E-DISCOVERY AWARENESS DIGITAL ARCHIVING AND COMPLIANCE Dr G.J. van Bussel. Media, Informatie en Communicatie E-Discovery

Transcriptie

1 E-DISCOVERY AWARENESS DIGITAL ARCHIVING AND COMPLIANCE Dr G.J. van Bussel

2 Awareness. Digital Archiving and compliance Digital Archiving: enjoy the ride and the peanuts -... The bad thing about archiving is that almost everybody thinks they can understand it. The problem is that since suddenly (in evolutionary terms) some deviant went and built the printing press. After that, almost nobody had control. There was only success in archiving some pa- per documents for reasons unknown. Since we re digitized and we re switching batteries in our laptop computers while streaking through the sky in shiny metal objects in which soft drinks and peanuts are served, nobody knows how to handle the huge amount of digital and digitized documents. Not even the archivist. - Naar: Scott Adams, The Dilbert Principle, Boxtree, 1996

3 Awareness. Digital Archiving and compliance Geert-Jan van Bussel Publicist, Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Docent Hogeschool van Amsterdam (MIC) Docent Universiteit van Amsterdam (Archiefwetenschap Directeur Van Bussel Document Services Adviseur en Auditor Enterprise Content Management en Content Auditing Voorzitter van de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur Onderzoeker bij het Kenniscentrum MCI van de Hogeschool van Amsterdam Gepromoveerd op verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance en blog.gjvanbussel.nl

4 Awareness. Digital Archiving and compliance - Digitale sporen moeten kunnen worden getraceerd, geanalyseerd, en op een manier worden bewaard en gepresenteerd die enerzijds praktisch haalbaar is en anderzijds tegemoetkomt aan wat de wet voorschrijft om als wettelijk bewijsmateriaal te dienen. - Het bewustzijn, de awareness, dat iedere organisatie geconfronteerd kan worden met E-discovery legt bijzondere nadruk op Digital Archiving en op Compliance. - Digital Archiving organiseert de informatie binnen een organisatie zodanig, dat het de haalbaarheid van E-discovery verbetert, de kosten daarvan beperkt en de kwaliteit van de informatie waarborgt.

5 Awareness. Digital Archiving and compliance Reference Model

6 Awareness. Digital Archiving and compliance Information Management Reference Model

7 Awareness. Digital Archiving and compliance Digital Archiving Reference Model

8 Awareness. Digital Archiving and compliance Wat is Digital Archiving? A combination of well-defined roles, formal processes, and supporting systems architecture that helps firms contribute, collaborate on, control and store documents and document elements such as text, graphics, multimedia, and applets. Forrester Research (Februari 2004) Digital Archiving is a set of well-defined processes and tools that support the collaborative activities of document creators, site administrators and document managers in realizing work. Intelligent Enterprise (September 2006) Het geheel van mensen, middelen, kennis en procedures, gericht op creatie, (her-)gebruik, opslag en duurzaamheid van gegevenssets, documenten en de gegevens daarin. G.J. van Bussel (April 2010)

9 Awareness. Digital Archiving and compliance Wat is compliance? Compliance gaat over: Het kennen van de regels; Het toepassen van de regels; En Het bewijzen dat volgens regels is gehandeld Dit betekent: - Corporate Governance en Risicomanagement - Opvolgen van regels - Management van informatie (documenten, , gegevenssets, SMS, voic , instant messages, video, e.d.) - Ondersteuning - Afdwingen van retentiebeleid - Realiseren toegankelijkheid - Management van kosten

10 Awareness. Digital Archiving and compliance Compliance en Archiving Bedrijfsprocessen Informatieprocessen worden geïntegreerd in het bedrijfsproces: snelle toegang tot informatie van goede kwaliteit Metadata Metadata worden toegevoegd om informatie en processen nu en later te kunnen be- grijpen, duiden en reconstrueren. Informatiebewerking en validatie Bewerking van informatie met realisatie van kwaliteitseisen en validatie d.m.v. digitale handtekeningen. Digital Archive Opname van de informatie in een gecontroleerd en duurzaam Digital Archive, waartoe de toegang is gewaarborgd.

