Ge(s)laagde communicatie

Transcriptie

1 Ge(s)laagde communicatie

2 Tien jaar goed doen is niet genoeg; één dag kwaad doen is te veel. Chinees gezegde... velen zien de problemen... wij zien steeds de kansen U bent goed in wat u doet. 2 Maar de concurrentie ligt op de loer. Elke minuut van de dag probeert ze de kloof te dichten. De omgevingsfactoren waarmee u rekening moet houden, maken het u evenmin makkelijk. Valutakoersen, indexen, grondstofprijzen, fiscale wetgeving,... Ze zijn talrijk, ze wijzigen snel en laten hun invloed gelden. ANALYSE Eén moment van onoplettendheid volstaat opdat uw resultaten eveneens wijzigen... en niet altijd in positieve zin. Morgen moet u dus nog beter zijn. Geen eenvoudige opgave, zeker niet wanneer u met steeds minder steeds meer moet bereiken. Door uw document management uit te besteden aan Group Joos zet u alvast een stap in de goede richting. Group Joos heeft een rijke ervaring op dit gebied. Bij tal van klanten wisten we de Total Cost of Ownership van hun documentenstroom gevoelig terug te dringen.... maar morgen ANAL moet u misschien nog beter zijn... Deze opbrengsten konden dan onmiddellijk weer geïnvesteerd worden in hun kernactiviteit. Een risicoloze manier om morgen beter te zijn. Om besparingen te realiseren en dit zonder bijkomende investeringen. Business Documents Services Direct Marketing Services Packaging

3 ... velen zien de problemen... wij zien steeds de kansen document management... maar Het spreekt voor zich dat u bij dit alles Group Joos streeft een andere kijk op Meer dan 40 procent van alle Belgische morgen moet YSEANALYSE u misschien oog moet hebben voor mogelijke problemen, beperkingen, addertjes onder het gras. En inderdaad, het gras is soms hoog en de adders zijn talrijk. De ervaring heeft ons echter geleerd dat een positieve kijk op de zaak meer oplossingen biedt. de zaken na. Wij willen u helpen u te concentreren op uw kernactiviteit. Wij willen u helpen uw documentenstroom te optimaliseren. Group Joos biedt u toegang tot de meest recente technologie, tot de meest opti- bedrijven met 50 of meer werknemers kunnen dit beamen. Meer dan 250 werknemers staan elke dag voor : Eerlijke adviezen Oplossingen die er toe doen Consistent hoge kwaliteit 3 nog beter Wij bekijken het graag anders en dat al sedert Onze wortels liggen in de grafische wereld; de drukkerij Joos van male oplossingen. Een nieuwe werkwijze, een knappe publicitaire campagne of zelfs nieuwe producten liggen dan net om de Betrouwbare levertermijnen Minder kopzorgen zijn... weleer is echter geëvolueerd tot Group Joos. Een totaalaanbieder van diensten op het vlak van documentbeheer, direct hoek. Gewoon door de kansen te zien... Een efficiënter documentbeheer, geslaag- Met u, als klant in het centrum van onze aandacht, hanteren zij hierbij een methodiek die uit vier fases bestaat : marketing en packaging. de direct mailings, een lagere voorraad Analyse aan formulieren. De ingrepen van Group Actieplan Joos dragen rechtstreeks bij tot uw Implementatie nettoresultaat. Rapportering info@groupjoos.com T F

