Jaarplan Huisvesting 2005

Transcriptie

1 Jaarplan Huisvesting 2005 Datum: 30 november 2004

2 Inhoudsopgave 1 Managementsamenvatting Inleiding Organisatie Huisvesting Planning Financiële planning

3 1 Managementsamenvatting In het Jaarplan Huisvesting 2005 worden de strategische huisvestingsaspecten uit het Meerjarenbeleidplan vertaald naar een concrete planning voor huisvesting in In het Jaarplan 2005 wordt invulling gegeven aan hoe de huisvestingsoperatie wordt gefinancierd en georganiseerd. HIGHLIGHTS JAARPLAN 2005: Van de 17 projecten die in 2005 onderhanden zijn, is de volgende opdeling gemaakt: Projecten gestart in 2004: 5 front- en backoffices (Almere, Groningen, Hengelo, Rotterdam Kop van Zuid en Zwolle) 2 zelfstandige frontoffices (Den Bosch en Goes) Het hoofdkantoor (gebouw D van La Guardia Plaza) De locaties Zwolle en Den Bosch zijn bedrijfsverzamelgebouwen. Projecten op te starten in 2005: 5 front- en backoffices (Amsterdam, Leeuwarden, Heerlen, Leiden en Utrecht) 4 zelfstandige frontoffices (Assen, Doetinchem, Emmen en Haarlem) De locaties Leiden, Assen en Emmen zijn bedrijfsverzamelgebouwen. In Haarlem is het streven om in een bestaand UWV pand een bedrijfsverzamelgebouw te realiseren. FINANCIERING Om dit te realiseren is de investeringsbegroting voor 2005 vastgesteld op 77,4 miljoen. Voor de exploitatie 2005 is een begroting opgesteld van 133,4 miljoen voor huisvestingskosten. MIGRATIE In totaal worden in 2005 circa 38 huurovereenkomsten beëindigd, waarvan 26 aan het einde van de contractperiode aflopen en niet meer verlengd worden. Twaalf panden worden vóór datum einde huurovereenkomst afgestoten. Het personeel wordt geherhuisvest in andere UWV-panden. 2

4 2 Inleiding Voor u ligt het Jaarplan Huisvesting 2005, waarin de tactische aspecten beschreven van de UWV-huisvestingsoperatie voor Het Jaarplan is het kader voor het toetsen van afzonderlijke huisvestingsbeslissingen. Bij verandering in uitgangspunten in het Meerjarenbeleidplan wordt het Jaarplan getoetst en zonodig geactualiseerd. DOELSTELLING De eerste doelstelling is het realiseren van de eenwording van UWV. De huidige kantorenorganisatie van UWV is sterk versnipperd en dat heeft directe consequenties voor de integratie van de bedrijfsprocessen en de besturing van de organisatie. Naast de eerste doelstelling heeft UWV tegelijkertijd te maken met de tweede doelstelling; het behalen van de vastgestelde krimp. De directie Huisvesting houdt in dit plan rekening met een geplande krimp van fte, waardoor ultimo 2005 circa fte voor UWV zullen werken. PROCES In de volgende paragraaf wordt de nieuwe organisatiestructuur huisvesting getoond, daarna de planning voor 2005 gevolgd door een toelichting op de ontwikkeling van m 2 en FTE s. In de laatste paragraaf wordt deze planning vertaald naar cijfers waarbij de totale begroting 2005 wordt weergegeven. De concrete huisvestingsbehoefte van UWV is vastgelegd in Programma s van Eisen, die in bijlage 1. worden beschreven. 3

