MEMORIE VAN TOELICHTING. Behorende bij de legesverordening 2015

Transcriptie

1 MEMORIE VAN TOELICHTING Behorende bij de legesverordening 2015

2 Inhoudsopgave I INLEIDING... 3 II UITGANGSPUNTEN... 4 III KOSTENDEKKING EN CONCLUSIE... 6 IV RAPPORTAGE PER HOOFDSTUK VAN DE LEGESVERORDENING... 8 TITEL 1: ALGEMENE DIENSTVERLENING Burgelijke Stand Reisdocumenten Rijbewijzen Verstrekkingen uit Wet Basisregistratie Personen Verstrekkingen uit kiezersregister, is vervallen Bestuursstukken, is vervallen Vastgoedinformatie, is vervallen Overige publiekszaken Gemeentearchief Winkelsluitingswet Kansspelen Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuren Verkeer en vervoer Leegstandswet Diversen TITEL 2: DIENSTVERLENING VALLEND ONDER WABO Begripsomschrijvingen Welstand Omgevingsvergunning Vermindering Teruggaaf Wijziging omgevingsvergunning als gevolg van wijziging project Planologische maatregelen zonder activiteiten Sloopmelding Projectuitvoeringsbesluit In deze titel niet benoemde beschikking TITEL 3: EUROPESE DIENSTVERLENING a. Horeca b. Evenementen en markten c. Prostitutiebedrijven d. In deze titel niet benoemde vergunning, ontheffing of andere beschikking V OVERZICHT VAN DE OPBOUW VAN DRIE INDIVIDUELE TARIEVEN a. Omgevingsvergunning, onderdeel bouwen b. Verstrekken verklaring omtrent gedrag (VOG) c. Verstrekken rijbewijzen... 18

3 I INLEIDING Op 24 november 2011 heeft de gemeenteraad ingestemd met de aanbevelingen van het rekenkamerrapport Tellen of Vertellen. Het besluit van de gemeenteraad: - het college van B&W in de Kadernota 2013 met een opzet te laten komen, waarbij wordt aangegeven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de aanbevelingen van het rekenkamerrapport Tellen of Vertellen ; - Deze invulling dient in ieder geval te bevatten: o o o Een opgave van de toe te passen uitgangspunten voor het bepalen van de kosten; Een totaaloverzicht van heffingen waarin aandacht is geschonken aan de relatie tussen kosten en opbrengsten en waarbij, zoveel als mogelijk, wordt gewerkt met aantallen en hoeveelheden; Bij wijze van proef, een transparant overzicht van de opbouw van het gehanteerde tarief voor tenminste de volgende drie individuele heffingen uit de legesverordening: Omgevingsvergunning, onderdeel bouwactiviteiten; Bestemmingsplanwijzigingen op verzoek; Uittreksel GBA. - De gemeenteraad wordt jaarlijks, bij het aanbieden van de begroting tijdig en volledig ingelicht over het bovenstaande. In deze memorie van toelichting is invulling gegeven aan het raadsbesluit, met dien verstande dat jaarlijks zo mogelijk 3 andere heffingen zijn uitgewerkt.