4 4 Analyse U bent het middelpunt van onze ANALYSE aandacht. Group Joos start met het maken van een foto van uw huidige documentenstroom. Bekijk het als een ontdekkingsreis waarbij onbekend terrein in kaart wordt gebracht. Hoeveel documenten gebruikt uw bedrijf op een doordeweekse werkdag? Wat voor type documenten zijn er in uw onderneming? Wie is verantwoordelijk voor de creatie en updates van deze documenten? Hoe en in welke hoeveelheid worden ze gemaakt, waar worden ze bewaard en hoe worden ze verdeeld? Wat zijn de bijhorende (verborgen) kosten en hoe evolueren ze? Welke partijen zijn bij uw documentenstroom betrokken? Wordt een document regelmatig geëvalueerd? Group Joos maakt een complete analyse van uw documenten en brengt volgende onderwerpen in kaart : doelstelling en functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging. De pijnpunten en bottle-necks worden geïdentificeerd. Na deze analyse kan de optimalisatie van de communicatieprocessen in uw onderneming worden aangevat. 1 Inventarisatie van uw documentenstroom. In het bijzonder cost savings Eerste fase van alle administratieve en commerciële documenten die worden gebruikt voor uw interne en externe communicatie. Classificatie van documenten overeenkomstig hun functie en doelstellingen. In kaart brengen van de levenscyclus van de documenten : doelstelling/functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging. Zoeken naar mogelijkheden om documenten te verbeteren, Hoe verloopt uw administratieve mail en uw facturatie? Hoe gaat u tewerk indien u een direct mail wil verzenden? Wie bepaalt vorm en inhoud? Wie beheert het databestand en wie bepaalt de personalisatie? En hoe geraken die mailings dan op de post? Enkele van de vragen die ons in staat stellen te ontdekken wat er werkelijk gebeurt in uw organisatie en hoe de informatie wordt gebruikt in uw organisatie. U vindt dit allicht een behoorlijke brok werk en dat is het ook. Werk waarvoor u echter zelden of nooit tijd kan maken. Werk waarvan u wellicht niet goed weet hoe er aan te beginnen. Maar ook werk dat niet zelden tot verrassende resultaten leidt... De analysefase biedt onvermijdelijk nieuwe, frisse perspectieven. Een andere kijk op de zaak in de meest letterlijke zin van het woord. Voor Group Joos is de analyse de basis van passende oplossingen; passend voor uw situatie, passend in de bedrijfscultuur en passend om uw objectieven te kunnen realiseren. te consolideren, te standaardiseren of te vereenvoudigen. Analyse van de link met verwerking in front- en backoffice.

5 Actieplan Eens het terrein in kaart gebracht, gaan we in nauw overleg met u en uw team op zoek naar dé optimale oplossing op maat van uw organisatie. Group Joos stelt een actieplan op om de documentenstroom te optimaliseren. Hoewel al betrokken bij de analysefase, profileren de drie business units van Group Joos zich in deze fase ten volle. Ze werken samen, of afzonderlijk, al naargelang het voorstel de totaliteit dan wel één enkel aspect van uw activiteit beïnvloedt. De business unit Business Documents Services (BDS) staat voor documentontwerp en -beheer in de breedste zin van het woord. Administratieve formulieren, e-administratie, voorraadbewaking, facturatiebeheer, (prepaid) card management, veiligheidsdrukwerk,... kortom document management in al zijn facetten. Tweede fase Aanbevelingen op het vlak van workflow-optimalisatie, verwerkt in een strategisch actieplan voor uw documenten. Goedkeuring van het strategisch actieplan. Vastleggen en toewijzen van de verantwoordelijkheden. 5 De business unit Direct Marketing Services (DMS) drijft direct mail tot het uiterste door. Van A tot Z. Van print over tot smscampagnes. Repro, productie, bestandsbeheer, personalisatie, fulfilment, verzending en opvolging. Vastleggen van de nodige procedures : aanvragen, bestellingen, rapporteringen, facturatie,... Packaging (Pack) tenslotte biedt expertise aan op het vlak van fotoverpakkingen en afgeleiden, meerkleurige bijsluiters en In Mould Labeling. document flow Het eindresultaat van deze fase is een blauwdruk van de oplossing die wij u voorstellen, uitgewerkt tot in de fijnste details. Business Documents Services Direct Marketing Services Packaging

