Molenstichting Leudal

Transcriptie

1 Privacyverklaring (MSLe) 12 januari 2019 Met het oog op de verplichtstelling vanwege de Europese Pricacy Wetgeving geeft het bestuur van de (MSLe) bijgaande privacy verklaring af. De MSLe hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring geeft het bestuur heldere en transparante informatie over hoe wordt omgegaan met de persoonsgegevens. De MSLe houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), gevestigd aan Zwartven 1, 6085DA, Horn, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Contactgegevens Website Adres Zwartven 1, 6085DA, Horn adres Telefoon Functionaris gegevensbescherming Secretaris HJPM Heetkamp Persoonsgegevens die wij verwerken verwerkt Uw persoonsgegevens als U bij de molenstichting bent ingeschreven als vrijwilliger. Hieronder vindt U een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken: 1. Voor- en achternaam 2. Geboortedatum 3. Geboorteplaats 4. Adresgegevens 5. Telefoonnummer 6. adres 7. Bankgegevens (IBAN)

2 Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken In dit dossier is vastgelegd hoe omgaat met de aan haar toevertrouwde (persoonsgegevens), met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Deze privacyverklaring van de stichting vormt onderdeel van dit dossier. Hierin staat tevens beschreven hoe deze privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met van doen hebben. hanteert een Excel bestand voor het vastleggen van de persoonsgegevens: Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken verwerkt Uw persoonsgegevens voor de volgende doelen: 1. U te kunnen bellen of en indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren 2. U te kunnen informeren over wijzigingen van onze diensten en producten 3. het adres van een lid van de is optioneel en wordt gevraagd aan de leden om communicatie voor bovengenoemde redenen gemakkelijker te laten verlopen. 4. Diverse leden van de krijgen een kleine vergoeding voor hun activiteiten. In dit kader wordt ook gevraagd naar een IBAN nummer met bijbehorend banknummer. Dit onderdeel is alleen toegankelijk voor de penningmeester. 5. Aangezien diverse leden van de specifieke taken vervullen is het organisatorisch gemakkelijk om ook hun telefoonnummer te hebben, zodat de specifieke bestuursleden die belast zijn met die specifieke taken die leden sneller en gemakkelijker kunnen bereiken. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren bewaart Uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor Uw gegevens worden verzameld. Zodra de overeenkomst met een vrijwilliger wordt beëindigd, worden alle gegevens van die persoon verwijderd. Delen van persoonsgegevens met derden verstrekt persoonsinformatie uitsluitend aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met de vrijwilliger of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

3 Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken bij anonieme bezoekers van de website. Als een gebruiker inlogt op het ledengedeelte, wordt een sessie-cookie gebruikt. Deze sessie-cookie wordt van de computer van de gebruiker verwijderd, zodra deze uitlogt. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen U hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt U het recht om Uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens door ons. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door U is gedaan, vragen wij U een kopie van Uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie Uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van Uw privacy. zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op Uw verzoek reageren. wil U er tevens op wijzen dat U de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: Hoe wij persoonsgegevens beveiligen neemt de bescherming van Uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als U het idee hebt dat Uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met ons via Molenstichting.Leudal@Outlook.com Bewaking van persoonsgegevens: Bovengenoemd Excel bestand met daarin de persoonsgegevens wordt lokaal beheerd op een PC bij de voorzitter van. Dit bestuurslid maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een losse schijf die hij bewaart in een afsluitbare lade. Het is de verantwoording van de voorzitter om de inhoud van bovengenoemd bestand NIET te verspreiden onder de leden, en alleen maar te (laten) gebruiken voor doeleinden die direct te maken hebben met de doelstellingen van.

4 Taakverdeling m.b.t. bestand persoonsgegevens: De voorzitter van beheert dus het totaal bestand met alle genoemde persoonsgegevens. Hij stelt diverse gegevens ter beschikking aan diverse collega bestuursleden, geselecteerd op hun specifieke taken: - bankgegevens: aan de penningmeester - telefoonnummers van diverse leden: aan het bestuurslid wat belast is met die specifieke taak - adressen: aan secretaris en aan PR verantwoordelijke Binnen het bestuur is de secretaris aangewezen als officiële toezichthouder op het naleven van het Privacy protocol (het z.g. AVG protocol). Dit Privacy protocol en de bijbehorende regels en restricties is tevens opgenomen op de Website van.(voor gegevens Website zie de voettekst) Doelstelling (MSLe): De (MSLe) is op 24 september 2012 opgericht door de gemeente Leudal. De oprichtingsacte is op genoemde datum opgesteld. In de statuten staat het volgende beschreven als doelstelling van de MSLe: 1. De stichting heeft ten doel: a. het behouden van de molens, molenrestanten en hun omgeving in de gemeente Leudal als industrieel en cultureel erfgoed van Leudal; b. de molens zoveel mogelijk laten draaien en voor het publiek toegankelijk houden; c. de molens waar mogelijk maalvaardig te houden; d. het belang van de molens als industrieel en cultureel erfgoed uitdragen en promoten; e. het bevorderen dat de molens een meerwaarde leveren aan culturele activiteiten in gemeente Leudal; f. het bevorderen van effectief beheer en onderhoud van de molens van de gemeente Leudal. 2. De stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door: a. het geven van adviezen en materiële en/of financiële hulp ter bereiking van voormelde doelstellingen; b. het monitoren van de onderhoudstoestand van de molens in de gemeente Leudal;

5 c. het adviseren over en begeleiden van onderhoud aan en restauratie van de molens in de gemeente Leudal; d. het behartigen van de belangen van de molenaars en vrijwilligers op de molens; e. het zoeken van samenwerkingsverbanden in de regio en daarbuiten; f. het zijn van liaison tussen gemeente, andere overheden, de molenbeheerders en (andere) vrijwilligers die op de molens werken; g. het bevorderen van de continuïteit van de bezetting door, onder meer, het stimuleren van het volgen van opleidingen; h. het bevorderen van de beschikbaarheid van voldoende maalgoed. 3. De stichting dient het algemeen belang en heeft het maken van winst uitdrukkelijk niet ten doel. a. De stichting krijgt van de gemeente Leudal een exploitatiebudget waarmee de b. vaste exploitatiekosten worden gedenkt. Denk hierbij aan de afgesproken vergoedingen aan de vrijwilligers, en aan kleine, niet specifieke onderhouds- en gebruikskosten van de molens. Dit budget wordt beheerd door de Penningmeester. c. Voor grote benoemde onderhoudskosten en onverwachte reparaties verzorgt de stichting de gedetailleerde aanvragen en budgetteringen. Deze worden vervolgens ingediend bij de gemeente Leudal, die zorg moet dragen voor de uiteindelijke financiering.