5 3 Organisatie Huisvesting De evaluatie van de organisatiestructuur begin 2004 heeft geleerd dat de interne organisatie adequaat was, maar op een enkel onderdeel kwetsbaar en derhalve verbetering behoeft. UWV heeft besloten een nieuwe organisatiestructuur voor de Huisvesting te introduceren. Verwacht wordt dat eind 2004 de definitieve organisatiestructuur is vastgesteld en goedgekeurd door de Raad van Bestuur en de Ondernemingsraad. De organisatiestructuur zal voldoen aan de uitgangspunten zoals die zijn geformuleerd in het Meerjarenbeleidplan Huisvesting. Deze nieuwe structuur zal in 2005 van kracht zijn. Organogram Huisvesting (indicatief) Directeur Huisvesting Directie Secretariaat Stafhoofd Control Hoofd Vastgoed Hoofd Inrichting Medewerkers Medewerkers De directeur Huisvesting heeft als opdracht het realiseren van de totale huisvestingsbeweging binnen de vastgestelde kaders van het Meerjarenbeleidplan huisvesting en het Jaarplan huisvesting. De directeur Huisvesting legt hiervoor verantwoording af aan de Raad van Bestuur en wordt ondersteund door een professionele groep managers en een secretariaat. Onder de Directeur Huisvesting vallen twee stafafdelingen, te weten een Directie Secretariaat en afdeling Control. De afdeling Control is verantwoordelijk voor de beheersing van de processen van de afdeling huisvesting. De manager Vastgoed gaat aan de hand van het Jaarplan Huisvesting en mogelijke opportunities panden afstoten en incidenteel verwerven. Na verwerving van een nieuw pand volgt de manager Inrichting die met ondersteuning van (deel)projectleiders bouw het huisvestingsproces voltooit. De manager Inrichting is verantwoordelijk voor het inrichten van zowel nieuwe als bestaande panden. 4

6 Rapportages en jaarcyclus Voor verantwoording van de huisvestingsacties worden (gestandaardiseerde) rapportageformats gebruikt die volgens een vast patroon worden opgesteld. De relatie met de financiële planning heeft een prominente plaats in de rapportages. Het is van belang dat UWV en SZW de ontwikkelingen van huisvesting goed volgen en beleggen. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de jaarcyclus. Daartoe zullen de begroting UWV, het Jaarverslag UWV, de kwartaalverslagen en de Jaarrekening UWV herkenbaar aandacht besteden aan huisvesting. De herijking van het Meerjarenbeleidplan Huisvesting en het Jaarplan Huisvesting zal ook telkens als bijlage bij de begroting gevoegd worden. Voorts is van belang de goedkeuring die de minister van SZW aan individuele besluiten kan geven. Daarvoor is het toetsingskader waarnaast SZW de voorstellen van UWV kan leggen. Bij de beoordeling van afzonderlijke huisvestingsbeslissingen wordt aan de relatie met het Meerjarenbeleidplan Huisvesting en het Jaarplan Huisvesting bijzondere aandacht besteed door SZW. Afwijkingen daarvan motiveert UWV expliciet. Bij het voorleggen van afzonderlijke huisvestingsbeslissingen kan met een beperkte informatieset worden volstaan zoals geformuleerd in het toetsingkader. De regionale kenmerken hebben bij dit kader een prominente rol. Het toetsingskader wordt dan ook de agenda bij gesprekken tussen SZW en UWV wanneer de voorstellen van UWV af zouden wijken van het kader. Beheer In 2005 zullen door het directoraat Huisvesting beheertaken worden uitgevoerd op de huisvestingportefeuille van ca m 2 VVO. Deze taken bestaan o.a. uit huurbetalingen, belastingen, heffingen, verzekeringen, techniek en onderhoud. 5

