Privacyverklaring van VERMEG voor de werving van personeel

Transcriptie

1 Privacyverklaring van VERMEG voor de werving van personeel VERMEG Group NV (en haar dochtermaatschappijen, hierna VERMEG genoemd) is een internationale organisatie die in alle werelddelen actief is (zie ook VERMEG verbindt zich ertoe de privacy van interne en externe kandidaten te beschermen. Wanneer een kandidaat de website van VERMEG bezoekt, verzamelt VERMEG informatie (persoonsgegevens) over de kandidaat (bijvoorbeeld via online formulieren). De bescherming van het privéleven en de persoonsgegevens van kandidaten is van het grootste belang voor VERMEG en vormt een belangrijk aspect van de manier waarop VERMEG zijn wervingsactiviteiten ontwikkelt, organiseert en uitvoert. Wij verzoeken u deze privacyverklaring aandachtig te lezen. Hierin wordt uitgelegd waarom en hoe wij u betreffende gegevens verzamelen, hoe wij ze beschermen en hoe lang wij ze bewaren. Wij bewaren uw gegevens op de meest veilige manier en zo goed mogelijk beveiligd tegen verlies, openbaarmaking of ongeoorloofde inzage en wij verwerken uw persoonsgegevens met strikte inachtneming van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ( AVG ). Deze verklaring is opgesteld in de vorm van vragen en antwoorden. 1. Wie gaat mijn persoonsgegevens verwerken? De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is de rechtspersoon van VERMEG Group, hierna Vermeg genoemd, die overgaat tot de werving: VERMEG BELGIUM NV, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, Regentlaan en ondernemingsnummer ; VERMEG INTERNATIONAL NV, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1000 Brussel, Regentlaan en ondernemingsnummer ; VERMEG Luxembourg SA, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1311 Luxemburg (Merl), boulevard Marcel Cahen 52 en ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister onder nummer B56277; SOLFIA SA, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1311 Luxemburg (Merl), boulevard Marcel Cahen 52 en ingeschreven in het handels- en vennootschapsregister onder nummer B161222;

2 VERMEG France SA, met maatschappelijke zetel gevestigd te Parijs, rue du Quatre septembre 16 en ondernemingsnummer ; VERMEG SERVICES FOR INSURANCE SA, met maatschappelijke zetel gevestigd te Parijs, rue du Quatre septembre 16 en ondernemingsnummer ; VERMEG SOFTWARE SPAIN S.L., met maatschappelijke zetel gevestigd te Madrid, calle Orense 85, Edificio Lexington en fiscaal identificatienummer (FIN) B ; VERMEG MEDIA, met maatschappelijke zetel gevestigd te 1053 Tunis, rue Lac Biwa, les Berges du Lac en ondernemingsnummer B Wat is het doel van de verwerking van mijn persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond gebeurt dat? Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens is het registreren van uw sollicitatie voor een dienstverband bij onze onderneming en als die sollicitatie het begin van onze selectieprocedure inhoudt, stellen wij uw profiel vast. Dit betekent dat VERMEG alle gegevens verwerkt die voor ons noodzakelijk zijn om uw sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke werving. De verwerking van uw gegevens is dus noodzakelijk om maatregelen te kunnen nemen voordat een arbeidsovereenkomst wordt gesloten. Dat is in het gerechtvaardigde belang van VERMEG, namelijk het belang om uw professionele capaciteiten voor het vervullen van een dienstverband te beoordelen. Als de beoordeling positief is en besloten wordt om u in dienst te nemen, gebruiken wij uw persoonsgegevens ook om een arbeidsovereenkomst op te stellen. Omgekeerd bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde termijn (zie punt 7) als uw sollicitatie wordt afgewezen om contact met u te kunnen opnemen als toekomstige vacatures bij uw profiel lijken te passen. Dat is ook in het gerechtvaardigde belang van VERMEG. 3. Welke categorieën van uw persoonsgegevens worden verwerkt?

