Leidraad voor het indienen van een aanvraagdossier tot erkenning van een kadervormingstraject

Transcriptie

1 Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Afdeling Jeugd Arenbergstraat Brussel kadervorming@cjsm.vlaanderen.be Leidraad voor het indienen van een aanvraagdossier tot erkenning van een kadervormingstraject Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Inhoud en onderdelen van het aanvraagdossier A, HA of I 1. Algemene gegevens 1.1 Naam vereniging 1.2 Animator/hoofdanimator/instructeur traject 1.3 Contactpersoon binnen de vereniging 2. De manier waarop de vereniging het kadervormingstraject organiseert en begeleidt 2.1 Waarom zet de vereniging dit kadervormingstraject op? 2.2 Hoe organiseert de vereniging het inrichten van een kadervormingstraject binnen de vereniging? 2.3 Overzicht van de uitwerking, opvolging, evaluatie en bijsturing van het kadervormingstraject, met vermelding van alle betrokken actoren 2.4 Beschrijving van structurele samenwerkingsverbanden met verenigingen m.b.t. het opzetten van het kadervormingstraject 3. De manier waarop de vereniging ondersteunt, stimuleert en garandeert dat de deelnemers kansen krijgen om de competenties te verwerven (op niveau van de vereniging) 3.1 Overzicht per decretaal bepaalde competentie hoe de vereniging het theoretisch kader heeft opgebouwd, waarbij zowel het ondersteunen, het stimuleren als het krijgen van kansen voor het verwerven van de competenties aan bod komt 3.2 Opbouw en aanpak evaluatie doorheen het kadervormingstraject 4. De manier waarop de vereniging ondersteunt, stimuleert en garandeert dat de deelnemers kansen krijgen om de competenties te verwerven (op niveau van de deelnemer) 4.1 Overzicht opvolging, eventuele bijsturing en evaluatie van de competentieontwikkeling bij de deelnemers doorheen het kadervormingstraject 4.2 Beschrijving hoe er gedurende het kadervormingstraject gecommuniceerd wordt met de deelnemers 5. De manier waarop de vereniging alle begeleiders van het traject vormt en opvolgt 5.1 Procedure voor het vormen, opvolgen, ondersteunen en evalueren van de begeleiders van het theoretische luik en het evaluatiemoment van het kadervormingstraject 5.2 Procedure voor het vormen, opvolgen, ondersteunen en evalueren van de begeleiding bij de stage 3. Verklarende woordenlijst 1

2 1. Inleiding Deze leidraad geldt als handleiding voor het indienen van een aanvraagdossier tot erkenning van een kadervormingstraject in het kader van het decreet van 21 maart 2014 houdende wijziging van het decreet van 20 januari 2012 houdende een vernieuwd jeugd- en kinderrechten beleid, wat betreft kadervormingstrajecten (kortweg: het decreet kadervorming). Dit document streeft twee zaken na: 1. Een overzicht bieden van de belangrijkste informatie uit het decreet (en het bijhorend uitvoeringsbesluit) m.b.t. de opmaak van een erkenningsdossier voor een kadervormingstraject. Gezien niet steeds letterlijk de tekst van het decreet gevolgd wordt, willen we benadrukken dat enkel het decreet rechtsgeldig is. De decreettekst kan u terugvinden via: Het uitvoeringsbesluit kan u terugvinden via: De specifieke decretale bepalingen worden in het blauw aangeduid. 2. Richtvragen formuleren om de decretale bepalingen m.b.t. de opmaak van het aanvraagdossier effectief vorm te kunnen geven in het dossier. De richtvragen die in dit document worden vermeld, werden opgesteld in samenspraak met een vertegenwoordiging vanuit de verenigingen die in 2014 op basis van het decreet van 20 januari 2012 erkend en gesubsidieerd werden. Deze vertegenwoordiging kreeg hiervoor een mandaat van de Vlaamse Jeugdraad (AV van 4 juni 2014). De richtvragen worden in het zwart aangeduid. Deze richtvragen geven aan op welke manier de verschillende onderdelen van aanvraagdossier kunnen ingevuld worden. De richtvragen bieden hulp om een antwoord op de