7 4 Planning In het Meerjarenbeleidplan Huisvesting UWV is geformuleerd dat de vorming van front- en backoffices in 2008 is afgerond. Het uitgangpunt is dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van huidige UWV-panden. Beide elementen zijn verwerkt in de jaarplanning voor In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de beoogde projectresultaten op het gebied van front- en backoffice vorming, het afstoten van panden, waar nodig met goedkeuring van SZW. De planning van 2005 is onderdeel van de totaalplanning tot en met Voor eind 2008 wil UWV het volgende resultaat hebben bereikt op het gebied van huisvesting: 17 front- en backoffices 10 zelfstandige frontoffices 2 Klanten Contact Centra 1 Hoofdkantoor Als gevolg van de personeelskrimp zal pragmatisch met het aantal backoffices worden omgegaan. Dat kan ertoe leiden dat, waar dat qua ruimtebeslag nodig is, met minder backoffices wordt volstaan. De planning voor 2005 is opgesteld op basis van twee uitgangspunten: (1) een gespreide planning over 2005, 2006 en 2007, (2) het tempo en timing van aflopende huurovereenkomsten laten aansluiten op de timing en tempo van de vorming van frontoffices en front- en backoffices. Een en andere rekening houdend met de geplande krimp in 2005 en de jaren erna. Planning 2005: In 2005 heeft UWV 17 projecten onderhanden. Van de 17 projecten: 8 projecten zijn in 2004 opgestart: 5 FOBO s (Almere, Groningen, Hengelo, Rotterdam Kop van Zuid en Zwolle) 2 FO s (Den Bosch en Goes) Het hoofdkantoor, La Guardia Plaza De locaties Zwolle en Den Bosch zijn bedrijfsverzamelgebouwen. 9 projecten worden in 2005 opgestart: 5 FOBO s (Amsterdam, Leeuwarden, Heerlen, Leiden en Utrecht) 4 FO s (Assen, Doetinchem, Emmen en Haarlem) De locaties Leiden, Assen en Emmen zijn bedrijfsverzamelgebouwen. In Haarlem is het streven om in een bestaand UWV pand een bedrijfsverzamelgebouw te realiseren. 6

8 Van de 17 projecten zullen 9 projecten in 2005 gereed zijn, namelijk; - het Hoofdkantoor (gebouw D van La Guardia Plaza) - Amsterdam, Almere, Groningen, Hengelo en Utrecht (FOBO s) - Haarlem, Goes en Den Bosch (FO s) De overige projecten zullen na 2005 afgerond worden. In 2005 zal de financiële afwikkeling als gevolg van het besluit om het Paviljoen bij het hoofdkantoor niet te realiseren plaatsvinden. De projecten 2005 zijn hieronder in een schema weer gegeven. Meerjarenplanning : peildatum 9 november Onderwerp UWV Hoofdkantoor Vastgoed HK gebouwen A t/m D Aangehuurd Nieuw Front- & Backoffices Amsterdam Inrichting Bestaand Almere Aangehuurd Nieuw Groningen Aangehuurd Nieuw Hengelo Bestaand Heerlen Bestaand Leeuwarden Bestaand Leiden Nog aan te huren Nieuw Rotterdam (regio) Nog aan te huren Nieuw Utrecht Bestaand Zwolle Aangehuurd Nieuw 6 Frontoffices Assen Den Bosch Doetinchem Emmen Nog aan te huren Nieuw Nog aan te huren Nieuw Nog aan te huren Nieuw Nog aan te huren Nieuw Goes Aangehuurd Nieuw Haarlem Bestaand 7

9 Onderstaand overzicht geeft aan welke projecten in 2005 in de planning staan. Afronden in 2005: 3 front- en backoffices Almere Groningen Hengelo 2 frontoffices Den Bosch Goes Hoofdkantoor - Amsterdam Doorlopende projecten: 2 front- en backoffices Zwolle Rotterdam Op te starten projecten in 2005: 5 front- en backoffices Amsterdam Utrecht Leeuwarden Heerlen Leiden 4 Frontoffices Haarlem Doetinchem Emmen Assen In het geval van nieuwe huurovereenkomsten, het verlengen en het afstoten van bestaande contracten van meer dan 1 mln. wordt voor een project een goedkeuringsverzoek gericht aan de minister van SZW conform het toetsingskader. In 2004 is of zal goedkeuring worden gevraagd voor de volgende projecten: 1. Beëindigen per einde looptijd huurovereenkomst Amsterdam, Bos en Lommerplantsoen 1* Amersfoort, Stationsplein 89 Zeist, Utrechtseweg 30-40* 2. Kortdurend verlengen/bijhuren Rotterdam, Burg. S. Jacobplein, hoogbouw Utrecht, Moeder Teresialaan 200 (verlengen) en 100 (bijhuren)* Rotterdam, Aart van Nesstraat 45 (kort verlengen)* 8