6 Implementatie Group Joos past uw documentenstroom aan. Waar mogelijk worden documenten verbeterd, gestandaardiseerd, geconsolideerd of vereenvoudigd. In alle stappen van de levenscyclus van documenten - doelstelling/functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging - worden er optimalisaties uitgewerkt. Uw medewerkers kunnen gebruik maken van de e-business portal site van Group Joos. Al uw documenten worden geïntegreerd in dit systeem. Group Joos coördineert het volledige implementatieproces. Het document management informatiesysteem van Group Joos heeft een open architectuur, met de mogelijkheid om deze te linken met uw bedrijfsinfrastructuur. Uw medewerkers kunnen onder meer via Internet op gebruiksvriendelijke wijze documenten opzoeken en raadplegen, afroepen of bestellen en de distributie opvolgen. Group Joos houdt nauwgezet de voorraad bij, zorgt steeds voor een minimum stock, volgt kosten en verbruik op, zorgt voor het drukwerk en regelt voor u de distributie. optimize In de implementatiefase gaan we op zoek naar de beste manier om het beoogde eindresultaat, het product of de dienst, te realiseren. Onze procurement-afdeling heeft de nodige expertise om de juiste realisatiemethode te selecteren. Alle stappen worden gecoördineerd door Group Joos. Het machinepark van Group Joos is ondergebracht in multifunctionele productieplants te ANALYSE Turnhout en te Bornem. Het omvat een twintigtal offset-drukpersen, digitale drukpersen, een reeks hoogvolume-laserprinters, diverse afwerkingsmachines en een tiental couverteermachines. Ook op vlak van nieuwe media (elektronische formulieren, webtechnologie enz ) heeft Group Joos al de knowhow in eigen huis. Group Joos behoort hiermee tot de grootste grafische all-round-bedrijven in Europa. We werken echter met open vizier en kijken daarom ook constant buiten onze eigen muren. Zo hebben we diverse partnerships met andere grafische bedrijven en zijn we lid van Eforma, een wereldwijd netwerk van grafische bedrijven gespecialiseerd in zakelijke communicatie en diensten. Group Joos is eveneens lid van diverse vakorganisaties in binnen- en buitenland. Deze permanente opbouw en uitwisseling van kennis, laat ons toe u op het eind van de implementatiefase uitstekende producten en diensten aan te bieden. Of we dit nu intern of extern voor elkaar hebben gekregen doet niet veel ter zake. Wel of we u, als klant in het centrum van onze aandacht, vooruit hebben geholpen. Derde fase Optimalisatie van uw documentenstroom. Vermindering van de Total Cost of Ownership. E-business portal voor het bestellen en opvolgen van documenten. Integratie van productinformatie in het document management informatiesysteem en het regelen van gebruikersbevoegdheden. Aanleggen of overbrengen van benodigde stocks. Integratie in distributiesysteem. Integratie met front- en backoffice. Coördinatie van het procurement-proces. Eigen productieplants in combinatie met netwerk van grafische partners voor het optimaal realiseren van producten en diensten. 6

7 7 Rapportering Kostenbesparing en klantentevredenheid gaan hand in hand bij Group Joos. Group Joos meet voortdurend diverse parameters met betrekking tot de kwaliteit en de Total Cost of Ownership van uw documentenstroom. Via dagelijks beschikbare rapporteringstools in het document management informatiesysteem en de maandelijks opgestelde detailrapporteringen worden de geleverde inspanningen in kaart gebracht in een prestatierapport en gerelateerd aan de vooropgestelde doelstellingen. control Deze rapporten worden eveneens gebruikt om de veranderingen in de patronen van de documentenstroom te detecteren en tijdig bij te sturen. Zij vormen de basis voor voortdurende verbeteringen. Via het document management informatiesysteem kunnen bevoegde gebruikers de levenscyclus van de documentenstroom opvolgen : relevante documentinformatie, een overzicht van de voorraadevolutie, de lopende productieorders, de leveringslijsten, enz 4 Beheren van de Total Cost of Ownership en verbeteringen Vierde fase Het biedt u en uw medewerkers een volledige controle over de documentenstroom waardoor er meer tijd wordt vrijgemaakt om zich te concentreren op hun kernactiviteiten. in de workflow. Optimalisatie van de klantentevredenheid. Dagelijks beschikbare on line rapporteringstools. Maandelijks prestatierapport gerelateerd aan de vooropgestelde doelstellingen. Detecteren van veranderingen en het opstellen van toekomstige verbeteringen in de levenscyclus van de documenten : doelstelling/functie, creatie, management, productie, distributie, archivering en stopzetting/vernietiging. info@groupjoos.com T F

8 Group Joos Everdongenlaan 14 B-2300 Turnhout T F info@groupjoos.com