11 Awareness. Digital Archiving and compliance Waarom is Digital Archiving een issue? - Informatieprocessen zijn op volstrekt toevallige wijze gegroeid. - De evolutie van papieren tot digitale informatie is nooit georganiseerd. - Het genereren, verwerken, beheren en archiveren van informatie is veelal chaotisch. Informatiebronnen Informatiekanalen Informatiebronnen IMS Informatiekanalen Chaos Organisatie

12 Awareness. Digital Archiving and compliance Wat betekenen Chaos en Organisatie? CHAOS - Veel verschillende digitale containers - Slechte versie-controle - Geen multi-channelling - Ongecontroleerde Archiving - Geen integratie in het bedrijfsproces - Nauwelijks toegangscontrole - Arbeidsintensief hergebruik (if all) - Problematisch beheer van samengestelde documenten - Problematische zoekstructuren - Onbekendheid met de context - Geen standaardisatie in opslagformaten - Geen aandacht voor duurzaamheid ORGANISATIE ( = wet- en regelgeving) - Een centraal en gecontroleerd archief - Juiste versie, tijd en plaats - Multi-channelling - Gecontroleerde Archiving - Integratie in het bedrijfsproces - Functie- en rolgebaseerde toegang - Effectief en efficiënt hergebruik - Beheer en opslag van samengestelde documenten - Georganiseerde zoekstructuren - Toegevoegde metadata voor begrijpen van de context - Standaardisatie - Duurzaamheid

13 Awareness. Digital Archiving and compliance Welke eisen stellen we aan informatie? Reconstrueerbaar Begrijpelijk Contextueel Vindbaar Duurzaam Authentiek - Te herstellen zoals gemaakt - Unbroken custody - Leesbaar (nu en straks) - Duidelijk qua rol en functie - Voorzien van gebruikte presentatie - Bedrijfsproces, transactie en autorisatie - Versie-historie, incl. goedkeuring - Audit trails - Classificatie, taxonomie - Full text (content) - Gerelateerd aan bedrijfsproces/transactie - Raadpleegbaar gedurende de bewaartijd - Voorzien van historiciteit - Bewijs en digitale handtekening

14 Awareness. Digital Archiving and compliance Waartoe leidt Digital Archiving? - Integratie van archiveringsprocessen in bedrijfsprocessen - Wet- en regelgeving wordt geïntegreerd in bedrijfsprocessen, voor een rechtmatig verloop daarvan en voor het waarborgen van de wettelijke eisen aan informatie. - Informatie kan gecontroleerd en gestructureerd worden gegenereerd, bewerkt, (her-)gebruikt en opgeslagen - De kwaliteit van informatie wordt gedurende de totale levensfase gegarandeerd - De informatie wordt samen met de context (o.a. werkstroom) gearchiveerd, zodat het bedrijf zich intern en extern kan verantwoorden - Informatie kan worden gebruikt als bewijs, zeker indien voorzieningen zijn getroffen inzake het gebruik van digitale handtekeningen en de reconstructie van bedrijfshandelingen.

15 Awareness. Digital Archiving and compliance Functionaliteiten van Digital Archiving Documentmining WFM Knowledge Engineering CRM Web Content Management BI DM/RM R/H DBMS Ontologie/ Classificatie BPR / BPM ECM Extranet Dataware -housing/ mining Information Retrieval Context Management Conversie, Migratie, Emulatie XML AI Digital Archiving : Convergentie van Disciplines

16 Awareness. Digital Archiving and compliance Digital Archiving Wet en Document Management: compliance en OEI Informatie Management Compliance Create/ Capture Change Classificatie Business Rules Versiebeheer Route Approve Publish een geborgd proces unified access Retire Metadata Retention Auditing E-discovery Opslag en Mobiliteit Storage Area Networks met geïntegreerde beveiliging en herstel

17 Awareness. Digital Archiving and compliance readiness - Digitale sporen moeten kunnen worden getraceerd, geanalyseerd, en op een manier worden bewaard en gepresenteerd die enerzijds praktisch haalbaar is en anderzijds tegemoetkomt aan wat de wet voorschrijft om als wettelijk bewijsmateriaal te dienen. - Digital Archiving en compliance creëren omstandigheden, die het onderzoek naar digitale sporen optimaliseren en verhogen de e-discovery readiness. - Organisaties kunnen door digital archiving eenvoudiger informatie uitzonderen, een goed gefundeerd retentiebeleid formuleren, zich beter verantwoorden, compliance realiseren en hun procesperformance verhogen.

18

19 Dank voor Uw aandacht!