verschillende verplichte onderdelen (in het groen aangeduid) te formuleren. Samengevat betekent dit: Blauw = decretale bepalingen Groen = de vraag waar een antwoord geformuleerd MOET worden Zwarte richtvragen = vragen die een hulp kunnen bieden bij het beantwoorden van de groene vragen 2. Inhoud en onderdelen van het aanvraagdossier A, HA of I 1. Algemene gegevens 1.1. Naam vereniging 1.2. Animator/hoofdanimator/instructeur traject 1.3. Contactpersoon binnen de vereniging (naam, functie binnen organisatie, tel en ) Deze gegevens dienen ingevuld te worden op het formulier dat door de afdeling Jeugd ter beschikking wordt gesteld. 2. De manier waarop de vereniging het kadervormingstraject organiseert en begeleidt Een vereniging kan slechts één erkenningsaanvraag per type van competentieprofiel gelijktijdig indienen en goedgekeurd krijgen. Dit veronderstelt dat de vereniging op organisatieniveau haar beleid met betrekking tot kadervormingstrajecten uitzet en daarbij de lange termijn voor ogen heeft. (Memorie van toelichting) 2

3 2.1. Waarom zet de vereniging dit kadervormingstraject op? Beschrijving van de visie op het vormingsbeleid binnen de vereniging In de visie beschrijf je de plaats die je aan het vormingsbeleid toekent in je vereniging. Volgende elementen dienen hierbij aan bod te komen: - De plaats die het vormingsbeleid binnen de vereniging inneemt - De plaats die het vormingsbeleid kreeg in de beleidsnota - Het doel van een vormingsbeleid - Het doelpubliek dat je wenst te bereiken met je vormingsbeleid o Wie wil je bereiken? Waarom wil je hen bereiken? - De vormingscultuur o Hanteert men dezelfde vormingscultuur (welke sfeer wil men dat het traject uitstraalt, moeten de deelnemers de vereniging zelf contacteren of gaat de vereniging op zoek naar deelnemers, ) en vormingsomgeving (kiest men voor internaat of externaat, hoe sluiten de verschillende cursussen op elkaar aan,..) bij de verschillende vormingen? Zo ja, verklaar. Zo nee, verklaar. Beschrijving van de visie op kadervorming binnen het vormingsbeleid van de vereniging In dit onderdeel beschrijf je de visie op de kadervorming als onderdeel van de algemene vorming die je met je vereniging aanbiedt. - Is de vraag naar kadervorming een expliciete vraag van leden/deelnemers/deelorganisaties of is het opzetten van kadervorming een standaard aanbod binnen de vereniging? - Waarom zet je dit type kadervormingstraject op? - Richt dit kadervormingstraject zich naar een specifieke doelgroep? Zo ja, welke? - De visie van je vereniging op de frequentie en de geografische spreiding van het aanbod o Waarom worden bepaalde cursussen wel of niet meerdere keren per jaar aangeboden? Waarom kiest je vereniging voor een vaste locatie of eerder voor een geografische spreiding bij het aanbod? Relatie (de groeilijn tussen verschillende cursussen) tot de andere types van kadervormingstrajecten die de vereniging opzet. In dit onderdeel beschrijf je de relatie tussen dit kadervormingstraject en de andere kadervormingstrajecten binnen je vereniging. - Indien er maar één type traject wordt aangeboden: o Waarom de keuze om enkel dit type aan te bieden? - Indien de verschillende types van trajecten worden aangeboden: o Wat is de doelstelling om verschillende types van trajecten aan te bieden? o Sluit dit type traject aan bij de andere types? Zo ja, hoe? Zo nee, waarom niet? 2.2. Hoe organiseert de vereniging het inrichten van een kadervormingstraject binnen de vereniging? Wie neemt de beslissing tot het opzetten van het kadervormingstraject? De bedoeling van deze vraag is om na te gaan hoe de gedragenheid tot het opzetten van kadervorming binnen de vereniging vorm krijgt, en wie de principiële beslissing neemt om over te gaan tot het organiseren van het kadervormingstraject. - Welke verantwoordelijkheid hebben de verschillende bestuursorganen bij de beslissing? - Wordt de beslissing genomen door de dagelijkse leiding? de beroepskrachten? Vrijwilligers? - Is het opzetten van het kadervormingstraject een jaarlijkse beslissing of is het structureel voorzien? 3