4 II UITGANGSPUNTEN Nadere uitwerking van de opdracht van de gemeenteraad heeft geleid tot formulering van de navolgende algemene uitgangspunten: 1. Het bepalen van de kostprijs van een dienst is een bedrijfseconomisch vraagstuk die tevens fiscaal juridisch aan bepaalde eisen moet voldoen. Bij het bepalen van de baten en de lasten van een dienst kan het best worden aangesloten bij de gemeentelijke begroting. Het systeem van kostentoerekening in de begroting is dus leidend; 2. de baten en lasten worden per titel en vervolgens per hoofdstuk van de legesverordening in beeld gebracht; 3. alle verhaalbare kosten worden voor de tariefsbepaling meegenomen; 4. onder verhaalbare kosten worden verstaan: o directe kosten, ofwel de kosten die rechtstreeks samenhangen met dienstverlening, zoals personeelslasten, kapitaallasten van investeringen, onderhoudsmateriaal en o uitvoeringskosten ten gevolge van uitvoering van de heffing indirecte kosten en overhead, kosten die alleen verhaalbaar zijn indien er enig verband bestaat met de dienstverlening. Voorbeelden hiervan zijn een deel van de loonkosten van management en ondersteuning, een deel van de kosten van de salarisadministratie, een de deel van de huisvestingskosten etc. De term enig verband kan ook worden aangeduid met een meer dan zijdelings verband ofwel meer dan 10%. Dit percentage is gebaseerd op vaste jurisprudentie; 5. De uitgangspunten die in de gemeente Montferland gehanteerd worden ten aanzien van de doorbelasting van de indirecte kosten zijn: a. het zo laag mogelijk houden van de algemene overhead door te streven naar een rechtstreekse doorbelasting naar producten en projecten waar dat mogelijk is; b. het hanteren van heldere verdeelsleutels waarmee indirecte kosten kunnen worden doorbelast aan producten en projecten; c. de administratieve verwerking zo eenvoudig mogelijk te houden In Montferland wordt de kostenplaatsmethode toegepast; 6. de personeelslasten worden bepaald op basis van de geraamde tijdsbesteding per hoofdstuk van de legesverordening; 7. het geraamde aantal uren wordt vermenigvuldigd met het geraamde afdelingsuurtarief; 8. het uurtarief bevat naast de direct salariskosten ook een opslag voor indirecte kosten zoals receptie, huisvesting, facilitair, ICT/DIV en P&O alsmede een doorbelasting van overhead en management; 9. onder niet verhaalbare kosten worden verstaan: o kosten die te ver verwijderd zijn van de dienstverlening o kosten van beleidsvoorbereiding (bestemmingsplannen, afvalstoffenplan) o handhaving, toezicht en controle (behoudens de eerste controle) o kosten van inspraak, bezwaar en beroep N.b. bouwcontroles De kosten van handhaving en controle kunnen in principe niet worden verhaald middels leges. De wetgever heeft daarop een uitzondering gemaakt, namelijk de kosten van de eerste controle na vergunningverlening. Met deze kosten van eerste controle wordt bedoeld de kosten om na te gaan of de desbetreffende inrichting bij de in bedrijfsstelling functioneert in overeenstemming met of voldoet aan de verleende vergunning of ontheffing en de daaraan verbonden voorwaarden of voorschriften. Dit betekent overigens niet dat de gemeente alleen de kosten van de eindinspectie bij gereed melding mag doorberekenen. Met name bij grotere bouwwerken dient de gemeenten in alle fasen van het bouwproces toezicht te houden. Zou alleen bij de gereed melding inspectie plaatsvinden, dan kan niet op de meest essentiële punten worden gecontroleerd. Om die reden zijn meerdere bezoeken noodzakelijk. De controles die eventueel plaatsvinden na de eerste controle bij de gereed melding hebben het karakter van een generieke controle en toezicht met het oog op naleving van de voorschriften. Generieke controles die rechtstreeks voortvloeien uit het algemeen toezicht op de naleving van regelgeving kunnen niet worden doorberekend. 10. de kostendekking van de totaalopbrengst aan leges is maximaal 100%; dit geldt eveneens voor de kostendekkendheid van de drie titels, waarbij binnen titel 3 kruissubsidiëring niet is toegestaan (de maximale kostendekkendheid geldt hierbij op hoofdstukniveau): Titel 1. Algemene dienstverlening Titel 2. Dienstverlening vallend onder fysieke leefomgeving / omgevingsvergunning Titel 3. Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn; 4

5 11. in de toelichting behorende bij de legesverordening wordt jaarlijks (te beginnen bij de begroting 2013) aangegeven op welke wijze de tarieven zijn onderbouwd. Op het niveau van de hoofdstukken wordt de navolgende informatie gegeven: a. kosten opbouw b. mate van doorbelasting c. mate van kostendekkendheid d. zo mogelijk voorzien van aantallen en hoeveelheden. 5

