Handleiding Geriatrische Revalidatiezorg. PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier

Transcriptie

1 Handleiding Geriatrische Revalidatiezorg PlanCare Dossier elektronisch cliënten dossier

2 ICP Vragenlijstmodule Medicatie (FarmedRX) MIC Zorginhoudelijke registratie Norm Verantwoorde Zorg Paramedisch Toewijzing Melding aanvang zorg Wijzigingen Intake Diagnose stellen Intake Diagnose stellen Intake Diagnose stellen PlanCare Dossier Inleiding Vanaf 1 januari 2013 wordt de geriatrische revalidatiezorg (GRZ) niet meer vanuit de AWBZ gefinancierd maar vanuit de zorgverzekeringswet. Dit brengt een ander registratie- en declaratiemodel met zich mee. Landelijk is er gekozen om deze registratie onder te brengen in het DBC model wat in de ziekenhuizen wordt toegepast, het RSAD model. Dit staat voor Registratie, Samenvatten, Afleiden en Declareren. AWBZ Planning van aan- en afwezigheid Cliëntdossier DBC Contract Mutatie WMO Zorgplanning PGB Cliëntportaal Standaard rapportage / Management Informatie en Analyse / Dashboard Verblijfsdagen en tijdelijke afwezigheid Aan- en afwezigheidsregistratie Tijdverantwoording Bevriezen en vaststellen productie Aanmaken facturen Berichtenverkeer (AW319 en CAK berichtenverkeer) In deze handleiding komt u ter ondersteuning verschillende iconen tegen: Er wordt belangrijke informatie medegedeeld Er wordt een tip gegeven Er wordt een voorbeeld uitgewerkt of een toelichting gegeven PlanCare Dossier Pagina 1

3 Inhoudsopgave 1. RSAD-model Onderdelen GRZ-module Positionering van de GRZ binnen de zorgketen Gewenste toekomstige aanpassingen DBC-registratiegegevens Vastlegging zorgvraag Vastlegging verwijsgegevens zorgtraject verwijzend specialisme Vastlegging nevendiagnosen Het openen van een DBC-zorgtraject Zorgtraject en subtraject Het openen van een subtraject Het sluiten van een subtraject specifieke sluitregels voor de GRZ Het sluiten van een zorgtraject specifieke sluitregels voor de GRZ De diagnosetypering GRZ-module in PlanCare A. Opnames (GRZ) Nieuwe cliënt aanmaken Cliënt opname Details Verblijfsgegevens Contract Opname beëindigen Heropenen subtraject B. Zorgtrajecten (GRZ) Wijzigen hoofddiagnose C. Subtrajecten (GRZ) D. Tijdverantwoording (GRZ) E. Declaratie (GRZ) Productie accorderen Berekenen van de productie en verantwoording Opstarten van een nieuwe DBC-Grouper run PlanCare Dossier Pagina 2

4 Declaratie GRZ-subtrajecten Declaratie OHW GRZ-subtrajecten DIS aanleveringen GRZ dashboards Dashboard componenten Geregistreerde afwezigheid GRZ Productie GRZ DOT Trajectinformatie Staffeluitnutting GRZ Onderhanden werk GRZ OHW-Grouper Onderhanden werk GRZ DBC-Grouper Onderhoud GRZ-module Verrechten nieuwe menu onderdelen GRZ Onderhoud GRZ Applicatie instellingen Taken & services Disciplines Medewerkers Financieel (debiteuren, leveranciers, kostenplaatsen) PlanCare Dossier Pagina 3

5 1. RSAD-model Vanaf 1 januari 2013 wordt de geriatrische revalidatiezorg (GRZ) niet meer vanuit de AWBZ gefinancierd maar vanuit de zorgverzekeringswet. Dit brengt een ander registratie- en declaratiemodel met zich mee. Landelijk is er gekozen om deze registratie onder te brengen in het DBC-model wat in de ziekenhuizen wordt toegepast, het RSAD-model. Dit staat voor Registratie, Samenvatten, Afleiden en Declareren. Registratie Samenvatten Afleiden Declareren RSAD-model PlanCare 2 biedt ondersteuning voor conform het RSAD-model in de vorm van een nieuwe GRZ-module. PlanCare Dossier Pagina 4

6 2. Onderdelen GRZ-module De GRZ-module bestaat in PlanCare Dossier uit de volgende onderdelen: Opname Contract (zorgtraject) Verblijf Zorgtraject Tijdschrijven Afleiding Accordatie Aanlevering wel of niet in zorg meerdere zorgvormen/contracten opname GRZ contract zorginhoudelijke registratie verblijfsregistratie verblijfsperiode tijdelijke afwezigheid verwijsgegevens opname diagnose hoofdbehandelaar nevendiagnose tijdverantwoording medewerkers-agenda DBC-Grouper controle en accorderen registratie en productie Declaratie Declaratie OHW DIS (OHW / GA) De basis voor de GRZ-module is de contractmodule in PlanCare2. Opname Een cliënt wordt allereerst in zorg genomen. De opname is een onderdeel binnen de contractmodule. Op basis van de opname is bekend of een cliënt wel of niet in zorg is. Onder een opname kunnen meerdere vormen van zorg (contracten) geregistreerd worden. Voor de GRZ is het contracttype GRZ beschikbaar. Contract Als basis voor de registratie voor de GRZ is een contractmodule in gebruik. Deze contractmodule wordt in de toekomst de basis voor alle financieringsvormen zoals AWBZ, PGB en WMO. Per financieringsvorm ontstaat een contracttype. Het GRZ-contracttype is het eerste type wat in PlanCare 2 beschikbaar is gesteld. Hiermee wordt een contract (= een GRZ-zorgtraject) gestart en worden de benodigde GRZ-gegevens geregistreerd. Het GRZ-contract wordt aangemaakt met een opnamewizard die de gebruiker door het registratieproces leidt. De wizard resulteert tenslotte in een nieuwe opname (of een heropname), een nieuw GRZ-contract en eventueel zorginhoudelijke registratie binnen het GRZ-zorgtraject. Verblijf Aan een opname kan verblijfsregistratie gekoppeld worden. Aangegeven wordt vanuit welk contract het verblijf wordt gefinancierd, wanneer de verblijfsperiode start en wanneer deze eindigt en op welke afdeling (Organisatorische Eenheid of ruimte) deze verblijfzorg geleverd wordt. Desgewenst kan ook de tijdelijke afwezigheid worden vastgelegd per verblijfsregistratie. Voor de registratie van afwezigheid kunt u in PlanCare 2 de volgende richtlijn hanteren: 1. u registreert in PlanCare 2 de vertrekdatum van de afwezigheid als begindatum; 2. u registreert in PlanCare 2 de terugkomdatum van de afwezigheid als einddatum; 3. u registreert de feitelijke afwezigheidsperiode (niet de periode die u maximaal mag declareren volgens de landelijke regels); 4. u registreert de reden waarom de cliënt afwezig is; PlanCare Dossier Pagina 5

7 5. specifiek voor de GRZ: Indien de cliënt niet terugkeert naar de instelling, dient u de afwezigheidsregistratie te verwijderen en de einddatum van de verblijfsregistratie in te voeren per datum dat de cliënt uit de instelling vertrok. De GRZ module berekent vervolgens op basis van de landelijke GRZ-regels (uitgangspunt hieronder is 2013/2014) welke dag(en) als afwezigheidsdag dan wel verpleegdag berekend moet worden: De vertrekdag (dus de begindatum van de afwezigheidsregistratie) is een Afwezigheidsdag. De terugkomdag (dus de einddatum van de afwezigheidsregistratie) is een Verpleegdag. In de verantwoording wordt een maximum van 3 Afwezigheidsdagen berekend, ook al is de registratie van de afwezigheid meer dan 3 dagen. Indien als reden afwezigheid ziekenhuisopname is geregistreerd, wordt voor iedere dag die in 2014 valt, geen afwezigheidsdag meer verantwoord. Zorgtraject Het GRZ-zorgtraject is in de GRZ-module gelijk aan een GRZ-contract. Aan het contract kunnen specifieke zorginhoudelijke registratieve gegevens gekoppeld worden. Denk hierbij aan verwijsgegevens (welk ziekenhuis en welk specialisme heeft de cliënt verwezen), de opnamediagnose, de verantwoordelijke hoofdbehandelaar, enzovoort. Hiervoor is een apart registratiescherm ontwikkeld waarmee de gegevens ingevoerd of bewerkt kunnen worden. Deze zorginhoudelijke gegevens kunnen eventueel ook via de opnamewizard ingevoerd worden. Tijdschrijven In PlanCare 2 is een nieuw tijdregistratiescherm ontwikkeld. Hiermee wordt de tijd op het GRZ-contract verantwoord. Deze tijdverantwoording leidt vervolgens tot de gegevens die nodig zijn om te kunnen Samenvatten en Afleiden en uiteindelijk te kunnen Declareren. Het is ook mogelijk om de werkzaamheden te plannen via de medewerkersagenda en deze vervolgens vanuit de agenda te verantwoorden als tijdregistratie. Dit kan ook via de groepsagenda. De medewerkers-agenda valt niet onder de GRZ-module maar kan aanvullend ingezet worden. Afleiden De geschreven tijd, de vastgelegde verblijfsregistratie en de eventuele afwezigheid, leidt tot een zogenaamde declaratie-dataset welke aangeboden wordt aan de DBC-Grouper. Dit proces wordt het afleiden genoemd. De DBC-Grouper bepaalt op basis van de dataset welk DBC-product van toepassing is (afgeleid kan worden) op de dataset. Vervolgens kan dit DBC-product gedeclareerd worden bij de zorgverzekeraar. In PlanCare 2 wordt een traject ook tijdens de looptijd van de behandeling aan de DBC-Grouper aangeboden. Het afgeleide product moet dan gezien worden als een zogenaamd Onderhanden Werk (OHW) product, dit kan niet gedeclareerd worden, maar het geeft wel inzicht in de actuele status (de financiële waarde) van het zorgtraject. Deze OHW waarde kan niet gebruikt worden voor de financiële waarde per peildatum (bijvoorbeeld einde van de maand). Deze waarde kan bepaald worden op basis van een OHW aanlevering aan de DIS (zie later). PlanCare Dossier Pagina 6

8 Accordatie Hieronder verstaan we de controle en het goedkeuren van geschreven tijd. Voordat een traject definitief kan worden gedeclareerd, dient alle onderliggende registratie gecontroleerd en geaccordeerd te zijn. Accordatie bestaat uit twee onderdelen. Ten eerste betreft dit de accordatie van registratie. Dit is alleen benodigd voor de tijdregistratie. Tijdregels dienen altijd geaccordeerd te worden. Het niveau van accorderen kan naar wens ingericht worden. Daarbij geldt echter dat een tijdregel altijd op niveau 1 geaccordeerd moet worden, dit is het zogenaamde medewerkers-accordatie niveau. Eventueel kan daar bovenop nog een aantal extra niveaus ingericht worden waarmee bijvoorbeeld een verantwoordelijke voor de afdeling de tijdregels van zijn/haar medewerkers kan goedkeuren. Ten tweede betreft dit de accordatie van productie. Dit is altijd benodigd voor alle vormen van registratie. Productie is het totaal van de verschillende registratievormen (tijd, verblijf, afwezigheid). Voordat productie kan leiden tot externe verantwoording (en in een factuur opgenomen kan worden) dient deze productie goedgekeurd te worden. Dit noemen we productie-accordatie. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven: Registratie Productie Verantwoording Tijd Accordatie Verblijf Accordatie Externe aanlevering Afwezigheid Aanlevering Hieronder verstaan we de externe aanleveringen zoals de declaratie via de ZH308/309 en ZH310/311 standaard, de Onderhanden Werk declaratie via de ZH310/311 standaard, de DIS OHW aanlevering en de DIS GA aanlevering. PlanCare Dossier Pagina 7