4 Wie is verantwoordelijk voor de realisatie van het kadervormingstraject; De bedoeling van deze vraag is om na te gaan wie concreet beslist om het kadervormingstraject op de planning van de vereniging te plaatsen. - Wordt de beslissing genomen door een beroepskracht of door vrijwilligers? - Indien het om vrijwilligers gaat: gaat het hier om een vaste groep of een adhocwerkgroep? Hoe werkt de vereniging het proces tot het opzetten van een kadervormingstraject uit? De bedoeling van deze vraag is om na te gaan hoe het proces van het kadervormingstraject vorm krijgt. Welke stappen worden er gezet? En met wie? - Gebeurt dit in een samenspraak tussen beroepskrachten en vrijwilligers? Of enkel door één van deze groep? - Indien het om vrijwilligers gaat: gaat het hier om een vaste groep of om adhocwerkgroep? En hoe wordt deze groep samengesteld? - Werkt men voor het uittekenen van het proces een planning uit? - Worden er afspraken gemaakt rond opvolging en evaluatie? - Waarop baseert je vereniging zich bij het opzetten van zo n proces? Wordt er rekening gehouden met vorige kadervormingstrajecten? Met evaluaties? Input van externen? Hoe werkt uw vereniging het kadervormingstraject inhoudelijk verder uit? De bedoeling van deze vraag is om na te gaan hoe de inhoud van het kadervormingstraject wordt uitgewerkt. - Hoe krijgt het kadervormingstraject inhoudelijk vorm? - Heeft de cursusbegeleiding inspraak in de inhoudelijke voorbereiding? - Welke ruimte krijgt de cursusploeg om eigen accenten te leggen? - Werkt je vereniging met draaiboeken? Losse, inhoudelijke sessies? Waarom wordt er wel of niet met een vast inhoudelijk stramien gewerkt? - Werkt je vereniging met eigen instructeurs? Met freelancers?? 2.3. Overzicht van de uitwerking, opvolging, evaluatie en bijsturing van het kadervormingstraject, met vermelding van alle betrokken actoren (niveau vereniging) Hierbij gaat het over de procedures die binnen de vereniging zijn opgebouwd voor het uitwerken, opvolgen, evalueren en bijsturen van een kadervormingstraject. De bedoeling is om alle actoren die betrokken zijn bij het uitwerken, opvolgen, evalueren en bijsturen van een kadervormingstraject met elkaar, en met de verschillende fasen binnen het proces te verbinden. Volgende elementen dienen hierbij aan bod te komen: - De verantwoordelijke(n) die het theoretisch deel van het traject uitwerkt - De verantwoordelijke(n) voor de opvolging van het traject - De doorstroming van informatie binnen de vereniging, naar de vormingsverantwoordelijke(n) - Communicatie naar interne en externe stagebegeleiders - Communicatie van interne en externe stagebegeleiders naar de vormingsverantwoordelijke(n) - Momenten waarop het traject geëvalueerd wordt, door wie dit gebeurt en wie erbij betrokken wordt - De criteria die je vereniging gebruikt om een kadervormingstraject te evalueren - De effecten die evaluaties hebben op het verdere verloop van het kadervormingstraject o Wie beslist of er een bijsturing komt? o Indien er een bijsturing is, wie werkt die dan praktisch uit? o Op welke termijn gebeurt de bijsturing? 4