3 De persoonsgegevens omvatten alle gegevens die u betreffen en op basis waarvan u geïdentificeerd kunt worden. Anonieme gegevens, die geen mogelijkheid bieden om u te identificeren, worden dus niet beschouwd als persoonsgegevens. VERMEG verwerkt uitsluitend toereikende en ter zake dienende persoonsgegevens die beperkt blijven tot wat voor het doel of de doelen van de verwerking noodzakelijk is. VERMEG verzamelt en verwerkt de (vereiste en optionele) gegevens die rechtstreeks door de kandidaat worden verstrekt via de formulieren en bijgevoegde cv s op de website VERMEG met het internetadres VERMEG verzamelt en verwerkt ook de gegevens van de kandidaat die via persoonlijke contacten, telefoongesprekken of s zijn verkregen. Om de bovengenoemde doelen te verwezenlijken, omvat de verwerking van persoonsgegevens het volgende: standaardgegevens over uw identiteit (achternaam, voornaam of -namen, adres enzovoort); persoonsgegevens (geboortedatum en -plaats, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, adres, hobby s en interesses enzovoort); uw foto, als u besluit ons een foto te verstrekken; informatie over uw beroepservaring (profiel, gegevens over vorige werkgevers, beëindiging van laatste dienstverbanden en verrichte werkzaamheden, bijzondere projecten enzovoort), waaronder het doen van navraag bij referenties als u die in uw cv hebt verstrekt (wat betekent dat u ons toestemming hebt gegeven om contact met die referenties op te nemen); informatie over uw opleiding (diploma s, certificaten, stages, bijzondere opleidingen enzovoort); talenkennis; in voorkomend geval, of u een werk- en/of verblijfsvergunning in de Europese Economische Ruimte (EER) bezit; andere persoonsgegevens die u naar aanleiding van uw sollicitatie aan ons verstrekt in verband met de uitoefening van de functie; digitale beoordeling via internet (aanwezigheid op sociale media), voor zover die aanwezigheid voor ons toegankelijk is; andere persoonsgegevens (dan hierboven genoemd) die op grond van de wet verwerkt moeten worden. VERMEG verzamelt of verwerkt geen gevoelige gegevens van de kandidaat, zoals gegevens die uw ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele gedrag openbaren. Als VERMEG wegens bijzondere omstandigheden gevoelige gegevens van kandidaten verzamelt, wordt de kandidaat van tevoren uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.

4 Kandidaten die ongevraagd gevoelige gegevens aan VERMEG verstrekken, worden hiervoor gewaarschuwd. Als de betrokkene niet uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om die gegevens voor wervingsdoelen te verwerken, worden ze binnen één maand verwijderd. 4. Wie krijgt toegang tot mijn persoonsgegevens? De personeelsfunctionarissen en uw beoogde hiërarchische meerdere(n) krijgen toegang tot uw persoonsgegevens op basis van strikte need-to-know om de bovengenoemde doelen te verwezenlijken. Wij geven deze gegevens niet aan andere derden door. Een uitzondering is echter mogelijk voor de beoordelingscentra of andere derden die relevant zijn voor de wervingsprocedure (bijvoorbeeld een derde aan wie wij gebonden zijn door een beding om geen werknemers weg te kopen). Voordat gegevens aan derden worden doorgegeven, vraagt VERMEG om uw toestemming. VERMEG verkoopt of verhandelt gegevens van kandidaten niet aan derden. VERMEG kan gedwongen zijn om bepaalde gegevens van kandidaten op grond van de toepasselijke wetgeving te openbaren aan derden, zoals overheidsinstanties. Het kan voor VERMEG ook noodzakelijk zijn om gegevens van kandidaten te openbaren om de rechten van VERMEG te waarborgen, opnieuw met inachtneming van het toepasselijke recht.

5 5. Worden mijn persoonsgegevens doorgezonden buiten het land waar ik woon? De site VERMEG ( biedt kandidaten de mogelijkheid om online te solliciteren (zowel open sollicitaties als actuele vacatures bij VERMEG). De kandidaten kunnen tijdens het online sollicitatieproces hun voorkeur voor een bepaald land aangeven. Als een kandidaat besluit te solliciteren buiten het land waar hij woont, worden de sollicitatiegegevens doorgegeven aan het land van de beoogde functie. De sollicitatiegegevens worden uitsluitend doorgegeven voor wervings- en selectiedoelen. Door deze privacyverklaring van VERMEG voor de werving van personeel te aanvaarden, stemmen de kandidaten ermee in dat de gegevens van hun sollicitatie worden doorgegeven en dat recruiters van VERMEG over de hele wereld hen in het kader van hun wervingsactiviteiten mogen benaderen. Om een kandidaat een internationale functie te laten vervullen en zijn loopbaan bij VERMEG te bevorderen, is het noodzakelijk om de gegevens van kandidaten te verwerken en door te geven in het kader van de internationale werkzaamheden van VERMEG. De gegevens van de kandidaat worden ingevoerd in een internationale database die voor de recruiters van VERMEG toegankelijk is vanuit de verschillende landen waar VERMEG is gevestigd. Het gebruik van deze database brengt met zich mee dat de gegevens van de kandidaat worden doorgegeven buiten het land waar hij woont. Door deze privacyverklaring van VERMEG voor de werving van personeel te aanvaarden, stemmen de kandidaten ermee in dat de gegevens van hun sollicitatie worden doorgegeven (ter verwerking door de recruiters van VERMEG over de hele wereld) aan de verschillende landen waar VERMEG is gevestigd, te weten België, Frankrijk, Luxemburg, Spanje en Tunesië. VERMEG heeft passende waarborgen toegepast om te voldoen aan de AVG in het kader van de doorgifte en verwerking van de gegevens van de kandidaten aan de diverse landen waar VERMEG is gevestigd (mogelijk in een land dat zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt: Tunesië). VERMEG is meer bepaald van plan om, samen met alle betrokken onderdelen van VERMEG Group, de contractuele standaardbepalingen voor gegevensbescherming toe te passen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.