9 3. Positionering van de GRZ binnen de zorgketen In dit hoofdstuk gaan we globaal in op de positie van de binnen de gehele zorgketen. Deze informatie is voor de volledigheid in deze handleiding opgenomen maar wordt niet actief bijgehouden op basis van de meest recente regelgeving. Voor nadere informatie en de laatste stand van zaken verwijzen wij u nadrukkelijk naar de landelijke documentatie die door DBC-Onderhoud beschikbaar wordt gesteld ( VWS heeft de formulering van de aanspraak voor de GRZ zoals gaat gelden per 2013 in juli 2012 formeel vastgesteld. Deze formulering is dezelfde als de conceptformulering van 13 juni 2012 die staat in de handleiding van 26 juni Bij de formulering in het besluit zorgverzekering onder artikel 2.5c is een toelichting verstrekt. De definitieve formulering van de aanspraak en de toelichting staan hieronder. 1. Geriatrische revalidatie omvat integrale en multidisciplinaire revalidatiezorg zoals specialisten ouderengeneeskunde die plegen te bieden in verband met kwetsbaarheid, complexe multimorbiditeit en afgenomen leer- en trainbaarheid, gericht op het dusdanig verminderen van de functionele beperkingen van de verzekerde dat terugkeer naar de thuissituatie mogelijk is. 2. De geriatrische revalidatie valt slechts onder de zorg, bedoeld in het eerste lid, indien: a. de zorg aansluit op verblijf als bedoeld in artikel 2.10 in verband met geneeskundige zorg zoals medisch-specialisten die plegen te bieden, waarbij dat verblijf niet vooraf is gegaan aan verblijf als bedoeld in artikel 9 van het Besluit zorgaanspraken AWBZ gepaard gaande met behandeling als bedoeld in artikel 8 van dat besluit in dezelfde instelling, en b. de zorg bij aanvang gepaard gaat met verblijf als bedoeld in artikel De duur van de geriatrische revalidatie, bedoeld in het tweede lid, bedraagt maximaal zes maanden. In bijzondere gevallen kan de zorgverzekeraar een langere periode toestaan. De GRZ maakt onderdeel uit van een zorgketen die is onder te verdelen in een viertal fasen te weten: 1. Voorbereidende fase, 2. Acute/operatiefase, 3. Revalidatiefase, 4. Behandeling, zorg en ondersteuning thuis. Binnen deze zorgketen is sprake van ziekenhuiszorg, GRZ en eerstelijnszorg/extramurale thuiszorg die ieder apart bekostigd worden. De DBC-zorg in het kader van de GRZ betreft de navolgende activiteiten. Fase Onderdelen Waarvan GRZ DBC-activiteiten 1 Voorbereidende fase 2 Acute / operatiefase Behandeling ziekenhuis Triage/doorverwijzing 3 Revalidatiefase Revalidatie behandeling Assessment / opstellen behandelplan Intramurale behandeling Aansluitende dagbehandeling / poliklinische behandeling 4 Behandeling, zorg en ondersteuning thuis Thuiszorg 1e lijnszorg De voorbereidende fase valt niet onder de GRZ-aanspraak. Deze zorg vindt plaats vanuit de eerste lijn onder verantwoordelijkheid van de huisarts (eerstelijnszorg) of de behandelend medisch specialist van PlanCare Dossier Pagina 8

10 het ziekenhuis (DBC-ziekenhuis). Opgemerkt wordt dat de prevalidatie zoals als term geïntroduceerd is binnen de proeftuinen, geen onderdeel uitmaakt van de GRZ-aanspraak. De medisch specialist opent voor de ziekenhuisbehandeling een DBC-zorgproduct voor de ziekenhuiszorg. De behandelend medisch specialist is tevens verantwoordelijk voor triage en doorverwijzing van de patiënt; dit is onderdeel van het DBC-zorgproduct van de betreffende medisch specialist. Indien sprake is van een GRZ-aanspraak voor de patiënt, opent de specialist ouderengeneeskunde bij de eerste activiteit in het kader van de GRZ-behandeling een DBC-zorgtraject voor de patiënt. Binnen dit DBC-zorgtraject worden alle zorgactiviteiten vastgelegd die onder verantwoordelijkheid van de specialist ouderengeneeskunde in het kader van de GRZ-behandeling worden verricht. Dit betreft onder meer het assessment, het opstellen van het behandelplan, het voorbereiden van het ontslag van de patiënt naar de thuissituatie, de intramurale revalidatiebehandeling en indien van toepassing de hierop volgende dag- en/of poliklinische revalidatiebehandeling. De eventueel hierop volgende extramurale thuiszorg vindt plaats vanuit de eerste lijn onder verantwoordelijkheid van de huisarts of in het kader van de WMO. De afbakening welke zorg wel of niet binnen de GRZ valt, vindt u in de handleiding GRZ die op de website van DBC-Onderhoud te vinden is. PlanCare Dossier Pagina 9

11 4 Gewenste toekomstige aanpassingen DBCregistratiegegevens PlanCare Dossier In het kader van verdere doorontwikkeling van de GRZ-productstructuur worden de volgende wijzigingen/aanpassingen onderzocht. De voorgestelde wijzigingen zijn dus nog niet van toepassing voor 2013 en Vastlegging zorgvraag Dit betreft een nog te ontwikkelen zorgvraagzwaarteclassificatie waarbij, indien mogelijk, aansluiting wordt gezocht bij de ICF. Zodra de inhoudelijke uitwerking beschikbaar is wordt deze toegevoegd aan de typeringslijst en vastgelegd aan de hand van het veld zorgvraag. Op dit moment is het veld zorgvraag wel beschikbaar in de GRZ-module, echter de lijst met te selecteren zorgvragen is leeg daar de achterliggende tabel nog niet gevuld is. 4.2 Vastlegging verwijsgegevens zorgtraject verwijzend specialisme Om inzicht te krijgen in de zorgketen is het wenselijk om naast de verwijzende instelling en het verwijzende specialisme ook het DBC-zorgtrajectnummer van het verwijzende specialisme vast te leggen. Het vastleggen van het verwijzend DBC-zorgtrajectnummer is voor 2013 optioneel. Als het zorgtrajectnummer beschikbaar is wordt gevraagd om deze gegevens al wel te registreren. 4.3 Vastlegging nevendiagnosen Binnen de GRZ is veelvuldig sprake van multi-morbiditeit (de patiënt heeft meerdere chronische ziekten tegelijkertijd, die elkaar beïnvloeden) die van invloed is op het behandelproces. Daarom wordt bekeken in hoeverre het wenselijk is om in de toekomst ook nevendiagnosen vast te leggen. Dit is mede afhankelijk van de uitwerking van de zorgvraagzwaarteclassificatie waarin mogelijk nevendiagnosen een rol spelen. In het huidige DBC-registratiemodel kunnen maximaal zeven nevendiagnosen worden vastgelegd. De vastlegging binnen de GRZ-module is optioneel. PlanCare Dossier Pagina 10

12 5 Het openen van een DBC-zorgtraject PlanCare Dossier 5.1 Zorgtraject en subtraject Openen zorgtraject met subtraject zorgtype 11 Als algemene regel geldt dat de poortspecialist een zorgtraject open met subtraject ZT11 indien de cliënt van buiten de instelling (extern) of vanuit de eigen instelling (intern) komt met een reguliere of spoedeisende zorgvraag waarvoor nog geen zorgtraject is geopend, of waarvan de behandeling of diagnostiek niet past binnen de context van een bestaande zorgvraag waarvoor reeds een zorgtraject bestaat. Binnen de GRZ is de specialist ouderengeneeskunde de poortspecialist. Binnen de GRZ is er sprake van maximaal 1 gelijktijdig lopend zorgtraject per zorgvraag (zie parallelliteit). Het subtraject ZT11 wordt door de software automatisch op de achtergrond geopend en is niet primair zichtbaar in de gebruikersschermen. Een nieuw zorgtraject wordt geopend als een nieuwe patiënt van buiten de instelling op basis van een verwijzing vanuit het ziekenhuis (of eventueel revalidatiecentrum) wordt verwezen naar de specialist ouderengeneeskunde met een zorgvraag op het gebied van de geriatrische revalidatiezorg. Binnen de GRZ is uitsluitend sprake van externe verwijzingen vanuit het ziekenhuis (of eventueel revalidatiecentrum). In de praktijk komt het voor dat een buitenlandse verwijzer de cliënt doorstuurt. In dat geval kan er geen AGB-code vastgelegd worden. Dit kan worden ondervangen door bij de vastleggen te kiezen voor het type verwijzer buitenlandse verwijzer. Parallelliteit In algemene zin mag een parallel zorgtraject bij eenzelfde specialisme alleen worden geopend indien er aantoonbaar, vanuit het medisch dossier, sprake is van een andere zorgvraag dan waarvoor de patiënt al wordt behandeld en er voor deze zorgvraag een separaat zorgtraject (diagnosestelling en behandeling) noodzakelijk is. Voor het specialisme ouderengeneeskunde is het niet toegestaan om een parallel zorgtraject te openen als sprake is van een nieuwe zorgvraag en voor de bestaande zorgvraag nog sprake is van een lopend subtraject. Deze nieuwe zorgvraag wordt dan onderdeel van het reeds geopende DBCzorgtraject voor de patiënt. Indien er dus sprake is van een nieuwe zorgvraag en er nog een zorgtraject met een andere zorgvraag geopend is waarvoor geldt dat het subtraject wel gesloten is, mag er een nieuw zorgtraject geopend worden. De opname wizard in de GRZ-module begeleidt u in dit proces! In 2014 is hierop een uitzonderingsregel ontstaan: Tijdens een lopend GRZ-zorgtraject van een patiënt kan het voorkomen dat door een nieuw incident een nieuwe zorgvraag ontstaat waarvoor GRZ-behandeling geïndiceerd is en hierdoor in principe de 6 maanden termijn wordt overschreden. Indien wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden (zie volgende paragraaf) is het toegestaan om voor de deze nieuwe zorgvraag een nieuw DBC-zorgtraject en subtraject te openen waarbij de 6 maanden termijn opnieuw gaat lopen. Om dit technisch mogelijk te maken dient het subtraject behorende bij de oorspronkelijke zorgvraag eerst handmatig afgesloten te worden (waardoor geen sprake meer is van een parallel subtraject) waarna een nieuw zorgtraject en subtraject geopend kan worden. PlanCare Dossier Pagina 11