6 III KOSTENDEKKING EN CONCLUSIE Op basis van vorenstaande uitgangspunten is de kostendekking bepaald. De kostendekkingspercentages zijn als volgt: Titel 1 Algemene dienstverlening Lasten Baten Dekking- % 1 Burgerlijke stand Reisdocumenten Rijbewijzen Verstrekkingen uit Wet Basisregistratie Personen Verstrekkingen uit het Kiezersregister, is vervallen 6 Bestuursstukken, is vervallen 7 Vastgoedinformatie, is vervallen 8 Overige publiekszaken Gemeentearchief Winkeltijdenwet Kansspelen Kabels en leidingen Verkeer en vervoer Leegstandwet Diversen Totaal Algemene dienstverlening % Titel 2 Dienstverlening vallend onder de Wabo Lasten Baten Dekking- % 3 Omgevingsvergunning Planologische maatregelen zonder activiteiten In deze titel niet benoemde beschikking Totaal Dienstverlening vallend onder de Wabo % Titel 3 Europese dienstverlening Lasten Baten Dekking- % 1 Horeca % 2 Organiseren evenementen of markten % Totaal Dienstverlening vallend onder de Wabo % Totaal leges % Conclusie kostendekkendheid Op grond van de huidige wet- en regelgeving en naar aanleiding van jurisprudentie is het niet toegestaan dat de legesopbrengst per titel van de legestabel hoger is dan de kosten van het voortbrengen van de in de leges genoemde dienst. Uit bovenstaand overzicht blijkt dat we aan dit criterium voldoen. Het dekkingspercentage van het totaal van de leges bedraagt 88%. Daarmee zou theoretisch een ruimte van afgerond voor verhoging van de leges aanwezig zijn. Hierna gaan we bij een aantal onderdelen in op de vraag waarom deze ruimte niet kan worden benut c.q. waarom het niet wenselijk is om de ruimte te benutten: Titel 1 Algemene dienstverlening Voor de reisdocumenten, rijbewijzen en overige publiekszaken gelden wettelijke tarieven; Bij het onderdeel Huwelijksvoltrekkingen zitten we t.o.v. de buurgemeenten vrij hoog. Bij verdere verhoging bestaat het risico dat we ons uit de markt prijzen (burgers mogen in een andere gemeente trouwen); Het tekort bij onderdeel Verkeer en vervoer wordt veroorzaakt door het onderdeel gehandicaptenparkeerkaarten. Het tarief hiervoor is niet kostendekkend, maar is bij de Kerntakendiscussie 2010 al verhoogd van 28 naar 88. Verdere verhoging zal mogelijk leiden tot maatschappelijke weerstand. Titel 2 Dienstverlening vallend onder Wabo De kostendekking van de Omgevingsvergunning, onderdeel bouwen, bedraagt 92%. Voor deze tarieven geldt tevens dat de gemeente Montferland de nodige media-aandacht krijgt over de hoogte van de huidige tarieven; De kostendekking van de Bestemmingsplannen op verzoek bedraagt 41%. Binnen dit onderdeel is in theorie nog voldoende ruimte aanwezig om de tarieven te verhogen. Echter 6

7 gelet op de hoogte van de huidige tarieven ( en 4.372) kan de vraag worden gesteld of een verdere verhoging maatschappelijk wel verantwoord is. Titel 3 Europese dienstverlening De kostendekking van de leges die vallend onder titel 3, dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijnen, biedt nog ruimte om de tarieven te verhogen. In absolute zin bedraagt de winst die hierbij maximaal te realiseren is circa Het betreft hierbij ondermeer drank en horecavergunning, ontheffingen o.g.v. APV en organiseren evenementen etc. Het gaat in absolute zin om een beperkt aantal vergunningen die qua tarief aanzienlijk zouden moeten worden verhoogd om het kostendekkend te maken; De raad heeft bepaald dat geen leges worden geheven indien het een aanvraag betreft van een Montferlandse non-profitinstelling, die zich volgens haar statuten de uitoefening ten doel stelt van activiteiten van maatschappelijke, sociale of culturele aard en waarbij de activiteiten in hoofdzaak worden verricht door vrijwilligers (zie, artikel 4, vrijstellingen). Dit besluit betekent dat een groot deel van de uren (circa 75%) niet kunnen worden doorbelast middels leges. 7