5 2.4. (Eventueel) Beschrijving van structurele samenwerkingen met verenigingen m.b.t. het opzetten van het kadervormingstraject. Hierbij gaat het om samenwerkingsverbanden met verenigingen die niet via het decreet gesubsidieerd zijn, in kaart te brengen. - Waarom wordt het samenwerkingsverband opgezet? - Wat is de inbreng van de verschillende partners? - Hoe wordt de opvolging van de deelnemers doorheen het traject geregeld? - Waarom wordt het structurele samenwerkingsverband opgezet? 3. De manier waarop de vereniging ondersteunt, stimuleert en garandeert dat de deelnemers kansen krijgen om de competenties te verwerven (op het niveau van de vereniging) 3.1. Overzicht per decretaal bepaalde competentie hoe de vereniging het theoretisch kader heeft opgebouwd waarbij zowel het ondersteunen, het stimuleren als het krijgen van kansen voor het verwerven van de competenties aan bod komt. Het overzicht hoe er gewerkt wordt aan het ondersteunen, het stimuleren en het krijgen van kansen voor het verwerven van de competenties tijdens de begeleide stage, krijgt een plaats in het trajectboekje. Bijgevoegd schema geeft aan hoe elke sessie die in het theoretisch gedeelte van dit kadervormingstraject in beeld moet gebracht worden. De naam van de sessie moet duidelijk omschrijven welke inhoud hiermee bedoeld wordt (voorbeeld: begeleidershouding of EHBO zijn duidelijke omschrijvingen, spel x of sessie y geven niet aan wat deze sessie inhoudt). Daarnaast moet de vereniging per sessie, aan de hand van kleurblokjes, aangeven aan welke competenties er tijdens die sessie gewerkt wordt. De competenties en hun bijhorende kleur, per profiel van animator, hoofdanimator en instructeur zitten in bijlage bij het schema. Tevens vindt u hier een paar voorbeelden van hoe een sessie er uit kan zien. In het verdere verloop, bij het uitwerken van een dagschema voor een concrete cursus, dienen deze sessies in een dag- of weekschema gegoten te worden. Hierbij moet er een link zijn tussen de sessies die in deze aanvraag worden opgenomen, en de concrete sessies die op de cursus zullen doorgaan. In die fase kan er voor gekozen worden om een weging aan de verschillende competenties per sessie te geven. Zo kan binnen dezelfde sessie de ene competentie voor een bepaalde doelgroep meer aan bod komen dan wanneer er een andere groep deelneemt. Dit kan eenvoudig weergegeven worden door de kleur van de ene competentie meer en de andere minder in te kleuren. Let wel, dergelijk document moet niet ingediend worden, maar moet wel aanwezig zijn tijdens de cursus zelf Opbouw en aanpak evaluatie doorheen het kadervormingstraject. Het feit dat in het traject een formeel examen of assessment ontbreekt, betekent niet dat aan elke deelnemer die een traject volledig doorloopt automatisch een attest zal worden toegekend. Elke vereniging zal in haar aanvraagdossier moeten aangeven welke evaluatiemethodes zij gebruikt om te toetsen of een deelnemer het verdient het attest te ontvangen. Indien een vereniging op basis van die principes oordeelt dat dit niet het geval is, zal ze dit ten laatste op het eind van het evaluatiemoment motiveren en desgevallend aan de deelnemer remediëringsvoorstellen doen. De kadervormingstrajecten hebben niet in de eerste plaats de bedoeling jeugdwerkers te selecteren, maar wel hun vormingsinspanningen te honoreren.. (Memorie van toelichting) Hierbij gaat het om de visie die je als vereniging hebt op de verschillende evaluatiemomenten doorheen het kadervormingstraject. - Op welke momenten worden de deelnemers geëvalueerd? En door wie? - Hoe neem je je verantwoordelijkheid op als stagebegeleidende vereniging? o Naar zowel interne als externe stagebegeleiders? - Hoe wordt het evaluatiemoment opgebouwd? 5

6 - Hoe verloopt de terugkoppeling naar de deelnemer? o Hoe ga je als vereniging met het trajectboekje aan de slag op de verschillende evaluatiemomenten doorheen het traject? - Hoe beslis je als vereniging wanneer iemand zijn attest behaalt? o Wie neemt de finale beslissing? o Wat is doorslaggevend bij de eindbeslissing? 