13 Het handmatig afsluiten van een subtraject is (bewust) niet mogelijk in de GRZ-module. In plaats daarvan bieden wij via de opname wizard de mogelijkheid om voor bovenstaande specifieke situatie te kiezen wat als gevolg heeft dat het subtraject eerder wordt afgesloten. Bij het openen van een zorgtraject gelden de volgende regels: Het zorgtraject wordt geopend op de datum waarop het eerste patiëntgebonden contact plaatsvindt in het kader van de opname, observatie en onderzoek of de behandeling. Het is het niet mogelijk om voor een geriatrische revalidatiepatiënt een parallel DBCzorgtraject te openen. Dit betekent dat niet gelijktijdig twee of meer DBC-zorg- en subtrajecten kunnen openstaan. Als bijvoorbeeld een CVA-patiënt met een lopend zorgtraject een heup breekt en na de operatie in aanmerking komt voor geriatrische revalidatie voor deze nieuwe diagnose, dan wordt hiervoor geen apart zorgtraject geopend, ervan uitgaande dat, gegeven de geringe belastbaarheid van de patiënt, ondanks de nieuwe zorgvraag er in de praktijk geen sprake zal zijn van een gelijktijdige substantieel eigenstandige behandeling met een eigen zorgprofiel. Wel is het mogelijk om de oorspronkelijke diagnose van het zorgtraject te wijzigen in de nieuwe diagnose indien deze diagnose meer passend is voor de feitelijke behandeling van de patiënt. Binnen de Zvw dient de patiënt na ontslag uit het ziekenhuis direct opgenomen te worden in een GRZ-instelling voor de geïndiceerde revalidatiebehandeling. Medisch inhoudelijk en vanuit doelmatigheidsoogpunt is het niet wenselijk om een patiënt tijdens de behandeling over te plaatsen naar een andere instelling. Daarom is het ongewenst dat een patiënt een aantal dagen in GRZ-instelling A wacht tot er plaats is in GRZ-instelling B. In de huidige praktijk komt het echter voor dat vanwege capaciteitsgebrek bij de voorkeursinstelling een patiënt tijdelijk wordt behandeld in een andere GRZ-instelling, waarbij de patiënt na enkele dagen wordt overgeplaatst naar de voorkeursinstelling voor verdere revalidatie. Bij overplaatsing mogen in 2013 beide GRZ-instellingen een DBC-zorgtraject openen en declareren. Bij overplaatsing van een patiënt van instelling A naar instelling B kan de laatste een nieuw DBC-zorgtraject met zorgtype 11 openen, mits de verantwoordelijkheid wordt overgedragen van A naar B en beide instellingen een eigen AGB-code voor de declaratie van zorgproducten hebben. Na overplaatsing sluit instelling A het zorg-/subtraject volgens de afsluitregels. Instelling B opent een nieuwe zorg-/subtraject met zorgtype 11 en registreert de zorg verder. Alleen als beide instellingen (locaties) dezelfde AGB-code gebruiken, blijft het één zorg-/subtraject waarin de uitgevoerde zorgactiviteiten van beide locaties opgenomen worden. 5.2 Het openen van een subtraject Een subtraject wordt, uitgaande van de algemene regels, geopend op de volgende momenten: Bij het openen van een zorgtraject. Als een regulier of controletraject na het afsluiten van een subtraject met ZT11 of ZT21 wordt vervolgd. Beide momenten wordt door de GRZ-module automatisch doorgevoerd. PlanCare Dossier Pagina 12

14 6 Het sluiten van een subtraject 6.1 specifieke sluitregels voor de GRZ Binnen een zorgtraject zijn momenten gedefinieerd waarop de geleverde zorg kan worden gedeclareerd. Dit zijn de momenten waarop een subtraject binnen het zorgtraject wordt afgesloten. Hiervoor zijn binnen de DBC-systematiek algemene regels geformuleerd. Subtrajecten in het kader van een GRZ-zorgtraject worden standaard op de 42ste dag na de laatste GRZ-zorgactiviteit afgesloten. Dit is conform de afsluitregel die per 1 januari 2013 geldt voor de medisch specialistische revalidatie. In de praktijk betekent dit dat het subtraject 42 dagen na beëindiging van de GRZ-behandeling wordt afgesloten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt naar behandelvorm; de dagbehandeling en/of poliklinische behandeling die binnen 42 dagen volgt op de intramurale behandeling maakt deel uit van een en hetzelfde subtraject. Indien tijdens deze periode van 42 dagen toch nog een activiteit plaats vindt, dan gaat de termijn van 42 dagen vanaf dat moment opnieuw lopen. Indien na 42 dagen maar binnen 365 dagen na sluiting van het subtraject de patiënt opnieuw wordt opgenomen of behandeld, dan wordt een vervolgsubtraject (zorgtype 21 binnen het lopende zorgtraject) geopend. In 2014 is hierop een uitzonderingsregel (bij 2 e zorgvraag) ontstaan: In bijzondere gevallen kan de zorgverzekeraar toestaan dat er langer dan zes maanden GRZ wordt geleverd. Deze situatie kan zich voordoen wanneer er sprake is van een nieuwe zorgvraag die ontstaat tijdens een lopend GRZ-zorgtraject. Indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan, mag (vanwege niet toegestane parallelliteit) het lopende subtraject voor de oorspronkelijke zorgvraag (handmatig) afgesloten worden: De zorgverzekeraar heeft schriftelijk toestemming gegeven voor het openen van een nieuw zorgtraject voor de nieuwe zorgvraag én Het nieuwe zorgtraject wordt voorafgegaan door een noodzakelijk ziekenhuisverblijf in verband met de nieuwe zorgvraag. Het handmatig afsluiten van een subtraject is niet mogelijk in de GRZ-module. In plaats daarvan bieden wij via de opname wizard de mogelijkheid om voor bovenstaande specifieke situatie te kiezen wat als gevolg heeft dat het subtraject eerder wordt afgesloten. Het afsluiten van het subtraject wordt binnen de GRZ-module automatisch doorgevoerd. Het is dan ook van groot belang dat de gehele zorgregistratie tijdig plaatsvindt. Indien de zorg ná de 42 dagen geregistreerd wordt, dan is het subtraject al gesloten en kan er in die periode niet meer geregistreerd worden. Zolang het subtraject nog niet gedeclareerd is, kan dit eenvoudig weer heropend worden en kan de tijd alsnog geregistreerd of gecorrigeerd worden. Zodra een subtraject wel gedeclareerd is, dient eerst het subtraject gecrediteerd te worden en zal pas, nadat de credit door de verzekeraar is geaccepteerd, het heropend kunnen worden. PlanCare Dossier Pagina 13

15 7 Het sluiten van een zorgtraject 7.1 specifieke sluitregels voor de GRZ Een zorgtraject met één of meer subtrajecten met zorgtype 11 of 21 wordt afgesloten als: De patiënt is overleden. 365 dagen na afsluiten van een subtraject geen zorgactiviteiten meer zijn geregistreerd of gepland in de toekomst. De GRZ-module voert dit automatisch door. Concreet betekent dit dat een zorgtraject alleen gesloten wordt bij overlijden van de cliënt. Bij regulier ontslag zal het zorgtraject open blijven staan en worden gesloten op basis van de 365-dagen regel. Contract en zorgtraject Het contract van het type GRZ zal wel worden afgesloten, het bijbehorende zorgtraject wordt niet afgesloten. Dit is echter in de betreffende gebruikersschermen niet zichtbaar. PlanCare Dossier Pagina 14

16 8 De diagnosetypering De geriatrische revalidatie kent vijf hoofdgroepen van patiënten (diagnosehoofdgroepen). Binnen deze vijf patiëntengroepen wordt de volgende onderverdeling naar DBC-diagnose gehanteerd, gebaseerd op verschillen in behandeling. Diagnosehoofdgroep CVA Electieve orthopedie Trauma Amputaties Overige aandoeningen Te onderscheiden DBC-diagnosen CVA Heup nieuwe prothese Heup revisie Knie nieuwe prothese Knie revisie Overig electieve orthopedie Trauma bovenste extremiteit Trauma onderste extremiteit (exclusief heupfractuur) Heupfractuur Traumatisch wervelfractuur Intracranieel trauma Overig trauma Amputaties bovenbeen (en hoger) Amputaties onderbeen en/of voet en/of tenen Amputaties bovenste extremiteit Hartaandoeningen Bloedvaten Respiratoire aandoeningen Oncologische aandoeningen Overige orgaan aandoeningen Overige aandoeningen bovenste extremiteit Overige aandoeningen onderste extremiteit. Aandoening wervelkolom Reumatische aandoeningen Overige aandoeningen bewegingsapparaat Overige hersenaandoeningen Neuromusculaire aandoeningen Overige neurologische aandoeningen Voor de DBC-registratie leggen de zorginstellingen de diagnose op cliëntniveau vast aan de hand van de DBC-diagnosecodes zoals opgenomen in de diagnosetyperingslijst voor de GRZ. PlanCare Dossier Pagina 15

17 9 GRZ-module in PlanCare De GRZ-module is als onderdeel beschikbaar in PlanCare 2. Het starten hiervan kan op twee manieren: 1. Via PlanCare Dossier 2. Via Mijn PlanCare in PlanCare 2 Voor de navigatie vanuit PlanCare 2 via Mijn Plancare, verwijzen wij u naar de betreffende documentatie en trainingen die daarvoor beschikbaar zijn. Wij adviseren u nadrukkelijk gebruik te maken van de navigatie binnen Mijn PlanCare. Het openen van de verschillende GRZ-onderdelen is dan veel sneller en u voorkomt hiermee onnodige wachttijd. Via PlanCare Dossier Het werken met de module GRZ kent een aantal ingangen, afhankelijk van de rol van de medewerker en welke activiteit de medewerker wil uitvoeren. Deze zijn terug te vinden onder menu item Verantwoording. Opnames (GRZ) o Overzicht van alle geregistreerde opnames. Van hieruit wordt de juiste cliënt geselecteerd en wordt diens opname ingezien. Via de opname zijn het GRZ-contract, de verblijfsregistratie en afwezigheidregistratie te benaderen. Zorgtrajecten (GRZ) o Overzicht van alle GRZ-contracten. Een GRZ-contract staat gelijk aan een GRZzorgtraject. Deze menu optie is met name bedoeld voor zorginhoudelijke professionals die direct bij de zorginhoudelijke registratie in het GRZ-zorgtraject willen komen. Tijdverantwoording (GRZ) o De module om tijd te verantwoorden. Subtrajecten (GRZ) o Overzicht met subtrajecten die aan de DBC-Grouper zijn aangeboden Declaratie (GRZ) De module om de GRZ-trajecten te declareren, productie te accorderen en DIS-aanleveringen te verzorgen PlanCare Dossier Pagina 16

18 Onderstaand schema laat zien welke medewerker welke verrichtingen zal uitvoeren. PlanCare Dossier Medewerker Verrichtingen A. Opnames (GRZ) Administratief medewerker Opname starten Zorgtraject aanmaken/aanpassen (Zorginhoudelijke gegevens) B. Tijdverantwoording (GRZ) Zorgmedewerker Tijdregistratie op handelingen C. Zorgtrajecten (GRZ) Behandelaar Zorgtraject aanmaken/aanpassen Zorginhoudelijke gegevens D. Subtrajecten (GRZ) Administratief medewerker Overzicht afleiding door DBC- Grouper E. Declaratie (GRZ) Administratief / Financieel medewerker Productie accorderen DIS Onderhanden werk aanleveren DIS GA-aanlevering OHW-declaratie DBC-facturatie PlanCare Dossier Pagina 17

19 A. Opnames (GRZ) Het aanmaken van opnames wordt gestart vanuit het menu van PlanCare Dossier. Ga naar Verantwoording / Opnames (GRZ). Het volgende scherm wordt geopend (in PlanCare 2). In het overzicht met opnames ziet u alle cliënten waarvoor geldt dat er een opname aanwezig is en waar u via clientrechten toegang toe heeft (zie hiervoor de documentatie of trainingen PlanCare 2). U kunt dit scherm dan ook gebruiken om te filteren of groeperen op bepaalde velden. Ook kunt u via de veldkiezer extra kolommen in het overzicht opnemen. Klik hiervoor rechts op de kolommen en selecteer veldkiezer : Klik hier dubbel op de betreffende kolom die u aan het overzicht wilt toevoegen. PlanCare Dossier Pagina 18