8 IV RAPPORTAGE PER HOOFDSTUK VAN DE LEGESVERORDENING Op basis van de uitgangspunten is de kostendekking per hoofdstuk bepaald. TITEL 1: ALGEMENE DIENSTVERLENING 1. Burgelijke Stand Dekkingspercentage hoofdstuk 1 84% Aantallen Huwelijk normaal tarief Huwelijk kosteloos Huwelijk op locatie Huwelijk op zaterdag Afschrift burgerlijk stand Naturalisaties Bijzonderheden gemiddelde tijdsduur naturalisatie is 4 uur gemiddelde tijdsbesteding uittreksel burgerlijke stand is 10 minuten 2. Reisdocumenten Dekkingspercentage hoofdstuk 2 111% Aantallen Nationaal paspoort Zakenpaspoort Spoedleges paspoort Vermissing reisdocument Nederlands Identiteitskaart Identiteitskaart jeugdtarief Paspoort niet ingezetene Nederlands identiteitskaart niet ingezetene 740 8

9 Bijzonderheden Tijdsbesteding per reisdocument is ongeveer 25 minuten (aanvragen en afgifte) De tarieven zijn wettelijk bepaald. 3. Rijbewijzen Dekkingspercentage hoofdstuk 3 74% Aantallen Rijbewijs Vermissing rijbewijs Omw. buitenland rijbewijs Spoedleges rijbewijs Geneeskundige verklaring Bijzonderheden Tijdsbesteding per rijbewijs is ongeveer 20 minuten (aanvragen en afgifte) De tarieven zijn wettelijk bepaald. 4. Verstrekkingen uit Wet Basisregistratie Personen Dekkingspercentage hoofdstuk 4 107% Aantallen Uittreksel GBA Attestatie de vitea Legalisatie van handtekening Bijzonderheid Gemiddelde tijdsduur verstrekking uittreksel uit de GBA is 6 minuten 5. Verstrekkingen uit kiezersregister, is vervallen Dit hoofdstuk is met ingang van vervallen, omdat in de praktijk nauwelijks aanvragen binnenkwamen. 6. Bestuursstukken, is vervallen Dit hoofdstuk is met ingang van vervallen. Gelet op toenemende digitalisering en de mogelijkheid om stukken te raadplegen via internet is dit onderdeel geschrapt 7. Vastgoedinformatie, is vervallen Dit hoofdstuk is met ingang van vervallen. Gelet op toenemende digitalisering en de mogelijkheid om stukken te raadplegen via internet is dit onderdeel geschrapt 9

10 8. Overige publiekszaken Het betreft hier de Verklaringen omtrent gedrag (VOG) Dekkingspercentage hoofdstuk 8 68% Aantallen Verklaring omtrent gedrag Bijzonderheden De gemiddelde tijdsduur van een aanvraag VOG is 15 minuten. 9. Gemeentearchief Dekkingspercentage hoofdstuk 9 97% Bijzonderheden: Betreft werkzaamheden uitgevoerd door de bouwbalie (opvragen van bouwtekeningen door derden). Tijdsbesteding bouwbalie circa een kwartier per aanvraag. Aantal in 2011: 58 Aantal in 2012: 49 Aantal in 2013: Winkelsluitingswet Dekkingspercentage hoofdstuk 10 38% Aantal ontheffingen: Ontheffingen winkeltijdenwet: 4 in De gemiddelde tijdsbesteding bedraagt per aanvraag 2 uur. 11. Kansspelen Dekkingspercentage hoofdstuk 11 38% Aantallen: Aanwezigheidsvergunningen: 4 in Tijdbesteding per aanvraag gemiddeld 3 uur. De tarieven zijn wettelijk bepaald. 10

11 12. Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuren Dekkingspercentage hoofdstuk % Bijzonderheden: - gemiddeld 60 aanvragen per jaar; aantal aanvragen 2013 was sinds 2012 wordt een aanvraag digitaal ingediend. Behandeling van een aanvraag duurt ongeveer 1 uur. Vervolgens wordt er toezicht gehouden op de uitvoering. 13. Verkeer en vervoer a. parkeerkaart Dekkingspercentage hoofdstuk 13a 30% Aantallen: aantal parkeerkaarten per jaar is circa 180; in 2013 was het aantal 214. gemiddelde tijdsbesteding per aanvraag: 2,5 uur b/c. parkeerplaats en ontheffing verkeersregels Dekkingspercentage hoofdstuk 13b 10% Aantallen: parkeerplaatsen : 5 in 2013 ontheffingen : maximaal 20 per jaar Tijdsbesteding: parkeerplaatsen parkeerplaatsen ontheffingen : 4 uur (OW binnen) : 4 uur (OW buiten) : 2 uur (OW binnen) 14. Leegstandswet In de huidige begroting wordt aan baten geraamd (geraamd op kostenplaats ). Het gaat om verzoeken tot tijdelijke verhuur van een woning, die geruime tijd te koop staan (B&W besluit 14 augustus 2012). 11