4. De manier waarop de vereniging ondersteunt, stimuleert en garandeert dat de deelnemers kansen krijgen om de competenties te verwerven (op niveau van de deelnemer) De vereniging heeft een opvolgingsverplichting ten aanzien van de deelnemer. Dit sluit aan bij het gegeven dat een vereniging zich niet enkel verantwoordelijk moet weten voor het organiseren van de cursus, maar ook de stage moet faciliteren en opvolgen en het evaluatiemoment moet organiseren. Meer dan voorheen zal de vereniging zich flexibel moeten opstellen ten opzichte van de individuele deelnemer. Een vereniging mag stimuleren dat een traject volledig binnen haar schoot verloopt, maar zal moeten toestaan dat een stage eventueel gelopen wordt bij een ander jeugdwerkinitiatief. Ook in dat geval heeft de vereniging bij wie de deelnemer het theoretisch luik volgde een opvolgingsplicht. De opvolgingsplicht moet ertoe bijdragen dat de deelnemer het kadervormingstraject als één geheel ervaart en zich begeleid weet gedurende het ganse traject. Het moet voorkomen dat deelnemers voortijdig afhaken omdat ze na het volgen van de cursus in een soort zwart gat vallen. De ervaring leert dat wanneer er een (tijds)breuk is tussen cursus en stage de draad zelden nog opgenomen wordt. (Memorie van toelichting) 4.1. Overzicht opvolging, eventuele bijsturing en evaluatie van de competentie-ontwikkeling bij de deelnemers doorheen het kadervormingstraject. Hierbij staat de hoe -vraag centraal: Hoe begeleid je als vereniging een individuele deelnemer in functie van de competentie-ontwikkeling? Overzicht opvolging, eventuele bijsturing en evaluatie bij het theoretische gedeelte De centrale vraag is hier: hoe begeleid je als vereniging een individuele deelnemer tijdens het theoretisch gedeelte? - Wat is de rol van de begeleiders t.a.v. de deelnemers tijdens het theoretisch gedeelte van het kadervormingstraject, in functie van de competentie-ontwikkeling? - Bij wie kan de deelnemer tijdens het theoretisch gedeelte met vragen terecht? Bij een vaste begeleider of een vast aanspreekpunt of? - Hoe ga je om met deelnemers die het moeilijker hebben om inzicht te krijgen in het competentieverhaal? o Werkvormen? o Vertaling van de competenties? - Hoe stimuleer je deelnemers om te werken aan de competenties die minder sterk aanwezig zijn? - Op welke manier evalueer je de competentie-ontwikkeling bij de deelnemer, na het theoretische gedeelte? Overzicht opvolging, eventuele bijsturing en evaluatie deelnemers bij de begeleide stage. De centrale vraag is hier: hoe begeleid je als vereniging een individuele deelnemer tijdens de stage? - Wat is de rol van de begeleiders t.a.v. de deelnemers tijdens de stage? - Bij wie kan de deelnemer terecht tijdens de stage met vragen? - Hoe volg je vanuit je vereniging de competentie-ontwikkeling van de deelnemers op tijdens de stage? - Hoe ga je om met deelnemers die het moeilijker hebben om inzicht te krijgen in het competentieverhaal? - Hoe stimuleer je deelnemers om te werken aan de competenties die minder sterk aanwezig zijn? - Op welke manier wordt de competentie-ontwikkeling van een deelnemer geëvalueerd? 6

7 - Als je als vereniging werkt met externe partners: hoe loopt die? - Welke ondersteuning krijgen externe partners rond het opvolgen van deelnemers bij de stage? - Wordt er pro-actief overleg gepleegd met de externe partner? (bv. voor het maken van duidelijke afspraken rond de stage, het aankondigen van stageplaatsen, het invullen van stageplaatsen, )? Overzicht opvolging, eventuele bijsturing en evaluatie deelnemers bij het evaluatiemoment. De centrale vraag is hier: hoe begeleid je als vereniging een individuele deelnemer tijdens het evaluatiemoment? - Wat is de rol van de begeleiders tijdens de eindevaluatie? - Met welke elementen hou je rekening bij het evalueren van de competenties die de deelnemer al dan niet verworven heeft? o Wie wordt betrokken? o Wat is de rol van de begeleiders tijdens het theoretisch gedeelte en de stage, in functie van de eindevaluatie? - Welke begeleiding krijgen deelnemers na een eventueel negatieve eindevaluatie? 