20 Daar de regelgeving rondom (her)opname complex is, ondersteunt PlanCare u in dit proces via de opname wizard. Hieronder allereerst een schematische weergave van de workflow die wordt toegepast in de wizard: Geef ingangsdatum opname Open zorgtraject aanwezig? Nee Nieuwe GRZ opname nee Client met actieve opname? ja Start opname wizard GRZ Selecteer sector(en) Heropname GRZ nee Clienten met actieve opname tonen? nee Toon clienten (in leven) zonder actieve opname Kies client Open subtraject aanwezig? nee Nieuwe zorgvraag? ja Conflict paralleliteit? ja Aanpassen ingangsdatum? ja Geen nieuwe ingangsdatum opname Geef ingangsdatum en overige info contract ja Toon alle clienten (in leven) ja ja nee nee Leg verblijf vast (optioneel) Heropen bestaand contract en maak opname aan Heropen contract, maak opname aan, open ZT21 subtraject Heropen bestaand contract en subtraject en maak opname aan Leg zorginhoudelijke gegevens vast (optioneel) Maak opname, contract, verblijf, zorgtraject en ZT11 subtraject aan Voltooien Wizard volgt flow uitzonderingsregel Gebruiker bevestigt uitzonderingssituat ie? Geef ingangsdatum en overige info contract Leg verblijf vast (optioneel) Leg zorginhoudelijke gegevens vast (optioneel) Sluit vorig contract en subtraject met uitzonderingsregel Maak opname, contract, verblijf, zorgtraject en ZT11 subtraject aan Annuleren Klik op Nieuw om een nieuwe opname te starten. Kies het gewenste contracttype en klik op Volgende. Contracttype kiezen Vooralsnog is DBC Geriatrische Revalidatie Zorg het enige beschikbare contracttype en kan er niet voor een ander type worden gekozen. In een later stadium zullen ook andere registraties via deze module worden ondersteund en daarmee komen er ook andere contracttypes beschikbaar. PlanCare Dossier Pagina 19

21 Er wordt een zoekscherm geopend waarin uit het totale cliëntenbestand de gewenste cliënt kan worden gekozen. Het zoeken vindt plaats op de getoonde kolommen door in het veld onder de kolomnaam de gewenste zoekopdracht in te vullen. Dit kan dus ook het BSN of de geboortedatum zijn. Tevens bevat dit scherm de sorteer- en filtermogelijkheden zoals die in PlanCare 2 bekend zijn. Is de juiste cliënt gevonden, klik dan dubbel op de regel van de cliënt of selecteer deze en klik op Volgende. Zoekscherm De zoekopdracht hoeft niet het volledige item te zijn, maar mag ook een deel daarvan zijn. Wel moet de karaktervolgorde kloppen. De zoekterm waard geeft in bovenstaand voorbeeld Goudswaard, Waard, Waardenburg en Zegswaard. Nieuwe cliënt aanmaken Het is op deze plaats ook mogelijk een nieuwe cliënt aan te maken. Klik op Nieuwe cliënt en vul de gegevens in. De gele velden moeten verplicht worden ingevuld PlanCare Dossier Pagina 20

22 Klik, wanneer alle gegevens zijn ingevuld, op Volgende om door te gaan. In PlanCare Dossier is nu een nieuw dossier van deze cliënt beschikbaar. U kunt er eventueel voor kiezen om de cliëntgegevens via de knop Gegevens ophalen over te nemen. Op de achtergrond wordt dan een COV check uitgevoerd en vanaf medio mei 2014 een BSN/WIDcontrole. De velden worden dan gevuld op basis van de resultaten van beide bevragingen. Standaard is deze optie niet beschikbaar, hiervoor dient eerst uw technische infrastructuur correct geconfigureerd te zijn. Cliënt opname Indien u sectoren of doelgroepen heeft aangemaakt, krijgt u de mogelijkheid om een cliënt op een of meerdere doelgroepen of sectoren in te schrijven. Het doel hiervan staat los van de GRZ en wordt toegelicht in de documentatie of trainingen PlanCare 2. PlanCare Dossier Pagina 21

23 Als eerste stap geeft u de opnamedatum in. Dit is de datum waarop voor de betreffende cliënt de zorg daadwerkelijk start. Binnen de opnameperiode kunnen een of meerdere contracten actief zijn. Allereerst is dit het GRZ contracttype. In een later stadium wordt dit aangevuld met andere contracttypen. Klik op Volgende om door te gaan. Op dit moment controleert de wizard of er voor deze cliënt in het verleden al een zorgtraject is geweest wat nog steeds open staat. Indien dit geval is, dan zal de wizard een overzicht geven van de gegevens van het voorgaande zorgtraject (zoals hoofdbehandelaar, diagnose, verwijzer, etc). U krijgt dan de mogelijkheid om uit één van de volgende optie te kiezen: PlanCare Dossier Pagina 22

24 GRZ wizard en heropname De opname wizard hanteert de volgende regels: Als Als Als Als Als Als* Als* De geselecteerde cliënt een open zorgtraject heeft De cliënt opgenomen wordt voor dezelfde zorgvraag De cliënt opgenomen wordt voor dezelfde zorgvraag De cliënt opgenomen wordt voor een nieuwe zorgvraag De cliënt opgenomen wordt voor een nieuwe zorgvraag De geselecteerde cliënt een actieve opname heeft De geselecteerde cliënt een actieve opname heeft En En En En En En Bij het betreffende zorgtraject bestaat een gesloten subtraject De gewenste ingangsdatum ligt vóór de einddatum van het reeds gesloten subtraject behorend bij het eerdere zorgtraject De gewenste ingangsdatum ligt ná de einddatum van het reeds gesloten subtraject behorend bij het eerdere zorgtraject De gewenste ingangsdatum ligt vóór de einddatum van het reeds gesloten subtraject behorend bij het andere zorgtraject De gewenste ingangsdatum ligt vóór de einddatum van het reeds gesloten subtraject behorend bij het andere zorgtraject Er wordt gekozen voor het aanmaken van een nieuw zorgtraject En En En En Het reeds gesloten subtraject is nog niet gedeclareerd Het eerdere subtraject is nog niet gedeclareerd Het eerdere subtraject is gedeclareerd De gebruiker is zich bewust van de strikte condities waaronder dit toegestaan is (uitzonderingsregel) Dan Dan Dan Dan Dan Dan Dan Verschijnt de vraag of de cliënt voor dezelfde of nieuwe zorgvraag opgenomen wordt Wordt het reeds gesloten subtraject heropend Wordt een nieuw vervolg subtraject aangemaakt binnen het eerdere zorgtraject Wordt een melding gegeven en moet gekozen worden tussen aanpassen van de ingangsdatum of het heropenen van het andere subtraject of annuleren. Wordt een melding gegeven en moet gekozen worden tussen aanpassen van de ingangsdatum of annuleren. Wordt een overzicht getoond van het lopende zorg-en subtraject en verschijnt de vraag of voor de een nieuw zorgtraject aangemaakt moet worden (onder strikte voorwaarden) Wordt het subtraject uit het reeds lopende zorgtraject afgesloten en PlanCare Dossier Pagina 23

25 (* vanaf versie ) wordt er via de vervolgvragen in de wizard een nieuw zorgtraject aangemaakt Uitzonderingsregel Een subtraject wat via de uitzonderingsregel is gesloten, kan niet meer handmatig heropend worden! Vervolgens wordt een GRZ-contract (=GRZ-zorgtraject) aangemaakt. De ingangsdatum moet op of na de startdatum van de opname liggen. In dit scherm geeft u tevens op wat de leverancier is, over het algemeen is dat altijd dezelfde en wordt deze standaard ingevuld. U geeft op wat de debiteur is. De debiteur wordt automatisch bepaald op basis van de eventueel aanwezige COV-resultaten. U kunt desgewenst de debiteur handmatig overschrijven. Zolang in het grijze veld de naam Default GRZ Debtor gevuld is, dient u altijd de debiteur met de hand in te voeren. Verder kunt u hier aangeven onder welke kostenplaats u dit contract wilt registeren. Dit betekent dat alle productie die op dit contract wordt geschreven, wordt toegekend aan de opgegeven kostenplaats. Eventueel zet u een vinkje bij Er is sprake van een medische indicatie voor vervoer. Dit betreft registratie voor de opbrengstverrekening Bij trajecten die starten na 2013 is deze registratie niet meer aanwezig. Klik op Volgende. U wordt vervolgens gevraagd of u wel of niet verblijf wilt registeren. U kunt dit ook later nog in de opname vastleggen. PlanCare Dossier Pagina 24

26 Klik op Volgende. Het is mogelijk op deze plaats zorginhoudelijke gegevens vast te leggen, maar dit kan ook elders binnen de module. Zorginhoudelijke gegevens vastleggen Ja de medewerker die het zorgtraject aanmaakt, meestal een zorgmedewerker, legt de zorginhoudelijke gegevens vast Nee de medewerker die het zorgtraject aanmaakt, meestal een administratief medewerker, legt de zorginhoudelijke gegevens niet vast, dit wordt later door een zorgmedewerker gedaan. Klik op Ja PlanCare Dossier Pagina 25

27 en daarna op Volgende. In het volgende scherm wordt gevraagd om de zorginhoudelijke gegevens vast te leggen. Er worden verschillende zaken vastgelegd zoals de (opname)diagnose, de verwijzende instelling en het verwijzend specialisme. De zorgvraag is in 2013 optioneel en is op dit moment nog niet te selecteren daar de landelijke tabel op dit onderdeel nog geen inhoud heeft. PlanCare Dossier Pagina 26

28 Daarnaast is het mogelijk een of meer (maximaal 7) nevendiagnoses vast te leggen, maar dit is niet verplicht. Diagnose Dit is de diagnose die tijdens de opname het meest kenmerkend is voor de cliënt. U kunt dit op een later moment nog wijzigen indien blijkt dat gedurende het traject een andere (hoofd)diagnose beter past bij de situatie op dat moment. De diagnose moet worden gekozen uit een landelijke lijst. Door (een deel van) de diagnose hoofdgroep, code of diagnose omschrijving in te typen, kan gericht worden gezocht. Verwijzer De verwijzer moet worden gekozen uit een landelijke lijst. Door (een deel van) de naam van een instelling in te typen kan gericht worden gezocht. Ook is het mogelijk de AGB-code van de betreffende instelling als zoekterm te gebruiken. PlanCare Dossier Pagina 27

29 Bij Type kunt u de verschillende verwijzers kiezen. Indien u kiest voor buitenlandse verwijzer dan is het niet mogelijk/nodig om een AGB-code van de verwijzer vast te leggen. Specialisme Naast de verwijzer wordt ook het specialisme aangegeven. In het geval van Geriatrische Revalidatiezorg is dat Medisch specialisten, revalidatie. Dit specialisme wordt gevonden door in het zoekveld rev in te typen. Standaard is dit specialisme al voorgevuld. Klik op Volgende om de ingevoerde gegevens op te slaan. Hiermee is het zorgtraject aangemaakt en beschikbaar voor verdere verwerking. PlanCare Dossier Pagina 28

30 Terug in het startscherm kunnen verdere zorgtrajecten worden aangemaakt volgens het hierboven beschreven proces. Door op de regel van een cliënt dubbel te klikken worden de opnamegegevens geopend. De drie tabbladen tonen de volgende informatie: Details Verblijfsgegevens Contract Details Hier worden start- en einddatum en de reden van de opname getoond. Deze zijn elders vastgelegd. PlanCare Dossier Pagina 29

31 Verblijfsgegevens In dit scherm kunt u het verblijf bij de betreffende cliënt registreren. Op dit moment is nog niet mogelijk om een afdeling- en kamerregistratie in te voeren. Wel is het mogelijk om op de verblijfsregsitratie een kostenplaats vast te leggen. U hoeft dit alleen te doen indien de kostenplaats die op het contract is vastgelegd, afwijkt van de kostenplaats waar verblijf aan toegekend moet worden. Klik op Nieuw onder Verblijfsregistratie om een verblijf aan te maken. PlanCare Dossier Pagina 30

