat men aangeeft dat dit uiteindelijk niet kostenbesparend is (hoge kosten in aansturing) en veel taken te maken hebben met veiligheid en men dit niet wil overlaten aan vrijwilligers. Bijlage 4 van het rapport bevat de besluiten rondom subsidietoekenning en de momenteel geldende samenwerkingsovereenkomst, vastgesteld door de gemeente Nijmegen. Deze bijlagen geven meer inzicht in de wijze van samenwerking tussen gemeente en stichting. 17/60

19 Rotterdam Festivals Rotterdam Festivals coördineert het evenementenbeleid in Rotterdam en stimuleert de cultuurparticipatie van Rotterdammers. Zij coördineert een karakteristiek festivalaanbod voor een breed publiek voor kunst en cultuur in Rotterdam. Rotterdam Festival is een stichting met een raad van toezicht en een organisatiebureau. Het team Festivals en Evenementen bestaat uit vijf medewerkers. Rotterdam Festivals is een adviesorgaan en subsidieverlener en ondersteunt in de organisatie en aanvraag van evenementen in Rotterdam. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Rotterdam Festivals zijn: Rotterdam Festivals is een adviesorgaan en subsidieverlener en daarmee voorportaal van de gemeente. Hoewel Rotterdam Festivals ook zelf zaken heeft georganiseerd, ligt de nadruk op de onafhankelijke advies- en coördinatiefunctie. Men heeft daarmee ongeveer dezelfde loketfunctie als Eindhoven365 vervult. De gemeente voert een hybride beleid, waarbij men aan de ene kant alleen vergunningen verleent, handhaaft, toezicht houdt en aan de andere kant bij grote evenementen de kosten voor veiligheid, openbare ruimte en reiniging op zich neemt. Overige taken en kosten komen ten laste van de organisatoren. Rotterdam Festivals geeft aan dat de gemeente alle taken niet in eigen hand moet houden. Dit werkt belangenverstrengeling in de hand (VT&H ten opzichte van inhoud (organisatie/coördinatie)). Het geniet de voorkeur om óf de taken in de vorm van tendering uit te besteden óf een geschikte partner de coördinerende taken op zich te laten nemen (men geeft aan Eindhoven365 hiervoor geschikt te vinden). Er moet voor gewaakt worden dat er door bezuinigingen of reguleringsdrift niet doorgeschoten wordt en dat er daardoor een te formele houding ontstaat tussen stakeholders en bijvoorbeeld gemeente. Dit komt de organisatie van (grote) evenementen zeker niet ten goede. Gemeente Utrecht (organisatie Koningsdag in Utrecht) De gemeente Utrecht heeft de regie in de organisatie van Koningsdag en in het bijzonder de bekende Vrijmarkt. Door de jaren heen heeft men de Vrijmarkt en evenementen tijdens Koningsdag steeds verder gereguleerd, waarbij onderscheid is gemaakt tussen de Vrijmarkt voor handelaren (vergunningverlening) en bewoners (vrij). De pleinen worden aangemerkt als evenemententerrein en de horeca is voor de pleinen verantwoordelijk. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met de gemeente Utrecht zijn: In 2000 heeft de gemeente een analyse uitgevoerd met betrekking tot de Vrijmarkt. In het gebied van de Vrijmarkt heerste een bepaalde mate van anarchie, omdat de gemeente hier geen beleid op voerde. Hier is verandering in gebracht, met als doel de commerciële handel aan banden te leggen en te scheiden van de kleedjesverkoop van bewoners. Dit heeft geleid tot regulering en wat betreft de commerciële handel een vergunningsplicht en betere handhaving en toezicht. De pleinen worden uitgegeven aan de betreffende horeca rondom de pleinen. Het plein wordt bestempeld als evenemententerrein. De samenwerkende horeca dient voor het evenementenplein een vergunning aan te vragen en is zelf verantwoordelijk voor de reiniging en veiligheid (inzet beveiligers). De gemeente is verantwoordelijk voor de stadsbrede veiligheid. Men geeft aan dat het zuiverder zou zijn als de organisatie en coördinatie op afstand van de gemeente zou staan. De stichtingsvorm wordt hierbij genoemd. Een dergelijke 18/60