12 15. Diversen Opmerkingen In de legestabel wordt onder diversen verstaan: o Afschriften, uittreksels en kopieën o Verklaring geen bezwaar Besluit inrichting niet aangewezen luchtvaartterrein o Advies bureau BIBOB 12

13 TITEL 2: DIENSTVERLENING VALLEND ONDER WABO 1. Begripsomschrijvingen Niet relevant voor kostendekking. 2. Welstand Zie hoofdstuk Omgevingsvergunning Dekkingspercentage hoofdstuk 3 92% Opbrengst aantal omgevingsvergunningen Vermindering Zie hoofdstuk Teruggaaf Zie hoofdstuk Wijziging omgevingsvergunning als gevolg van wijziging project Zie hoofdstuk Planologische maatregelen zonder activiteiten Dekkingspercentage hoofdstuk 7 41% 13

14 Aantallen; Verzoeken om aanpassing/wijziging bestemmingsplan : 18 in Het opstellen en vaststellen van een gedetailleerd bestemmingsplan: gemiddeld 100 uur 8. Sloopmelding Is vervallen 9. Projectuitvoeringsbesluit Geen baten en lasten geraamd 10. In deze titel niet benoemde beschikking Dekkingspercentage hoofdstuk 10 28% Aantal: verklaring bodemkwaliteit tijdsbesteding per aanvraag : 36 stuks : 30 minuten 14

15 TITEL 3: EUROPESE DIENSTVERLENING a. Horeca Dekkingspercentage hoofdstuk 1 39% Aantallen Aanvragen drank en horeca per jaar : 10 in 2013 Tijdsbesteding drank en horecavergunning : 6 uur Ontheffing : 52 in 2013 Tijdsbesteding ontheffingen : 2 uur b. Evenementen en markten Dekkingspercentage hoofdstuk 2 25% Aantallen Ontheffingen Tijdbesteding voor een aanvraag Voor het organiseren van een evenement Standplaatsvergunningen Tijdbesteding voor een aanvraag voor Een standplaatsvergunning : circa 35 per jaar : 4 uur : circa 40 per jaar : 2 uur De tijdbesteding voor een aanvraag voor een standplaatsvergunning bedraagt gemiddeld 2 uur. Totale tijdsbesteding op jaarbasis is 80 uur Opmerking De raad heeft bepaald dat geen leges worden geheven indien het een aanvraag betreft van een Montferlandse non-profitinstelling, die zich volgens haar statuten de uitoefening ten doel stelt van activiteiten van maatschappelijke, sociale of culturele aard en waarbij de activiteiten in hoofdzaak worden verricht door vrijwilligers (zie Legesverordening, artikel 4, vrijstellingen). Dit betekent dat een groot deel van de uren (circa 75%) niet kunnen worden doorbelast middels leges. c. Prostitutiebedrijven Geen baten en lasten geraamd. d. In deze titel niet benoemde vergunning, ontheffing of andere beschikking Geen baten en lasten geraamd. 15

