Winsol Privacy Voorwaarden

Transcriptie

1 Winsol Privacy Voorwaarden De bescherming van uw persoonlijke gegevens is voor Winsol International nv en bij uitbreiding de Groep Winsol, hierna genoemd Winsol, van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen we nemen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (de GDPR ). Met deze toelichting willen we u duidelijk te informeren hoe we binnen Winsol zorg dragen voor uw gegevens. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 22/01/2019. Rollen van Winsol 1 Winsol is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn in Winsol. Winsol zal als verwerkingsverantwoordelijke de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgebonden gegevens. Activiteiten van Winsol - Productie, plaatsing en commercialisatie: o Zonnewering o Buitenschrijnwerk o Poorten o Rolluiken o Raamdecoratie o Balustrades - Productontwikkeling (R&D): o Zonnewering o Buitenschrijnwerk o Poorten o Rolluiken o Balustrades Website Cookies Tools Social Media Automatische gegevensverwerking Winsol beschikt over een website om nog beter van dienst te kunnen zijn en waarbij bepaalde van uw gegevens automatisch worden bijgehouden. Zo biedt de website onder meer ook een aantal gratis tools aan, zoals onder meer een budget- en een energiecalculator. Gebruik van Cookies Winsol gebruikt op haar website(s) cookies en vergelijkbare technologieën (gezamenlijk ccookies genoemd) om het surfen voor u te vereenvoudigen en onze contacten met u te vereenvoudigen. Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw computer of toestel worden opgeslagen wanneer u onze website(s) bezoekt. Onze website(s) maken gebruik van verschillende soorten cookies: zo zijn er cookies die nodig zijn om onze website(s) correct te laten werken, cookies om uw surfcomfort te 1 Artikel 5, lid 1(a) pag. 1

2 verhogen zodat u bijv. niet herhaaldelijk dezelfde informatie ontvangt of moet invoeren, cookies die bepaalde informatie over u registreren voor statistische doeleinden of om u, op basis van de getoonde interesse op onze website(s), relevante aanbiedingen te doen, eventueel ook buiten onze website(s), en cookies van derden voor de inhoud en de werking van onze website(s) te verbeteren (o.a. Google Analytics). U kunt uw browser zo instellen dat deze geen cookies accepteert. Uitleg over het aanpassen van de cookie-instellingen vindt u onder Help of Tools in de meeste browsers. Let op: de meeste websites werken niet optimaal als u cookies uitschakelt. Wanneer u op onze website surft, volgen wij uw surfgedrag voor analytische doeleinden, voor het optimaliseren van uw surfgemak en voor marketingdoeleinden. Wil u liever geen relevante marketingaanbiedingen ontvangen, dan kunt u ons dat laten weten. (zie hieronder: Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen? ). Social media Winsol beschikt onder meer over een bedrijfspagina op LinkedIn & Facebook (niet limitatief). Beide worden enkel gebruikt voor business2business en business2customer communicatie. Als betrokkene bent u vrij om Winsol deze pagina s wel of niet te volgen via deze social media. Wij maken ook gebruik van de Facebook Pixel technologie. Dit wil zeggen dat u banners kan ontvangen op het facebookportaal nadat u een bezoek bracht aan onze website ( en er op dat moment relevante marketingacties zijn van Winsol. U kan dit uitschakelen door uw advertentieblocker te activeren. (Is dit noodzakelijk dat we dit zo specifiëren, we zullen in de toekomst wellicht nog andere pixels activeren. Ik zou eventueel iets zetten in de zin van: wanneer u surft op onze website kan het zijn dat u achteraf op andere websites of sociale media-kanalen advertenties van Winsol te zien krijgt. Door middel van een advertentieblocker zult u minder of geen advertenties of banners zien.) Nieuwsbrieven U kan zich vrij aanmelden voor onze nieuwsbrief, dit is gebaseerd op een ongedwongen toestemming. Deze toestemming wordt geregistreerd en bijgehouden. In dit kader kan u ook digitale advertenties te zien krijgen op sociale media (zoals facebook,..) tijdens bepaalde acties. Indien u dit doet dan worden uw contactgegevens opgenomen in onze CRM-database en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten met als grondslag het gerechtvaardigd belang van onze onderneming (zie verder). Bij elke nieuwsbrief heeft u de mogelijkheid om uit te schrijven, in dat geval ontvang je geen verdere nieuwsbrieven. Uw contactgegevens blijven wel nog bewaard binnen onze CRM-database zodat we nog steeds andere diensten, waarvoor u zich niet zou uitscchrijven, kunnen blijven verzorgen. Welke gegevens verzamelen wij? 2 Wij ontvangen en verwerken gegevens van bedrijven/leveranciers/partners/onderaannemers enz. en hun medewerkers in het kader van een samenwerking of toekomstige samenwerking (prospectie). Via onze website: kunnen medewerkers van bedrijven eveneens contact opnemen met Winsol. 2 Artikel 13; artikel 12, lid 1 pag. 2