20 stichting zou de Vrijmarkt beter kunnen organiseren en kan zorg dragen voor een afgestemde programmering en spreiding in de stad. De gemeente Utrecht denkt na over een dergelijke constructie. LOC7000 LOC7000 is medeverantwoordelijk voor ruim 150 evenementen per jaar. LOC7000 verzorgt de productie van grootschalige evenementen zoals Lowlands, North Sea Jazz of de Libelle Zomerweek. Ook voor SAIL en het Radio538 Event op het Museumplein heeft LOC7000 de productie en de horecaorganisatie gedaan. Het bedrijf heeft nieuwe betaalsystemen ontwikkeld, zoals muntjessystemen en digitale betaalmethodieken voor evenementen. Volgens LOC7000 kan een bedrijf, mits ervaring met en voelsprieten voor de maatschappelijke kant van het evenement, best de Koningsdag organiseren. De gemeente kan van tevoren duidelijk aangeven wat de kaders zijn voor programma en sfeer. Aansturen van vrijwilligers kan overigens ook door het bedrijf worden gedaan. Voordeel van uitbesteden aan een bedrijf is volgens LOC7000: professionele productie, duidelijke afspraken over organisatie en financiën en er wordt meer gehaald uit de horecaopbrengsten. Bovendien is het goed als de gemeente niet de partij is die zowel de vergunning aanvraagt als erover moet beslissen. LOC7000 geeft specifiek de volgende punten mee voor de organisatie van Koningsdag: De organisatie zou aanbesteed kunnen worden; daardoor komt het aanbod met de beste prijs-kwaliteitverhouding bovendrijven. Scheid in deze aanbesteding de productie en de horeca: de productie is een begroting met uitsluitend kosten, de horeca is vooral een begroting van opbrengsten. Door ze te scheiden krijgt de gemeente optimaal zicht op kosten en opbrengsten. - Productie: Maak een aparte begroting voor de uren en out-of-pocketkosten voor de productie. Er moet minimaal een jaar aan een dergelijk project gewerkt worden met een team van mensen; in eerste instantie een beperkt aantal uren en op het laatst met het gehele team een groter aantal uren per week. - Horeca-inkomsten: Maak apart afspraken over de horeca. De gemeente ontvangt van de organisator een vast bedrag; de organisator ontvangt via het muntjessysteem de gehele omzet; een percentage wordt uitgekeerd aan de horecaondernemers (op basis van het aantal ingeleverde muntjes); van het overblijvende deel worden de directe kosten van de organisator afgetrokken. De winst die overblijft wordt dan via een vooraf vastgesteld percentage verdeeld tussen organisator en gemeente. Hanteer geen pachtsysteem; dat is minder eerlijk en je haalt er als gemeente over het algemeen minder uit op. Het muntjessysteem (fysiek of digitaal) is eerlijk, want gebaseerd op de werkelijk verkochte drankjes. De gemeente Eindhoven wil Koningsdag niet verder laten groeien. In theorie is het wel mogelijk om naast de standaardprogrammaonderdelen (zoals de Vrijmarkt en dergelijke) nieuwe programmaonderdelen te ontwikkelen die commercieel kunnen draaien maar ook een toegevoegde voor Eindhoven hebben, bijvoorbeeld een popconcert in het Philipsstadion. Het is niet aan te bevelen om de rol van coördinator van het evenementenbeleid en organisator van specifieke evenementen te combineren. Algemene uitkomsten Hieronder zijn de belangrijkste uitkomsten per geïnterviewde gemeente/organisatie beschreven. Deze uitkomsten geven aan hoe men aankijkt tegen de organisatie van 19/60

21 evenementen en in het bijzonder de (on)mogelijkheden met betrekking tot de organisatie van een evenement als Koningsdag. Tabel 3 Overzicht uitkomsten algemeen beeld interviews 4-Daagse Nijmegen Rotterdam Festivals Utrecht Vrijmarkt LOC7000 Activiteiten Zicht op activiteiten? Ja, de stichting coördineert de aanvragen Ja, zijnde adviesorgaan en subsidieverlener. Deels door middel van vergunningverlener, Ja, zijnde producent (de facilitaire kant). en stemt de activiteiten af. maar veel Vrijmarktactiviteiten zijn zonder vergunning. Verantwoordelijkheid: Gedeeld, eindverantwoordelijkheid ligt bij organisatoren, maar men denkt mee en coördineert. Nee, tussenschakel tussen gemeente en organisator. Gemeente draagt verantwoordelijkheid t.b.v. collectieve voorzieningen. Organisator t.b.v. evenemententerrein. Verantwoordelijkheid bij gemeente voor VT&H en programmatische uitgangspunten; organisatorische verantwoordelijkheid bij LOC7000. Organisatie Taken: Netwerken, organiseren, coördineren, afstemmen, Adviseren, subsidie verstrekken, Beleid, vergunningen, handhaving, toezicht, Organiseren, coördineren. vergunningvoorbereiding (inclusief veiligheid), werven sponsoren. organiseren. organiseren en coördineren. Visie op organisatie: Samenwerken en kracht van de stad benutten. De juiste expertise voor de juiste taak benutten. Door advies