16 V OVERZICHT VAN DE OPBOUW VAN DRIE INDIVIDUELE TARIEVEN a. Omgevingsvergunning, onderdeel bouwen 1. Inventarisatie van de kosten Activiteiten ten behoeve van totstandkoming product intake aanvraag coordinatie op de ontvankelijkheid activiteiten tijdens de inhoudelijke behandeling het afdoen van de aanvraag (beschikken) totale kosten per jaar Aantal uren van bovengenoemde activiteiten uurtarief cluster vergunningverlening , cluster vergunningverlening (brandveilig gebruik) 80 80, cluster handhaving , Totale kosten van de activiteiten (directe en indirect kosten) Diverse overige kosten personeel van derden (constructeur) advertentiekosten kosten van welstandstoezicht overige adviezen en administratieve werkzaamheden werken door derden Totaal overige kosten Totale kosten per jaar Prognose en historie productiegegevens aantal opbrengst Gemiddelde productie over 3 historische jaren Hoeveel producten verwacht u te gaan leveren in Vast te stellen prijs en percentage kostendekkendheid Reële kostprijs op basis van activiteit en verwachte productie Geraamde opbrengst Kostendekkingspercentage 90% 4. Overzicht van aannames en toelichting op de in het model opgevoerde gegevens Een omgevingsvergunning is geen homogeen product, waardoor het niet mogelijk is om een de baten en lasten per product te berekenen. De inzet van het aantal uren is afhankelijk van de aard van de aanvraag. Het tarief voor het in behandeling nemen van een omgevingsvergunning (bouwen) bedraagt 3,25% van de bouwkosten met een minimum van 300 per aanvraag. Hieronder zijn drie voorbeelden van verschillende type bouwaanvragen nader uitgewerkt. soort aanvraag stichtingkosten leges aanbouw woning bouw woning bouw bedrijfshal Op basis van de tijdregistratie worden door de medewerkers van de cluster vergunningverlening jaarlijks uur verantwoord op het product omgevingsvergunning. Van deze uren kan 80% worden doorberekend in de leges. Activiteiten die niet mogen worden doorberekend zijn o.a. balie en telefoondienst (50%), beleid, bezwaar en beroep, mediation etc. Van de cluster handhaving kan 50% van de verantwoorde uren worden toegerekend aan de leges, omdat alleen de eerste controle naar aanleiding van een omgevingsvergunning mag worden toegerekend. Vervolgcontroles en algemene handhavingsactiviteiten behoren niet tot de kosten van leges. 16

17 b. Verstrekken verklaring omtrent gedrag (VOG) 1. Inventarisatie van de kosten Activiteiten ten behoeve van totstandkoming product totale kosten per jaar ontvangst aan de receptie verwerken en controleren aanvraag aan de balie betaling uurtarief Aantal uren van bovengenoemde activiteiten , Totale kosten van de activiteiten (directe en indirect kosten) Diverse overige kosten Afdracht rijksleges Totaal overige kosten Totale kosten per jaar Prognose en historie productiegegevens Gemiddelde productie over 3 historische jaren 802 Hoeveel producten verwacht u te gaan leveren in Reele kosteprijs per product o.b.v. prognose 40,14 3. Vast te stellen prijs en percentage kostendekkendheid Reele kostprijs per product op basis van activiteit en verwachte productie 40,14 Bijstelling door beleid of wetgeving Op basis van kosten, productiegegevens en beleid gebaseerde te hanteren prijs 40,14 Wettelijk tarief 30,05 Kostendekkingspercentage 75% 4. Overzicht van aannames en toelichting op de in het model opgevoerde gegevens gemiddelde tijdsduur van een VOG aanvraag is 15 minuten. c. 17

18 Verstrekken rijbewijzen 1. Inventarisatie van de kosten Activiteiten ten behoeve van totstandkoming product totale kosten per jaar ontvangst aan de receptie verwerken en controleren aanvraag aan de balie betaling uurtarief Aantal uren van bovengenoemde activiteiten , Totale kosten van de activiteiten (directe en indirect kosten) Diverse overige kosten Druk en bindwerk Totaal overige kosten Totale kosten per jaar Prognose en historie productiegegevens Gemiddelde productie over 3 historische jaren Hoeveel producten verwacht u te gaan leveren in Reele kosteprijs per product o.b.v. prognose 56,55 3. Vast te stellen prijs en percentage kostendekkendheid Reele kostprijs per product op basis van activiteit en verwachte productie 56,55 Bijstelling door beleid of wetgeving Op basis van kosten, productiegegevens en beleid gebaseerde te hanteren prijs 56,55 Tarief 38,45 Kostendekkingspercentage 68% 4. Overzicht van aannames en toelichting op de in het model opgevoerde gegevens gemiddelde tijdsduur van een verstrekking van een rijbewijs is 20 minuten. 18