32 Afwezigheid wordt geregistreerd door onder Afwezigheidsregistratie op Nieuw te klikken en datum en reden van de tijdelijke afwezigheid aan te geven. Contract Op deze plaats worden de contracten (zorgtrajecten) bij de betreffende cliënt getoond. Het is op dit moment niet mogelijk om nieuwe contracten aan te maken via de knop Nieuw. Dit wordt op dit moment via de Wizard gedaan. U kunt het contract inzien door op de knop Wijzig te klikken. Het contract (zorgtraject) bestaat uit de volgende tabbladen: Contract details Contractregels Zorg Opbrengstverrekening 2013 Financieel PlanCare Dossier Pagina 31

33 Hier worden de gegevens getoond zoals die zijn vastgelegd bij het aanmaken van het zorgtraject via de wizard. Het GRZ-contract (=zorgtraject) wordt gesloten op basis van automatische afsluitregels. Wanneer de cliënt is overleden en de opname met deze reden wordt gestopt, dan wordt het contract per de overlijdensdatum gestopt. Daarnaast wordt ook het zorgtraject gestopt en de overlijdensdatum bij de cliënt ingevuld. Het subtraject wordt via de nachtelijke taak gesloten, hierbij wordt rekening gehouden met de waarde in de applicatie instellingen waarin is opgegeven na hoeveel dagen na het overlijden het subtraject afgesloten moet worden. U heeft hiermee de gelegenheid om nog een bepaalde periode de tijd te verantwoorden. Bij regulier ontslag wordt het contract ook gesloten maar blijft het bijbehorende zorg- en subtraject open (zodat dit later via de automatische afsluitregels gesloten kan worden). Het scherm Contractregels is niet relevant voor de GRZ. PlanCare Dossier Pagina 32

34 Het tabblad Zorg toont de zorginhoudelijke gegevens wanneer deze bij het aanmaken van het zorgtraject zijn ingevoerd. De gegevens kunnen hier alleen geraadpleegd worden, niet gemuteerd. Uitzondering hierop vormt het gepland DBC-Product en de Voorlopige ontslagdatum. Het tabblad Opbrengstverrekening 2013 wordt alleen getoond indien een contract gestart is in Hier kan vastgelegd worden of de cliënt beschikt over een medische indicatie voor vervoer. Dit is van belang voor het omrekenen van DBC-registratie naar AWBZ parameters. Het tabblad Financieel geeft zicht op het afgeleide DBC-product en de financiële waarde daarvan. Opname beëindigen De opname betreft de periode dat de cliënt in zorg is in uw organisatie. Op dit moment betreft dat de zorg die u registreert in de PlanCare 2 contractmodule. Het is nu alleen mogelijk om de GRZ-zorg te registreren. Daarom beëindigt u de opname zodra het GRZ-zorgtraject beëindigd is. Indien uw cliënt PlanCare Dossier Pagina 33

35 overgaat naar een andere financiering (bijvoorbeeld AWBZ of WMO) en dit binnen dezelfde organisatie plaatsvindt, kiest u er toch voor om de opname te beëindigen. In de toekomst wordt het mogelijk om via een processtap de cliënt over te zetten naar een andere financiering. Bij het beëindigen van de opname geeft u een einddatum op en een reden beëindiging. U kunt nu kiezen uit reden Ontslag en Overlijden. Het is van belang om het onderscheid tussen deze twee ontslagredenen te kennen. Reden Wat gebeurt er Impact Ontslag De opname wordt voorzien van de einddatum Het verblijf wordt voorzien van de einddatum, dit gebeurt alleen indien het verblijf nog geen einddatum had Eventueel aanwezige afwezigheid wordt voorzien van de einddatum, dit gebeurt alleen indien de afwezigheid nog geen einddatum had Het contract wordt voorzien van de einddatum. Bij alle acties worden er diverse validaties uitgevoerd om te controleren of de gewenste acties ook daadwerkelijk doorgevoerd kunnen worden. Vanaf dit moment gaat de 42-dagen regel gelden, zodra er 42 dagen verstreken zijn sinds het laatste produtiemoment, wordt subtraject gesloten. Let op: het is dus geen 42-dagen na de sluitdatum van het contract, maar 42 dagen na het laatste productie moment. In theorie kan dit afwijken. Vanaf dit moment gaat de 365-dagen regel gelden, zodra er 365 dagen verstreken zijn gerekend vanaf de sluitdatum van het laatste subtraject, wordt het zorgtraject gesloten. Overlijden Dezelfde acties als hierboven beschreven, aanvullend: Het GRZ-zorgtraject wordt voorzien van de einddatum Het subtraject blijft open staan totdat de in de applicatie instellingen bereikte waarde (aantal dagen) is bereikt, vervolgens wordt het subtraject per overlijdens datum afgesloten. Heropenen subtraject In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om het subtraject te heropenen. Bijvoorbeeld wanneer u achter nog tijd wilt inboeken of wijzigen maar het subtraject inmiddels al gesloten is. Het heropenen van een subtraject kan via het opnamescherm -> open contract -> open tab subtrajecten -> selecteer het betreffende subtraject en kies voor heropen. PlanCare Dossier Pagina 34

36 Het subtraject zal in dit geval heropend worden, echter tijdens het toepassen van de automatische afsluitregels (wat normaliter s nachts wordt uitgevoerd), wordt het subtraject weer gesloten. Indien het subtraject langer open moet blijven staan, dan verwijdert u de einddatum van het contract, het subtraject wordt dan niet meer automatisch afgesloten. Heropenen contract Vergeet u dan vervolgens niet om het contract weer te sluiten! Het wissen van de einddatum van het contract gaat als volgt: PlanCare Dossier Pagina 35

37 B. Zorgtrajecten (GRZ) Onder Zorgtrajecten (GRZ) worden de zorgtrajecten aangemaakt en onderhouden. Ga naar Verantwoording / Zorgtrajecten (GRZ) om dit onderdeel te openen. Het aanmaken van nieuwe zorgtrajecten via de wizard is beschreven in het onderdeel A. Opnames (GRZ) van deze handleiding. Het enige verschil met de wizard via het menu Opnames (GRZ) is dat de zorginhoudelijke registratie niet optioneel is. In het overzicht met zorgtrajecten ziet u alle cliënten waarvoor geldt dat er een GRZ-contract is aangemaakt. Een GRZ-contract is gelijk aan een GRZ-zorgtraject. In dit overzicht ziet u de sluitdatum van het GRZ-contract en niet de sluitdatum van het GRZ-zorgtraject. U ziet hier alle zorgtrajecten, al dan niet volledig ingevuld met zorginhoudelijke registratieve gegevens. U kunt dit scherm dan ook gebruiken om te filteren op lege hoofdbehandelaar, diagnose, etc. om zo uw werklijst op te stellen waarbij u direct inzichtelijk kunt maken welke zorgtrajecten nog aangevuld moeten worden met bepaalde gegevens. Door een kolom naar boven te slepen, kunt u groeperen op een bepaalde kolom. Ook kunt u via de veldkiezer extra kolommen in het overzicht opnemen. Klik hiervoor rechts op de kolommen en selecteer veldkiezer : Klik hier dubbel op de betreffende kolom die u aan het overzicht wilt toevoegen. Zodra u de juiste cliënt heeft geselecteerd, klikt u dubbel op de betreffende regel om het zorgtraject te openen. U komt op het tabblad Zorg waar u de zorginhoudelijke gegevens terug vindt. Het tabblad Financieel toont de eventuele afleiding naar het DBC-product met daarbij het bijbehorende tarief. PlanCare Dossier Pagina 36

38 Wijzigen hoofddiagnose In het scherm Zorgtraject toevoegen/wijzigen kunnen de gegevens worden aangepast. Met uitzondering van de hoofddiagnose wordt van deze wijzigingen geen historie bijgehouden. Klik om de hoofddiagnose aan te passen op Wijzigen. Kies een nieuwe diagnose en geef de ingangsdatum aan. De historie van de aangepaste diagnoses is terug te vonden onder Toon historie. PlanCare Dossier Pagina 37

39 C. Subtrajecten (GRZ) Onder Subtrajecten (GRZ) vindt u een overzicht met subtrajecten die aan de DBC-Grouper zijn aangeboden. Indien door de DBC-Grouper een foutmelding of waarschuwing wordt gestuurd, vindt u deze hier in dit overzicht terug. De opbouw van het scherm en de informatie is gelijk aan de informatie die onder het contract en zorgtraject tabblad Financieel te vinden is. Dit overzicht toont echter alle subtrajecten. Ook in dit scherm kunt u kolommen verbergen of via de veldkiezer weer tonen. PlanCare Dossier Pagina 38

40 De DBC-Grouper wordt (conform landelijke richtlijnen) alleen gebruikt voor het afleiden van gesloten subtrajecten om zodoende het definitieve product te bepalen en te kunnen declareren aan de zorgverzekeraar. Het is echter ook van belang om de tussentijdse status te kennen van een zorgtraject/subtraject. Hiervoor zijn twee redenen te noemen: 1. Het is vanuit financieel oogpunt belangrijk om zicht te houden op de onderhanden werk positie, dus de financiële waarde die een subtraject op dit moment vertegenwoordigt. 2. Het is van belang om zicht te houden op de gerealiseerde productie (in tijd en verblijf) ten opzichte van het DBC-product wat door de afleiding bepaald wordt. Wij hebben er daarom voor gekozen om ook de openstaande subtrajecten via de DBC-Grouper af te leiden. De DBC-Grouper wordt iedere nacht (na het draaien van de productie-bereken taak, zie later in dit document) gestart. Er vindt dus iedere nacht een afleiding plaats zonder dat hier handmatige acties voor nodig zijn. Een alternatief hiervoor (wat meer aansluit bij de landelijke uitgangspunten) is dat de onderhanden werk positie wordt afgeleid door de OHW-Grouper die de DIS aanbiedt. Dit is echter een handmatig proces en vergt een aantal handelingen. Deze OHW-aanlevering is ook beschikbaar in PlanCare in de declaratiemodule. Het voordeel van deze OHW-aanlevering is dat u de OHW-positie per een bepaalde einddatum (peildatum) kunt bepalen, bijvoorbeeld het einde van de maand. Dit is voor de financiële verantwoording een veelal gewenst inzicht. PlanCare Dossier Pagina 39

41 D. Tijdverantwoording (GRZ) De zorg die wordt geleverd in het kader van de wordt verantwoord in de module Tijdverantwoording (GRZ). Deze wordt gestart vanuit het menu van PlanCare Dossier. Ga naar Verantwoording / Tijdverantwoording (GRZ). Het volgende scherm wordt geopend (in PlanCare 2). Klik op Nieuw om een nieuwe tijdregel toe te voegen. De naam van de medewerker wordt automatisch overgenomen van degene die in PlanCare is aangemeld. Het is mogelijk een andere medewerker te kiezen zodat de uren centraal kunnen worden PlanCare Dossier Pagina 40