6 6. Gaat VERMEG gebruikmaken van een geautomatiseerd besluitvormingsproces? Geautomatiseerde beslissingen worden gedefinieerd als beslissingen over personen die uitsluitend op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking genomen worden en waarmee rechtsgevolgen verbonden zijn of die de betrokkenen aanzienlijk beïnvloeden. VERMEG neemt principieel geen geautomatiseerde beslissingen zoals hierboven beschreven. De beslissing van VERMEG om u al dan niet in dienst te nemen, is niet uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde gegevensverwerking. 7. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard? Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zolang dat nodig is om de hierboven beschreven doelen te verwezenlijken. VERMEG bewaart de gegevens van de kandidaat na de werving en het selectieproces alleen als er een wettelijke verplichting bestaat (bijvoorbeeld eisen ten aanzien van gelijke kansen op grond van het nationale recht) of als de onderneming de behoefte heeft om de gegevens van de kandidaat te bewaren, bijvoorbeeld zijn cv bewaren totdat zich een passende vacature voordoet. Als de sollicitatie niet tot een arbeidsrelatie leidt, bewaren wij uw persoonsgegevens voor een termijn van maximaal twee jaar na het einde van de sollicitatieprocedure voor de doelen die in punt 2 hierboven zijn beschreven. 8. Beveiliging VERMEG neemt technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van de gegevens van de kandidaten te waarborgen. VERMEG heeft beveiligingstechnieken toegepast om de opgeslagen gegevens van de kandidaten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, oneigenlijk gebruik, wijziging, onrechtmatige of toevallige vernietiging en toevallig verlies. De toegang tot de gegevens van de kandidaten is beperkt tot de medewerkers van VERMEG die betrokken zijn bij de

7 wervingsactiviteiten van VERMEG. De medewerkers van VERMEG die toegang tot de gegevens van de kandidaten hebben, zijn verplicht om de privacy van de kandidaten die de website van VERMEG bezoeken en de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten te eerbiedigen. VERMEG waarborgt een toereikende beveiliging om de gegevens van de kandidaten handmatig en elektronisch te verwerken en om misbruik ervan te voorkomen, met inachtneming van de eisen die door lokaal geldende verplichtingen worden gesteld. VERMEG garandeert bovendien (contractueel) dat de derden en dochtermaatschappijen die gegevens van kandidaten in opdracht van VERMEG verwerken, zich aan vergelijkbare beveiligingsmaatregelen houden, opnieuw met inachtneming van de eisen die door lokaal geldende verplichtingen worden gesteld. 9. Wat zijn mijn rechten in verband met de verwerking van mijn persoonsgegevens door VERMEG en met wie kan ik contact opnemen? U kunt op elk moment contact met VERMEG opnemen als u behoefte aan ondersteuning hebt bij de indiening van uw sollicitatie of het beheer van uw persoonsgegevens. Daarnaast hebt u het recht om VERMEG op elk moment te benaderen voor de volgende verzoeken: inzage, rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens; beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens; intrekking van uw toestemming voor de verwerking of doorgifte van uw persoonsgegevens op basis van toestemming (dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingsactiviteiten); ontvangst van uw gegevens om ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te verstrekken ( recht op overdraagbaarheid ); recht van verzet: u kunt zich tegen de verwerking van uw persoonsgegevens verzetten wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op grond van de behartiging van het gerechtvaardigde belang van VERMEG; indiening van een klacht bij de toezichthoudende autoriteit, als u meent dat VERMEG niet overeenkomstig de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld. Wij verzoeken u om alle vragen, opmerkingen of problemen in verband met deze verklaring of de activiteiten ter verzameling of verwerking van gegevens van kandidaten aan de Data

8 Protection Officer van VERMEG voor te leggen door een en een kopie van uw identiteitskaart of paspoort naar het adres te sturen. Wij wijzen erop dat dit contactadres alleen gebruikt kan worden voor verzoeken in verband met de privacy. Verzoeken om informatie of andere vragen die geen verband houden met de privacy, worden niet beantwoord. 10. Wijzigingen Wij kunnen deze privacyverklaring op elk moment wijzigen om aan de wetgeving te voldoen of de ontwikkeling van het bedrijf te weerspiegelen. Wij houden ons in dat geval aan de beperkingen die door de toepasselijke regelgeving op het gebied van privacy en gegevensbescherming worden opgelegd en brengen u van alle wijzigingen op de hoogte. 11. Bevestiging Door mijn sollicitatie in te dienen, bevestig ik dat ik deze privacyverklaring heb gelezen, dat ik deze begrijp en dat ik instem met de inhoud ervan.