aan organisatoren diversiteit aan evenementen creëren. Verdere regulering en ontwikkeling naar scheiding van VT&H en organisatietaken. Commerciële opbrengst door samenwerking en uitbesteding van taken van de gemeente. Randvoorwaarden Verantwoordelijkheden: VT&H (gemeente), coördinatie en samenwerking (stichting), organisatie (organisatoren). VT&H en collectieve voorzieningen (gemeente), advies (R dam Festivals), organisatie (organisatoren). VT&H (gemeente), coördinatie en organisatie (organisatoren) o.b.v. van evenemententerrein. VT&H en bepalen programmatische uitgangspunten en sfeer (gemeente), (risico van) coördinatie en organisatie (bedrijf) Rol gemeente: VT&H en opdrachtverlener. VT&H, opdrachtverlener en coördinatie collectieve voorziening. VT&H en coördinatie collectieve voorziening. VT&H, bepalen programmatische uitgangspunten en sfeer en opdrachtverlener Exploitatie Mogelijk verdienmodel: Netwerkbenadering en inkomsten van partners (financieel/natura). Geen specifiek verdienmodel. Geen specifiek verdienmodel. Opbrengst horeca in de stad via muntverkoop. Voorkeursoptie: Samenwerkingsmodel in de vorm van een stichting. Samenwerkingsmodel in de vorm van een stichting. Samenwerkingsmodel in de vorm van een stichting. Gemeente besteedt de organisatie van Koningsdag aan. 20/60

22 Organisatie wordt uitbesteed aan bedrijf. 4.4 Uitkomsten interviews lokale stakeholders Specifieke uitkomsten Hieronder worden de specifieke uitkomsten per lokaal betrokken organisatie uiteengezet. Deze uitkomsten worden voorafgegaan door een korte beschrijving van de betreffende organisatie. Na de specifieke uitkomsten volgt er een overzicht van de algemene uitkomsten in de vorm van een tabel. Eindhoven365 Naast de marketingorganisatie van de stad is Stichting Eindhoven365 ook het loket voor organisatoren van evenementen. De stichting treedt op als vraagbaak en beheert formeel de evenementenkalender van de gemeente. Daarbij volgt de stichting het evenementenbeleid van de gemeente. Eindhoven365 stimuleert, ondersteunt en faciliteert in opdracht van de gemeente initiatieven en samenwerkingsverbanden die het merk Eindhoven versterken. Dit gebeurt door middel van het organiseren, beschikbaar stellen en delen van knowhow, (economische) facts and figures, netwerken, creativiteit, marketingexpertise, projectmanagement, hospitality en exploitatiemogelijkheden. Eindhoven richt zich op de thema s Technologie, Design en Kennis (TDK) en daarnaast op de urban scene. Eindhoven365 stimuleert de verbinding van de stad met deze thema s door onder andere: horeca en retail te stimuleren om aan te sluiten bij de drie pijlers (TDK); evenementen, openbare ruimten, architectuur, mobiliteit, sport, kunst, design en cultuur(instellingen) te laten zien wat technologie, design en kennis voor hen kan doen; het business-to-business- en educatielandschap in Eindhoven en de regio in kaart te brengen en dit af te stemmen op TDK, waardoor er nog meer synergie ontstaat; de urban, sport, gezondheid en recreatieve sector te verrijken met organisaties, evenementen en bedrijven die passen bij de pijlers van Eindhoven; evenementen als Glow en Park Hilaria worden onder de vlag of betrokkenheid van Eindhoven365 georganiseerd. De belangrijkste uitkomsten van het overleg met Eindhoven365 zijn: De gemeente moet Koningsdag als een evenement beschouwen en op die wijze de organisatie en coördinatie inrichten. Met de huidige wijze van organiseren wordt er te fragmentarisch gehandeld. Hierbij is het van belang om een strakke scheiding en inrichting te hanteren in taken: vergunningen, toezicht & handhaving is de primaire taak van de gemeente en de maatschappelijke inhoud (beleid, subsidies en organisatie) is een taak die ook opgepakt kan worden door een andere organisatie. De belangen binnen het gemeentehuis (en de tegenstrijdigheid daarvan) kunnen dan goed gescheiden worden. Gesteld wordt: Wat publiek geregeld kan worden, niet privaat regelen. Hiermee wordt aangegeven dat er altijd een publieke verantwoordelijkheid bestaat en dat een commercieel model (in volledige aanbesteding) niet wenselijk is. Eindhoven365 is voorstander van het buiten de deur zetten van de coördinatie, waardoor een andere wijze van organiseren mogelijk wordt, conform het evenementenbeleid van de gemeente. 21/60