42 ingevoerd. Het dienstverband wordt standaard gevuld. Bij een medewerker kunnen eventueel meerdere dienstverbanden zijn ingevoerd (zie Inrichting). U kunt in dat geval kiezen voor het dienstverband waar de medewerker op dat moment vanuit handelt. Het dienstverband is van belang indien u op een later moment intern wilt kunnen doorbelasten. U weet dan welke medewerker welke kosten heeft gemaakt en kan dit in rekening brengen bij de budgethouder waar de DBC omzet wordt verantwoord. Door in het veld Cliënt (een deel van) de naam van de cliënt in te typen wordt gezocht naar de cliënten die aan de zoekopdracht voldoen, mits voor hen een GRZ-zorgtraject aanwezig is. Bij Handelingen wordt optioneel een vink geplaatst voor de handelingen die gedaan zijn. Bij Locatie wordt aangegeven waar de handeling heeft plaatsgevonden (Verblijf, Poli, Thuis of overig). Locatie vastleggen Er moet worden aangegeven waar de handeling heeft plaatsgevonden. Verblijf is de standaard keuze. Deze keuze gebruikt u indien de cliënt in de instelling verblijft. Poli Deze keuze gebruikt u indien de cliënt poliklinisch behandeld wordt. Bij de productieberekening wordt dan automatisch een eenheid polikliniek bezoek geboekt (deze keuze is alleen beschikbaar voor tijdregels die in 2013 worden geboekt). Thuis Deze keuze gebruikt u indien de cliënt thuis behandeld wordt. Bij de productieberekening wordt dan automatisch een eenheid huisbezoek geboekt. U hoeft deze eenheden (poli- en huisbezoek) dus niet afzonderlijk te registeren. De GRZ module berekent dit automatisch op basis van de volgende rekenregels: Dagbehandeling wordt geregistreerd in de module tijdverantwoording. Dit is een apart product herkenbaar aan code en omschrijving: Dagbehandeling - geriatrische revalidatie. Daarbij geldt het volgende per geregistreerd record: - 1 tot 240 minuten = 1 eenheid dagbehandeling tot 480 minuten = 2 eenheden dagbehandeling - vanaf 481 minuten = 3 eenheden dagbehandeling Voor poli is de regel: Bij de poliklinische behandeling waarbij de patiënt een kortdurende behandeling krijgt binnen de PlanCare Dossier Pagina 41

43 zorginstelling en geen gebruik maakt van aanvullende verblijfsfaciliteiten, wordt per dag dat de patiënt deze poliklinische behandeling ontvangt, één zorgactiviteit polikliniekbezoek vastgelegd. Hier bepalen we, los van de behandelaar die het schrijft, het volgende: Voor een cliënt per datum de minimale en maximale starttijd bepalen van alle tijdregels (los van behandelaar) die voor die cliënt zijn geschreven met locatie poli Voor de uitkomst geldt: - vanaf 1 minuut = 1 eenheid polikliniek bezoek Voor huisbezoek geldt het volgende: Indien een huisbezoek van de specialist ouderengeneeskunde en/of ergotherapeut noodzakelijk is, kan hiervoor per keer één zorgactiviteit huisbezoek vastgelegd worden. Poli en ambulante vervolgbehandeling 2013 versus 2014 Op basis van de regelgeving 2013, werd automatisch voor iedere tijdregel die door een behandelaar wordt verantwoord met de GRZ-locatie Poli, een eenheid op het product Polikliniekbezoek - geriatrische revalidatie berekend (maximaal 1 per dag per cliënt). Dit gebeurt nu alleen nog maar voor tijdregels die in 2013 worden verantwoord. Voor tijdregels die in 2014 en later worden verantwoord, gebeurt dit niet meer. De berekening van het product Ambulante behandeldag - geriatrische revalidatie wordt automatisch uitgevoerd. Indien een tijdregel door een behandelaar wordt verantwoord, wordt op een dag dat er geen verblijf- of afwezigheidsdag-registratie aanwezig is, een eenheid ambulante behandeldag berekend. Dit geldt alleen voor dagen die na een verblijfsperiode liggen en indien er op de betreffende dag minimaal 2 verschillende GRZ-producten verantwoord worden (meerdere disciplines betrokken). De regels die verantwoord zijn met locatie thuis worden niet meegenomen in deze bepaling. U hoeft dus in de registratie van de tijdregels niet apart aan te geven of er sprake is van een ambulante behandeldag. De bedrijfsregels voor het tonen van de Locatie zijn de volgende: Op de betreffende datum waarop de tijdregel geschreven gaat worden of de Agenda afspraak ingeboekt wordt: Client verblijft of is tijdelijk afwezig: GRZ locatie toont verblijf en overig GRZ locatie verblijf wordt default geselecteerd in de keuzelijst Cliënt verblijft of is tijdelijk afwezig en er wordt tijd geschreven op één van de volgende producten: - Ergotherapie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie. - Specialist ouderengeneeskunde - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie. - Fysiotherapie - patiëntgebonden handelen - geriatrische revalidatie. GRZ locatie toont verblijf, thuis en overig GRZ locatie verblijf wordt default geselecteerd in de dropdown Cliënt verblijft niet: GRZ locatie toont thuis, poli en overig (poli alleen in 2013) Er wordt geen default locatie geselecteerd, gebruiker moet bewust kiezen PlanCare Dossier Pagina 42

44 De tijd wordt vastgelegd voor de opgegeven datum. Tijd kan als Tijd van Tijd t/m worden opgegeven, maar als er een begintijd staat kan ook in het veld Duur het aantal minuten worden ingevuld. De eindtijd wordt daarop aangepast. Klik op Opslaan en Sluiten wanneer er niet meer tijdregels hoeven te worden aangemaakt. Klik op Opslaan en Nieuw om een volgende tijdregel aan te maken. De vastgelegde tijdregels kunnen per dag (op de aangegeven datum) of per week worden getoond. Tevens kunt u een van t/m datum selectie opgeven en vervolgens bijvoorbeeld de regels af te drukken en optioneel te exporteren naar Excel. PlanCare Dossier Pagina 43

45 E. Declaratie (GRZ) Onder Declaratie (GRZ) vindt u de PlanCare 2 declaratiemodule. Deze module biedt u in het kader van de GRZ de volgende mogelijkheden: - Productie accorderen (is binnen Mijn PlanCare ook los op te starten) - Inzien van validatiemeldingen - GRZ-declaratie - GRZ OHW-declaratie - DIS-aanlevering - Verzenden en ontvangen en retourverwerking EI-berichten Om GRZ-trajecten te kunnen declareren, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan: - Het subtraject moet gesloten zijn - Alle productie moet geaccordeerd zijn - Er moet door de DBC-Grouper een DBC-product afgeleid zijn - Er zijn geen bokkerende validaties op de cliënt of het subtraject aanwezig - Er is een juiste debiteur op het contract ingevoerd Allereerst wat uitleg over de debiteur. Dit is in de meeste gevallen een verzekeraar. De verzekeraar op het contract wordt automatisch bepaald op basis van de eventueel aanwezige COV (Controle op verzekeringsrecht) resultaten. Indien er (nog) geen COV-resultaten aanwezig zijn, dan kan de debiteur op het contract handmatig ingevoerd worden. De COV wordt op minimaal twee momenten uitgevoerd: 1. Bij het aanmaken van een cliënt via de GRZ-wizard 2. Indien het subtraject gesloten is en op het betreffende subtraject van de cliënt alle productie geaccordeerd is (en het subtraject dus in feite gedeclareerd kan gaan worden) Wanneer u de client niet aanmaakt via de GRZ-wizard, dan wordt er in geen COV-bevraging uitgevoerd en wordt de COV-bevraging dus net voor declaratie uitgevoerd. Vanaf versie zullen PlanCare Dossier Pagina 44

46 wij op regelmatige basis voor alle nieuwe en bestaande cliënten een COV-bevraging doen om de verzekeringsgegevens voor het eerst op te halen dan wel de gegevens te valideren op actualiteit. Geen of onvolledige COV resultaten Indien u een validatiemelding krijgt dat de er op basis van de COV bevraging geen actieve verzekeraar gevonden kan worden, of de COV controle in de wizard bij het aanmaken van een nieuwe cliënt geeft geen resultaat, dan kan het zijn dat niet alle verzekeraars onder uw COV contract bij Vecozo zijn ondergebracht. Neemt u daarvoor contact op met Vecozo. U dient het contract te kiezen waarmee u enovation heeft gemachtigd voor de COV controle. Het accordatie- en declaratieproces ziet er schematisch als volgt uit: Start Accordatie 1. Accordatie tijdregistratie (optioneel) 2. Productie- en verantwoordings berekening 3. Accordatie productie en verantwoording 4. Productie- en verantwoordings berekening vervolg Start DBC-Grouper 1. Bepalen accordatiestatus en status subtraject Subtraject gesloten? ja Accordatie volledig? ja 2a. Productieaanlevering DBC- Grouper 3. DBC-Grouper resultaten verwerken nee nee 2b. Testaanlevering DBC- Grouper vervolg Start GRZ declaratie 1. Oplossen validatiemeldingen (optioneel) 2. Aanmaken factuurrun 3. Selecteren te declareren subtrajecten 4. Aanmaken facturen bij factuurrun Verzenden handmatig of automatisch? Automatisch 5a. Verzenden facturen 6. Verzenden en ontvangen berichten handmatig 5b. Opslaan facturen 6. Verzenden via website Vecozo 7. Verwerken retourberichten Einde GRZ declaratie Productie accorderen Het accorderen van productie is een noodzakelijk stap in het proces richting declaratie. U zult deze stap in het registratie- en controleproces moeten implementeren. De reden voor deze extra stap is dat de hele keten van registratie, productie en verantwoording dichtgezet moet worden voor het declareren. Zodoende kan de registratie niet meer aangepast worden zodra er voor deze registratie een declaratie is verzonden. In het GRZ-declaratiescherm is een extra knop beschikbaar om het scherm te openen. PlanCare Dossier Pagina 45

47 Het volgende scherm geeft de mogelijkheid om productie te accorderen. In dit scherm kunt u ook productie de-accorderen. Het de-accorderen van productie kan alleen uitgevoerd worden op regels waarvoor geldt dat deze niet in een factuur opgenomen zijn. Mocht u correcties willen doorvoeren, dan zult u eerst de factuur moeten crediteren, de credit moet vervolgens goedgekeurd worden waarna u de de-accordatie kunt uitvoeren. De-accordatie zorgt ervoor dat de bijbehorende registratie (tijd, verblijf en afwezigheid) weer opengezet wordt en dus aanpasbaar is. Samenvattend: indien u een correctie wilt doorvoeren op een registratieregel waarvoor geldt dat deze al is opgenomen in een factuur (via de DBC-Grouper productafleiding), dan gaat u als volgt te werk: 1. Debet factuur aanmerken voor creditatie 2. Credit factuur aanmaken en verzenden 3. Retourbericht verwerken zodat credit factuur goedgekeurd wordt 4. Betreffende productieregel de-accorderen 5. Betreffende tijdregel de-accorderen (in geval van tijd) 6. Correctie doorvoeren Dit zijn een aantal noodzakelijke stappen bedoeld om de aansluiting tussen registratie en declaratie 100% vast te kunnen houden. Het is dan ook van belang dat voordat u de declaraties aanmaakt, u zeker bent dat alle bijbehorende productie en registratie volledig en juist is. Accordatie is onderverdeeld in accordatie van tijd en accordatie van verblijf. U kiest in het accordatie scherm een periode t/m waarvoor geldt dat u de productie wilt accorderen. De tijdregels worden vervolgens getoond op basis van de gekozen periode waarvoor geldt dat de startdatum van de tijdregel tussen de gekozen periode ligt. Voor verblijf geldt dat de verblijfsregels worden getoond op basis van de startdatum van verblijf die tussen de gekozen periode moet liggen. De einddatum en aantal productie in het grid, wordt op twee manieren getoond: PlanCare Dossier Pagina 46