10 Rotterdam, Kop van Zuid (aanhuur nieuw pand) Amsterdam, Staalmeesterlaan 100 In 2005 zal een verzoek ingediend worden voor een 3-tal projecten: Leiden (aanhuur nieuw pand) Amsterdam, Buitenveldertselaan (afstoten) Voor de gemerkte (*) steden loopt er reeds een goedkeuringsverzoek. De overige af te stoten panden vallen beneden de 1 miljoen grens en zijn niet goedkeuringsplichtig. Ontwikkeling FTE en De extra krimp van fte en in de UWV personeelsomvang betekent voor 2005 een geplande totale krimp van fte s. De fte ontwikkeling op totaalniveau geeft het volgende beeld: Fte ontwikkelingen 2005 Fte Ultimo stand 2004 o.b.v. planning 01/ Krimp o.b.v. planning 30/ Ultimo stand o.b.v. planning 30/ Extra krimp (a.g.v. -/ fte) -459 Ultimo stand 2005 o.b.v. planning 01/ Ontwikkeling m 2 In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de ontwikkelingen in vierkante meters in de periode M2 ontwikkelingen 2005 M2 VVO Ultimo stand Nieuw aangehuurd / aan te huren Afstoten Afloop contract Ultimo stand

11 Toelichting: De nieuw aangehuurd of aan te huren m 2 in 2005 wordt hieronder uitgesplitst; Almere m 2 Den Bosch m 2 Goes m 2 Groningen m 2 Rotterdam Aart van Nes straat extra aanhuur m 2 Amsterdam Jan Tooropstraat extra aanhuur m 2 De huurovereenkomsten voor Almere, Goes, Groningen en Zwolle zijn al getekend. Zwolle blijft verder buiten beschouwing, omdat de betrokken m 2 pas in 2006 aan UWV worden overgedragen. De huurovereenkomsten die aflopen betreffen 26 panden. Vóór einddatum huurovereenkomst worden in panden afgestoten. De afkoopsom voor de af te stoten panden bedraagt 5,6 mln. Ontwikkeling huisvestingsbehoefte obv norm en beschikbare m Behoefte obv norm m Beschikbaar m surplus Specificatie surplus Totaal surplus Bestaande uit: Overbrugging bouw/terugbouw Bezettings- en normverliezen Archief locaties De toename van het surplus wordt in belangrijke mate de verhuizing uit Bos en Lommerplantsoen 1 te Amsterdam ( m 2 ), waarvan de huurovereenkomst op afloopt. 10

12 5 Financiële planning In de begroting 2005 zijn de bedragen inclusief BTW opgenomen en is geen rekening gehouden met de indexering. De kosten ICT zijn niet opgenomen in de begroting Het prijspeil 2004 wordt gehanteerd als uitgangspunt voor de cijfers Hieronder eerst de specificatie van de kosten conform NEN 2632 voor 2005, waarna dit overzicht gevolgd wordt door de begroting 2005 met toelichting. Specificatie kosten conform NEN2632 Jaarplan 2005 In mln Per m2 Vaste kosten: Huur 82,5 150 Service 9,5 17 Parkeren 2,6 5 Belasting 1,6 3 Verzekering 0,4 1 Afschr. inrichting & inventaris 12,1 22 Afschr. BTW- compensatie 3,0 5 Herstelverplichting (dotatie) 3,5 6 Totaal vaste kosten 115,1 209 Gas, water en elektra 8,5 15 Onderhoud 2,8 5 Totale exploitatiekosten 126,3 229,3 Eenmalige kosten 7,1 13 Totale huisvestingskosten 133,4 Gemiddeld aantal m Per m2 VVO 229 Gemiddeld aantal Fte Per Fte