3 Deze gegevens vallen in de categorie Algemene Identificatiegegevens en omvatten: - Bedrijf - Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad) - Naam - Voornaam - adres - Vast telefoonnummer - Optioneel: Mobiel nummer Op onze toolpagina ( verzamelen wij uw gegevens als volgt: - Stel je vraag: Naam + Voornaam Postcode Telefoonnummer - Budget-calculator: Postcode adres - Energy-calculator: adres Telefoonnummer - Zoek je subsidie: adres Telefoonnummer - EPB-simulatie: adres Postcode Project - EPC-simulatie : adres Postcode Project Waarom verzamelen we uw gegevens? 3 Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor onze standaard bedrijfsvoering en uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke. De algemene identificatiegegevens dienen onder andere voor: Professionele contacten via telefoon, , post ; Ondersteuning vanaf de dienst naverkoop ; Dienstverlening aan uw bedrijf en medewerkers ; Nieuwsbrieven en informatie omtrent onze promoties, beurzen, seminaries en kennisevents. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid voorzien ; Marketingactiviteiten. Hoe verzamelen wij uw gegevens? 4 Dit kan op verschillende wijzen gebeuren waaronder: Persoonlijk/telefonisch/mailcontat, zoals bvb. doch niet limitatief bij het bezoek aan een van onze showrooms ; Contactformulieren en zoals voormeld via de tools op onze website(s), zoals bvb. doch niet limitatief de MyWinsolApp, de Stel-je-vraag-app, de Energy Tool Verbouwing, de Energy Tool Nieuwbouw, de Budgetcalculator, de Subsidie Nieuwbouw app, de Subsidie Verbouwing app, edm. ; Contactformulieren op websites van derde partijen ; Contacten op seminaries, beurzen en netwerkevents, zoals bvb doch niet limitatief: Livios, Batibouw, de Zonnedagen, de Bouwdagen, de Superprestige, edm. ; 3 Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 5, lid 1(b); artikel 12, lid 1 4 Artikel 6 pag. 3

4 Aan de hand van online en hard copy magazines, zoals bvb. doch niet limitatief: Livios Magazine, Verstandige Verbouwing, Verstandig Bouwen, Infobuild, edm. Hoelang worden uw gegevens bijgehouden? 5 Zolang een duidelijk geformuleerde interesse en/of een samenwerking aanwezig is en niet door een van beide partijen opgezegd werd (of de interesse geannuleerd per eenvoudig bericht) worden de functionele persoonsgebondengegevens bijgehouden. Na het beëindigen van de samenwerking worden de persoonsgebonden gegevens nog tien jaar bijgehouden om boekhoudkundige redenen. Indien er geen actieve samenwerking tot stand komt zullen uw gegevens (tenzij u per eenvoudig bericht opteert voor een annulering hiervan, zie hieronder) voor 2 jaar worden bijgehouden in ons CRM systeem. Als betrokkene kan u echter dus op elk moment uitdrukkelijk vragen om deze reeds vroeger te verwijderen zonder dat echter wettelijke bewaartermijnen geschonden mogen worden. Overdracht aan derde partijen 6 Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van Winsol. Indien we echter gebruik maken van een externe gespecialiseerde verwerker ifv het verbeteren van uw surfgemak en onze dienstverlening online, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige en volstrekt GDPR- conforme manier worden gebruikt. De externe verwerker zal steeds contractueel verbonden zijn met Winsol. Zo zullen de verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens mogen gebruiken. Minimale gegevensverwerking 7 De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken. Hoe beveiligen wij uw gegevens? 8 Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de hoogst mogelijke veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatie veiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen. Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen? 9 Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten o.a. Recht op inzage gegevens 10 5 Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; artikel 18, lid 1(a) 6 Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; artikel 19 7 Artikel 13; artikel 5, lid 1(c); artikel 12, lid 1 8 Artikel 5, lid 1(f); artikel 24 lid 1 en 2; artikel 32; artikel 5, lid 1(e); artikel 12, lid 1 9 Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 5, lid 1(d); artikel 12, lid 1 10 Artikel 15; artikel 12, lid 1 pag. 4

5 Recht op wijziging van gegevens 11 Recht op gegevenswissing 12 Recht op dataoverdracht 13 Recht van bezwaar 14 Recht op beperking van de verwerking 15 GDPR - Hoofdstuk III Rechten van de betrokkene Deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen bij onze administratie. Hierin staat vermeld op welk recht u wenst beroep te doen met toelichting en hoe wij u kunnen contacteren. Zodra u naar aanleiding van bvb. het gebruik van een tool (waarbij uw adres wordt ingevuld), evenwel een (met bvb. een nieuwsbrief) ontvangt van Winsol NV en u bent niet meer geïnteresseerd in onze diensten kunt u met 1 eenvoudig bericht dit melden aan privacy@winsol.eu met bij voorkeur ook communication@winsol.eu in cc zo u dit via wenst te doen en zullen uw gegevens met onmiddellijke ingang worden verwijderd uit onze bestanden. Contactgegevens 16 Verzamelde persoonsgegevens worden opgenomen in de beveiligde bestanden van Winsol. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de naleving van ons gegevensbeschermingsbeleid in al onze vestigingen. Verwerkingsverantwoordelijke: Winsol International NV en bij uitbreiding de Winsol Groep, vertegenwoordigd door dhr. Sam Roels (als InformatieVeiligheidsCoördinator) Roeselaarsestraat Izegem (vragen naar de dienst Marketing & Communication) privacy@winsol.eu en communication@winsol.eu Alle voorschriften zoals opgelegd door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ( CBPL") worden door Winsol gevolgd. Als u het niet eens bent met de manier waarop Winsol uw gegevens verwerkt, kan u contact opnemen met de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel+32 (0) Fax +32 (0) commission@privacycommission.be 11 Artikel 16; artikel 12, lid 1 12 Artikel 17; artikel 12, lid 1 13 Artikel 20; artikel 12, lid 1 14 Artikel 21; artikel 13; artikel 22; artikel 12, lid 1; artikel 18, lid 1(d) 15 Artikel 18, lid 1(b); artikel 18, lid 1(c) 16 Artikel 13; artikel 5, lid 1(a); artikel 12, lid 1; pag. 5