48 De daadwerkelijke einddatum van de verblijf- of afwezigheidregistratie. Indien deze niet gevuld is, wordt de datum getoond waarop als laatste de productie is berekend. De aantallen worden ook op basis van deze begin- en einddatum getoond. De einddatum van gekozen periode en de daarbij horende aantallen. Indien u tijdregels als productie accordeert, resulteert dit erin dat u in de tijdverantwoording module, de betreffende regel niet meer kunt aanpassen of de-accorderen. Indien u verblijfsregels als productie accordeert, resulteert dit erin dat u in de opname, de betreffende verblijf- en afwezigheidsregel niet meer kunt aanpassen, rekening houdend met de einddatum van de gekozen selectie. Voorbeeld: Begindatum verblijf : Einddatum verblijf : niet gevuld Accordatiedatum : In deze situatie kunt u de begindatum van de verblijfsregistratie niet meer aanpassen. De einddatum van de verblijfsregistratie kunt u op of later zetten. Ditzelfde geldt voor de afwezigheidsregistratie. Berekenen van de productie en verantwoording Indien gewenst, kunt u via de functionaliteit van Productie accorderen ook handmatig een productieen verantwoordingsberekening starten. Normaal gesproken gebeurt dit automatisch in de nachtelijke uren, in bepaalde gevallen kan het nuttig zijn om dit handmatig te starten. Bijvoorbeeld wanneer u gede-accordeerd heeft, u heeft correcties aangebracht en u wilt de gewijzigde regels weer opnieuw accorderen. U moet dan eerst de productie- en verantwoording opnieuw berekenen wilt u de betreffende gecorrigeerde regels weer zien het scherm. U start deze taak door op de knop Productie en Verantwoording te klikken. De knop wordt lichtgrijs en blijft dit zolang de taak nog bezig is. Opstarten van een nieuwe DBC-Grouper run Indien u wijzigingen hebt aangebracht, en u wilt direct een nieuwe DBC-Grouper afleiding starten, dan is het mogelijk om dit handmatig te doen. Normaal gesproken vindt dit tijdens de nachtelijke uren plaats. U start deze taak door op de knop DBC Grouper (GRZ) te klikken. De knop wordt lichtgrijs en blijft dit zolang de taak nog bezig is. PlanCare Dossier Pagina 47

49 Declaratie GRZ-subtrajecten Debet Het uiteindelijke doel is dat een subtraject gedeclareerd en goedgekeurd wordt. U gaat hiervoor naar het tabblad GRZ. De stappen bestaan uit: 1. Aanmaken van een factuurrun 2. Ophalen van de te declareren trajecten die qua einddatum in de factuurrun periode vallen a. Optioneel kunt u ook de trajecten meenemen die qua einddatum voor de gekozen periode liggen 3. Selecteren van de te declareren trajecten 4. Aanmaken van de facturen 5. Verzenden van de facturen In dit scherm kiest u aanvankelijk de kolommen die u zelf handig vindt om te gebruiken, de overige verwijdert u uit de weergave via de standaard grid functionaliteit. PlanCare Dossier Pagina 48

50 U kunt in dit scherm kiezen voor de weergave Factuurrun en de weergave Factuur. U wisselt eenvoudig door te klikken op de tekst Weergave. Nadat u een of meerdere facturen heeft aangemaakt, wisselt de weergave automatisch van Factuurrun naar Factuur. U kunt in de factuur-weergave vervolgens controleren welke facturen zijn aangemaakt en deze vervolgens verzenden of het EI-bericht opslaan. Het verzenden van de facturen verloopt automatisch via het Vecozo-schakelpunt, u hoeft hiervoor (na het verzenden) verder niets te doen. Voor het handmatig verzenden van het bericht kiest u voor Bericht opslaan en slaat u het bericht op schijf op. Vervolgens kunt u dit bericht verzenden via de website van Vecozo. Nadat u het bericht heeft verzonden via de knop Bericht verzenden, gaat u naar de tab Berichten verkeer. PlanCare Dossier Pagina 49

51 In dit scherm kunt u vervolgens de berichten die klaar staan om de verzenden (onderste gedeelte van het scherm) verzenden en voor de berichten die nog wachten op een retourbericht (bovenste gedeelte van het scherm) kunt u controleren of een retourbericht klaar staat en dit vervolgens binnen halen. Nadat een retourbericht is binnengehaald, gaat u naar de tab Retour. De aanwezige retourberichten vinkt u vervolgens aan en u klikt op de knop Inlezen retourbestanden. De bestanden worden dan vervolgens verwerkt bij de betreffende facturen. Indien u de declaratie handmatig heeft verstuurd via de website van Vecozo, dan dient u het retourbestand in te lezen via de knop Bestanden inlezen. Het uiteindelijke resultaat van de retourverwerking ziet u in het overzicht met de facturen (tab GRZ, weergave Factuur). Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit. PlanCare Dossier Pagina 50

52 In de kolom Status ziet u in een oogopslag (met oranje en rode kleuren) of een factuur goed of (deels) afgekeurd is. In de kolom Informatie ziet u vervolgens de reden van afkeur. Deze kolom kan zowel in de factuur gevuld zijn als in de factuurregel. Dit is afhankelijk van het feit of de hele factuur is afgekeurd op factuurniveau, of dat er een of meer factuurregels (subtrajecten) zijn afgekeurd. Een subtraject wat via een declaratie is afgekeurd, wordt bij de volgende factuurrun weer aangeboden als conceptfactuur. Indien het subtraject qua einddatum niet in de betreffende factuurrun periode valt, dan dient u het vinkje te declareren trajecten voor periode aan te zetten. Credit In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om een creditfactuur aan te maken voor een reeds goedgekeurde debetfactuur. U kunt de registratie bij een cliënt niet meer wijzigen indien het bijbehorende subtraject gedeclareerd is. Indien er foutieve registratie aan een gedeclareerd traject ten grondslag ligt, en u wilt dit corrigeren, dan dient u allereerst de reeds ingediende en goedgekeurde declaratie te crediteren. Pas nadat de ingediende creditfactuur goedgekeurd is, wordt het traject/ contract weer vrijgegeven. Via de GRZ-declaratiemodule kunt u creditfacturen aanmaken. U kunt in het overzicht met factuurregels, de betreffende factuurregel selecteren. Vervolgens klikt u op de knop Crediteren. De status van de factuurregel wordt hiermee omgezet naar te crediteren. Mocht u dit terug willen draaien, dan selecteert u de regel, en klikt u op de knop Credit annuleren. PlanCare Dossier Pagina 51

53 Vervolgens kunt u, op de gebruikelijke wijze, een factuurrun aanmaken. In de selectie wordt dan ook de creditfactuur getoond. Ook hier kunt de credit (concept) factuur selecteren en eventueel ongedaan maken via de knop Geselecteerde credit(s) ongedaan maken. U selecteert de credit en debet facturen die u wilt aanmaken en klikt vervolgens op Facturen samenstellen. Verder volgt u de gebruikelijke stappen voor declaratie. Declaratie OHW GRZ-subtrajecten Met de declaratiemodule bent u ook in staat om OHW-declaraties te versturen. Het bepalen van het OHW wordt in de volgende paragraaf beschreven (DIS-aanleveringen). Het declaratieproces is identiek aan de gewone GRZ-declaraties. De enige uitzondering hierop is dat OHW-declaraties niet automatisch verzonden kunnen worden. De declaraties dienen als EI-bestand opgeslagen te worden om vervolgens via VSP-info van Vecozo te worden verstuurd. Uw financieel verantwoordelijke is op de hoogte indien OHW-declaraties verzonden moeten worden. Dit is afhankelijk van de afspraken die met de verzekeraar(s) is(zijn) gemaakt. DIS aanleveringen Er worden drie verschillende DIS-aanleveringen ondersteund te weten: 1. DIS Gegevens Aanlevering (GA) 2. DIS OHW aanlevering 3. DIS Opbrengstverrekening AWBZ Gegevens Aanlevering (GA) Iedere organisatie die GRZ-declaraties verstuurt, is verplicht om de gedeclareerde trajecten via de GA standaard aan DIS aan te leveren. U kunt deze DIS-aanlevering op ieder willekeurig moment aanmaken. Bij voorkeur doet u dit (cyclisch) na het verwerken van de retourberichten. PlanCare Dossier Pagina 52

54 OHW Aanlevering De OHW-aanlevering aan DIS is bedoeld om over een gekozen periode een DBC-product te laten afleiden. De bepaalde DBC-producten kunnen op twee manieren gebruikt worden. Ten eerste is dit relevante boekhoudkundige informatie, je kunt hiermee namelijk de onderhanden werk positie per einde van de maand bepalen. Dit is een financiële waarde die veelal in de financiële administratie opgenomen wordt. Ten tweede is deze OHW-waarde geschikt om als OHW-declaratie te verzenden (zie voorgaande paragraaf). Begindatum DIS aanlevering OHW Let op: wij adviseren u als begindatum altijd te selecteren! Om de OHW-waarde ook daadwerkelijk inzichtelijk te krijgen als managementinformatie, kunt u gebruik maken van het GRZ-dashboard Onderhanden Werk DIS OHW-Grouper. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het hoofdstuk GRZ-Dashboards. Opbrengstverrekening AWBZ Deze aanlevering is technisch gezien gelijk aan de DIS OHW aanlevering. Deze aanlevering is echter bedoeld om door DIS een berekening over 2013 te laten uitvoeren in zowel DBC-waarde als ook in AWBZ-prestaties. Dit is relevant voor het overgangsjaar Algemene werking Een DIS aanlevering wordt door PlanCare als een zip bestand aangemaakt, bij het aanmaken van de aanlevering kiest u een locatie op uw filesysteem waar u het bestand wilt opslaan. Voor het verzenden van DIS-aanleveringen dient u te beschikken over een contract met DIS en de Privacy Verzend Module (PVM). Dit is een stuk software om de door PlanCare aangemaakte aanleveringen (zip bestanden) te versturen naar DIS. Voor meer informatie verwijzen wij u naar DIS ( DIS stelt voor de OHW en opbrengstverrekening AWBZ een retourbestand beschikbaar op de DIS portal ( Enkel het retourbestand voor een OHW-aanlevering kunt u teruglezen in PlanCare. U kunt in PlanCare zowel een testaanlevering als een productieaanlevering aanmaken. Gebruikt u altijd een productieaanlevering, tenzij u bezig bent in een testomgeving en niet wilt dat DIS de gegevens ook daadwerkelijk verwerkt. Doet u dit niet in een productieomgeving. Indien u een aanlevering aan DIS heeft gemaakt in PlanCare, dient deze vervolgens via de PVM module naar DIS gestuurd te worden. Indien het bestand door DIS is ontvangen wordt het allereerst gevalideerd op inhoudelijke juistheid. Indien dit het geval is, dan krijgt u hiervan een bericht (via e- mail). Wij ontvangen deze informatie niet in PlanCare, daarom dient u dit handmatig in PlanCare aan te geven via de knop OK DIS. Hierna verandert ook de status van het exportbestand in PlanCare2. Voor een GA en een OHW AWBZ aanlevering zal de status hierna veranderen naar Goedgekeurd. Wij verwachten verder geen retourberichten op basis van deze aanleveringen. Voor de OHW-aanlevering wordt de status hierna omgezet naar Wacht op retourbericht. Hierna kunt u het retourbericht van DIS inlezen zodat de DBC-producten die door DIS zijn bepaald, ook ingelezen worden in PlanCare 2. PlanCare Dossier Pagina 53