4.2. Beschrijving hoe er gedurende het kadervormingstraject gecommuniceerd wordt met de deelnemers. Hier wordt gevraagd hoe je met elke individuele deelnemer zal communiceren gedurende het volledige traject (van inschrijving tot het uitreiken van het attest). - Hoe wordt de deelnemer geïnformeerd over het praktisch verloop van het traject? - Waar kan de deelnemer tijdens het volledige traject terecht voor praktische vragen? - Hoe en wanneer wordt de deelnemer geïnformeerd over zijn stage-mogelijkheden? - Hoe wordt de deelnemer gecontacteerd na zijn theoretisch gedeelte? o Tussen het theoretische gedeelte en de stage? o Tussen de stage en de evaluatie? o Hoe wordt de deelnemer uitgenodigd voor het evaluatie-moment? - Op welke manier wordt de deelnemer op de hoogte gebracht dat hij het attest zal ontvangen? - Op welke manier en wanneer wordt de deelnemer op de hoogte gebracht dat zijn traject niet met positief gevolg wordt afgesloten? 5. De manier waarop de vereniging alle begeleiders van het traject vormt en opvolgt Procedure voor het vormen, opvolgen, ondersteunen en evalueren van de begeleiders van het theoretische luik en evaluatiemoment van het kadervormingstraject. Hier wordt gevraagd naar de vormings-en ondersteunende initiatieven die de vereniging opzet voor de begeleiders van het kadervormingstraject. Hoe vorm je als vereniging je instructeurs om een kadervormingstraject te kunnen begeleiden? - Hoe vorm, ondersteun en coach je als vereniging je begeleiders? - Wordt er samengewerkt met andere verenigingen? - Hoeveel keer wordt er vorming georganiseerd? - Wie begeleidt de begeleiders? - Hoe gebeurt de begeleiding van externe begeleiders? - Hoe worden de interne begeleiders opgevolgd, ondersteund en geëvalueerd? - Hoe worden de contacten gelegd met de externe begeleiders? - Hoe worden de externe begeleiders opgevolgd? En bij wie kunnen ze terecht bij vragen/problemen? - Hoe verloopt de terugkoppeling van het traject van de deelnemer naar de externe begeleider? 7

8 5.2. Procedure voor het opvolgen van de begeleiding bij de stage. Naast het vormen is het ook belangrijk dat de stagebegeleiders door de vereniging worden opgevolgd, ondersteund én geëvalueerd. Bij dit onderdeel wordt ingegaan op het begeleiden door de vereniging van de stagebegeleider tijdens de stage. - Hoe ondersteun je als vereniging je interne en externe stagebegeleiders? - Wie begeleidt de stagebegeleiders tijdens de stage? - Hoe worden de interne stagebegeleiders opgevolgd, ondersteund en geëvalueerd? - Hoe worden de contacten gelegd met de externe stagebegeleiders aan het begin en het einde van de stage? - Hoe worden de externe stagebegeleiders opgevolgd? En bij wie kunnen ze terecht bij vragen/problemen? - Hoe verloopt de terugkoppeling van het traject van de deelnemer naar de externe stagebegeleider? 3. Verklarende woordenlijst - Kadervorming: elke vorming die voldoet aan de bepalingen uit het decreet en zo recht geeft op een attest animator, hoofdanimator of instructeur - Kadervormingstraject: een specifiek vormingstraject dat wordt opgezet met het oog op vorming van animator, hoofdanimator of instructeur - Vormingsbeleid: het beleid dat je vereniging voert omtrent alle vormen vorming, dus niet enkel kadervorming - Vormingsverantwoordelijke: de persoon die binnen je vereniging aanspreekpunt is aangaande het vormingsbeleid - Trajectbegeleider: diegene die verantwoordelijk is voor de opvolging van het volledige traject (theoretisch gedeelte, stage en evaluatiemoment) - Stagebegeleider: diegene die tijdens de stage verantwoordelijk is voor het begeleiden en evalueren van de stagiaire - Interne begeleider: een begeleider van het theoretische deel, het evaluatiemoment of de stage binnen een kadervormingstraject, die een band heeft met de organiserende vereniging - Externe begeleider: een begeleider van het theoretische deel, het evaluatiemoment of de stage binnen een kadervormingstraject, die GEEN band heeft met de organiserende vereniging 8