13 De resultaten van de begroting 2005 zijn opgedeeld in vier blokken in de volgende tabel: 1. De exploitatiekosten per jaar; dit betreft de jaarlijkse exploitatielasten c.q. huisvestingskosten. 2. Afschrijvingen. 3. De ineens te nemen kosten; dit betreft de éénmalige, incidentele kosten verbonden aan de huisvestingsoperatie. 4. De investeringen; dit betreft vooral de uitgaven van de inrichting van de nieuwe panden. De activering leidt tot een jaarlijkse afschrijving. Exploitatiekosten & Investeringen - per type kantoor (bedragen x 1 mln) 2005 Exploitatiekosten: hoofdkantoor 24,4 front / backoffice 71,1 frontoffice 11,1 kcc 1,0 archief 0,3 Dotatie voorziening herstelverplichting 3,5 Totale exploitatiekosten 111,3 Afschrijvingen: hoofdkantoor 5,5 front / backoffice 5,7 frontoffice 0,6 kcc 0,2 archief 0,0 BTW-schade 3,0 Totale afschrijvingen 15,1 Totaal per jaar 126,3 Eénmalige kosten: 2005 Afkoophuur 5,6 Verhuiskosten 1,5 Totaal éénmalige kosten 7,1 Totale kosten per jaar 133,4 Investeringen 2005 hoofdkantoor 25,5 front / backoffice 26,2 frontoffice 2,6 kcc 2,6 archief 0,0 BTW-schade 20,5 Totaal te activeren 77,4 Rente (over investering -/- afschrijving) 4,1 12

14 Toelichting: BTW schade: De BTW schade in 2005 doormiddel van eenmalige afkoop BTW bedraagt circa 20,5 mln. Activering van de afkoop BTW geschiedt in tien jaar en loopt daarmee synchroon aan de lopende huurovereenkomsten. Deze berekening is gebaseerd op een BTW percentage van 19 over de verwervingskosten. Aflopende huurovereenkomsten: Het totaal van de af te kopen huurovereenkomsten in 2005 bedraagt 5,6 mln. (inclusief afkoop BTW compensatie, servicekosten en kosten voor bemiddelende makelaars). Het afkoopbedrag wordt gerekend vanaf drie maanden na inhuizing in de definitieve front- en backoffice locatie. Terugbouwverplichtingen De dotatie aan de voorziening ( 52/m 2 v.v.o.) voor terugbouwverplichtingen in 2005 wordt geraamd op 3,5 mln. Bij een terugbouwverplichting moeten de panden bij oplevering worden teruggebracht in de oorspronkelijke staat. Deze wordt door middel van een jaarlijkse dotatie aan de voorziening opgebouwd. Op het moment dat een bestaand pand wordt opgeleverd aan de verhuurder, zal UWV de werkelijke uitgaven aan de terugbouwverplichting zo laag mogelijk proberen te houden, dit onder andere door met de verhuurder dan wel een mogelijke opvolgende huurder afspraken te maken. Contractdatabase: De huur-, servicekosten- en vierkante meter-data voor de huidige UWV-panden zijn gebaseerd op de contractdatabase Nordined. De totale verhuiskosten in 2005 bedragen 1,5 mln. Het tarief van de verhuiskosten is gesteld op 206 per fte. Verondersteld wordt dat de verhuisfactor 1,5 is. Dit komt mede omdat het niet mogelijk is alle medewerkers in één keer naar de definitieve locatie te verhuizen. In dit tarief zijn ook kleine verbouwingen als gevolg van de verhuizing verwerkt. Deze zullen overigens tot het minimum worden beperkt. Bijlage 1: Programma van eisen 13