55 PlanCare Dossier Pagina 54

56 10 GRZ dashboards Als aanvulling op de basis GRZ module, is het mogelijk om aanvullend de GRZ dashboard componenten in gebruik te nemen. Deze dashboard componenten zijn beschikbaar binnen het standaard PlanCare 2 dashboard, meer informatie hiervoor vindt u in de desbetreffende handleidingen of toelichting. De GRZ dashboard componenten bieden u onder meer inzicht in de registratie van zorgtrajecten, productie en onderhanden werk. Er wordt met enige regelmaat nieuwe componenten toegevoegd, onderstaande opsomming is dan ook niet per definitie de volledige verzameling Dashboard componenten De volgende dashboard componenten zijn (in ) beschikbaar: Geregistreerde afwezigheid GRZ Dit component geeft een overzicht van alle geregistreerde GRZ afwezigheid. Productie GRZ Een weergave van de GRZ productie in de afgelopen periode. De duur van deze periode wordt bepaald op basis van de instellingen in de parameters in PlanCare 2. PlanCare Dossier Pagina 55

57 DOT Trajectinformatie Dit is een overzicht van alle GRZ zorg- en subtrajecten met daarbij relevante informatie zoals verzekeraar, verwijzer, diagnose, tarief, etc. Ook is de factuurdatum zichtbaar. Staffeluitnutting GRZ Dit component geeft inzicht in de actuele productie gesommeerd per verblijf en tijd. Dit wordt afgezet tegen de bandbreedte van de huidige productgroep waar de DBC op dat moment in valt (volgens de laatste afleiding door de DBC-Grouper) en de geplande productgroep die bij het zorgtraject is vastgelegd. De grenzen van de bandbreedtes zijn gebaseerd op de landelijke staffels van de productgroepen. De staffeluitnutting wordt berekend in een percentage en wordt daarnaast afgezet tegen een normpercentage. Dit normpercentage is door de klant zelf in te geven. Op basis van de norm en de actuele waarde, wordt de DBC ingedeeld in een groene, oranje of rode kleurcodering. PlanCare Dossier Pagina 56

58 Onderhanden werk GRZ OHW-Grouper PlanCare Dossier Dit overzicht geeft een actuele weergave van alle GRZ trajecten die nog niet in een factuur zijn opgenomen. Hiermee kan de actuele onderhanden werk positie bepaald worden op basis van een DIS OHW aanlevering. Het overzicht toont per subtraject per verzekeraar het laatst door de DIS OHW- Grouper afgeleide DBC-product met het bijbehorende tarief op peildatum. Onderhanden werk GRZ DBC-Grouper Dit overzicht geeft een actuele weergave van alle GRZ trajecten die nog niet in een factuur zijn opgenomen. Hiermee kan de actuele onderhanden werk positie bepaald worden. Het overzicht toont per subtraject per verzekeraar het laatst door de DBC-Grouper afgeleide DBC-product met het bijbehorende tarief. PlanCare Dossier Pagina 57

59 11 Onderhoud GRZ-module 11.1 Verrechten nieuwe menu onderdelen GRZ De menu items voor de GRZ vindt u onder het menu Verantwoording: Om toegang te krijgen tot deze onderdelen, dient u in Plancare Dossier de toegangsrechten tot deze menu onderdelen te activeren voor de betreffende disciplines of medewerkers. Gebruik Mijn PlanCare Wij adviseren u echter om gebruik te maken van navigatiemogelijkheden vanuit Mijn PlanCare! 11.2 Onderhoud GRZ Om de GRZ module te kunnen gebruiken dient deze ingericht te worden. De inrichting en het onderhoud vinden plaats onder menu Onderhoud PCD2 vanuit het menu Stamgegevens. Het volgende scherm wordt geopend: PlanCare Dossier Pagina 58

60 De volgende zaken moeten zijn ingericht voor een juiste werking van de module: Applicatie instellingen Taken & services Gebruikers Disciplines Financieel (kostenplaatsen, leveranciers, debiteuren) Deze onderdelen worden nu achtereenvolgens beschreven Applicatie instellingen Systeem / Onderhoud / Applicatie instellingen De volgende instellingen zijn van belang voor de juiste werking van de GRZ-module: PlanCare Dossier Pagina 59

61 Bovenstaande instellingen die in de kolom Waarde zijn beschreven, voldoen in de meeste gevallen. Uitzondering daarop is de AGB-code die u bij GRZ-Instellingscode moet opgeven. Vul hier uw AGBcode waarop u met de verzekeraar afspraken heeft gemaakt. Deze code wordt gebruikt voor de DBC- Grouper communicatie zolang u nog geen juiste AGB-code heeft vastgelegd bij de Leverancier. Zie later in dit hoofdstuk. De overige instellingen kunnen in bepaalde situaties gewijzigd worden. Doe dit alleen in overleg met De Heer Software. Gebruik Testomgeving Let op: indien u een kopie maakt van de productieomgeving ten behoeve van een test- of acceptatieomgeving, wijzigt u dan de waarden in de applicatie instellingen, dit geldt niet alleen voor de GRZ module, maar ook voor de diverse andere modules Taken & services Systeem / Taken & services De onderste twee services zijn van belang voor de GRZ. PlanCare Dossier Pagina 60

62 De service Communication taak voor DBCGrouper wordt gebruikt in het grouperproces om data aan te bieden aan de grouper. Eventueel kan een log worden opgevraagd door op te klikken. De service Klaarzetten productie voor de DBCGrouper geeft aan op welk tijdstip van de dag de productie wordt klaargezet. Alle productie uit PlanCare2 wordt berekend. Het is aan te bevelen deze service s nachts te laten draaien. Klik op om het tijdstip in te stellen. Ook kan de service handmatig worden gestart door op te klikken. Klaarzetten productie Let op: Indien u handmatig de taak start, bestaat de kans dat dit een zodanige belasting op de SQL server geeft, dat andere processen in PlanCare Dossier hier hinder van ondervinden. Wij adviseren u om deze taak alleen op tijdstippen uit te voeren (handmatig of via het schema) op momenten dat dit geen overlast geeft voor andere gebruikers. Handmatige taak Let op: Wij adviseren u om eventuele handmatige productieberekeningen en DBC-Grouper aanleveringen niet via de backoffice te starten maar dit via de functionaliteit uit te voeren in het scherm Productie accorderen. Klik op om de log in te zien. Het volgende scherm wordt geopend: PlanCare Dossier Pagina 61

63 Het is mogelijk de meldingen uit de log op te slaan als pdf-bestand. Door op Log opschonen te klikken wordt het scherm leeggemaakt. Toelichting bij de knoppen van de services: service stoppen log inzien schema instellen handmatig starten Disciplines Gebruikers / Disciplines Disciplines worden in de GRZ module gebruikt voor de volgende onderdelen: invoeren van hoofdbehandelaar in het zorginhoudelijke registratieve onderdeel invoeren van tijdregels op de producten waar de betreffende medewerker (via de discipline koppeling) op mag verantwoorden Disciplines in PlanCare2 De disciplines in PlanCare2 worden niet overgenomen vanuit de huidige disciplinestructuur in PlanCare Dossier. Dit dient opnieuw te worden ingericht. In PlanCare2 is het mogelijk om een medewerker aan meerdere disciplines te koppelen. Er moet minimaal 1 discipline zijn waaraan de specialismecode 8418 (specialisme ouderengeneeskunde) wordt gekoppeld. Maak hiervoor eerst een disciplinegroep aan met een zelf te kiezen naam: Maak vervolgens een nieuwe discipline aan. PlanCare Dossier Pagina 62

64 Het is van belang dat de specialismecode 8418 gebruikt wordt en dat aan deze GRZ-discipline de medewerkers worden gekoppeld die als hoofdbehandelaar geregistreerd kunnen worden bij een zorgtraject. Aan de gebruikers van deze discipline is het product Specialist ouderengeneeskunde gekoppeld (tabblad Producten). Vervolgens kunnen 1 of meerdere disciplines worden aangemaakt waaraan weer producten worden gekoppeld. Hiermee worden de medewerkers geautoriseerd om tijd te kunnen verantwoorden op de gekoppelde producten. Via het dienstverband van de medewerker kent u een discipline toe aan de medewerker. Indien een medewerker lid moet worden van meerdere disciplines, dan heeft u meerdere dienstverbanden nodig. Als voorbeeld wordt hieronder een discipline Fysiotherapeut getoond: Medewerkers Gebruikers / Medewerkers Bij de gebruikers wordt een dienstverband vastgelegd. Zodoende kan de verantwoorde tijd worden gerelateerd aan de organisatie eenheid en dus kostenplaats waar de werkzaamheden zijn verricht. Zo PlanCare Dossier Pagina 63

65 kunnen de kosten eventueel worden doorbelast naar een andere kostenplaats dan waar de medewerker standaard aan verbonden is. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de relevantie handleidingen en trainingen die voor PlanCare 2 beschikbaar zijn Financieel (debiteuren, leveranciers, kostenplaatsen) Stamgegevens / Financieel De volgende zaken worden hier geregeld: Debiteuren Leveranciers Kostenplaatsen Debiteuren Zij die de zorg of dienstverlening betalen (cliënt, zorgverzekeraar, zorgkantoor). Standaard geeft de tabel alle zorgverzekeraars. Op deze lijst is geen onderhoud mogelijk, maar door op Wijzigen te klikken is het wel mogelijk om tariefafspraken vast te leggen in het kader van de GRZproducten. Ook kunnen eventueel interne tarieven worden vastgelegd. Selecteer een debiteur om de vervolgstappen te kunnen uitvoeren. Het scherm Debiteur bewerken kent twee tabbladen, namelijk Algemeen (met naam en nummer van de debiteur) en Tariefafspraken. Op dit laatste tabblad worden de tariefafspraken voor deze debiteur vastgelegd. Het tabblad Tariefafspraken: PlanCare Dossier Pagina 64

66 Bij een tariefafspraak worden de volgende zaken vastgelegd: Debiteur Leverancier Product Startdatum Einddatum Tarief Intern tarief Aantal Aantal gebudgetteerd De geselecteerde debiteur (betaalt de zorg) Een leverancier (levert de zorg) uit de lijst met leveranciers (zie onder) GRZ-product Datum vanaf waar het tarief voor dit product geldt Datum tot wanneer het tarief voor dit product geldt (Externe) tarief van het product Interne tarief van het product, bij GRZ n.v.t. n.v.t. n.v.t. Er kunnen alleen tariefafspraken worden vastgelegd op codes die beginnen met PlanCare Dossier Pagina 65

67 Leveranciers Leveranciers zijn zij die de zorg of dienstverlening leveren. Een leverancier heeft een code (= AGB-code) en een omschrijving. In principe wordt dit voor een jaar vastgelegd. Het Contracttype is in dit geval DBC Geriatrische Revalidatie Zorg, maar later kan deze registratie ook voor andere soorten zorg gebruikt worden. Leveranciertype geeft het soort leverancier aan. Bij de leverancier legt u ook de DIS-gegevens vast. PlanCare Dossier Pagina 66

68 Organisatiestructuur en Organisatie Eenheden Om de cliënten via het contract en/of verblijf op de juiste organisatie eenheid (afdeling) in te schrijven, is het van belang om een organisatiestructuur te hebben. Deze organisatiestructuur is tevens van belang voor het bepalen van de cliëntrechten (welke cliënt ziet u in PlanCare 2). Voor meer informatie verwijzen wij u naar de relevantie handleidingen en trainingen die voor PlanCare 2 beschikbaar zijn. Kostenplaatsen De kostenplaatsen worden in een boomstructuur weergegeven. Het gebruik is tweeledig: gekoppeld aan het dienstverband van de medewerker gekoppeld aan de OE s Voor meer informatie verwijzen wij u naar de relevantie handleidingen en trainingen die voor PlanCare 2 beschikbaar zijn. PlanCare Dossier Pagina 67